Selectielijst PACKED vzw

Transcriptie

1 Selectielijst PACKED vzw Versie Datum Bewerkingen Auteur Eerste kladversie Alina Saenko Finale versie Alina Saenko

2 1. Algemeen bestuur 1.1 Statutaire documenten Oprichting 5j / B Stukken m.b.t. de oprichting Statuten / / / / Statuten 5j / B Wijzigingen 5j / B Ook aanvragen i.v.m. Raad van Bestuur, Algemene Vergadering, Dagelijks Bestuur Publicatie Staatsblad 5j / B Algemeen reglement 5j / B Huishoudelijk reglement 5j / B Arbeidsregelement 5j / B 1.2. Jaarverslagen en algemene overzichten Beleidsplannen 5j / B 2

3 Actieplannen 5j / B Jaarverslagen 5j / B 1.3. Raad van Bestuur Notulen 5j / B Agenda s en verslagen Samenstelling 5j / B Per jaar een ledenlijst Werkstukken 5j / B Briefwisseling 5j / B Uitnodigingen en volmachtbrieven 1.4. Algemene vergadering Notulen 5j / B Agenda s en verslagen Samenstelling 5j / B Per jaar een ledenlijst Werkstukken 5j / B Briefwisseling 5j / B Uitnodigingen en volmachtbrieven 3

4 1.5. Dagelijks bestuur Notulen 5j / B Agenda s en verslagen Samenstelling 5j / B Per jaar een ledenlijst Werkstukken 5j / B Briefwisseling 5j / B Uitnodigingen en volmachtbrieven 1.6. Personeelsvergaderingen Notulen 5j / B Samenstelling 5j / B Werkstukken 5j / B Briefwisseling 5j / B 4

5 1.7 Bijzondere vergaderingen Notulen 5j / B Samenstelling 5j / B Werkstukken 5j / B Briefwisseling 5j / B 1.8 Bijzondere briefwisseling 1.8.A1. Briefwisseling 5j / B 5

6 2 Administratieve werking en ondersteuning 3.1 Dagelijks beheer Werkingssubsidies 5j / B Subsidieaanvraag, voorbereiding ervan, briefwisseling, rapportering enz Samenwerkingsovereenkomsten 5j / B Contracten, beheersovereenkomsten, briefwisseling, documenten mbt samenwerkingen met DEN, FARO, de Vlaamse Overheid op het vlak van algemeen beleid, niet mbt een specifiek project Lidmaatschap Tot einde contract Verzekeringen Tot einde contract 5j V VSDC, ICOM, andere Belgische en internationale organisaties 5j V Per thema: bestuur, personeel, infrastructuur 3.2 Personeelsbeheer Aanwerving 5j / V Vacature, sollicitatiebrieven Personeelsdossiers en dienstverband / / / / 6

7 Staf (actieve en niet-actieve contracten) Minimum tot 5 jaar na einde contract Tot 100 jaar na de geboortedatum V Omwille van pensioenrechten Vrijwilligers, stagiairs en jobstudenten (actieve en niet-actieve contracten) Minimum tot 5 jaar na einde contract / V Loonfiches 5j 2j V Vervoer 5j 2j V Maaltijdcheques 5j 2j V Ondersteunende diensten en organisaties (overeenkomsten en briefwisseling met het sociaal secretariaat) Tot einde contract 5j V Documentatie ivm het personeelsbeheer (CAO, PC ) Tot de nieuwe versie / B Bewaren na selectie 3.3 Financieel beheer Boekhouding 5j / B Overeenkomst boekhouder, overeenkomst bank, briefwisseling, accountsrapporten Financiële verantwoording / / / 7

8 Begrotingen 5j / B Jaarrekeningen 5j / B Winst- en verliesrekeningen 5j 2j V Balansen 5j 2j V Kas- en dagboeken 5j 2j V Facturen (Aankoop, Verkoop) 5j 2j V Bestelbonnen 5j 2j V Onkostennota s 5j 2j V Rekeninguittreksels 5j 2j V BTW en belastingen 5j 5j B Leningen 5j 5j B 3.4 Verwerving en beheer van infrastructuur Algemeen beheer van het gebouw Tot einde contract 5j V Huurovereenkomst Selectie en eventueel bewaren indien historisch belang 8

9 Beheer van de infrastructuur 5j (na verloop garantie en einde afschrijfter mijn) 2j V Aankoop meubilair enz 3.5 Informatiemanagement ICT 5j 2j V/B Archiefbeheer Tot de nieuwe versie Overeenkomst internet? V na 7 jaar Licenties voor software? Opbouw en structuur database. B / B Definitieve versies van informatiebeheersplannen, archiefschema s, richtlijnen bewaren. 4 Basiswerking en activiteiten 3.1 Deelnemen aan werkgroepen en overlegplatformenµ Cultureel Erfgoedoverleg 5j / B Bewaren na selectie (administratie en financiële 9

10 Gebruikersgroep Cultureel Erfgoed en Auteursrecht 5j / B Bewaren na selectie (administratie en financiële AAT 5j / B Bewaren na selectie(administratie en financiële Memory of the world 5j / B Bewaren na selectie (administratie en financiële Congressen 5j / B Bewaren na selectie(administratie en financiële 3.2 Projecten Europese projecten Tot 2 jaar na einde project Vlaamse projecten Tot 2 jaar na einde project Belgische projecten Tot 2 jaar na einde project / B Definitieve documenten/rapportering/verslag, Financiën (Subsidieaanvraag, facturen enz ), Briefwisseling...Bewaren na selectie (administratie en financiële / B Definitieve documenten/rapportering/verslag, Financiën (Subsidieaanvraag, facturen enz ), Briefwisseling... Bewaren na selectie (administratie en financiële / B Definitieve documenten/rapportering/verslag, Financiën (Subsidieaanvraag, facturen enz ), Briefwisseling... Bewaren na selectie (administratie en financiële 10

11 3.3 Loket Alfabetisch per klant 5j / B Bewaren na selectie (administratie en financiële 3.4 Betaalde dienstverlening Alfabetisch per klant 5j / B Bewaren na selectie (administratie en financiële 3.5 Organisatie van workshops en vorming Chronologisch 5j / B Bewaren na selectie (administratie en financiële 11

12 3.6 Promotie, pers, communicatie en publiciteit Communicatie 5j / B Bewaren na selectie (nieuwsbrieven) Publicaties in externe bronnen 5j / B Bewaren na selectie Website 5j / B Bewaren na selectie Pers 5j / B Bewaren na selectie (Tijdschrift, Programmaboekjes, Folders/flyers, Affiches,CD/DVD) (Persconferenties, Persmededelingen, Persknipsels/Recensies) Huisstijl 5j / B Bewaren na selectie 4 Onderwerpsmappen en documentatie 4.1. Beleidsplannen van externen 5j / B Bewaren van stukken van historisch belang 12

13 4.2.Subsidieaanvragen van externen 5j / B Bewaren van stukken van historisch belang 4.3.Verslagen van externen 5j / B Bewaren van stukken van historisch belang 4.4. Artikels en publicaties van externen 5j / B Bewaren van stukken van historisch belang.. 13