Handleiding StemToets Voor een docent

Transcriptie

1 Voor een docent Pagina 1 van 24

2 Inhoudsopgave 1. Starten met StemToets 3 2. Login 4 3. Hoofdscherm digitale toets afnamen Hoe te beginnen? Veiligheidsaspecten 9 4. Menu Invoeren gegevens Klas gegevens invoeren Kandidaten gegevens invoeren Rooster gegevens invoeren 12 5 Menu toekenningen Koppel de kandidaten aan hun klas via het menu toekenningen Koppel de examens aan het rooster Koppel de kandidaten aan het rooster Menu uitslagen Uitslagen per examen Uitslagen per kandidaat Menu examens Overzichten Dashboard Schriftelijke toets afmanen Uitloggen Bijlage Bijlage 1: Aanvraagformulier StemToets Bijlage 2: geheimhoudingsverklaring 24 Pagina 2 van 24

3 1. Starten met StemToets In opdracht van STEM heeft Toko bv de weblogin module StemToets ontwikkeld, waarmee docenten via internet examens kunnen klaarzetten voor digital afnamen en een pdf versie kunnen downloaden. Van de tentamensessies die digitaal afgenomen worden kunnen de uitslagen worden geraadpleegd. Kandidaten kunnen via internet digitaal examens afnemen. Voordat u kunt beginnen, moet u zich laten registreren bij Stichting Stem. Dit kan door het aanmeldformulier en geheimhoudingsverklaring in te vullen en terug te sturen naar Stichting Stem. Het aanmeldformulier en geheimhoudingsverklaring is te downloaden bij producten StemToets op Het aanmeldformulier is in bijlage 1 te vinden en geheimhoudingsverklaring in bijlage 2. Pagina 3 van 24

4 2. Login U kunt StemToets benaderen vanaf iedere computer waarop u de beschikking heeft over een werkende internetverbinding en uw inbox. Maakt u geen gebruik van zogenaamde webmail, dan dient u dus in te loggen vanaf de computer waarop uw programma is geïnstalleerd. Als u wel gebruik maakt van webmail open dit dan in een ander venster dan waarin u StemToets opent. Om het programma voor een docent op te starten gaat u naar (klik op de knop Login StemToets). Afbeelding 1: Startpagina Stichtingstem Pagina 4 van 24

5 Vervolgens ziet u het inlogscherm van StemToets. Afbeelding 2: Inlogscherm StemToets In het inlogscherm van StemToets wordt u gevraagd uw adres in te voeren en de school te selecteren waarbij u geregistreerd bent. Klik vervolgens op de knop Verstuur. Als het door u opgegeven adres inderdaad in de database voorkomt en gekoppeld is aan de door u opgegeven school, wordt er automatisch een wachtwoord naar dat adres verzonden. Pagina 5 van 24

6 Dit wachtwoord vult u vervolgens in, in het veld Wachtwoord (rode pijl) dat onder de keuzelijst met scholen verschijnt. Klik op OK. Afbeelding 3: Inlogscherm StemToets met wachtwoord Geef desgevraagd aan of u vanuit uw school inlogt of niet. Dit is van belang voor een correcte registratie van de IP-adressen die aan uw school zijn verbonden. Let op! Bij het mailtje met het wachtwoord vind u ook de internet link om naar het kandidaat gedeelte te gaan. Met de link Mail Stichting Stem kunt u, als het inloggen niet lukt, direct een mail sturen naar stichting Stem. Pagina 6 van 24

7 Vervolgens krijgt u het keuze scherm waar u kan kiezen voor de digitale afname of voor de schriftelijke documenten. Afbeelding 4: Keuze scherm digitaal toets afnamen Het digitale deel staat beschreven in hoofdstuk 3 en het schriftelijke deel in hoofdstuk 8 Pagina 7 van 24

8 3. Hoofdscherm digitale toets afnamen Het welkom scherm toont twee links, respectievelijk 'Hoe te beginnen?' en 'Veiligheidsaspecten'. Daarna wordt vermeld hoeveel scholen, docenten, kandidaten en examens er op de Stem examenserver zijn geplaatst en actief zijn. Met behulp van de witte menubalk kunt u klassen, kandidaten en roosters aanmaken. De klassen of kandidaten kunt u vervolgens, samen met de digitale toetsen koppelen aan een rooster. Veder kunt u examenuitslagen per kandidaat of per examen bekijken en downloaden. Door met de muiscursor over het vraagteken te bewegen, roept u eventuele Help aanwijzingen op. Met de optie 'Log uit' verlaat u de Stem weblogin module weer. Afbeelding 5: Hoofdscherm digitaal 3.1 Hoe te beginnen? Als u als docent nog niet zo vertrouwd bent met de manier waarop StemToets werkt, is het handig om gebruik te maken van onderstaand stappenplan. Klas gegevens invoeren (zie paragraaf 4.1); Kandidaten gegevens invoeren in via het menu 'Invoeren gegevens' (zie paragraaf 4.2). Wij adviseren u dit klas voor klas te doen. Rooster gegevens invoeren (zie paragraaf 4.3); Koppel de kandidaten aan hun klas via het menu toekenningen (zie paragraaf 5.1); Koppel de examens aan het rooster (zie paragraaf 5.2); Koppel de kandidaten aan het rooster (zie paragraaf 5.3). Tip! De stappen 1 t/m 3 kunt u ook vervangen door een kortere methode, waarbij u gebruik maakt van een Excel spreadsheet. Zie hiervoor paragraaf 5.4. Pagina 8 van 24

9 3.2 Veiligheidsaspecten Aan het maken van een examen via internet kleven een aantal bezwaren: - De verbinding tussen de pc van de kandidaat en de server kan haperen of zelfs uitvallen. De examenapplicatie van StemToets is echter zodanig ontwikkeld dat de kandidaat, als de verbinding weer is hersteld, verder kan gaan op de plaats waar hij/zij gebleven was. Alle reeds gegeven antwoorden zijn opgeslagen, evenals de resterende tijd. - Als de kandidaat inlogt, zijn de volgende gegevens nodig: adres Kandidaatnummer Wachtwoord, 2 mogelijkheden (in te stellen per Rooster): Geen wachtwoord: de docent drukt op zijn/haar pc op een knop en het examen start meteen voor de hele klas. De kandidaat ontvangt het wachtwoord per . Let op! Als u wilt dat de kandidaten zelf het wachtwoord voor hun examen per kunnen ontvangen, moeten zij tijdens het examen toegang hebben tot hun . Het spreekt voor zich dat dit gevaren met zich meebrengt m.b.t. de fraudepreventie. - Het is technisch niet mogelijk om te voorkomen dat kandidaten gebruik maken van hulpmiddelen om hun resultaat onrechtmatig te verbeteren. In de meeste gevallen volstaat het om te surveilleren. Pagina 9 van 24

10 4. Menu Invoeren gegevens Via dit menu kunt u de volgende gegevens invoeren: - klas gegevens (4.1 Klas gegevens invoeren) - kandidaat gegevens (4.2 Kandidaten gegevens invoeren) - rooster gegevens (4.3 Rooster gegevens invoeren) 4.1 Klas gegevens invoeren Om een nieuwe klas aan te maken op de examenserver, volgt u onderstaande procedure: - Kies uit het menu 'Invoeren gegevens' de optie 'Klassen' - Klik op 'Voeg toe'. - Voer in het veld 'Naam' de naam van de klas in en in het veld 'Periode' indien van toepassing de periode. Kies vervolgens de school waaraan u de klas wilt toevoegen en - Klik op 'OK'. De nieuwe klas zal nu in de lijst verschijnen. Als u uit deze lijst een klas selecteert, kunt u deze bewerken met de knop 'Wijzig' of verwijderen met de knop 'Verwijder'. Om terug te keren naar het welkomstscherm klikt u op 'Klaar'. Tip! Wanneer u kandidaat gegevens invoert met behulp van een Excel-spreadsheet, kunt u de kandidaten daar meteen in de juiste klas plaatsen. In dat geval zal StemToets deze klassen automatisch aanmaken en vullen met de juiste kandidaat gegevens. Bovenstaande procedure kunt u dan achterwege laten. Met behulp van Excel-spreadsheet Om sneller klassen met kandidaten in te voeren kan je gebruik maken van een spreadsheet. - Klik bij invoeren gegevens op kandidaten - Klik op 'Download' om een spreadsheet-sjabloon naar uw computer te downloaden. Kies 'Opslaan als' en open vervolgens het gedownloade bestand in Microsoft Excel. - Het sjabloon-spreadsheet bevat één regel met kandidaat-gegevens. Voer in de rijen daaronder, op de zelfde wijze, de gegevens in van de kandidaten die u wilt toevoegen in maar verwijder eerste de voorbeeldkandidaat. - Vervang in uw Excel-bestand de naam van het tabblad door de naam van de klas waaraan u de kandidaten wilt toevoegen. Wilt u kandidaten uit meerdere klassen invoeren, gebruik dan voor elke klas een nieuw tabblad en geef de tabbladen dan de gewenste klassennaam. - Sla het bestand op (onder een andere naam). - In de weblogin-module klikt u nu op de knop 'Upload'. - Klik op 'Browse' en kies het zojuist opgeslagen Excel-bestand. - Klik op 'Upload'. Het bestand wordt nu opgehaald. Als de upload geslaagd is, verschijnt er een melding. Klik op 'OK'. (Om het uploaden te annuleren, klikt u op 'Annuleer'). - De nieuwe kandidaten en klassen verschijnen nu in de lijst. Klik op 'Klaar' om terug te keren naar het welkomstscherm. Pagina 10 van 24

11 4.2 Kandidaten gegevens invoeren Het invoeren van kandidaat gegevens kan op twee verschillende manieren: handmatig en via een spreadsheet. Bij de handmatige invoer, worden de gegevens rechtstreeks in de database geplaatst. Deze methode is intuïtiever, maar u dient de kandidaten één voor één in te voeren. Dit kan bij grote aantallen veel werk opleveren. Als u de kandidaat gegevens al in een spreadsheet heeft staan (of door middel van copy/paste in een spreadsheet kunt plaatsen), verdient de tweede methode de voorkeur. Bij deze laatste methode kunt u de kandidaten bovendien meteen in de juiste klas plaatsen. Dit levert een aanzienlijke tijdsbesparing op. Handmatige methode - Kies uit het menu 'Invoeren gegevens' de optie 'Kandidaten'. - Klik op 'Voeg toe'. - Voer de gegevens van de nieuwe kandidaat in, in de betreffende velden. De velden die gemarkeerd zijn met een asterisk (*) zijn verplichte velden. Kies vervolgens de school waaraan u de klas wilt toevoegen en - klik op 'OK'. - Klik op 'Klaar' om terug te keren naar het welkomstscherm. Indien u meerdere kandidaten in één keer wilt toevoegen, kunt u gebruik maken van de spreadsheet-sjabloon. (zie met behulp van Excel-spreadsheet) Met behulp van Excel-spreadsheet - Klik op 'Download' om een spreadsheet-sjabloon naar uw computer te downloaden. Kies 'Opslaan als' en open vervolgens het gedownloade bestand in Microsoft Excel. - Het sjabloon-spreadsheet bevat één regel met kandidaat-gegevens. Voer in de rijen daaronder de gegevens in van de kandidaten die u wilt toevoegen. - Verwijder de eerste regel met de voorbeeldkandidaat. - Vervang in uw Excel-bestand de naam van het tabblad door de naam van de klas waaraan u de kandidaten wilt toevoegen. Wilt u kandidaten uit meerdere klassen invoeren, gebruik dan voor elke klas een nieuw tabblad. - Sla het bestand op (onder een andere naam). - In de weblogin-module klikt u nu op de knop 'Upload'. - Klik op 'Browse' en kies het zojuist opgeslagen Excel-bestand. - Klik op 'Upload'. Het bestand wordt nu opgehaald. Als de upload geslaagd is, verschijnt er een melding. Klik op 'OK'. (Om het uploaden te annuleren, klikt u op 'Annuleer'). - De nieuwe kandidaten verschijnen nu in de lijst. Klik op 'Klaar' om terug te keren naar het welkomstscherm. Tip! Wanneer u kandidaat-gegevens invoert met behulp van een Excel-spreadsheet, kunt u de kandidaten daar meteen in de juiste klas plaatsen. Dit scheelt laten dat u handmatig de kandidaten in de klas moet plaatsten. Pagina 11 van 24

12 4.3 Rooster gegevens invoeren Een Rooster in StemToets is een verzameling examens die door een bepaalde groep kandidaten gedurende een bepaalde periode op een bepaalde locatie kan worden afgenomen. In een Rooster plaatst u de examens die in die periode mogen worden afgenomen. Bovendien worden in een Rooster alleen die kandidaten geplaatst, die in die periode de betreffende examens mogen doen. Afbeelding 6: Roosters aanmaken Om een Rooster aan te maken, volgt u onderstaande procedure: - Kies uit het menu 'Invoeren gegevens' de optie 'Kandidaten' - Klik op 'Voeg toe'. - Voer de naam en locatie van het Rooster in. Deze gegevens hebben alleen een verwijsfunctie; u dient hierbij de systematiek van de onderwijsinstelling te gebruiken. - Kies een startdatum en een einddatum. Dit zijn respectievelijk de eerste en de laatste datum waarop de examens in het Rooster mogen worden afgenomen. - Kies een school uit de lijst. - Vink eventueel de optie 'Kandidaten kunnen alleen vanuit school examen doen', indien gewenst. - Kies één van de twee opties voor de wachtwoorddistributie. - Klik op 'OK'. Het Rooster verschijnt nu in de lijst. Klik op 'Klaar' om terug te keren naar het welkomstscherm. Na het aanmaken van een Rooster, dient u het nog te koppelen aan bepaalde examens en bepaalde kandidaten (zie paragraaf 5.2 en 5.3). Pagina 12 van 24

13 5 Menu toekenningen 5.1 Koppel de kandidaten aan hun klas via het menu toekenningen Kies uit het menu 'Toekenningen' de optie 'Kandidaat in Klas' om naar het Toekenningenscherm te gaan. In dit scherm staan drie listboxen. Hier kunt u heel eenvoudig kandidaten in een klas plaatsen. - Kies met de linker muisknop uit de lijst 'Klassen' op de gewenste klas. - Kies uit de lijst 'Kandidaten NIET in Klas' (geheel rechts) de kandidaten die u in de geselecteerde klas wilt plaatsen. - Klik vervolgens op '<< Voeg toe'. De geselecteerde kandidaten worden nu verplaatst van de rechter lijst naar de middelste lijst 'Kandidaten in Klas..'. Dit betekent dat deze kandidaten nu zijn toegevoegd aan de geselecteerde klas. - Om kandidaten weer UIT de klas te plaatsen, selecteert u hun namen in de middelste lijst en klikt u op 'Verwijder >>'. De kandidaten worden dan weer teruggeplaatst in de rechter lijst 'Kandidaten NIET in Klas'. - Klik op 'Klaar' om terug te gaan naar het welkomstscherm. Tip! Wanneer u kandidaat-gegevens invoert met behulp van een Excel-spreadsheet, kunt u de kandidaten daar meteen in de juiste klas plaatsen. Bovenstaande procedure kunt u dan achterwege laten. Pagina 13 van 24

14 5.2 Koppel de examens aan het rooster Kies uit het menu 'Toekenningen' de optie 'Examen in Rooster' om naar het Toekenningenscherm te gaan. In dit scherm staan drie listboxen. Hier kunt u heel eenvoudig examens in een Rooster plaatsen. - Kies met de linker muisknop uit de lijst 'Roosters' een Rooster. - Kies uit de lijst 'Examens NIET in Rooster' (geheel rechts) de examens die u in het geselecteerde Rooster wilt plaatsen. - Klik vervolgens op '<< Voeg toe'. De geselecteerde examens worden nu verplaatst van de rechter lijst naar de middelste lijst 'Examens in Rooster'. Dit betekent dat deze examens nu zijn toegevoegd aan het geselecteerde Rooster. - Om examens weer UIT een Rooster te plaatsen, selecteert u deze in de middelste lijst en klikt u op 'Verwijder >>'. De examens worden dan weer teruggeplaatst in de rechter lijst 'Examens NIET in Rooster'. - Klik op 'Klaar' om terug te gaan naar het welkomstscherm. Pagina 14 van 24

15 5.3 Koppel de kandidaten aan het rooster Kies uit het menu 'Toekenningen' de optie 'Kandidaat in Rooster' om naar het Toekenningenscherm te gaan. In dit scherm staan drie listboxen. Hier kunt u heel eenvoudig kandidaten in een Rooster plaatsen. Afbeelding 7: Roosters aanmaken - Kies met de linker muisknop uit de lijst 'Roosters + Start datum' een Rooster. - De rechter lijst 'Kandidaten NIET in Rooster' bevat standaard ALLE kandidaten die niet in het geselecteerde Rooster zijn opgenomen. U kunt de lijst echter beperken tot de kandidaten in een bepaalde klas. Vink hiervoor het vakje 'Klassen' aan en selecteer de gewenste klas. Kies uit de lijst 'Kandidaten NIET in Rooster' de kandidaten die u in het geselecteerde Rooster wilt plaatsen. - Klik vervolgens op '<< Voeg toe'. De geselecteerde kandidaten worden nu verplaatst van de rechter lijst naar de middelste lijst 'Kandidaten in Rooster'. Dit betekent dat deze kandidaten nu zijn toegevoegd aan het geselecteerde Rooster. - Om kandidaten weer UIT het Rooster te plaatsen, selecteert u hun namen in de middelste lijst en klikt u op 'Verwijder >>'. De kandidaten worden dan weer teruggeplaatst in de rechter lijst 'Kandidaten NIET in Rooster'. - Klik op 'Klaar' om terug te gaan naar het welkomstscherm. Let op! Door op de knop 'Stuur mail*' te klikken, verzendt u aan alle kandidaten in het Rooster een met daarin een lijst van de examens die zij nog mogen doen en de periode waarin zij dit kunnen doen. De bevat tevens een link naar de inlogpagina van StemToets. Pagina 15 van 24

16 6. Menu uitslagen 6.1 Uitslagen per examen Kies via het menu 'Uitslagen' de optie 'Per Examen'. Er verschijnt nu een overzichtsscherm met de uitslagen. De dropdownbox 'Examens' bevat een lijst met alle afgenomen examens. Van het geselecteerde examen worden daaronder in een tabel de resultaten per kandidaat getoond. Als u uit de dropdownbox een ander afgenomen examen kiest, worden deze uitslagen ververst. Dit overzicht kan worden afgedrukt in een Excel-sheet. Klik hiervoor op de knop 'Export Excel'. Klik op 'Klaar om terug te keren naar het welkomstscherm. Afbeelding 8: Uitslag per examen Pagina 16 van 24

17 6.2 Uitslagen per kandidaat Kies via het menu 'Uitslagen' de optie 'Per Kandidaat'. Er verschijnt nu een overzichtsscherm met de uitslagen. De dropdownbox 'Kandidaten' bevat een lijst met alle kandidaten. Van de geselecteerde kandidaat worden daaronder in een tabel de resultaten per afgenomen examen getoond. Als u uit de dropdownbox een andere kandidaat kiest, worden deze uitslagen ververst. Dit overzicht kan worden afgedrukt in een Excel-sheet. Klik hiervoor op de knop 'Export Excel'. Klik op 'Klaar om terug te keren naar het welkomstscherm. Afbeelding 9: Uitslag per kandidaat Pagina 17 van 24

18 7. Menu examens 7.1 Overzichten Met de optie 'Overzicht per school' uit het menu 'Examens' ziet u in een taartdiagram in één oogopslag hoe de verdeling is van afgenomen examens per school. En met Overzicht per klas ziet u de verdeling van de afgenomen examens per klas. Daarnaast ziet u diezelfde verdeling van het aantal examens waarvoor een voldoende behaald is. Afbeelding 11: Overzichten per school Afbeelding 12: Overzicht per klas Pagina 18 van 24

19 7.2 Dashboard Het Dashboard is het centrale controlepaneel voor de surveillant tijdens een examensessie. Het toont een overzicht van alle kandidaten in het Rooster, dat wil zeggen: alle kandidaten die aanwezig zouden moeten zijn. De kandidaten die daadwerkelijk zijn ingelogd, zijn gemarkeerd met een asterisk (*). De surveillant kan met een druk op de knop 'Vrijgeven Examens' de examens voor alle kandidaten starten. Met de knop 'Afsluiten Examens' kan hij het examen voor alle kandidaten tegelijk beëindigen. Afbeelding 13: Dashboard Pagina 19 van 24

20 8. Schriftelijke toets afmanen Onder de knop schriftelijk kunt u schriftelijke toetsen en overige documenten downloaden. Dit kan door de volgende stappen door te lopen. Om te beginnen klikt u bij het keuze scherm voor schriftelijk. Afbeelding 14: Keuze scherm schriftelijke toets afnamen Vervolgens komt u in een scherm uit wat het meest lijkt op de verkenner van microsoft. Onder de knop schriftelijk Dit scherm ziet er als volgt uit. Pagina 20 van 24

21 Afbeelding 15: Verkenner scherm om toetsen te downloaden CGO staat voor Competentie Gericht Onderwijs en hier kunt u alle documenten vinden die u nodig heeft voor de opleidingen. Bij Theorietoetsen vind u alle theoretische toetsen voor de verschillende niveaus en opleidingen. Als u één of meerdere documenten selecteert klikt u op Download om de documenten te downloaden. Afbeelding 16: Selecteren en downloaden van documenten Pagina 21 van 24

22 9. Uitloggen Om uzelf af te melden bij de StemToets, kiest u bij de digitale kant voor de optie 'Log uit' uit het menu. Afbeelding 17: Uitloggen digitale kant Afbeelding 18: Uitloggen bij Theorietoetsen U keert terug in het Hoofdmenu. U kunt ook afsluiten door de internetpagina te sluiten. Pagina 22 van 24

23 10. Bijlage 10.1 Bijlage 1: Aanvraagformulier StemToets Aanvraagformulier StemToets Om theorietoetsen via StemToets op uw ROC te kunnen gebruiken, dient u dit aanvraagformulier in te vullen. Wij vragen u dit zo volledig mogelijk in te vullen. De met een * aangegeven velden moeten verplicht worden ingevuld. Per gebruiker dient een apart formulier te worden ingevuld. Daarnaast moet het formulier voor akkoord door de opleidingsmanager of sectordirecteur van uw ROC worden ondertekend. Vervolgens kunt u dit formulier ingescand per versturen naar info@stichtingstem.nl Zodra wij uw aanvraagformulier hebben ontvangen en verwerkt, krijgt u bericht dat u StemToets kunt gebruiken. Gegevens van het ROC Naam van het ROC * Naam van de locatie Adres * Postcode * Plaats * Postbus Postcode van de postbus Plaats van de postbus Telefoonnummer * Faxnummer Naam contactpersoon * Internet adres * www. Gegevens van de gebruiker Voornaam * Tussenvoegsel (indien van * toepassing) Achternaam * Telefoonnummer * Faxnummer Mobiel telefoonnummer adres (zakelijk) * Naam opleidingsmanager/ sectordirecteur: Handtekening opleidingsmanager: Pagina 23 van 24

24 10.1 Bijlage 2: geheimhoudingsverklaring Geheimhoudingsverklaring Ondergetekende verklaart geheimhouding te zullen betrachten zoals hieronder beschreven. De ondergetekende is verplicht tot geheimhouding van die gegevens waarvoor hem of haar geheimhouding is opgelegd, dan wel waarvan hij of zij weet of redelijkerwijs zou moeten begrijpen dat geheimhouding wordt verwacht. De geheimhouding geldt voor de volgende onderwerpen: persoonlijke gegevens van cliënten en relaties van het IBKI gegevens betreffende examenitems, -opdrachten en -matrijzen wachtwoord-beveiligingen van de bij het IBKI in gebruik zijnde personal computers/gegevensbestanden Voor zover ondergetekende een medewerker is van het IBKI, dan wel een persoon is die op freelance-basis door het IBKI voor examineringstaken is ingehuurd, geldt tevens geheimhouding voor de volgende onderwerpen: toets- en examenresultaten gegevens betreffende offertes Voor zover de ondergetekende examinator namens het IBKI is, geldt dat ondergetekende verklaart geen kandidaten op te leiden die zich voorbereiden op de te examineren producten van het IBKI. Datum: Naam: Handtekening: Pagina 24 van 24