LOKALE CAMPAGNE KINDERBOEKENWEEK. Communicatieplan

Transcriptie

1 LOKALE CAMPAGNE KINDERBOEKENWEEK Communicatieplan 1 augustus 2016

2 2 1 INLEIDING De Kinderboekenweek van 2016 loopt van woensdag 5 oktober tot en met zondag 16 oktober. Het thema van deze week is Voor altijd jong! Over opa s en oma s. Vanuit CPNB wordt er veel aandacht geschonken aan deze themaweek, zowel gericht op scholen als op bibliotheken. Door met lokale activiteiten aan te haken op deze landelijke publieksactie, is het relatief eenvoudig om je bibliotheek een boost te geven. Dit communicatieplan dient ter ondersteuning van bibliotheken bij het plannen en uitvoeren van hun communicatie-activiteiten rondom deze themaweek. Daarbij kunnen ze gebruik maken van zowel het landelijke promotiemateriaal als materiaal uit de communicatietoolkit van ProBiblio. De landelijke actie omvat onder andere het tijdschrift Voor altijd jong!, de Kinderboekenkrant en de Voorleesgids. In dit communicatieplan vind je doelgroepen, doelstellingen, boodschap en middelen om deze landelijke campagne met lokale activiteiten te laden en op het juiste moment, de juiste doelgroep te informeren en enthousiasmeren! We hopen je hiermee een goede ondersteuning te bieden. Succes met de campagne. 2 COMMUNICATIEDOELGROEP We onderscheiden de volgende doelgroepen: 1. Jeugdleden Bestaande jeugdleden van de Bibliotheek. 2. Ouders en opa s en oma s die lid zijn van de Bibliotheek Ouders en grootouders (uit het eigen werkgebied) die lid zijn van de Bibliotheek. Deze themaweek biedt voor hen aanknopingspunten om samen met hun (klein)kind te lezen of aan activiteiten deel te nemen. 3. Ouders en opa s en oma s die geen lid zijn van de Bibliotheek Ouders en grootouders (uit het eigen werkgebied) die nog geen lid zijn van de Bibliotheek. Deze themaweek kan hen inspireren om de Bibliotheek weer eens te bezoeken om samen met hun (klein)kinderen boeken te lenen of aan bepaalde activiteiten deel te nemen. 4. Medewerkers Medewerkers en vrijwilligers van de Bibliotheek. 3 COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN Jeugdleden 90% van de jeugdleden (6-12 jaar) is op de hoogte van de Kinderboekenweek en weet dat er die week in de Bibliotheek ook van alles te doen is rondom het thema opa s en oma s. 20% van alle jeugdleden bezoekt de Bibliotheek naar aanleiding van de themaweek.

3 3 Ouders en opa s en oma s die lid zijn van de Bibliotheek Volwassen leden van de Bibliotheek met kinderen of kleinkinderen (0-12 jaar) zijn geïnformeerd over de themaweek en de activiteiten die in dit kader georganiseerd worden. Zij zien in de themaweek aanleiding om, samen met hun (klein)kinderen, een activiteit te bezoeken en/of materialen te lenen. Ouders en opa s en oma s die geen lid zijn van de Bibliotheek Volwassen niet-leden uit het werkgebied van de Bibliotheek met kinderen of kleinkinderen (0-12 jaar) informeren over deze themaweek en de mogelijkheid om samen met hun (klein)kinderen deel te nemen aan de activiteiten van de Bibliotheek. Medewerkers Alle medewerkers en vrijwilligers van de Bibliotheek zijn uiterlijk eind september 2016 geïnformeerd over de activiteiten en het aanbod van de Bibliotheek rondom deze themaweek zodat zij goed voorbereid zijn op eventuele vragen hierover vanuit (potentiële) klanten. NB. Op basis van het communicatiebudget en de selectie aan activiteiten van elke Bibliotheek, kunnen deze doelstellingen verder SMART gemaakt worden door de betreffende Bibliotheek. Meer over monitoring en evaluatie van deze doelstellingen is opgenomen onder hoofdstuk 9. 4 BOODSCHAP De kernboodschap van de diverse communicatie uitingen is: Jeugdleden: Lezen is leuk! En opa s en oma s ook. Leen bij de Bibliotheek leuke boeken over leuke, bijzondere en gekke opa s en oma s, of bezoek samen met hen één van de activiteiten in de Bibliotheek. Ouders en grootouders: Doe inspiratie op voor leuke activiteiten samen met uw (klein)kinderen, of maak gebruik van de leuke boekentips voor jeugdboeken over dit thema. 5 DOELGROEP-MIDDELENMATRI Middel/Kanaal Jeugdleden Ouders en grootouders die lid zijn Ouders en grootouders die geen lid zijn Advertenties Banners Evenementen FAQ s Free-publicity Giveaways Intranet Medewerkers Narrowcasting Nieuwsbrief Persoonlijk contact Posters SEA-campagne Social media Website

4 4 In de toolkit Voor de volgende onderdelen is al kant-en-klare content beschikbaar in de toolkit: Advertenties Advertenties in relevante bladen die potentiële leden (ouders en grootouders) informeren over de themaweek en hen activeren om samen met hun (klein)kinderen naar de Bibliotheek te komen. Denk hierbij met name aan de regionale en lokale kranten. In de communicatietoolkit zijn enkele advertentieteksten opgenomen. Banners Plaatsing van aantrekkelijke banners op relevante pagina s op de eigen website, die geïnteresseerde sitebezoekers naar relevante landingspagina s leiden. Aanvullend kunnen deze ook doorgeplaatst worden op de eigen sociale media kanalen en/of op externe websites, zoals die van lokale of regionale nieuwssites of leesclubs (deels afhankelijk van het beschikbare budget). In de communicatietoolkit zijn enkele banners opgenomen. Free publicity Opstellen en versturen van een persbericht waarin de lokale activiteiten rondom de Kinderboekenweek met de lokale/regionale media worden gedeeld. Dit maakt het voor hen eenvoudig een artikeltje te plaatsen in het lokale suffertje. Een concept persbericht is terug te vinden in deze toolkit. Nieuwsbrief Opname van een artikel in de e-nieuwsbrief over activiteiten rondom de Kinderboekenweek. Verwijs door naar een landingspagina op je website waar uitgebreider wordt beschreven wat er allemaal staat te gebeuren. Een voorbeeld van een nieuwsbriefartikel vind je in deze toolkit. Social media Op Twitter, Facebook en eventuele andere social mediakanalen van de Bibliotheek kan ook aandacht besteed worden aan de activiteiten rondom de Kinderboekenweek en het thema opa s en oma s. In de communicatietoolkit worden hiervoor enkele basisteksten aangeleverd. Andere mogelijke middelen/kanalen Naast bovenstaande activiteiten waarvoor al content is opgenomen in de toolkit, zijn de volgende middelen en kanalen interessant (in alfabetische volgorde): Evenementen Organisatie van één of enkele evenementen rondom het thema Voor altijd jong!, waarmee het lezen van kinderboeken en daarmee indirect ook het abonnement, worden gepromoot. Denk bijvoorbeeld aan gesprekken tussen opa s en hun kleinkinderen rondom een bepaald thema (aanhakend op een boek dat ze vooraf samen hebben gelezen), of samen met je oma een familieverhaal schrijven. In de communicatietoolkit zijn nog enkele andere voorbeelden voor acties opgenomen. Giveaways Een klein cadeautje is ook altijd een leuke manier om iets onder de aandacht te brengen van je (potentiële) klanten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het tijdschrift Voor altijd jong! dat via CPNB bij bibliotheken verkrijgbaar is, de Kinderboekenkrant en de Voorleesgids. Intranet Het is van belang dat de eigen medewerkers goed op de hoogte zijn van de activiteiten rondom de Kinderboekenweek. Indien de Bibliotheek beschikt over een intranet, dan kan daarop deze berichtgeving worden gedeeld met de medewerkers en vrijwilligers.

5 5 Narrowcasting Via het aanwezige narrowcasting systeem bezoekers/voorbijgangers informeren over de mogelijkheid om boeken te lenen of activiteiten bij te wonen rondom de Kinderboekenweek. Maak gebruik van de beelden uit de communicatietoolkit. Trigger de bezoeker met korte, krachtige oneliners. Persoonlijk contact Aan de balie en/of op andere momenten dat het personeel op de vloer direct contact heeft met de klant, indien relevant de leden wijzen op de activiteiten rondom de Kinderboekenweek. Posters Ter ondersteuning van de instore promotion, denk aan posters bij de balies, de koffiecorner of andere drukbezochte plekken in de Bibliotheek (toiletten?). Ook eventueel in posterborden buiten de Bibliotheek om potentiële nieuwe leden binnen te trekken. SEA-campagne Besteed in je Google Adwordscampagne aandacht aan de activiteiten rondom de Kinderboekenweek. Niet-leden kunnen daarbij indirect geattendeerd worden op de voordelen van lidmaatschap bij de Bibliotheek. Met name interessant voor bibliotheken die gebruik maken van Google Grants. Website Zorg voor een heldere landingspagina op je website waarop overzichtelijk staat vermeld wat de activiteiten een leestips zijn rondom de Kinderboekenweek. Zeker als er ook een SEA-campagne wordt ingezet is dit essentieel. Neem op deze landingspagina een link naar het aanmeldformulier voor nieuwe leden op. 6 BUDGET Het budget voor communicatie-uitingen verschilt per Bibliotheek. Omdat via de communicatietoolkit verschillende basismaterialen worden aangereikt, kunnen de (out-of-pocket) kosten minimaal blijven of zelfs geheel afwezig, afhankelijk van de communicatiemiddelen die de Bibliotheek besluit in te zetten. 7 PLANNING Voor wat betreft de planning van deze communicatie-activiteiten zijn de volgende fases te onderscheiden: Fase 1: Voor aanvang Bepaal wat je rond de themaweek gaat doen aan communicatie en stel het budget vast. Realiseer een heldere landingspagina. Voorbereiding en/of realisatie overige middelen als posters, persbericht, etc. Organisatie evenementen in themaweek. Informeer medewerkers en zorg dat ze voorbereid zijn. Maak FAQ s voor de medewerkers. Fase 2: Tijdens Kinderboekenweek Uitvoeren communicatie-activiteiten zoals SEA-campagnes, communicatie via social mediakanalen, etc. Uitvoeren thema evenementen Monitoring en bijsturing op communicatie-uitingen.

6 6 Fase 3: Na Kinderboekenweek Evalueren. 8 ORGANISATIE Advies is om één persoon binnen de organisatie aan te wijzen als verantwoordelijke voor deze campagne die het overzicht behoudt. Die persoon kan een team van collega s inschakelen om de verschillende onderdelen op te pakken, maar is eindverantwoordelijk voor de aansluiting op elkaar van de verschillende onderdelen. 9 MONITORING & EVALUATIE Zodra de communicatie uitingen gaan lopen, is het van belang om te monitoren wat het effect is, zodat er zo nodig ook tijdig bijgestuurd kan worden. Na afloop van de campagne kan dan vervolgens geëvalueerd worden wat de resultaten van de verschillende uitingen zijn geweest. Hiervoor kun je kijken naar de volgende onderdelen: Aantal leden en niet-leden dat deelneemt aan evenementen Aantal materialen dat tijdens deze week wordt uitgeleend Aantal nieuwe leden dat zich inschrijft tijdens deze themaweek Het aantal paginaweergaven van de landingspagina Het bereik en de respons op je social media uitingen Het aantal views en clicks op de SEA-campagne Het aantal en type vragen dat de medewerkers hebben ontvangen. Et cetera Tijd nemen om te meten wat het effect is geweest en evalueren wat de meest (en minst) succesvolle acties waren, zorgt voor een belangrijk leermoment en vergroot weer het succes van toekomstige acties.

7 7 COLOFON Communicatieplan - Lokale campagne Kinderboekenweek ProBiblio, augustus 2016