LOKALE CAMPAGNE NEDERLAND LEEST. Communicatieplan

Transcriptie

1 LOKALE CAMPAGNE NEDERLAND LEEST Communicatieplan 1 oktober 2016

2 2 1 INLEIDING Nederland Leest 2016 vindt plaats van 1 t/m 30 november. Vanuit CPNB wordt er tijdens dit jaarlijkse evenement veel aandacht geschonken aan de bevordering van het lezen van (en debatteren over) boeken. Het thema van deze editie is Democratie en deze campagne is gericht zowel op scholen als op bibliotheken. Dit jaar staat voor het eerst niet één boek centraal maar een thema. Er zijn drie boeken uitgekozen die in de maand november door bibliotheken worden uitgedeeld aan leden en niet-leden. Maar eerst wordt hun mening over een aantal stellingen over democratie gevraagd. De boeken waaruit gekozen kan worden zijn: Heer van de vliegen, William Golding Liefde en schaduw, Isabelle Allende Morten, Anna Levander Door met lokale activiteiten aan te haken op deze landelijke publieksactie, is het relatief eenvoudig om je bibliotheek een boost te geven. Dit communicatieplan dient ter ondersteuning van bibliotheken bij het plannen en uitvoeren van hun communicatie-activiteiten rondom deze themaweek. Daarbij kunnen ze gebruik maken van zowel het landelijke promotiemateriaal als materiaal uit de communicatietoolkit van ProBiblio. In dit communicatieplan vind je doelgroepen, doelstellingen, boodschap en middelen om deze landelijke campagne met lokale activiteiten te laden en op het juiste moment, de juiste doelgroep te informeren en enthousiasmeren! We hopen je hiermee een goede ondersteuning te bieden. Succes met de campagne. 2 COMMUNICATIEDOELGROEP We onderscheiden de volgende doelgroepen: 1. Bestaande leden Bestaande leden die geïnteresseerd zijn in het thema democratie en/of in de aangeboden boeken en activiteiten. Zij worden gestimuleerd nieuwe titels te lezen en/of activiteiten bij te wonen. 2. Niet-leden die graag lezen Niet-leden (uit het eigen werkgebied) die graag lezen en/of interesse hebben in het thema democratie. Zij kunnen door het combineren van deze onderwerpen aangespoord worden om titels die een link hebben met dit thema te lenen, lezen en/of erover te discussiëren. Dit biedt dan ook weer aanknopingspunten om lidmaatschap van de bibliotheek te promoten. 3. Niet-leden met een interesse in het thema democratie Niet-leden uit het eigen werkgebied die een interesse hebben in het thema democratie en de activiteiten die rondom dit thema tijdens NL Leest worden georganiseerd. Zij kunnen worden uitgenodigd voor evenementen rondom dit thema waarbij wordt aangehaakt op de rol als culturele ontmoetingsplaats van de Bibliotheek. 4. Medewerkers Medewerkers en vrijwilligers van de Bibliotheek.

3 3 3 COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN Bestaande leden 70% van de bestaande leden is op de hoogte van de themamaand NL Leest en weet ook wat het thema is. Zij zijn op de hoogte van het aanbod om een boek te ontvangen binnen dit thema en het activiteitenaanbod in de Bibliotheek rondom deze themamaand. Niet-leden die lezen Leesliefhebbers die nog geen lid zijn van de Bibliotheek en andere niet-leden die interesse hebben in het thema Democratie zijn geïnformeerd over de themamaand NL Leest en het aanbod van de Bibliotheek rondom dit thema. Zij worden gemotiveerd om de Bibliotheek te bezoeken voor een thema activiteit of om zich zelfs weer in te schrijven als lid. Niet-leden met een interesse in thema democratie Deze doelgroep wordt geïnformeerd over de activiteiten dit tijdens NL Leest plaatsvinden en uitgenodigd hieraan deel te nemen. Hiermee wordt de Bibliotheek als culturele ontmoetingsplaats gepromoot. Medewerkers Alle medewerkers en vrijwilligers van de Bibliotheek zijn uiterlijk eind oktober 2016 geïnformeerd over de activiteiten en het aanbod van de Bibliotheek rondom NL Leest zodat zij goed voorbereid zijn op eventuele vragen hierover vanuit (potentiële) klanten. NB. Op basis van het communicatiebudget en de selectie aan activiteiten van elke Bibliotheek, kunnen deze doelstellingen verder SMART gemaakt worden door de betreffende Bibliotheek. Meer over monitoring en evaluatie van deze doelstellingen is opgenomen onder hoofdstuk 9. 4 BOODSCHAP De kernboodschap van de diverse communicatie uitingen is: Bestaande leden Een hele maand volop aandacht voor het thema Democratie (in boeken). Ontdek de mooiste boeken waarin democratie, of het gebrek daaraan, een belangrijkste rol speelt. Of discussieer mee over dit belangrijke thema tijdens één van de activiteiten die de Bibliotheek organiseert. Niet-leden die lezen Een hele maand volop aandacht voor het thema Democratie (in boeken). Ontdek de mooiste boeken waarin democratie, of het gebrek daaraan, een belangrijkste rol speelt. Of discussieer mee over dit belangrijke thema tijdens één van de activiteiten die de Bibliotheek organiseert. Niet-leden met interesse in thema democratie Een hele maand volop aandacht voor het thema Democratie. Waarom is dit belangrijk en wat kan er beter? Kom en geef je mening.

4 4 5 DOELGROEP-MIDDELENMATRI Middel/Kanaal Bestaande leden Niet-leden die lezen Niet-leden interesse democratie Medewerkers Advertenties Banners Display themaboeken Evenementen Free-publicity Giveaways Intranet Ledenwerfactie Narrowcasting Nieuwsbrief Persoonlijk contact Posters Samenwerking lokale partners SEA-campagne Social media Website In de toolkit Voor de volgende onderdelen is al kant-en-klare content beschikbaar in de toolkit: Advertenties Advertenties in relevante bladen die potentiële leden informeren over de themamaand en de acties in dit kader en hen activeren om naar de Bibliotheek te komen. Denk hierbij met name aan de regionale en lokale kranten. In de communicatietoolkit zijn enkele advertentieteksten opgenomen. Banners Plaatsing van aantrekkelijke banners op relevante pagina s op de eigen website, die geïnteresseerde sitebezoekers naar relevante landingspagina s leiden. Aanvullend kunnen deze ook doorgeplaatst worden op de eigen sociale media kanalen en/of op externe websites, zoals die van lokale of regionale nieuwssites of leesclubs (deels afhankelijk van het beschikbare budget). In de communicatietoolkit zijn enkele banners opgenomen. Free publicity Opstellen en versturen van een persbericht waarin de lokale activiteiten rondom NL Leest met de lokale/regionale media worden gedeeld. Dit maakt het voor hen eenvoudig een artikeltje te plaatsen in het lokale suffertje. Een concept persbericht is terug te vinden in deze toolkit. Nieuwsbrief Opname van een artikel in de e-nieuwsbrief over activiteiten rondom NL Leest. Verwijs door naar een landingspagina op je website waar uitgebreider wordt beschreven wat er allemaal staat te gebeuren. Een voorbeeld van een nieuwsbriefartikel vind je in deze toolkit. Indien er veel activiteiten plaatsvinden rondom dit thema, kan er ook een aparte themanieuwsbrief worden ingezet die geheel gewijd is aan dit thema.

5 5 Social media Op Twitter, Facebook en eventuele andere social mediakanalen van de Bibliotheek kan ook aandacht besteed worden aan de activiteiten rondom NL Leest en het democratie. In de communicatietoolkit worden hiervoor enkele basisteksten aangeleverd. Andere mogelijke middelen/kanalen Naast bovenstaande activiteiten waarvoor al content is opgenomen in de toolkit, zijn de volgende middelen en kanalen interessant (in alfabetische volgorde): Display themaboeken Richt gedurende deze themaweken een aparte display in met titels die aansluiten op het thema Democratie. Dit kan zowel op de jeugd als volwassenafdeling, maar bijvoorbeeld ook in de etalage van de bibliotheek. Zorg dat duidelijk is dat het om een themadisplay gaat en wat de activiteiten zijn die verder nog rondom dit thema plaatsvinden. Evenementen Organisatie van één of enkele evenementen rondom het thema Democratie waarmee het lezen en nadenken over boeken, en daarmee indirect ook het abonnement, worden gepromoot. Denk bijvoorbeeld aan een discussiemiddag over Democratie in boeken, Verhalen van Vluchtelingen over democratie in hun land, etc. In de communicatietoolkit zijn nog enkele andere voorbeelden voor acties opgenomen. Giveaways Vanuit de landelijke NL Leest actie van CPNB worden 3 boeken beschikbaar gesteld om uit te delen. Maak daar gebruik van en laat dit aansluiten op je eigen lokale activiteiten. Intranet Het is van belang dat de eigen medewerkers goed op de hoogte zijn van de activiteiten rondom NL Leest. Indien de Bibliotheek beschikt over een intranet, dan kan daarop deze berichtgeving worden gedeeld met de medewerkers en vrijwilligers. Ledenwerfactie De landelijke actiemaand kan worden aangegeven als moment om nieuwe leden te werven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan alle niet-leden die afkomen op de activiteiten rondom NL Leest. Zorg dat er voor hen een leuke aanbieding klaar ligt om lid te worden van de Bibliotheek, het liefst met een link naar de zojuist bezochte activiteit of de themamaand. Narrowcasting Via het aanwezige narrowcasting systeem bezoekers/voorbijgangers informeren over de mogelijkheid om boeken te lenen of activiteiten bij te wonen rondom NL Leest. Maak gebruik van de beelden uit de communicatietoolkit. Trigger de bezoeker met korte, krachtige oneliners. Persoonlijk contact Aan de balie en/of op andere momenten dat het personeel op de vloer direct contact heeft met de klant, indien relevant de leden wijzen op de activiteiten rondom de themaweken en/of de ledenwerfactie die gekoppeld is aan deze maand. Posters Ter ondersteuning van de instore promotion. Denk aan posters bij de balies, de koffiecorner of andere drukbezochte plekken in de Bibliotheek (toiletten?). Ook eventueel in posterborden buiten de Bibliotheek om potentiële nieuwe leden binnen te trekken. Samenwerking lokale partners Zoek samenwerkingsmogelijkheden met lokale partners, zoals een politieke partij, een vluchtelingencentrum, of vrijwilligersorganisaties die erg met het thema Democratie bezig zijn en bekijk wat samen met hen aan activiteiten opgezet kan worden. Daarbij kan ook gebruik worden gemaakt van elkaars communicatiekanalen om dit evenement te promoten.

6 6 SEA-campagne Besteed in je Google Adwordscampagne aandacht aan de activiteiten rondom NL Leest. Niet-leden kunnen daarbij indirect geattendeerd worden op de voordelen van lidmaatschap bij de Bibliotheek. Met name interessant voor bibliotheken die gebruik maken van Google Grants. Website Zorg voor een heldere landingspagina op je website waarop overzichtelijk staat vermeld wat de activiteiten een leestips zijn rondom NL Leest. Zeker als er ook een SEA-campagne wordt ingezet is dit essentieel. Neem op deze landingspagina een link naar het aanmeldformulier voor nieuwe leden op, evenals het inschrijfformulier voor de activiteiten (indien relevant). 6 BUDGET Het budget voor communicatie-uitingen verschilt per Bibliotheek. Omdat via de communicatietoolkit verschillende basismaterialen worden aangereikt, kunnen de (out-of-pocket) kosten minimaal blijven of zelfs geheel afwezig, afhankelijk van de communicatiemiddelen die de Bibliotheek besluit in te zetten. 7 PLANNING Voor wat betreft de planning van deze communicatie-activiteiten zijn de volgende fases te onderscheiden: Fase 1: Voor aanvang Bepaal wat je rond de themaweken gaat doen aan communicatie en stel het budget vast. Realiseer een heldere landingspagina. Voorbereiding en/of realisatie overige middelen als posters, persbericht, etc. Organisatie evenementen in themaeweken. Informeer medewerkers en zorg dat ze voorbereid zijn. Maak FAQ s voor de medewerkers. Fase 2: Tijdens NL Leest maand Uitvoeren communicatie-activiteiten zoals SEA-campagnes, communicatie via social mediakanalen, etc. Uitvoeren thema evenementen Monitoring en bijsturing op communicatie-uitingen. Fase 3: Na NL Leest Evalueren. 8 ORGANISATIE Advies is om één persoon binnen de organisatie aan te wijzen als verantwoordelijke voor deze campagne die het overzicht behoudt. Die persoon kan een team van collega s inschakelen om de verschillende onderdelen op te pakken, maar is eindverantwoordelijk voor de aansluiting op elkaar van de verschillende onderdelen.

7 7 9 MONITORING & EVALUATIE Zodra de communicatie uitingen gaan lopen, is het van belang om te monitoren wat het effect is, zodat er zo nodig ook tijdig bijgestuurd kan worden. Na afloop van de campagne kan dan vervolgens geëvalueerd worden wat de resultaten van de verschillende uitingen zijn geweest. Hiervoor kun je kijken naar de volgende onderdelen: Aantal leden en niet-leden dat deelneemt aan evenementen Aantal (thema)materialen dat tijdens deze week wordt uitgeleend Het aantal NL Leest boeken dat wordt uitgedeeld. Aantal nieuwe leden dat zich inschrijft tijdens deze campagne Het aantal paginaweergaven van de landingspagina Het bereik en de respons op je social media uitingen Het aantal views en clicks op de SEA-campagne Het aantal en type vragen dat de medewerkers hebben ontvangen. Et cetera Tijd nemen om te meten wat het effect is geweest en evalueren wat de meest (en minst) succesvolle acties waren, zorgt voor een belangrijk leermoment en vergroot weer het succes van toekomstige acties. COLOFON Communicatieplan - Lokale campagne Nederland Leest ProBiblio, oktober 2016