1 HANDLEIDING ONLINE DOSSIER BEHEER U gaat gebruik maken van het verzenden van documenten aan uw cliënten via Online dossier (DP) van Van Brug Software. U kunt via de software van Van Brug Software (Codex en NIS) documenten uploaden naar het Online dossier, waarna deze documenten door uw cliënten op een veilige manier kunnen worden ingezien. Als beheerder kunt u in uw portaal voor het Online dossier een aantal zaken regelen zoals bijvoorbeeld uw kantoorlogo of de stijl van de gebruikte kleuren. Om een beheerdersaccount en wachtwoord te ontvangen, dient u vanuit het e-mailadres dat u daarvoor wilt gebruiken een aanvraag te doen via info@vanbrug.nl. Daarna ontvangt u instructies om daadwerkelijk in te kunnen loggen. Het inloggen en gebruik wordt hier onder besproken. 1.1 Inloggen beheeraccount Door Van Brug Software zal een beheeraccount aangemaakt worden. Met dit account kunt u inloggen op het Dataplaza-portaal om uw instellingen te wijzigen. U kunt op uw beheerdersportaal inloggen als volgt: In Codex: open een dossier en ga naar het menu-item: [Online dossier (DP)]. In het lint treft u een knop voor het beheerdersportaal aan: Na het aanklikken van deze knop zal het beheerportaal in uw standaard internetbrowser worden geopend. In NIS: open de Zakencockpit en klik op de knop: [Online dossier (DP)]. In het lint treft u een knop voor het beheerdersportaal aan. Na het aanklikken van deze knop zal het beheerportaal in uw standaard internetbrowser worden geopend. U kunt u hier inloggen met e-mailadres van de Kantoorbeheerder en het bijbehorende wachtwoord. Versie: 25 mei 2018 1
Standaard handleiding 1.2 Het beheer portaal 1.2.1 Overzicht Nadat u bent ingelogd krijgt u een overzicht van de aanwezige kantoren van uw praktijk. Tevens wordt daarbij de status aangegeven en welke medewerkers zijn gekoppeld aan het betreffende kantoor: Tevens heeft u aan de linkerzijde van het scherm de beschikking over een keuzemenu: 1.2.2 Medewerkers Via de optie [Medewerkers] kunt u uw medewerkers onderhouden die namens uw kantoor op het Dataplaza-portaal kunnen werken. U ziet hier eerst het overzicht met de reeds aangemaakte medewerkers: Via de knop [Maak nieuwe gebruiker] kunt u een nieuwe medewerker toevoegen aan uw portaal. U vult in het betreffende scherm de gevraagde gegevens in en klikt op [Opslaan]. U kunt bij het aanmaken van een nieuwe medewerker alleen maar kiezen voor de rol: [Medewerker]. 2 Versie: 25 mei 2018
In het overzicht van de medewerkers staat achter iedere naam een knop [Bewerk], waarmee u de gegevens van de medewerkers kunt aanpassen. Indien een medewerker uw kantoor verlaat, kunt u door middel van het aanpassen van het account, zoals hiervoor vermeld, het account geheel verwijderen of de status op [inactief] zetten zodat deze medewerker niet meer kan inloggen op Dataplaza. Via Zoeken kunt u in de lijst zoeken waarbij u tevens kunt aangeven in welke velden u wilt zoeken: 1.2.3 Mijn Profiel Via de menu optie [Mijn Profiel] kunt u (beperkt) gegevens aanpassen van uw beheerders account. De enige opties die aan te passen zijn: uw naam, e-mailadres en het wachtwoord. 1.2.4 Kantoorinstellingen Via de menu optie [Kantoorinstellingen] kunt u een aantal instellingen, welke gebruikt worden voor uw Online dossier portaal aanpassen, namelijk: Naam: de naam van uw kantoor. E-mailadres: het e-mailadres van uw kantoor waarop bijvoorbeeld de bevestigingen binnenkomen dat uw cliënt het document/de documenten heeft ingezien. Versie: 25 mei 2018 3
Standaard handleiding De URL naar uw kantoorlogo. Dit logo wordt onder andere aan uw cliënten getoond wanneer zij inloggen op hun Online dossier, nadat door u documenten zijn geplaatst. Dit logo wordt door het Dataplaza platform aangepast naar een resolutie van maximaal 160 x 55 pixels. U kunt hiervoor bijvoorbeeld een link naar uw logo op uw eigen website gebruiken. Primaire huisstijl kleur: de kleur voor het menublok aan de linkerzijde, in dit geval donkerblauw. Zodra u op de balk achter [Primaire huisstijl kleur] klikt, krijgt u een pop-up met een kleurenkiezer, waarmee u een kleur kunt bepalen. Mocht u bekend zijn met de RGB code in het formaat #000000 die u wilt gebruiken (bijvoorbeeld van uw website, eventueel op te vragen bij uw websitebeheerder) dan kunt u deze ook direct ingeven. Secundaire huisstijl kleur: de kleur voor de balk achter het menublok aan de linkerzijde, in dit geval groen. Zodra u op de balk achter [Secundaire huisstijl kleur] klikt, krijgt u een pop-up met een kleurenkiezer waarmee u een kleur kunt bepalen. Mocht u bekend zijn met de RGB code in het formaat #000000 die u wilt gebruiken (bijvoorbeeld van uw website, eventueel op te vragen bij uw websitebeheerder) dan kunt u deze ook direct ingeven. 4 Versie: 25 mei 2018
1.2.5 Afmelden Wanneer u klaar bent met uw activiteiten, dient u zich af te melden. Dit doet u via de afmeldknop rechtsboven Nadat u zich heeft afgemeld, volgt het volgende scherm: Versie: 25 mei 2018 5