HANDLEIDING IMPACT DOCUMENTS. Office Data Objects bvba Wellingstraat Beernem 0032 (50)

Transcriptie

1 HANDLEIDING IMPACT DOCUMENTS Office Data Objects bvba Wellingstraat Beernem 0032 (50) Herzien

2 Inhoud IMPACT CRM Documents... 2 Algemene informatie... 2 Terminologie... 3 IMPACT CRM DOCUMENTS VOOR ADMINISTRATORS... 4 IMPACT CRM Documents Configuratie... 4 IMPACT CRM DOCUMENTS VOOR GEBRUIKERS... 7 Word-Template aanmaken... 7 MailMerge- Word-Document genereren Codes MailMerge Updates

3 IMPACT Documents Algemene informatie IMPACT Documents, ook wel de DocumentGenerator of MailMerge genoemd. De IMPACT DocumentenGenerator maakt het mogelijk om contactgegevens uit IMPACT CRM automatisch te genereren of mergen in een Word-document. Dit kan vanuit IMPACT CRM als vanuit Word en gebeurt slechts in enkele muisklikken. U kunt bovendien één of meerdere contacten (en hun contactgegevens) tegelijk invoegen in een template in Word. Dit kan handig zijn om briefwisseling, zoals bijvoorbeeld facturen of contracten, snel te organiseren. Na de installatie van IMPACT Documents krijgt u een nieuw menu binnen uw Microsoft Office Word, nl IMPACT CRM. Via dit Menu krijgt u de mogelijkheid om u aan te melden bij uw IMPACT CRM Account en zo de gegevens van uw contacten te genereren naar documenten. Na het aanmelden kunt u de verschillende bewerkingen uitvoeren: Updates: Controleren op Updates Instellingen: Aanmaken van Templates, templatemappen ed Execute: Mergen van contactgegevens uit IMPACT CRM 2

4 Terminologie 3

5 IMPACT DOCUMENTS VOOR ADMINISTRATORS IMPACT Documents Configuratie Na installatie van IMPACT Documents dienen de Algemene instellingen correct aangevuld te worden. Ga hiervoor via het IMPACT Menu naar IMPACT Documents en klik op de knop Instellingen. 1. Vervolledig de instellingen op het eerste tabblad Algemeen als volgt: Indien uw account hier reeds verschijnt, dan dient u geen nieuw account aan te maken. Wanneer u reeds over een IMPACT CRM -Account beschikt in Outlook, dan zal automatische een IMPACT CRM - Account verschijnen in Word. Indien u nog niet over een account beschikt en hier dan ook geen account verschijnt, dient u de instellingen van het meegeleverde account te vervolledigen. U hebt de accountgegevens ontvangen bij uw bestelling of bij de installatie van Office Data Objects. Om de accountinstellingen te openen, selecteer uw account en klik op de Bewerken knop rechts bovenaan de accountlijst. Geef uw service-adres op. Dit adres hebt u via ontvangen en maakt deel uit van de bevestigingsmail na uw bestelling. De structuur van dit adres is altijd als volgt: Waarbij de xxxx in OfficeDOxxxx vervangt door het nummer (vier cijfers) dat u hebt ontvangen. 4

6 Geef uw accountnaam op, bijvoorbeeld uw bedrijfsnaam. Dit dient enkel om de diverse account te onderscheiden indien meerdere IMPACT CRM Acounts gebruikt worden. Vervolledig uw gebruikersnaam en wachtwoord. Standaard wordt IMPACT CRM geleverd met één account met Admin als gebruikersnaam en Admin als wachtwoord. Deze gebruikersaccount is een administrator-account en zorgt ervoor dat u toegang krijgt tot de IMPACT CRM Software. U kunt via deze gebruikersaccount eventuele bijkomende gebruikersaccounts configureren. LET OP: het is noodzakelijk dat u het Admin wachtwoord wijzigt nadat u de software in gebruik hebt genomen. Het Admin account kan NIET verwijderd worden. Vervolledig eventuele proxy-instellingen via het tabblad ProxyServer. Een proxyserver is een server die zich bevindt tussen de computer van een gebruiker en de computer waarop de door de gebruiker gewenste informatie staat. De server is als het ware de "tussenpersoon". Om de gewenste proxy-instellingen te ontvangen, raadpleegt u uw ITverantwoordelijke. 2. Vervolledig de instellingen op het tabblad Geavanceerd naar wens: Kies de gewenste taal (Nederlands, Frans, Engels of Duits) voor de gebruikers. Indien u wenst dat de IMPACT CRM modules pas geladen worden nadat u zich aanmelde bij IMPACT CRM, dan vinkt u bij Laadmethode de optie Wachten met laden van modules tot bij het aanmelden aan. Hierbij worden Outlook en de IMPACT CRM Generel module zeer snel opgestart, waardoor de s reeds geraadpleegd kunnen worden. Pas na het aanmelden bij IMPACT CRM worden de eventuele andere modules geladen. Onder Update vinkt u de optie Automatische updates NIET TOESTAAN aan indien u GEEN automatische updates wilt. Office2010 ENKEL VOOR GEBRUIKERS VAN OUTLOOK 2010 Indien u wenst dat de IMPACT CRM en de modules, na het opstarten van Outlook 2010, zichtbaar zijn in het Lint, dan dient u onder Office2010 de IMPACT CRM KeyTip in te geven. De KeyTip kunt u nagaan door het basisscherm van Outlook te openen (het lint "Home ) en op de ALT -toets van uw toetsenbord te klikken. De verschillende KeyTips die Microsoft Outlook toekent, worden weergegeven. Ga na welke KeyTip aan IMPACT CRM toegekend werd (vaak is dit de KeyTip Y1 ) en vul deze vervolgens in in het veld onder Office2010 de IMPACT CRM KeyTip (Instellingen tabblad Geavanceerd ). 3. Vervolledig de instellingen op het tabblad Werkmappen als volgt: Lokale Werkmap: Tijdens de installatie van IMPACT CRM (Zie Algemene Info Installatie IMPACT CRM, De installatie van IMPACT CRM ) werden verschillende mappen aangemaakt. 5

7 Kies hier de lokale aangemaakte werkmap. BedrijfsWerkmap: Tijdens de installatie van IMPACT CRM (Zie Algemene Info Installatie IMPACT CRM, De installatie van IMPACT CRM ) werden verschillende mappen aangemaakt. Kies hier de aangemaakte BedrijfsWerkmap. 4. Via het tabblad Modules krijgt u een overzicht van de geïnstalleerde plugins en hun bijhorende versienummers. U hoeft hier niets in te vullen. 5. Mappen aanmaken via het tabblad TemplateMappen : Om templates gemakkelijk terug te kunnen vinden en dus te ordenen, plaatst u ze best in een map. Via dit tabblad kunt ud de verschillende Mappen aanmaken om de templates in te bewaren, bijvoorbeeld Bestelbonnen, Facturen, Algemene briefwisseling... Mappen kunnen beheerd worden via de knoppen Toevoegen, Bewerken en Verwijderen. 6. Templates aanmaken via het tabblad Templates : Via dit tabblad kunnen templates of standaarddocumenten aangemaakt worden. Meer info over het aanmaken van templates vindt u in het volgende onderdeel, WordTemplate aanmaken. 6

8 IMPACT DOCUMENTS VOOR GEBRUIKERS Word-Template aanmaken Om contactinfo te kunnen mergen naar Word dient u eerste een vooropgesteld Word-document, of template, aan te maken in Word. Om een Word-template aan te maken volgt u volgende procedure: 1. Open Word 2. Ga naar het IMPACT CRM Menu (bovenaan) 3. Klik op de knop Offline. Wacht even totdat u Online bent. 4. Klik op de knop Instellingen 5. Ga naar het tabblad Templates 7

9 Hier krijgt u een overzicht van alle templates (Word). U kunt hier eveneens templates Toevoegen, Bewerken en Verwijderen via de bijhorende knoppen. 6. Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe template aan te maken. Het volgende schrem verschijnt: Geef een sleutel en benoem de template. Kies ook een Map en Taal. Klik vervolgens op Save om alles te bewaren. 7. De nieuwe template verschijnt nu in de lijst. Merk op dat de knoppen CheckIn en Design niet actief en niet aanklikbaar zijn. 8

10 Om de template effectief te ontwerpen en aan te maken, selecteer de template in de lijst en klik op de knop Checkout. Vervolgens worden de knoppen CheckIn en Design actief. Via de knop CheckOut wordt u als het ware verantwoordelijk voor de template. Uw naam verschijnt in de kolom CheckOut en u bent de enige die de template kan bewerken en afwerken. (Wanneer de template afgewerkt is, dient u op de knop CheckIn te klikken. Dit wordt verder in deze handleiding uitgevoerd beschreven. Klik op de knop Design om de template te ontwerpen. 8. Een nieuw Word-document verschijnt. Maak hier uw document (template) aan zoals gewenst. Om het mergen van naam, contactpersoon, adres, telefoon, enz. in de Word-template mogelijk te maken, dient u een specifieke code te gebruiken. Ga hiervoor naar het tabblad Mailings en klik vervolgens op de knop Insert Merge Field. Kies hier de gewenste code, bijvoorbeeld voor het adres de codes: «BusinessAddressStreet»«BusinessAddressPostalCode»«BusinessAddressCity» Meer info ivm de codes, zie Codes MailMerge. 9. Sluit vervolgens het document. U wordt gevraagd of u de template wilt opslaan. Doe dit dan ook. 10. Klik nu op de knop CheckIn om het document openbaar te maken. Doet u dit niet, dan zal de template niet gebruikt kunnen worden omdat het zogenaamd nog niet afgewerkt is. 9

11 11. Ga naar het tabblad Algemeen en klik onderaan de knop Bewaren. MailMerge- Word-Document genereren Contactgegevens in een Word-document genereren/plaatsen via MailMerge kan op 2 manieren gebeuren : 1. Vanuit een contacfiche in Outlook Via de knop MailMerge. Deze knop op de contactfiche maakt het mogelijk om snel dit contact te mergen naar een WordDocument. Hou er wel rekening mee dat u via deze methode slechts 1 CONTACT kunt mergen, bamelijk het contact op deze contactfiche. Om meerdere contacten tegelijk te mergen hanteert u de tweede methode zoals hieronder beschreven. 10

12 2. Vanuit Word via het Menu IMPACT CRM - Online - Execute. Het voordeel van deze methode is dat u MEERDERE contacten tegelijk kunt selecteren en mergen naar het Word-document, terwijl met de vorige methode u slechts 1 contact kunt mergen. Nadat u één van bovenstaande methoden hanteerde, verschijnt het volgende scherm: Een overzicht : 1. Contacten selecteren Klik op de knop Contacten Selecteren om één of meerdere contacten te selecteren. Het zoek -scherm wordt geopend en u kunt de contacten die u wenst te mergen, opzoeken. 11

13 Selecteer het gewenste contact door ze aan te klikken. Klik vervolgens op Wegschrijven om uw selectie te bevestigen. Na het wegschrijven, kunt u tevens een relatie van het bedrijf selecteren. Indien u meerdere contacten wilt selecteren, gebruikt u de knoppen Shift ( een opeenvolgende selectie) of CTRL (aparte, niet opeenvolgende selectie) en een muisklik. Klik vervolgens op Wegschrijven om uw selectie te bevestigen. Naast de Contacten Selecteren -knop verschijnt hoeveel contacten u selecteerde. Indien u meerdere contacten selecteerde, verschjnt er vervolgens een nieuwe balk met enkele relaties die aan deze contacten gelinkt zijn. Selecteer de gewenste relatie, bijvoorbeel Is medewerker van. 2. Template Selecteren Selecteer de gewenste Template (die aangemaakt werd via de Instellingen van IMPACT CRM Documents). 3. Uitvoeren Selecteer de gewenste optie: 1) Databron behouden De data wordt gelinkt aan de orginele template 2) Databron verwijderen en afwerken tot afzonderlijk(e) document(en) De orginele Template blijft behouden. De template met databron wordt een nieuw afzonderlijk(e) document(en) en de link naar de databron wordt hierbij geschrapt. 3) Databron verwijderen en afwerken tot printer De orginele Templat blijft behouden. De template met databron wordt naar de printer gestuurd en de link naar de databron wordt hierbij geschrapt. 4. Het mergedocument aanmaken Klik op de knop het mergedocument aanmaken om de merge uit te voeren. De contactgegevens verschijnen nu automatisch in de template. Opmerking: De templates verschijnen steeds per contact. Hebt u met andere woorden 4 contacten geselecteerd, dan zult u enkel de mailmerge van het eerste contact te zien krijgen. Om de ingevulde templates van de andere contacten te zien, dient u op het tabblad Mailings op de PIJLTJES te klikken. Hebt u 4 contacten weggeschreven, dan zult u 4 verschillende templates kunnen bekijken en doorbladeren met behulp van de pijltjes(zie screenshot). 12

14 13

15 Codes MailMerge Om een template voor MailMerge aan te maken dient u via code aan te duiden welke data in de template gegenereerd moet worden. Wilt u bijvoorbeeld dat de postcode op een bepaalde plaats verschijnt, dan dient u op die plaats de volgende code te plaatsen: BusinessAddressPostalCode. Hiervoor gaat u naar het tabblad Mailing en klik vervolgend op de knop Insert Merge Field. Hier kiest u de gewenste code. Een overzicht van de codes met hun betekenis: Key,"Archived = ImportKey = Account = AssistantName AssistantTelephoneNumber = Naam assistent = Telefoon van de assistent BillingInformation = Body = Opmerking Business2TelephoneNumber = Zakelijk telefoonnummer (2) BusinessAddress BusinessAddressCity BusinessAddressCountry BusinessAddressPostalCode BusinessAddressPostOfficeBox BusinessAddressState BusinessAddressStreet BusinessFaxNumber BusinessHomePage BusinessTelephoneNumber CallbackTelephoneNumber CarTelephoneNumber Categories Children Companies CompanyAndFullName CompanyLastFirstNoSpace = Volledige adreslijn van het zakelijk adres = Stad van het zakelijk adres = Land van het zakelijk adres = Postcode van het zakelijk adres = Busnummer van het zakelijk adres = Staat/Provincie van het zakelijk adres = Straat en nummer van het zakelijk adres = Zakelijk Faxnummer = Zakelijk websitepagina = Zakelijk telefoonnummer = Terugbelnummer = Autotelefoonnummer = Categorien = Kinderen = Bedrijven = Samenstelling bedrijf en volledige naam = Samenstelling bedrijf en voornaam/familienaam 14

16 CompanyLastFirstSpaceOnly CompanyMainTelephoneNumber CompanyName ComputerNetworkName ConversationIndex ConversationTopic CustomerID Department 1Address 1AddressType 1DisplayName = Samenstelling bedrijf en voornaam/familienaam = Hoofdtelefoonnummer van het bedrijf = De bedrijfsnaam Gebruik Contactperson = Netwerknaam = Conversatie Index = Conversatie Onderwerp = Klantnummer = Departement = Standaard adres = AdresType van het 1e adres = Weergavenaam van het 1e adres 1EntryID = Unieke code voor adres 1 2Address 2AddressType 2DisplayName = 2e adres = AdresType van het 2e adres = Weergavenaam van het 2e adres 2EntryID = Unieke code voor adres 2 3Address 3AddressType 3DisplayName = 3e adres = AdresType van het 3e adres = Weergavenaam van het 3e adres 3EntryID = Unieke code voor adres 3 FileAs FirstName FTPSite = Opslaan Als = Voornaam = FTP Website FullName = Volledig naam : aanspreking+familienaam+middelnaam+voornaam+ suffix FullNameAndCompany GovernmentIDNumber Hobby Home2TelephoneNumber HomeAddress HomeAddressCity = Combinatie van volledige naam en bedrijf = Identificatie bij de overheid = Hobby = 2e vaste telefoonnummer thuis = Volledige adreslijn van het thuisadres = Stad van het thuisadres 15

17 HomeAddressCountry HomeAddressPostalCode HomeAddressPostOfficeBox HomeAddressState HomeAddressStreet HomeFaxNumber HomeTelephoneNumber Initials InternetFreeBusyAddress ISDNNumber JobTitle Language LastFirstAndSuffix LastName LastFirstNoSpace LastFirstNoSpaceCompany LastFirstSpaceOnly LastFirstSpaceOnlyCompany LastNameAndFirstName MailingAddress MailingAddressCity MailingAddressCountry MailingAddressPostalCode MailingAddressPostOfficeBox MailingAddressState MailingAddressStreet ManagerName MiddleName Mileage MobileTelephoneNumber NetMeetingAlias = Land van het thuisadres = Postcode van het thuisadres = Postbus van het thuis adres = Staat/Provincie van het thuisadres = Straat en nummer van het thuisadres = faxnummer van het thuisadres = telefoonnummer van het thuisadres = Initialen = Adres van de internet free/busy site = ISDN telefoonnummer = Jobtitel = Taal = Combinatie van familienaam/voornaam en suffix = Naam (zowel voor personen als bedrijven) = Naam en voornaam zonder tussenspaties = Naam/voornaam zonder tussenspatie en bedrijf = Naam/voornaam voor Oosterse karakters = Naam/voornaam/bedrijf voor Oosterse karakters = Combinatie naam en voornaam = Het volledige mailingadres = Stad van het mailingadres = Land van het mailingadres = Postcode van het mailingadres = Postbus van het mailingadres = Staat/Provincie van het mailingadres = Straat van het mailingadres = Naam van de manager = Middelnaam = Aantal kilometer afstand = GMS nummer = Alias voor netmeeting 16

18 NetMeetingServer NickName OfficeLocation OrganizationalIDNumber OtherAddress OtherAddressCity OtherAddressCountry OtherAddressPostalCode OtherAddressPostOfficeBox OtherAddressState OtherAddressStreet OtherFaxNumber OtherTelephoneNumber PagerNumber PersonalHomePage PrimaryTelephoneNumber Profession RadioTelephoneNumber ReferredBy Spouse Subject Suffix TelexNumber Title TTYTDDTelephoneNumber = Server voor netmeeting = Pseudoniem = Adres van het kantoor = Identificatie binnen de organisatie = Het volledige ander adres = De stad van het ander adres = Land van het ander adres = Postcode van het ander adres = Postbus van het ander adres = Staat/Provincie van het ander adres = Straat van het ander adres = Alternatief faxnummer = Alternatief telefoonnummer = Nummer van de pager = Persoonlijke website = Primair telefoonnummer = Beroep = Radio-telefoon nummer = Via referentie = Naam van de echtgeno(o)t(e) = Onderwerp = Suffix (bijvoegsel) = Telex nummer = Titel = TTYTDD telefoonnummer User1 = Vrij veld 1 User2 = Vrij veld 2 User3 = Vrij veld 3 User4 = Vrij veld 4 UserCertificate WebPage = Certificaatnummer = Webpagina 17

19 YomiCompanyName YomiFirstName YomiLastName Anniversary Birthday CreationTime LastModificationTime ExcludeFromMailing VatNumber RegisterNumber ContactPerson = Japanse weergave bedrijfsnaam = Japanse weergave voornaam = Japanse weergave naam = Verjaardag = Geboortedatum = Tijd van creatie contact = Tijd van laatste aanpassing aan contactfiche = Uitgesloten van mailing = BTW nummer = RegistratieNummer = De Fullname van de gekozen relatie of het bedrijf GEBRUIK ALTIJD HET MAILINGADRES IN TEMPLATES : duidt in outlook bij een adres aan this is the mailingaddres. Updates Via de knop Updates in de IMPACT CRM Werkbalk kunt u snel en gemakkelijk updates laten uitvoeren. Na één simpele klik op de knop Updates verschijnt het volgende scherm: U klikt op ja om te controleren op Updates. Sluit eerst uw Word en Outlook af om eventuele haperingen of blokkage te voorkomen en klik vervolgens op Start Update. De update wordt uitgevoerd en u kunt het verloop opvolgen via de blakjes. Wanneer de update vervolledigd werd, verschijnt een scherm met de melding dat de update uitgevoerd werd. Nu kunt u opnieuw aan de slag. 18

20 In deze reeks zijn ook verschenen: Handleiding IMPACT CRM A Handleiding IMPACT Contacts Handleiding IMPACT Sales Handleiding IMPACT Mail Handleiding IMPACT Time Handleiding IMPACT Services Handleiding IMPACT Planning Handleiding IMPACT Reports Handleiding IMPACT ERP Handleiding SALESIMPACT Al deze handleidingen zijn per download beschikbaar via de IMPACT CRM Diensten. Copyright Office Data Objects bvba. Alle rechten voorbehouden. 19