Logicworks CRM 7. Betreft: Gebruikersinstructie (extract elektronische handleiding) Datum: 27 juli 2011

Transcriptie

1 Logicworks CRM 7 Betreft: Gebruikersinstructie (extract elektronische handleiding) Datum: 27 juli 2011 Bezoekadres De Wig CA Alblasserdam Postadres Postbus AB Alblasserdam T +31 (0) F +31 (0) E info@logicworks.nl BTW nr. NL B01 KvK te Rotterdam Rabobank

2 Introductie toegang en bediening Bij de ontwikkeling van Logicworks CRM is gestreefd naar een zo eenduidig mogelijke op Microsoft Outlook gebaseerde interface te creëren. Gebruikers zullen daardoor veel zaken uit anders Windows applicatie herkennen en snel gewend raken aan de manier van werken. In dit document worden de noodzakelijke vaardigheden vereist voor het werken met Logicworks CRM beschreven. De onderstaande lijst geeft een overzicht van de in dit document beschreven hoofdstukken. Systeemvereisten Aanmelden Menu's en werkbalken Opzoekvenster Werken met grids Zoeken in een grid Lijstweergaven groeperen Grafische analyses Favorieten Veldkiezer Selectiefilters Veld bijwerken Voorkeurinstellingen Exporteren Gegevens verwijderen Gegevens dupliceren Relatiegegevens samenvoegen Weergave opmaken Diakritische tekens Sneltoetsen Gekoppelde rapportages Informatie delen Introductie tabbladen Bijlagen Correspondentie Veelgestelde vragen Logicworks CRM 7.0 Introductie 1

3 Systeemvereisten Om op een prettige en efficiënte manier met Logicworks CRM te kunnen werken dient de bestaande hardware en software aan de onderstaande (optionele) systeemeisen te voldoen. Software Microsoft Windows 2000 of later Microsoft Internet Explorer 5.5 of hoger Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.5 of hoger Database Microsoft Access 2000 of hoger Microsoft SQL Server 2000 of hoger MySQL 4.1 of hoger Hardware Intel Pentium werkstation met 512Mb intern geheugen Harddisk met 60MB vrije ruimte voor installatie en database files Monitor met een beeldschermresolutie van 1024x768 of hoger Optioneel Internet verbinding (Kabel, DSL, LAN of modem) Microsoft Office Crystal Reports versie 8.0 of hoger Logicworks CRM 7.0 Introductie 2

4 Aanmelden Na de installatie is aan het Start menu of Bureaublad van Windows een nieuwe snelkoppeling 'Logicworks CRM' toegevoegd. Na het selecteren van de snelkoppeling wordt de applicatie gestart en verschijnt het inlogscherm. Als Logicworks CRM voor de eerste keer wordt gestart, dan kunt u inloggen met de gebruikersnaam administrator en toegangscode crm. Klik vervolgens op de [OK] knop om Logicworks CRM te starten. Database-selectie Logicworks CRM wordt standaard met een voorbeeld administratie 'Promocare' geleverd. Het is mogelijk meerdere administraties te gebruiken. Hierbij kan worden gedacht aan een productiedatabase, een testdatabase of een lokale database voor laptop gebruikers. Het aanmaken en beheren van de toegang tot deze extra databases gebeurt met behulp van de Configuratie Editor. Zijn meerdere databases gedefinieerd, dan wordt tijdens het aanmelden de optie 'Database' getoond. Selecteer in dit geval de database waarop u wilt inloggen. Het wachtwoord in het inlogscherm is case-sensitive, wat betekent dat bij de invoer wordt gelet op hoofd- en kleine letters. Mogelijke foutmeldingen tijdens het starten Tijdens het opstarten kan het voorkomen dat engelstalige foutmeldingen worden getoond. Logicworks CRM heeft op dat ogenblik nog geen mogelijkheid gehad de lokale vertaling uit de database op te halen. Logicworks CRM is already running, continue? Tijdens het starten van het programma wordt geconstateerd dat Logicworks CRM al is gestart. Beantwoord de vraag met 'Ja' als het uw bedoeling is om Logicworks CRM nogmaals op te starten. Cannot find valid Database information. Tijdens het starten van Logicworks CRM wordt gecontroleerd of de in het configuratiebestand opgegeven databases benaderbaar zijn. Logicworks CRM kan niet worden gestart als geen van de databases kan worden benaderd. Controleer in dit geval de juistheid van configuratiebestand met behulp van de Configuratie Editor. Database contains no User information. De eerst benaderbare database uit het configuratiebestand wordt gebruikt om de vertalingen op te halen. Hierbij wordt tevens gecontroleerd of in de database wel gebruikers zijn gedefinieerd. Als dit niet het geval is, dan is de database onbruikbaar en zal Logicworks CRM niet starten. Verwijder de database uit het configuratiebestand om starten van Logicworks CRM weer mogelijk te maken. Aanpassen logo inlogvenster Het is mogelijk het Logicworks CRM logo op het inlogvenster te vervangen met een eigen logo. Het bestand dient in dezelfde folder te staan als de executable (lwcrm.exe) en moet aan de volgende eisen te voldoen. Bestandsnaam: lwcrmlogo.gif Formaat: 500x90 pixels Logicworks CRM 7.0 Introductie 3

5 Menu's en werkbalken U gebruikt menu's en werkbalken om Logicworks CRM instructies te geven over de uit te voeren handelingen. De bediening van de menu's en werkbalken komt overeen met standaard Windows programma's, zoals Microsoft Word en Microsoft Outlook. Menu In een menu wordt een lijst met opdrachten weergegeven. Naast sommige opdrachten staan afbeeldingen, zodat u snel de opdracht in verband kunt brengen met de afbeelding. Werkbalk Een werkbalk bevat knoppen met afbeeldingen, menu's of een combinatie van beide. Door op een knop te klikken met de muis wordt de desbetreffende functie uitgevoerd. Navigatiebalk Dit is de kolom aan de linkerzijde van het programmavenster welke menugroepen zoals Relatiebeheer en Rapportages bevat. Iedere menugroep heeft een aantal snelkoppelingen, waarmee de desbetreffende functie wordt gestart. Klik op een menugroep als u de snelkoppelingen van de menugroep wilt weergeven. Klik op een snelkoppeling om de gewenste menuoptie te selecteren. Na de selectie zullen in het programmavenster alle bij de menuoptie behorende items worden getoond in een lijstweergave. In deze handleiding worden de termen grid en lijstweergave naast elkaar gebruikt. Snelmenu Een snelmenu, ook wel contextmenu genaamd, is beschikbaar wanneer met de rechtermuisknop op een tekst, object of regel item wordt geklikt. In een snelmenu worden alleen geldige opdrachten getoond welke betrekking hebben op het op geselecteerde object of item. Logicworks CRM 7.0 Introductie 4

6 Werkbalk knoppen In Logicworks CRM worden zoveel mogelijk dezelfde standaard knoppen getoond om specifieke acties uit te voeren. Hieronder worden de veel voorkomende werkbalk knoppen getoond en toegelicht. Als in een venster andere knoppen worden gebruikt, dan wordt de functionaliteit in het betreffende hoofdstuk beschreven. Knop Naam Toelichting Algemeen Help Open document Nieuw bericht Samenvoegen Open de on-line help Open een aan een bijlage of bericht gekoppeld document Creëren en verzenden van een bericht Samenvoegen van geselecteerde items met een Word, Etiket of sjabloon. Detailvenster Nieuw (Ctrl+N) Openen (Ctrl+O) Ongedaan maken Opslaan (Ctrl+S) Opslaan en Sluiten (Alt+S) Opslaan en Nieuw (Alt+N) Maakt een nieuw item aan Opent het geselecteerde item in een grid Ongedaan maken van de wijzigingen in een detailvenster Opslaan van wijzigingen Opslaan van wijzigingen en direct sluiten van het detailvenster Opslaan van wijzigngen en direct een nieuw item aanmaken. Grid Geschiedenis Afdrukken grid Veldkiezer Mappenlijst Zoeken in grid Vernieuwen Groeperen Grafiek Verwijderen (Delete) Met deze optie kan een van de laatste 20 geopende detailvensters weer worden geopend Afdrukken van de actieve grid-weergave Aanpassen van de getoonde gridlayout Tonen/verbergen van een mappenlijst in het gridvenster Zoek en selecteer records in het huidige grid Ververs de inhoud van het gridvenster Groeperen van de gegevens in het grid / lijstweergave Creeer een grafiek op basis van de huidige grid-selectie Verwijdert een of meerdere geselecteerde items Activiteiten Nieuwe taak Nieuwe afspraak Nieuw telefoongesprek Maak een nieuwe taak aan Maak een nieuwe afspraak Start een nieuw telefoongesprek Logicworks CRM 7.0 Introductie 5

7 Opzoekvenster Van invoervelden met gekoppelde opzoeklijsten kan het Opzoekvenster worden geopend door in het veld op de [F4]-toets te drukken of op de knop [] achter het invoerveld te klikken. Na het selecteren van het gewenste item wordt het opzoekvenster gesloten en wordt de waarde overgenomen in het invoerveld. In Logicworks CRM komen een tweetal opzoekvensters voor. In het standaard opzoekvenster kan de gebruiker het gewenste item selecteren, waarna dit wordt overgenomen in het invoerveld. In een aantal gevallen is het mogelijk in een invoerveld meerdere items op te geven. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het opgeven van de geadresseerden van een bericht of contactpersonen van een afspraak. In dergelijke gevallen kunnen meerdere items worden geselecteerd in het opzoekvenster. Standaard opzoekvenster Het standaard opzoekvenster toont alle geldige waarden voor een actief invoerveld. Een item kan worden overgenomen in het invoerveld door de gewenste regel te selecteren en op de [OK] knop te klikken. Een andere mogelijkheid is met de muis te dubbel-klikken op de gewenste regel. Afhankelijk van het gezochte item kan de getoonde lijst duizenden regels bevatten. Om het zoeken te vergemakkelijken kan gebruik gemaakt worden van selectiefilters en de standaard zoek-optie. Filter De toe te passen selectiefilters zijn dezelfde als in het hoofdvenster gebruikt kunnen worden. In het getoonde schermvoorbeeld is het selectiefilter 'Promocare klanten' geselecteerd. Alleen bedrijven welke aan dat criterium voldoen worden vervolgens nog in de opzoeklijst getoond. Binnen de verkorte lijst kan vervolgens verder worden gezocht. Zoeken Om snel het gewenste item te vinden wordt de gebruiker de mogelijkheid geboden het item op te zoeken. Deze zoekfunctie is vergelijkbaar met de zoekfunctie in het hoofdvenster. Veld Selecteer eerst de kolom waarop u wilt zoeken. De keuzelijst begint altijd met de algemene zoekoptie '<Zoeken naar>' en bevat verder een selectie van de beschikbare kolommen. Bij de optie '<Zoeken naar>' gezocht in alle getoonde kolommen van het opzoekvenster. Als een kolomnaam wordt geselecteerd, dan wordt de op te geven waarde alleen gezocht in de betreffende kolom. Logicworks CRM 7.0 Introductie 6

8 Conditie Selecteer de gewenste zoekconditie, zie onderstaande tabel. Standaard zal een opzoekvenster altijd worden geopend met de zoekconditie 'bevat'. Conditie is gelijk aan bevat begint met Eindigt op Toelichting De inhoud van het veld moet identiek zijn aan de op te geven waarde. In de veldwaarde moet de op te geven tekst voorkomen. Bevat 'er' zal bijvoorbeeld plaatsen als 'Amsterdam', 'Ermelo' en 'Watergang' selecteren. De veldwaarde moet beginnen met de op te geven tekst. Begint met 'er' zal bijvoorbeeld 'Ermelo' selecteren, maar niet 'Amsterdam'. De veldwaarde moet eindigen met de op te geven tekst. Eindigt op met 'er' zal bijvoorbeeld de plaats 'Wormerveer' selecteren, maar niet 'Ermelo' Waarde Voer de zoekterm in en druk op de [Enter]-toets of op de [Zoek]-knop. Logicworks CRM zal de opgegeven zoekterm in alle getoonde kolommen zoeken. Er zal een subselectie worden getoond van regels welke voeldoen aan het opgegeven zoekcriterium. Item leegmaken Bevat het actieve invoerveld al een waarde, dan kan het opzoekvenster ook worden gebruikt om de bestaande waarde in het invoerveld te verwijderen. Selecteer daartoe de optie 'Item leegmaken' en druk op [OK]. Opzoekvenster (meervoudige selectie) Bij het adresseren van een bericht of het maken van een afspraak met meerdere contactpersonen voldoet het standaard opzoekvenster niet. De gebruiker heeft deze gevallen de mogelijkheid een meervoudige selectie te maken in het opzoekvenster. In de bovenste lijst worden alle mogelijke items getoond. Het onderste gedeelte van het opzoekvenster bevat de lijst met geselecteerde items. Toevoegen van een regel aan de selectie Selecteer 1 of meerdere regels uit de lijst met beschikbare items. Extra regels kunnen worden geselecteerd door de Ctrltoets ingedrukt te houden tijdens de selectie. Als de gewenste regel(s) zijn geselecteerd, dan kunnen deze met een druk op de [Toevoegen]-knop aan de lijst met geselecteerde items worden toegevoegd. Logicworks CRM 7.0 Introductie 7

9 Verwijderen van een regel uit de selectie. Dubbelklik op de regel die moet worden verwijderd. De regel zal direct uit de lijst met geselecteerde items worden verwijderd. Wijzigen van de gridlayout De gebruiker kan net als in de andere lijstweergaven de kolombreedte wijzigen en kolommen verplaatsen binnen de lijstweergave, zie hoofdstuk Werken met grids. Ook kan de gebruiker afhankelijk van zijn voorkeur en de beschikbaar gestelde kolommen de weer te geven kolommen wijzigen. Druk hiervoor in de lijstweergave op de rechter-muisknop, waarna een Snelmenu wordt geopend. Kies vervolgens de optie [Veldkiezer], waarna de gewenste kolommen kunnen worden geselecteerd. Aanpassen van de layout van de opzoeklijst Logicworks CRM wordt geleverd met standaard opzoeklijsten. Als gebruikers extra kolommen nodig hebben om snel te kunnen zoeken, dan kan de lijstweergave van het opzoekvenster worden aangepast. Deze actie kan direct vanuit het opzoekvenster worden uitgevoerd. Het is ook mogelijk deze handeling via de Object Designer en de Form Designer uit te voeren. Is een gebruiker via de Gebruikersinstellingen aangemerkt als Beheerder, dan wordt in het snelmenu van het opzoekvenster nog een extra optie [Layout opzoeklijst] getoond. De Query Builder wizard wordt geopend en toont op de eerste bladzijde de hoofdtabel waarop de opzoeklijst is gebaseerd. Deze hoofdtabel kan niet worden verwijderd. Doorloop de volgende stappen om de layout aan te passen. 1. Selecteer de gewenste tabellen en druk op [Volgende] 2. Voeg de velden toe aan de layout, pas zonodig de alias aan en druk op [Volgende] 3. Controleer of het resultaat overeenkomt met de gewenste layout en druk op [Volgende] 4. Selecteer de velden welke in de detailvensters als gebruikerstekst moeten worden getoond 5. Druk op [Voltooien] Logicworks CRM 7.0 Introductie 8

10 Werken met grids De grids of lijstweergaven vormen een zeer essentieel onderdeel van interface van Logicworks CRM. Met de juiste kennis over de werking ervan zijn ze een krachtig hulpmiddel. In dit hoofdstuk zal de werking en de mogelijkheden van de grids worden uitgelegd. In de handleiding worden de termen grid en lijstweergave naast elkaar gebruikt. Wat is een grid? Een grid is een weergave van een tabel, waarbij elke regel een record is en iedere kolom een veld van dat record. Een Contactpersoon heeft bijvoorbeeld een voornaam, achternaam en titel. Als de menuoptie Contactpersonen wordt geselecteerd, dan zal een grid worden getoond waarbij alle gegevens van een Contactpersoon in 1 regel wordt weergegeven. De bijbehorende Contactpersoon-gegevens worden in de kolommen weergegeven, zie onderstaande voorbeeld. Wijzigen van de kolombreedte De kolombreedte kan op eenvoudige wijze worden aangepast aan de lengte van de getoonde kolomgegevens. Verplaats de muis over de scheiding van 2 kolommen in de kolom-koptekst. De muis-cursor zal hierop veranderen []. Druk op de linkermuisknop en verplaatst de muis in de gewenste richting. Zodra de muisknop wordt losgelaten zal de kolombreedte worden aangepast aan de opgegeven breedte. Alle ingestelde kolombreedtes worden automatisch bewaard. Een andere manier om de kolombreedte aan te passen is door de muis op de kolom-scheiding te plaatsen in de kolomkoptekst en vervolgens te 'dubbel-klikken' met de linker muisknop. De kolombreedte van de kolom links van de scheiding wordt nu automatisch aangepast aan de lengte van de breedste kolomwaarde. Verplaatsen van een kolom Een kolom kan naar rechts of links in het grid worden verplaats, zodat de kolommen een voor de gebruiker meer logisch geheel vormen. Klik met de linkermuisknop op de kolom kop en houdt de muisknop vast. Sleep de kolom kop naar de gewenste positie in het grid en laat de ingedrukte muisknop los. De kolom zal hierna automatisch worden verplaatst naar de opgegeven positie. De kolomposities worden na het verlaten van een venster automatisch bewaard. Toevoegen van nieuwe gegevens Afhankelijk van het autorisatieniveau van de gebruiker kunnen nieuwe gegevens worden toegevoegd aan de actieve lijstweergave. Klik op de knop 'Nieuw' of gebruik de sneltoets Ctrl+N om een nieuw item toe te voegen. Het bijbehorende (lege) venster wordt geopend, waarna de gegevens kunnen worden ingevoerd. Een andere mogelijkheid is het gebruik van het Snelmenu, welke met een druk op de rechtermuisknop kan worden geopend. Wijzigen van bestaande gegevens Afhankelijk van het autorisatieniveau van de gebruiker kunnen bestaande gegevens worden gewijzigd. Selecteer de regel waarvan u de gegevens wilt wijzigen en klik op de knop 'Openen' of gebruik de sneltoets Ctrl+O. Het venster zal nu worden geopend, waarna de gegevens kunnen worden gewijzigd. Het detailvenster kan ook worden geopend met het Snelmenu, welke met een druk op de rechtermuisknop kan worden geopend. Logicworks CRM 7.0 Introductie 9

11 Verwijderen van gegevens Afhankelijk van het autorisatieniveau van de gebruiker kunnen gegevens worden verwijderd. Selecteer de regel welke verwijderd moet worden en klik op de knop 'Verwijderen', druk op de <Del>-toets of open het Snelmenu en kies voor de optie 'Verwijderen'. Wilt u meerdere regels tegelijk verwijderen, selecteer deze dan en activeer vervolgens de verwijder-actie. Voordat gegevens worden verwijderd zal Logicworks CRM controleren of dit mogelijk is. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan een Bedrijf te verwijderen als deze nog gekoppelde Verkooporders heeft. In het bovenstaand schermvoorbeeld wordt aangegeven dat het bedrijf niet kan worden verwijderd in verband met bestaande gerelateerde gegevens. In deze gevallen is het verstandiger de status van een Bedrijf of Contactpersoon om te zetten naar 'Inactief'. Hierdoor blijft de volledige historie intact. Met behulp van Selectiefilters of Alternatieve lijstweergaven kunnen de inactieve Contactpersonen eenvoudig uit de lijstweergaven worden gefilterd. Eenmaal verwijderde regels worden opgeslagen in de Logicworks CRM prullenbak. Vanuit deze prullenbak zijn de gegevens door de beheerder indien gewenst weer terug te zetten. Sorteren van gridgegevens Om het zoeken van gegevens in een grid te vergemakkelijken is het mogelijk de gegevens in het getoonde grid te sorteren. Klik hiervoor op de desbetreffende kolom kop, waarna de lijstweergave oplopend wordt gesorteerd op de geselecteerde kolom. Wilt u de gegevens aflopend sorteren dan klikt u nogmaals op de kolom kop van een reeds gesorteerde kolom. Logicworks CRM zal de actieve kolomsortering bewaren. Wordt de lijstweergave nogmaals geopend, dan worden de gegevens automatisch gesorteerd volgens de laatst gekozen sortering. Alternatieve lijstweergave Een alternatieve lijstweergave kan worden gebruikt om de gebruiker naast de standaard weergave van het actieve Object een of meer alternatieve weergaven te bieden. Alternatieve weergaven worden getoond zodra een menuoptie is geselecteerd in de Outlook balk, zie onderstaande scherm voorbeeld. Het gebruik van alternatieve lijstweergaven kan voor een diverse doeleinden worden gebruikt. In diverse situaties is het gebruik van een alternatieve weergave nuttig: Een specifieke Contactpersoon-telefoonlijst, zodat gebruikers de mogelijke telefoonnummers in 1 oogopslag kunnen zien. Een specifiek backorder-overzicht, waarin alleen die verkooporders worden getoond welke (gedeeltelijk) in backorder staan. De standaard weergave toont alleen de actieve contactpersonen, terwijl de alternatieve weergave de inactieve contactpersonen weergeeft. Het is niet altijd noodzakelijk een alternatieve weergave te definieren. Als de weer te geven kolommen identiek zijn aan de standaard weergave, dan kan ook worden gekozen voor het definieren van een selectiefilter. Logicworks CRM 7.0 Introductie 10

12 Gekoppelde lijstweergaven Vanaf release 4.0 is het mogelijk met de Query Builder gedefinieerde overzichten te koppelen aan een menuoptie. In de Query Builder moet in dat geval het gekoppelde Object zijn aangegeven en de gebruiker moet in zijn Voorkeurinstellingen de optie 'Toon rapportages in huidige weergave' hebben geactiveerd. In bovenstaand scherm voorbeeld zijn 'Verjaardagen deze maand' en 'Nieuwe contacten' beide overzichten welke zijn gekoppeld aan het object Contactpersoon. Toepassen van selectiefilters op een grid Naast de standaard zoekfunctie kan gebruik gemaakt worden van selectiefilters om een selectie te maken van de gegevens in de actieve lijstweergave. Wordt een selectiefilter gedefinieerd voor Verkoopkansen, dan zal deze dus niet selecteerbaar zijn bij Contactpersonen. Na het definiëren van een selectiefilter kan deze worden opgeslagen voor gebruik op een later tijdstip. Ook is het mogelijk een selectiefilter aan te merken als Privé of alleen toe te wijzen aan leden van een specifiek Team. Het selectiefilter is dan niet zichtbaar voor andere gebruikers. Voordelen selectiefilters t.o.v. de standaard zoekfunctie Een selectiefilter kan worden bewaard en opnieuw worden toegepast Selectiefilters zijn snel te activeren vanuit de taakbalk in het programmavenster Met selectiefilters kunnen relaties worden gelegd tussen meerdere gerelateerde tabellen Een toegepast selectiefilter wordt bewaard op het ogenblik dat u de lijstweergave verlaat. Wordt de lijstweergave opnieuw geselecteerde, dan zal het laatst gebruikte selectiefilter dus automatisch opnieuw worden toegepast. Een uitzondering hierop vormen selectiefilters welke gebruik maken van de optie 'gebruikersinvoer'. Als dit het laatst toegepast selectiefilter is geweest, dan zal de lijstweergave de volgende keer openen zonder dit selectiefilter. Voor Overzichten kunnen alleen selectiefilters worden gedefinieerd als het overzicht is gekoppeld aan een specifiek Objecttype. Dit koppelen vindt plaats tijdens het definieren van een Overzicht met de Query Builder. Ook maakt Logicworks CRM onderscheidt tussen selectiefilters op een Overzicht en op het oorspronkelijke Objecttype. Wordt bijvoorbeeld een aan Contactpersonen gerelateerd Overzicht gedefinieerd, dan zijn de Contactpersoon-selectiefilters niet zichtbaar in het Overzicht en omgekeerd. Mappenlijst Bij een aantal objecten, zoals contactpersonen en bedrijven verschijnt links van het grid een zogenaamde mappenlijst. Met behulp van deze lijst kan snel een selectie van de gewenste gegevens worden gemaakt. Door bijvoorbeeld in het grid Contactpersonen op de letter 'A' in de mappenlijst te klikken wordt een selectie gemaakt van alle Contactpersonen waarvan de achternaam begint met een 'A'. In de Object Designer kan aangegeven worden op welke kolom de mappenlijst betrekking heeft. Standaard heeft de mappenlijst bij Contactpersonen betrekking op de achternaam. Bij het selecteren van de letter 'W' worden alle contactpersonen geselecteerd waarvan de achternaam met een 'W' begint. De mappenlijst kan worden aangepast, zodat deze wordt gerelateerd aan bijvoorbeeld de voornaam van de Contactpersoon. Vernieuwen van het grid Active grids worden niet automatisch ververst als een andere gebruiker gegevens wijzigt. Wilt u op een gegeven ogenblik zeker zijn dat de huidige selectie de actuele gegevens toont, klik dan op de knop Vernieuwen of gebruik de sneltoets F5 om het grid te actualiseren. De getoonde gegevens in het grid worden altijd geactualiseerd als een actie, zoals zoeken, sorteren of selectiefilter wordt toegepast. Logicworks CRM 7.0 Introductie 11

13 Afdrukken van de gridgegevens Lijstweergaven kunnen op eenvoudige wijze worden afgedrukt. Klik op de knop 'Afdrukken grid', waarna het Printerinstelling venster wordt geopend. Selecteer de gewenste printer en printerinstellingen en druk op de knop [OK]. Alle gegevens in het getoonde grid worden vervolgens afgedrukt, inclusief koptekst, kleurinstellingen en zichtbare gridlijnen. Microsoft Excel export Standaard functionaliteit in het programmavenster is de menuoptie 'Microsoft Excel export' in het Actie-menu. Hiermee worden de getoonde grid-gegevens geëxporteerd naar Microsoft Excel. Deze gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt en bewerkt voor diverse toepassingen. In combinatie met de overzichten welke met de Query Builder kunnen worden samengesteld is dit een uiterst krachtig hulpmiddel. Om deze optie te kunnen gebruiken dient de gebruiker te beschikken over Microsoft Excel. Logicworks CRM 7.0 Introductie 12

14 Zoeken in een grid Het sorteren van de gridgegevens op een specifieke kolom kan een handig hulpmiddel zijn als het grid een beperkt aantal regels bevat. Voor het zoeken van een specifieke regel in een grid met tienduizenden regels voldoet een sortering echter niet. In deze gevallen kan gebruik gemaakt worden van de ingebouwde zoekfunctie. De zoekfunctie maakt een selectie van alle regels welke aan de opgegeven zoekcriteria voldoen. Een specifieke vestigingsplaats van een contactpersoon kan bijvoorbeeld als zoekcriterium worden opgegeven, waarna alle contactpersonen uit de opgegeven plaats worden geselecteerd. De zoekfunctie wordt geactiveerd door op de knop 'Zoeken in grid' in de werkbalk van het hoofdvenster te klikken of door het indrukken van de sneltoets: Ctrl+F. De top van het grid wordt vervolgens verlaagd om plaats te maken voor het hieronder getoonde zoekvenster. Het zoekvenster kan worden gesloten door nogmaals op de knop 'Zoeken in grid' te klikken of met de sneltoets: Ctrl+F. Logicworks CRM kent twee mogelijkheden om te zoeken, nl 'Snel zoeken' en 'Uitgebreid zoeken'. Beide zoekopties worden hier besproken. In de meeste gevallen zullen deze methoden voldoende zijn om de gewenste gegevens te vinden. Meer uitgebreide zoekmogelijkheden zijn echter ook mogelijk door het gebruik van Selectiefilters. Snel zoeken De optie 'Snel zoeken' is de meest eenvoudige en ook snelste manier om gegevens te zoeken in de lijstweergave. Deze optie wordt ook standaard getoond als de zoekfunctie wordt geactiveerd. Met deze methode wordt het opgegeven zoekcriterium gezocht in vooraf opgegeven velden van de actieve entiteit. Dit zoekvenster bevat de volgende onderdelen. Zoekcriterium* Voer hier de tekst in welke u wilt zoeken. Als u tegelijkertijd naar meerdere tekstfragmenten wilt zoeken, dan dienen de zoekwoorden van elkaar te worden gescheiden door een spatie. Wilt u zoeken naar een tekst inclusief een spatie, dan dient u om de zoektekst dubbele aanhalingstekens te plaatsen. Met de term abc rotterdam wordt naar records gezocht waar woord 'abc' of het woord 'rotterdam' voorkomen in de opgegeven zoekvelden. De term "abc rotterdam" zoekt naar records waar de tekst 'abc rotterdam' voorkomt in een van de opgegeven zoekvelden. [Zoeken] De ingevoerde tekst wordt gezocht in alle vooraf opgegeven velden van de actieve entiteit. Met de knop Voorkeurinstellingen kan de gebruiker zelf opgeven in welke velden de tekst moet worden gezocht. Knop - Nieuw selectie Met deze knop wordt het actieve zoekfilter verwijderd en worden alle regels weer getoond. Knop - Voorkeurinstellingen In eerste instantie bepaald de gebruiker welke als Beheerder is aangemerkt voor iedere entiteit in welke velden gezocht moet worden met de optie 'Snel zoeken'. Afhankelijk van zijn of haar werkzaamheden zullen gebruikers echter ook willen zoeken in extra of wellicht geheel andere kolommen. Met deze optie kan de gebruiker voor iedere entiteit zijn eigen velden selecteren waarin gezocht moet worden. Het selecteren werkt op dezelfde wijze als het selecteren van de kolommen in de lijstweergave. Aan de linkerzijde worden alle beschikbare velden van de entiteit (Contactpersoon) getoond en de rechterzijde toont alle kolommen waarin de ingevoerde waarde zal worden gezocht. Velden kunnen worden verplaatst door op het veld te dubbelklikken met de muis. Meerdere velden verplaatsen is mogelijk door deze eerst te selecteren en vervolgens met de knoppen [links]/[rechts] de velden te verplaatsen. Logicworks CRM 7.0 Introductie 13

15 Wilt u de door de beheerder opgegeven zoekvelden weer terug, maak dan de lijst met geselecteerde velden geheel leeg en druk op [OK]. De lijst zal nu automatisch weer worden gevuld met de standaard zoekvelden. Knop - [Uitgebreid zoeken] Met deze knop schakelt u over naar de zoekfunctie 'Uitgebreid zoeken'. Uitgebreid zoeken In de meeste gevallen zal de optie 'Snel zoeken' voldoende zijn om de gewenste gegevens te vinden. Zoekt u u echter records waar bepaalde velden een specifieke waarde hebben, dan is het mogelijk gebruik te maken van de optie 'Uitgebreid zoeken'. Na het overschakelen van snel naar uitgebreid zoeken wordt het onderstaande zoekvenster weergegeven. In het zoekvenster kan op maximaal 4 verschillende zoekcriteria tegelijkertijd worden gezocht. In het voorbeeld wordt bijvoorbeeld naar alle contactpersonen gezocht in Amsterdam met de functie van Algemeen directeur. Dit zoekvenster bestaat uit de volgende onderdelen. Veld* Selecteer eerst het veld (bijv. Achternaam, Plaats of Functie) waarin u wilt zoeken. Hierbij kunt u kiezen uit alle velden welke bij de entiteit zijn gedefinieerd. Met de optie 'Selectiefilter, alleen detailvenster velden tonen' in de Setup kan de beheerder de te selecteren velden lijst beperken tot die velden welke in het bijbehorende detailvenster worden getoond. Conditie* Heeft u gekozen voor het zoeken in een specifieke kolom, dan kan afhankelijk van het veldtype een van de volgende condities worden geselecteerd. Conditie is gelijk aan is niet gelijk aan is maximaal is minimaal is groter dan is kleiner dan Toelichting De inhoud van het veld moet identiek zijn aan de op te geven waarde. De inhoud van het veld mag niet gelijk zijn aan de op te geven waarde. De veldwaarde moet kleiner of gelijk zijn aan de op te geven waarde De veldwaarde moet gelijk of groter zijn aan de op te geven waarde De veldwaarde moet groter zijn aan de op te geven waarde De veldwaarde moet kleiner zijn aan de op te geven waarde Logicworks CRM 7.0 Introductie 14

16 ligt tussen bevat bevat niet begint met eindigt op klinkt als gisteren/vandaag/m orgen afgelopen/deze/vol gende week afgelopen/deze/vol gende maand afgelopen/deze/vol gende kwartaal afgelopen/deze/vol gende jaar komende 30/60/90 dagen is verstreken/is niet verstreken De veldwaarde moet tussen de op te geven waarde in liggen In de veldwaarde moet de op te geven tekst voorkomen. Bevat 'er' zal bijvoorbeeld plaatsen als 'Amsterdam', 'Ermelo' en 'Watergang' selecteren. In de veldwaarde mag de opgegeven tekst niet voorkomen. De veldwaarde moet beginnen met de op te geven tekst. Begint met 'er' zal bijvoorbeeld 'Ermelo' selecteren, maar niet 'Amsterdam'. De veldwaarde moet eindigen met de op te geven tekst. Eindigt op met 'er' zal bijvoorbeeld de plaats 'Wormerveer' selecteren, maar niet 'Ermelo' Bij het gebruik van SQL Server of MySQL kan worden gezocht met behulp van de Soundex() functie. Deze optie is aankiesbaar als wordt geselecteerd op een datumveld. Waarde* Voer de zoekwaarde in waaraan het zoekcriterium moet voldoen. Afhankelijk van het veldtype zal een bijbehorend invoerveld worden getoond, zodat alleen geldige waarden ingevoerd kunnen worden. [Zoeken] Klik vervolgens op de knop Zoeken en Logicworks CRM zal een selectie maken van alle regels welke aan de opgegeven zoekcriteria voldoen. Knop - Nieuw Met deze knop wordt het actieve zoekfilter verwijderd en worden alle regels weer getoond. Knop - Snelzoeken Met deze knop schakelt u weer terug naar de zoekfunctie 'Snelzoeken'. Selectieweergave Zodra een selectie actief wordt, dan zal deze in de selectieweergave worden getoond. In het bovenstaande schermvoorbeeld is te zien dat de actieve selectie Mailing is gelijk aan 'Nieuwsbrief is. Ook wordt linksonder in de statusbalk van het hoofdvenster het geselecteerde aantal items (lees: regels) weergeven, zie onderstaande schermvoorbeeld. De tekst '(gefilterd)' geeft in dit geval aan dat het werkelijke aantal items is beperkt door een zoek- of selectiefilter opdracht.. Logicworks CRM 7.0 Introductie 15

17 Lijstweergaven groeperen Het zal regelmatig voorkomen dat u een getoonde lijstweergave wilt groeperen. U wilt bijvoorbeeld weten hoe vaak een bepaald gegeven voorkomt in de getoonde lijstweergave. Of u wilt uitgaande van een bepaald criterium de totale waarde van een numerieke kolom zien. In het onderstaande scherm voorbeeld wordt de lijstweergave 'Verkoopkansen per type' met een groepering op type weergegeven. u heeft hiermee direct inzicht in het aantal regels (items) per type en de verwachte omzet per type. Het gebruik van de groeperings optie is niet beperkt tot het hoofdvenster, maar kan ook in de tabbladen worden toegepast. Lijstweergave groepering openen Selecteer de gewenste lijstweergave vanuit het menugroep Kies de optie [Groeperen] in de werkbalk van het hoofdvenster -of- Open het detailvenster en kies het gewenste tabblad met lijstweergave Kies de optie [Groeperen] in de werkbalk van het tabblad Als de knop [Groeperen] is geselecteerd, dan zal de lijstweergave naar beneden schuiven. Er wordt een lichtblauw vlak getoond met de tekst 'Sleep een kolomkop in deze header om te groeperen op die kolom'. Klik nu op de kolomkop van de kolom waarop u wilt groeperen en houdt de muisknop ingedrukt. Sleep de kolomkop in het blauwe vlak en laat de muisknop los. Er zal nu direct worden gegroepeerd op deze kolom. Eventuele numeriek kolommen worden tijdens het groeperen automatisch getotaliseerd. Het is mogelijk binnen de gekozen groepering een sub-groepering aan te brengen. Sleep hiertoe de tweede kolomkop naar het blauwe vlak en er zal direct een subgroepering worden aangebracht. Gegroepeerde lijstweergave afdrukken Een gegroepeerde lijstweergave kan op dezelfde wijze worden afgedrukt als een gewone lijstweergave zonder groepering. Kies hiertoe vanuit de werkbalk in het hoofdvenster of het tabblad de optie 'Afdrukken grid'. Lijstweergave groepering sluiten Een groepering kan weer worden gesloten door nogmaals op de knop [Groeperen] te klikken. Het blauwe vlak wordt nu gesloten en de groepering wordt direct opgeheven. Logicworks CRM 7.0 Introductie 16

18 Groepen samenvouwen Een groep kan worden samengevouwen, waarbij alleen de kopregel van de groep zichtbaar blijft. Klik op de [+] knop aan de linkerzijde van een groep, waarna de regels van de groep onzichtbaar worden en alleen de kopregel zichtbaar blijft. Het is mogelijk alle groepen in 1x samen te vouwen. Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige groep kopregel en kies de optie 'Alle groepen samenvouwen'. Nu worden alleen nog de kopregels van de groepen getoond. Groepen uitvouwen Heeft u groepen samengevouwen, dan kan een individuele groep weer zichtbaar worden gemaakt. Druk op de [-] knop aan de linkerzijde van de groep, waarna de regels van de groep weer zichtbaar worden. Wilt u alle samengevouwen groepen in 1x weer uitvouwen druk dan met de rechtermuisknop op een groep kopregel en kies de optie 'Alle groepen uitvouwen'. Totaliseren van de gehele lijstweergave Regels totaliseren op een specifieke kolom groep gaat zeer eenvoudig, zoals hierboven beschreven. Het totaliseren van een lijstweergave behoort echter niet standaard tot de mogelijkheden. Aan alle tabblad lijstweergaven is daarom een extra kolom '#' toegevoegd. Deze kan met de optie 'Aanpassen gridlayout' worden toegevoegd aan de lijstweergave. In het onderstaande voorbeeld is de kolom toegevoegd aan het tabblad en vervolgens is hierop gegroepeerd. Door te groeperen op deze kolom is een totalisering van alle regels mogelijk. Logicworks CRM 7.0 Introductie 17

19 Grafische analyses Een grafiek geeft meer inzicht in de gegevens, dan een lijst met cijfers. Logicworks CRM biedt gebruikers daarom de mogelijkheid om op een eenvoudige wijze grafieken te genereren van de actieve lijstweergave of overzicht. Voor de Interactieve analyses wordt gebruik gemaakt van de Microsoft Graph, dat als onderdeel van Microsoft Excel moet zijn geinstalleerd. Openen van het grafiek venster Selecteer een menuoptie of overzicht, waarna de lijstweergave wordt getoond, en druk in werkbalk van het programmavenster op de knop Grafiek [ ]. In plaats van de lijstweergave wordt nu het Grafiek venster getoond. Grafieken hebben altijd betrekking op de gegevens welke in de actieve lijstweergave worden getoond. Als een selectiefilter actief is, dan zal hiermee rekening worden gehouden bij het samenstellen van de grafiek. De zoek- en selectiefilter functionaliteit kan ook tijdens het samenstellen van een Grafiek worden toegepast. Druk hierna altijd op de knop [Vernieuwen] in het Grafiek-venster, omdat de grafiek niet automatisch wordt ververst. Definiëren van een nieuwe grafiek Als het grafiek venster wordt geopend, dan zal niet direct een grafiek worden getoond. Logicworks CRM weet namelijk niet welke gegevens de gebruiker in de grafiek wil weergeven. Vul daarom eerst de onderstaande invoervelden in. Wordt een grafiekvenster gesloten, dan zal Logicworks CRM de grafiek-instellingen en -opties bewaren. Grafiek Maak een keuze uit de getoonde grafiek-typen. Grafiektype Kolomdiagram (gestapeld) Staafdiagram (gestapeld) Cirkeldiagram Vlakdiagram Vlakdiagram gestapeld Lijndiagram 3D Het is mogelijk het geselecteerde grafiektype in 3D weer te geven. 100% Bij gestapelde grafieken kan worden gekozen voor een 100% weergave. Hierbij wordt iedere kolom, staaf of vlak in de grafiek opgevuld tot 100% en geeft de hoogte de procentuele verhouding weer tussen de elementen van de categorie. Categorieas De categorieas kan ieder veld zijn, met uitzondering van numerieke velden, dat kan worden weergegeven in het bijbehorende grid. Enkele voorbeelden van een categorie-indeling: aantal bedrijven per branche, omzet per maand of omzet naar productgroep. Categorie interval Bij het selecteren van een datum-veld kan een extra interval worden opgegeven. Wordt bijvoorbeeld gekozen voor het veld 'Sluitingsdatum', dan kunnen de gegevens worden gegroepeerd naar datum, maand of jaar. Logicworks CRM 7.0 Introductie 18

20 Uitsplitsen naar De geselecteerde categorie kan worden uitgesplitst, waarbij per categorie meerdere waarden worden gegenereerd. Enkele voorbeelden van een categorie-uitsplitsing: aantal bedrijven per branche uitgesplitst naar accountmanager, omzet per maand uitgesplitst naar medewerker, aantal incidentmeldingen per maand uitgesplitst naar product. Waardeas De optie Waardeas geeft alle velden uit de huidige lijstweergave weer welke numeriek zijn, zoals Verwachte omzet, Kostprijs, e.a. Hierbij worden ook de velden getoond welke niet in de lijstweergave worden getoond. Naast numeriek velden worden altijd 2 standaard-opties getoond: (a) Vergelijk waarden en (b) Aantal regels. De optie vergelijk waarden kan worden gebruikt om alle numerieke velden in een lijst of overzicht naast elkaar af te zetten. Een mogelijke toepassing is het vergelijken van de gerealiseerde omzet versus de omzet-doelstelling per medewerker. Bij de optie aantal regels wordt het aantal regels geteld per categorie (interval). Hiermee kan bijvoorbeeld op eenvoudige wijze een grafiek worden gegenereerd van het aantal bedrijven per branche. Waarde-telling In de meeste gevallen zal de gebruiker de berekende waarden per (uitgesplitste) categorie willen sommeren: Som. Het is echter ook het gemiddelde van de gevonden waarden te tonen: Gemiddelde. Schermvoorbeelden De onderstaande schermvoorbeelden geven een indruk van de mogelijkheden van de Interactieve analyses. Knop [Vernieuwen] Met deze knop wordt de grafiek opnieuw opgebouwd. Het gebruik van deze knop is nodig als de onderliggende lijstgegevens zijn gewijzigd door het activeren van een filter, de grafiek-instellingen zijn gewijzigd of de grafiek-opmaak is gewijzigd via de knop [Opties]. Grafiekopties instellen In het Grafiek detailvenster kunnen via de Snelmenuoptie [Instellingen] van de Grafiek de grafiekopties worden ingesteld. Het detailvenster bestaat uit een drietal tabbladen: Titels, Assen en Legenda. Tabblad Titels Via dit tabblad kunnen de grafiektitels en -layout worden ingesteld. Grafiektitel De grafiektitel wordt gecentreerd boven de grafiek weergegeven. Lettertype Het lettertype van de grafiektitel kan hiermee worden ingesteld. Middels het selectievakje 'Vet' kan de opgegeven titel vet worden weergegeven. Logicworks CRM 7.0 Introductie 19