Handleiding KIJK! Webbased 1 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Inhoud Welkom... 4 Beheerder... 5 Inloggen en uitloggen... 6 Deel 1: Starten met KIJK!... 8 1.1 Invoeren gegevens vanuit Edex... 8 1.2 Handmatig invoeren van gegevens... 10 Stap 1: Gebruikers toevoegen... 10 Stap 2: Groepen toevoegen... 13 Stap 3: Gebruikers koppelen aan groepen... 15 Stap 4: Leerlingen handmatig toevoegen... 18 Deel 2: Beheerfuncties... 20 2.1 Groepen... 21 Groep toevoegen... 21 Groep bewerken... 21 Groep verwijderen... 21 Gebruiker koppelen aan een groep... 22 2.2 Gebruikers... 23 Gebruiker toevoegen... 23 Gebruiker bewerken... 23 Gebruiker verwijderen... 24 Gebruiker koppelen aan uw school/ instelling... 24 Rechten toekennen aan een gebruiker... 24 2.3 Leerlingbeheer... 27 Leerling toevoegen... 27 Leerling bewerken... 27 Leerling verwijderen... 28 Leerling archiveren... 28 Leerling verhuizen... 29 2.4 Edex import... 30 2.5 Groepen overzetten naar het nieuwe schooljaar... 31 Groepen overzetten... 31 Leerling archiveren... 33 Gebruiker koppelen aan een groep... 33 Gebruiker toevoegen... 33 2.6 Leerling verhuizing overzicht... 34 2.7 Gegevens... 36 2 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Wijzigen schoolgegevens... 36 Logo voor rapportage... 37 Deel 3: Gebruiker... 38 3.1 Inloggen en uitloggen... 39 3.2 Observeren... 41 Observaties per leerling... 42 Observatie per ontwikkelingsgebied... 44 3.3 Registreren... 46 Registratie per leerling... 47 3.4 Registratie afsluiten... 52 Registratie afsluiten per groep... 52 Registratie afsluiten per leerling... 54 3.5 Toetsen... 57 3.6 Rapportage... 58 Individueel rapport (openstaand)... 58 Groepsrapport (openstaand)... 60 Individueel rapport... 61 Groepsrapport... 63 Groepsrapport laatste registratie... 65 3.7 Papieren werkmaterialen... 67 Dagboek... 67 Overige werkmaterialen... 68 3 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Welkom U werkt met KIJK! en wilt nu ook digitaal aan de slag met KIJK! Webbased. Dit is de handleiding voor het werken met KIJK! Webbased. De handleiding is opgedeeld in drie delen: Deel 1: Starten met KIJK! Deel 2: Beheerfuncties Deel 3: Gebruiker U kunt in de inhoudsopgave zien in welk deel u het beste kunt beginnen. Veel plezier in het werken met KIJK! Webbased. 4 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Beheerder U bent de beheerder van KIJK! Webbased. Daarmee heeft u een aantal verantwoordelijkheden op u genomen rondom het gegevensbeheer binnen de module. In dit deel van de handleiding wordt aangegeven waar de beheerfuncties zitten en hoe u daarmee kunt werken. Als u behalve beheerder ook leraar of pedagogisch medewerker bent en in het systeem wilt observeren en registreren, dan kunt u, zonder opnieuw in te loggen, hiermee ook direct aan de slag. Belangrijke punten: Per instelling kunnen maximaal 3 beheerders worden aangesteld. Zo voorkomen we dat teveel gebruikers ook gegevens van leerlingen en groepen kunnen bewerken. Iedere gebruiker moet een eigen inlog hebben. Daarin kunt u als beheerder voorzien. Gebruikers die ook al zijn gekoppeld aan een andere school kunnen ook aan uw school gekoppeld worden onder dezelfde inloggegevens, ze hebben geen aparte inlog nodig. KIJK! Webbased is voor u zo gebruiksvriendelijk mogelijk gemaakt, maar het kan toch zijn dat u nog vragen heeft. Indien u technische vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact op met de helpdesk: Telefoon: (0113) 222800 Email: kijk@presoft.nl Indien u inhoudelijke vragen of opmerkingen heeft, neemt dan contact op met Bazalt: Telefoon: (0118) 480 880 Email: kijk@bazalt.nl Let op: Wegens nieuwe veiligheidseisen in het systeem dienen alle gebruikers die al vóór 13 augustus 2012 werkten met KIJK! Webbased bij de eerste keer inloggen een nieuw wachtwoord aan te vragen! 5 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Inloggen en uitloggen Start Internet Explorer Typ in de adresbalk www.kijkregistratie.nl U bent nu op de site van KIJK! Webbased Let op: Wegens nieuwe veiligheidseisen in het systeem dienen alle gebruikers die al vóór 13 augustus 2012 werkten met KIJK! Webbased bij de eerste keer inloggen een nieuw wachtwoord aan te vragen! Vul uw E-mailadres en wachtwoord in Klik op Login Als u uw wachtwoord vergeten bent kunt u klikken op Wachtwoord vergeten? Klik hier U kunt dan een nieuw wachtwoord instellen Dit is het hoofdscherm van KIJK! Webbased voor u als beheerder In de werkbalk bovenin vindt u de menu s Als er meldingen zijn voor u, staan ze vooraan in dit scherm. U beschikt over de volgende menu s: o Observatie en Registratie o Toetsen 6 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
o o o o Rapportage Beheer Papieren werkmaterialen Gegevens De helpfunctie van KIJK! Webbased vindt u hier. Als u klaar bent in KIJK! Webbased logt u uit met de knop Uitloggen. Log altijd uit KIJK! Webbased uit, u werkt met privacygevoelige gegevens. 7 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Deel 1: Starten met KIJK! In dit hoofdstuk krijgt u instructies hoe u de eerste keer kunt starten met KIJK!. Hiervoor zijn twee mogelijkheden: Via Edex gegevens van groepen, gebruikers en leerlingen invoeren Handmatig groepen, gebruikers en leerlingen invoeren 1.1 Invoeren gegevens vanuit Edex Edex is een manier om gegevens snel over te zetten vanuit een leerlingvolgsysteem. Niet alle systemen werken met Edex. U moet dan de groepen, gebruikers en leerlingen handmatig invoeren (zie: Handmatig groepen, gebruikers en leerlingen invoeren, bladzijde 10). Ga met uw cursor naar Beheer Het rolmenu klapt open Klik op Edex Import 8 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Maak een Edex bestand vanuit uw eigen leerlingvolgsysteem Klik dan op Select File Selecteer uw eigen Edex bestand Volg de stappen zoals aangegeven 9 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
1.2 Handmatig invoeren van gegevens Als u geen gebruik wilt of kunt maken van een Edex bestand, kunt u de gegevens ook handmatig invoeren. Volg onderstaande stappen om KIJK! Webbased klaar te maken voor gebruik. Stap 1: Gebruikers toevoegen In deze instructie wordt aangegeven hoe u gebruikers aan KIJK! Webbased kunt toevoegen. U kunt zoveel gebruikers toevoegen als u wilt. U kunt op twee manieren gebruikers toevoegen aan uw school: Een nieuwe gebruiker toevoegen Een gebruiker koppelen aan uw school die al op een andere school werkt met KIJK! Webbased Een nieuwe gebruiker toevoegen Zet de cursor op Beheer Het rolmenu klapt open Klik op Gebruikers U komt in het overzicht van de gebruikers van uw school. Klik op Toevoegen 10 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Voer de gegevens in van de nieuwe gebruiker. Alle velden met een rood sterretje zijn verplicht. Kies het type o Beheerder o Leraar/ Ped. Medewerker o Directie/ Intern Begeleider Voer een wachtwoord in met de criteria: o Tussen de 8 en 20 karakters o Minimaal 1 hoofdletter o Minimaal 1 speciaal o teken (!@#$) Minimaal 1 cijfer Klik op Opslaan U komt terug bij het gebruikersoverzicht en ziet nu dat een gebruiker is toegevoegd. Gebruiker koppelen vanuit een andere school/ instelling Regelmatig werken leraren of pedagogisch medewerkers op meerdere scholen of instellingen. U kunt hen direct als gebruiker koppelen aan uw school/ instelling en hoeft niet opnieuw alle gegevens in te voeren. De gebruiker hoeft maar één emailadres en wachtwoord te gebruiken om toch voor alle leerlingen/ kinderen van verschillende locaties in KIJK! Webbased te kunnen werken. Let op: de functie die een gebruiker op de andere school heeft, gaat mee naar uw school. Dus een beheerder op een andere school is dan ook beheerder op uw school. Indien u dit niet wilt, moet u de gebruiker toevoegen als een nieuwe gebruiker met een uniek emailadres. 11 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Zet de cursor op Beheer Het rolmenu klapt open Klik op Gebruikers U komt in het overzicht van de gebruikers van uw school. Klik op Gebruiker koppelen Vul het Email-adres in waaronder de gebruiker al bekend is in het systeem Klik op Zoek Controleer de gegevens Klik op Bevestigen De gebruiker is opgenomen in het overzicht en is nu ook aan uw school gekoppeld. 12 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Stap 2: Groepen toevoegen In deze instructie wordt aangegeven hoe u groepen aan KIJK! Webbased kunt toevoegen. U kunt zoveel groepen toevoegen als u wilt. Voer groep 1 en 2 in als een aparte groep. Dat is later makkelijker bij het overzetten van de groepen in het volgende schooljaar. U kunt bovendien bij Rapportage beide groepen in een groepsrapport samenvoegen. Zet de cursor op Beheer Het rolmenu klapt open Klik op Groepen U ziet hier het overzicht van alle aanwezige groepen. Als u voor de eerste keer start met KIJK!, staan hier nog geen groepen in. Klik op Toevoegen Vul de groepsnaam in Kies het Groepjaar Klik op Opslaan Als u meer groepen 1 heeft, geef iedere groep dan een unieke naam, bijvoorbeeld 1a, 1b enz. 13 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
U komt terug in het overzicht en ziet nu dat een groep is toegevoegd. Op deze wijze kunt u alle groepen toevoegen. U kunt een selectie maken binnen de groepen met behulp van de bovenste rij. Vul bijvoorbeeld schooljaar 2012-2013 in. U krijgt dan alleen de groepen te zien van het huidige schooljaar. 14 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Stap 3: Gebruikers koppelen aan groepen In deze instructie wordt aangegeven hoe u gebruikers aan een groep koppelt, zodat de gebruikers kunnen observeren en registreren. Alle gebruikers die gekoppeld zijn aan een groep, worden vermeld op de rapportages. U kunt dus met meerdere gebruikers in één groep werken. Een gebruiker als directie/ intern begeleider hoeft u niet aan de groepen te koppelen. Zij kunnen alle rapportages inzien. Zet de cursor op Beheer Het rolmenu klapt open Klik op Groepen U ziet hier het overzicht van alle aanwezige groepen. Staan er veel groepen in het overzicht, gebruik dan de zoekfunctie. Klik op de groep waaraan u een gebruiker wilt koppelen Klik op Gebruiker koppelen Let op: er moeten groepen en gebruikers ingevoerd zijn om te kunnen koppelen. 15 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Klik op het vergrootglas Links bovenin verschijnt een pop-up. Klik op de gebruiker die u aan de groep wilt koppelen U ziet dat de gebruiker nu klaar staat om gekoppeld te worden. Klik op Koppelen Let op: u moet uzelf als beheerder ook koppelen aan groepen om te kunnen observeren en registreren. 16 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
U ziet nu onderin welke gebruiker aan de groep gekoppeld is. Op deze manier kunt u meerdere gebruikers aan één groep koppelen. Met de knop Terug komt u terug in het overzicht van de groepen. 17 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Stap 4: Leerlingen handmatig toevoegen In deze instructie wordt aangegeven, hoe u leerlingen kunt toevoegen in het systeem. U kunt zoveel leerlingen toevoegen als u wilt. Voor het invoeren van kinderen kunt gebruik maken van Edex, mits deze kinderen nog niet in het KIJK!-systeem staan (zie Invoeren gegevens vanuit Edex, blz 8). Zet de cursor op Beheer Het rolmenu klapt open Klik op Leerling beheer In dit overzicht staan alle leerlingen van de school. Als u voor de eerste keer start met KIJK!, staan hier nog geen leerlingen in. Klik op Toevoegen 18 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Alle velden met een rood sterretje zijn verplicht. Vul de gegevens in Kies een groep Klik op Opslaan De leerling is nu toegevoegd aan een groep. Op deze wijze kunt u alle leerlingen invoeren. Als leerlingen zijn ingevoerd kunt u met de zoekfunctie snel overzien of alle leerlingen in de juiste groep staan. Ook kunt u een leerling met deze functie snel zoeken. Of Type in het lege vak onder leerling de naam van de leerling die u zoekt en druk op enter. Kies de groep waarvan u snel een overzicht wilt en druk op enter. 19 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Deel 2: Beheerfuncties In dit hoofdstuk worden alle beheerfuncties beschreven, die beschikbaar zijn voor de beheerder van de school. Zo kunt u eenvoudig zoeken naar de acties die u wilt uitvoeren. Onder Beheer vallen de volgende onderdelen: In bovenstaande volgorde komen de verschillende beheerfuncties aan bod. 20 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
2.1 Groepen In het scherm Groepen heeft u een overzicht van alle aanwezige groepen voor uw school. U kunt de volgende acties uitvoeren: 1. Groep toevoegen 2. Groep bewerken 3. Groep verwijderen 4. Gebruiker koppelen aan een groep Groep toevoegen Zie bladzijde 13 Groep bewerken Hier kiest u voor als u de naam van de groep wilt aanpassen. U ziet hier het overzicht van alle aanwezige groepen. Klik op de groep waarvan u gegevens wilt bewerken Klik op Bewerken Wijzig de gegevens Klik op Opslaan Groep verwijderen Als u een groep onjuist heeft ingevoerd of als u een groep heeft ingevoerd, maar hier geen gebruik van wilt maken, kunt de groep verwijderen. 21 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
U kunt een groep verwijderen als er geen: Leerlingen in de groep zitten Er geen gebruikers aan de groep gekoppeld zijn Er geen registraties aan de groep zijn gekoppeld U ziet hier het overzicht van alle aanwezige groepen. Klik op de groep die u wilt verwijderen Klik op Verwijderen Het systeem stelt nu een controlevraag. Klik op Verwijderen om de groep te verwijderen Klik op Annuleren om de groep te behouden Indien u een groep probeert te verwijderen die niet aan de criteria voldoet om verwijdert te worden, krijgt u deze melding. Gebruiker koppelen aan een groep Zie bladzijde 15 22 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
2.2 Gebruikers In het scherm Gebruikers heeft u een overzicht van alle aanwezige gebruikers voor uw school. U kunt de volgende acties uitvoeren: 1. Gebruiker toevoegen 2. Gebruiker bewerken 3. Gebruiker verwijderen 4. Gebruiker koppelen aan uw school/ instelling 5. Rechten toekennen aan een gebruiker Gebruiker toevoegen Zie bladzijde 10 Gebruiker bewerken Hier kunt u het wachtwoord aanpassen van de gebruikers, maar ook naam en emailadres. U bent in het overzicht van de gebruikers van uw school. Klik op de gebruiker van wie u de gegevens wilt bewerken Klik op Bewerken 23 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Wijzig de gegevens van de gebruiker. Alle velden met een rood sterretje zijn verplicht. Kies het type o Beheerder o Leraar/ Ped. Medewerker o Directie/ Intern Begeleider Voer een wachtwoord in met de criteria: o Tussen de 8 en 20 karakters o Minimaal 1 hoofdletter o Minimaal 1 speciaal teken (!@#$) o Minimaal 1 cijfer Klik op Opslaan Klik op Annuleren om de gegevens niet te wijzigen Gebruiker verwijderen U bent in het overzicht van de gebruikers van uw school. Klik op de gebruiker die u wilt verwijderen Klik op Verwijderen Het systeem stelt nu de volgende controlevraag. De gebruiker zal met deze actie uit het systeem verwijderd worden, maar registraties en observaties van leerlingen uiteraard niet. Klik op Verwijderen om de gebruiker te verwijderen Klik op Annuleren om de gebruiker te behouden Gebruiker koppelen aan uw school/ instelling Zie bladzijde 11 Rechten toekennen aan een gebruiker Soms wilt u bepaalde gebruikers meer rechten toekennen, zoals het toevoegen of bewerken van leerlingen, zodat dit niet allemaal door de beheerder bijgehouden hoeft te worden. 24 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Klik op de leraar aan wie u specifieke rechten wilt toekennen Klik op Rechten U bent nu in het scherm waar u specifieke rechten kunt toekennen. Klik aan de linkerzijde op een van de rechten die u toe wilt kennen Klik op >> U ziet nu dat aan de rechterzijde de extra rechten staan die zijn toegekend. Op deze wijze kunt u alle extra rechte toekennen. Klik op Terug als u klaar bent 25 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Wilt u extra rechten verwijderen? Klik aan de rechterzijde op het recht dat u wilt verwijderen Klik op << Het extra recht is nu verwijderd. Klik op Terug als u klaar bent 26 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
2.3 Leerlingbeheer In Leerlingbeheer heeft u een overzicht van alle aanwezige leerlingen van uw school. U kunt de volgende acties uitvoeren: 1. Leerling toevoegen 2. Leerling bewerken 3. Leerling verwijderen 4. Leerling archiveren 5. Leerling verhuizen Leerling toevoegen Zie bladzijde 18 Leerling bewerken U kunt via Leerling bewerken : De naam of leeftijd van een leerling aanpassen Een leerling tussentijds verplaatsen naar een andere groep, mits er geen observatie of registratie voor de leerling openstaan. U bent in het overzicht van de leerlingen van uw school. Typ de naam van de leerling die u zoekt, links bovenin Klik op de leerling van wie u de gegevens wilt bewerken Klik op Bewerken 27 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Alle velden met een rood sterretje zijn verplicht. Wijzig de gegevens Klik op Opslaan Leerling verwijderen U kunt een leerling verwijderen, indien u de gegevens niet meer nodig hebt of indien een leerling is aangemeld en ingevoerd, maar toch niet naar uw school komt. U bent in het overzicht van de leerlingen van uw school. Klik op de leerling die u wilt verwijderen Klik op Verwijderen Het systeem stelt nu een controlevraag. Klik op Archiveren om de leerling in het archief te plaatsen Klik op Annuleren om de leerling te behouden in de groep Leerling archiveren Leerlingen die overgaan naar groep 3 of die de school verlaten en waarvan de gegevens niet meegaan (weigering of overstap naar Voortgezet onderwijs), kunnen in het archief worden geplaatst. Hieronder wordt beschreven hoe u dat kunt doen. U kunt de rapportages van een leerling in het archief inzien via Individuele Rapportage, door het juiste schooljaar en de laatste groep te selecteren (zie bladzijde 55). 28 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
U bent in het overzicht van de leerlingen van uw school. Klik op de leerling die u wilt archiveren Klik op Archiveren Het systeem stelt nu een controlevraag. Klik op Verwijderen om de leerling te verwijderen Klik op Annuleren om de leerling te behouden Leerling verhuizen Indien een leerling verhuist, kunnen de gegevens doorgestuurd worden naar de aannemende school, tenzij de school de gegevens weigert. Ook kunt u het individuele rapport digitaal printen en verzenden. De aannemende instelling kan de gegevens niet bewerken, maar wel inzien. De instelling kan dus niet verder werken in de rapportage. Let op: Sla eerst de rapportages op van het kind dat gaat verhuizen, om gegevensverlies te voorkomen. U bent in het overzicht van de leerlingen van uw school. Klik op de leerling die u wilt verhuizen Klik op Leerling verhuizen Klik op de school waar de leerling heen gaat, gebruik eventueel de zoekfunctie Klik op Verhuis verzoek Bij de ontvangende school komt een verhuisverzoek binnen. Zodra dit verzoek geaccepteerd is, wordt de leerling verhuisd. Let op: Vergeet niet om de individuele rapportages van de leerling op te slaan in uw leerlingvolgsysteem (vb ParnasSys). 29 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
2.4 Edex import Edex is een manier om gegevens snel over te zetten vanuit een leerlingvolgsysteem. Niet alle systemen werken met Edex. U moet dan de groepen, gebruikers en leerlingen handmatig invoeren (zie: Handmatig groepen, gebruikers en leerlingen invoeren, bladzijde 10). Kijk voor de werkwijze op bladzijde 8. 30 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
2.5 Groepen overzetten naar het nieuwe schooljaar Ieder schooljaar vanaf 1 augustus kunnen groepen in één keer worden overgezet naar een nieuwe groep. Om de overgang naar het volgende schooljaar goed te laten verlopen is het nodig dat u: 1. De groepen aanmaakt voor het nieuwe schooljaar 2. Lopende registraties afrondt en afsluit 3. Leerlingen/ kinderen overzet naar de nieuwe groep 4. Leerlingen/ kinderen archiveert Indien leerlingen/ kinderen naar een groep gaan, waarvoor u geen module heeft, kunt u de leerlingen in het archief plaatsen. De gegevens blijven inzichtelijk via Individuele Rapportage en worden 9 jaar bewaard. Na 9 jaar worden de gegevens verwijderd, tenzij de school het abonnement binnen deze tijd opzegt. Dan worden de gegevens met de opzegging van het abonnement verwijderd. 5. Koppeling tussen groep en gebruiker maakt 6. Een nieuwe leraar/ pedagogisch medewerker toevoegt of koppelt aan uw school/ instelling (indien van toepassing) Groepen overzetten Ga met uw cursor naar Beheer Het rolmenu klapt open Klik op Groepen 31 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Klik op Toevoegen Vul de groepsnaam in Kies het Groepjaar Klik op Opslaan U hoeft niets te doen met Individuele Rapportage U komt terug in het overzicht en ziet nu dat een groep is toegevoegd. Op deze wijze kunt u alle groepen toevoegen. Staan alle groepen erin voor komend schooljaar? Klik op Groepen overzetten Kies de opvolgende groepen voor de huidige groepen of kies voor het archief Klik op Volgende 32 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
U komt terecht in het overzicht van de leerlingen per groep. Hier kunt u aangeven of alle leerlingen door moeten gaan (automatisch geselecteerd) naar dezelfde groep of dat leerlingen naar een andere groep gaan. Kies een andere groep indien nodig Klik op Volgende Er zal een melding volgen dat het overzetten succesvol is afgerond Leerling archiveren Zie bladzijde 28 Gebruiker koppelen aan een groep Zie bladzijde 15 Gebruiker toevoegen Zie bladzijde 13 33 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
2.6 Leerling verhuizing overzicht Leerlingen die door een andere school naar uw school worden verhuisd, komen in dit overzicht te staan. U kunt als school zelf beslissen of u gegevens van de leerling over wilt nemen of niet. Ga met uw cursor naar Beheer Het rolmenu klapt open Klik op Leerling verhuizing overzicht Als er leerlingen klaarstaan om naar uw school te verhuizen, ziet u ze in dit overzicht Klik op de leerling in het overzicht Klik op Accepteer verhuizing of Weiger verhuizing Weiger verhuizing U wilt de KIJK! gegevens van de leerling/ het kind niet overnemen. Geef de reden aan voor het weigeren van de leerling/ het kind. Klik op 'Weiger' De school die de KIJK! gegevens 34 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
van de leerling had klaargezet voor verhuizing, ontvangt van de weigering bericht. Accepteer verhuizing Selecteer de groep waarin de leerling komt Klik op Accepteren U komt terug in Leerling verhuizen: Overzicht De geaccepteerde leerling staat in de juiste groep en als er geen leerlingen meer zijn om te verhuizen, is het overzicht leeg. 35 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
2.7 Gegevens Hier kunt u informatie over uw school aanpassen en toevoegen. Indien u wijzigingen invoert voor uw school, geef deze wijzigingen dan ook door aan Bazalt (kijk@bazalt.nl). Wij nemen deze wijzigingen dan ook mee in de abonnementsgegevens. Daarnaast kunt u hier een logo voor de rapportage invoeren. Wijzigen schoolgegevens Ga met uw cursor naar Gegevens en klik erop U ziet nu technische informatie over uw school voor KIJK! Klik op School Info U kunt hier de informatie over uw school aanvullen of wijzigen. Klik op Opslaan om aanvullingen of wijzigingen op te slaan Brincode: een code die iedere school heeft. LRK: een code die een aantal peuterspeelzalen en kinderdagverblijven hebben. 36 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Logo voor rapportage Hier kunt u het logo van de school invoeren. Het logo wordt dan op de rapportage (zowel individueel rapport als groepsrapport) geplaatst. Ga met uw cursor naar Gegevens en klik erop U ziet nu informatie over uw school voor KIJK! Klik op Rapport Instellingen U kunt hier het logo van de school toevoegen om op de rapportage te plaatsen Zorg dat het logo niet groter is dan 300 bij 60 pixels (te maken in het programma Paint) Klik op Select file Kies uw afbeelding Het logo is nu toegevoegd. Klik op Terug om verder te gaan Klik op Verwijderen om het logo weer weg te halen. 37 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Deel 3: Gebruiker U werkt met KIJK! en gaat nu aan de slag met KIJK! Webbased. KIJK! Webbased beschikt over een aantal functies voor u, namelijk: Observeren Registreren Toetsen invoeren Rapportages printen Papieren werkmaterialen printen KIJK! Webbased is voor u zo gebruiksvriendelijk mogelijk gemaakt, maar het kan toch zijn dat u nog vragen heeft. Indien u technische vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact op met de helpdesk: Telefoon: (0113) 222800 Email: kijk@presoft.nl Indien u inhoudelijke vragen of opmerkingen heeft, neemt dan contact op met Bazalt: Telefoon: (0118) 480 880 Email: kijk@bazalt.nl Let op: Wegens nieuwe veiligheidseisen in het systeem dienen alle gebruikers die al vóór 13 augustus 2012 werkten met KIJK! Webbased bij de eerste keer inloggen een nieuw wachtwoord aan te vragen! 38 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
3.1 Inloggen en uitloggen Start Internet Explorer Typ in de adresbalk www.kijkregistratie.nl U bent nu op de site van KIJK! Webbased Let op: Wegens nieuwe veiligheidseisen in het systeem dienen alle gebruikers die al vóór 13 augustus 2012 werkten met KIJK! Webbased bij de eerste keer inloggen een nieuw wachtwoord aan te vragen! Vul uw E-mailadres en wachtwoord in Klik op Login Als u uw wachtwoord vergeten bent kunt u klikken op Wachtwoord vergeten? Klik hier U kunt dan een nieuw wachtwoord instellen Dit is het hoofdscherm van KIJK! Webbased voor u als gebruiker In de werkbalk bovenin vindt u de menu s Het logo van KIJK! is de homeknop. U komt dan terug dit scherm, ongeacht waar u actief bent. U beschikt over de volgende menu s: o Observatie en Registratie o Toetsen o Rapportage 39 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
o o Papieren werkmaterialen Gegevens De helpfunctie van KIJK! Webbased vindt u hier. Als u klaar bent in KIJK! Webbased logt u uit met de knop Uitloggen. Log altijd uit KIJK! Webbased uit, u werkt met privacygevoelige gegevens. 40 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
3.2 Observeren KIJK! gaat over observeren, registreren en handelen. In dit systeem is zowel observeren als registreren mogelijk (voorheen alleen registreren). Observeren Informatie over het verloop van de ontwikkeling van een kind haalt u op de eerste plaats uit de dagelijkse observaties, de dagelijkse routine. Dat wil zeggen uit de interactie tussen u en de leerlingen: praten, spelen, bewegen en werken met hen. Observeren doet u continu, tussendoor en niet gepland, maar ook gepland met een vooraf bepaald doel. Van het observeren wilt u (soms) notities maken. U kunt daarvoor gebruik maken van KIJK! Webbased of van een papieren dagboek. In dit hoofdstuk beschrijven we hoe u kunt observeren in KIJK! Webbased. We hebben ervoor gekozen dat u via twee routes kunt observeren, namelijk per leerling en per ontwikkelingsgebied. Zo kunt u efficiënt werken op een manier die bij u past. De observaties, die u in KIJK! Webbased heeft ingevoerd, kunnen later worden ingezien ter ondersteuning bij het registreren en kunnen ook geprint worden op de Individuele rapportage. Werkt u liever met het papieren dagboek? Dat kunt u printen bij Papieren werkmaterialen (blz. 58) 41 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Observaties per leerling Ga met uw cursor naar Observatie en Registratie Het rolmenu klapt open Klik op Observatie per Leerling Kies hier: Een groep Een module (indien nodig) Een leerling 42 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Voorgaande registratie Bovenin vindt u de voorgaande registratie (indien aangemaakt). U kunt in de linkerkolom direct kiezen uit de verschillende basisgegevens en ontwikkelingsgebieden. Rechts onderin kunt u nieuwe observaties invullen De tekst en lijnen zijn slechts ter ondersteuning van het observeren, u kunt hier niets invullen. Met behulp van de kunt u extra informatie vragen over een mijlpaal. Klik in het tekstvak Type uw observatie Klik op Opslaan of Opslaan & Volgende Let op: als u niet op Opslaan of Opslaan en volgende klikt, maar een ander gebied aanklikt, worden er geen gegevens opgeslagen! 43 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Observatie per ontwikkelingsgebied Ga met uw cursor naar Observatie en Registratie Het rolmenu klapt open Klik op Observatie per Ontwikkelingsgebied Kies hier: Een groep Een module (indien nodig) Een ontwikkelingsgebied 44 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Voorgaande registratie Bovenin vindt u de voorgaande registratie (indien aangemaakt). U kunt in de linkerkolom direct kiezen uit uw leerlingen. Rechts onderin kunt u nieuwe observaties invullen. De tekst en lijnen zijn slechts ter ondersteuning van het observeren, u kunt hier niets invullen. Met behulp van de kunt u extra informatie vragen over een mijlpaal. Klik in het tekstvak Type uw observatie Klik op Opslaan of Opslaan & Volgende Let op: als u niet op Opslaan of Opslaan en volgende klikt, maar een andere leerling aanklikt, worden er geen gegevens opgeslagen! 45 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
3.3 Registreren KIJK! gaat over observeren, registreren en handelen. In dit systeem is zowel observeren als registreren mogelijk (voorheen alleen registreren). Registreren Binnen KIJK! registreert u de ontwikkeling van de kinderen bij voorkeur twee keer per schooljaar. Geschikte momenten hiervoor zijn bijvoorbeeld januari en mei/ juni of november en april/ mei. In de tussenliggende periodes heeft het kind voldoende tijd om zich te ontwikkelen waardoor de verschillende registratiemomenten per kind met elkaar te vergelijken zijn. Hierdoor krijgt u zicht op het ontwikkelingsverloop en het effect van uw onderwijsaanbod. Dit doet u in principe voor alle kinderen op hetzelfde moment. Op basis van deze registratie wordt de groepsrapportage gevuld. Indien u per kind registreert en afsluit, kunt alleen via Groepsrapport laatste registratie (blz. 62) een groepsrapport opvragen. In dit hoofdstuk beschrijven we hoe u kunt registreren in KIJK! Webbased. We hebben ervoor gekozen dat u via twee routes kunt registreren, namelijk per leerling en per ontwikkelingsgebied. Zo kunt u efficiënt werken op een manier die bij u past. Hieronder wordt alleen het registreren per leerling beschreven. Het registreren per ontwikkelingsgebied gaat op dezelfde manier, alleen de ingang is anders. Indien u observaties in KIJK! Webbased heeft ingevoerd, kunt u deze ter ondersteuning inzien bij het registreren. Bij de Individuele rapportage is het mogelijk om uw registratie opmerkingen te printen. U kunt tussentijds de rapportages inzien via Rapportage openstaand (blz. 58) en de registratie vervolgens corrigeren, zolang u de registratie nog niet definitief heeft afgesloten via Registratie afsluiten (blz. 52) 46 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Registratie per leerling Ga met uw cursor naar Observatie en Registratie Het rolmenu klapt open Klik op Registratie per Leerling Kies hier: Een groep Een module (indien nodig) Een leerling 47 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Basiskenmerken Bovenin vindt u de voorgaande registratie (indien aangemaakt). De basiskenmerken zijn ondergebracht in een vierpuntsschaal. Door op één van de vier schalen te klikken bepaalt u uw keuze. U kunt de gedetailleerde lijst van de basiskenmerken bekijken door te klikken op als ondersteuning.. U kunt deze lijst later niet terugzien of printen, deze is puur bedoeld Klik op één van de schalen van de basiskenmerken Noteer uw conclusies/ opmerkingen bij Registratie Opmerking. Klik op Opslaan & volgende om naar het volgende ontwikkelingsgebied te gaan Let op: als u niet op Opslaan of Opslaan & volgende klikt, maar een andere leerling aanklikt, worden er geen gegevens opgeslagen! 48 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Voorgaande registratie Betrokkenheid Bovenin vindt u de voorgaande registratie (indien aangemaakt). Betrokkenheid is verdeeld in verschillende schaalwaarden. Door te klikken in de balk kunt u de schaalwaarde bepalen. Klik op om extra informatie op te vragen over een schaalwaarde Klik in de balk om de schaalwaarde te bepalen Noteer uw conclusies/ opmerkingen bij Registratie Opmerking. Klik op Opslaan & volgende om naar het volgende ontwikkelingsgebied te gaan Let op: als u niet op Opslaan of Opslaan & volgende klikt, maar een andere leerling aanklikt, worden er geen gegevens opgeslagen! 49 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Risicofactoren Er hoeft bij leerlingen geen sprake te zijn van risicofactoren. U mag deze velden dus leeg laten en kiezen voor Opslaan & volgende. Het veld is grijs in de groepsrapportage. De risicofactoren worden weergegeven in hoofditems. Voor een meer gedetailleerde observatie kunt u de lijst Risicofactoren invullen (Papieren werkmaterialen). Noteer uw conclusies/ opmerkingen bij Registratie Opmerking, indien van toepassing Klik op Opslaan & volgende om naar het volgende ontwikkelingsgebied te gaan Let op: als u niet op Opslaan of Opslaan & volgende klikt, maar een andere leerling aanklikt, worden er geen gegevens opgeslagen! 50 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Voorgaande registratie Ontwikkelingsgebied Bovenin vindt u de voorgaande registratie (indien aangemaakt). Hier kunt u de ontwikkeling van een leerling voor de verschillende gebieden registreren. De lijn is alvast ingekleurd op de leeftijd van de leerling en de chronologische leeftijd van de leerling is dikgedrukt. De lijn kan aangepast worden door in de balk te klikken. Bekijk de voorgaande observaties (of papieren dagboek) Klik op om extra informatie op te vragen over een mijlpaal Bepaal op welke ontwikkelingsleeftijd de leerling zit door op de juiste locatie in de lijn te klikken, indien nodig Noteer uw conclusies/ opmerkingen bij Registratie Opmerking Klik op Opslaan & volgende om naar het volgende ontwikkelingsgebied te gaan Let op: als u niet op Opslaan of Opslaan & volgende klikt, maar een andere leerling aanklikt, worden er geen gegevens opgeslagen! Zodra u het laatste ontwikkelingsgebied (of leerling) gehad heeft, komt u automatisch bij het beginscherm terecht. 51 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
3.4 Registratie afsluiten Indien u voor alle leerlingen (of enkele leerlingen) de registratie heeft ingevuld, sluit u de registratie, zodat u de definitieve rapportages kunt printen en observaties kunt noteren voor de volgende periode. U doet dit bij Registratie Afsluiten. De registratie kunt u afsluiten per groep of per leerling. U hoeft niet alle lijnen in te vullen om te kunnen afsluiten. Afsluiten per groep: Belangrijk is dat u voor alle leerlingen in de groep de registratie op korte termijn invult, zodat u in één keer voor de hele groep de registratie kunt afsluiten. U krijgt een groepsrapport op datum bij Rapportage Afsluiten per leerling: U kunt alleen een groepsrapport maken via Rapportage en Groepsrapport laatste registratie. Van alle leerlingen wordt dan het laatste, afgesloten, registratiemoment opgehaald. In dit hoofdstuk beschrijven we hoe u de registratie kunt afsluiten. Registratie afsluiten per groep Ga met uw cursor naar Observatie en Registratie Het rolmenu klapt open Klik op Registratie Afsluiten 52 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
In dit overzicht kunt u de groep bepalen waarvoor u de registratie wilt afsluiten Klik op om de groep te kiezen waarvoor u de registratie wil afsluiten. In het overzicht aan de rechterzijde kunt u zien, hoever u bent met invullen Rood: nog niets ingevuld Oranje: deels ingevuld Groen: alles ingevuld Zo hoeft u niet alle leerlingen of gebieden langs te lopen om te kijken, of u alles wel hebt ingevuld. Bij een leerling met een oranje bolletje, kunt u inzien welke lijnen u nog niet heeft ingevuld. Dubbelklik op de leerling met het oranje bolletje U ziet hier welke lijnen nog niet zijn ingevuld. Klik op het kruisje om de popup te sluiten Klik op Afsluiten groep als u de registratie wilt afsluiten voor de hele groep. Klik op Annuleren als u nog niet wilt afsluiten 53 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Geef de gewenste datum aan Klik op Registratie afsluiten Het systeem geeft daarna aan of de registratie succesvol is afgesloten. Vanaf nu kunt u: Observaties invoeren Toetsscores invoeren Rapportages printen Registratie afsluiten per leerling Zet de cursor op Observatie en Registratie Het rolmenu klapt open Klik op Registratie Afsluiten In dit overzicht kunt u de groep bepalen waarvoor u de registratie wilt afsluiten Klik op om de groep te kiezen. 54 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
In het overzicht aan de rechterzijde kunt u zien, hoever u bent met invullen Rood: nog niets ingevuld Oranje: deels ingevuld Groen: alles ingevuld Zo hoeft u niet alle gebieden langs te lopen om te kijken, of u alles wel hebt ingevuld. Bij een leerling met een oranje bolletje, kunt u inzien welke lijnen u nog niet heeft ingevuld. Dubbelklik op de leerling met het oranje bolletje U ziet hier welke lijnen nog niet zijn ingevuld. Klik op het kruisje om de popup te sluiten Klik op de leerling waarvoor u de registratie wilt afsluiten Klik op Afsluiten leerling als u de registratie wilt afsluiten Klik op Annuleren als u nog niet wilt afsluiten Geef de gewenste datum aan Klik op Registratie afsluiten Het systeem geeft daarna aan of de registratie succesvol is afgesloten. Vanaf nu kunt u: Observaties invoeren 55 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Toetsscores invoeren Rapportages printen 56 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
3.5 Toetsen Hier kunt u toetsresultaten van de leerlingen invoeren. Deze kunnen dan meegenomen worden in de individuele rapportage. U kunt de toetsscores alfanumeriek (A-E) en in Romeinse cijfers (I-V) invoeren, afhankelijk van de normering die u hanteert. Bij het printen worden alleen toetsen die zijn ingevuld weergegeven. Ga met uw cursor naar Toetsen en klik erop Kies de toets waarvan u de gegevens wilt invoeren door te klikken op Klik in het linkermenu op de leerling voor wie u toetsgegevens wilt invoeren. Klik bij de toetsen op Kies de juiste toetsscore Klik op Opslaan Let op: als u niet op Opslaan of Opslaan en volgende klikt, maar een andere leerling aanklikt, worden er geen gegevens opgeslagen! 57 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
3.6 Rapportage U kunt altijd de rapportages inzien van de leerlingen, zowel van een openstaande registratie als van de afgesloten registraties. Registraties die nog niet zijn afgesloten, maar die u wel vast in een rapportage wilt bekijken, kunt u inzien via Rapportage openstaand. U kunt zo snel uw rapportages nakijken en eventueel nog correcties aanbrengen. U heeft de keuze uit: Individueel rapport (openstaand) Groepsrapport (openstaand) Als u de registratie(s) heeft afgesloten, kunt u de volgende rapportages printen: Individueel rapport Groepsrapport (mits voor de hele groep in één keer is afgesloten) Groepsrapport laatste registratie Het printen gebeurt eerst in pdf. Hierdoor kunt u de rapportages ook opslaan en in een leerlingvolgsysteem onderbrengen. Individueel rapport (openstaand) Ga met uw cursor naar Rapportage Het rolmenu klapt open Klik op Individueel Rapport (openstaand) 58 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Kies de gewenste groep Klik op de leerling waarvan u het rapport wilt inzien. Geef aan of u de toetsresultaten weer wilt geven op het rapport Kies of en welke registratieopmerkingen u weer wilt geven Kies of en welke observatie opmerkingen u weer wilt geven Klik op Inzien U ziet nu het individuele rapport van de leerling van een openstaande registratie 59 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Het Individuele Rapport (openstaand) kunt u opslaan als document Klik op de diskette, links bovenin Geef het rapport een naam en sla het op de gewenste locatie op Groepsrapport (openstaand) Ga met uw cursor naar Rapportage Het rolmenu klapt open Klik op Groepsrapport Kies de gewenste module Kies de juiste groep Klik op Inzien 60 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Het systeem heeft het openstaande groepsrapport opgehaald. Het groepsrapport kunt u opslaan als document Klik op de diskette, links bovenin Geef het rapport een naam en sla het op de gewenste locatie op Individueel rapport Ga met uw cursor naar Rapportage Het rolmenu klapt open 61 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Klik op Individueel Rapport Let op: Dit individuele rapport laat alléén de afgesloten registraties zien. Als u registraties van vorig jaar wilt inzien, moet u het schooljaar op 2011-2012 zetten Kies het gewenste schooljaar Kies de gewenste groep Klik op de leerling waarvan u het rapport wilt inzien. Geef aan of u de toetsresultaten weer wilt geven op het rapport Kies of en welke registratieopmerkingen u weer wilt geven Kies of en welke observatie opmerkingen u weer wilt geven Klik op Inzien 62 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
U ziet nu het individuele rapport van de leerling Het Individuele Rapport kunt u opslaan als document Klik op de diskette, links bovenin Geef het rapport een naam en sla het op de gewenste locatie op Groepsrapport Ga met uw cursor naar Rapportage Het rolmenu klapt open Klik op Groepsrapport 63 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Kies het gewenste schooljaar Kies de gewenste module Kies de juiste groep Kies de gewenste datum (u kunt dus ook voorgaande rapportages ophalen Kies de tweede groep (indien gewenst) Klik op Inzien Het systeem heeft het groepsrapport opgehaald. Het groepsrapport kunt u opslaan als document Klik op de diskette, links bovenin Geef het rapport een naam en sla het op de gewenste locatie op 64 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Groepsrapport laatste registratie Indien er voor leerlingen op verschillende data registraties zijn aangemaakt, is een standaard groepsrapport niet mogelijk. Om alle leerlingen toch op één groepsrapport weer te geven, kiest u voor Groepsrapport laatste registratie. De leerlingen worden dan op basis van de laatste registratiedatum in één groepsrapport weergegeven. Ga met uw cursor naar Rapportage Het rolmenu klapt open Klik op Groepsrapport laatste registratie Kies het gewenste schooljaar Kies de gewenste module Kies de juiste groep Klik op Inzien 65 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Het systeem heeft het groepsrapport opgehaald. Het groepsrapport kunt u opslaan als document Klik op de diskette, links bovenin Geef het rapport een naam en sla het op de gewenste locatie op 66 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
3.7 Papieren werkmaterialen De gedetailleerde lijsten die bij KIJK! horen en andere handige materialen zijn digitaal te vinden onder papieren werkmaterialen. U kunt de materialen hier downloaden en gebruiken. De volgende materialen staan ter beschikking: Papieren dagboek Alle namen en leeftijden van de leerlingen staan erin als u het dagboek print. U kunt direct aan de slag! Overige materialen zoals: detaillijsten, observatielijsten, ouderrapportage enz. De materialen staan altijd onder copyright van Bazalt en zijn dus alleen voor eigen gebruik. Dagboek Ga met uw cursor naar Papieren werkmaterialen Het rolmenu klapt open Klik op Dagboek Kies het juiste schooljaar Kies de juiste groep Klik op Ophalen 67 Copyright Bazalt 2 oktober 2013
Print het dagboek uit U heeft nu het papieren dagboek van KIJK!. Alle namen en leeftijden van de leerlingen staan er al in. Overige werkmaterialen Ga met uw cursor naar Papieren werkmaterialen Het rolmenu klapt open Klik op Overig Hieronder vindt u de overige materialen om te downloaden en digitaal in te vullen. Klik op de naam van de materialen om ze te openen 68 Copyright Bazalt 2 oktober 2013