gemeente Eindhoven Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling Raadsbijlage nummer 191 lnboeknummer OOU002531 Beslisdatum 26 september 2000 Dossiernummer 039.202 RaadsbijlageVoorstel inzake de analyse en Plan van Aanpak van de interim manager, het vaststellen van dit Plan van Aanpak voor de Stichting Peuterspeelzalen Eindhoven en beschikbaarstelling van middelen ter dekking van tekorten 1 Inleiding Op 27 juni 2000 is er aan het college van burgemeester en wethouders een dossier voorgelegd betreffende het vaststellen van de opdracht voor een interim-manager bij de Stichting Peuterspeelzalen Eindhoven. Het college heeft ingestemd met de offerte van Ernst &Young en heeft de directeur van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling opgedragen de voortgang te bewaken en periodiek (maandelijks) aan het college te rapporteren. In het dossier worden twee fasen onderscheiden: 1. analyse van de situatie bij de Stichting Peuterspeelzalen Eindhoven (SPE) en het opstellen van een Plan van Aanpak; 2. uitvoering van het Plan van Aanpak, nadat dit plan aan het college ter besluitvorming en aan de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling voor advies is voorgelegd. Aan de interim-manager is opdracht verstrekt tot de uitvoering van de eerste fase. Hiervan is de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling in kennis gesteld. Op 19 juni 2000 is een interim-manager aan de slag gegaan. Voortgangsrapportage heeft plaatsgevonden aan het college. Tevens heeft de interim-manager contact gehad met de adviseurs die betrokken zijn bij de Nieuwe Welzijnsorganisatie. Inmiddels heeft de interim-manager een rapportage gereed waarin de analyse en een Plan van Aanpak zijn opgenomen. 2 Probleemstelling Uit dit Plan van Aanpak blijkt welke maatregelen er door een interim-manager getroffen moeten worden om van de SPE een financieel en organisatorisch gezonde organisatie te maken, die zonder "erfenis" kan worden overgedragen aan de Nieuwe Welzijnsorganisatie. Het college en de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling hebben kennisgenomen van de analyse en het Plan van Aanpak vastgesteld.
Raadsbijlage nummer 191 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Implementatie van het Plan van Aanpak moet leiden tot een financieel en organisatorisch gezonde en bedrijfsmatige instelling voor peuterwerk die zonder een ongedekt tekort onderdeel kan uitmaken van de Nieuwe Welzijnsorganisatie. 4 Wijze van aanpak/oplossingsrichting Onder verantwoordelijkheid van de SPE is er een interim-manager aangesteld die, in verband met ziekte van de directeur, de algehele leiding van de instelling op zich heeft genomen en een analyse heeft gemaakt en een Plan van Aanpak heeft opgesteld dat een einde moet maken aan de organisatorische en financiele problemen van de organisatie. De belangrijkste conclusies uit het door de interim-manager opgestelde analyse en de financiele rapportage zijn: 1. zowel de voornaamste conclusies uit de rapportages van de Rekenkamer als die van Ernst & Young-accountants worden onderschreven; 2. de administratieve organisatie is onvoldoende op orde en niet op haar taak berekend om de juiste management informatie te leveren, waardoor vroegtijdig gesignaleerd en bijgestuurd kan worden. Daarbij dient aangetekend te worden dat de administratieve organisatie onderdeel is van een organisatie, die niet is ingericht en ingesteld op integraal resultaat gericht werken; 3. het saneringsplan, sluiting van vier peuterspeelzalen en vermindering van het aantal groepen, heeft niet tot de beoogde financiele resultaatverbetering geleid. De liquiditeitspositie is, als gevolg van de tekorten over de jaren 1999 en 2000, zorgwekkend. Zonder maatregelen is de instelling niet in staat de continuiteit van het peuterwerk te garanderen; 4. de SPE is niet in staat de ontstane tekorten over de jaren 1999 en 2000 op te vangen zonder structurele verhoging van de vraagprijs; 5. het tekort voor het jaar 2000 wordt geraamd op f 754.431,ÃćâĆňâĂİ. Compensatie van de CAO-consequenties door de gemeente via het subsidiebudget en het honoreren van een subsidieverzoek in verband met de openstelling van een speelzaal in de wijk Meerhoven, kunnen deze raming enig zins positief beãŕnvloeden. Het negatieve vermogen is in 1999 opgelopen tot f 563.000,ÃćâĆňâĂİ. Samengevat stelt de interim manager, via het Plan van Aanpak, de volgende maatregelen voor om de gesignaleerde knelpunten het hoofd te bieden: 1. de SPE met een vermogenspositie van f 0,ÃćâĆňâĂİ per 1 januari 2001 over te laten gaan naar de Nieuwe Welzijnsorganisatie.
f 407.000,ÃćâĆňâĂİ, Raadsbijlage nummer 191 Daartoe eenmalig een subsidie beschikbaar te stellen dat als volgt is opgebouwd: a. ter dekking van het negatieve vermogen ontstaan in 1999 f 563.000,ÃćâĆňâĂİ ; b. ter dekking van het tekort (prognose) voor het jaar 2000 f 754.431,ÃćâĆňâĂİ ; 1. vooruitlopend op het besluit+, compensatie van loonsomcorrectie voor het jaar 2000, beschikbaar te stellen f 46.612,ÃćâĆňâĂİ ; 2, de verhoging van het subsidiebudget 2000, zoals ook voor het jaar 2001 in de Voorjaarsnota is opgenomen 3. er dekking van het (restant-)tekort over het jaar 2000 300.819,ÃćâĆňâĂİ ; c. ter dekking van de kosten van interim-management en de uitvoering van het Plan van Aanpak f aaue0=- Totaal f 1.817.431,ÃćâĆňâĂİ 2. ter oplossing van het acute liquiditeitsprobleem de middelen genoemd onder la, zijnde een bedrag van f 563.000,ÃćâĆňâĂİ, per september betaalbaar stellen; 3. de instelling een taakstellende bezuinigingsopdracht te geven van f 400.000,ÃćâĆňâĂİ, zodat per 1 januari 2001 een sluitende begroting voor het jaar 2001 gepresenteerd kan worden. Om dit te kunnen realiseren stelt de interim-manager voor de volgende maatregelen te treffen. Een professionele, klant- en resultaatgerichte organisatie bewerkstelligen in structuur en werkwijze door: a. een heldere organisatiestructuur met twee regio s; b. decentralisatie van verantwoordelijkheden en bevoegdheden; c. sturing vanuit resultaatverantwoordelijkheid. 4. de SPE financieel taakstellend te laten functioneren en daarmee financieel gezond te maken. In de gemeentebegroting is rekening gehouden met een post ter compensatie voor CAOconsequenties. Op het advies van het VNG zal het college een besluit nemen of en in welke mate tot honorering zal worden overgegaan. Een besluit hierover wordt einde 2000/begin 2001 verwacht.
1 Raadabijlage nummer 191 Om tot realisatie per 31 december 2000 over te gaan is de volgde inzet noodzakelijk: l. een interim-directeur die gedurende drie dagen per week tot 1 januari 2001 het organisatie verbeteringstraject leidt; 2. een interim-controller die gedurende 1,5 dag per week, tijdelijk tot 1 januari 2001, de leiding heeft over de financiele administratie en het managementinformatiesysteem adequaat op te zetten; 3. daarnaast wordt een budget gevraagd voor scholing en kosten van bijeenkomsten van personeel, de aanschaf van software, PR-activiteiten en onvoorziene personele uitgaven. Hiervoor wordt een budget van f 500.000,ÃćâĆňâĂİ noodzakelijk geacht. Het bestuur van de SPE heeft ingestemd met de analyse en het Plan van Aanpak en onderkent nu ook de problemen bij de instelling. Tevens heeft het bestuur aangegeven positief te zijn over de wijze waarop de interim-manager de algehele leiding van de organisatie ter hand heeft genomen en de huidige interim-manager geschikt te vinden om het Plan van Aanpak (Fase II) uit te voeren. Door dezelfde interim-manager ook de tweede fase te laten uitvoeren wordt voorkomen dat een nieuwe kandidaat de organisatie eerst moet leren kennen alvorens aan de slag te kunnen. Daarnaast wordt vermeden dat er binnen de stichting meer onrust ontstaat onder personeel en ouders. Voorgesteld wordt de huidige interimmanager de opdracht te geven het door haar opgestelde Plan van Aanpak in de tweede fase zelf te implementeren. Conform het raadsbesluit van 13 juni 2000 dient het Plan van Aanpak de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling ter bespreking te worden voorgelegd, waarna de opdracht voor de uitvoering van Fase II kan worden opgesteld. Bij bovengenoemd raadsbesluit is de rekening-courantlimiet verhoogd van f 563.000,ÃćâĆňâĂİ naar f 1.063.000,ÃćâĆňâĂİ (verhoogd ten behoeve van de kosten van interimmanagement). Om pragmatische redenen was hiervoor gekozen. Het voornemen was om einde van het jaar 2000 een definitief voorstel aan de raad voor te leggen. De interim-manager geeft aan dat de instelling niet in staat is de schulden zelf te dragen. Zoals eerder beschreven worden de bevindingen en conclusies uit de rapportage van Ernst & Young door de interim-manager onderschreven. Ook zij komt tot de conclusie dat het tekort voor het jaar 2000 uitkomt op een tekort van ruim f 754.431,ÃćâĆňâĂİ. Een acuut liquiditeitsprobleem doet zich nu voor. Uit tussentijdse rapportages in de eerste fase komt naar voren dat de deelname van kinderen aan peuterwerk de laatste maanden wat terugloopt. Als reden wordt de onrust binnen de organisatie genoemd.
f 1.81 7.500,ÃćâĆňâĂİ. Raadsbij lage nummer 191 f QG 00QÃćâĆňâĂİ f 1.817.500,ÃćâĆňâĂİ De middelen die via de rekening-courant beschikbaar zijn voor de instelling, kunnen niet ingezet worden ter dekking van het tekort voor het jaar 2000. 5 Financiele gevolgen en risico s Ingestemd wordt met het Plan van Aanpak en voorgesteld wordt om de rekeningcourantovereenkomst te beeindigen en ter dekking van de tekorten over de jaren 1999, (prognose) 2000 de kosten van interim-management en de kosten ter uitvoering van het Plan van Aanpak middelen vrij te maken tot een bedrag van maximaal Dit bedrag is als volgt samengesteld: a. ter dekking van het negatieve vermogen ontstaan in 1999 f 563.000,ÃćâĆňâĂİ b. ter dekking van het tekort (prognose) over het jaar 2000 f 754.431,ÃćâĆňâĂİ c. ter dekking van kosten van interim-management en de koster ter uitvoering van het Plan van Aanpak Totaal(afgerond) De middelen worden beschikbaar gesteld aannemende dat de instelling het Plan van Aanpak per 31 december 2000 gerealiseerd heeft (waaronder een taakstellende bezuiniging van f 400.000,-) en per 1 januari 2001, met het subsidiebedrag 2001, een sluitende begroting 2001 kan presenteren. De instelling kan werken aan het verbetertraject. Hiervoor heeft de instelling vier maanden. Bij het opstellen van het Beleidsplan 2001-2004 wordt een voorstel gedaan met betrekking tot de invulling van de incidentele middelen. Hierin is opgenomen de extra te maken kosten van interim-management en Plan van Aanpak, bij de SPE, voor een bedrag van f 500.000,ÃćâĆňâĂİ, Dit Beleidsplan wordt de raad op 26 oktober 2000 ter besluitvorming voorgelegd. De begrotingscommissie heeft positief geadviseerd. Dit impliceert dat met instemming van het Beleidsplan 2001-2004 door u de kosten van de interim-manager en de kosten ter uitvoering van het Plan van Aanpak reeds gedekt zijn, zodat nog f 1.317.500,ÃćâĆňâĂİ ten laste van de saldireserve dient te worden gebracht. Ter oplossing van de liquiditeitsproblemen zijn de subsidievoorschotten voor de maanden oktober, november en december nu aan de instelling beschikbaar gesteld. 6 Overige gevolgen van de aanpak Uitvoering van het Plan van Aanpak maakt van de SPE weer een gezonde organisatie. Daarnaast komt er duidelijkheid over de hoogte van het budget dat past bij de huidige realisatie van het peuterwerk. Met name in het licht van nieuwe ontwikkelingen inzake spilcentra, een sluitende aanpak 0-6-jarigen en nieuwe uitgangspunten voor het peuterwerk, is het van groot belang hierover helderheid te krijgen. Aan de hand
Raadsbijlage nummer 191 van dan beschikbare gegevens kan ingeschat worden wat de financiele consequenties zijn van deze ontwikkelingen. 7 Resultaten van overleg /inspraak Gedurende de eerste fase, waarin analyse en het opstellen van een Plan van Aanpak centraal stond, is er regelmatig overleg geweest tussen de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling, de interim-manager en het bestuur van de SPE. Het bestuur van de SPE kan zich vinden in het door de interim-manager opgestelde Plan van Aanpak en stemt ermee in. Het bestuur is tevreden over de interim-manager en stemt ermee in dat zij het Plan van Aanpak ten uitvoer zal brengen in de organisatie. 8 Communicatie De interim-manager heeft het personeel op de hoogte gesteld van de bevindingen en het Plan van Aanpak. De ondernemingsraad is om advies gevraagd. Voor behandeling van dit dossier in de commissie zal het advies bekend zijn. De ouders zullen binnenkort op de hoogte gesteld worden van de bevindingen en het Plan van Aanpak. Het besluit van het college en het advies van de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling inzake dit dossier moeten ter kennis gebracht worden aan het bestuur van de SPE, aan Ernst & Young en aan de interim-manager. 9 Advisering raadscommissie(s) De commissie voor maatschappelijke ontwikkeling hebben wij over dit voorstel gehoord. Haar positiefadvies ligt voor u ter inzage. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, R. Welschen, burgemeester. S. Broersma, loco-secretaris.
r p Raadsbijlage nummer 191 Besluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 september 2000, nr. 191; gelet op het advies van de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling; besluit: 1. kennis te nemen van het besluit van het college betreffende de analyse en Plan van Aanpak van de interim-manager; 2. kennis te nemen van het advies van de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling betreffende het Plan van Aanpak van de interim-manager voor de Stichting Peuterspeelzalen Eindhoven; 3. kennis te nemen van het besluit van het college om aan de directeur van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling opdracht te verstrekken de opdracht voor de interim-manager ter uitvoering van het Plan van Aanpak (Fase II) voor te bereiden en het college van burgemeester en wethouders ter besluitvorming voor te leggen; 4. ter dekking van de tekorten van de Stichting Peuterspeelzalen Eindhoven over de jaren 1999, (prognose) 2000, f 1.317.500,ÃćâĆňâĂİ eenmalig beschikbaar te stellen ten laste van de saldireserve; 5. de begroting dienovereenkomstig aan te passen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 9 oktober 2000. R. Welschen, voorzitter. C. Tetteroo, secretaris. wz00015756