Ontwerpvoorstel Crisisplan internationaal campus Belangrijke principes in alle situaties hieronder beschreven: Het initiële aanspreekpunt blijft verantwoordelijk tot de betrokken student correct geïnformeerd of verwezen is, met aandacht voor vertrouwensband, discretie en culturele achtergrond. Elke betrokkene die nood tot debriefing of terugkoppeling ervaart, kan hiertoe initiatief nemen. Bij complexe interventies neemt het initiële aanspreekpunt steeds initiatief voor debriefing met alle betrokken diensten. Internationale KU Leuvenstudenten of -personeelsleden betrokken bij crisissituatie op campus (Voor studenten bestaat hierover een uitvoerig werkdocument, waarvan onderstaande een samenvatting is.) 1. Individu met persoonlijke problemen verwijzing naar geëigende diensten binnen en buiten KU Leuven, zoals Belgen. Studenten: studentenvoorzieningen, eigen huisarts, spoedgevallendienst, Personeel: personeelsdienst, IDEWE, eigen huisarts, spoedgevallendienst 2. Grensoverschrijdend gedrag in KU Leuvencontext procedure vertrouwenspersoon studenten/personeel, zoals Belgen. (Doctoraatsstudenten worden verwezen naar de Vertrouwenspersoon personeel) 3. Schokkende gebeurtenissen (slachtoffers, getuigen, betrokkenen bij ongewone en ingrijpende gebeurtenissen) in KU Leuvencontext. procedure schokkende gebeurtenissen studenten/personeel. Studenten: o Lokale beleidsverantwoordelijke studenten + coördinator schokkende gebeurtenissen studenten o Zo nodig ad hoc crisiscel met vicerector studentenbeleid, diplomatiek expert (International office) en regio-expert (International Admissions and Mobility Unit of faculteit): standaard bij overlijden internationale student Personeel: o HR-adviseur/ HR-consulent + Coördinator schokkende gebeurtenissen personeel o Zonodig ad hoc crisiscel met personeelsdienst (HR-adviseur/ HR-consulent en/of Coördinator schokkende gebeurtenissen personeel), Vicerector van de groep, departementsvoorzitter of decaan, diensthoofd, diplomatiek expert (International Office) en regio-expert (International Admissions and Mobility Unit )
KU Leuvenstudenten of -personeelsleden betrokken bij crisissituatie in het buitenland Fiche voor uitgaande studenten en personeelsleden ( en hun thuisfront) met contactpersonen: Lokaal: publieke diensten, diensten gastuniversiteit (in principe zelf te exploreren) Eigen mutualiteit of reisbijstandsverzekering Aan KU Leuven: decentraal facultair aanspreekpunt, noodcentrale +32 16 32 22 22 voor urgenties waar dringende KU Leuven interventie aangewezen is (schokkende gebeurtenis) of lokaal noodnummer 1. Individu met persoonlijke problemen verwijzing naar geëigende diensten ter plaatse, publiek of aan gastuniversiteit, zoals lokale studenten of personeelsleden. Voor ondersteuning vanuit België bij ernstige medische problemen: eigen mutualiteit of reisbijstand Studenten: lokale studentenvoorzieningen en hulpdiensten, eventueel overleg per mail of telefonisch met KU Leuven aanspreekpunt voor advies. Begeleiding en behandeling vanuit KU Leuven zijn niet mogelijk. Personeel: lokale personeelsdienst en/of hulpdiensten, eventueel overleg per mail of telefonisch met KU Leuven aanspreekpunt voor advies (bv. personeelsdienst of IDEWE). Begeleiding en behandeling vanuit KU Leuven zijn niet mogelijk. 2. Grensoverschrijdend gedrag in academische context procedure vertrouwenspersoon studenten/personeel Lokale procedure nagaan eventueel overleg per mail of telefonisch met KU Leuven Vertrouwenspersoon - Vertrouwenspersoon KU Leuven kan op afstand advies verlenen, maar geen begeleiding verzorgen - Vertrouwenspersoon KU Leuven kan opvang na terugkeer in Leuven verzorgen - Vertrouwenspersoon KU Leuven kan formele stappen zetten via faculteit/international Admissions and Mobility Unit versus gastuniversiteit 3. Schokkende gebeurtenissen (confrontatie met ongewone en ingrijpende gebeurtenissen in KU Leuvencontext) procedure schokkende gebeurtenissen studenten/personeel. Het principe van de reguliere procedure schokkende gebeurtenissen blijft overeind, mits volgende aandachtspunten: er is een voorstadium : bij algemene berichten over een nieuwe of gewijzigde crisissituatie in het buitenland (bv. natuurramp, politiek conflict, ) beoordeelt de adviescommissie risicobestemmingen de aard en omvang van de gebeurtenis en geeft zo nodig - opdracht om na te gaan of er in de getroffen regio KU Leuven studenten (International Admissions and Mobility Unit) en personeel (Personeelsdienst) aanwezig zijn. De adviescommissie risicobestemmingen rapporteert hierover bij de vicerector
studentenbeleid, de lokale beleidsverantwoordelijke studenten, de coördinator schokkende gebeurtenissen en de directeur personeelsdienst of algemeen beheerder. Aanwezige personen worden individueel gecontacteerd (door hun KU Leuven aanspreekpunt, International addmissons and mobility unit of Personeelsdienst) om een stand van zaken van hun situatie en noden op te maken. Bij concrete melding van KU Leuven studenten die slachtoffer zijn van een schokkende gebeurtenis in het buitenland - door de adviescommissie risicobestemmingen of elke andere bron - oordelen de vicerector studentenbeleid en de coördinator schokkende gebeurtenissen studenten of en hoe een crisis-cel wordt samengesteld. - Samenstelling van de crisiscel o vicerector studentenbeleid en beleidsmedewerker o coördinator schokkende gebeurtenissen studenten o Lokale beleidsverantwoordelijke studenten o Een diplomatiek en regio-expert International office/adviescommissie risicobestemmingen voor follow-up lokale situatie in overleg met FOD Binnenlandse zaken en ambassade of consulaten en voor blijvend evalueren reisadvies Regio-expert (International admissons and mobility unit of faculteit) voor link met studenten en onderwijsinstellingen ter plaatse o Coördinator schokkende gebeurtenissen personeel/directeur personeelsdienst/algemeen beheerder maken deel uit, wanneer ook personeel betrokken is o Ad hoc: faculteit, verzekeringsdienst, communicatiedienst, experten, - Taken van de crisiscel: o Beleidsverantwoordelijkheid o Academische maatregelen o (her)evaluatie veiligheid in overleg met adviescommissie risicobestemmingen o Relocatie/repatriëring o Communicatie betrokkenen, derden, media o Praktische regelingen o Emotionele opvang o - De crisiscel komt zo snel als mogelijk een eerste keer fysiek samen. Aard en frequentie van verder overleg wordt ad hoc vastgelegd. Tussentijdse mails worden steeds naar alle leden van de crisis-cel gestuurd. - Er wordt geen informatie verstrekt aan betrokkenen, ouders, media, vooraleer de crisis-cel een eerste maal overlegd heeft, een standpunt heeft ingenomen en een persoon aanduidt die deze communicatie opneemt. Alle vragen worden naar die persoon doorverwezen en deze vraagt bij twijfel advies aan de crisis-cel. - De crisiscel stelt een coördinator aan voor bijstand voor diverse noden (inventarisatie, delegeren naar geschikte dienst of persoon en communicatie erover met betrokkenen). - De Coördinator schokkende gebeurtenissen studenten/coördinator schokkende gebeurtenissen personeel bewaakt mee het geheel, maar beperkt eigen
concrete taak tot emotionele, psychologische of medische begeleiding van betrokkenen. Wanneer enkel personeel betrokken is ligt het initiatief en coördinatie hiervan bij Coördinator schokkende gebeurtenissen personeel /Directeur personeelsdienst/algemeen beheerder
- Gewijzigde veiligheidssituatie buitenland Adviescommissie Risicobestemmingen (Gsm professor Schoukens, GSM Trees Deloddere) (Centraal mailadres adviecommissie Risicobestemmingen) 1 Evalueert - aard, ernst en omvang situatie - (her) evaluatie reisadvies - Aanwezigheid studenten (International admissions and mobility unit) of personeel (Personeelsdienst) 2 Informeert (dringend per telefoon, anders per mail) - Vicerector studentenbeleid 0496 53 38 47 of rik.gosselink@kuleuven.be - Coördinator schokkende gebeurtenissen studenten - Coördinator schokkende gebeurtenissen personeel +32 16 37 66 07 of coordinatorsg@kuleuven.be - Algemeen beheer of directeur personeelsdienst 3 Geeft instructie tot contactname aanwezigen - Door faculteit, International admissions and mobility unit, Personeelsdienst - Bereikbaar, veilig, praktische noden? stop neen ja Stabiel? Niemand in problemen Studenten in problemen Andere bronnen - betrokkenen - faculteit, - derden - dispatch - Personeel in problemen Procedure schokkende gebeurtenissen studenten Procedure schokkende gebeurtenissen personeel Vicerector Studentenbeleid Algemeen beheerder/directeur Personeelsdienst Ad hoc crisiscel Coördinator Schokkende Gebeurtenissen studenten Coördinator Schokkende Gebeurtenissen personeel personeel