1 Doelen en achtergronden pag Gebruikte termen pag Werkwijzer pag. 5

Transcriptie

1 PROTOCOL INCIDENTEN EN CALAMITEITEN Protocol voor het omgaan met incidenten en calamiteiten. Datum vaststelling : Eigenaar : Beleidsmedewerker Datum aanpassing aan : INHOUD: 1 Doelen en achtergronden pag. 2 2 Gebruikte termen pag. 3 3 Werkwijzer pag. 5 Bijlage I Schematische weergave Protocol Incidenten en Calamiteiten pag. 8 Bijlage II Relevante adressen pag. 9 Bijlage III Meldingsformulier Incidenten en Calamiteiten pag. 10 Bijlage IV Beleidsuitgangspunten Kwaliteitszorg pag. 16 PR-03 Protocol incidenten Calamiteiten Status definitief Pagina 1

2 1. DOELEN EN ACHTERGRONDEN 1.1 Achtergrond Het Protocol Incidenten en Calamiteiten sluit aan bij beleidsuitgangspunten van Stichting Cavent ten aanzien van kwaliteitszorg en berust op de ARBO-wet. 1.2 Doel Het doel van het Protocol Incidenten en Calamiteiten is het bieden van een handleiding voor de professionele opvang, beoordeling en afhandeling van incidenten en calamiteiten waar cliënten bij betrokken zijn. Het einddoel is preventie van incidenten en calamiteiten. 1.3 Toepassingsgebied Het Protocol Incidenten en Calamiteiten wordt gevolgd in alle gevallen waarin er zich een incident of een calamiteit voordoet waar cliënten bij betrokken zijn. Een uitzondering hierop vormen gevallen van (een vermoeden van) misbruik van of door cliënten. In dat geval wordt wel het meldingsformulier ingevuld, maar wordt voor verdere richtlijnen verwezen naar het Protocol Misbruik. Wanneer het gaat om incidenten tussen medewerkers onderling en er geen cliënten bij betrokken zijn, wordt verwezen naar Reglement Klachtenbehandeling seksuele intimidatie, agressie en geweld. 1.4 Doelgroep Het Protocol Incidenten en Calamiteiten is bedoeld voor alle medewerkers van Cavent. 1.5 Aanverwante regels De volgende regels/protocollen hebben raakvlakken met het Protocol Incidenten en Calamiteiten: Protocol Misbruik Protocol Medicatiebeheer Reglement Klachtenbehandeling seksuele intimidatie en agressie en geweld Richtlijn opvang medewerkers na schokkende gebeurtenis Reglement Klachtencommissie 1.6 Evaluatie De beleidsmedewerker van Cavent is de 'eigenaar' van dit protocol en daarmee verantwoordelijk voor het opstellen, evalueren en aanpassen van het protocol. de eerste vervanger is de zorgmanager Het protocol wordt door opname in het auditsysteem geëvalueerd en zo nodig bijgesteld of vaker als wettelijke of organisatorische ontwikkelingen er aanleiding toe geven. Deze versie van het protocol is aangepast aan de functies en de organisatiestructuur van Cavent, met instemming van de protocoleigenaar. PR-03 Protocol incidenten Calamiteiten Status definitief Pagina 2

3 2. GEBRUIKTE TERMEN a. Incident Een incident is een gebeurtenis waarbij een cliënt materiële en/of immateriële schade lijdt. In veel gevallen lijdt ook een medewerker en/of een derde daarbij schade. Ook iedere gebeurtenis waarin het niet feitelijk tot schade gekomen is maar wel schade had kunnen ontstaan (voorheen: bijna ongelukken), wordt beschouwd als een incident. Soms is het moeilijk te bepalen of een gebeurtenis ernstig genoeg is om te spreken van een incident. In dat geval is de mogelijke schade die had kunnen ontstaan een bepalende factor: als het veel minder goed had kunnen aflopen is er ook sprake van een incident en treedt dit protocol eveneens in werking. Ook de beleving van de betrokkenen is bepalend: wanneer een cliënt een medewerker of iemand anders een gebeurtenis ervaart als een incident, dan treedt het protocol in werking. Het uitgangspunt is dat bij twijfel over de ernst van een gebeurtenis altijd een Meldingsformulier Incidenten en Calamiteiten wordt ingevuld. b. Calamiteit Een calamiteit is een incident met verstrekkende gevolgen, waarbij: ernstige persoonlijke schade is ontstaan of dreigt te ontstaan of meerdere cliënten tegelijk risico lopen of grote materiële belangen op het spel staan of complexe organisatorische maatregelen nodig zijn. Voorbeelden zijn: een ongeval met ernstig letsel een ongeval met dodelijke afloop een ongeval met meer dan één slachtoffer brand grote financiële of materiële schade blikseminslag of schade door enige andere vorm van noodweer overstroming met de noodzaak van ingrijpende maatregelen zoals noodbehuizing diefstal met grote materiële gevolgen ernstige agressie van derden. c. Vertrouwenspersoon Voor situaties waarin vertrouwelijk overleg noodzakelijk en/of gewenst is zonder tussenkomst van Cavent en haar medewerkers of leidinggevenden, is het mogelijk een beroep te doen op de vertrouwenspersoon van Cavent. De vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht. Voor nadere informatie inzake vertrouwenspersoon zie RI-16 Regeling klachten seksuele intimidatie, agressie en geweld. PR-03 Protocol incidenten Calamiteiten Status definitief Pagina 3

4 3. WERKWIJZER De volgende stappen worden ondernomen bij incidenten en calamiteiten: Bij ernstige dreiging of agressie moet er melding gemaakt worden bij de politie, tenzij anders omschreven in het ondersteuningsplan. 3.1 Uitgangssituatie: a. De teamleider draagt zorg voor een actueel Bedrijfs- Hulpverleningsplan (BHV-plan). b. De teamleider is er verantwoordelijk voor dat alle medewerkers handelen conform het Protocol Incidenten en Calamiteiten. c. De directeur/bestuurder Cavent stelt de Commissie Incidenten en Calamiteiten in. 3.2 Eerste opvang tijdens of direct na het incident/de calamiteit: a. De betrokken medewerker voert de eerste opvang uit, past zonodig EHBOmaatregelen toe, neemt contact op met de huisarts en/of alarmeert hulpdiensten (112). b. De medewerker stelt in geval van brand onmiddellijk het Bedrijfs- Hulpverlenings Plan/het ontruimingsplan in werking. c. De betrokken medewerker stelt in geval van een calamiteit zo snel mogelijk de dienstdoende teamleider op de hoogte. d. De teamleider neemt in geval van een calamiteit zo snel mogelijk contact op met de directeur/bestuurder. e. De teamleider neemt in geval van een calamiteit direct de leiding op zich en zorgt voor verdere opvang en afhandeling. f. De teamleider vraagt zo nodig advies aan de beleidsmedewerker en/of de gedragskundige ten aanzien van het zorginhoudelijke beleid voor verdere opvang van de betrokken cliënt(en). g. De teamleider schakelt zo nodig het opvangteam schokkende gebeurtenissen in. Een betrokken medewerker kan ook door directe collega's worden doorverwezen naar het opvangteam schokkende gebeurtenissen. h. De begeleider-coach van de betrokken cliënt(en) doet melding van een incident aan ouders/belangenbehartigers overeenkomstig afspraken daarover in het ondersteuningsplan. i. In geval van een calamiteit overlegt de teamleider met de directeur bestuurder over de vraag wie de calamiteit meldt aan de ouders/ belangenbehartigers van de betrokken cliënten. j. De teamleider is in geval van een calamiteit verantwoordelijk voor melding bij de directeur/bestuurder Cavent en bij de Inspectie Gezondheidszorg. De directeur/bestuurder is verantwoordelijk voor melding aan de Raad van Toezicht. In geval van een incident of calamiteit met ernstige gevolgen voor een medewerker (bv. ziekenhuisopname, tijdelijke arbeidsongeschiktheid, ernstige psychische nood), PR-03 Protocol incidenten Calamiteiten Status definitief Pagina 4

5 wordt tevens melding gedaan bij de Arbo-coördinator van Cavent. In overleg met de Arbo-coördinator wordt zo nodig melding gedaan bij de arbeidsinspectie. Als een incident of calamiteit mogelijk strafrechtelijke gevolgen heeft, wordt een "bureaumelding" gedaan bij de politie. Hierbij geeft de politie advies over de eventueel te nemen stappen en over de speelruimte van de organisatie. Op een later moment kan zo nodig officieel aangifte worden gedaan. 3.3 Vervolgacties/maatregelen: a. De teamleider neemt maatregelen ter voorkoming van herhaling van het incident of de calamiteit. b. De betrokken medewerker vult binnen twee werkdagen het Meldingsformulier Incidenten en Calamiteiten in en zorgt dat de teamleider binnen drie werkdagen na het incident/de calamiteit beschikt over het digitaal ingevulde meldingsformulier. Wanneer de betrokken medewerker het incident/de calamiteit niet kan of wil melden bij de teamleider, meldt hij rechtstreeks bij de beleidsmedewerker. Wanneer de medewerker het incident/calamiteit niet kan of wil melden bij de beleidsmedewerker, meldt hij het bij de directeur bestuurder van Cavent. Wanneer een medewerker het incident/de calamiteit niet kan of wil melden aan de directeur/bestuurder, neemt hij contact op met de vertrouwenspersoon van Cavent. De vertrouwenspersoon kan dan adviseren over de te nemen stappen. c. De teamleider vult het Meldingsformulier Incidenten en Calamiteiten digitaal aan en ondertekent het. d. De teamleider stuurt aansluitend het formulier Melding Incidenten Calamiteiten digitaal naar de arbo-coördinator belast met de registratie. e. De arbo-coördinator maakt eens per drie een overzicht en stuurt dit naar de beleidsmedewerker. f. De beleidsmedewerker stuurt dit overzicht met een analyse naar teamleiders en directeur bestuurder. g. De directeur bestuurder bespreekt dit overzicht eens per drie maanden met de teamleiders. h. Op basis van deze driemaandelijks overzicht treft de teamleider zonodig aanvullende preventieve maatregelen ter voorkoming van herhaling van incidenten en calamiteiten. De beleidsmedewerker en gedragsdeskundige kunnen hierin een adviserende rol spelen. De teamleider ziet toe op uitvoering van de maatregelen en rapporteert deze binnen zes weken terug aan de directeur bestuurder. i. De Centrale Vertegenwoordigingsraad ontvangt eens per drie maanden een overzicht en analyse van de incidenten calamiteiten van de directeur bestuurder. PR-03 Protocol incidenten Calamiteiten Status definitief Pagina 5

6 3.4 De beleidsmedewerker: a. Maakt één keer per jaar een analyse van de meldingsformulieren Incidenten en Calamiteiten die door de arbo-coordinator zijn toegestuurd en rapporteert hierover aan de directeur/bestuurder Cavent en de Raad van Toezicht. b. Doet op basis van gesignaleerde trends aanbevelingen voor het ontwikkelen van beleid ter voorkoming van incidenten en calamiteiten. c. Adviseert bij het evalueren van het Protocol Incidenten en Calamiteiten. PR-03 Protocol incidenten Calamiteiten Status definitief Pagina 6

7 BIJLAGE I: SCHEMATISCHE WEERGAVE WERKWIJZER INCIDENTEN EN CALAMITEITEN INCIDENT gebeurtenis waarbij een cliënt materiële en/of immateriële schade lijdt of waarbij schade had kunnen ontstaan CALAMITEIT ernstig incident waarbij: ernstige persoonlijke schade is ontstaan of dreigt te ontstaan of meerdere cliënten tegelijk risico lopen of grote materiële belangen op het spel staan of complexe organisatorische maatregelen nodig zijn. 1 e opvang door medewerker (EHBO, alarmeren hulpdiensten, in werking stellen BHV-plan) Medewerker informeert dienstdoende teamleider Begeleider-coach van betreffende cliënt(en) informeert ouders/belangenbehartigers Teamleider informeert directeur bestuurder Teamleider neemt de leiding en zorgt voor verdere opvang en afhandeling Teamleider zorgt voor verdere opvang van cliënten en medewerkers; vraagt eventueel advies beleidsmedewerker, gedragsdeskundige Teamleider informeert ouders/belangenbehartigers, directeur/bestuurder, inspectie en eventueel Arbo-coördinator. De directeur/bestuurder informeert de RvT Cavent Teamleider neemt maatregelen ter voorkoming van herhaling van het incident/de calamiteit; vraagt eventueel advies aan beleidsmedewerker en gedragsdeskundige Teamleider vult Meldingsformulier Incidenten Calamiteiten verder aan, ondertekent het en stuurt het aan de arbo-coördinator Arbo-coördinator stuurt een overzicht eens per drie maanden naar de beleidsmedewerker, die dit doorstuurt met een analyse naar teamleiders en directeur bestuurder De directeur bestuurder bespreekt dit overzicht met de teamleider, die binnen zes weken terugrapporteert over de eventueel genomen preventieve maatregelen De directeur bestuurder stuurt eens per drie maanden een overzicht naar de Centrale Vertegenwoordigingsraad PR-03 Protocol incidenten Calamiteiten Status definitief Pagina 7

8 BIJLAGE II: RELEVANTE ADRESSEN Opvangteam schokkende gebeurtenissen Tijdelijk wordt het opvangteam schokkende gebeurtenissen waargenomen door leden intakecommissie. *Inspectie voor de Gezondheidszorg (melding door manager zorg in geval van calamiteit) Werkgebied Zuidwest Zuid-Holland, Zeeland Postbus LS Den Haag Wilhelmina van Pruisenweg AN Den Haag Tel.: Fax.: * ARBO-coördinator Cavent: (Melding door teamleider in geval van calamiteit met ernstige gevolgen voor medewerkers) *Vertrouwenspersoon: Drs. Janine Hanse Telefoonnummer: Afspraken met de vertrouwenspersoon kunnen rechtstreeks gemaakt worden. De medewerker kan dit doen zonder dat de organisatie hiervan op de hoogte wordt gesteld. De anonimiteit van de melding is gegarandeerd. De vertrouwenspersoon is een zelfstandige, geheel onafhankelijke functie. Hij/zij is benoemd door de directeur/bestuurder Cavent en heeft als taak om diegene(n) die een beroep op hem doen, te adviseren. De vertrouwenspersoon heeft kennis van de organisatie en van de algemene aspecten van de zorgverlening. Hij is niet in dienst van Cavent en kan dan ook geen zaken binnen de organisatie regelen of een bemiddelende rol spelen. Wel kan hij medewerkers adviseren welke stappen zij kunnen nemen als zij problemen niet rechtstreeks met hun leidinggevende kunnen of willen bespreken. De vertrouwenspersoon heeft een gegarandeerde geheimhoudingsplicht inzake personen, ook tegenover de directeur/bestuurder en de Raad van Toezicht van Cavent. Hij kan, als hij dat nodig vindt, de directeur/bestuurder Cavent wel informeren over trends die hem opvallen. PR-03 Protocol incidenten Calamiteiten Status definitief Pagina 8

9 BIJLAGE III: MELDINGSFORMULIER INCIDENTEN EN CALAMITEITEN Waarom melden? Door incidenten en calamiteiten te melden, kan daarvan een overzicht worden gemaakt. Sommige incidenten komen vaak voor en dan is het belangrijk om daar iets aan te doen. De teamleider kan bijvoorbeeld besluiten een drempel weg te halen als blijkt dat cliënten daar steeds over struikelen. Op stichtingsniveau wordt een overzicht gemaakt van de incidenten en calamiteiten die bij Cavent voorkomen. Dan blijkt bijvoorbeeld dat agressie een veel gemeld incident is. Er kan dan besloten worden om dit probleem specifiek te gaan aanpakken. Toelichting: Het doen van een melding moet dan ook niet gezien worden als het toegeven van een fout, maar als het meewerken aan kwaliteitsverbetering. Het Meldingsformulier Incidenten en Calamiteiten wordt voor zover mogelijk ingevuld door de medewerker. De teamleider vult het zo nodig aan Anoniem melden Het kan zijn dat je een incident of calamiteit wilt melden, maar je niet vrij voelt om dit rechtstreeks bij de teamleider te doen. In dat geval kun je contact opnemen met de beleidsmedewerker en bij hem een melding doen. Als je je niet vrij voelt om te melden bij de beleidsmedewerker, kun je contact opnemen met de directeur/bestuurder. Als je je ook niet vrij voelt om te melden bij de directeur/bestuurder dan kun je contact opnemen met de vertrouwenspersoon van Cavent. De vertrouwenspersoon adviseert dan over wat je zou kunnen doen. PR-03 Protocol incidenten Calamiteiten Status definitief Pagina 9

10 Naam melder: Locatie incident: Datum van melding: Datum/tijdstip calamiteit: Naam veroorzaker: Incidenten en calamiteitenformulier Melding van incident/calamiteit: Veroorzaker van incident/calamiteit: Slachtoffer van incident/calamiteit: Naam slachtoffer: Omschrijving van incident/calamiteit in woorden: Omschrijf wat er is gebeurd: Omschrijf wat de oorzaak is: Omschrijf het gevolg: Waar heeft het plaatsgevonden? (aankruisen wat van toepassing is) Binnenshuis Buitenshuis Incidenten met medicatie/zalven (kruis aan wat van toepassing is) Soort medicatie: Neuroleptica,antidepressiva, anti-epileptica, antibiotica, amfetaminen, insuline overig Vul de namen van medicatie/zalven in: Wat ging er fout: vergeten in te nemen vergeten toe te dienen verkeerde medicatie gegeven niet in willen nemen medicatie gevonden verkeerd tijdstip gegeven medicatieprotocol niet afgetekend Incidenten met vallen (kruis aan wat van toepassing is) Wat ging er fout: met rollator overig Incidenten met agressie of geweld (kruis aan wat van toepassing is) Vanuit wie op wie gericht: cliënt-hulpverlener cliënt-cliënt cliënt-derden overig overig van de trap uit rolstoel Soort agressie en/of geweld: dreiging slaan lichamelijk geweld knijpen Dreigende taal/schelden gooien PR-03 Protocol incidenten Calamiteiten Status definitief Pagina 10

11 Incidenten met seksuele intimidatie (kruis aan wat van toepassing is) Vanuit wie op wie gericht: Beschrijf soort handeling die heeft plaatsgevonden: cliënt-hulpverlener cliënt-cliënt cliënt-derden anders Acties Naam actienemer: Wie is ingelicht: Welke nazorg heeft plaatsgevonden: Beschrijf eventuele vervolgacties: Dagtekening: melder, veroorzaker, eindverantwoordelijke Melder Veroorzaker Eindverantwoordelijke naam datum PR-03 Protocol incidenten Calamiteiten Status definitief Pagina 11