Campagneplan VORAMP Limburg-Noord

Transcriptie

1 Campagneplan VORAMP 2009 Limburg-Noord VORAMP 2008/2009

2 Inleiding Gemeenten zijn in het kader van het Besluit Informatievoorziening Rampen (BIR) wettelijk verplicht hun inwoners permanent te informeren over de risico s in hun gemeente en hoe men zich hiertegen kan beschermen. Eens in de vijf jaren zijn de gemeenten in het kader van het BIR verplicht extra aandacht te besteden aan de risicocommunicatie. In 1993, 1998 en 2003 zijn hiervoor regionale campagnes gehouden onder de werknaam VORAMP. In het Regioraadsbesluit d.d. 4 april 2008 is besloten om het Regiobureau Brandweer (vh. Sector Veiligheid) op te dragen om met ingang van 2008 structureel de vijfjaarlijkse VORAMP-campagne regionaal te organiseren. Dit met ondersteuning van een werkgroep van gemeentelijke voorlichters. Voor de campagne 2008 een eenmalig taakstellende budget beschikbaar te stellen van ,00 (29,2 eurocent/inwoner). Opdracht is om een campagne te ontwikkelen waarbij regionale communicatiemiddelen worden geproduceerd en ingezet. Deze middelen worden voor lokaal gebruik aan de gemeenten beschikbaar gesteld. In 2008 is gestart met het ontwikkelen van een nieuwe VORAMP campagne voor de regio Noord- en Midden-Limburg. Dit overeenkomstig de opdracht die de gemeenten aan het Regiobureau Brandweer Limburg-Noord hebben verstrekt. De eerste fase heeft bestaan uit het beschrijven van een communicatieplan voor de campagne. Op basis hiervan zijn offerten opgevraagd voor het ontwikkelen en uitwerken van de campagne. Een werkgroep bestaande uit ondermeer communicatiemedewerkers van gemeenten, heeft de offerten beoordeeld. De opdracht tot het ontwikkelen van het campagne is gegund aan de firma Coppen uit Roermond. De uitwerkingen van dit bureau zijn wederom door de werkgroep beoordeeld. Een en ander heeft uiteindelijk geleid tot het voorstel dat in deze notitie nader is uitgewerkt. De campagne sluit volledig aan op de landelijke Denk Vooruit campagne maar krijgt een regionaal tintje. Centrale thema in de campagne is zelfredzaamheid. Doelstelling van de campagne is om de bewustwording rondom het thema zelfredzaamheid bij de inwoners van de Veiligheidsregio Limburg- Noord te verhogen. Het plan is op 19 december 2008 aan de communicatiemedewerkers van de gemeenten in onze regio gepresenteerd. Momenteel wordt de campagne verder uitgewerkt. In maart 2009 zal de campagne formeel van start gaan. Venlo, 4 maart 2008 Chr. Trines, adviseur Communicatie & PR. pagina 2 van 10

3 Inhoudsopgave 1. Inleiding... pagina 2 2. Inhoudsopgave... pagina 3 3. Doelstelling... pagina 4 4. Afbakening... pagina 4 5. Doelgroep Analyse... pagina 4 6. Strategie... pagina 5 7. Communicatie Middelen... pagina 5 8. Plan van Aanpak... pagina 6 9. Planning... pagina 9 9. Budget... pagina Evaluatie... pagina 9 pagina 3 van 10

4 Doelstelling campagne Doelstelling van de VORAMP-campagne 2008/2009 is om de bewustwording van de inwoners in Nood- en Midden-Limburg omtrent de noodzaak van zelfredzaamheid te vergoten. Door de campagne moet binnen een jaar worden bereikt dat de inwoners in Noord- en Midden- Limburg bewust zijn van wat ze moeten doen in geval van extreem weer, het vrijkomen van gevaarlijke stoffen en/of overstromingen. De campagne moet met gemiddeld een 7,5 worden beoordeeld. Een en ander moet blijken uit dit jaar te houden onderzoek. Afbakening campagne De campagne moet naadloos aansluiten op de landelijke Denk Vooruit -campagne. De campagne moet zijn gericht op in de inwoners van de Noord- en Midden-Limburgse gemeenten en al diegenen die hier werken. Doelgroep analyse Om effectief te kunnen communiceren is het van belang dat de informatievoorziening aansluit op de behoeften die er bestaan. Om dit te kunnen beoordelen is een zogenaamde doelgroep analyse (ook wel SBB-analyse genoemd) noodzakelijk. Op grond van deze analyse wordt bepaald: a) Samenstelling van de doelgroep; b) Bagage van de doelgroep; c) Behoeften van de doelgroep. De onderstaande analyse is uitgevoerd op basis van onderzoek van eerdere VORAMP campagne en het belevingsonderzoek dat in de zomer van 2008 in diverse gemeenten in de regio is uitgevoerd. Uit de analyse is gebleken: a) Samenstelling doelgroep: De communicatie moet zijn gericht op: inwoners van Noord- en Midden-Limburg (primair); medewerkers van gemeenten / hulpdiensten / zorgcentra / bedrijven die in de gemeenten werkzaam zijn (secundair). b) Bagage van de doelgroep: de doelgroep weet op hoofdlijnen hoe ze zich kunnen voorbereiden op rampen; de doelgroep staat over het algemeen positief tegenover bewustwordingscampagnes; de doelgroep maakt zich over het algemeen niet druk over (veiligheids)risico s in hun (directe) omgeving. pagina 4 van 10

5 c) Behoeften van de doelgroep: De behoeften van de doelgroep varieert per categorie. Zo heeft de burger geen behoefte aan een campagne waarin wordt aangestuurd op gedragsverandering. De behoefte ligt vooral op informatie die de bewustwording verhoogd; De behoefte van de hulpverleners en communicatiemedewerkers gaat verder. Zij willen ook nadrukkelijk achtergrondinformatie ontvangen, waardoor ze tijdens de campagne vooral ook inhoudelijk op de hoogte te zijn. Strategie De informatievoorziening is gericht op de volledige doelgroep. Dat wil zeggen alle inwoners van de Veiligheidsregio Limburg-Noord en alle medewerkers van gemeenten / hulpdiensten en bedrijven. Doel is het bevorderen van de zelfredzaamheid. De centrale boodschap is: ben jij voorbereid op een ramp?. De informatie moet aansluiten bij de behoefte. Ze moet laagdrempelig, objectief en vanuit persoonlijke invalshoeken worden gebracht. De te gebruiken communicatiemiddelen moeten de informatie waar nodig verder verduidelijken. Communicatie middelen De VORAMP campagne moet naadloos aansluiten op de landelijke Denk Vooruit campagne. Toch moet de campagne de inwoners in onze regio zo mogelijk persoonlijk aanspreken. Daarnaast moet de campagne zodanig zijn opgezet dat deze gedurende langere periode kan worden gebruikt. De communicatiemiddelen moeten zodanig zijn, dat gemeenten met geringe inspanning een hoog rendement behalen. In het (nog op te stellen) mediaplan wordt vastgelegd wanneer welke (pers)berichten worden verspreid en van welke media gebruik wordt gemaakt bij het plaatsen van advertenties. De voorkeur gaat daarbij vanwege de lokale gerichtheid van de campagne uit naar lokale huis-aan-huis-bladen en plaatsing via de gemeentepagina s. Voor de websites van de gemeenten worden banners ontwikkeld die op eenvoudige wijze geplaatst kunnen worden. De banners kunnen worden gekoppeld aan een op de gemeente afgestemd bericht of doorlinken naar de landelijke Denk Vooruit site. De in te zetten communicatiemiddelen moeten passen binnen het budget, origineel en duurzaam zijn. Enkele voorbeelden van in te zetten communicatiemiddelen zijn: krasloten; prijsjes (caps); inloopmatten met Denk Vooruit-logo; banners t.b.v. internet; roll-up banners; folders e.d. pagina 5 van 10

6 Plan van aanpak 1. Inzet van lokaal jasje voor Denk Vooruit campagne: De doelgroep wordt persoonlijk of als inwoner van een gemeente aangesproken. De voorbeelden in de te gebruiken communicatiemiddelen zijn grafisch of visueel afgestemd op de gemeenten. In eerste aanleg is gekozen voor grafische middelen. De speerpunten bij de start van de campagne zijn: extreem weer; overstromingsgevaar; gevaarlijke stoffen. Bij een langer lopende campagne kan ervoor worden gekozen om bijvoorbeeld na een jaar nieuwe speerpunten te kiezen gebaseerd op de landelijke campagne. 2. Campagne Kick-off: A. Info Communicatiemedewerkers gemeenten: De communicatie medewerkers van de gemeenten in Noord- en Midden-Limburg worden geïnformeerd over de inhoud en het verloop van de campagne. Ze krijgen allen een gepersonaliseerde poster waarop het verloop van de campagne is weergeven. Dit poster dient als teaser en als reminder en is bedoeld om op kantoor op te hangen. Tijdens deze bijeenkomst worden concrete afspraken gemaakt over ondermeer de inzet van de promoteams, plaatsing roll-up banners bij gemeenten e.d. Nadrukkelijk wordt ingegaan op de rol die de communicatiemedewerkers zelf hebben op het welslagen van de campagne binnen hun gemeente. Ze worden gewezen op de mogelijkheden van het kunnen benutten van de campagnemiddelen, logo s e.d. die op een centrale ( brand )site continu beschikbaar zijn. Per gemeente worden de inloggevens voor deze speciale site uitgereikt. Op de site zijn alle voor gemeenten van belang zijnde communicatiemiddelen terug te vinden en te downloaden. B. persmeeting formele start campagne: Tijdens een persmeeting introduceert de voorzitter van de Veiligheidsregio Limburg-Noord de campagne en start deze de campagne met het openkrassen van een kraslot. Voor de media is een persmap beschikbaar waarin naast een persbericht ook enkele campagnemiddelen zitten. pagina 6 van 10

7 C. verspreiding krasloten : Gestart wordt met een teasende kick-off in geheel Noord- en Midden-Limburg. Alle inwoners ontvangen een kraslot in de brievenbus. Hiermee dagen we hen uit om na te denken over het thema. Als extra stimulans levert een goed antwoord (kraslot) ook een leuke prijs op. Deze dienen op een vastgesteld tijdstip te worden opgehaald bij de promotieteams die alle gemeenten bezoeken. D. Plaatsen banners op websites gemeenten Op de website van de gemeenten en hulpverleningsdiensten en sites van andere betrokkenen kunnen de banners worden geplaatst. De banners linken door naar de landelijke Denk Vooruit campagne of naar de meest recente perspublicatie. Instructies daarover worden in een speciale digitale nieuwsbrief aan de Vormap-contactpersonen van de gemeenten doorgestuurd. E. Inzet promotieteam: Op (nader vast te stellen) locaties in de deelnemende gemeenten staan promotieteams bij een groot buiten vloerkleed met afzetting. Hier wordt foldermateriaal uitgereikt en aan bezoekers met een winnend kraslot een prijsje uitgereikt. De locaties worden door de gemeenten zelf gekozen op aantallen bezoekers. Dit kan een markt zijn of een druk bezocht winkelcentra o.d. pagina 7 van 10

8 Prijsjes zijn: Denk vooruit caps. In de toekomst / bij vervolgacties kunnen eventueel ook flesjes water of andere onderdelen uit het noodpakket als prijsje worden weggegeven. Om logistieke redenen is nu alleen voor de caps gekozen. F. Plaatsen advertenties in huis-aan-huis-bladen In de huis-aan-huis-bladen worden advertenties geplaatst op de gemeentepagina s. Hierdoor behoeven geen extra advertentiekosten in de begroting te worden opgenomen. Gekozen is voor de (plaatselijke) huis-aan-huis bladen omdat dit over het algemeen goed worden gelezen. Daarnaast worden artikelen verspreid voor plaatsing in deze bladen. In de artikelen wordt nader ingegaan op de campagne en het belang van een goede voorbereiding op rampen. H. Plaatsing presentatiewand en displays In de gemeentehuizen worden roll-up banners geplaatst. Iedere gemeente krijgt drie van deze banners. Dit in combinatie met folderhouders en een voorraad folders. De banners kunnen tevens worden gebruikt tijdens (grotere) evenementen, bij braderieën, open dagen van hulpverleningsdiensten e.d. Dit in combinatie met het vloerkleed en de afzetting welke door de promotieteams zijn gebruikt. Daarnaast kunnen de banners in de zomerperiode door gemeenten ook worden geplaatst bij grotere recreatieparken/campings. Dit om ook de recreërende gasten van onze regio te informeren. Gemeenten worden hier in de speciale digitale nieuwsbrief op geattendeerd. pagina 8 van 10

9 I. Plaatsing displays met folders en vloerkleed Op druk bezochte locaties (zoals ziekenhuizen) kan het vloerkleed met afzetting en display met folders worden geplaatst om aandacht te krijgen voor de campagne. Deze actie wordt uitgevoerd indien het budget dit toelaat. De mat en piketpaaltjes van het promoteam, worden hierbij in ieder geval ingezet. J. Inzet digitale nieuwsbrief Om de campagne langere termijn live te houden, is het noodzakelijk dat ook de communicatiemedewerkers van de gemeenten regelmatig een impuls krijgen. Daartoe dient de digitale nieuwsbrief die een aantal malen per jaar zal worden uitgegeven. Middels de nieuwsbrief worden de Voramp-contactpersonen bij de gemeenten opgeroepen om acties te ondernemen en geïnformeerd over nieuwe ontwikkelingen. De campagne wordt zo opgezet dat de communicatiemiddelen actueel blijven en over een langere periode gebruikt kunnen worden. Dit eventueel ook in combinatie met nieuwe landelijke initiatieven. Planning Week 50 : 19 december 2008: Informatiebijeenkomst communicatiemedewerkers gemeenten. Verstrekking van speciale poster en indien gereed campagnebeschrijving. Week 10 : werksessie communicatiemedewerkers: Presentatie campagnebeschrijving / brandtools / digitale nieuwsbrief Week 14: start campagne (kick-off) Persbijeenkomst verspreiding krasloten outdoor activiteit plaatsen banners op gemeentesites generen landelijke aandacht Week 15: centrale follow up Plaatsen roll-up displays bij gemeenten & folderhouders - distribueren van inloopmatten op locaties Week 22: tussentijdse evaluatie Uitvoeren evaluatie. Eventueel lokale follow up bijstellen op grond van evaluatie ervaringen. Week 24: lokale follow up Verspreiden lokale artikelen Brandtools blijven beschikbaar Budget Voor de gehele campagne is een totaalbudget van ,00 beschikbaar. Dit bedrag is inclusief de kosten voor het opzetten, bedenken en uitwerken van de campagne en de kosten voor het evaluatieonderzoek van de campagne. pagina 9 van 10

10 Evaluatie Om te bezien of met de ingezette communicatie middelen het communicatiedoel van de campagne is bereikt, is het noodzakelijk om (tussentijds) te evalueren. Dit in week 22. De bevindingen uit de evaluatie kunnen worden gebruikt om de campagne bij te stellen aan de behoeften van de doelgroep. Voorgesteld wordt om in week 36 een onderzoek te doen naar de resultaten en behaalde effecten van de campagne. Dit middels een enquête onder inwoners van de gemeenten in onze regio. Rechten De auteursrechten voor de campagne zoals die nu is ontwikkeld, ligt (uiteraard na betaling van de nota s) bij de Veiligheidsregio Limburg-Noord. Overname en/of gebruik van campagne idee en/of onderdelen is dan niet toegestaan zonder toestemming. De Veiligheidsregio Limburg-Noord heeft schriftelijke toestemming van het landelijke campagnebureau Denk Vooruit om logo s, kleurstellingen e.d. te mogen gebruiken. Venlo, 04 maart 2009 Chr. Trines, Communicatie & PR Brandweer Limburg-Noord pagina 10 van 10