Eindrapport. Betreft: Pilot e-depot Omgevingsdienst IJmond Noord-Hollands Archief. Datum: Augustus 2015

Transcriptie

1 Eindrapport Betreft: Pilot e-depot Omgevingsdienst IJmond Noord-Hollands Archief Datum: Augustus 2015 Opgesteld door: Mirjam Bakker (Noord-Hollands Archief), Wilma Zandvliet (Omgevingsdienst IJmond), Wout van der Reijden (Nationaal Archief) en Frans Dondorp (Decos) Versie: 1.0 1

2 Documentbeheer Versiebeheer Versie datum Auteur opmerkingen status Mirjam Bakker (NHA) Wilma Zandvliet (ODIJ) Mirjam Bakker (NHA) Mirjam Bakker (NHA) Wout van der Reijden (Nationaal Archief) Mirjam Bakker (NHA) Bevindingen toegevoegd Bevindingen OD IJmond gestructureerd Bevindingen van Decos ontvangen en geintegreerd in dit document Bevindingen van Nationaal Archief doorgevoerd Managementsamenvatting toegevoegd Concept Concept Concept Concept Concept Concept 0.7 -> Ilse Kaldenbach Laatste redactie Definitief Verspreiding versie datum Naam Doel Wilma Zandvliet (ODIJ) Frans Dondorp, (Decos) Wout van der Reijden (Nationaal Archief) Ilse Kaldenbach, (communicatieadviseur NHA Ter aanvulling van deel bevindingen OD IJmond Ter aanvulling van deel bevindingen Decos Ter aanvulling van deel bevindingen Nationaal Archief Ter review op taal en grammatica en lay out 2

3 Goedkeuring versie Datum Rol Naam 0.6 Implementatie-manager e-depot Klaartje Pompe (NHA) 3

4 Inhoudsopgave Documentbeheer Managementsamenvatting Inleiding Doel Scope Projectorganisatie Activiteiten, rollen en planning Bevindingen Leerpunten voor de Omgevingsdienst IJmond Leerpunten voor het Noord-Hollands Archief Leerpunten voor Decos Leerpunten voor het Nationaal Archief Bijlage 1: Overzicht van activiteiten en de planning Bijlage 2: Keuze van testdossiers t.b.v. pilot door Omgevingsdienst IJmond Bijlage 3: Technische structuur van het XML-schema TOPX

5 1. Managementsamenvatting Van december 2014 tot juli 2015 hebben het Noord-Hollands Archief en de Omgevingsdienst IJmond, in samenwerking met Decos en het Nationaal Archief, een pilot uitgevoerd. De Omgevingsdienst IJmond kreeg in 2013 positief advies van de gemeentearchivaris voor de vervanging van de papieren originelen door digitale versies en werkt sindsdien volledig digitaal. Het doel van de pilot was om na te gaan welke aanpassingen gedaan moeten worden om een export uit Decos 1 soepel te kunnen opnemen in het e-depot van het Noord-Hollands Archief. Voordelen voor de betrokken partijen - Voor de Omgevingsdienst IJmond is deze pilot van belang geweest om zich te kunnen voorbereiden op aansluiting op het e-depot van het Noord-Hollands Archief; - Voor Decos was de pilot van belang om Decos als DMS/ ZTS ook voor andere gebruikers te verbeteren; - Voor het Noord-Hollands Archief heeft de pilot meer inzicht gegeven in punten voor verbetering van de producten en diensten voor opname van informatie in het e-depot. - Voor het Nationaal Archief is de pilot interessant omdat er voor de eerste keer een export conform TOPX 2 is gemaakt. Dit is getest en de bevindingen hebben geleid tot verbeteringen van het product. Tijdens de pilot heeft de Omgevingsdienst IJmond een export uit Decos gemaakt en naar het Noord- Hollands Archief gestuurd. Het Noord-Hollands Archief heeft deze vervolgens handmatig opgenomen in het e-depot (ingest) en bevindingen gerapporteerd. De belangrijkste bevindingen zijn: Het is voor alle betrokken partijen een leerzaam proces geweest om een export te maken, dit aan te passen aan de standaarden van het e-depot en de data en metadata op te nemen in het e-depot. Met de testopname is het proces helder geworden, zijn de producten beproefd en is inzichtelijk geworden welke kennis en vaardigheden daadwerkelijk nodig zijn om digitaal archiefmateriaal op te nemen in het e-depot. De belangrijkste, specifieke bevindingen zijn: Proces: - Om de pilot te laten slagen, is de betrokkenheid van alle partijen van belang. Voor deze pilot waren dat de Omgevingsdienst IJmond, Decos (leverancier), het Noord-Hollands Archief en het Nationaal Archief; van elke organisatie zijn specialisten nodig en het helpt als de relatie goed is. - De pilot was een leertraject voor alle partijen: er was tijd nodig om kennis uit te wisselen zodat iedereen op hetzelfde kennisniveau zat en om hetzelfde beeld bij bepaalde zaken te hebben, zoals inzichten over het opnameproces en kennis rondom de eisen van het e-depot. Het is zelfs voorgekomen dat specialisten tussentijds extra kennis moesten opdoen om een volgende stap in de pilot te kunnen ondernemen. Zo was een aanvullende, specialistische training van Preservica (de software van het e-depot) nodig om weer een stap verder te 1 Decos = het document management systeem van de Omgevingsdienst IJmond. 2 TOPX: is de XML vertaling van de landelijke metadatastandaard TMLO (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden). 5

6 kunnen in de technische opname van het testmateriaal. Door deze aanpak van trial and error konden we anticiperen en groeien in onze rollen en taken. - Bij volgende testen en aansluitingen moeten de leereffecten uit deze pilot worden meegenomen: advies en ondersteuning vanuit het NHA is dan ook heel belangrijk. Mapping: - De inhoudelijke mapping van de eigen metadata naar de waarden van het TMLO komt niet zomaar tot stand; de waarden uit het TMLO zijn soms lastig eenduidig te interpreteren en soms is het lastig te achterhalen welke waarden wellicht wel (op de achtergrond) aanwezig zijn in het DMS. Vertaling van mapping naar export-xml: - Voor de leverancier bleken de beschikbare producten rond TOPX (XML van TMLO) te kunnen worden verbeterd. Zo was de stylesheet niet optimaal en ontbrak er beschrijvende documentatie. Hierdoor kon de leverancier niet makkelijk uit de voeten. Het Nationaal Archief is ermee bezig om dit te verbeteren voor andere leveranciers. TMLO en gebruik - Aan het einde van de pilot was de vraag bij alle partijen of de waarden van het TMLO nu daadwerkelijk aansluiten bij de informatiebehoefte van de burger en ambtenaar. Dit wordt onderzocht in de pilot die nu loopt tussen het Noord-Hollands Archief en de provincie Noord- Holland. Lees in hoofdstuk 7 meer over de bevindingen, de manier waarop er geanticipeerd is en de leerpunten. 6

7 2. Inleiding Vanaf 29 januari 2015 beschikt het Noord-Hollands Archief over een Rijks-e-Depot. Hiermee voorziet het Noord-Hollands Archief in een noodzakelijke behoefte om digitaal archiefmateriaal van aangesloten overheden goed op te slaan en zodanig te beheren dat het duurzaam toegankelijk is. Aangesloten overheden zetten stappen om zich voor te bereiden op aansluiting op het e-depot. De Omgevingsdienst IJmond werkt vanaf 2013 volledig digitaal en kreeg in dat jaar ook positief advies van de gemeentearchivaris voor de vervanging van de papieren originelen door digitale versies. Deze situatie én de mogelijkheid van opname van deze informatie in het e-depot van het Noord-Hollands Archief, bracht Peter Groot van de Omgevingsdienst er toe voor te stellen om een pilot met het Noord-Hollands Archief te houden in Doel Het doel van de pilot is om na te gaan of er aanpassingen aan het systeem moeten worden gedaan om een export uit Decos soepel te kunnen opnemen in het e-depot van het Noord-Hollands Archief. Voordelen voor de betrokken partijen - Voor de Omgevingsdienst IJmond is deze pilot van belang om zich te kunnen voorbereiden op aansluiting op het e-depot van het Noord-Hollands Archief, - voor Decos is de pilot van belang om Decos als DMS/ ZTS ook voor andere gebruikers te verbeteren en - voor het Noord-Hollands Archief biedt de pilot de mogelijkheid om de producten en diensten voor opname van informatie in het e-depot te verbeteren 3. - Voor het Nationaal Archief is de pilot interessant omdat er voor de eerste keer een export conform TOPX 4 is gemaakt. Dit is getest en de bevindingen hebben geleid tot verbeteringen van het product. 4. Scope De scope van de pilot is bewust klein gehouden om de haalbaarheid te vergroten. In het projectplan is de scope als volgt omschreven: De Omgevingsdienst IJmond maakt een export uit Decos, het DMS/ ZTS van de Omgevingsdienst. Het Noord-Hollands Archief ontvangt de export, voert een handmatige ingest (=opname in het e-depot) uit en rapporteert de verbeterpunten. Vervolgens volgt er in samenspraak met de Omgevingsdienst een waardering van de verbeterpunten. Het rapport met verbeterpunten inclusief de waardering van de Omgevingsdienst IJmond vormt het resultaat van de pilot. Op basis van dit rapport volgt na de pilot een regulier ontwikkelpad: in nauwe samenwerking tussen het Noord-Hollands Archief en de Omgevingsdienst IJmond worden verbeterpunten opgepakt om 3 De bevindingen zijn ter ondersteuning van het overdrachtsprotocol van het Noord-Hollands Archief: een weergave van de handelingen die moeten worden verricht door een archiefvormer en door het Noord-Hollands Archief om archiefmateriaal soepel te kunnen overbrengen naar het e-depot. 4 TOPX: is de XML vertaling van de landelijke metadatastandaard TMLO (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden). 7

8 ervoor te zorgen dat de Omgevingsdienst IJmond in staat is om digitale informatie soepel over te brengen naar het e-depot van het Noord-Hollands Archief. 5. Projectorganisatie Bij deze pilot waren de volgende personen betrokken: Van het Noord-Hollands Archief: Mirjam Bakker, adviseur digitale informatie en projectleider van deze pilot Ed Sewalt, ICT-specialist Van de Omgevingsdienst IJmond: Wilma Zandvliet, stafmedewerker en belast met de archiefbeheer taken Van Decos: Frans Dondorp, Business Developer Van het Nationaal Archief: Wout van der Reijden, metadataspecialist 6. Activiteiten, rollen en planning Zie voor een overzicht van de uitgevoerde activiteiten en de planning bijlage Bevindingen In dit hoofdstuk worden de bevindingen van de pilot beschreven. Elk van de betrokkenen heeft vanuit eigen perspectief lering getrokken uit deze pilot. 7.1 Leerpunten voor de Omgevingsdienst IJmond Onderwerp Beschrijving situatie Ervaring Motivatie Inhoudelijke mapping met TMLO Bij de Omgevingsdienst IJmond is Wilma Zandvliet samen met Mirjam Bakker van het NHA in eerste instantie aan de slag gegaan met het invullen van het TMLO. Later is daar Frans Dondorp van Decos bij aangesloten vanuit technisch perspectief. Het invullen van het TMLO kost relatief veel tijd: 1. Het TMLO is moeilijk leesbaar en de definitie van sommige elementen is niet concreet. 2. De technische metadata zijn voor de functioneel applicatiebeheerder moeilijk te herleiden Het maken van een papieren inventaris van archiefbescheiden t.b.v. overbrenging kost nog veel meer tijd. Het vaststellen van het TMLO is in vergelijking daarbij een relatief kleine investering; als het TMLO eenmaal is ingevuld en technisch vertaald wordt het een geautomatiseerde handeling. 8

9 Ondernomen actie Aanbeveling Voldoende tijd en middelen beschikbaar gesteld voor de benodigde werkzaamheden. 1. Zorg voor een duidelijke planning en stel middelen beschikbaar om het TMLO te implementeren. Het is een investering: als het TMLO eenmaal is ingevuld en technisch vertaald, wordt het een geautomatiseerde handeling en bespaart het veel werk bij het afsluiten van dossiers en de overbrenging ervan naar een digitaal depot. 2. Voor het Nationaal Archief: TMLO concreter formuleren en mogelijk uitbreiden t.a.v. de inhoudelijke ontsluiting van de archieven. 3. Aan andere toepassers van het TMLO: ga de samenwerking aan met je partners in deze. 4. Besef dat je na het inhoudelijk mappen met het TMLO nog niet klaar bent: de Omgevingsdienst IJmond gaat naast het TMLO ook inzichtelijk maken welke andere metadata voor haar belangrijk zijn om de terugvindbaarheid van de uitgeplaatste c.q. overgebrachte bescheiden te kunnen waarborgen (het organisatiegebonden metadataschema). Onderwerp Relatie met de leverancier Beschrijving Voor het uitvoeren van de pilot was betrokkenheid van de leverancier nodig. De situatie leverancier moest de export aanpassen om het te kunnen ingesten in het e- Depot. Ervaring De samenwerking tussen Decos, de Omgevingsdienst IJmond en het NHA is direct vanaf de start opbouwend geweest, waardoor de pilot binnen het tijdpad kon worden afgewikkeld en zaken goed doordacht konden worden opgelost en ingevuld. Door de open houding is er zelfs sprake van synergie. Motivatie - Ondernomen De Omgevingsdienst IJmond heeft Decos gevraagd om ondersteuning te bieden actie om zo de pilot tot een goed einde te brengen en een win-win situatie te creëren. Aanbeveling Voor de eigen leverancier: zorg dat de leverancier zich bewust is van het belang van investering in het voorbereiden en uitvoeren van de export. Voor het Nationaal Archief: zorg ervoor dat de leveranciers worden meegenomen in de ontwikkelingen zodat de aansluiting goed kan worden doorontwikkeld. Onderwerp Samenwerking Beschrijving Voor het uitvoeren van de pilot was het belangrijk dat er goed samengewerkt situatie werd met, naast de leverancier, ook de andere partners, zoals het Noord- Hollands Archief en het Nationaal Archief. Het moet duidelijk zijn wie aan zet is en de relatie moet goed zijn. Ervaring Binnen de pilot ging dit heel goed. Motivatie - Ondernomen - actie Aanbeveling Maak voorafgaand aan de piliot een goede analyse welke personen van welke partijen je nodig hebt. Onderwerp Beschrijving situatie Kosten aanpassing DMS/ ZTS Vanuit de pilot zijn alleen personele kosten gemaakt in de vorm van tijd. De aanpassingen in het DMS/ ZTS moeten nog duidelijk worden. Omdat nu nog niet 9

10 inzichtelijk is of de metadata en de informatie op de juiste manier terug zijn te vinden in Preservica. Ervaring Het invullen van het TMLO en controleren of het juist is gedaan heeft toch met tussenpauzes minimaal 80 uur geduurd. Het gaat hier om de investering vanuit het NHA, de Omgevingsdienst IJmond en Decos. Daarnaast heeft Decos een tijdsinvestering gedaan om het TMLO in XML, conform TOPX te plaatsen. Motivatie - Ondernomen Er wordt nagedacht over een vervolgactie in de vorm van een nieuwe pilot om zo actie inzichtelijk te krijgen welke aanpassingen noodzakelijk zijn om de terugvindbaarheid van de overgedragen digitale bestanden te vergroten zowel bij uitplaatsing als bij overdracht. Aanbeveling Uitvoeren van deze pilot 7.2 Leerpunten voor het Noord-Hollands Archief Onderwerp Handmatige ingest Beschrijving Nadat Decos een set van bestanden en de metadata die gemapt waren met het situatie TMLO in XML conform TOPX had gezet, deed de ICT-specialist de handmatige ingest. Dit lukte niet direct. Ervaring Deze actie leerde dat er meer inzicht en kennis binnen het Noord-Hollands Archief moest zijn van de functionaliteit van Preservica, de software van het e- Depot. Motivatie Het Noord-Hollands Archief doet de opnamen van digitaal archiefmateriaal in Preservica, de software van het e-depot. Kennis van Preservica is van groot belang. Door de pilots en door oefening wordt deze kennis automatisch vergroot. Ondernomen Er is naar aanleiding hiervan een training op het gebied van Preservica actie aangeboden aan de ICT-specialist van het Noord-Hollands Archief om de kennis te vergroten. Aanbeveling - Onderwerp Beschrijving situatie Ervaring Motivatie Ondernomen actie Aanbeveling Advies en ondersteuning vanuit het Noord-Hollands Archief De adviseur digitale informatie heeft ondersteund bij de mapping van inhoudelijke velden uit Decos naar het TMLO. Ondersteuning blijkt nuttig en wordt als prettig ervaren. Doordat de adviseur kennis heeft van de inhoud van het TMLO en op de hoogte is van de vervolgstappen, kan sneller en beter een mapping worden gemaakt. - Advies bij aansluittrajecten blijft van groot belang. Onderwerp TMLO en de bruikbaarheid voor ambtenaar en burger Beschrijving situatie Ervaring - Motivatie De vraag is of het TMLO nu aansluit bij de zoekbehoefte van de ambtenaar en de burger. De bevinding hiervan is interessant en belangrijk voor elke partij omdat dit bepaalt of de export nog andere wijzigingen behoeft. 10

11 Ondernomen actie Aanbeveling Er is een gesprek geweest over de waarden van het TMLO met de afdeling Publiek binnen het Noord-Hollands Archief. Uit dit gesprek is gebleken dat de archiefvormers nog steeds conform de Archiefwet hun archief in goede, geordend en toegankelijke staat moeten overbrengen. Hieraan verandert niks t.o.v. de oude situatie. In de praktijk met het mappen is gebleken dat de verplichte waarden van het TMLO voorhanden zijn bij de gemeenten die de mapping hebben gedaan. De verwachting is dan ook dat het TMLO voor de eerstkomende jaren zeker zal voldoen. De aanbeveling voor overheden en leveranciers is dan ook om het TMLO toe te passen. Onderwerp Beschrijving situatie Ervaring Motivatie - Ondernomen actie Aanbeveling Weergave van metadata in Preservica Nadat de ingest in het e-depot van de aangepaste export van Decos, in de testomgeving, was uitgevoerd, werd gekeken of alle meegegeven metadata uit Decos werkelijk waren opgenomen in het e-depot. Dit bleek wel het geval, maar voor de users van Preservica bij het Noord-Hollands Archief bleek wel dat de metadata niet helder werden gepresenteerd. De metadata waren lastig terug te zien en stonden op onverwachte plekken in het scherm. 1) Wordt gemeld in het gebruikersoverleg door de user van Preservica bij het Noord-Hollands Archief. 2) Dit wordt gemeld bij de werkgroep bij het Noord-Hollands Archief die zich bezighoudt met de raadpleegvoorziening. 1) Het is aan te bevelen om de weergave van de metadata mee te nemen in de volgende versie van Preservica zodat de user beter met de informatie in het e-depot kan omgaan. 2) Daarnaast is het van belang om in de (nog te ontwikkelen) raadpleegmogelijkheid voor burgers en ambtenaren de gebruikersvriendelijkheid van de presentatie van de metadata mee te nemen in het ontwerp. 7.3 Leerpunten voor Decos De omgevingsdienst IJmond gebruikt Decos D5.2 als zaaksysteem. In de pilot is een aantal voorbeelddossiers uit dit systeem aangeboden aan Preservica. Dit extract is gemaakt met de exportfunctionaliteit die het systeem biedt. Daarbij worden metagegevens in XML aangemaakt en worden bestanden voor zover nodig naar PDF/A geconverteerd. Omdat deze functionaliteit al beschikbaar was, lag de technische inspanning voor de pilot vooral in het vertalen van de XML op zodanige wijze dat de metagegevens correct geïnterpreteerd kunnen worden door Preservica. Voor de aanlevering heeft het Nationaal Archief het TOPX-formaat voorgeschreven: een XML-structuur met daarin vaste elementen waarvan de betekenis in TMLO is vastgelegd. In feite is TOPX dus de XML-beschrijving van TMLO. De vertaalslag van de metagegevens verloopt als volgt: 11

12 Metagegevens in Decos D5.2 export Decos XML na export vertaling Topx XML na vertaling De techniek die is toegevoegd om de metagegevens van Omgevingsdienst IJmond in TOPX aan te leveren, is een XSLT: een stylesheet waarin is gedefinieerd hoe de standaard XML opmaak die Decos genereert moet worden vertaald naar TOPX. In deze stylesheet ligt bovendien een aantal gegevens van Omgevingsdienst IJmond vast. Zo moeten bijvoorbeeld unieke kenmerken binnen TOPX worden opgemaakt op basis van een KvK-nummer van de aanleverende partij. Dit KvK-nummer wordt door de XSLT toegevoegd. Ook de kennis van de velden die Omgevingsdienst IJmond wil aanleveren (de mapping die zij heeft gemaakt van haar eigen metadataschema naar TMLO) ligt vast in de XSLT. De stylesheet moet worden ingesteld voor iedere organisatie die op basis van TOPX digitaal wil overbrengen. Na de pilot zal in de praktijk blijken in hoeverre de aangeleverde gegevens voldoende en afdoende zijn voor de archiefbewaarplaats om haar taken uit te kunnen voeren en de toegankelijkheid blijvend te garanderen. Het is denkbaar dat de vertaalslag na de pilot aangepast wordt. NB: Per organisatie kunnen meerdere systemen worden aangesloten op het e-depot (alhoewel het advies is om alle informatie via één DMS te laten lopen en maar één aansluiting te realiseren). In dit geval zou van elk systeem een mapping en een stylesheet gemaakt moeten worden. De stylesheet die is gemaakt in het kader van de pilot is ook inzetbaar voor andere organisaties die het zaaksysteem van Decos gebruiken. Onderwerp Beschrijving situatie Ervaring Motivatie Ondernomen actie Aanbeveling Technische metadata Op basis van TMLO moeten bepaalde technische metagegevens worden aangeleverd die Decos niet standaard aanbiedt in haar export. Decos biedt geen hashwaarde aan voor geëxporteerde bestanden. Het is ook nog de vraag hoe de technische metagegevens door Preservica worden gebruikt en hoe essentieel deze in de praktijk zijn. Decos zal een aantal wijzigingen doorvoeren om alle technische metagegevens die TMLO voorschrijft aan te bieden in exports. Uit het praktijkgebruik van Preservica zou moeten blijken welke gegevens minimaal vereist zijn binnen TMLO en eventueel daarbuiten. Op basis daarvan zal de export uit het zaaksysteem moeten worden getoetst. Onderwerp Beschrijving situatie Ervaring Motivatie TOPX Het Nationaal Archief schrijft TOPX voor als het formaat waarin metagegevens moeten worden aangeleverd. Van TOPX is echter alleen een XML-schema beschikbaar, maar geen beschrijvende documentatie. Het was niet altijd even duidelijk welke velden in TOPX moesten worden gevuld en met welke waarden. 12

13 Ondernomen actie Aanbeveling In een aantal ontwikkelcycli is de stylesheet aangepast op basis van aanwijzingen vanuit het NA Als TOPX een standaard moet worden, is er aanvullende documentatie nodig voor leveranciers om niet alleen de juiste structuur aan te kunnen leveren, maar met name ook om de juiste gegevens aan te bieden. Onderwerp Nesting en het RIP formaat Beschrijving Informatie is in het zaaksysteem gegroepeerd: bestanden bij situatie documentregistraties en documentregistraties binnen zaken. In TOPX wordt deze structuur achterwege gelaten en wordt ieder onderdeel apart beschreven. Hierdoor wordt informatie over onderlinge samenhang onvoldoende gebruikt. Ervaring Decos wilde gegevens graag gegroepeerd aanleveren, maar hoe dat moest was niet duidelijk. Motivatie - Ondernomen Het NA heeft aanbevolen om het RIP formaat te gebruiken en de TOPXelementen aan te leveren als een record binnen RIP. Decos biedt nu dus TOPX actie aan verpakt in RIP. Aanbeveling Bij de beschrijving die het NA zou moeten leveren zou een aantal voorbeeldbestanden moeten zitten waaruit blijkt hoe een hele set aangeleverd kan worden in één XML-bestand. Onderwerp Beschrijving situatie Ervaring Motivatie Ondernomen actie Aanbeveling Koppelingstechniek Op dit moment worden gegevens uitgewisseld op basis van export/import. Fouten of onvolkomenheden die blijken bij import zijn niet zichtbaar voor het aanleverende systeem Nadat de export is uitgevoerd heeft het aanleverende systeem er geen controle meer over. Er is geen mechanisme om te reageren op fouten. Bij een doorontwikkeling op het gebied van digitale overbrenging zou gedacht moeten worden aan een koppelvlak op basis van webservices, waardoor er ook communicatie mogelijk is van Preservica naar Decos. XML export/import is een redelijk oude techniek voor koppelingen: webservices bieden meer mogelijkheden. Nu is bovendien het daadwerkelijke aanleveren (via FTP) een handmatige actie die niet nodig zou hoeven zijn. De beveiliging van gegevens die eenmaal zijn geëxporteerd is ongedefinieerd: er is geen grip op waar die gegevens zijn of naartoe gaan. - Als uit de praktijk blijkt dat de digitale overbrenging lukt op basis van de aangeleverde gegevens, zou voor een vervolgfase een doorontwikkeling moeten worden geformuleerd op basis van een modernere koppeltechniek. 7.4 Leerpunten voor het Nationaal Archief Onderwerp Beschrijving situatie Format TOPX (RIP) Tijdens de pilot had Decos behoefte aan een format van de structuur van TOPX zodat de leverancier de inhoudelijke mapping van metadata kon vertalen naar een XML- exportstructuur waarin het TMLO in een logische volgorde verwerkt 13

14 was. Deze werd door het Nationaal Archief opgeleverd. Ervaring De aangeleverde versie was van onvoldoende kwaliteit; de leverancier kon hier niet direct een XML vertaling maken. Een beschrijving ontbrak. Motivatie Een beschrijving bij het format is nodig zodat een willekeurige leverancier zelfstandig de vertaling naar TOPX kan maken. Ondernomen Het Nationaal Archief heeft hiervan kennis genomen. Het is als actiepunt actie opgenomen en een beschrijving bij het TOPX format is publiekelijk beschikbaar. Aanbeveling - Onderwerp Beschrijving situatie Ervaring Motivatie Ondernomen actie Aanbeveling Format TOPX (RIP) De regel is om naast de bestanden, 1 XML met alle metadata van de bestanden aan te leveren. Dit bleek niet voldoende. Preservica accepteerde dit XML niet. Er is gekeken naar mogelijkheden waardoor toch de metadata van alle bestanden, per verschillende aggregatieniveaus te ingesten. Een aanpassing aan het format TOPX moest worden gemaakt; de verschillende aggregatieniveau s moesten apart worden genummerd. Een nieuwe versie van TOPX is aangenomen en publiekelijk beschikbaar. Het Nationaal Archief moet in de uit te werken scenario s aangeven hoe XML metadata aangeleverd dient te worden (bijvoorbeeld 1 XML voor alle bestanden of 1 XML per bestand). Onderwerp Beschrijving situatie Ervaring Motivatie Ondernomen actie Aanbeveling Onduidelijkheid over metadata Er komen veel vragen naar voren over specifieke aspecten rondom metadata. TMLO, TOPX, RIP of SIP; het is vaak onduidelijk wat dit allemaal is en hoe deze producten zich tot elkaar verhouden en wanneer ze moeten worden gebruikt. Wanneer duidelijk is wat er met bepaalde termen bedoeld wordt en hoe bepaalde aspecten (zoals ToPX, RIP, SIP) zich tot elkaar verhouden, is beter inzichtelijk te maken welke stappen in het proces genomen moeten worden. Het Nationaal Archief heeft dit gesignaleerd. Er wordt gewerkt aan een beschrijving van de scenario s, met bijbehorende stappen, die moeten kunnen leiden tot een succesvolle ingest van digital born materiaal in Preservica. Het is belangrijk dat het Nationaal Archief een goede beschrijving van alle aspecten rondom metadata maakt en ervoor zorgt dat deze kennis wordt verspreid onder de juiste mensen. Op deze manier wordt de zorg voor metadata in het kader van duurzame toegankelijkheid van informatie breder georganiseerd. 14

15 Bijlage 1: Overzicht van activiteiten en de planning In dit onderdeel zijn de activiteiten uiteengezet die naar inschatting nodig zijn om de pilot succesvol uit te voeren. Ook wordt aangegeven welke rollen nodig zijn om de acties uit te voeren. Activiteiten Rollen Planning Gerealiseerd? 1 Omgevingsdienst IJmond maakt een overzicht van alle metadata die bijgehouden worden (zowel handmatig als automatisch) 2 Omgevingsdienst maakt een analyse om te komen tot een aanbod van een aantal representatieve digitale dossiers 3 Er volgt een inhoudelijke mapping van het overzicht van metadata naar het TMLO 4 Het Noord-Hollands Archief geeft de technische structuur van het XML-schema TOPX van het e- Depot door aan de Omgevingsdienst 5 Er wordt gekeken of de metadata in de export inhoudelijk en qua structuur (technisch) kan worden aangepast waardoor het beter aansluit op het TMLO 6 Omgevingsdienst IJmond maakt een export van de representatieve dossiers uit Decos 7 Het Noord-Hollands Archief ontvangt de export en doet een (handmatige) opname in de (representatieve) oefenomgeving van het e-depot 8 Het Noord-Hollands Archief rapporteert de bevindingen van de opname in een rapport Leverancier (Decos) Stafmedewerker (Omgevingsdienst IJmond) Stafmedewerker (Omgevingsdienst IJmond) Projectleider, metadataspecialist (Noord-Hollands Archief) Leverancier (Decos) Stafmedewerker (Omgevingsdienst IJmond) Projectleider (Noord-Hollands Archief) Leverancier (Decos) Stafmedewerker (Omgevingsdienst IJmond) Projectleider (Noord-Hollands Archief ICT specialist (Noord-Hollands Archief) Leverancie (Decos) Stafmedewerker (Omgevingsdienst IJmond) Leverancier (Decos) Stafmedewerker (Omgevingsdienst IJmond) Projectleider (Noord-Hollands Archief ICT specialist (Noord-Hollands Archief) Leverancier (Decos) Stafmedewerker (Omgevingsdienst IJmond), Adviseur digitale informatie, Digitaal archiefspecialist (Noord- Hollands Archief) December 2014 Ja December 2014 Ja (zie bijlage 2) Januari 2015 Ja Januari 2015 Ja (zie bijlage 3) Februari 2015 mei 2015 Mei 2015 Juni 2015 Juli 2015 Ja Ja Ja Ja 9 Het eindrapport wordt opgeleverd aan NHA Projectleider Juli 2015 Ja 15

16 Bijlage 2: Keuze van testdossiers t.b.v. pilot door Omgevingsdienst IJmond De Omgevingsdienst IJmond gaat uit van de te bewaren archiefbescheiden. De werkprocessen die documenten voortbrengen die voor vernietiging in aanmerking komen, komen niet in aanmerking voor de pilot. De selectie wordt gemaakt uit de volgende werkprocessen. Werkproces Melding besluit bodemkwaliteit Activiteitenbesluit meldingen Enkelvoudige omgevingsvergunning milieu uitgebreid Enkelvoudige omgevingsvergunning milieu regulier Bodem beoordeling en afhandeling overige stukken Bodem begeleiden onderzoekstraject Maatwerk WOB- verzoek Omschrijving werkproces Het behandelen van een melding bouwstoffen in het kader van de bodemkwaliteitskaart. Het behandelen van een melding op grond van het Activiteitenbesluit Het beoordelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning wat betreft de activiteit exploiteren milieu-inrichting Het beoordelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning wat betreft de activiteit veranderen (werking van) milieu-inrichting Het beoordelen en afhandelen van overige stukken met betrekking tot bodem Het begeleiden van een bodemonderzoektraject Opleggen van maatwerk Het behandelen van een WOB- verzoek Afhandelen ter inzage stukken bodem Betreft het afhandelen van ontvangen ter inzage stukken m.b.t. bodem. Dit proces staat los van het werkproces 'afhandelen ter inzage stukken van derden' omdat bodemdocumenten over het algemeen blijvend bewaard dienen te worden. Inkomend bezwaarschrift Betreft het afhandelen van een inkomend bezwaarschrift Opstellen/ actualiseren mandaat Beroep, hoger beroep Uitgaand bezwaarschrift Melding brandveilig gebruik Afhandelen blijvend te bewaren stukken Betreft de opdracht tot het opstellen en/of actualiseren van een mandaat Betreft het afhandelen van een inkomende of uitgaande voorlopige voorziening Betreft het afhandelen van een uitgaand bezwaarschrift Betreft het afhandelen van een melding betreffende brandveilig gebruik Betreft het afhandelen van een ontvangen document dat blijvend zal worden bewaard (bijv. een tekening) Omdat er voor gekozen is om slechts een paar zaken in de pilot te selecteren voor overbrenging is er gekeken welke werkprocessen over gelijke documentstromen gaan. Vervolgens is gekeken naar de frequentie van het gebruik van de werkprocessen. Deze processen zullen in grote bulk naar het e- Depot worden geëxporteerd. De volgende selectie komt dan in aanmerking voor de pilot. Werkproces Omschrijving werkproces 1.Melding besluit bodemkwaliteit Het behandelen van een melding bouwstoffen in het kader van de bodemkwaliteitskaart. 2. Activiteitenbesluit meldingen Het behandelen van een melding op grond van het Activiteitenbesluit 3. Enkelvoudige omgevingsvergunning Het beoordelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning wat betreft milieu uitgebreid de activiteit exploiteren milieu-inrichting 4. Maatwerk Opleggen van maatwerk 5. Beroep, hoger beroep Betreft het afhandelen van een inkomende of uitgaande voorlopige voorziening 6. Melding brandveilig gebruik Betreft het afhandelen van een melding inzake brandveilig gebruik Van de bovenstaande werkprocessen zal een zaak voor export worden klaargemaakt. 16

17 Bijlage 3: Technische structuur van het XML-schema TOPX <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> - <xs:schema xmlns:xs=" xmlns=" targetnamespace=" elementformdefault="qualified" attributeformdefault="unqualified" version="v2.0- concept8"> <xs:element name="topx" type="topxtype" /> - <xs:complextype name="topxtype"> - <xs:choice> - <xs:element name="aggregatie" type="aggregatietype"> <xs:documentation>gegevens over een archief, serie, dossier of record.</xs:documentation> - <xs:element name="bestand" type="bestandtype"> <xs:documentation>gegevens over een bestand, waarbij vorm- en formaat-informatie verplicht meegeleverd dienen te worden.</xs:documentation> </xs:choice> - <xs:group name="basiseigenschappengroup"> - <xs:element name="naam" type="typednonemptystringtype" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation>beknopte formeel-inhoudelijk beschrijving (titel) van het record</xs:documentation> - <xs:element name="classificatie" type="classificatietype" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation>samenvoeging van archiefbestanddelen tot één nieuw geheel met een eigen identiteit.</xs:documentation> - <xs:element name="omschrijving" type="typedstringtype" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation>vrije tekst met nadere beschrijving van record</xs:documentation> - <xs:element name="plaats" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>fysieke of virtuele locatie van record</xs:documentation> 17

18 - <xs:element name="dekking" type="dekkingtype" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation>nadere aanduiding van tijd en ruimte waarin record kan worden gepositioneerd</xs:documentation> - <xs:element name="externidentificatiekenmerk" type="externidentificatiekenmerktype" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation>kenmerken, toegekend aan een record, buiten de huidige beheeromgeving</xs:documentation> - <xs:element name="taal" type="taaltype" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation>taal van een record</xs:documentation> - <xs:element name="eventgeschiedenis" type="eventgeschiedenistype" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation>vastlegging van het ontstaan en wijzigingen van een record</xs:documentation> - <xs:element name="eventplan" type="eventplantype" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation>geeft activiteiten of gebeurtenissen weer die in de toekomst van belang zijn voor het record</xs:documentation> - <xs:element name="relatie" type="relatietype" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation>element waarmee een relatie gelegd kan worden met andere records (op verschillende aggregatieniveaus)</xs:documentation> - <xs:element name="context" type="contexttype" minoccurs="0"> <xs:documentation /> - <xs:element name="gebruiksrechten" type="gebruiksrechtentype" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation>voorwaarden verbonden aan het gebruik van het record anders dan raadpleging</xs:documentation> - <xs:element name="vertrouwelijkheid" type="vertrouwelijkheidtype" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> 18

19 <xs:documentation>indicatie van niveau van vertrouwelijkheid van de informatie</xs:documentation> - <xs:element name="openbaarheid" type="openbaarheidtype" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation>mogelijke beperkingen aan de raadpleging</xs:documentation> </xs:group> - <xs:complextype name="aggregatietype"> - <xs:element name="identificatiekenmerk" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>uniek kenmerk van een record</xs:documentation> - <xs:element name="aggregatieniveau" type="aggregatieaggregatieniveautype"> <xs:documentation>het niveau waarop een record kan worden beschreven</xs:documentation> <xs:group ref="basiseigenschappengroup" /> - <xs:element name="integriteit" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>volledigheid van een record - juist, volledig, tijdig, geautoriseerd. N.B. Hier wordt de inhoudelijke integriteit bedoeld.</xs:documentation> - <xs:element name="generiekemetadata" type="generiekemetadatatype" minoccurs="0"> <xs:documentation>algemene metadata waarin ToPX 2.0 niet in voorziet. Dit element dus alleen gebruiken indien voorgaande elementen niet voldoen.</xs:documentation> - <xs:complextype name="bestandtype"> - <xs:element name="identificatiekenmerk" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>uniek kenmerk van een record</xs:documentation> - <xs:element name="aggregatieniveau" type="bestandaggregatieniveautype"> <xs:documentation>het niveau waarop een record kan worden beschreven. Is in het geval van een bestand altijd 'Stuk'.</xs:documentation> <xs:group ref="basiseigenschappengroup" /> 19

20 - <xs:element name="vorm" type="vormtype"> <xs:documentation>redactie, verschijningsvorm en structuur van het record</xs:documentation> - <xs:element name="integriteit" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>volledigheid van een record - juist, volledig, tijdig, geautoriseerd. N.B. Hier wordt de inhoudelijke integriteit bedoeld.</xs:documentation> - <xs:element name="formaat" type="formaattype" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation>fysieke/technische aspecten van een record</xs:documentation> - <xs:element name="generiekemetadata" type="generiekemetadatatype" minoccurs="0"> <xs:documentation>algemene metadata waarin ToPX 2.0 niet in voorziet. Dit element dus alleen gebruiken indien voorgaande elementen niet voldoen.</xs:documentation> - <xs:simpletype name="nonemptystringtype"> <xs:documentation>een tekst waarde, die ingevuld dient te zijn (minimale lengte is 1).</xs:documentation> - <xs:restriction base="xs:string"> <xs:minlength value="1" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> - <xs:complextype name="typednonemptystringtype"> - <xs:simplecontent> - <xs:extension base="nonemptystringtype"> <xs:attribute name="type" /> </xs:extension> </xs:simplecontent> - <xs:complextype name="typedstringtype"> - <xs:simplecontent> - <xs:extension base="xs:string"> <xs:attribute name="type" /> </xs:extension> </xs:simplecontent> - <xs:simpletype name="aggregatieaggregatieniveautype"> <xs:documentation>enumeratie van 4 strings die de verschillende aggregatieniveau's beschrijven: archief, serie, dossier, record.</xs:documentation> - <xs:restriction base="xs:string"> 20

21 <xs:enumeration value="record" /> <xs:enumeration value="dossier" /> <xs:enumeration value="serie" /> <xs:enumeration value="archief" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> - <xs:simpletype name="bestandaggregatieniveautype"> <xs:documentation>enumeratie met 1 waarde die geldig is voor een bestand: Stuk</xs:documentation> - <xs:restriction base="xs:string"> <xs:enumeration value="stuk" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> - <xs:complextype name="classificatietype"> - <xs:element name="code" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>kenmerk waaronder het record wordt ingedeeld of geklasseerd</xs:documentation> - <xs:element name="omschrijving" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>nadere omschrijving van classificatie</xs:documentation> - <xs:element name="bron" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>verwijzing naar het geldende classificatieschema of ordeningsplan</xs:documentation> - <!-- Wout mailen over wijziging van datum naar datumofperiode --> - <xs:element name="datumofperiode" type="datumofperiodetype" minoccurs="0"> <xs:documentation>datum of periode wanneer geldig of gebruikt</xs:documentation> - <xs:complextype name="dekkingtype"> - <xs:element name="intijd" type="periodetype" minoccurs="0"> <xs:documentation>geeft positionering in de tijd aan, waarin iets van kracht is of was dan wel bestond</xs:documentation> - <xs:element name="geografischgebied" type="xs:string" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> 21

22 <xs:documentation>geeft ruimtelijke afbakening of locatie van record of werking ervan aan</xs:documentation> - <xs:complextype name="periodetype"> <xs:element name="begin" type="datumofjaartype" minoccurs="0" /> <xs:element name="eind" type="datumofjaartype" minoccurs="0" /> - <xs:complextype name="datumofjaartype"> - <xs:choice> <xs:element name="jaar" type="xs:gyear" /> <xs:element name="datum" type="xs:date" /> <xs:element name="datumentijd" type="xs:datetime" /> </xs:choice> - <xs:complextype name="externidentificatiekenmerktype"> <xs:element name="kenmerksysteem" type="xs:string" minoccurs="0" /> <xs:element name="nummerbinnensysteem" type="nonemptystringtype" /> - <xs:complextype name="eventgeschiedenistype"> - <xs:element name="datumofperiode" type="datumofperiodetype"> <xs:documentation>datum of periode waarop of -in iets heeft plaatsgevonden</xs:documentation> - <xs:element name="type" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>soort activiteit of gebeurtenis</xs:documentation> - <xs:element name="beschrijving" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>nadere omschrijving van de gebeurtenis</xs:documentation> - <xs:element name="verantwoordelijkefunctionaris" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>degene die verantwoordelijk is voor de gebeurtenis of activiteit</xs:documentation> - <xs:complextype name="datumofperiodetype"> - <xs:choice> <xs:element name="jaar" type="xs:gyear" /> <xs:element name="datum" type="xs:date" /> <xs:element name="datumentijd" type="xs:datetime" /> 22

23 <xs:element name="periode" type="periodetype" /> </xs:choice> - <xs:complextype name="eventplantype"> - <xs:element name="datumofperiode" type="datumofperiodetype"> <xs:documentation>datum of periode waarop of -in iets zal plaatsvinden</xs:documentation> - <xs:element name="type" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>soort activiteit of gebeurtenis</xs:documentation> - <xs:element name="beschrijving" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>nadere omschrijving van de gebeurtenis of activiteit</xs:documentation> - <xs:element name="aanleiding" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>indicatie van mechanisme waarop gebeurtenis of actie in gang wordt gezet</xs:documentation> - <xs:complextype name="relatietype"> - <xs:element name="relatieid" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>identificatie van het record waarnaar de relatie gelegd wordt</xs:documentation> - <xs:element name="typerelatie" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>nadere aanduiding van aard van de relatie</xs:documentation> - <xs:element name="datumofperiode" type="datumofperiodetype" minoccurs="0"> <xs:documentation>datum of periode waarin de relatie bestaat</xs:documentation> - <xs:complextype name="contexttype"> - <xs:element name="actor" type="actortype" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> 23

24 <xs:documentation>een organisatie of persoon verantwoordelijk voor of betrokken bij het opmaken, opnemen van archiefbescheiden en/of processen van informatie- en archiefbeheer</xs:documentation> - <xs:element name="activiteit" type="activiteittype" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation>het geheel van taken, functies, activiteiten en transacties die op basis van een mandaat worden uitgevoerd door een actor</xs:documentation> - <xs:complextype name="actortype"> - <xs:element name="identificatiekenmerk" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>uniek kenmerk van een actor</xs:documentation> - <xs:element name="aggregatieniveau" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>onderscheidt de niveaus waarop een actor kan worden beschreven</xs:documentation> - <xs:element name="geautoriseerdenaam" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>de benaming(en), waaronder een actor bekend is</xs:documentation> - <xs:element name="plaats" type="xs:string" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation /> - <xs:element name="jurisdictie" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>nadere omschrijving van werkingsgebied of bevoegdheden</xs:documentation> - <xs:complextype name="activiteittype"> - <xs:element name="identificatiekenmerk" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>uniek kenmerk van een activiteit</xs:documentation> - <xs:element name="aggregatieniveau" type="xs:string" minoccurs="0"> 24

25 <xs:documentation>onderscheidt de niveaus waarop een activiteit kan worden beschreven</xs:documentation> - <xs:element name="naam" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>kernachtige omschrijving van de activiteit of het proces</xs:documentation> - <xs:complextype name="gebruiksrechtentype"> - <xs:element name="omschrijvingvoorwaarden" type="nonemptystringtype" default="geen gebruiksrechten"> <xs:documentation>voorwaarden voor het gebruik anders dan raadpleging van het record</xs:documentation> - <xs:element name="datumofperiode" type="datumofperiodetype"> <xs:documentation>datum of periode waarin voorwaarden van toepassing zijn</xs:documentation> - <xs:complextype name="vertrouwelijkheidtype"> - <xs:element name="classificatieniveau" type="classificatieniveautype"> <xs:documentation>aanduiding van niveau van vertrouwelijkheid</xs:documentation> - <xs:element name="datumofperiode" type="datumofperiodetype"> <xs:documentation>datum of periode waarin het niveau van vertrouwelijkheid van toepassing is</xs:documentation> - <xs:simpletype name="classificatieniveautype"> - <xs:restriction base="xs:string"> <xs:enumeration value="niet vertrouwelijk" /> <xs:enumeration value="departementaal vertrouwelijk" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> - <xs:complextype name="openbaarheidtype"> - <xs:element name="omschrijvingbeperkingen" type="nonemptystringtype" default="openbaar" maxoccurs="unbounded"> 25

26 <xs:documentation>omschrijving van beperkingen voor raadpleging</xs:documentation> - <xs:element name="datumofperiode" type="datumofperiodetype"> <xs:documentation>datum of periode waarin openbaarheidsbeperking van toepassing is</xs:documentation> - <xs:complextype name="vormtype"> - <xs:element name="redactiegenre" type="redactiegenretype"> <xs:documentation>type archiefbescheiden (records) met een specifieke stijl, inhoud of vorm</xs:documentation> - <xs:element name="verschijningsvorm" type="xs:string" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation>verschijningsvorm van een Record</xs:documentation> - <xs:element name="structuur" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>omschrijving van structuur van record (op verschillende aggregatieniveaus)</xs:documentation> - <xs:complextype name="formaattype"> - <xs:element name="identificatiekenmerk" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>uniek kenmerk van digitaal bestand</xs:documentation> - <xs:element name="bestandsnaam" type="bestandsnaamtype"> <xs:documentation>korte omschrijving van een digitaal bestand of benaming</xs:documentation> - <xs:element name="type" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>wijze van groepering van bestanden omwille van samenhang of verpakking. Typering van digitaal bestand</xs:documentation> - <xs:element name="omvang" type="xs:string" minoccurs="0"> 26

27 <xs:documentation>ruimtebeslag op medium, meestal uitgedrukt in bytes of een veelvoud ervan</xs:documentation> - <xs:element name="bestandsformaat" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>code volgens welke gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen</xs:documentation> - <xs:element name="creatieapplicatie" type="creatieapplicatietype" minoccurs="0"> <xs:documentation>omschrijving van de applicatie waarmee het bestand oorspronkelijk gemaakt is</xs:documentation> - <xs:element name="fysiekeintegriteit" type="fysiekeintegriteittype" minoccurs="0"> <xs:documentation>uitdrukking van mate van volledigheid en onbeschadigd zijn van digitaal bestand</xs:documentation> - <xs:element name="datumentijdaanmaak" type="xs:datetime" minoccurs="0"> <xs:documentation>datum waarop het huidige digitale bestand is aangemaakt</xs:documentation> - <xs:element name="eventplan" type="formaateventplantype" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation>activiteit of gebeurtenis die aangeeft wat in de toekomst moet / zal gebeuren</xs:documentation> - <xs:element name="relatie" type="xs:string" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:documentation>definieert de samenhang met andere digitale bestanden, of intellectuele entiteiten zoals Record</xs:documentation> - <xs:complextype name="bestandsnaamtype"> - <xs:element name="naam" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>korte omschrijving van een digitaal bestand of benaming zonder aanduiding van het bestandsformaat</xs:documentation> - <xs:element name="extensie" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>aanduiding van bestandsformaat</xs:documentation> 27

28 - <xs:complextype name="creatieapplicatietype"> - <xs:element name="naam" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>benaming van de applicatie waarmee het bestand oorspronkelijk gemaakt is</xs:documentation> - <xs:element name="versie" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>nadere aanduiding van de versie van de creatieapplicatie</xs:documentation> - <xs:element name="datumentijdaanmaak" type="xs:datetime" minoccurs="0"> <xs:documentation>datum, waarop het oorspronkelijke digitale bestand met de creatie applicatie is gemaakt</xs:documentation> - <xs:complextype name="fysiekeintegriteittype"> - <xs:element name="algoritme" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>aanduiding van algoritme, gebruikt om de checksum te maken</xs:documentation> - <xs:element name="waarde" type="nonemptystringtype"> <xs:documentation>de waarde van de checksum</xs:documentation> - <xs:element name="datumentijd" type="xs:datetime"> <xs:documentation>datum waarop de checksum is gemaakt</xs:documentation> - <xs:complextype name="formaateventplantype"> - <xs:element name="datumofperiode" type="datumofperiodetype" minoccurs="0"> <xs:documentation>datum of periode waarop of -in iets zal plaatsvinden</xs:documentation> - <xs:element name="type" type="nonemptystringtype" minoccurs="0"> 28

29 <xs:documentation>soort activiteit of gebeurtenis</xs:documentation> - <xs:element name="beschrijving" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>nadere omschrijving van de gebeurtenis of activiteit</xs:documentation> - <xs:element name="aanleiding" type="xs:string" minoccurs="0"> <xs:documentation>indicatie van mechanisme waarop gebeurtenis of actie in gang wordt gezet</xs:documentation> - <xs:complextype name="generiekemetadatatype"> <xs:any processcontents="skip" /> - <xs:simpletype name="redactiegenretype"> <xs:documentation>waarden zijn uit NEN2084, aangevuld met een aantal waarden die voorkomen bij DWR Archief.</xs:documentation> - <xs:restriction base="xs:string"> <xs:enumeration value="memo" /> <xs:enumeration value="brief" /> <xs:enumeration value="nota" /> <xs:enumeration value="beschikking" /> <xs:enumeration value="besluit" /> <xs:enumeration value="advies" /> <xs:enumeration value="aanvraag" /> <xs:enumeration value="bezwaarschrift" /> <xs:enumeration value="formulier" /> <xs:enumeration value="verzoek" /> <xs:enumeration value="rapport" /> <xs:enumeration value="ingebrekestelling" /> <xs:enumeration value="motie" /> <xs:enumeration value="factuur" /> <xs:enumeration value="klaagschrift" /> <xs:enumeration value="kamervraag" /> <xs:enumeration value="kamerstuk" /> <xs:enumeration value="notitie" /> <xs:enumeration value="offerte" /> <xs:enumeration value="proces-verbaal" /> <xs:enumeration value="circulaire" /> <xs:enumeration value="verslag" /> <xs:enumeration value="agenda" /> <xs:enumeration value="rapport" /> <xs:enumeration value="uitnodiging" /> <xs:enumeration value="website" /> <xs:enumeration value="uitnodiging" /> 29