W H I T E P A P E R Efficiënter werken op de financiële administratie: hoe doe je dat? Zeven tips om tijd en kosten te besparen whitevision.nl
Als financiële administratie zit je vaak tussen twee vuren. Enerzijds wil je je werkzaamheden zo nauwkeurig mogelijk uitvoeren. Anderzijds beschouwt de organisatie waar je werkt, jouw afdeling vooral als een must; een kostenpost waarvan het positieve resultaat pas op de lange termijn zichtbaar is. Om die reden wil menig bedrijf met zo min mogelijk inspanning een zo betrouwbaar mogelijke administratie voeren. Maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Op naar optimalisering In deze whitepaper schetsen we de meest voorkomende problemen van de financiële administratie en geven we je 7 tips om tijd en kosten te besparen. Pas je deze toe in de praktijk, dan kun je je processen dusdanig optimaliseren dat de organisatie als geheel hier baat bij heeft. Processen optimaliseren: waarom is dit belangrijk? Hoeveel is er besteed aan marketing? Wat kostte het nieuwe kantoorpand? Hoeveel bedroegen de pr-uitgaven in het afgelopen jaar? En welke mobiele telefoonkosten zijn er gemaakt? Dergelijke vragen worden met grote regelmaat neergelegd bij de financiële administratie. Om deze zo volledig mogelijk te beantwoorden zorg je er als financieel administratief medewerker voor dat facturen op een betrouwbare manier worden ingeboekt en dat de gemaakte kosten zó worden vastgelegd dat je over solide rapportages kunt beschikken. Om jouw werk te faciliteren is het van cruciaal belang dat er zoveel mogelijk informatie wordt vastgelegd en dat je volgens optimale processen kunt werken. Zo ben je immers in staat om een realistisch beeld te schetsen van de stand van zaken én van de toekomst. Voor je bedrijf is dit onmisbaar. Want wie verzuimt om een deugdelijke financiële administratie te voeren, kan daarvan ernstige gevolgen ondervinden. Er is bijvoorbeeld geen basis voor het meten van de bedrijfsprestaties. En grove miscalculaties kunnen in extreme gevallen zelfs leiden tot een faillissement. Met welke knelpunten kamp jij? Soepele, optimale werkprocessen zijn onontbeerlijk voor de financiële administratie. Helaas lopen de medewerkers van deze afdeling vaak tegen de nodige problemen aan, waardoor ze niet kunnen werken zoals ze graag zouden willen. Herken jij de onderstaande knelpunten?
Aanlevering van facturen via diverse kanalen De tijd waarin de postbode een keurig stapeltje met facturen op je bureau deponeerde waarna jij aan de slag ging met de factuurverwerking, is voorbij. Tegenwoordig worden facturen op uiteenlopende manieren aangeleverd: per post, maar ook per mail. Er zijn zelfs bedrijven die je vragen om in te loggen op een portaal waar je facturen kunt downloaden. Door deze diversiteit aan stromen is het lastiger om het overzicht te behouden. Inboeken van facturen op verschillende bv s Bedrijfsstructuren waarin meerdere bv s zijn opgenomen, maken het voeren van de administratie complex. Je moet facturen goed ordenen en op de juiste bv s inboeken. Dat vergt niet alleen tijd, maar ook precisie. Eén bedrijf, meerdere vestigingen Veel organisaties hebben een expansiedrang. Werk je voor een bedrijf met meerdere vestigingen die verspreid zijn over het land, dan bestaat er een fysieke afstand tussen jou en veel van je collega s. Omdat de taken van de financiële administratie vaak wél gecentraliseerd zijn, zorgt deze afstand in veel gevallen voor vertragingsproblemen. Het is immers niet zo eenvoudig om een collega van een andere vestiging even om opheldering te vragen over een binnengekomen factuur. Vastlegging verplicht Het belang van het vastleggen van data neem toe. Als financiële administratie krijg je dan ook steeds vaker de vraag om bepaalde gegevens te registreren, en dan niet alleen het factuurbedrag, de factuurdatum en het btwbedrag maar ook de WKA-controle, het inkoopordernummer en de regelinformatie. Daarmee krijgen financieel administratief medewerkers er een veelal omvangrijke taak bij. Snelheid is geboden Vroeger werd er binnen veel bedrijven op twee of drie vaste dagen in de week aan de financiële administratie gewerkt. Vandaag de dag is dat niet meer aan de orde. Zodra een factuur binnenkomt, moet deze in de regel direct zichtbaar zijn in het systeem. Doe je de maandafsluiting, dan verwacht iedereen binnen je organisatie dat deze met één muisklik door het systeem wordt geproduceerd. En ontvang je een bericht omtrent binnenkomende facturen, dan verwacht de verzender binnen één dag een antwoord. Deze focus op snelheid zorgt ervoor dat financieel administratief medewerkers meer onder druk komen te staan. Fungeren als vraagbaak Als financieel administratief medewerker krijg je veel vragen. Wanneer een toeleverancier bijvoorbeeld belt om te informeren naar zijn openstaande factuur, wil je zo snel mogelijk uitzoeken waarom deze nog niet is betaald. Om zijn vraag te kunnen beantwoorden moet je informatie verzamelen door documentatie na te lopen of een collega om toelichting te vragen, bijvoorbeeld. Dit kost niet alleen veel tijd; je werkzaamheden blijven er ook door liggen.
Zeven tips om tijd en kosten te besparen Stroomlijnen, structureren, de efficiëntie verhogen en misschien wel de kosten verlagen: dat is wat iedere financiële administratie wil doen. Zo kun je de eerder beschreven problemen immers effectief uit de weg ruimen of minimaliseren. Zijn de werkprocessen binnen jouw afdeling toe aan een optimalisatieslag? Volg deze zeven tips op om tijd en kosten te besparen! 1. Vraag om digitale facturen Vraag je toeleveranciers om facturen enkel digitaal naar je te versturen. Vrijwel iedereen is tegenwoordig in staat om dit te doen. De verzendende partij heeft hier uiteindelijk ook baat bij; printuitdraaien en postzegels zijn immers niet langer nodig. Als je besluit om digitale facturatie in te voeren, kun je een standaardbrief opstellen waarin je duidelijke instructies opneemt omtrent het toesturen van facturen. Hoe je dit precies wilt doen, is natuurlijk aan jou. Let er echter wel op dat je vraagt om een eenduidige manier van werken. De volgende punten kun je in ieder geval in je brief verwerken: > E-mailadres Geef aan alle briefontvangers een e-mailadres door waarnaar uitsluitend facturen kunnen worden gestuurd. Zo n e-mailadres heeft meestal de volgende constructie: inkoopfacturen@mijnbedrijf.nl. De juiste software zoals die van WhiteVision verwerkt alle facturen die binnenkomen op dit adres, automatisch. Heb je de software correct ingesteld, dan wordt elke nieuwe e-mail zonder jouw tussenkomst uitgelezen en omgezet naar een boekingsvoorstel. > Eén pdf-bijlage per e-mail Geef aan dat je bij voorkeur slechts één pdf-bijlage per e-mail ontvangt. Zo voorkom je dat je bijvoorbeeld een factuur plus een urendeclaratie krijgt toegestuurd, die je vervolgens moet samenvoegen voor archiveringsdoeleinden. 2. Verzoek om specifieke factuurinformatie Een factuur waarop bepaalde informatie ontbreekt, schept gauw verwarring. Als financieel administratief medewerker interpreteer je de vermelde werkzaamheden wellicht anders dan je collega, die de factuur na jou moet fiatteren. Dat kan ertoe leiden dat je een omboeking moet doen. Dit resulteert in extra werk en tijdverlies. Laat toeleveranciers daarom zoveel mogelijk informatie op de factuur zetten. Neem bijvoorbeeld in je standaardbrief op dat zij de volgende zaken op hun facturen dienen te vermelden: + Nauwkeurige omschrijving van de werkzaamheden; + Grootboeknummer; + Kostenplaats; + Code die jij bij iedere bestelling meestuurt.
Wanneer er zulke specifieke gegevens op een binnenkomende factuur staan, kun je deze direct op de juiste manier inboeken. Deze werkwijze elimineert een stukje handmatig werk. Dat resulteert niet alleen in meer efficiëntie en snelheid; het zorgt er ook voor dat de financiële administratie minder fouten maakt. 3. Bestel zoveel mogelijk producten met een inkoopordernummer Komt er een factuur binnen waarop meerdere producten staan, dan moet de financiële administratie doorgaans handmatig controleren of de gefactureerde artikelen daadwerkelijk zijn besteld. Bestaat er een match tussen de bestelde en de ontvangen producten, dan kun je tot betaling overgaan. Maar voordat je op dat punt belandt, ben je een tijdrovende controleronde verder. Als je bij één toeleverancier allerlei losse producten bestelt waaraan unieke inkoopordernummers verbonden zijn, kun je deze nummers direct in het systeem vastleggen met het bijbehorende bedrag. Wanneer de factuur binnenkomt, hoef je deze alleen nog maar te vergelijken met de informatie die reeds in je systeem staat. Zo spoor je eventuele hiaten veel sneller op. En kloppen de producten en de bedragen op de factuur, dan hoef je eigenlijk niets meer te doen! 4. Gebruik slimme software voor factuurherkenning Het overtikken van factuurinformatie is een tijdrovende en foutgevoelige bezigheid. Gebruik daarom slimme OCR-software, die uitstekend in staat is om digitaal te lezen wat er op een factuur staat. Middels OCR-technieken wordt de informatie op een factuur zoals factuurdatum, factuurnummer, btw-bedrag en crediteur geïdentificeerd en omgezet tot een betrouwbaar boekingsvoorstel. Met OCR-software kun je je processen goed optimaliseren. Zo verschuift je werk van invoeren naar controleren en houd je meer tijd over, waardoor je een stuk nauwkeuriger en efficiënter kunt werken. Maar er kleven nog meer voordelen aan het gebruik van OCR-software: + Vaak kan OCR-software automatisch een digitale kopie van iedere binnenkomende factuur opslaan in het financiële systeem. Daardoor hoef je nooit meer te zoeken naar een factuur in je archief; + OCR-software spoort fouten op facturen actief op. Van een onjuiste tenaamstelling tot een ongeldige combinatie van btw- en KvK-nummer: OCR-technieken maken het mogelijk om dergelijke fouten automatisch te ontdekken; + Je kunt OCR-software inzetten om facturen automatisch aan de juiste administratie binnen je bedrijf te koppelen; + Door de uitgebreide mogelijkheden die het wereldwijde web je biedt, kun je OCR-diensten tegenwoordig verkrijgen zonder een grote investering in software of hardware te doen. Bovendien betaal je meestal alleen voor wat je daadwerkelijk gebruikt; + Binnen OCR-software kun je meestal velden aanmaken om bedrijfsspecifieke informatie op te nemen, zoals unieke inkoopordernummers of andere gangbare coderingen binnen jouw organisatie; + OCR-technieken worden ingezet om de kop, maar ook de individuele regels van een factuur automatisch uit te lezen; + Hoe langer je OCR-software gebruikt, hoe efficiënter hij wordt. Mocht de software bijvoorbeeld niet direct de juiste waarde herkennen, dan kun je deze vaak aanwijzen op het digitale document. De software brengt dan niet alleen een correctie aan; hij onthoudt deze ook. Dat betekent dat dergelijke waardes de volgende keer wél automatisch zullen worden ingelezen. Je kunt OCR-software dus zelf slimmer maken!
5. Investeer in een digitaal workflowsysteem Vaak moeten meerdere medewerkers binnen een organisatie een factuur fiatteren voordat er tot betaling kan worden overgegaan. Het fiatteringsproces gaat regelmatig gepaard met extra handelingen, zoals het maken van kopieën, het bijwerken van Excellijsten en het rondbrengen van mappen. Dit is niet alleen tijdsintensief, maar ook foutgevoelig. Met een digitaal workflowsysteem los je dergelijke problemen op. Dit systeem zorgt ervoor dat een factuur via een digitale weg langs de juiste personen gaat om te worden goedgekeurd. Middels ingebouwde functies kun je aangeven dat facturen binnen specifieke categorieën, zoals brandstofnota s, altijd aan bepaalde medewerkers moeten worden voorgelegd. Nadat je dit hebt ingesteld, komen facturen automatisch bij de aangewezen personen terecht via het workflowsysteem. En dat is nog maar één voordeel. Een workflowsysteem bevat namelijk meer handige functies: + Het systeem geeft medewerkers via desktop, laptop, telefoon of tablet een signaal wanneer er een nieuw document klaarstaat voor fiattering; + Wil je een factuur nakijken, dan kun je deze in je persoonlijke historie opzoeken. Hierin staat een overzicht van alle facturen die je hebt gefiatteerd. Het workflowsysteem fungeert zodoende ook als een digitaal archief, waardoor je facturen niet meer hoeft op te bergen in papieren ordners; + Je kunt een procuratieschema opnemen in je workflowsysteem. Dit kan ervoor zorgen dat jij gerechtigd bent om facturen tot een bepaald bedrag te tekenen. Valt een factuur hoger uit, dan wordt deze automatisch naar je meerdere gestuurd. Door deze functie hoef je het maximumbedrag dat je zelf mag accorderen, niet meer continu in je achterhoofd te houden! Kortgezegd: door gebruik te maken van een workflowsysteem behoud je het overzicht, wordt de doorlooptijd van het fiatteringsproces aanzienlijk korter en ben je minder tijd kwijt aan het beantwoorden van vragen. Je hebt immers altijd direct inzicht in de status van binnengekomen facturen! 6. Zorg voor een compleet gegevensbestand in je financiële systeem Meestal registreer je standaard een aantal gegevens van toeleveranciers, zoals de bedrijfsnaam, het btwnummer, het IBAN-nummer en het KvK-nummer. Werk je met een onderaannemer, dan moet je tevens zijn of haar paspoort vastleggen in je systeem. Als dergelijke data allemaal in je financiële systeem zijn opgenomen, kun je het proces rondom de afhandeling van binnenkomende facturen zeer gemakkelijk automatiseren. Breng de stamdata van je crediteuren dus volledig op orde voordat je gaat werken met OCR-software en een workflowsysteem. Zo kunnen alle binnenkomende facturen eenvoudig worden gekoppeld aan een crediteur, waarna ze in het systeem worden opgenomen. Daarnaast is het raadzaam om waar mogelijk een vaste beoordelaar in te stellen per crediteur, zodat binnenkomende facturen met enkele klikken kunnen worden verwerkt. Houd te allen tijde één gedachte in je achterhoofd: hoe completer je bestand, hoe betrouwbaarder de software werkt en hoe sneller je factuur kan worden gefiatteerd.
7. Vraag om een ontheffing van de fysieke bewaarplicht Bewaar je je facturen digitaal, vraag de belastinginspecteur dan om een ontheffing van de fysieke bewaarplicht. Dit houdt in dat je verzoekt om toestemming voor het digitaal archiveren van je facturen. Het is belangrijk dat je dit doet, omdat de belastingdienst zeer specifieke regels heeft opgesteld omtrent de bewaarplicht. Deze zijn echter niet altijd even eenduidig. Dat komt doordat de meeste belastingregels zijn gemaakt toen facturatie nog geheel op papier geschiedde. Met opties als elektronische berichten en pdf-facturen is daarom vaak geen rekening gehouden. Dat betekent niet dat je je eigen regels kunt opstellen. Het is in alle gevallen raadzaam om met je belastinginspecteur in gesprek te gaan. Verleent hij of zij toestemming voor een digitale archivering van facturen, dan krijg je een stempel dat bevestigt dat je ontheven bent van de fysieke bewaarplicht. In dat geval weet je zeker dat eventuele belastingcontroles in de toekomst geen problemen zullen opleveren. Het vragen van een ontheffing is overigens wel een proces waar je even doorheen moet. Toch is het absoluut de moeite waard. Heb je eenmaal toestemming verkregen, dan kun je immers zeer veel tijd én kosten besparen. Conclusie De zeven tips die we hebben gegeven, werken versterkend op elkaar. Het is dus verstandig om ze allemaal toe te passen. Doe je dit, dan zal je zien dat je processen binnen afzienbare tijd worden geoptimaliseerd. De knelpunten waar je als financiële administratie mee kampt, zullen geheel of grotendeels wegvallen. Zo bespaar je tijd, kosten en inspanning. En daardoor werk je een stuk efficiënter! Een efficiëntieslag maken en kosten besparen? Hulp nodig bij het implementeren van de tips die we in deze whitepaper hebben gegeven? WhiteVision biedt slimme oplossingen die het verwerken van binnenkomende facturen aanzienlijk vergemakkelijken. Zo kunnen we slimme OCR-software en een gebruiksvriendelijk workflowsysteem voor je implementeren. Neem gerust eens contact met ons op. We bespreken de mogelijkheden graag met je! WhiteVision WhiteVision helpt organisaties makkelijker én prettiger te werken met oplossingen waarmee inkomende documenten snel en eenvoudig digitaal worden verwerkt. WhiteVision biedt zowel lokale als cloud-oplossingen voor alle branches en bedrijfsgroottes. Telefoon 076 560 78 20 Mail info@whitevision.nl Website www.whitevision.nl Volg ons