ARCHIEFBEHEERSPLAN AFDELING WOONBELEID

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN BELEIDSDOMEIN HUISVESTING ARCHIEFBEHEERSPLAN AFDELING WOONBELEID door Sylvie DE SMET i.s.m. Marc CARNIER Brussel 2005

2 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN BELEIDSDOMEIN HUISVESTING ARCHIEFBEHEERSPLAN AFDELING WOONBELEID ADMINISTRATIE RUIMTELIJKE ORDENING, HUISVESTING EN MONUMENTEN EN LANDSCHAPPEN DEPARTEMENT LEEFMILIEU EN INFRASTRUCTUUR MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP door Sylvie DE SMET i.s.m. Marc CARNIER Brussel 2005

3 Instellingenstudie en Archiefbeheer Vlaamse Administratie Publicatienummer

4

5 WOORD VOORAF Dit archiefbeheersplan kwam tot stand dankzij de samenwerking tussen twee partijen: de Vlaamse administratie en het departement Vlaanderen van het Rijksarchief. Heel wat mensen werkten er rechtstreeks of onrechtstreeks aan mee en verdienen bijgevolg een welgemeend woord van dank. De heer Fernand Desmyter, secretaris-generaal van het departement Leefmilieu en Infrastructuur (LIN), verleende op 31 juli 2002 zijn toestemming voor de uitvoering van het IAVA-project. Dankzij de tussenkomsten van de heer Yves Rubens, afdelingshoofd Organisatie van het departement, konden we gebruik maken van een kantoor met PC in het Graaf de Ferrarisgebouw. Met de heer Zeger Sioen, de archiefverantwoordelijke van het departement LIN, werden in oktober 2003 afspraken gemaakt over de opvolging van de archiefbeheersplannen in het departement. De steun van het afdelingshoofd Woonbeleid, de heer Johan Vandenberghe, was van onmisbaar belang. Hij ging ermee akkoord om het project op de afdeling door te laten gaan en stelde zijn mensen ter beschikking voor. De ambtenaren van de afdeling waren steeds bereid tot het beantwoorden van vragen en gaven ons op die manier de informatie die noodzakelijk was om het archiefbeheersplan te kunnen samenstellen. De heer Herman Coppens, hoofd van het departement Vlaanderen van het Rijksarchief en mevrouw Chantal Vancoppenolle, projectleider en archivaris bij het Rijksarchief Beveren, zorgden voor de nodige begeleiding en ondersteuning. De heer Marc Carnier, archivaris bij het Rijksarchief Gent, stond in voor de evaluatie van het archiefbeheersplan en de bepaling van de definitieve bestemming van de archiefproducten. Ten slotte mogen we ook onze collegaprojectmedewerkers niet vergeten, die dankzij hun vragen en opmerkingen bijdroegen tot de realisatie van voorliggend archiefbeheersplan. Sylvie De Smet

6

7 INHOUDSTAFEL WOORD VOORAF... 5 INHOUDSTAFEL... 7 TOELICHTING... 9 A. Doel en structuur van het archiefbeheersplan... 9 B. Enkele richtlijnen voor een efficiënt archiefbeheer ARCHIEFBEHEERSPLAN AFDELING WOONBELEID A. Voorstelling van de archiefvormer B. Overzicht van beleidsdomeinen, taakgebieden, taken en handelingen C. Archiefbeheersplan... 21

8

9 TOELICHTING A. DOEL EN STRUCTUUR VAN HET ARCHIEFBEHEERSPLAN Wat is archief? zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Toegepast op overheidsarchief, kunnen we stellen dat het gaat om alle documenten (ook digitale) die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten van die overheid. Stukken die toevallig in een archief terechtgekomen zijn en die rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken deel uit van dat archief. Boeken en tijdschriften behoren evenmin tot het archief. Wat bepaalt de Archiefwet? Ingevolge de Archiefwet van 24 juni 1955 houdt het Rijksarchief toezicht op de archieven van rechtbanken, provincies, gemeenten, openbare instellingen en alle rijksbesturen. van deze besturen mogen niet vernietigd worden zonder de toestemming van de algemene rijksarchivaris of van diens gemachtigden (Archiefwet, art. 5). Wat is het IAVA-project? Eind 2001 ging het departement Vlaanderen van het Rijksarchief van start met het IAVAproject. De afkorting IAVA staat voor Instellingenstudie en Archiefbeheer Vlaamse Administratie. De projectmedewerkers verrichten onderzoek naar de geschiedenis en de bevoegdheden van de Vlaamse administratie (instellingenstudie) en naar de archiefproducten die door deze administratie worden voortgebracht (archiefbeheer). Het resultaat van dit onderzoek bestaat uit archiefbeheersplannen, die per archiefvormende entiteit opgesteld worden. Wat is een archiefbeheersplan? Het archiefbeheersplan biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Het kan daarbij zowel gaan om gelijksoortige archiefproducten (bijvoorbeeld een serie subsidiedossiers) als om losse verzamelingen van stukken omtrent een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld stukken betreffende het materieel beheer). Bij elk archiefproduct is aangegeven wat de bestemming ervan is: vernietigen na afloop van de administratieve bewaartermijn of permanent bewaren. Tijdige vernietiging van de archiefstukken die daarvoor in aanmerking komen, heeft als voordeel dat archiefruimte uitgespaard wordt. Op die manier blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan. De permanent te bewaren stukken kunnen door de archiefvormer bewaard worden of ze kunnen overgedragen worden aan het Rijksarchief, zodat ze, mits inachtneming van de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers. Volgens welke principes is het archiefbeheersplan opgebouwd? Het kernelement van het archiefbeheersplan is de handeling. Een handeling is een geheel van werkzaamheden die door een archiefvormer worden uitgevoerd om een bepaalde taak te vervullen en die een of meerdere archiefproducten opleveren. Het werken met handelingen heeft

10 Toelichting vele voordelen. Ten eerste heeft een handeling een zekere levensduur. Hoewel de institutionele structuur van de administratie geregeld wijzigt, blijven haar opdrachten min of meer stabiel. Ten tweede is de handeling een belangrijk criterium voor selectie. Het is op basis van de handeling dat een eerste waardering wordt uitgesproken over de noodzaak tot permanente bewaring van de archiefproducten. Uiteraard moeten ook de archiefproducten zelf in rekening genomen worden. Welke velden komen in het archiefbeheersplan voor? Beleidsdomein TAAKGEBIED Het beleidsdomein komt overeen met een coherent geheel van bevoegdheden. Beleidsdomeinen zijn gebaseerd op de thesaurus van de Vlaamse Codex 1. HET TAAKGEBIED IS EEN ONDERVERDELING VAN HET BELEIDSDOMEIN. ZO WORDEN BINNEN HET BELEIDSDOMEIN CULTUUR HET TAAKGEBIED FILM EN HET TAAKGEBIED MEDIA ONDERSCHEIDEN. TAAK EEN TAAK IS EEN GEHEEL VAN ONDERLING SAMENHANGENDE HANDELINGEN DIE DEZELFDE DOELSTELLING HEBBEN. Datering Grondslagen Een handeling is een geheel van werkzaamheden die door een bestuurlijke entiteit worden uitgevoerd om een bepaalde taak te vervullen en die een of meerdere archiefproducten opleveren. Hier wordt de periode vermeld waarin de handeling uitgevoerd werd. Indien de begindatum niet precies gekend is, maar zeker dateert van vóór de staatshervorming, gebruiken we de omschrijving Indien de handeling op het moment van de redactie van het archiefbeheersplan nog steeds bestaat, wordt als einddatum 9999 gebruikt. Veel handelingen worden door de wet- en regelgeving opgelegd en hebben bijgevolg een wettelijke grondslag. De meeste wettelijke grondslagen zijn in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. Indien in de wet- en regelgeving expliciete grondslag teruggevonden werd, wordt het symbool - vermeld. Onder bronnen wordt de informatie verstaan waarin de handeling teruggevonden werd. Het kan gaan om gedrukte publicaties,, elektronische informatie, enz. Met archiefvormers worden de verschillende diensten bedoeld die de handeling uitgevoerd hebben. De archiefvormers worden gedateerd en in chronologische volgorde gerangschikt. Ook hier gebruiken we de omschrijving 1111 en De Vlaamse Codex bevat de gecoördineerde Vlaamse wetgeving en is samengesteld door de cel Juridische Dienstverlening van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, met wetenschappelijke medewerking van Prof. dr. P. Van Orshoven. Zie 10

11 Toelichting Opmerkingen In dit veld wordt extra informatie in verband met de handeling weergegeven. Hier wordt het archiefproduct beschreven, bijvoorbeeld Dossiers inzake. datering materiële vorm omvang adm. bewaartermijn def. bestemming opmerkingen Het archiefproduct wordt zo nauwkeurig mogelijk gedateerd. Deze rubriek toont hoe het archief geordend is, bijvoorbeeld chronologisch. De op het archief zorgt ervoor dat het archief raadpleegbaar is, bijvoorbeeld een alfabetische index. In dit veld wordt de materiële vorm van het archiefproduct weergegeven, bijvoorbeeld papier, microfiche, MS Access-databank, enz. Indien het archiefproduct niet meer aangroeit, wordt de omvang vermeld, uitgedrukt in strekkende meter. De administratieve bewaartermijn wordt bepaald door de administratie en drukt uit hoe lang ze het archiefproduct nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De administratieve bewaartermijnen die bij de archiefproducten worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De administratie kan deze termijnen ten allen tijde opnieuw bekijken. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de administratie, op basis van de cultureelwetenschappelijke waarde van het archiefproduct, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Extra informatie wordt in dit veld weergegeven. B. ENKELE RICHTLIJNEN VOOR EEN EFFICIËNT ARCHIEFBEHEER 1. Bewaar archieven in een goede, geordende en toegankelijke staat. Met goede staat wordt de materiële toestand bedoeld. Het is bijvoorbeeld aan te raden om het archief tijdig te schonen: verwijderen van dubbels, paperclips, plastieken mapjes, stukken met een louter tijdelijk belang (bijvoorbeeld verlofbriefjes), enz. Hoe vroeger dit gebeurt, hoe beter. Ook moet het archief bewaard worden in een daarvoor geschikte ruimte. Boeken of voorwerpen horen niet thuis in een archiefbewaarplaats. Met geordende staat wordt bedoeld dat de stukken in een systematische orde geplaatst worden, zodat ze op eenvoudige wijze teruggevonden kunnen worden (bijvoorbeeld alfabetisch). Ten slotte is ook een op de archiefproducten noodzakelijk. Voorliggend archiefbeheersplan kan beschouwd worden als een op het gehele archief. De individuele archiefproducten moeten echter ook raadpleegbaar zijn, zodat bijvoorbeeld een bepaald stuk of een dossier snel teruggevonden kan worden. 2. Bepaal de administratieve bewaartermijn van alle archiefproducten. Zolang een archiefproduct frequent gehanteerd wordt, bevindt het zich in de dynamische fase. Indien het archiefproduct niet meer regelmatig gehanteerd wordt, komt het in de semi-statische fase terecht. Pas indien het archiefproduct niet meer van nut is voor de goede werking van de administratie en het niet meer gebruikt wordt omwille van de juridische bewijskracht, is er sprake van de statische fase. Als het archiefproduct zich in de statische fase bevindt, betekent dit dat de administratieve bewaartermijn afgelopen is. Het is belangrijk om deze termijn vast te 11

12 Toelichting leggen, want het is na afloop hiervan dat moet worden overgegaan tot vernietiging of tot verdere bewaring omwille van culturele en historisch-wetenschappelijke motieven. 3. Markeer de aan de selectie onderworpen archieven. Het verdient aanbeveling de selectie door uiterlijke kenmerken te markeren, bijvoorbeeld door middel van gekleurde stickers: groen voor onmiddellijke vernietiging, blauw met een jaartal voor vernietiging op termijn en rood voor permanente bewaring. De archiefstukken die permanent bewaard moeten blijven, dienen verpakt te worden in zuurvrije dozen. Hierdoor zijn deze stukken nog duidelijker herkenbaar als te bewaren en bovendien wordt de verzuring van het papier tegengegaan. Doorgaans wordt drie à tien procent van het archiefvolume door het Rijksarchief voor permanente bewaring geselecteerd. 4. Voer de selectiebeslissingen uit. Het archiefbeheersplan is bedoeld om de administratie te helpen met haar archiefbeheer. Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefproduct verstreken is, heeft het in principe zin meer om de stukken zelf nog verder te bewaren. Indien de definitieve bestemming van de serie bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. De administratie is uiteraard vrij om de bescheiden zelf te bewaren, indien dit gebeurt in goede, geordende en toegankelijke staat. Het is echter mogelijk om de bescheiden over te dragen naar het Rijksarchief, dat dan instaat voor de verdere bewaring en ontsluiting. Indien de definitieve bestemming van het archiefproduct vernietigen is, kunnen de archiefproducten vernietigd worden. In geval van een geplande vernietiging, dient u het Rijksarchief 45 dagen op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 30 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit de stilzwijgende toestemming tot vernietiging in. Het is natuurlijk verboden om de te vernietigen bescheiden mee te geven met de papierslag van een jeugd- of sportvereniging of met de huisvuilophaaldienst. De vernietiging dient te gebeuren door een gespecialiseerde firma. 5. Hou het archiefbeheersplan up-to-date. Het archiefbeheersplan is een momentopname. Indien nieuwe series ontstaan of bestaande series stopgezet worden, bijvoorbeeld ten gevolge van gewijzigde bevoegdheden van de archiefvormer, moet het archiefbeheersplan gewijzigd worden. Een regelmatige herziening van het plan is daarom zeker aan te raden. Voor eventuele hulp hierbij kan u contact opnemen met het departement Vlaanderen van het Rijksarchief. 12

13 ARCHIEFBEHEERSPLAN AFDELING WOONBELEID

14

15 A. VOORSTELLING VAN DE ARCHIEFVORMER 1. Instellingenstudie In 1972 werden de bevoegdheden inzake huisvesting overgeheveld van het ministerie van Volksgezondheid en van het Gezin naar het ministerie van Openbare Werken. Binnen dit ministerie was voortaan het bestuur voor de Huisvesting de bevoegde instantie 2. Op het ogenblik van de staatshervorming van 1980 was het bestuur voor de Huisvesting onderverdeeld in een sectie voor het Vlaamse Gewest en een sectie voor Wallonië en Brussel. De sectie voor het Vlaamse Gewest was onderverdeeld in een algemene dienst en verschillende uitvoeringsdiensten 3. Ingevolge de staatshervorming van 1980 werd huisvesting een gewestelijke aangelegenheid 4. Het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, dat in 1984 van start ging, bestond oorspronkelijk uit 13 administraties. Eén daarvan was de administratie voor Huisvesting 5. Deze administratie bestond uit het bestuur Algemeen Beleid en Externe Betrekkingen 6, het bestuur Eigendomsverwerving 7 en het bestuur Verbetering van de Woningvoorraad 8. In 1988 was de administratie voor Huisvesting onderverdeeld in het bestuur Woonbeleid en het bestuur Verwerving en Woningverbetering 9. Elk van deze besturen was verder onderverdeeld in diensten 10. Naast deze twee besturen was er ook een dienst Algemene Zaken, die instond voor interne administratieve aangelegenheden en de afhandeling van de dossiers inzake huurvermindering aan kinderrijke gezinnen. Daarnaast was in elke provincie een Provinciaal Secretariaat voor Huisvesting gevestigd. Deze buitendiensten werden ca 1987 opgericht. Hun voornaamste taak was de organisatie van de vereiste onderzoeken bij de aanvragen voor tegemoetkomingen inzake huisvesting K. VELLE, Het Ministerie van Openbare Werken ( ), I. Organisatie, p. 322 (Brussel, 1993) (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Studia, 32). 3 K. VELLE, op. cit., p augustus 1980, Bijzondere wet tot hervorming der instellingen, art. 6 1 (B.S., 15/08/1980). 5 Een ministerie voor de Vlamingen, p (Brussel, 1985). 6 Bevoegd voor het uitwerken van wetgeving, het onderhouden van contacten met de Nationale Maatschappij voor de Huisvesting, de Nationale Landmaatschappij, het Vlaams Woningfonds van de Grote Gezinnen en de erkende kredietinstellingen en het onderzoeken van inbreuken op of vragen om afwijking van de verbintenissen die premiegenieters hebben onderschreven. 7 Bevoegd voor het toekennen van bouw-, koop- en verwervingspremies en de rentevermindering aan mijnwerkers en het behandelen van de dossiers inzake sociale grondverkaveling. 8 Bevoegd voor het toekennen van saneringspremies, toelagen voor aankoop en afbraak of sanering, verbetering of aanpassing van woningen, renovatiepremies en verhuis-, installatie- en huurtoelagen. 9 Een ministerie voor de Vlamingen 2, p (Brussel, 1988). 10 Binnen het bestuur Woonbeleid: - Dienst Wetgeving en Voogdij: voorbereiden van het beleid inzake sociale huisvesting, eigendomsverwerving en verbetering van de woonsituatie, onderzoeken van inbreuken op of verzoeken om afwijking van de verbintenissen die premiegenieters hebben onderschreven, onderhouden van contacten met de huisvestingsmaatschappijen en kredietinstellingen - Dienst Woningbouw: uitvoeren van studiewerk en enquêtes, opleiden van huisvestingsambtenaren, organiseren van jaarlijkse architectuurwedstrijden Binnen het bestuur Verwerving en Woningverbetering: - Dienst Woningverbetering: toekennen van sanerings- en renovatiepremies, toelagen voor sloop of sanering openbare sector en verhuis-, installatie- en huurtoelagen - Dienst Verwerving: toekennen van bouw-, koop- en verwervingspremies en renteverminderingen aan mijnwerkers, uitoefenen van toezicht op de toepassing van de voorschriften voor de verkoop van sociale kavels 11 Een ministerie voor de Vlamingen 2, p. 126 (Brussel, 1988). 15

16 In de loop van 1991 werd het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap grondig hervormd. Binnen het nieuwe departement Leefmilieu en Infrastructuur (LIN) werd de administratie Ruimtelijke Ordening en Huisvesting (AROH) opgericht 12. Onder deze administratie ressorteerde het bestuur Huisvesting. Binnen dit bestuur werden de dienst Programmatie Huisvesting, de dienst Sociaal Woonbeleid en de dienst Toelagen opgericht. Het bestuur beschikte tevens over een buitendienst in elke provincie. De dienst Programmatie Huisvesting was bevoegd voor: - onderzoeken van de sociologische, economische, ruimtelijke en andere aspecten van de huisvesting, ter voorbereiding van het woonbeleid in Vlaanderen - programmeren van de woningbouw door periodieke ramingen van de woonbehoeften en de kwaliteit van de woningen - verlenen van advies over de huisvestingssubsidies voor de openbare besturen en behandelen van de dossiers ervan - verzorgen van de vorming en voorlichting van gemeentelijke huisvestingsambtenaren en het brede publiek via cursussen, voordrachten, publicaties en deelname aan beurzen en tentoonstellingen - beheren van documentatie en verzamelen van sociaal-economische, bouwfysische en ruimtelijke gegevens over woningen en gronden - organiseren van wedstrijden (o.a. architectuurwedstrijden) met het oog op het stimuleren van nieuwe ideeën voor het woonbeleid - meewerken aan activiteiten en manifestaties in verband met de huisvesting en aanverwante sectoren op het niveau van gewesten en gemeenschappen, provincies en op federaal en internationaal niveau De dienst Sociaal Woonbeleid is slechts gedeeltelijk een rechtsvoorganger van de afdeling Woonbeleid. Zo was deze dienst onder anderen bevoegd voor: - voorbereiden van het beleid inzake de sociale huisvesting, de eigendomsverwerving en de verbetering van de woonsituatie in Vlaanderen - verstrekken van advies en informatie aan openbare instanties en particulieren, meewerken aan brochures inzake de wetgeving en de reglementering De andere taken van de dienst Sociaal Woonbeleid worden vandaag uitgevoerd door de afdeling Financiering Huisvestingsbeleid. De dienst Toelagen ten slotte, had taken die vandaag worden uitgevoerd door de afdeling Woonbeleid. In 1995 werd het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap opnieuw hervormd. Binnen het departement LIN werd de administratie Ruimtelijke Ordening, Huisvesting en Monumenten en Landschappen (AROHM) opgericht. Binnen die administratie oefenen de afdelingen Woonbeleid en Financiering Huisvestingsbeleid sindsdien de taken van het bestuur Huisvesting uit. Daarnaast is in elke provincie een afdeling Ruimtelijke Ordening, Huisvesting en Monumenten en Landschappen gevestigd. Binnen deze provinciale afdelingen bestaat telkens een cel huisvesting, die bevoegd is voor: - uitvoeren van onderzoeken bij de aanvragen voor tegemoetkomingen inzake huisvesting - vaststellen van leegstand en verwaarlozing van gebouwen en woningen - verlenen van advies over het ongeschikt of onbewoonbaar verklaren van gebouwen en woningen - verlenen van advies over projectsubsidies voor sociale huisvesting 12 Gidsen van de Vlaamse overheid,

17 De afdeling Woonbeleid oefent sinds 1995 de volgende opdrachten uit 13 : - uitvoeren van de Vlaamse Wooncode (decreet van 15 juli 1997) - coördineren en stimuleren van het wetenschappelijk onderzoek naar sociologische, economische, ruimtelijke en andere aspecten van de huisvesting met het oog op de voorbereiding van het woonbeleid (onder andere woningbehoefteonderzoek, doelgroepenonderzoek, kwaliteitsonderzoek, leegstandsonderzoek, sociale veiligheid, enz.) - uitbouwen van een huisvestingsdatabank voor Vlaanderen - verstrekken van advies en informatie over de verschillende aspecten van het woonbeleid, inclusief het lokale woonbeleid - verzorgen van (bijdragen tot) publicaties inzake het wonen - zorgen voor kennisoverdracht in verband met wonen in het algemeen en de sociale huisvesting in het bijzonder (o.a. via vormingscursussen voor lokale huisvestingsconsulenten in samenwerking met de provincies en de creatie van een website) - onderzoeken van de wenselijkheid van subsidies voor sociale huisvestingsprojecten - adviseren van gemeentelijke woningbehoeftestudies, gemeentelijke aanlegplannen en aanvragen voor onteigeningsmachtigingen - administratief begeleiden van de subsidieregelingen met betrekking tot sociale huisvestingsprojecten - goedkeuren van de toewijzingsreglementen en leefbaarheidsplannen van sociale huisvestingsmaatschappijen - voorbereiden en evalueren van het beleid met betrekking tot wonen 2. Archiefbeheer De afdeling beschikt over één archieflokaal voor de bewaring van het dynamisch archief (lokaal 2P60). De (semi-)statische archieven worden bewaard in de kelder van het Graaf de Ferrarisgebouw (niveau 2). Het is opvallend dat er voor de hele afdeling bijna archieven van vóór 1995 meer terug te vinden zijn. Uit de gesprekken met de werknemers blijkt dat in het verleden geregeld archieven vernietigd werden. Dit is voor een groot deel te wijten aan de vele verhuizingen die de afdeling en zijn rechtsvoorgangers meemaakten. De voorlaatste verhuizing dateert van 1992, toen het bestuur Huisvesting verhuisde van de Kunstlaan naar de Zandstraat. Bij deze verhuizing gingen heel wat archieven verloren, aangezien er in de Zandstraat bijzonder weinig archiefruimte was. In 1997 verhuisde de afdeling naar het huidige adres, Koning Albert II-laan 20. Volgend jaar zal de afdeling verhuizen naar het Phoenixgebouw, Koning Albert IIlaan 19, waar de principes van Anders Werken toegepast zullen worden. Elke medewerker is verantwoordelijk voor het beheer van zijn eigen dossiers. Er is centraal aanspreekpunt voor het archiefbeheer. Ten slotte merken we op dat er weinig archiefbewustzijn bestaat bij de meeste ambtenaren van de afdeling. 13 Gidsen van de Vlaamse Overheid,

18 B. OVERZICHT VAN BELEIDSDOMEINEN, TAAKGEBIEDEN, TAKEN EN HANDELINGEN Beleidsdomein TAAKGEBIED TAAK en Huisvesting ONDERSTEUNING ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER beheren van de briefwisseling... beantwoorden van parlementaire vragen... beantwoorden van kabinetsnota s... behandelen van klachten tegen de afdeling... organiseren van de werking van de afdeling... bijhouden van een vakbibliotheek... verzorgen van het secretariaat van de Vlaamse Hoge Raad voor de Huisvesting... TAAK FINANCIEEL BEHEER en opstellen van de begroting... TAAK MATERIEEL BEHEER en verzorgen van het materieel beheer... TAAK en PERSONEELSBEHEER opvolgen van de personeelsaangelegenheden... TAAKGEBIED TAAK en ALGEMEEN VOORBEREIDING, OPVOLGING EN EVALUATIE VAN HET BELEID voorbereiden, opvolgen en evalueren van de wet-, decreet- en regelgeving inzake huisvesting... coördineren en stimuleren van het wetenschappelijk onderzoek naar sociologische, economische, ruimtelijke en andere aspecten van de huisvesting... 18

19 ontwikkelen van een huisvestingsdatabank... organiseren van wedstrijden met het oog op het stimuleren van nieuwe ideeën voor het huisvestingsbeleid... TAAK en COMMUNICATIE EN VORMING INZAKE HUISVESTING opstellen van brochures en publicaties inzake huisvesting... organiseren van vorming inzake huisvesting... geven van voorlichting over het woonbeleid... TAAK ADVISERING INZAKE HUISVESTING en verlenen van advies over bijzondere plannen van aanleg... verlenen van advies over gemeentelijke ruimtelijke structuurplannen... verlenen van advies over gemeentelijke ruimtelijke uitvoeringsplannen. verlenen van advies over aanvragen voor onteigeningsmachtigingen in het kader van huisvestingsprojecten... TAAK en SUBSIDIËRING INZAKE HUISVESTING verlenen van facultatieve subsidies voor huisvestingsprojecten in het buitenland... TAAKGEBIED TAAK SOCIALE HUISVESTING SUBSIDIËRING INZAKE SOCIALE HUISVESTING en verlenen van subsidies voor sociale huisvestingsprojecten... onderzoeken van de wenselijkheid van subsidies voor sociale huisvestingsprojecten... verlenen van subsidies aan sociale huisvestingsmaatschappijen die een ADL-cluster realiseren... verlenen van subsidies aan sociale huisvestingsmaatschappijen voor pilootprojecten in het kader van duurzaamheid... verlenen van huurcompensatie na sanering, verbetering, uitrusting of verbouwing van een functioneel onaangepaste woning door een huisvestingsmaatschappij of door het Vlaams Woningfonds van de Grote Gezinnen... 19

20 verlenen van huurcompensatie aan openbare instellingen of besturen die overgaan tot de bouw van huurwoningen of deze huren en als sociale of daarmee gelijkgestelde woningen verhuren of onderverhuren aan particulieren... verlenen van advies over subsidie-aanvragen voor inbreidingsgerichte huisvestingsprojecten in kansarme buurten... verlenen van tegemoetkomingen in het kader van de krotopruiming... TAAK en TOEZICHT OP SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN goedkeuren van toewijzingsreglementen en leefbaarheidsplannen van sociale huisvestingsmaatschappijen... TAAK en SAMENWERKING MET DE VLAAMSE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJ verlenen van onteigeningsmachtigingen aan de Vlaamse Huisvestingsmaatschappij... verlenen van advies over de investeringssubsidie van de Vlaamse Huisvestingsmaatschappij... TAAKGEBIED TAAK en LOKAAL WOONBELEID SUBSIDIËRING INZAKE LOKAAL WOONBELEID verlenen van facultatieve subsidies voor experimentele projecten inzake lokaal woonbeleid... adviseren en opvolgen van het luik huisvesting in de convenants afgesloten door gemeenten in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF)... TAAKGEBIED TAAK en HUURORGANISATIES ERKENNING EN SUBSIDIËRING VAN HUURORGANISATIES erkennen van en verlenen van subsidies aan huurdersbonden en aan een overleg- en ondersteuningscentrum voor de huurdersbonden... erkennen van en verlenen van subsidies aan sociale verhuurkantoren... verlenen van facultatieve subsidies voor personeels- en werkingskosten aan vzw s... 20

21 C. ARCHIEFBEHEERSPLAN Beleidsdomein TAAKGEBIED TAAK Huisvesting ONDERSTEUNING ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER beheren van de briefwisseling Datering Grondslagen - Opmerkingen : rechtsvoorgangers van de afdeling : Afdeling Financiering Huisvestingsbeleid De briefwisseling wordt bijgehouden door een personeelslid van de afdeling Financiering Huisvestingsbeleid. Agenda van de briefwisseling datering Papier: chronologisch - Digitaal: niet van toepassing en digitaal (Robin) adm. bewaartermijn 2 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen - De agenda van de briefwisseling wordt bijgehouden door een personeelslid van de afdeling Financiering Huisvestingsbeleid. - Sinds 2001 wordt de agenda van de briefwisseling digitaal bijgehouden in Robin. De agenda wordt echter nog steeds afgedrukt en op papier bewaard. beantwoorden van parlementaire vragen Datering Grondslagen 1 maart 1984, Omzendbrief S.G./84/3 betreffende de procedure inzake de schriftelijke vragen van de leden van de Vlaamse Raad 22 december 1994, Omzendbrief VR 94/14 betreffende schriftelijke vragen van het Vlaams Parlement 21

22 : rechtsvoorgangers van de afdeling : Afdeling Woonbeleid Stukken betreffende het beantwoorden van parlementaire vragen datering [2001]-9999 chronologisch chronologische lijst en digitaal adm. bewaartermijn 2 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Het betreft hoofdzakelijk kopieën. beantwoorden van kabinetsnota s Datering Grondslagen : rechtsvoorgangers van de afdeling : Afdeling Woonbeleid Stukken betreffende het beantwoorden van kabinetsnota s datering [1999]-9999 chronologisch chronologische lijst en digitaal adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Het betreft hoofdzakelijk kopieën. behandelen van klachten tegen de afdeling Datering Grondslagen 1 juni 2001, Decreet houdende toekenning van een klachtrecht ten aanzien van bestuursinstellingen (B.S., 17/07/2001) : rechtsvoorgangers van de afdeling : Afdeling Financiering Huisvestingsbeleid 22

23 Opmerkingen De klachten tegen de afdeling Woonbeleid worden behandeld door een personeelslid van de afdeling Financiering Huisvestingsbeleid. Dossiers inzake het behandelen van klachten tegen de afdeling datering [1995]-9999 chronologisch adm. bewaartermijn 2 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen - Na 2 jaar verliezen deze dossiers hun administratieve waarde. Sommige klachten scheppen wel precedenten of geven aanleiding tot een wijziging van de procedure, maar in die gevallen komt dit tot uiting in een aanvulling van het vademecum dat door de dossierbehandelaars wordt gebruikt of in een wijziging van de regelgeving. Het dossier zelf hoeft bijgevolg niet bewaard te blijven. - Jaarlijks wordt de statistische informatie betreffende de klachten doorgegeven aan de ombudsman, die deze gegevens verwerkt in zijn jaarverslag. organiseren van de werking van de afdeling Datering Grondslagen : rechtsvoorgangers van de afdeling : Afdeling Woonbeleid Notulen van de stafvergaderingen datering [2000]-9999 niet van toepassing niet van toepassing materiële vorm digitaal (G-schijf) adm. bewaartermijn 1 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen De stafvergadering vindt wekelijks plaats. Er worden vooral praktische afspraken gemaakt. Er wordt niet altijd een verslag opgesteld. 23

24 bijhouden van een vakbibliotheek Datering Grondslagen : rechtsvoorgangers van de afdeling : Afdeling Woonbeleid Catalogus van de vakbibliotheek datering niet van toepassing niet van toepassing materiële vorm digitaal (MS Access) adm. bewaartermijn zolang de bibliotheek bestaat def. bestemming VERNIETIGEN verzorgen van het secretariaat van de Vlaamse Hoge Raad voor de Huisvesting Datering Grondslagen Opmerkingen 21 september 1988, Besluit van de Vlaamse regering tot oprichting en samenstelling van een Vlaamse Hoge Raad voor de Huisvesting (B.S., 22/12/1988) : Bestuur Woonbeleid : Dienst Sociaal Woonbeleid - Wegens het vervallen van de mandaten is de raad niet meer operationeel sinds 1 mei De Vlaamse Hoge Raad voor de Huisvesting was bevoegd voor het uitbrengen van advies, op verzoek van de Vlaamse regering of op eigen initiatief, over alle aangelegenheden die de huisvesting aanbelangen, en die met name betrekking hebben op de ondersteuning van een globaal dynamisch huisvestingsbeleid. Stukken betreffende de vergaderingen van de Vlaamse Hoge Raad voor de Huisvesting datering chronologisch 24

25 materiële vorm adm. bewaartermijn def. bestemming opmerkingen papier verstreken BEWAREN Dit archief wordt vermoedelijk bewaard in een verhuisdoos in de kelder. 25

26 TAAK FINANCIEEL BEHEER opstellen van de begroting Datering Grondslagen - Opmerkingen : rechtsvoorgangers van de afdeling : Afdeling Financiering Huisvestinsgbeleid Het opstellen van de begroting gebeurt door een personeelslid van de afdeling Financiering Huisvestingsbeleid. Stukken betreffende het opstellen van de begroting datering chronologisch materiële vorm sinds 2000 bijna volledig digitaal; tot dan op papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Door de afdeling worden voor de verschillende begrotingsposten fiches opgesteld; deze gaan naar ABAFIM, waarna een bilaterale besprekingsronde volgt. 26

27 TAAK MATERIEEL BEHEER verzorgen van het materieel beheer Datering Grondslagen : rechtsvoorgangers van de afdeling : Afdeling Woonbeleid Stukken betreffende het verzorgen van het materieel beheer datering [2004]-9999 en digitaal adm. bewaartermijn 1 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Het betreft hoofdzakelijk bestelbons. 27

28 TAAK PERSONEELSBEHEER opvolgen van de personeelsaangelegenheden Datering Grondslagen - Opmerkingen : rechtsvoorgangers van de afdeling : Afdeling Woonbeleid en Afdeling Financiering Huisvestingsbeleid Het opvolgen van de personeelsaangelegenheden gebeurt gedeeltelijk door de afdeling Financiering Huisvestingsbeleid. Personeelsdossiers datering [1970]-9999 alfabetisch adm. bewaartermijn 10 jaar na verlaten dienst def. bestemming VERNIETIGEN opmerking - De personeelsdossiers worden bijgehouden door een personeelslid van de afdeling Financiering Huisvestingsbeleid. - Het betreft dubbels. De originele personeelsdossiers worden bewaard door de afdeling Personeel. Stukken betreffende het organiseren van interne vorming voor de personeelsleden datering chronologisch adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerking Het betreft tevens vorming voor de personeelsleden van de afdeling Financiering Huisvestingsbeleid. 28

29 TAAKGEBIED TAAK ALGEMEEN OPVOLGING, VOORBEREIDING EN EVALUATIE VAN HET BELEID voorbereiden, opvolgen en evalueren van de wet-, decreet- en regelgeving inzake huisvesting Datering Grondslagen : Bestuur voor de Huisvesting : Bestuur Algemeen Beleid en Externe Betrekkingen : Dienst Wetgeving en Voogdij : Dienst Sociaal Woonbeleid : Afdeling Woonbeleid Stukken betreffende het voorbereiden, opvolgen en evalueren van de wet-, decreet- en regelgeving inzake huisvesting datering [1995]-9999 thematisch en digitaal adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen - Het betreft hoofdzakelijk adviezen, nota s, verslagen van vergaderingen, enz. De voorbereiding wordt na verloop van tijd meestal weggegooid. - Het betreft zowel de meer algemene beleidsvoorbereiding (bv. sociaal huurbesluit, beleidsnota, jaarprogramma huursector, jaarprogramma eigendomssector, enz.) als de meer specifieke beleidsvoorbereiding (bv. campingwonen, doelgroepenbeleid, huurdiensten, enz.). - Het betreft tevens archiefstukken voortvloeiend uit de werkzaamheden van het afdelingshoofd op het kabinet van de minister bevoegd voor huisvesting (tot eind 2004). coördineren en stimuleren van het wetenschappelijk onderzoek naar sociologische, economische, ruimtelijke en andere aspecten van de huisvesting Datering Grondslagen 15 juli 1997, Decreet houdende de Vlaamse Wooncode, art (B.S., 19/08/1997) 29

30 7 april 1998, Besluit van de Vlaamse regering houdende de afbakening van woonvernieuwings- en woningbouwgebieden, art. 6 (B.S., 28/05/1998) (inwerkingtreding) : Bestuur voor de Huisvesting : Administratie voor Huisvesting : Dienst Programmatie Huisvesting : Afdeling Woonbeleid Dossiers inzake het uitbesteden en opvolgen van studies en rapporten betreffende sociologische, economische, ruimtelijke en andere aspecten van de huisvesting datering chronologisch lijst adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen De dossiers van vóór 1995 zijn niet allemaal bewaard gebleven. Niet-weerhouden offertes voor studies en rapporten betreffende sociologische, economische, ruimtelijke en andere aspecten van de huisvesting datering chronologisch lijst adm. bewaartermijn 1 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Studies en rapporten betreffende sociologische, economische, ruimtelijke en andere aspecten van de huisvesting datering [1991]-9999 thematisch catalogus van de bibliotheek adm. bewaartermijn 20 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Deze studies en rapporten worden bewaard in de bibliotheek. Overzichtsrapporten betreffende het wetenschappelijk onderzoek inzake huisvesting (Wonen Onderzocht) datering adm. bewaartermijn 20 jaar 30

31 def. bestemming opmerkingen BEWAREN - Deze publicaties worden bewaard in de bibliotheek. Ze verschijnen onregelmatig en bevatten zowel bijdragen van de onderzoekers als van de administratie. - De individuele bijdragen worden digitaal bewaard door Ronald Van Paassen; de digitale versie van het definitieve rapport wordt bewaard door Frederik Van Wonterghem. Stukken betreffende het uitvoeren van enquêtes bij de gemeenten datering en digitaal adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Het betreft de teruggestuurde enquêteformulieren, fiches per gemeente met de bekomen informatie en het eindrapport. ontwikkelen van een huisvestingsdatabank Datering Grondslagen 15 juli 1997, Decreet houdende de Vlaamse Wooncode, art (B.S., 19/08/1997) 7 april 1998, Besluit van de Vlaamse regering houdende de afbakening van woonvernieuwings- en woningbouwgebieden, art. 6 (B.S., 28/05/1998) (inwerkingtreding) : Afdeling Woonbeleid Stukken betreffende het ontwikkelen van een huisvestingsdatabank datering thematisch en digitaal adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Het betreft notulen van vergaderingen, werkaanvragen, enz. 31

32 organiseren van wedstrijden met het oog op het stimuleren van nieuwe ideeën voor het huisvestingsbeleid Datering [1984]-1994 Grondslagen : Administratie voor Huisvesting : Dienst Programmatie Huisvesting Stukken betreffende het organiseren van wedstrijden met het oog op het stimuleren van nieuwe ideeën voor het huisvestingsbeleid datering [1984]-1994 adm. bewaartermijn verstreken def. bestemming BEWAREN opmerkingen Deze stukken worden thuis bewaard bij oud-werknemer Marc De Malsche. 32

33 TAAK COMMUNICATIE EN VORMING INZAKE HUISVESTING opstellen van brochures en publicaties inzake huisvesting Datering Grondslagen : Bestuur voor de Huisvesting : Bestuur Algemeen Beleid en Externe Betrekkingen : Bestuur Woonbeleid : Dienst Sociaal Woonbeleid : Afdeling Woonbeleid Offertes voor het drukken van brochures en publicaties inzake huisvesting datering thematisch en daarbinnen chronologisch adm. bewaartermijn 1 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Het betreft tevens de offertes voor de brochures en publicaties van de afdeling Financiering Huisvestingsbeleid. Stukken betreffende de voorbereiding van brochures en publicaties inzake huisvesting datering [2000]-9999 thematisch en digitaal adm. bewaartermijn 2 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Brochures en publicaties inzake huisvesting datering [1984]-9999 adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen De brochures en publicaties worden niet systematisch bijgehouden. Ze worden echter wel verstuurd naar de bibliotheek van het departement Coördinatie. 33

34 Databank betreffende het versturen van folders en publicaties (Distributeursmodule) datering niet van toepassing niet van toepassing materiële vorm digitaal adm. bewaartermijn 1 jaar def. bestemming VERNIETIGEN organiseren van vorming inzake huisvesting Datering [1988]-9999 Grondslagen : Dienst Woningbouw : Dienst Programmatie Huisvesting : Afdeling Woonbeleid Stukken betreffende het mede-organiseren van de cursus huisvestingsconsulent datering en digitaal adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerking - Deze cursus wordt georganiseerd in samenwerking met de vijf Vlaamse provincies en bestaat uit verschillende modules. Vóór 1998 werd er een andere cursus georganiseerd ( huisvestingsambtenaar ), maar hiervan bleven vermoedelijk archiefstukken bewaard. - Het archief bevat hoofdzakelijk verslagen van voorbereidende vergaderingen. De cursusmappen verschillen per provincie en worden niet systematisch bijgehouden door de afdeling Woonbeleid. geven van voorlichting over het woonbeleid Datering Grondslagen : Bestuur voor de Huisvesting : Bestuur Algemeen Beleid en Externe Betrekkingen : Bestuur Woonbeleid 34

35 : Dienst Programmatie Huisvesting : Afdeling Woonbeleid Stukken betreffende het organiseren van informatiecampagnes datering [1998]-9999 materiële vorm digitaal en papier adm. bewaartermijn 2 jaar def. bestemming BEWAREN (enkel de eindproducten) opmerkingen Enkel de eindproducten worden bewaard (bv. advertenties voor kranten en tijdschriften, TV-spotjes, enz.). Stukken betreffende het deelnemen aan beurzen en studiedagen datering materiële vorm digitaal en papier adm. bewaartermijn 1 jaar def. bestemming VERNIETIGEN 35

36 TAAK ADVISERING INZAKE HUISVESTING verlenen van advies over bijzondere plannen van aanleg Datering Grondslagen 2 december 1946, Besluitwet betreffende den stedebouw, art. 3 (B.S., /12/1946) 29 maart 1962, Wet houdende organisatie van de ruimtelijke en van de stedebouw, art. 19 en art. 20, zoals gewijzigd door het decreet van 22 december 1993 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 1994, art. 101 (B.S., 29/02/1993) : Bestuur voor de Huisvesting : Bestuur Algemeen Beleid en Externe Betrekkingen : Bestuur Woonbeleid : Dienst Sociaal Woonbeleid : Afdeling Woonbeleid Dossiers inzake het verlenen van advies over bijzondere plannen van aanleg datering chronologisch lijst adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN verlenen van advies over gemeentelijke ruimtelijke structuurplannen Datering Grondslagen 24 juli 1996, Decreet houdende de ruimtelijke planning, art. 6 en (B.S., 27/07/1996) 18 mei 1999, Decreet houdende de organisatie van de ruimtelijke, art (B.S., 08/06/1999) : Afdeling Woonbeleid 36

37 Dossiers inzake het verlenen van advies over gemeentelijke ruimtelijke structuurplannen datering chronologisch lijst adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN verlenen van advies over gemeentelijke ruimtelijke uitvoeringsplannen Datering Grondslagen 18 mei 1999, Decreet houdende de organisatie van de ruimtelijke, art (B.S., 08/06/1999) : Afdeling Woonbeleid Dossiers inzake het verlenen van advies over gemeentelijke ruimtelijke uitvoeringsplannen datering chronologisch lijst adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN verlenen van advies over aanvragen voor onteigeningsmachtigingen in het kader van huisvestingsprojecten Datering Grondslagen 19 december 1991, Besluit van de Vlaamse regering inzake onteigeningen ten algemene nutte ten behoeve van de gemeenten, de provincies, de intercommunale verenigingen en de gewestelijke ontwikkelingsmaatschappijen, art. 1 (B.S., 22/02/1992) 26 juli 1996, Omzendbrief HV 96/01 betreffende onderrichtingen inzake het verlenen van ministeriële instemming voor onteigeningen in het kader van huisvestingsprojecten (B.S., 05/09/1996) 37

38 : Dienst Sociaal Woonbeleid : Afdeling Woonbeleid Dossiers inzake het verlenen van advies over aanvragen voor onteigeningsmachtigingen in het kader van huisvestingsprojecten datering chronologisch lijst adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen De machtiging tot onteigening wordt verleend door de minister van Binnenlandse Aangelegenheden. De adviezen worden verleend aan de afdeling Interlokale Samenwerking en Lokale Openbare Besturen of aan de afdeling Gemeenten, OCMW s en Provincies, afhankelijk van de aanvrager. 38

39 TAAK SUBSIDIËRING INZAKE HUISVESTING verlenen van facultatieve subsidies voor huisvestingsprojecten in het buitenland Datering Grondslagen - Opmerkingen : Afdeling Woonbeleid Dit is o.a. gebeurd voor huisvestingsprojecten in Zuid-Afrika en in Marokko. Dossiers inzake het verlenen van facultatieve subsidies voor huisvestingsprojecten in het buitenland datering chronologisch adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN 39

40 TAAKGEBIED TAAK SOCIALE HUISVESTING SUBSIDIËRING INZAKE SOCIALE HUISVESTING verlenen van subsidies voor sociale huisvestingsprojecten Datering Grondslagen Opmerkingen 1 december 1970, Koninklijk besluit houdende de Huisvestingscode, art , zoals ingevoegd door de wet van 1 augustus 1978 tot aanvulling van de Huisvestingscode met bijzondere bepalingen voor het Vlaamse Gewest (B.S., 12/10/1978) 7 maart 1990, Besluit van de Vlaamse Executieve houdende uitvoering van de artikelen 94 en 95 van de Huisvestingscode (B.S., 31/05/1990) 30 november 1990, Ministerieel besluit met betrekking tot de toepassing van artikel 94 van de Huisvestingcode (B.S., 03/04/1991) 30 november 1990, Omzendbrief betreffende de toepassing van de artikelen 94 en 95 van de Huisvestingscode (B.S., 03/04/1991) 19 december 1996, Besluit van de Vlaamse regering betreffende het grond- en pandenbeleid voor huisvestingsdoeleinden in woonkernen, ter uitvoering van de artikelen 94 en 95 van de Huisvestingscode (B.S., 06/03/1997) 19 december 1996, Besluit van de Vlaamse regering houdende vaststelling van de procedure inzake de programmering en de subsidiëring van operaties en werken die voor sociale huisvestingsdoeleinden worden uitgevoerd (B.S., 06/03/1997) 1990: Administratie voor Huisvesting : Dienst Programmatie Huisvesting : Afdeling Woonbeleid Het betreft subsidies voor de verwerving van woningen en kavels. Dossiers inzake het verlenen van subsidies voor sociale huisvestingsprojecten datering dossiers tot 1997: chronologisch - dossiers vanaf 1997: per provincie en daarbinnen per gemeente - dossiers tot 1997: gedrukte lijst - dossiers vanaf 1997: Access-bestand adm. bewaartermijn - dossiers tot 1997: 5 jaar vanaf de aankoop van de woning of de kavel - dossiers vanaf 1997: 20 jaar vanaf de aankoop van de woning of de kavel def. bestemming BEWAREN opmerkingen - Sommige dossiers van de procedure vóór 1997 zijn nog steeds lopend. - De stukken betreffende het toezicht op het gebruik van de subsidies en de eventuele terugvorderingen, bevinden zich in het subsidiedossier. 40

41 Ministeriële besluiten betreffende de uitbetaling van subsidies voor sociale huisvestingsprojecten datering chronologisch adm. bewaartermijn 20 jaar def. bestemming BEWAREN onderzoeken van de wenselijkheid van subsidies voor sociale huisvestingsprojecten Datering Grondslagen 1 december 1970, Koninklijk besluit houdende de Huisvestingscode, art. 80, zoals ingevoegd door de wet van 1 augustus 1978 tot aanvulling van de Huisvestingscode met bijzondere bepalingen voor het Vlaamse Gewest (B.S., 12/10/1978) 1 december 1970, Koninklijk besluit houdende de Huisvestingscode, art , zoals ingevoegd door de wet van 1 augustus 1978 tot aanvulling van de Huisvestingscode met bijzondere bepalingen voor het Vlaamse Gewest (B.S., 12/10/1978) 7 maart 1990, Besluit van de Vlaamse Executieve houdende uitvoering van de artikelen 94 en 95 van de Huisvestingscode (B.S., 31/05/1990) 7 maart 1990, Besluit van de Vlaamse Executieve houdende uitvoering van artikel 80 van de Huisvestingscode (B.S., 31/05/1990) 5 september 1990, Ministerieel besluit met betrekking tot de toepassing van artikel 80 van de Huisvestingcode (B.S., 11/12/1990) 5 september 1990, Omzendbrief betreffende de toepassing van artikel 80 van de Huisvestingscode (B.S., 11/12/1990) 30 november 1990, Ministerieel besluit met betrekking tot de toepassing van artikel 94 van de Huisvestingcode (B.S., 03/04/1991) 30 november 1990, Omzendbrief betreffende de toepassing van de artikelen 94 en 95 van de Huisvestingscode (B.S., 03/04/1991) 19 december 1996, Besluit van de Vlaamse regering houdende de subsidiëring van de renovatie van woningen en gebouwen en van de bouw van nieuwe sociale woningen (B.S., 07/06/1997) 19 december 1996, Besluit van de Vlaamse regering houdende de subsidiëring van het bouwrijp maken van gronden en de aanleg van de infrastructuur en gemeenschapsvoorzieningen voor sociale woonwijken (B.S., 06/03/1997) 19 december 1996, Besluit van de Vlaamse regering houdende vaststelling van de procedure inzake de programmering en de subsidiëring van operaties en werken die voor sociale huisvestingsdoeleinden worden uitgevoerd (B.S., 06/03/1997) 41

42 Opmerkingen 1990: Administratie voor Huisvesting : Dienst Programmatie Huisvesting : Afdeling Woonbeleid Het betreft subsidies voor infrastructuurwerken (art. 80), bouw of renovatie (art ). Dossiers inzake het onderzoeken van de wenselijkheid van subsidies voor sociale huisvestingsprojecten datering dossiers tot 1997: chronologisch - dossiers: per provincie en daarbinnen per gemeente - dossiers tot 1997: register - dossiers vanaf 1997: Access-bestand adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze subsidies worden uitbetaald door de afdeling Gesubsidieerde Infrastructuur. Ministeriële besluiten houdende erkenning van sociale huisvestingsprojecten datering chronologisch adm. bewaartermijn 20 jaar def. bestemming BEWAREN verlenen van subsidies aan sociale huisvestingsmaatschappijen die een ADL-cluster realiseren Datering Grondslagen Opmerkingen 19 mei 1993, Besluit van de Vlaamse Regering tot aanmoediging van projecten inzake het zelfstandig wonen van gehandicapte personen in sociale woonwijken (B.S., 24/08/1993) 16 juni 1998, Besluit van de Vlaamse Regering tot aanmoediging van projecten inzake het zelfstandig wonen van personen met een fysieke handicap in sociale woonwijken, art. 2 (B.S., 23/10/1998) : Dienst Programmatie Huisvesting : Afdeling Woonbeleid ADL staat voor Activiteiten van het Dagelijks Leven. Een ADLwoning is een woongelegenheid die a) aangepast en uitgerust is met de 42

43 bedoeling de activiteiten van het dagelijks leven en het zelfstandig wonen van personen met een handicap te ondersteunen, zoals bedoeld in het besluit van 31 juli 1990; b) verhuurd wordt overeenkomstig hoofdstuk III van dit besluit en het sociaal huurbesluit; c) beantwoordt aan de prijs- en oppervlaktenormen van de Vlaamse Huisvestingsmaatschappij voor woningen geschikt voor personen met een handicap. Een ADL-cluster is een geheel van 12 tot 15 ADLwoningen, geïntegreerd in een sociale woonwijk en verbonden met een ADL-centrum via een communicatie- en oproepsysteem. Dossiers inzake het verlenen van subsidies aan sociale huisvestingsmaatschappijen die een ADL-cluster realiseren datering per project adm. bewaartermijn 20 jaar def. bestemming BEWAREN verlenen van subsidies aan sociale huisvestingsmaatschappijen voor pilootprojecten in het kader van duurzaamheid Datering Grondslagen : Afdeling Woonbeleid Dossiers inzake het verlenen van subsidies aan sociale huisvestingsmaatschappijen voor pilootprojecten in het kader van duurzaamheid datering per project adm. bewaartermijn 15 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Het betreft slechts drie dossiers. 43

44 verlenen van huurcompensatie na sanering, verbetering, uitrusting of verbouwing van een functioneel onaangepaste woning door een huisvestingsmaatschappij of door het Vlaams Woningfonds van de Grote Gezinnen Datering Grondslagen Opmerkingen 19 mei 1987, Besluit van de Vlaamse Executieve tot instelling van een huurcompensatie (B.S., 26/06/1987) 19 december 1996, Besluit van de Vlaamse regering houdende vaststelling van de procedure inzake de programmering en de subsidiëring van operaties en werken die voor sociale huisvestingsdoeleinden worden uitgevoerd (B.S., 06/03/1997) (opheffing) 1987-ca 1988: Bestuur Verbetering van de Woningvoorraad ca : Bestuur Verwerving en Woningverbetering : Dienst Toelagen : Afdeling Financiering Huisvestingsbeleid : Afdeling Woonbeleid De huurcompensatie wordt toegekend over een periode van 27 jaar. Het volledige archief met betrekking tot deze toelage wordt bewaard door de afdeling Woonbeleid. Dit archief werd verkeerdelijk vermeld in het archiefbeheersplan van de afdeling Financiering Huisvestingsbeleid. Dossiers inzake het erkennen van projecten die in aanmerking komen voor huurcompensatie na sanering, verbetering, uitrusting of verbouwing van een functioneel onaangepaste woning door een huisvestingsmaatschappij of door het Vlaams Woningfonds van de Grote Gezinnen ( basisdossiers ) datering per project (73 in totaal) lijst van de projecten adm. bewaartermijn zolang de huurcompensatie aangevraagd wordt def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het verlenen van huurcompensatie na sanering, verbetering, uitrusting of verbouwing van een functioneel onaangepaste woning door een huisvestingsmaatschappij of door het Vlaams Woningfonds van de Grote Gezinnen datering per project (73 in totaal) lijst van de projecten adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN 44

45 opmerkingen Van de 73 erkende projecten zijn er nog een 30-tal die nu huurcompensatie ontvangen. De overige projecten zijn overgeschakeld naar andere financieringsvormen. Deze dossiers zijn bijgevolg afgesloten en bevinden zich in de kelder. verlenen van huurcompensatie aan een openbare instelling of bestuur die overgaat tot de bouw van huurwoningen of deze huurt en als sociale of daarmee gelijkgestelde woningen verhuurt of onderverhuurt aan particulieren Datering Grondslagen 4 april 1990, Besluit van de Vlaamse Executieve tot aanmoediging van de bouw van sociale huurwoningen (B.S., 31/05/1990) 27 november 1990, Omzendbrief met betrekking tot de praktische modaliteiten voor de bouw van sociale huurwoningen met alternatieve financiering (B.S., 10/0/1991) : Dienst Programmatie Huisvesting : Afdeling Woonbeleid Opmerkingen Het besluit van 4 april 1990 hield op van kracht te zijn op 30 juni De huurcompensatie loopt echter over een periode van 27 jaar, reden waarom de dossiers nog steeds lopende zijn. Dossiers inzake het erkennen van projecten die in aanmerking komen voor huurcompensatie aan openbare instellingen of besturen die overgaan tot de bouw van huurwoningen of deze huren en als sociale of daarmee gelijkgestelde woningen verhuren of onderverhuren aan particulieren ( basisdossiers ) datering per project lijst van de projecten adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het verlenen van huurcompensatie aan openbare instellingen of besturen die overgaan tot de bouw van huurwoningen of deze huren en als sociale of daarmee gelijkgestelde woningen verhuren of onderverhuren aan particulieren datering per project lijst van de projecten adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN 45

46 verlenen van advies over subsidie-aanvragen voor inbreidingsgerichte huisvestingsprojecten in kansarme buurten Datering Grondslagen 2 augustus 1991, Besluit van de Vlaamse regering houdende vaststelling van de voorwaarden voor subsidiëring van inbreidingsgerichte huisvestingsprojecten in kansarme buurten (B.S., 19/09/1991) 19 december 1996, Besluit van de Vlaamse regering houdende vaststelling van de procedure inzake de programmering en de subsidiëring van operaties en werken die voor sociale huisvestingsdoeleinden worden uitgevoerd (B.S., 06/03/1997) (opheffing) : Dienst Programmatie Huisvesting : Afdeling Woonbeleid Dossiers inzake het verlenen van advies over subsidie-aanvragen voor inbreidingsgerichte huisvestingsprojecten in kansarme buurten (IKB) datering per project adm. bewaartermijn 20 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Het betreft drie verhuisdozen. De dienst Programmatie Huisvesting ging na of de beoogde werken gesitueerd waren in een kansarme buurt; de subsidie werd verleend door het bestuur Gesubsidieerde Infrastructuur. verlenen van tegemoetkomingen in het kader van de krotopruiming Datering Grondslagen 7 december 1953, Wet houdende regeling inzake krotopruiming en waarbij de Nationale Maatschappij voor Goedkope Woningen en Woonvertrekken en de Nationale Maatschappij voor de Kleine Landeigendom ertoe gemachtigd worden het voorwerp hunner bedrijvigheid uit te breiden, art. 8 (B.S., 30/12/1953) 2 juli 1971, Wet tot bekrachtiging van het koninklijk besluit van 10 december 1970 houdende de Huisvestingscode (B.S., 06/08/1971) (opheffing) : Ministerie van Volksgezondheid en van het Gezin 46

47 Opmerkingen Indien de Nationale Maatschappij voor Grote en Goedkope Woningen of een van haar erkende vennootschappen of de Nationale Maatschappij voor de Huisvesting of een van haar erkende vennootschappen complexen ongezonde woningen kochten of onteigenden om ze te slopen en ter plaatse nieuwe woningen op te richten, nam de Staat de intrest en de aflossing te zijnen laste van het verschil tussen het aankoop- of onteigeningsbedrag en de waarde van het terrein zoals deze door de Minister van Volksgezondheid en van het Gezin werd geraamd. Dossiers inzake het verlenen van tegemoetkomingen in het kader van de krotopruiming datering [1953]-[1971] per gemeente adm. bewaartermijn verstreken def. bestemming BEWAREN 47

48 TAAK TOEZICHT OP SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN goedkeuren van toewijzingsreglementen en leefbaarheidsplannen van sociale huisvestingsmaatschappijen Datering Grondslagen Opmerkingen 20 oktober 2000, Besluit van de Vlaamse regering tot reglementering van het sociale huurstelsel voor sociale huurwoningen die worden verhuurd of onderverhuurd door de Vlaamse Huisvestingsmaatschappij of een sociale huisvestingsmaatschappij met toepassing van titel VII van de Vlaamse Wooncode, art. 6 5 en 6 (B.S., 13/12/2000) : Afdeling Woonbeleid Het toewijzingsreglement bevat het aan de specifieke situatie aangepaste kader waarin de sociale huisvestingsmaatschappij de toewijzingsregels van het besluit van 20 oktober 2000 zal toepassen. In het leefbaarheidsplan wordt aangegeven hoe de sociale huisvestingsmaatschappij in samenspraak met de bewoners en de lokale besturen de leefbaarheid wil verhogen en welke ingrepen hiertoe zullen worden gerealiseerd. Dossiers inzake het goedkeuren van toewijzingsreglementen en leefbaarheidsplannen van sociale huisvestingsmaatschappijen datering per sociale huisvestingsmaatschappij lijst met de nummers van de sociale huisvestingsmaatschappijen adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN 48

49 TAAK SAMENWERKING MET DE VLAAMSE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJ verlenen van onteigeningsmachtigingen aan de Vlaamse Huisvestingsmaatschappij Datering Grondslagen 26 juli 1962, Wet betreffende de onteigeningen ten algemenen nutte en de concessies voor de bouw van de autosnelwegen, art. 5 (B.S., 31/07/1962) 13 april 1988, Decreet tot bepaling van de gevallen en de modaliteiten waarbij de Vlaamse regering kan overgaan tot onteigeningen ten algemenen nutte inzake de gewestelijke aangelegenheden (B.S., 12/05/1988) : rechtsvoorgangers van de afdeling : Afdeling Woonbeleid Dossiers inzake het verlenen van onteigeningsmachtigingen aan de Vlaamse Huisvestingsmaatschappij datering chronologisch lijst adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN verlenen van advies over de investeringssubsidie van de Vlaamse Huisvestingsmaatschappij Datering Grondslagen 15 juli 1997, Decreet houdende de Vlaamse Wooncode, art (B.S., 19/08/1997) : Afdeling Woonbeleid Dossiers inzake het verlenen van advies over de investeringssubsidie van de Vlaamse Huisvestingsmaatschappij datering

50 materiële vorm adm. bewaartermijn def. bestemming chronologisch papier 1 jaar VERNIETIGEN 50

51 TAAKGEBIED TAAK LOKAAL WOONBELEID SUBSIDIËRING INZAKE LOKAAL WOONBELEID verlenen van facultatieve subsidies voor experimentele projecten inzake lokaal woonbeleid Datering Grondslagen : Afdeling Woonbeleid Dossiers inzake het verlenen van facultatieve subsidies voor experimentele projecten inzake lokaal woonbeleid datering per project adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN adviseren en opvolgen van het luik huisvesting in de convenants afgesloten door gemeenten in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF) Datering Grondslagen 14 mei 1996, Decreet tot vaststelling van de regelen inzake de werking en de verdeling van het Sociaal Impulsfonds (B.S., 01/06/1996) 14 mei 1996, Besluit van de Vlaamse regering tot uitvoering van het decreet van 14 mei 1996 tot vaststelling van de regelen inzake de werking en de verdeling van het Sociaal Impulsfonds (B.S., 03/06/1996) 5 juli 2002, Decreet tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds (B.S., 31/08/2002) (opheffing) : Afdeling Woonbeleid 51

52 Dossiers inzake het adviseren en opvolgen van het luik huisvesting in de convenants afgesloten door gemeenten in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF) datering per gemeente adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze documenten worden eveneens bewaard bij de afdeling Gemeenten, OCMW s en Provincies van het departement Economie, Werkgelegenheid, Binnenlandse Aangelegenheden en Landbouw (EWBL). 52

53 TAAKGEBIED TAAK HUURORGANISATIES ERKENNING EN SUBSIDIËRING VAN HUURORGANISATIES erkennen van en verlenen van subsidies aan huurdersbonden en aan een overleg- en ondersteuningscentrum voor de huurdersbonden Datering Grondslagen Opmerkingen 30 november 1994, Besluit van de Vlaamse regering houdende de voorwaarden inzake erkenning en subsidiëring van huurdersbonden en een overleg- en ondersteuningscentrum (B.S., 27/01/1995) 15 juli 1997, Decreet houdende de Vlaamse Wooncode, art (B.S., 19/08/1997) : Afdeling Woonbeleid Er kan per provincie ten hoogste één provinciale huurdersbond en één regionale huurdersbond met beperkt werkingsgebied erkend worden. Dossiers inzake het erkennen van huurdersbonden en een overleg- en ondersteuningscentrum voor de huurdersbonden datering per huurdersbond adm. bewaartermijn zolang de huurdersbond bestaat def. bestemming BEWAREN opmerkingen - Het betreft slechts zeven dossiers. - De dossiers bevatten de erkenningsaanvraag, diverse adviezen, het erkenningsbesluit, de statuten en de wijzigingen daaraan, stukken betreffende wijzigingen van de personeelsbezetting, adreswijzigingen, enz. Dossiers inzake het verlenen van subsidies aan huurdersbonden en aan een overleg- en ondersteuningscentrum voor de huurdersbonden datering per jaar en daarbinnen per huurdersbond adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN Opmerkingen De dossiers bevatten zowel financiële als inhoudelijke stukken (bv. jaarverslag). 53

54 erkennen van en verlenen van subsidies aan sociale verhuurkantoren Datering Grondslagen 15 juli 1997, Decreet houdende de Vlaamse Wooncode, art. 56 (B.S., 19/08/1997) 21 oktober 1997, Besluit van de Vlaamse regering houdende bepaling van de erkennings- en subsidievoorwaarden van sociale verhuurkantoren (B.S., 31/10/1997) 6 februari 2004, Besluit van de Vlaamse regering houdende bepaling van de erkennings- en subsidievoorwaarden van sociale verhuurkantoren (B.S., 16/03/2004) : Afdeling Woonbeleid Dossiers inzake het erkennen van sociale verhuurkantoren datering per sociaal verhuurkantoor lijst van de sociale verhuurkantoren adm. bewaartermijn zolang het sociaal verhuurkantoor bestaat def. bestemming BEWAREN opmerkingen De dossiers bevatten de erkenningsaanvraag, diverse adviezen, het erkenningsbesluit, de statuten en de wijzigingen daaraan, stukken betreffende wijzigingen van de personeelsbezetting, adreswijzigingen, enz. Dossiers inzake het verlenen van subsidies aan sociale verhuurkantoren datering per jaar en daarbinnen per sociaal verhuurkantoor lijst van de sociale verhuurkantoren adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen De dossiers bevatten zowel financiële als inhoudelijke stukken (bv. jaarverslag). verlenen van facultatieve subsidies voor personeels- en werkingskosten aan vzw s Datering Grondslagen - 54

55 : Afdeling Woonbeleid Dossiers inzake het verlenen van facultatieve subsidies voor personeels- en werkingskosten aan vzw s datering chronologisch adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Het gaat bijvoorbeeld om een facultatieve subsidie aan het Vlaams Overleg Bewonersbelangen (VOB). 55