Projectplan Internationale Dag van de Palliatieve Zorg

Transcriptie

1 Projectplan Internationale Dag van de Palliatieve Zorg 2008

2 Inhoud 1. Inleiding Projectorganisatie en verantwoordelijkheden Thema & slogan Doelgroep Doelstelling Boodschap aan het algemeen publiek Boodschap aan werknemers in de palliatieve zorg Activiteiten Lokale en regionale activiteiten Landelijke activiteiten PR & communicatie Communicatiemiddelen Promotiemateriaal Eindrapportage Algemene Planning en organisatie Inleiding De Internationale Dag van de Palliatieve Zorg wordt dit jaar voor de vierde keer georganiseerd op zaterdag 11 oktober De Internationale Dag van de Palliatieve Zorg is de Nederlandse invulling van de vierde internationale World Hospice and Palliative Care Day. Dit projectplan geeft een beeld van de Internationale Dag van de Palliatieve Zorg in Nederland. Met een publiciteitscampagne en het organiseren van allerlei activiteiten zowel plaatselijk/regionaal als landelijk, wordt het publiek gestimuleerd tot nadenken over de mogelijkheden en beperkingen van de laatste levensfase. 2. Projectorganisatie en verantwoordelijkheden Initiatiefnemer voor de dag is het NPTN. De organisatie van de dag is een gezamenlijke activiteit van KWF- kankerbestrijding, het landelijk steunpunt VPTZ, de Vereniging van Integrale Kankercentra (VIKC), het ondersteuningspunt palliatieve zorg Agora en het NPTN. Er is een stuurgroep ingesteld bestaande uit het NPTN (R. Nogarede), KWF- kankerbestrijding (C. Honing), het landelijk steunpunt VPTZ (P. Huizenga), VIKC (R. Koppejan) en het ondersteuningspunt 1

3 palliatieve zorg Agora (A. Rhebergen). De stuurgroep is verantwoordelijk voor de strategie ten aanzien van de inhoud en opzet van de dag. Voor de uitvoering van het project is er een projectleider (M. Kraan) aangesteld. Deze zal gehuisvest worden bij Stichting Agora. Dagelijkse aansturing vindt plaats door André Rhebergen. Taken van de projectleider zijn het voorbereiden van de vergaderingen van de stuurgroep, het onderhouden van contacten met derden en de algemene coördinatie & ondersteuning van de activiteiten. 3. Thema & slogan Het internationale thema van de World Hospice and Palliative Care Day 2008 is wederom: ieder mens heeft recht op palliatieve zorg. Vorig jaar is ervoor gekozen om het internationale thema te ondersteunen met een slogan die beter aansluit bij de Nederlandse situatie. De slogan van 2007: laat je raken is door de meeste betrokkenen positief beoordeeld, is breed toepasbaar en heeft weinig uitleg nodig. Daarom heeft de projectorganisatie ervoor gekozen om ook dit jaar de slogan laat je raken te gebruiken voor de IDPZ Doelgroep De belangrijkste doelgroep voor de IDPZ is het algemeen publiek. De doelgroep is gespecificeerd naar het algemeen publiek boven 40 jaar. Deze groep staat centraal in de benadering, aanpak en strategie rondom de dag. Georganiseerde activiteiten moeten zoveel mogelijk worden afgestemd op deze groep. 5. Doelstelling De algemene doelstelling van de IDPZ is: Het vergroten van de kennis over palliatieve zorg teneinde patiënten (en hun naaste omgeving) in staat te stellen keuzes te maken als zij in de palliatieve fase van hun ziekte komen, met name op het gebied van bereikbaarheid, beschikbaarheid en bekendheid. 6. Boodschap aan het algemeen publiek De boodschap voor het algemene publiek is: "De doelgroep informeren dat de laatste fase van het leven kwaliteit kan hebben, en dat iedereen in deze fase zelf keuzes kan/moet maken. Keuzes met betrekking tot de plaats waar mensen kunnen sterven: thuis, in een hospice, verzorgingshuis, verpleeghuis, ziekenhuis. Keuzes met betrekking tot de zorgverlening op medisch, verpleegkundig, psychosociaal, spiritueel gebied". 7. Boodschap aan werknemers in de palliatieve zorg De boodschap voor de professionals en vrijwilligers in de palliatieve zorg is: De doelgroep informeren dat zij een zeer belangrijke schakel zijn in de palliatieve zorg en dat zij door open te communiceren een belangrijk middel in handen hebben voor het verder bekendheid geven van palliatieve zorg. 2

4 8. Activiteiten Rondom de IDPZ 2008 worden verschillende activiteiten georganiseerd. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen de lokale en regionale activiteiten en de landelijke activiteiten. 8.1 Lokale en regionale activiteiten Organisaties en netwerken in de palliatieve zorg organiseren diverse activiteiten in het land, op of rond de Internationale Dag van de Palliatieve Zorg. Zij worden hierin ondersteund door de landelijke projectorganisatie door o.a. het beschikbaar stellen van draaiboeken van activiteiten uit voorgaande jaren via de website. De activiteiten worden nadrukkelijk gericht op de doelgroep. Publiciteit rondom deze activiteiten wordt door de organisaties/netwerken zelf gegenereerd. Landelijk zal hieraan ondersteuning worden gegeven door het vermelden van de activiteiten op de website en het aanreiken van een voorbeeldpersbericht. 8.2 Landelijke activiteiten Bij de organisatie van de landelijke activiteiten is de projectorganisatie in grote mate of zelfs volledig betrokken bij de opzet en uitvoer van de activiteit. Voor de IDPZ 2008 mogen de volgende activiteiten verwacht worden. * Kooruitvoeringen Vorig jaar is speciaal voor de IDPZ een lied gecomponeerd. Door de krappe voorbereidingstijd zijn er, naast de uitvoering op de manifestatie, geen kooruitvoeringen van de grond gekomen. De tekst en partituren van het lied iemand meer wordt zo snel mogelijk (opnieuw) aan geïnteresseerde koren aangeboden, opdat dit jaar wel kooruitvoeringen gerealiseerd kunnen worden. * Landelijke Poëziewedstrijd Vorig jaar is de Els Borst prijsvraag gewonnen door het netwerk Noord- en Oost Flevoland en Almere. Het netwerk presenteerde een voorstel om op verrassende wijze poëzie aan te bieden, geschreven door scholieren uit het voortgezet onderwijs, met als thema verlies, afscheid nemen, de dood, rouw en de herinneringen aan de dierbare. In overleg met het netwerk Noord- en Oost Flevoland is besloten dat we het initiatief landelijk gaan uitvoeren, in de vorm van een poëziewedstrijd. Hiermee kan op een toegankelijke manier, landelijk aandacht gevraagd worden voor palliatieve zorg. Om extra aandacht te trekken, heeft het netwerk Noord- en Oost Flevoland de kinderboekenschrijvers Hans Hagen en Ted van Lieshout benaderd én bereid gevonden om in de jury plaats te nemen. Op vrijdag 10 oktober worden de beste gedichten op een verrassende manier gepresenteerd. Daarnaast ligt er het plan om de 20 beste gedichten te bundelen en om van vijf gedichten ansichtkaarten te ontwerpen. Deze kaarten kunnen ingezet worden als promotiemateriaal op de IDPZ (zie 9.2). * Els Borst Prijsvraag Vorig jaar is de Els Borst Prijsvraag in het kader van de IDPZ in het leven geroepen. Deze prijsvraag daagt medewerkers in de Palliatieve zorg uit om een initiatief te bedenken dat bijdraagt aan de verbetering van de beschikbaarheid, bekendheid en bereikbaarheid van Palliatieve zorg. De winnaars ontvangen een geldprijs die kan worden ingezet om het initiatief te helpen realiseren. Op vrijdagmiddag 10 oktober wordt deze prijs uitgereikt op het toneel van de winnaar van het vorige jaar (zie landelijke poëziewedstrijd). Hieromheen wordt een leuk programma gemaakt met als doel om publiciteit te trekken voor de IDPZ op 11 oktober

5 9. PR & communicatie Tijdens de communicatiemomenten is er steeds sprake van een bepaalde boodschap die moet worden gecommuniceerd. De communicatiemomenten brengen zowel de boodschap als de dag zelf onder de aandacht. Soms worden beiden ook gecombineerd. Om ervoor te zorgen dat ook lokaal en regionaal gewerkt wordt aan een goed PR beleid, wil de organisatie een workshop aanbieden aan netwerkcoördinatoren. 9.1 Communicatiemiddelen Bij het uitkiezen van de communicatiemiddelen is rekening gehouden met de beperkte financiële middelen voor de IDPZ. De financiële middelen die beschikbaar zijn worden over een paar kernactiviteiten verspreidt. Verder wordt geprobeerd zoveel mogelijk free publicity te genereren. * Website Internet is een belangrijk communicatiemiddel bij de IDPZ. De site wordt, naast het aankondigen van de IDPZ 2007 en het melden van de activiteiten, ook ingezet voor de voorlichting rondom palliatieve zorg. Op de websites zijn links te vinden naar diverse websites die informatie verstrekken over palliatieve zorg. * Uitgeven van een krant De tweede Els Borst prijs 2007 is gewonnen door het netwerk Amsterdam - Diemen. Zij hebben vorig jaar, rondom de IDPZ, een krant uitgegeven over palliatieve zorg (oplage stuks). Het idee voor de IDPZ 2008 is om een landelijke krant te maken met een minimale oplage van stuks. Eventueel kan per netwerk lokale informatie bijgevoegd worden. * Promotie/voorlichtingsfilm In het kader van de IDPZ zal bij voldoende middelen een korte promotiefilm worden gemaakt die verspreid zal worden onder de regionale en lokale omroepen. * Programma via lokale/regionale/landelijke omroep radio/tv Lokale en regionale omroepen kunnen door de regionale organisaties worden benaderd (hun eigen lokale omroep) over het maken van een programma, of met de vraag of zij aandacht willen besteden aan de dag. Zij kunnen hierbij desgewenst worden ondersteund door de projectorganisatie. De projectorganisatie zal de landelijke omroepen radio/tv benaderen om over de mogelijkheden te spreken. * Artikel in een landelijk weekblad/maandblad De projectorganisatie zal weekbladen als Margriet en Libelle benaderen met ideeën voor een artikel over palliatieve zorg. Met dit artikel kan aandacht gevraagd worden voor de boodschap van de IDPZ * Editorial/persbericht De projectorganisatie levert netwerkcoördinatoren een editorial/persbericht aan die zij kunnen aanbieden aan de lokale (en evt. regionale) kranten en huis-aan-huis bladen. * Persberichten / Free publicity Door middel van het sturen van persberichten genereren van zoveel free publicity. Een van de persberichten zal een uitnodiging bevatten aan journalisten om een dag(deel) mee te lopen in de palliatieve zorg. Via de knipseldienst van het ANP wordt de organisatie op de hoogte gehouden van het aantal persberichten rondom de IDPZ. * Aandacht via websites en externe communicatiemiddelen van organiserende en deelnemende organisaties. Enkele deelnemers brengen publieksbladen uit. Verder hebben de meesten een website. Deze middelen dienen we zoveel mogelijk in te zetten in het kader van free publicity. * Kabelkrant Per netwerk kan bekeken worden of het mogelijk is om een bericht op kabelkranten te plaatsen 4

6 * september 50+ beurs (Jaarbeurs Utrecht) Eventuele deelname in stand van een derde partij. 9.2 Promotiemateriaal Ter ondersteuning van de PR activiteiten worden een aantal promotiematerialen ontworpen. In deze paragraaf worden deze verschillende materialen op een rij gezet. * Promotiemateriaal in Huisstijl In deze huisstijl zullen de volgende promotiematerialen worden verspreid: - Banner - Ballonnen - Spandoeken * Uitgeven van een krant De tweede Els Borst prijs 2007 is gewonnen door het netwerk Amsterdam - Diemen. Zij hebben vorig jaar, rondom de IDPZ, een krant uitgegeven over palliatieve zorg (oplage stuks). Het idee voor de IDPZ 2008 is om een landelijke krant te maken met een minimale oplage van stuks. Eventueel kan per netwerk lokale informatie bijgevoegd worden. * Gedichtenbundel Bij de 5 beste gedichten uit Flevoland en de 15 beste gedichten uit de rest van Nederland zal een passend schilderij gemaakt worden door Flevolandse kinderen. De gedichten en de schilderijen worden gebundeld. Per netwerk zal één bundel kosteloos worden verspreid. Tegen kostprijs kunnen geïnteresseerden meer bundels bestellen. * Ansichtkaarten De voorgaande jaren zijn Loesje kaarten verspreid. Uit de evaluatie 2007 kwam naar voren dat men toe was aan iets nieuws. Daarom gaat de projectorganisatie ervoor zorgen dat de vijf genomineerde Flevolandse gedichten van de poëziewedstrijd op een ansichtkaart gedrukt worden, met een bijpassende afbeelding als achtergrond. Deze kaarten worden als landelijk promotiemateriaal gebruikt. Een nog te bepalen aantal zal door de projectorganisatie worden aangeboden aan de netwerken, daarnaast zal via Boomerang een oplage van kaarten verspreid worden in theaters en concertzalen. 9.3 Eindrapportage Zoals elk jaar wordt de IDPZ afgesloten met een eindrapportage. Deze rapportage geeft informatie over de dag, de organisatie, de activiteiten, de behaalde resultaten en verbeterpunten. Het rapport zal afhankelijk van de verkregen middelen digitaal of op papier verspreid worden onder alle betrokkenen. Een evaluatie onder de betrokkenen maakt onderdeel uit van de eindrapportage. 10. Algemene Planning en organisatie Maart Opstellen projectplan Handleiding poëziewedstrijd Eerste briefing naar netwerkcoördinatoren Ontwikkelen digitale banner 2008 Stukje in Agora nieuwsbrief Updaten website (doorlopend) April Sponsorbrieven naar zorgen uitvaartverzekeraars Media overzicht maken (krant, tv, reclamemogelijkheden, weekbladen) Tweede briefing naar netwerkcoördinatoren e.d. Juryleden Els Borst/poëziewedstrijd regelen Mei Inhoud IDPZ krant bepalen en personen benaderen voor interviews 5

7 Juni Juli Augustus September Oktober Vastleggen programma prijsuitreikingen Deadline inzendingen poëziewedstrijd Persbericht naar media met uitnodiging om mee te lopen Interviews voor de IDPZ krant houden Winnaars poëziewedstrijd bekend tv-programma s benaderen Communicatieplan af Persberichten schrijven Ontwerp gedichtenbundel/ansichtkaarten af Artikelen voor de IDPZ krant verzamelen tv-programma s benaderen Tekst editorial mailen aan netwerken IKC coördinatoren Financiële mogelijkheden PR en communicatie bekend Drukken gedichtenbundel & ansichtkaarten van de geïllustreerde gedichten Officiële uitnodigingen manifestatie versturen Deadline Els Borst prijsvraag Persberichten naar redacties bladen/kranten/websites Aankondiging dag naar agendaredacties Netwerken/organisaties mailen voor aanvullende informatie activiteiten (bijv. indien locatie nog niet is doorgegeven) Brief naar alle deelnemers, met laatste informatie, en succes wensen met hun activiteiten Rondje maken langs agenda s op websites, dag aanmelden Deelname 50+ beurs Verspreiden IDPZ krant. Bedankbrief sturen aan sponsors, deelnemers en stuurgroep Verslag maken van de dag o.a. voor op website Eindrapport maken van IDPZ als verantwoording aan alle organisaties en fondsen/sponsoren 6

8 7