Protocol Opvang en nazorg na schokkende gebeurtenissen

Transcriptie

1 Protocol Opvang en nazorg na schokkende gebeurtenissen Doel Door een goede opvang en nazorg bij schokkende gebeurtenissen wordt het risico op psychische overbelasting verminderd. Er is sprake van een schokkende gebeurtenis als een medewerker geconfronteerd wordt met een ernstige lichamelijke en/of geestelijke bedreiging, of met een bijzondere gebeurtenis hetgeen kan leiden tot psychische overbelasting. Deze procedure is een handvat voor leidinggevenden en betrokkenen en wordt op maat toegepast afhankelijk van de ernst en omvang van de gebeurtenis. Verantwoordelijkheden Medewerker Van de betrokken medewerker wordt verwacht dat hij/zij probeert duidelijke signalen te geven naar zijn/haar omgeving. Belangrijk daarbij is dat de medewerker de dingen die hij/zij voelt en ervaart ook zelf serieus neemt. Collega medewerker Van elke medewerker in het CWZ wordt verwacht dat hij/zij een collega na een schokkende gebeurtenis tracht op te vangen door tijd en ruimte te nemen om deze collega zijn/haar verhaal te laten vertellen en de mogelijkheid te bieden zijn/haar gevoel te uiten. De leidinggevende worden geacht sturing te geven aan de opvang van medewerkers na schokkende gebeurtenissen en is verantwoordelijk voor het begeleidingsproces. Hij/zij zorgt er voor dat er binnen de werkeenheid een sfeer ontstaat waarin ruimte is voor het bespreken en verwerken van schokkende gebeurtenissen. Arbo-contactpersoon De arbo-contactpersoon draagt er zorg voor dat het onderwerp binnen de afdeling/werkeenheid actueel blijft en dat collega s geïnformeerd blijven over nieuwe ontwikkelingen rond dit onderwerp. Hoger leidinggevende Deze is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de leidinggevende in het bijzonder als het een groep medewerkers betreft. P&O adviseur Deze is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de leidinggevende bij het uitvoeren van de opvang en nazorg van de medewerker(s) en het toepassen van de geldende richtlijnen. Aansluiting op andere procedures: Melding Incidenten Medewerkers (MIM) Arbeid en Rouw Regeling bij Overlijden van een medewerker Protocol bij Suïcide van een patiënt Klachtenregeling Ongewenst Gedrag Protocol agressie en geweld Versie 4 maart

2 Proces Document Norm Verantwoordelijke Schokkende gebeurtenis 1 Melding bij collega, leidinggevende of vertrouwenspersoon Klachtenregeling Ongewenst Gedrag MIM procedure Medewerker 2 Eerste opvang direct na gebeurtenis direct 3 Inlichten andere betrokkenen Regeling bij overlijden medewerker 4 Besluit over te nemen maatregelen Procedure zelfdoding patiënt Regeling Arbeid en Rouw Vervolggesprekken bij schokkende gebeurtenissen / P&O adviseur 5 Maatregelen uitvoeren Zie documenten bij stap 4 6 Evaluatie en afronding Arbo jaarverslag Arbocoördinator Versie 4 maart

3 Toelichting Stroomschema Schokkende gebeurtenis De betrokkenheid bij of de confrontatie van een medewerker met een ernstige geestelijke of lichamelijke bedreiging of met bijzondere gebeurtenissen die voortkomen uit de rol van medewerker en collega in het CWZ, kunnen psychische overbelasting veroorzaken en van invloed zijn op het persoonlijk functioneren Dezelfde schokkende gebeurtenis hoeft niet voor iedereen traumatiserend te zijn. Dit is afhankelijk van verschillende factoren. Zo wordt de ernst veelal bepaald zowel door het soort incident, als ook door de betekenis die het incident uiteindelijk achteraf voor de betrokken medewerker(s) zal gaan krijgen. De procedure; opvang en nazorg na schokkende gebeurtenissen is een handvat voor leidinggevenden om als leidraad te gebruiken bij dergelijke voorvallen. Afhankelijk van inschatting en verloop dient deze procedure altijd op maat toegepast te worden. Indien er sprake is van een schokkende gebeurtenis, waarbij een groep is betrokken, dan is een benadering in groepsverband van belang, waarbij naast de leidinggevende ook de hogere leidinggevende een belangrijke rol heeft gedurende het opvangtraject. NB.: artsen (ook de groep niet in loondienst) bij confrontatie met incident, direct betrekken bij het traject opvang en nazorg na schokkende gebeurtenissen. 1. Melding bij collega of leidinggevende De schokkende gebeurtenis wordt gemeld bij de direct (waarnemend) leidinggevende. Bij afwezigheid van de leidinggevende wordt de gebeurtenis gemeld aan een aanwezige collega. Afhankelijk van de ernst en reikwijdte van de gebeurtenis wordt bij afwezigheid van de leidinggevende de dienstdoende hogere leidinggevende direct geïnformeerd. Indien de gebeurtenis het toelaat en in eerste instantie volstaan kan worden met opvang door een collega, wordt de leidinggevende zo spoedig mogelijk geïnformeerd. Bij seksuele intimidatie, pesten en discriminatie kan de medewerker rechtstreeks contact opnemen met de externe vertrouwenspersoon van de arbodienst (Achmea Vitale), telefoon Acute psychologische hulp. Bij behoefte aan acute psychologische hulp kan contact worden opgenomen met de afdeling klinische psychologie van het CWZ, tel Buiten kantoortijden bereikbaar via de 24 uurs-post, toestel Melding Incidenten Medewerkers (MIM): In een aantal situaties kan het van belang zijn dat de gebeurtenis gemeld en geregistreerd wordt via de MIM procedure. Een voorgedrukt MIM formulier is verkrijgbaar via het CWZ Intranet. 2. Eerste opvang direct na de gebeurtenis Zodra de melding bij een collega of een leidinggevende komt, start deze de eerste opvang door een opvanggesprek. Zie ook hierboven onder 1 bij acute psychologische hulp. 3. Inlichten andere betrokkenen Afhankelijk van de aard van de gebeurtenis en de omvang van het aantal betrokken medewerkers licht de leidinggevende de volgende personen in: hoger leidinggevende (managers/raad van bestuur) P&O adviseur 4. Besluit over de te nemen maatregelen en uitvoeren van maatregelen De leidinggevende neemt een besluit over de te nemen maatregelen. De vorm en de maat (groep en/of individu) van de maatregelen zijn afhankelijk van de aard en omvang van de gebeurtenis. Maatwerk is hier het sleutelbegrip. Dit betekent concreet zowel ruimte als houvast bieden. Versie 4 maart

4 De volgende maatregelen komen in aanmerking: 1. Vervolggesprekken met betrokken medewerker(s) 2. De gebeurtenis bespreken in een themaoverleg van de afdeling 3. Inschakelen of verwijzen naar interne en of externe deskundigen 4. In gang zetten regeling Overlijden van een medewerker 5. In gang zetten regeling Arbeid en Rouw 6. In gang zetten Protocol Zelfdoding van een patiënt 5. Uitvoeren van de maatregelen 5.1 Vervolggesprekken met de betrokken medewerker(s) Ter voorkoming van een ernstige stressreactie op een ingrijpende gebeurtenis (ook wel posttraumatische stressstoornis/ptss genoemd), plant de leidinggevende een aantal vervolggesprekken en een evaluatiegesprek met de betrokken medewerker(s). De leidinggevende kan gebruik maken van de Handleiding Gesprekken in verband met de opvang en nazorg bij schokkende gebeurtenissen (zie bijlage 1). 5.2 De gebeurtenis bespreken in het (werk)overleg van de afdeling De leidinggevende kan de gebeurtenis bespreken tijdens het (werk)overleg op de afdeling. Het structureel inbrengen van schokkende gebeurtenissen in een teamgebonden bespreking dient eveneens ten behoeve van een meer preventieve werking, waarbij de weerbaarheid van medewerkers verstevigd kan worden. Het kan gezien worden als een vorm van "intervisie", waarbij een belangrijk doel is van ervaringen te leren. Dit structureel te organiseren en methodisch uit te voeren themaoverleg vormt vooral een noodzaak op afdelingen waar schokkende gebeurtenissen regelmatig voorkomen. De leidinggevende kan bij de uitvoering van een dergelijk structureel overleg via de afdeling een adviseur van P&O/Arbo&Gezondheid van P&O ondersteuning vragen. 5.3 Inschakelen of verwijzen naar interne en of externe deskundigen De leidinggevende kan direct of op een later tijdstip een of meerdere hieronder genoemde deskundigen inschakelen voor de ondersteuning van een groep medewerkers dan wel een individuele medewerker doorverwijzen. Bedrijfsmaatschappelijk werk Klinisch psychologie Geestelijke Verzorging Bedrijfsarts De leidinggevende maakt afspraken met de deskundigen over de vorm en frequentie van de ondersteuning voor de individuele medewerker en/of groep medewerkers. Afspraken die gemaakt worden met de deskundigen worden bij voorkeur vooraf afgestemd met alle betrokkenen, doch minimaal gecommuniceerd naar alle betrokkenen. De deskundigen rapporteren over de voortgang naar de leidinggevende en de hogere leidinggevende. 5.4 In gang zetten regeling bij overlijden van een medewerker Bij overlijden van een medewerker wordt deze regeling gebruikt om, naast opvang van medewerkers, ook een aantal praktische zaken te regelen. Dit gebeurt in overleg met de familie van de medewerker. Indien van toepassing zet de leidinggevende in overleg met de P&O adviseur deze regeling in gang. De P&O adviseur ondersteunt de leidinggevende bij de uitvoering. Versie 4 maart

5 5.5 In gang zetten regeling Arbeid en Rouw Bij overlijden van een dierbare naaste van een medewerker, is er sprake van een specifieke schokkende gebeurtenis. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de regeling Arbeid en Rouw, waarbij een bijzondere aanpak toegepast kan worden op de desbetreffende situatie. Indien van toepassing zet de leidinggevende in overleg met de P&O-adviseur deze regeling in gang. De P&O adviseur ondersteunt de leidinggevende bij de uitvoering. 5.6 In gang zetten protocol bij Zelfdoding van een patiënt Naast de opvang van medewerkers bij een zelfdoding van een patiënt dient een aantal (wettelijke) voorschriften gevolgd te worden zoals onder andere het informeren van overheidsinstanties. Indien van toepassing zet de leidinggevende in overleg met de naast hoger leidinggevende deze procedure in gang. 6. Evaluatie en afronding Aan het eind van het proces van opvang en nazorg houdt de leidinggevende een evaluatiegesprek met de betrokken medewerker(s) en andere betrokkenen. Jaarlijks rapporteren de ingeschakelde deskundigen aan de arbocoördinator. Deze gegevens worden anoniem verwerkt in het arbo jaarverslag Versie 4 maart

6 Bijlage 1: Handleiding voor leidinggevenden bij gesprekken i.v.m. opvang en nazorg na schokkende gebeurtenissen ter voorkoming van een ernstige stressreactie op een ingrijpende gebeurtenis (ook wel posttraumatische stressstoornis/ptss genoemd). ACTIEMOMENT DOEL VERANTWOORDELIJK VOOR UITVOERING 1 e opvang zo spoedig steunen, informatie leidinggevende mogelijk na het incident tot maximaal na 24 uur geven en structureren vervolgopvang na 1 steunen, informatie leidinggevende dag vervolgopvang na ± 2 weken vervolggesprek na ± 2 maanden na ± 3 maanden geven en structureren Inzicht krijgen in het doel van de verwerking, bespreken huidige situatie, informatie geven, regelen Inzicht krijgen in het verloop van de verwerking, afsluiting van het traject of doorverwijzen Evaluatie van de resultaten en de werkwijze met de betrokken medewerker(s), evalueren of preventieve maatregelen aanpassing behoeven leidinggevende leidinggevende leidinggevende Versie 4 maart