Notulen Algemene Ledenvergadering T.V. Manger Cats 29 november 2011 Manger Cats dat ben je zelf

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering T.V. Manger Cats 29 november 2011 Manger Cats dat ben je zelf 1. Opening Jeroen van der Meer opent de vergadering om klokslag uur. Hij heet alle aanwezigen hartelijk welkom. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Nynke Geerts geeft aan, dat zeven leden zich hebben afgemeld. Drie van hen hebben een machtiging afgegeven. Voorafgaand aan de ALV heeft een infoavond voor de buurt plaatsgevonden. Ca. 40 buren zijn hiervoor uitgenodigd. Vijf personen hadden zich aangemeld. Er zijn twee personen verschenen. Aan deze buren is een uitvoerige toelichting gegeven op de plannen en de stand van zaken. 3. Notulen ALV 17 mei 2011 De notulen van de ALV van 17 mei 2011 worden zonder wijzigingen goedgekeurd. Er zijn geen opmerkingen naar aanleiding van deze notulen. 4. Bespreking en goedkeuring jaarverslagen 2011 commissies Barcommissie Mariska Meulenberg geeft een toelichting op het jaarverslag. Het afgelopen jaar is er hard gewerkt: het clubhuis is aan het begin van het seizoen volledig opgeruimd en schoongemaakt en het barrooster met spoed ingevuld na het onverwachte vertrek van de vorige barcommissie. De commissie, bestaande uit Corry van Erp en Marjolein Kortbeek, heeft met een aantal vaste oproepkrachten als een goed huisvader op de toko gepast. Er is niet alleen hard gewerkt. De commissie is ook heel zuinig geweest: er was geen vaste barmedewerker, er zijn minder schoonmaakuren ingezet en er is slechts gebruikt gemaakt van een gering aantal uren jeugdpoule ten einde de gaten in bardienst op te vangen. Hoe heeft men dat gedaan? Door zelf aan de slag gegaan op dit front, maar ook door spontane hulp van derden. Denk daarbij aan: het speelklaar maken van het park in maart en opruimers tijdens het seizoen. Er bleken heel wat talenten te zitten onder de barhoofden. Verder is het clubhuis eind oktober volledig ontruimd. De barcommissie heeft nog wel enkele wensen. Zij zou graag een extra commissielid/leden met inkoop/ marketing/horeca achtergrond verwelkomen. Ook is de commissie op zoek naar een culinair wonder in verband met het opstarten van een kookgroep. Deze kookgroep zou verschillende activiteiten culinair kunnen aankleden. Verder is de het bestuur op zoek naar een schoonmaakploeg voor extra klussen en een groenploeg die regelmatig de buitenboel doet.

2 Het bestuur stelt naast de bardienst ook een alternatieve bardienst voor in de vorm van groenvoorziening, een kookgroep en een schoonmaakploeg. De uitgangspunten zijn: Ook 8 uur op jaarbasis. Aanmelden vóór , bij voldoende belangstelling verder inrichten. Spelregels vergelijkbaar met die van reguliere bardiensten. Ook hier zijn coördinatoren gewenst. Het totale plan zal te zijner tijd via de site en via De Kattenbelletjes naar de leden gecommuniceerd worden. De reden van deze extra ledeninzet is omdat wij met zijn allen Manger Cats zijn. Bovendien maken vele handen licht werk en nodigt een opgeleukt evenement uit voor een volgende keer. En uiteraard is gezelligheid ook erg belangrijk. Bij een nieuw park hoort een nieuw elan! Jeugdcommissie Monique de Jonge geeft een toelichting op het jaarverslag. De jeugdcommissie heeft zich het afgelopen jaar net als de voorgaande jaren vooral bezig gehouden met recreatief tennis, waarbij de jongste jeugd kan kennismaken met wedstrijdtennis. En daarbij hoort zowel winnen als verliezen. Voor alle subgroepen was er wel wat wils. Echter helaas was de belangstelling dit jaar wat minder dan de voorgaande jaren. De jeugdcommissie denkt dat hier een aantal oorzaken voor is aan te wijzen zoals de slechte staat van het park, de slechte zomer, de nieuwe communicatiemiddelen en wellicht een te volle agenda van de kinderen dan wel de ouders. Technische Commissie Jurgen van Teeffelen geeft een toelichting op het jaarverslag. Voor volgend jaar heeft de TC het plan om de jeugdclubkampioenschappen extra aantrekkelijk te maken door extra activiteiten en een extra sausje. De trainers hebben aangegeven daar behulpzaam bij te willen zijn. Dat betekent wel, dat in die week de lessen voor de jeugd komen te vervallen. Het Open Jeugdtoernooi, dat werd georganiseerd in samenwerking met Riesenborgh, is een groot succes geweest. Vanuit Manger Cats was Ferry Bak de grote organisator. Onder de deelnemers waren veel Manger Catsers. Ook heeft onze jeugd een aanzienlijk deel van de prijzen in de wacht gesleept. Zowel de voorjaars- als de najaarscompetitie heeft dit jaar kampioenen opgeleverd. De aanmeldingen voor de competitie voor 2012 stromen binnen. Dus ook dan hopen we weer op een aantal kampioenen. Evenementencommissie Mariska Meulenberg geeft een toelichting op het jaarverslag. De leden van de evenementencommissie zijn Jan-joop Treffers, Anja Coopmans, Selma Bijl, Monique van Alen, Rob van Hengel, Saskia Redeke. Ieder had een eigen klus; de men s night, de ladies night, het openingstoernooi, het stratentoernooi, het slottoernooi en het 5 mei toernooi. Het weer en de belangstelling waren ons dit jaar niet altijd even gunstig gezind. Jan-joop heeft aangegeven met ingang van het volgende seizoen te stoppen met de organisatie van de men s night. De andere leden gaan door. Vooralsnog heeft zich geen opvolger aangemeld. Dit betekent, dat we het nu even laten gaan. Indien er belangstelling voor is, dan hoopt het bestuur dat zich een vrijwilliger aanmeldt. Verder is er een ladderinitiatief geweest.

3 Communicatie Nynke Geerts geeft een toelichting op het jaarverslag. Het afgelopen jaar is de elektronische nieuwsbrief, genaamd Kattebelletjes, geïntroduceerd. Daarnaast is het ledenblad de Krabbels driemaal verschenen. Tot slot is de website gemoderniseerd. Meer daarover bij agendapunt 14. De communicatiecommissie heeft het afgelopen jaar ook energie gestoken in de PR en externe communicatie. Manger Cats is een aantal maal in de plaatselijke bladen verschenen. Ook hebben diverse malen artikelen over Manger Cats op de website van de diverse plaatselijke bladen gestaan. Tot slot zijn we gestart met een Twitter account Voor 2012 is de commissie van plan om het gebruik van de sociale media uit te breiden. Ook zal het aloude prikbord weer in het nieuwe clubhuis verschijnen. Sponsorcommissie Bas Stroeken bespreekt het jaarverslag was een jaar van stabilisatie. Het doel was om het sponsorbudget op het zelfde niveau te houden en de bestaande sponsoren te behouden. In 2012 zal doorgepakt worden. Het nieuwe park biedt nieuwe kansen. Bovendien zullen de bestaande sponsorpakketten geupdate worden. De commissie is klaar om de markt op te gaan. Daarbij zullen alle sectoren benaderd worden. De commissie ziet voor de leden twee uitdagingen. In de eerste plaats vraagt de commissie aan de leden om tips door te geven van potentiële sponsoren. In de tweede plaats zal er op zondag 11maart 2012 een sponsorloop gehouden worden Manger Cats Steun de Jeugd. Deze sponsorloop zal in samenwerking met de trainers en de jeugdcommissie georganiseerd worden. Lucie Treffers stelt voor om diezelfde dag een fancy fair te houden. Wie wil dat organiseren? 5. Bespreking en goedkeuring financiële jaarverslagen 2011 Roger Pluijm geeft een uitvoerige toelichting op de financiële stukken. Alle commissies hebben erg hun best gedaan om zuinig te zijn. Dit heeft ertoe geleid, dat een aantal posten lager is uitgekomen dan vorig jaar was begroot. Wel zijn er minder bardiensten afgekocht. Het eigen vermogen bedraagt bijna ,=. Er wordt uitvoerig gesproken over de diverse posten. 6. Rapportage kascommissie De kascommissie bestond dit jaar uit Peter Brandsma (voorzitter) en Douwe de Vries. De kascommissie bericht als volgt. Op 24 oktober 2011 heeft de kascommissie in aanwezigheid van de penningmeester van TV Manger Cats (de heer Roger Pluijm) de boeken gecontroleerd en daarbij vastgesteld dat zowel de ledenals de financiële administratie zorgvuldig gevoerd zijn. De kascommissie concludeert dat de Winst- en verliesrekening en de Balans over het boekjaar 2011 een betrouwbaar beeld geven van de financiële status van TV Manger Cats. Daarom stelt de kascommissie de vergadering voor het Bestuur decharge te verlenen voor het betreffende boekjaar. De vergadering stemt daarmee in. Daarmee is het bestuur decharge verleend voor het boekjaar Benoeming nieuwe kascommissie Peter Brandsma treedt af. Peter Dorré is bereid gevonden toe te treden. 8. Vrijwilliger van het jaar 2011 Jeroen van der Meer geeft aan, dat Manger Cats sinds een aantal jaar de traditie kent van de benoeming van de vrijwilliger van het jaar. Dit jaar zal de zevende keer zijn. Vrijwilligers zijn erg belangrijk voor Manger Cats. Zij vormen de motor van de vereniging. Jeroen maakt van de gelegenheid dan ook graag gebruik om alle vrijwilligers van Manger Cats te bedanken voor hun inzet van het afgelopen jaar en hen te complementeren met de behaalde resultaten.

4 De vrijwilliger van het jaar is iemand, die veel doet voor de vereniging, terwijl dat niet altijd voor iedereen zichtbaar is. De vrijwilligers van het jaar werken vooral achter de schermen. Het zijn stille, betrouwbare krachten. Degene, die het bestuur dit jaar voordraagt als vrijwilliger van het haar is iemand, die al jaren actief is als vrijwilliger. Bovendien houdt hij het bestuur scherp door af en toe een positieve kritische opmerking te maken met als doel de vereniging sterker en beter te maken. Hij pakt zaken op, die blijven liggen. Het bestuur stelt voor om Jan-joop Treffers te benoemen als vrijwilliger van het jaar De vergadering stemt daar unaniem mee in. 9. Bestuurswisseling Jeroen geeft aan, dat er binnen het bestuur al langere tijd een vacature bestaat. De vacature, die is ontstaan na het vertrek van Pauline Res, is tot op heden niet ingevuld. Nu Nynke Geerts naast secretaris van het bestuur van de vereniging ook als afgevaardigde van de vereniging secretaris van de stichting is geworden is haar takenpakket wat erg breed geworden. Het bestuur was dan ook op zoek naar iemand, die de communicatie van haar wil overnemen. Daartoe is Marisol Klitsie bereid gevonden. Marisol maakt al twee jaar lang deel uit van de communicatiecommissie. De vergadering stemt unaniem in met de benoeming van Marisol Klitsie als lid van het bestuur. 10. Stand van zaken park Charles Willems geeft als voorzitter van de bouwcommissie een uitvoerige toelichting op de stand van zaken omtrent het nieuwe park. De overige leden van deze commissie zijn Martijn van Raaij, Daan de Kruijk, Leonard Goudswaard en Monique de Jonge. Het afgelopen jaar zijn er vele hobbels beslecht. De vergunningen zijn aangevraagd en verkregen. Hetzelfde geldt voor de lening, waar de gemeente en de SWS garant voor staan. Een van de voorwaarden van de SWS was, dat er een onafhankelijke stichting werd opgericht. Dat is gebeurd. De Stichting is opgericht. Het bestuur bestaat uit Jan de Leeuw (voorzitter), Charles Willems (penningmeester) en Nynke Geerts (secretaris en afgevaardigde uit de vereniging). Jan de Leeuw geeft een korte toelichting op het wie, wat en waarom van de Stichting Exploitatie en Beheer Tennispark Manger Cats. Het clubhuis is leeggehaald, de netten zijn verdwenen en de schop is in de grond gezet. Als alles meezit, dan zouden de banen en de verdiepingsvloer voor de Kerst gereed moeten zijn. De bovenste lagen van de banen zijn afgegraven en het gat voor de fundering van het clubhuis is gegraven. Er is bijzonder weinig geld voor de inrichting. Dit betekent, dat er een lijst wordt gemaakt met noodzakelijke zaken en zaken die we graag zouden willen. 11. Aanvullende lening aan Stichting Exploitatie en Beheer Tennispark Manger Cats Roger Pluijm geeft een korte toelichting op het verzoek van de Stichting om een aanvullende lening. In september 2010 kreeg de vereniging te horen, dat er maximaal ,= geleend kon worden. Op dit moment is de maximale ruimte ,=. De gemeente en de SWS staan beide borg voor de helft van de lening. De Stichting is deze lening aangegaan. Verder heeft de vereniging aan de Stichting een lening verstrekt ter hoogte van ,=. Dit betekent, dat de Stichting ,= ter beschikking heeft. Dit alles is uitvoerig toegelicht tijdens de ALV van 17 mei. Inmiddels is gebleken, dat de kosten op een aantal fronten net wat hoger liggen dan begroot. Dit heeft vooral te maken met het clubhuis, dat nu wat volwaardiger wordt. Het blijft echter een eenvoudig clubhuis. De diverse tekeningen worden getoond.

5 De extra kosten zijn begroot op ,=. De Stichting vraagt aan de vereniging een extra lening voor dit bedrag. Roger Pluijm geeft aan, dat een extra lening geen liquiditeitsproblemen veroorzaakt. De financiële positie van de vereniging blijft verantwoord. En de Stichting betaalt aan de vereniging 4% rente over de lening. De vergadering stemt unaniem in met een extra lening aan de Stichting ter hoogte van ,=. 12. Vaststelling contributie 2012 Roger Pluijm geeft aan, dat tijdens de ALV van 23 november 2010 is ingestemd met een aanzienlijke verhoging ten behoeve van het nieuwe park. Het bestuur stelt nu een verhoging voor met de inflatiecorrectie. Met de nieuwe contributie blijven we in de pas lopen met andere verenigingen. Het uitgangspunt blijft 800 leden. Na volgend jaar zullen we evalueren of dat aantal moet worden bijgesteld. Op een eventuele verlaging van de contributie op het moment, dat we financieel weer in rustiger vaarwater zitten, lopen we nu nog niet vooruit. Het voorstel is als volgt: Jeugd t/m 12 86,= Jeugd 13 t/m ,= Studenten 86,= Senioren 172,50 De vergadering stemt unaniem in met het voorstel. 13. Begroting Roger Pluijm licht de begroting toe. Er is sprake van een andere opzet dan andere jaren. Een aantal kosten is nu niet meer voor de vereniging maar voor de Stichting. De schoonmaak, het onderhoud, verzekeringen en de WOZ behoren nu op de begroting van de Stichting. Wel is er een parkhuur ter hoogte van ,= begroot. Dit bedrag is verschuldigd aan de Stichting. Als alles bij elkaar wordt opgeteld komen we iets gunstiger uit dan voorgaande jaren. Dit is een gevolg van het feit, dat een deel van de kosten nu bij de Stichting ligt en de Stichting de BTW op deze kosten kan terugvragen. De overige posten zijn redelijk in lijn met de begroting voor De vraag wordt gesteld wanneer de vereniging de begroting van de Stichting heeft goedgekeurd. Dat is niet het geval. De vereniging heeft geen invloed op de begroting van de Stichting. De vereniging kan deze ook niet goedkeuren dan wel afkeuren. De Stichting is volledig onafhankelijk van de vereniging. Wel zit er in het bestuur van de Stichting een afgevaardigde uit de vereniging. Er wordt voorgesteld volgend jaar de begroting en de realisatie van de Stichting ter kennisname aan de vereniging toe te sturen. 14. Website Peter Westerbeek geeft een toelichting op de vernieuwing van de website. De communicatiecommissie, bestaande uit Marisol Klitsie, Adriaan de Vries, Monika Knottnerus, Peter Westerbeek en Nynke Geerts heeft samen met Klaske Ypma, die op projectbasis heeft meegewerkt, de website van een volledig nieuwe jas voorzien. De nieuwe website is opgebouwd vanuit de lezer, is moderner van opzet en uiterlijk en de teksten zijn aangepast. Met een druk op de knop wordt de vernieuwde website geopend. Peter geeft een korte rondleiding. 15. Rondvraag Corry van Erp vraagt of er ook wordt nagedacht om bij de opening een tenniscoryfee uit te nodigen. Hierover wordt nagedacht. 16. Sluiting Jeroen sluit om uur de vergadering en nodigt iedereen uit voor een drankje.