Afdeling Beleidsontwikkeling

Transcriptie

1 Afdeling Beleidsontwikkeling Inhoudstafel ALGEMEEN LUIK... 3 WERKING VAN DE AFDELING... 3 DOCUMENTBEHEER... 3 Serie: documenten mbt het document- en archiefbeheer van de afdeling... 3 ADMINISTRATIEF BEHEER... 4 Beheren van de briefwisseling... 4 Serie: briefwisseling... 4 BELEIDSPLANNING... 5 Opvolgen en coördineren van de bijdragen aan het regeerakkoord, de beleidsnota s, de beleidsbrieven en VIA-akkoorden... 5 Serie: bijdragen Regeerakkoord, Beleidsnota s, Beleidsbrieven en VIA-akkoorden... 5 TEAM AFDELINGSSECRETARIAAT... 6 ADMINISTRATIEF BEHEER... 6 Beheren van de briefwisseling & nota s gerelateerd aan het functioneren van het afdelingshoofd... 6 Serie: briefwisseling & nota s... 6 Reserveren van vergaderzalen... 7 Serie: reserveren van vergaderzalen + bestellen van drank en eten... 7 PERSONEELSBEHEER... 8 Opvolgen van personeelsaangelegenheden... 8 Serie: personeelsdossiers... 8 FINANCIEEL BEHEER... 9 Betaling van de facturen van de catering... 9 Serie: facturen catering... 9 Betaling van de facturen van documentatie Serie: facturen documentatie LOGISTIEK BEHEER Bestellen van goederen Serie: bestellen van bureau en informaticamateriaal, drukwerken, herstellingen, stempels TEAM BELEID BELEIDSCOÖRDINATIE Beheren en opvolgen van sector- of domeinoverschrijdende beleidsacties Serie: sector- of beleidsdomeinoverschrijdende thema s die beschouwd, afgestemd enof inhoudelijk aangestuurd worden door het team Beleid JURIDISCH TEAM JURIDISCH BEHEER Juridisch adviseren, interpreteren en regelgevend adviseren Serie: juridische adviezen Behandelen geschillendossiers Serie: geschillendossiers FINANCIEEL BEHEER Ordonneren van ereloonstaten Serie: ereloonstaten TEAM INTEGRALE JEUGDHULP FINANCIEEL BEHEER Opstellen en opvolgen van de begroting en het bestedingsplan Serie: begroting en bestedingsplan Integrale Jeugdhulp Bijhouden van uitbetaalde facturen Serie: facturen betreffende Integrale Jeugdhulp Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen oktober

2 Serie: Centrale Commissie Integrale Jeugdhulp, thematische en ad hoc werkgroepen Serie: Managementcomité Integrale Jeugdhulp Serie: studiedagen Serie: Instrumenten Integrale Jeugdhulp oktober

3 Algemeen luik Werking van de afdeling Documentbeheer A. BESCHRIJVING Serie: documenten mbt het document- en archiefbeheer van de afdeling B. DRAGER digitaal C. INHOUD E. DATERING Deze documenten bevatten ondermeer informatie mbt de ontwikkeling van de nieuwe server, afspraken rond het ontsluiten van nieuwe documenten, het archiefbeheersplan van de afdeling conform de afspraken met de archivaris van het departement. Chronologisch per onderdeel Chronologisch per onderdeel F. BEWAARNIVEAU Dept WVGBOAlgemeenWerking Werkplek 1 jaar 5 jaar 4 jaar H. VERANTWOORDING De documenten hebben een administratief belang voor de afdeling. Bewaren J. OPMERKING 1 oktober

4 Administratief beheer Beheren van de briefwisseling A. BESCHRIJVING Serie: briefwisseling B. DRAGER server C. INHOUD Alle binnenkomende en buitengaande post, opgesplitst per team Chronologisch per team Chronologisch per team E. DATERING F. BEWAARNIVEAU Dept. WVGBOAlgemeen H. VERANTWOORDING Werkplek 1 jaar Originelen: 2 jaar Schaduwarchief: 2 jaar In dossiers: 2 jaar Originelen: 2 jaar In dossiers: zolang het dossier moet bewaard worden Originelen: 5 jaar Schaduwarchief: 3 jaar In dossiers: zolang het dossier moet bewaard worden Afhankelijk van de aard van de briefwisseling worden er verschillende bewaartermijnen gehanteerd. J. OPMERKING Deze documenten hebben een administratief belang voor de afdeling. 1 oktober

5 Beleidsplanning Opvolgen en coördineren van de bijdragen aan het regeerakkoord, de beleidsnota s, de beleidsbrieven en VIA-akkoorden A. BESCHRIJVING Serie: bijdragen Regeerakkoord, Beleidsnota s, Beleidsbrieven en VIAakkoorden B. DRAGER server C. INHOUD Afgeleverde ontwerpversies en definitieve versies. Chronologisch Chronologisch E. DATERING F. BEWAARNIVEAU Dept WVGBOAlgemeenBeleidsplanning H. VERANTWOORDING Werkplek Ontwerpversies: 1 jaar Definitieve versies: 5 jaar Ontwerpversies: 4 jaar Definitieve versies: 5 jaar Ontwerpversies: 5 jaar Definitieve versies: 10 jaar Ontwerpversies van de bijdrage aan het Regeerakkoord, Beleidsnota s en beleidsbrieven worden best gedurende één legislatuur bewaard en daarna vernietigd; de definitieve versies ervan minstens twee legislaturen, waarna ze in aanmerking komen voor permanente bewaring. Bewaren J. OPMERKING Deze documenten kunnen een beleidsmatig belang hebben. 1 oktober

6 Team afdelingssecretariaat Administratief beheer Beheren van de briefwisseling & nota s gerelateerd aan het functioneren van het afdelingshoofd A. BESCHRIJVING Serie: briefwisseling & nota s B. DRAGER server C. INHOUD Documenten gerelateerd aan het functioneren van het afdelingshoofd. Chronologisch Chronologisch E. DATERING F. BEWAARNIVEAU Dept. WVGBOAfdelingssecretariaat Werkplek 1 jaar 10 jaar 9 jaar H. VERANTWOORDING Deze documenten hebben geen toegevoegde waarde. J. OPMERKING 1 oktober

7 Reserveren van vergaderzalen A. BESCHRIJVING Serie: reserveren van vergaderzalen + bestellen van drank en eten B. DRAGER server C. INHOUD Reservatie vergaderzalen, bestelling drank en eten Chronologisch Chronologisch E. DATERING - F. BEWAARNIVEAU In de beleidsdomeinoverschrijdende webtoepassing intra.vlaanderen.bezaalreservatie Werkplek 1 jaar 1 jaar H. VERANTWOORDING Schaduwarchief: zaalreservatiesysteem wordt beheerd door AFAMA; J. OPMERKING 1 oktober

8 Personeelsbeheer Opvolgen van personeelsaangelegenheden A. BESCHRIJVING Serie: personeelsdossiers B. DRAGER server C. INHOUD Ploeg, vorming, verloven, persoonlijke gegevens Alfabetisch per team Alfabetisch per team E. DATERING F. BEWAARNIVEAU Dept WVG MOD Personeel Werkplek zolang het personeelslid in dienst is zolang het personeelslid in dienst is H. VERANTWOORDING Schaduwarchief, ter ondersteuning van de werking van de afdeling. J. OPMERKING 1 oktober

9 Financieel beheer Betaling van de facturen van de catering A. BESCHRIJVING Serie: facturen catering B. DRAGER C. INHOUD Facturen, bestelbonnen Chronologisch E. DATERING F. BEWAARNIVEAU Dept WVG MODOndersteuning en werking Werkplek 1 jaar H. VERANTWOORDING Schaduwarchief: de bewaartermijn bedraagt 1 jaar. J. OPMERKING 1 oktober

10 Betaling van de facturen van documentatie A. BESCHRIJVING Serie: facturen documentatie B. DRAGER C. INHOUD Facturen boeken, tijdschriften, naslagwerken, CD-Roms Chronologisch per team E. DATERING F. BEWAARNIVEAU Dept WVG MODOndersteuning en werking Werkplek 1 jaar H. VERANTWOORDING Schaduwarchief: De bewaartermijn bedraagt 1 jaar. J. OPMERKING Deze documenten hebben geen toegevoegde waarde. 1 oktober

11 Logistiek beheer Bestellen van goederen A. BESCHRIJVING Serie: bestellen van bureau en informaticamateriaal, drukwerken, herstellingen, stempels B. DRAGER C. INHOUD Bestelbonnen bureau- en informaticamateriaal, drukwerken, herstellingen, stempels, enz. Chronologisch per team E. DATERING F. BEWAARNIVEAU Dept WVG MOD Ondersteuning en Werking Werkplek 1 jaar H. VERANTWOORDING Schaduwarchief: deze documenten hebben geen toegevoegde waarde. J. OPMERKING 1 oktober

12 Team Beleid Beleidscoördinatie Beheren en opvolgen van sector- of domeinoverschrijdende beleidsacties A. BESCHRIJVING Serie: sector- of beleidsdomeinoverschrijdende thema s die beschouwd, afgestemd enof inhoudelijk aangestuurd worden door het team Beleid B. DRAGER server C. INHOUD Documenten kunnen betrekking hebben op Vlaamse, Federale, Europese of andere internationale dossiers. Gebundeld per thema Gebundeld per thema E. DATERING F. BEWAARNIVEAU Dept WVGBOBeleidBeleidscoord Werkplek 5 jaar 10 jaar 5 jaar H. VERANTWOORDING Deze documenten kunnen een beleidsmatig belang hebben. J. OPMERKING 1 oktober

13 Juridisch team Juridisch beheer Juridisch adviseren, interpreteren en regelgevend adviseren A. BESCHRIJVING Serie: juridische adviezen B. DRAGER server C. INHOUD E. DATERING Het juridische team verzorgt de juridische dienstverlening. Het gaat om interpretatieve, casuïstieke en regelgevende adviezen. Een advies bestaat uit de adviesaanvraag, de relevante documentatie en het verleende advies. De adviezen behandelen een breed spectrum: materies als welzijn, gezondheidszorg, gezin, algemeen (overheidsopdrachtenpersoneel-privacy), VIPA komen aan bod. Chronologisch Relevante adviezen in de juridische databank per onderwerp: Vòòr 2010: JOS (Juridisch OpvolgSysteem) Vanaf 2010: JUDO (Juridisch DossierOpvolgSysteem) F. BEWAARNIVEAU Originelen worden bezorgd aan adviesvragende instantie. H. VERANTWOORDING Werkplek 1 jaar 10 jaar 4 jaar 5 jaar De documenten hebben een administratief belang en worden best 10 jaar bewaard bij de administratie. J. OPMERKING 1 oktober

14 Behandelen geschillendossiers A. BESCHRIJVING Serie: geschillendossiers B. DRAGER server (voor procedureverloop) C. INHOUD E. DATERING Het juridische team verzorgt de geschillenbehandeling (burgerlijkeadministratieve Rechtbanken) voor het departement en de verschillende agentschappen van het ministerie WVG. Een geschillendossier bestaat uit het juridische dossier (dagvaarding, conclusies, vonnis), briefwisseling, administratieve dossier en het financiële luik. Chronologisch Procedureverloop in de juridische databank per onderwerp: Vòòr 2010: JOS (Juridisch OpvolgSysteem) Vanaf 2010: JUDO (Juridisch DossierOpvolgSysteem) F. BEWAARNIVEAU Dept WVGBOJuridische dienst H. VERANTWOORDING Werkplek tot na de financiële afhandeling en na de uitvoering vonnisarrest 5 jaar 5 jaar De documenten (schaduwarchief) hebben een administratief belang en worden best 10 jaar bewaard binnen de afdeling. Nadien kunnen ze vernietigd worden. J. OPMERKING De originele stukken van de vonnissen en de arresten worden door het Ministerie van Justitie bewaard en aan het Rijksarchief bezorgd. 1 oktober

15 Financieel beheer Ordonneren van ereloonstaten A. BESCHRIJVING Serie: ereloonstaten B. DRAGER C. INHOUD De betalingen van de vergoedingen van de advocaten. Chronologisch Vanaf 2010 via Orafin en JUDO (chronologisch per juridisch dossier) E. DATERING F. BEWAARNIVEAU Dept WVGMODOndersteuning en Werking H. VERANTWOORDING Werkplek 1 jaar 2 jaar Zolang het dossier bewaard wordt De ordonnanties uit het financieel systeem Orafin betreffen schaduwarchief met een administratieve waarde; de bewaartermijn ervan bedraagt 3 jaar. J. OPMERKING De originele facturen worden bewaard bij MOD Ondersteuning en Werking. 1 oktober

16 Team Integrale Jeugdhulp Financieel beheer Opstellen en opvolgen van de begroting en het bestedingsplan A. BESCHRIJVING Serie: begroting en bestedingsplan Integrale Jeugdhulp B. DRAGER server C. INHOUD De fiches voor de begrotingsopmaak en de bestedingsplannen Integrale Jeugdhulp. Chronologisch Chronologisch E. DATERING F. BEWAARNIVEAU Dept WVGBOIJH H. VERANTWOORDING Werkplek 3 jaar 10 jaar 7 jaar Deze documenten worden best permanent bewaard gezien hun historisch belang. Bewaren J. OPMERKING 1 oktober

17 Bijhouden van uitbetaalde facturen A. BESCHRIJVING Serie: facturen betreffende Integrale Jeugdhulp B. DRAGER server C. INHOUD Alle facturen die betaald worden door Integrale Jeugdhulp E. DATERING Chronologisch Chronologisch P: D: F. BEWAARNIVEAU Dept WVG MODOndersteuning en Werking H. VERANTWOORDING Werkplek 1 jaar 5 jaar 4 jaar Schaduwarchief: gelet op de voorgestelde bewaartermijn voor de originele facturen (10 jaar) wordt dit schaduwarchief best voor een termijn van 5 jaar bewaard. J. OPMERKING De originele stukken worden bewaard bij MOD Ondersteuning en Werking. Het schaduwarchief heeft geen toegevoegde waarde. 1 oktober

18 Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen A. BESCHRIJVING Serie: Centrale Commissie Integrale Jeugdhulp, thematische en ad hoc werkgroepen B. DRAGER server C. INHOUD E. DATERING Relevante & finale documenten uit de Centrale Commissie IJH, thematische en ad hoc werkgroepen Chronologisch Chronologisch Centrale Commissie IJH: Werkgroepen: F. BEWAARNIVEAU Dept WVGBOIJH H. VERANTWOORDING Werkplek 5 jaar 10 jaar 5 jaar Deze documenten worden best permanent bewaard gezien hun beleidsmatig belang. Bewaren J. OPMERKING 1 oktober

19 A. BESCHRIJVING Serie: Managementcomité Integrale Jeugdhulp B. DRAGER server C. INHOUD Dit zijn de agenda s, verslagen en stukken van het Managementcomité Integrale Jeugdhulp. Chronologisch Chronologisch E. DATERING F. BEWAARNIVEAU Dept WVGBOIJH H. VERANTWOORDING Werkplek 3 jaar 15 jaar 5 jaar 7 jaar Deze documenten worden best permanent bewaard gezien hun beleidsmatig belang. Bewaren J. OPMERKING De administraties krijgen een digitale versie doorgestuurd. Deze serie is tevens te vinden op de boomstructuur van IJH. 1 oktober

20 A. BESCHRIJVING Serie: studiedagen B. DRAGER server C. INHOUD E. DATERING F. BEWAARNIVEAU Dept WVGBOIJH Uitnodigingen, inschrijvingen, zaal en catering, inhoudelijke input, verslaggeving, documentatiemap van zelf georganiseerde studiedagen. Chronologisch Chronologisch Werkplek 1 jaar 5 jaar 4 jaar H. VERANTWOORDING Documenten hebben een administratieve waarde. J. OPMERKING 1 oktober

21 A. BESCHRIJVING Serie: Instrumenten Integrale Jeugdhulp B. DRAGER server C. INHOUD Alle documenten mbt de instrumenten en thema s IJH. De instrumenten IJH omvatten de elementen beleidsplanning, cliëntparticipatie, decreet rechtspositie, interregionaal overleg, knelpuntdossiers, maatschappelijke noodzaak, modulering, netwerken rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp en crisisjeugdhulp, opvoedingsondersteuning, registratie, trajectbegeleiding, toegangspoort, en wetenschappelijk onderzoek Chronologisch per thema Chronologisch per thema E. DATERING F. BEWAARNIVEAU Dept WVGBOIJH Werkplek 5 jaar 10 jaar 5 jaar H. VERANTWOORDING Bewaren J. OPMERKING 1 oktober