Archief van de Stadhuisdienst Amsterdam

Transcriptie

1 Archief van de Stadhuisdienst Amsterdam C. Vennik Algemene kenmerken Toegangsnummer: Periode: Archiefvormer Inleiding Beschrijving van de archiefvormer Tegen de achtergrond van een reorganisatie bij de Secretarie werd in 1989 besloten om de reeds bestaande Stadhuisdienst in te stellen als een aparte stafafdeling die verantwoordelijk zou worden voor de afhandeling van facilitaire aangelegenheden in het Stadhuis/Muziektheater. Vanaf 1 januari 1990 werd deze nieuwe Stadhuisdienst een feit. Tussen 1995 en 1997 onderzocht een ingestelde Stuurgroep Reorganisatie Stadhuisdienst de mogelijkheden en voorwaarden voor een reorganisatie van de bestaande Stadhuisdienst als stafafdeling van de Secretarie tot een zelfstandige organisatie binnen de gemeente. In 1997 besloot het College van Burgemeester en Wethouders naar aanleiding van de bevindingen van deze Stuurgroep om de Stadhuisdienst inderdaad om te vormen tot een zelfstandige facilitaire diensttak. Dit leidde na een voorbereidingstraject van vier jaar eerst tot een naamsverandering. De nieuwe naam van de Stadhuisdienst werd in 2002 Facilitair Bedrijf Amsterdam. Een jaar later, per 1 januari 2003, was de volledige verzelfstandiging een feit en startte het Facilitair Bedrijf Amsterdam als zelfstandige diensttak. De Stadhuisdienst bestond aanvankelijk uit afdelingen en sectoren die niet allemaal een louter facilitair oogpunt hadden. Het Administratief Vastgoedinformatiecentrum en Gemeentekadaster Amsterdam (AVIGA) en het Gemeentelijk Opleidingscentrum werden tijdens de jaren tot 1997 afgestoten als onderdeel van de Stadhuisdienst. Verder werd het Klantenbureau toegevoegd aan de sector Services. Uiteindelijk bleven drie stafafdelingen en drie sectoren over, te weten de sector Services, de sector Veiligheid en Informatie en de sector Gebouwen Exploitatie (GebEx). De laatste sector hield zich bezig met het beheer en onderhoud van het Stadhuis/Muziektheater en de ambtswoning van de burgemeester aan de Herengracht op nummer 502. Bewerking en selectie Het archief van de Stadhuisdienst bevat slechts een beperkt deel dat in aanmerking komt voor bewaring, aangezien het overgrote deel van de documentneerslag betrekking heeft op uitvoering van facilitaire taken. Voor de selectie is gebruik gemaakt van de Lijst van voor Vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983) en de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen (1996). Bij de selectie van documenten met betrekking tot het beheer en onderhoud van het stadhuis en de ambtswoning, tevens een monument, is, vanwege het bijzondere aspect van deze gebouwen voor de gemeente, gekozen om voor vernietiging vatbare stukken alsnog te bewaren. De uiteindelijke omvang van het archief beslaat 3,37 strekkende meter. Versie januari

2 Inventaris Organisatie Personeel Openbare veiligheid Monumenten Organisatie Organisatie en reorganisatie 1 Stukken betreffende onderzoek naar de efficiëntie en effectiviteit van de organisatie Stukken betreffende besluitvorming over de opheffing van het Administratief Vastgoed Informatiecentrum en Gemeentekadaster Amsterdam (AVIGA) bij de Stadhuisdienst VB Stukken betreffende de reorganisatie van de Stadhuisdienst als afdeling van de Secretarie naar een zelfstandige diensttak omslagen 3 Plan van aanpak Nota Strategie Stadhuisdienst Vergaderstukken van de Stuurgroep Reorganisatie Stadhuisdienst Eindrapport van de Stuurgroep Reorganisatie Stadhuisdienst Onderzoeken en implementatie van de reorganisatie Draaiboek voor het proces voor plaatsing van personeel ten gevolge van de reorganisatie Rapport inzake de formatie van de afdeling Electrotechniek van de Stadhuisdienst Besluitvorming inzake de naamswijziging van Stadhuisdienst per 1 januari 2002 in het kader van de aanstaande instelling van de nieuwe organisatie Facilitair Bedrijf Amsterdam Stukken betreffende de omvorming van het Facilitair Bedrijf Amsterdam naar een zelfstandige diensttak Financiën, jaarverslagen en jaarplannen VB Jaarrekeningen over de periode omslagen VB Jaarverslagen over de periode omslagen Rapport met een analyse van de facilitaire kosten van de Interne Dienst voor het stadhuisdeel van het Stadhuis/Muziektheater 1993 VB Accountantsrapporten van de jaarrekeningen over de jaren 1993, 1996 en omslagen Versie januari 2017

3 VB Begrotingen en financiële jaarplannen over de periode omslagen VB Jaarplannen over de periode omslagen 32 Stadhuisdienst over Sector Gebouwenexploitatie van de Stadhuisdienst over Sector Gebouwenexploitatie van de Stadhuisdienst over Stadhuisdienst over Benodigdheden voor administratie en beheer 36 Stukken betreffende de uitbreiding van zendfaciliteiten voor radio en televisie vanuit het stadhuis Reglement voor medewerkers van de Stadhuisdienst inzake het beheer en gebruik van persoonsgegevens Automatiseringsplan 1998 inzake de ontwikkelingen op gebied van informatievoorziening en automatisering binnen de Stadhuisdienst Handboek met huisregels voor het informatiebeheer Europlan Stadhuisdienst met maatregelen tegen de automatiseringsrisico s ten gevolge van de invoering van de euro Rapport De toekomst van de afdeling kantoormachinebeheer Publiciteit en voorlichting 42 Analyserapport betreffende de interne communicatie Stukken betreffende de samenstelling van een huisstijl voor de Stadhuisdienst Brochure Producten- en Dienstengids met informatie over het aanbod van diensten en producten Dienstgebouwen Beheer en onderhoud van het Stadhuis/Muziektheater 45 Stukken betreffende planvorming voor het gebruik van de sportzaal in het nieuwe stadhuis 1988 VB Stukken betreffende verbouwingen in het Stadhuis/Muziektheater omslagen 58 Uitbreiding van het Muziektheater met een koorrepetitieruimte Ontwerptekeningen voor de bouw van een serre bij café Dantzig Verbouwing van kinderdagverblijf Dikkie Dik tot dienstencentrum Verleende bouwvergunning voor het veranderen van de kelder, begane grond en tussenverdieping van het stadhuisgebouw met bestemming daarvan tot publieksruimte en ruimte voor de Sociale Dienst 1999 VB Stukken betreffende het beheer en gebruik van de parkeergarage omslagen 51 Voorschriften voor het gebruik en de toegankelijkheid in geval van noodsituaties Exploitatie Evaluatie van de brand in de parkeergarage op 5 juli 1991 en daaruitvolgende maatregelen voor brandbeveiliging Conflict tussen de gemeente en de leverancier van de parkeerinstallaties Versie januari

4 55 Rapport Resultaten van de warmtetechnische berekeningen van een aantal radiatorgroepen in het Stadhuis Stukken betreffende de doorberekening van kosten aan huurders in het stadhuisgebouw VB Stukken betreffende het onderhoud van het Stadhuis/Muziektheater omslagen 56 Rapport Knelpunten bij het onderhoud aan het Stadhuis/Muziektheater Amsterdam Meerjaren Onderhoudsbegroting Stadhuis Stukken betreffende het project inzake de verhuizing van de Dienst Sport, Educatie en Cultuur vanuit het Stadhuis/Muziektheater naar het Metropoolgebouw aan de Weesperstraat Rapport Verborgen gebreken stadhuis naar aanleiding van geconstateerde constructieproblemen Overzicht met voorschriften voor aannemers werkzaam in het stadhuis met betrekking tot gedrag, veiligheid en milieuhygiëne Rapport van microbiologisch luchtonderzoek in het stadhuis 1999 VB Stukken betreffende het project voor de verbetering van het binnenklimaat van het stadhuisgedeelte omslagen 66 Besluitvorming Voorontwerp Uitvoering Rapport betreffende onderzoek naar de toegankelijkheid van het stadhuis voor mensen met een handicap Stukken betreffende de planvorming voor een zesde verdieping op het stadhuis Projectplan Digitale Raadzaal Amsterdam betreffende de installatie van ICT-voorzieningen in de raadzaal Stukken betreffende de aanbesteding van een no-break installatie in het stadhuis als noodvoorziening bij stroomuitval, met tekeningen Project renovatie van de ambtswoning Herengracht Meerjarenonderhoudsbegroting voor de ambtswoning Financiële overzichten van de uitgevoerde opdrachten VB Onderzoeken uitgevoerd ten behoeve van de renovatie omslagen 71 Onderzoek naar het interieur door Hillie Smit Onderzoek naar het interieur door Josefien Tegelaar Kleuronderzoek naar de afwerklagen van de Balzaal, de Burgemeesterskamer en de Eetkamer van de bel-etage Stukken betreffende de opdrachtverlening voor uitvoering van renovatiewerkzaamheden Stukken betreffende de planning, bestuurlijk overleg en besluitvorming VB Tekeningen betreffende de renovatie omslagen 76 Ontwerptekeningen Installatietekeningen en details Uitvoeringstekeningen Versie januari 2017

5 VB Vergaderstukken omslagen 79 Werkgroep Renovatie Ambtswoning Stuurgroep Renovatie Ambtswoning Uitvoeringsoverleg Historische werkgroep, met tekeningen 2000 openbaar vanaf Projectgroep Herengracht Begrotingen en kostenramingen voor de uitvoering van de renovatie VB Offertes voor de uitvoering van de renovatie omslagen 85 Offertes met tekeningen voor de liftinstallatie, de keuken, de verhuizing en de uitbreiding van het digitale netwerk Aanbieding van Stork WorkSphere voor de levering van werktuigkundige installatie, met tekeningen Programma van Eisen 2000 openbaar vanaf Asbestinventarisatie ten behoeve van de renovatie Concept tekeningenlijst met tekeningen voor fase IV van de renovatie Ruimteboek van Toornend en Partners met technische aanwijzingen voor de renovatie Stukken betreffende de aanvraag en verlening van de monumentenvergunning, met tekeningen openbaar vanaf Stukken betreffende de oplevering Uitoefening van dienst 93 Stukken betreffende de ontwikkeling van het noodplan voor de bedrijfshulpverlening in het stadhuis openbaar vanaf 2022 VB Agenda s, verslagen en bijlagen van vergaderingen van het Stafoverleg omslagen VB Stukken betreffende onderzoek naar en verbetering van de chauffeursdiensten omslagen 96 Kennisgeving aan het College van Burgemeester en Wethouders over de flexibiliteit van de inzet van chauffeurs Eindverslag van een onderzoek naar de verbetering van de chauffeursdiensten 1998 VB Bedrijfsplannen van de organisatie omslagen 98 Bedrijfsplannen voor de sectoren en de afdeling Centrale Financiële Administratie Stadhuisdienst op weg naar Bedrijfsplan voor de sector Gebouwen Exploitatie Procedurebeschrijving door de Stadhuisdienst voor bedrijfshulpverlening in het stadhuis 1995 openbaar vanaf 2026 Versie januari

6 .08 Personeel VB Overleg tussen de directeur en de gemeentesecretaris omslagen VB Agenda s, verslagen en bijlagen van vergaderingen van het Managementteam omslagen / / / / Onderzoek naar de postverwerking van de postkamer van de sector Services Stukken betreffende de verbetering van de dienstverlening door het Klantenbureau Besluitvorming inzake de beëindiging van de activiteiten van het Gemeentelijk Opleidingscentrum Instructies voor medewerkers van de sector Veiligheid en Informatie omslag 119 Notitie inzake maatregelen in geval van verstoring van de orde van de vergaderingen van de gemeenteraad 1999 openbaar vanaf Eerste halfjaarrapportage 2000 over de bedrijfsvoering van de Stadhuisdienst Handboek Administratieve Organisatie Stadhuisdienst Adviesrapport inzake de ontwikkeling van een toekomstvisie voor de reprovestiging in het stadhuis Periodiek bedrijfsgezondheidkundig onderzoek bij medewerkers van de telefoonkamer Stukken betreffende activiteiten van het Ondersteuningsteam Openbare Veiligheid bestaande uit gespecialiseerde medewerkers in geval van calamiteiten openbaar vanaf 2029 VB Vergaderstukken van de arbocommissie, met jaarplannen omslagen Privacyreglement Stadhuisdienst inzake het gebruik van persoonsgegevens van medewerkers Arbeidshygiënisch onderzoek naar de blootstelling aan PAK verbindingen (Polycyclische Aromatische Koolwaterstoffen) door medewerkers van het truckdock Versie januari 2017

7 129 Rapport van Toornend & Partners met een uitwerking van en oplossingen voor gebouwgerelateerde klachten van het personeel in het stadhuis 1996 VB Stukken betreffende het Preventief Integriteitsonderzoek door een interne projectgroep omslagen 130 Voorbereiding en uitvoering Eindrapport Kaderstellend Meerjaren Opleidingsplan met uitwerking Managementrapportage van de sector Veiligheid en Informatie inzake personele aangelegenheden Handleiding voor leidinggevenden De stadhuisdienst gezond op weg in het kader van ziekteverzuimbegeleiding Stukken betreffende de ontwikkeling van bedrijfskleding voor medewerkers van de Stadhuisdienst Brochure Inwerkpakket Stadhuisdienst voor nieuwe medewerkers 2000 VB Vergaderstukken van de Ondernemingsraad omslagen Herzien rapport inzake onderzoek naar de fysieke belasting van de functie van emballeur bij de Civiele Dienst Openbare veiligheid 140 Rapport Beveiligingsadvies voor het stadhuis Amsterdam van het Landelijk Bureau Voorkoming Misdrijven 1989 openbaar vanaf Rapporten van bomdreigingen in en in de omgeving van het stadhuis openbaar vanaf Monumenten VB Stukken betreffende het monument Normaal Amsterdams Peil (NAP) omslagen 142 Voorbereiding van de plaatsing, met tekeningen Voorbereiding van de plaatsing, met tekeningen Stukken betreffende beheer en onderhoud Versie januari