INSTRUCTIE TOOLKIT. Geachte deelnemer aan NVVC Connect,

Transcriptie

1 Geachte deelnemer aan NVVC Connect, U bevindt zich op het besloten deel van de website van NVVC Connect. Deze website dient naast informatie ook als toolkit voor de organisatie van NVVC Connect in uw regio. Op deze manier willen we u zo goed mogelijk faciliteren om het project tot een succes te maken. Daarbij bieden wij u bouwstenen aan voor regionale publiciteit uit eigen naam en praktische tools onder andere voor registratie om de organisatie en kwaliteit van zorg in uw regio in kaart te kunnen brengen. Organisatie NVVC Connect De organisatie en inhoud van het project ligt voor een belangrijk deel bij u en uw maatschap. De NVVC geeft de kaders aan, gebaseerd op de indicatoren van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) en ondersteunt met informatie en een toolkit. Het doel is de organisatie van de cardiologische zorg op regionaal niveau in kaart te brengen en waar nodig te verbeteren. Daarvoor worden door u regionale afspraken geïnventariseerd en bekrachtigd, landelijke prestatie-indicatoren geregistreerd en regionale speerpunten belicht. Om u te faciliteren hebben wij aan deze toolkit/ website onderdelen toegevoegd voor onder andere de eigen registratie en voorbeeld flow-charts voor weergave van de organisatie van zorg bij een acuut hartinfarct. Zo kunt u het project naar eigen wens en haalbaarheid invullen, met eigen speerpunten met het oog op de kwaliteit van zorg. Het gaat erom met elkaar, met alle betrokken zorgverleners uit de regio, de focus te leggen op de organisatie van zorg rondom het acuut hartinfarct. Wat gaat goed en wat kan beter? Herkenning van een acuut hartinfarct is van groot belang, letterlijk elke minuut telt. Het vergroten van het bewustzijn onder de Nederlandse bevolking is daarom een belangrijke nevendoelstelling van NVVC Connect. Om bekendheid te geven aan het project NVVC Connect, is het van belang op lokaal en regionaal niveau media-aandacht te genereren. Omdat deze activiteiten redelijk wat tijd kosten, hebben wij binnen deze toolkit/ website hiervoor verschillende bouwstenen ontwikkeld, waaronder persberichten en beeldmateriaal zoals posters en een flyer, voor distributie bij u in de buurt. Kortom: van u wordt verwacht: 1) de praktische organisatie en invulling van het project zelf binnen uw ziekenhuis, in samenwerking met de betrokken zorgverleners uit de regio 2) de regionale promotie en nieuwsvoorziening omtrent het project via de media Helpdesk Indien u vragen heeft, is het mogelijk via vragen te stellen. Hiervoor kunt u gebruik maken van de helpdesk voor NVVC Connect. Voor vragen over de organisatie en praktische aanpak van het project, zoals het invullen van de formulieren in deze toolkit of het opzetten van een bijeenkomst, is het mogelijk contact op te nemen via organisatie@nvvcconnect.nl.

2 Voor vragen met betrekking tot de regionale promotie en persbenadering is het mogelijk contact op te nemen via Voor overige vragen kunt u contact opnemen met de NVVC via connect@nvvc.nl. Wat moet er precies gedaan worden? Voor de organisatie van NVVC Connect in uw regio dienen verschillende stappen door u te worden gezet om te komen tot een succesvol project. Onderstaand worden deze stappen weergegeven ter illustratie van de organisatie. Daar kan uiteraard door u en uw maatschap vanaf geweken worden. Stap Praktische organisatie Benadering publiek en patiënten via media en promotiemateriaal 1 Voorbereiding Persoonlijk benaderen zorgverleners in de keten; polshoogte nemen deelname Telefonisch benaderen zorgverleners in de keten (zoals huisartsen, verwijzers, ambulancediensten, arbodiensten, revalidatiecentra en interne betrokkenen binnen ziekenhuizen) om polshoogte te nemen voor deelname aan project. Bestaande registratie in kaart brengen in regio Bijeenkomst organiseren voor overleg en praktische aanpak NVVC Connect in regio Officiële startbijeenkomst organiseren Alle bestaande relevante gegevens van betrokken ziekenhuizen in kaart brengen; hoe staat de registratie van zorg omtrent acuut hartinfarct er nu voor? Welke gegevens zijn beschikbaar en welke tools kunnen we gebruiken om de organisatie van zorg beter inzichtelijk te krijgen? Op deze website worden beschikbare tools aangereikt. - Datum vaststellen voor bijeenkomst met alle betrokken ketenzorgpartners. - Overleg over speerpunten in eigen regio; wat gaat goed en wat kan beter? - Doelstellingen omschrijven. - Praktische aanpak NVVC Connect: taakverdeling, incl. namen en rugnummers - Communicatieplan richting interne en externe doelgroepen (wie brengen we wanneer en waarover op de hoogte?) - Programma opstellen en sprekers uitnodigen. - Locatie bespreken (evt. huur locatie). - Uitnodigingsbrieven naar alle relevante en betrokken partijen. - Posters en flyers in print bestellen voor alle betrokken partijen via organisatie@nvvcconnect.nl. - Mediaplan opzetten; perslijst maken van lokale en regionale media, persbericht rondom start project, organisatie persbenadering bepalen (primeur voor bepaald medium?) - Persuitnodiging versturen naar

3 2 Start project 3 Registratie 4 Afsluiting/ Connect-proof Startbijeenkomst Organisatie van zorg in eigen regio in kaart brengen (o.a. registratie) en verbeteren zorg + bewustzijn creëren onder het publiek Structurele focus op organisatie van zorg bij acuut hartinfarct Slotbijeenkomst - Sprekers geven startschot voor project in regio. - Uitreiken promotiemateriaal (posters, flyers) aan alle betrokken partijen. - Registratie van procesverloop van patiënten bij acuut hartinfarct. - Organisatie van zorg met alle betrokken partijen in kaart brengen. - Vergelijken met organisatie binnen andere regio s (via deze website). - Verbeterpunten belichten. - Verbeterpunten aanpakken. Aandacht voor kwaliteit van zorg bij acuut hartinfarct gezamenlijk blijven behouden - Bijeenkomst met alle betrokken partijen, wanneer doelstellingen zijn behaald en de kwaliteit van zorg bij een acuut hartinfarct in een continue verbetercyclus terecht is gekomen. lokale en regionale media om bijeenkomst bij te wonen. - Fotomoment voor media opzetten: gezamenlijk ondertekenen van document waarin staat dat alle betrokken partijen door deelname aan NVVC Connect staan voor het bieden van de best mogelijke zorg aan patiënten in de regio bij een acuut hartinfarct door structurele verbetering van zorg na te leven. Persbenadering op dag van bijeenkomst van lokale en regionale media over start van het project (indien recente en relevante onderzoeksgegevens uit regio beschikbaar zijn, zijn deze goed te gebruiken ter ondersteuning van het persbericht als bewijsvoering en nieuwswaarde) - Verspreiden promotiemateriaal door alle betrokken partijen. - Persberichten verturen naar lokale en regionale media bij nieuwswaardigheden (uitkomst/ cijfers onderzoek, kwaliteit zorg in kaart, voorbeeldverhaal van een patiënt om belang project of bv. hartrevalidatie te benadrukken, kennis overdragen over symptomen van acuut hartinfarct voor betere herkenning etc.) Publiek blijven informeren over relevante feiten en informatie; wees zichtbaar bezig met het project en geef inzicht in de kwaliteit van zorg in de regio. Lokale en regionale aandacht voor verkrijgen Connect-proof keurmerk van NVVC. Wat kunt u op deze website vinden? Op deze website staan tools die u kunt gebruiken om de organisatie van zorg bij een acuut hartinfarct in uw eigen regio in kaart te brengen. Bovendien faciliteren wij u door het aanreiken van een aantal tools voor de promotie van het project in uw regio. Onderstaand staan deze vermeld: 1. Documenten t.b.v. het in kaart brengen van de organisatie van zorg in uw regio: NVVC Connect flowchart Ambulance flowchart NVVC Connect Arts checklist IAP NSTEMI Verpleeg checklist IAP NSTEMI Arts checklist STEMI

4 Verpleeg checklist STEMI Interventiecardioloog checklist VPK niet-diagnostisch ECG Contra indicaties Polikliniek checklist na ACS INSTRUCTIE TOOLKIT 2. Documenten t.b.v. het benaderen van media en stakeholders: Posters om in uw ziekenhuis en in uw omgeving op te laten hangen Flyer om in uw ziekenhuis en in uw omgeving te verspreiden Webbanners in verschillende vormen (keuze naar eigen wens) om op uw eigen website te plaatsen (vergeet bij het plaatsen op de eigen website niet een link aan te maken naar zodat bezoekers op deze site terecht komen voor meer informatie, wanneer ze op de banner klikken) Een persbericht voor regionale verspreiding ter promotie van het project bij u in de buurt Een internetbericht om op de eigen website te plaatsen voor bekendmaking en informatievoorziening Een advertorial/ voorbeeldverhaal van een patiënt om regionaal te verspreiden (huis-aan-huis bladen etc.) VOLGT Voorbeeld uitnodigingsbrieven richting verschillende stakeholders voor kick-off in eigen regio De toolkit: hoe te gebruiken? Documenten t.b.v. het in kaart brengen van de organisatie van zorg in uw regio De praktische documenten in deze toolkit vormen input voor het in kaart brengen van de organisatie van de cardiologische zorg in uw regio. Tevens bevatten deze documenten de registratiewijze voor landelijke prestatie-indicatoren. Door informatie te delen (op lokaal, regionaal en landelijk niveau) en zorg te dragen voor een goede registratie wordt geïnvesteerd in de kwaliteit van de cardiologische zorg. Daarom vragen wij ook van u deze registratie te volgen en bij te houden, opdat we landelijk kennis kunnen delen. Benaderen regionale media en stakeholders Het enige dat u nog moet doen is het aanpassen van de berichten in deze toolkit, zodat deze op uw eigen ziekenhuis of regio zijn afgestemd. Denk hierbij aan het toevoegen van de naam van uw ziekenhuis of medisch centrum in het persbericht of de speerpunten waar in uw regio de aandacht op gevestigd is/wordt binnen het project. In de berichten ziet u vanzelf dat deze zinsdelen in rood zijn weergegeven; het is een simpele invuloefening! En uiteraard kunt u desgewenst zelf alle documenten verder aanpassen. Neem contact op met de afdeling Communicatie of PR van uw ziekenhuis of organisatie voor ondersteuning of een actuele perslijst. Daarnaast bent u zelf verantwoordelijk voor de regionale verspreiding van de beeldmaterialen zoals posters en flyers (bv. huisartsen, eigen poli). Bovendien dient u te denken aan het plaatsen van het internetbericht en de webbanners op het net (bv. van

5 uw afdeling/ maatschap of ziekenhuis). Deze webbanners kunnen door iedere relevante partij (zoals ambulancezorg) op de eigen website met link naar worden geplaatst. Timing benaderen media Het is de beste timing om het persbericht voor regionale bekendmaking van het project rondom de aftrap van het project in eigen regio te distribueren via de media. Uiteraard is het hierbij verstandig de bestaande (regionale) mediarelaties in te zetten om zoveel mogelijk publicaties te genereren. Daarnaast kan de advertorial (het voorbeeldverhaal van een patiënt) [VOLGT NOG] als tweede persbericht worden ingezet, om het project wederom te laten leven in de media. De inhoud van de advertorial kan letterlijk worden gebruikt om in te zetten, maar kan ook als voorbeeld worden gezien. Aannemelijk is dat een eigen patiënt uit uw regio ook zijn of haar eigen verhaal wil vertellen om de urgentie van het project weer te geven of om een andere relevante en nieuwswaardige insteek (zoals het belang van hartrevalidatie of het belang van herkenning van de symptomen; elke minuut telt). Wanneer de kwaliteit en organisatie van de zorg in de regio in kaart is gebracht, is het mogelijk hierover te communiceren via de media aan de hand van nieuwe, zelf geschreven persberichten. Wat gebeurt er landelijk? Op landelijk niveau zorgen het bestuur van de NVVC en de Reputatiegroep voor aandacht in de pers. Bovendien wordt via de website van NVVC Connect ( actueel nieuws bijgehouden en worden via Twitter en Facebook (NVVC connect) de laatste nieuwsfeiten en wetenswaardigheden gecommuniceerd. Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de helpdesk, door een te sturen naar connect@nvvc.nl. Wij wensen u veel succes met NVVC Connect! Hartelijke groet, namens het bestuur van de NVVC, Martin Schalij