Transitieafspraken ICT Rijk van Inleiding In de periode dat de module ICT Rijk van gebouwd wordt is het van belang een aantal concrete afspraken vast te leggen over wat wel en niet is toegestaan voor de deelnemende gemeenten. Er is expliciet voor gekozen om niet alles aan de voorkant dicht te timmeren maar ruimte voor afstemming te behouden. Deze afspraken worden in dit document verder uitgewerkt en zullen door alle partijen worden ondertekend. De afspraken gelden vanaf 01 oktober 2014 tot de daadwerkelijke start van de module ICT Rijk van, uiterlijk 1 januari 2016. Doel De transitieafspraken hebben als doel een nul-situatie te creëren waardoor de periode van overgang naar de module ICT Rijk van soepel kan verlopen. De afspraken zorgen ervoor dat de gemeenten tijdelijk hun ICT-organisatie op het gebied van Personeel, Financiën en Beleid bevriezen. De bestuurders vertegenwoordigd in het AB/DB van de MGR en de coördinerend gemeentescretaris Module ICT zien er op toe dat de transitieafspraken door alle partijen worden nageleefd. De kwartiermaker ICT-Rijk van heeft in deze een signaleerde rol. Daar waar een afwijking van de nul-situatie onvermijdelijk lijkt dient afstemming met alle partijen, onder leiding van de kwartiermaker, plaats te vinden. De afspraken kunnen worden onderverdeeld in de volgende categorieën: Algemeen Personeel Financiën Communicatie Algemeen - Alle betrokken partijen committeren zich aan het bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van - Alle betrokken partijen committeren zich volledig aan de regionaliseringsopdracht en de projectstructuur, zijnde het MT van de Module ICT. - Alle betrokken partijen leveren capaciteit voor de oplevering van diverse deelproducten uit het projectplan. Voor het bepalen van de hoogte van de capaciteit wordt een verdeelsleutel gehanteerd. Mocht het leveren van capaciteit vanuit een van de partijen niet mogelijk zijn dan zal de inzet vanuit of via externen geleverd worden. De kosten hiervoor zullen uit het transitiebudget worden vergoed. - Er wordt een BGO opgericht voor de gehele MGR waarin een generiek sociaal plan en arbeidsvoorwaardenregeling worden opgesteld. - Bij calamiteiten/onvoorziene omstandigheden wordt onder leiding van de kwartiermaker door alle betrokken partijen ter plekke naar een oplossing gezocht.
Personeel - In principe worden er tijdens de transitie geen vacatures opengesteld. Uitzonderingssituaties (uitstroom en ziektevervanging) worden gemeld en besproken met alle betrokken partijen. Uitgangspunt is hierbij dat bij de start van de module ICT Rijk van de huidige nulsituatie geldt (zie bijlage 1). De situatie blijft in beginsel tot het moment dat het personeel formeel overgaat naar de module ICT-Rijk van. Wijzigingen ten opzichte van de nulsituatie kunnen alleen met instemming van het DB lid P&O van de MGR en coördinerend gemeentescretaris voor de Module ICT. Dit in overleg en afstemming met de kwartiermaker. Procedure: Op het moment dat er een vacature in de nulsituatie ontstaat door vertrek en/of langdurige ziekte wordt de vacature eerst gemeld in het MT. Daar wordt in eerste instantie gezocht naar mogelijkheden tot tijdelijke vervanging. Is die mogelijkheid er niet dan wordt in overleg met de kwartiermaker een oplossing gezocht voor de vervanging waarbij het uitgangspunt geldt dat er geen nieuwe mensen van buiten in vaste dienst worden aangesteld. De voorgestelde oplossing worden voorgelegd aan het DB lid P&O van de MGR en coördinerend gemeentescretaris voor de Module ICT. - Uitgangspunt is dat de nulsituatie m.b.t. de formatie en bezetting, functiebeschrijving en waardering, etc. per 1 oktober 2014 niet meer verandert. Echter indien tijdens de periode van vorming van ICT-Rijk van bij n deelnemende gemeente o de actuele functiebeschrijving en waardering wordt gewijzigd; o bevorderingen, promoties en salarisverhoging (met uitzondering van de jaarlijkse periodieken) plaatsvinden; o het huidige personeelsbeleid wordt gewijzigd; o landelijk en/of lokale cao-afspraken worden gewijzigd, zal het additioneel budget, behorende bij deze wijzigingen door betreffende gemeente mee overgedragen worden aan de module ICT binnen de MGR Rijk van. Financiën - Er vinden geen wijzigingen meer plaats in de (geindexeerde) ICT-exploitatie budgetten zoals opgenomen in het vastgestelde bedrijfsplan ICT-Rijk van - Indien deze budgetten tijdens de jaarschijven 2014 en 2015 ontoereikend blijken moet dit gemeld worden bij de kwartiermaker irvn. Indien deze overschrijding een structureel karakter heeft, dient het budget ter dekking van deze overschrijding per 1-1-2016 mee overgedragen te worden aan de ICT module van MGR Rijk van - Alle deelnemers houden gedurende de transitieperiode hun ICT-infrastructuur kwalitatief en kwantitatief op het juiste niveau, conform hun ICT-beleid en hun investeringsplanning. - Wijzigingen en/of uitbreidingen van de lokale ICT-infrastructuur gaan in overleg met het MTiRvN - Onderhouds- en ondersteuningscontracten met derden blijven voor de jaarschijven 2014 en 2015 gehandhaaft. Verlenging van contracten vindt uitsluitend plaats voor de genoemde periode. Aanpassingen met contractuele verplichtingen voor een langere periode worden alleen in overleg met het MT-iRvN aangegeaan.
- Alle verplichtingen zijn op 1 oktober 2015 geactualiseerd. Na deze datum is het in principe niet toegestaan voor de deelnemende gemeenten om nog verplichtingen aan te gaan die doorwerken in 2016. Dit geldt ook voor de personele verplichtingen (zoals inhuurcontracten). Bijzondere situaties kunnen worden voorgelegd aan de kwartiermaker. Aansluitend zal het verzoek, voorzien van een ambtelijk advies, worden voorgelegd aan DB van de MGR. - Gemeenten dragen bij in de transitiekosten zoals verwoord in het vastgestelde bedrijfsplan ICT Rijk van. Communicatie - Er vindt eenduidige communicatie plaats over de regionalisering. Dit houdt in dat elke betrokken partij dezelfde informatie op het hetzelfde moment verstrekt. - De regie op de communicatie ligt bij het bouwteam. Daarnaast wordt er een communicatiefunctie ingebouwd. Bijlage 1: Personele nul-situatie irvn Bijlage 2: Planning Module ICT-Rijk van
Bijlage 1 - Personele nul-situatie ICT Rijk van tbv transitieakkoord irvn Gemeente Druten Formatie 2013 Salariskosten Fuwa 8 1,00 54.909 Toelagen 2.642 Totaal 2,00 119.813 Beuningen Fuwa 9 3,00 186.785 Fuwa 10 1,00 69.413 Totaal 4,00 256.199 Heumen Fuwa 8 0,56 30.749 Fuwa 10 1,00 69.413 Toelagen 0 Totaal 2,56 162.424 Mook en Middelaar Totaal 1,00 62.262 MUG Fuwa 7 1,20 57.920 Fuwa 8 2,00 109.818 Toelagen 0 Totaal 4,20 229.999 Fuwa 7 3,28 158.314 Fuwa 8 7,51 412.367 Fuwa 9 11,00 684.879 Fuwa 10 15,28 1.060.637 Fuwa 11 0,00 Fuwa 12 2,00 179.318 Bovenschalig (0,67 schaal 11 versus 10) 6.714 Toelagen 46.534 Afwijking -717 Totaal 39,07 2.548.045 Totaal 52,83 3.378.742
Toelichting: De salariskosten zijn opgenomen, gebaseerd op de ingebrachte formatie en inclusief eventuele toelagen. Deze kosten zijn op basis van prijspeil 2013 geïndexeerd met 1,75%. Bij de verwachte ingangsdatum van de gemeenschappelijke regeling (1 januari 2016) wordt gerekend met salariskosten tegen het maximum van de functieschaal. Ingeval van bovenschaligheid is uitgegaan van de functieschaal van de werkelijke bezetting.
Bijlage 2: Planning (P&O-)producten module ICT-Rijk van Product Activiteit Wanneer Inventarisatie arbeidsvoorwaarden Product gereed December 2014 Plaatsingsprocedure Definitief concept gereed ter bespreking in P&O technisch beraad 10 maart 2015 1 april 2015 Overgangsregeling Voorstel gereed op basis van pakketvergelijking en individuele status Sociaal Statuut Concept gereed, incl. plaatsingsprocedure, overgangsregeling, flankerend beleid. technisch beraad 30 april 2015 16 juni 2015 Arbeidsvoorwaardenregeling MGR Product gereed ter bespreking in P&O 30 april 2015 Sociaal Statuut (Sociaal Plan) Gereed in BGO Juli 2015 Achterbanraadpleging Juli/augustus 2015 Definitief akkoord Augustus 2015 Selectie management Plaatsing personeel
Transitieakkoord ICT Rijk van Product gereed November 2014 Transitieakkoord Werkbedrijf Product gereed, incl. definitieve versie bezettingsoverzichten Product vaststellen in kring van gemeentesecretarissen 4 maart 2015 19 maart 2015 Standpuntbepaling PIOFACH Adviesnota gereed ter bespreking in P&O Eind maart 2015 Advies m.b.t. Support Advies gereed ter bespreking in P&O stuurgroep Eind maart 2015