BESLUIT OPSCHRIFT AANHEF MOTIVERING. Vergadering van 8 november Onderwerp Evaluatie renovatie Springplank + renovatieregeling - Besluitvormend

Transcriptie

1 BESLUIT OPSCHRIFT Vergadering van 8 november 2016 Besluit nummer: 2016_BW_00843 Onderwerp Evaluatie renovatie Springplank + renovatieregeling - Besluitvormend Beknopte samenvatting Op 27 mei 2016 is de gerenoveerde Springplank geopend, ongeveer 2 jaar na de eerste besluitvorming over de renovatieregeling. Vanaf de start was iedereen ervan overtuigd dat renovatie van deze school financieel en wat betreft duurzaamheid de beste oplossing was. Ook vond iedereen dat er iets met dit gebouw moest gebeuren omdat het oudste gedeelte al meer dan 40 jaar oud was. Ook was het duidelijk dat het kapitaalvernietiging zou zijn het gebouw te slopen, omdat er in de loop van de tijd nieuwe gedeelten aan waren gebouwd die bovendien nog prima voldeden. De renovatie van de Springplank was de eerste renovatie van een schoolgebouw in Teylingen. Bovendien is de renovatieregeling uniek in Nederland. Het eerste project bleek pionierswerk te zijn. Met name ten aanzien van het budget zijn wijze lessen geleerd. Uiteindelijk zijn de betrokkenen er wel van overtuigd dat het resultaat van de renovatie er mag zijn: er staat een mooi, toekomstbestendig en duurzaam schoolgebouw. Het energielabel is van G naar D gegaan en de school voldoet overwegend aan Frisse scholen klasse B. Bevoegd portefeuillehouder: Kees van Velzen HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS AANHEF Bijgevoegde bijlage(n): Evaluatie renovatie Springplank + renovatieregeling MOTIVERING Volgende feiten gaan aan de beslissing vooraf: In mei 2016 is de gerenoveerde Springplank geopend. Nu het project helemaal is afgerond, is het een goed moment terug te kijken, te evalueren en af te sluiten. Dit doen we door eerst terug te kijken op het proces van besluitvorming. Vervolgens wordt verslag gedaan van de evaluatie die we met het schoolbestuur hebben gedaan. Ook wordt teruggekeken naar hetgeen met de renovatie van de Springplank is beoogd: in hoeverre zijn deze doelstellingen behaald? Vervolgens wordt gekeken naar de financiële afwikkeling van het project. Tot besluit worden de leerpunten beschreven en wordt kort ingegaan op hoe het project wordt afgesloten. p 1 van 20

2 Deze beslissing wordt genomen om volgende redenen: 1.1 Het is gebruikelijk een groot project af te sluiten met een evaluatie 1.2 De aanloop naar de uitvoering is niet zonder problemen verlopen Tweemaal is aan de raad gevraagd aanvullend krediet beschikbaar te stellen. Dit maakt dat het extra belangrijk is terug te kijken en te kijken op welke punten lessen getrokken kunnen worden uit het proces en op welke manier de renovatieregeling verbeterd kan worden. 1.3 De evaluatie is samen met het schoolbestuur opgesteld 1.4 Het is belangrijk dat de gemeenteraad als opdrachtgever kennis heeft van de evaluatie Beslist het volgende: BESLISSING Besluitpunt 1: In te stemmen met bijgevoegde evaluatie van het project renovatie Springplank + renovatieregeling, inclusief behaalde doelstellingen, leerpunten en financieel overzicht en deze ter informatie naar de gemeenteraad te sturen. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Maatschappelijke Ontwikkeling Welzijn & Onderwijs Financiële consequenties: Totaal heeft de raad voor de renovatie van de Springplank beschikbaar gesteld. Totaal is voor een bedrag van uitgaven gedaan. De Sophia Stichting neemt hiervan voor haar rekening. Per saldo lagen de gemeentelijke uitgaven daarom hoger dan geraamd. Dit is gedekt uit het bedrag dat beschikbaar is gesteld voor een mogelijk BTW nadeel. De beperkte overschrijding komt met name doordat asbest aangetroffen is en gesaneerd moest worden. BIJLAGE DIE INTEGRAAL DEEL UITMAAKT VAN HET BESLUIT Evaluatie renovatie Springplank + renovatieregeling p 2 van 20

3 Evaluatie renovatie Springplank + renovatieregeling Evaluatie renovatie Springplank + renovatieregeling Versie: 27 september 2016 Opsteller: Henk Lelieveld p 3 van 20

4 Evaluatie renovatie Springplank + renovatieregeling Inhoudsopgave 1. Inleiding 1 2. Besluitvorming 2 3. De evaluatie 3 4. Financiële evaluatie 7 5. Leerpunten en vervolg 8 p 4 van 20

5 1. Inleiding Op 27 mei 2016 is de gerenoveerde Springplank geopend; ongeveer 2 jaar na de eerste besluitvorming over de renovatieregeling. Vanaf de start was iedereen ervan overtuigd dat renovatie van deze school financieel en wat betreft duurzaamheid de beste oplossing was. Ook vond iedereen dat er iets met dit gebouw moest gebeuren omdat het oudste gedeelte al meer dan 40 jaar oud was. Ook was het duidelijk dat het kapitaalvernietiging zou zijn om het gebouw te slopen, omdat er in de loop van de tijd nieuwe gedeelten aan waren gebouwd die bovendien nog prima voldeden. De renovatieregeling vormde daarom een oplossing voor deze uitdaging. De renovatie van de Springplank was de eerste renovatie van een schoolgebouw in Teylingen. Bovendien is de renovatieregeling uniek in Nederland. Op landelijk niveau wordt al jaren gesproken over het mogelijk maken van renovatie van schoolgebouwen, maar tot op heden is het niet mogelijk gebleken hierover afspraken te maken. De raad van Teylingen heeft lef getoond om in te stemmen met een unieke renovatieregeling. Het eerste project bleek pionierswerk te zijn. Met name ten aanzien van het budget zijn wijze lessen geleerd. De renovatieregeling is zeker voor verbetering vatbaar, maar betrokkenen zijn ervan overtuigd dat de regeling een belangrijk doel kan dienen: zuinig omgaan met grondstoffen door een gebouw niet te slopen maar aan te passen aan de huidige eisen. Deze evaluatie gaat eerst in op het besluitvormingstraject. Daarna worden de regeling en de renovatie zowel inhoudelijk als financieel geëvalueerd. Tot slot wordt ingegaan op de leerpunten en het vervolg. p 5 van 20

6 2. Besluitvorming 21 februari 2014 De concept regeling wordt besproken met de medewerkers huisvesting van de 3 grote schoolbesturen in het primair onderwijs (Stichting OBO, Sophia Stichting en Stichting PCPO). Op enkele punten wordt de regeling aangescherpt. Onder andere het bedrag per m² BVO wordt op aanraden van de schoolbesturen opgehoogd. In het overleg wordt door de schoolbesturen een bedrag van 1.000/m² BVO genoemd, omdat uit ervaring in het land is gebleken dat dit een realistischer bedrag is. Uiteindelijk wordt als compromis in de regeling het bedrag verhoogd van 700 naar 850, omdat ervan wordt uitgegaan dat wanneer renovatie slim wordt gecombineerd met gepland groot onderhoud voor rekening van de schoolbesturen, dit een voldoende bedrag moet zijn. 26 mei 2014 In het OOGO (het formele overleg met de schoolbesturen) wordt de renovatieregeling unaniem door alle schoolbesturen goedgekeurd. 18 december 2014 De gemeenteraad besluit in te stemmen met de Bijlage II bij de Verordening materiële en financiële gelijkstelling. In deze bijlage wordt geregeld dat renovatie van een schoolgebouw een voorziening wordt die kan worden aangevraagd door een schoolbestuur, onder de volgende voorwaarden: Renovatie is mogelijk als ten minste 50% van het gebouw minstens 40 jaar oud is; Renovatie verlengt de levensduur van het gebouw met ten minste 25 jaar; Het energielabel van het gebouw gaat na renovatie met 2 niveaus omhoog; Na renovatie voldoet het gebouw aan het programma van eisen Frisse scholen (A t/m C); De vergoeding bedraagt maximaal 850/m² BVO, inclusief BTW en bijkomende kosten. Tegelijk met de regeling keurt de gemeenteraad de eerste aanvraag goed, te weten renovatie van de Springplank. De gemeenteraad stelt een krediet van beschikbaar. 25 juni 2015 De gemeenteraad stemt in met het verhogen van het krediet voor de renovatie van de Springplank. Bovendien wordt het bouwheerschap bij de gemeente gelegd, waardoor een BTW besparing te behalen is. De Sophia Stichting en de gemeente staan ieder voor garant voor het geval de BTW teruggave niet doorgaat. Daarnaast draagt de Sophia Stichting bij aan eigen middelen. Wanneer uitvoering wordt gegeven aan de renovatieplannen, stijgt het energielabel van de school van klasse G naar C en voldoet de school aan het Frisse scholenplan klasse B (en waar niet mogelijk aan C). 29 oktober 2015 Voor de tweede maal verhoogt de gemeenteraad het krediet voor de renovatie. Ditmaal wordt toegevoegd aan het krediet, omdat na aanbesteding is gebleken dat de renovatie niet binnen het beschikbaar gestelde krediet is te realiseren, ook niet na verdere optimalisatie van de plannen. Totaal is nu beschikbaar gesteld door de gemeenteraad. Daarnaast is er een totale garantie van voor de BTW teruggave eigen bijdrage Sophia Stichting, zodat totaal beschikbaar is. Dit komt neer op een bedrag van +/ ,-/m² BVO (1.467m² BVO). p 6 van 20

7 3. De evaluatie 3.1 Evaluatie met betrokkenen gemeente en de Sophia Stichting Op 23 oktober is het project geëvalueerd met betrokkenen. Hieronder de genoemde punten. De voorbereiding verliep lastig en traag, met name vanwege problemen rond de financiën. Het te lage bedrag voor de renovatie was gedurende het hele project een struikelpunt. De bouw verliep voorspoedig met name omdat daar de eigen expertise van het schoolbestuur ligt en vanwege de toevoeging van Harry aan het projectteam. Laat in het proces is Stichting Rijk erbij betrokken, dit betekende deels dubbel werk dat Sophia Stichting al had uitgevoerd. Het zou beter geweest zijn richting ieder duidelijk te maken dat het hier om een pilot ging: een unieke renovatieregeling die voor het eerst werd toegepast. Het overleg tussen Sophia Stichting en Henk en Harry vanuit de gemeente verliep prettig, het overleg met de eerdere projectleider verliep minder soepel. Afspraken zijn niet altijd vastgelegd, het is noodzakelijk dat wel consequent te doen. De risico s voor de Sophia Stichting waren te groot: het is de stichting eigenlijk niet toegestaan geld te steken in het schoolgebouw. Het is goed te kiezen voor een zo gunstig mogelijke BTW structuur. Het daarbij beschikbaar gestelde budget moet wel voldoende zijn. Het nadeel van de regeling is het vaste bedrag per vierkante meter. Elk gebouw is anders. Liever per gebouw kijken wat er nodig is, waarbij renovatie nooit duurder mag zijn dan nieuwbouw. De aanwezigheid van asbest in het gebouw was een tegenvaller die het project vertraagde. De architect leverde geen goede projectleider en de afstemming tussen het bouwkundige en installatiebestek was niet goed. Het zou verstandig zijn op een andere manier naar de eisen te kijken (nu: verhoging energielabel en verbetering binnenmilieu). Samen met de schoolbesturen nieuwe/andere eisen formuleren. Het uiteindelijke resultaat ten opzichte van het budget is zeer goed te noemen. De discussie over renovatie of sloop is onvoldoende gevoerd. Er is teveel naar het feit gekeken dat er veel latere toevoegingen aan het gebouw zijn gedaan en te weinig naar bijvoorbeeld de constructie van het gebouw. In het begin werd de samenwerking teveel gemist: teveel tegenover elkaar in plaats van met elkaar. Het tekort aan geld was een rode draad in het project en leverde telkens opnieuw discussies op over wie wat moet betalen. Over iedere onduidelijkheid t.o.v. de begroting ontstond discussie. Misschien volgende keer een second opinion laten uitvoeren op de begroting. Dat het project een pilot was met alle risico's van dien is nooit gecommuniceerd. De post onvoorzien was erg beperkt en blijft, zeker bij een renovatie, nodig. Het inzetten van een tijdelijke collega op dit project is misschien niet verstandig geweest. Gemaakte afspraken moeten altijd goed vastgelegd worden. Tijdelijke huisvesting en verhuiskosten hangen erg af van de specifieke situatie. Nu waren deze in het vaste bedrag opgenomen. Dat is niet verstandig. Bovendien kunnen de kosten hiervan meespelen bij het besluit te kiezen voor renovatie of nieuwbouw. Bij het kiezen voor een BTW vriendelijke structuur, kan in de toekomst nooit het risico bij het schoolbestuur gelegd worden, behalve wanneer het schoolbestuur zelf vraagt om het toepassen van een dergelijke structuur. Kritieke momenten in het proces van tevoren benoemen en afspreken wie het risico draagt en wat points of no return zijn. Van tevoren verwachtingen over eindresultaat vastleggen, wat wil je bereiken en is renovatie daarvoor het beste middel? Wanneer in de verordening wordt gesproken over bijkomende kosten dan moeten deze benoemd worden. Renovatie niet puur financieel benaderen. Minder kaders in renovatieregeling, meer regelen in spreidingsplan en Integraal Huisvestingsplan IHP). p 7 van 20

8 3.2 In hoeverre voldoet het resultaat aan de keuze die door de gemeenteraad is gemaakt? Onderwerp Het energielabel van het gebouw stijgt met ten minste 3 niveaus. Het binnenklimaat voldoet aan Frisse Scholen Klasse A t/m C. De levensduur van het schoolgebouw wordt met 25 jaar verlengd. De kosten van renovatie bedragen 850/m² BVO, inclusief bijkomende kosten. De school wordt beter geïsoleerd en voorzien van isolatieglas en goede zonwering. Er komt een nieuw lucht- en ventilatiesysteem en een nieuwe verwarmingsinstallatie. De Sophia Stichting levert een eigen bijdrage van In hoeverre gerealiseerd? Hieraan is ruimschoots voldaan, op de verschillende onderdelen is het energielabel van G naar D gegaan. De school voldoet aan klasse B en waar dat niet kan, aan C. Hieraan lijkt te zijn voldaan, maar dit is pas achteraf definitief vast te stellen. Hieraan is niet voldaan. De kosten bedragen ca /m². Hieraan is voldaan. Naast de afgesproken eigen bijdrage heeft de Sophia Stichting bijgedragen in de verhuiskosten en meerwerk in hun opdracht. 3.2 Vergelijking renovatie met nieuwbouw De keuze voor renovatie is op basis van een aantal argumenten gemaakt. Een daarvan is duurzaamheid: het is duurzaam een deel van een gebouw te behouden, omdat je anders veel bouwmaterialen verspilt. Daarnaast is renovatie ook een financiële overweging. Het is daarom goed te vergelijken wat de kosten van deze renovatie waren t.o.v. de te verwachten nieuwbouwkosten. De renovatie heeft ca gekost. Dit wordt gedurende een periode van 25 jaar afgeschreven. De kapitaallasten bedragen gemiddeld ca per jaar (dit wordt lineair afgeschreven waardoor de kapitaallasten de eerste jaren hoger liggen en telkens wat lager worden). In het geval van nieuwbouw zou de normbekostiging + 15% duurzaamheidstoevoeging ca kosten. Dit wordt gedurende een periode van 40 jaar afgeschreven. De kapitaallasten bedragen dan gemiddeld ca (dit wordt lineair afgeschreven waardoor de kapitaallasten de eerste jaren hoger liggen en telkens wat lager worden). Dit betekent dat de keuze voor renovatie uiteindelijk een voordeligere keuze is geweest dan wanneer voor nieuwbouw zou zijn gekozen. p 8 van 20

9 4. Financiële evaluatie Totaal zijn de volgende budgetten beschikbaar gesteld Oorspronkelijk budget Aanvullend budget Eigen bijdrage Sophia Stichting Totaal Garantstelling BTW teruggave (Sophia Stichting en gemeente ieder voor 50%) Totaal Totaal zijn de volgende uitgaven gedaan Asbestsanering Verhuiskosten Tijdelijke huisvesting Bouwkundig, elektrotechnisch en overige bijkomende kosten Totaal De uitgaven liggen ,- hoger dan beschikbaar is gesteld (ex. garantstelling BTW). Dit wordt met name veroorzaakt door extra kosten vanwege onvoorziene aanwezigheid van asbest. Deze kosten zijn gedekt uit het budget voor de garantstelling BTW teruggave, waarmee dekking is gevonden binnen het beschikbaar gestelde budget. p 9 van 20

10 5. Leerpunten en vervolg 5.1 De leerpunten Bepaal op een realistische manier het benodigde budget of ga niet uit van vaste bedragen Bij het vaststellen van de renovatieregeling is uitgebreid gesproken over het benodigde budget. Uiteindelijk is er een bedrag van 850/m² BVO afgesproken. Er was landelijk nog weinig ervaring met het renoveren van schoolgebouwen, waardoor het bij voorbaat lastig was te spiegelen aan ervaringscijfers. De verbouwing van de Springplank heeft ca. 1,5 miljoen euro gekost. Nu kun je na één ervaring nog geen algemene conclusie treken. Echter, met de genoemde kosten en oppervlak van het schoolgebouw (1.467 m² BVO), kom je op bijna 1.065/m² BVO. Het zou daarom realistisch zijn het investeringsbedrag naar boven bij te stellen. Echter, omdat ieder schoolgebouw (technisch) anders in elkaar zit, kan het juist verstandig zijn om geen vast bedrag bij voorbaat vast te stellen. We kunnen met elkaar vooraf een kwaliteitsniveau afspreken dat we willen bereiken, zowel voor nieuwbouw of renovatie. Vervolgens moeten we kijken of dit met renovatie of met nieuwbouw te realiseren is, waarbij renovatie nooit duurder mag zijn dan nieuwbouw. Vervolgens leg je dit met elkaar vast in een IHP. Spreek met elkaar af welk kwaliteitsniveau je nastreeft met je schoolgebouwen Binnen de renovatieregeling is opgenomen dat het energielabel van een gerenoveerde school met minimaal 2 niveaus moet stijgen en dat het binnenmilieu moet voldoen aan klasse A t/m C. Ook moet het gebouw weer minimaal 25 jaar meegaan. Dit zijn afspraken op hoofdlijnen. Schoolbesturen geven aan behoefte te hebben aan een gesprek met de gemeente over welk kwaliteitsniveau we nu eigenlijk nastreven bij renovatie en nieuwbouw van scholen. Deze uitnodiging gaan we graag aan en we gaan hiermee aan de slag met schoolbesturen. Hierbij worden de handvatten zoals het Frisse scholenconcept en die vanuit Ruimte-OK meegenomen. Maak gebruik van de meest gunstige BTW structuur Het toepassen de meest gunstige BTW structuur is wenselijk. Voorwaarde is wel dat voldoende middelen beschikbaar worden gesteld voor de realisatie van het project. Ga ervan uit dat onverwacht asbest aanwezig is Je kunt ervan uitgaan dat in schoolgebouwen die gebouwd zijn tussen 1945 en 1993, asbest aanwezig is. Bij ieder project wordt een asbestinventarisatie uitgevoerd, vaak ook op basis van destructief onderzoek. Op die manier wordt redelijk inzichtelijk waar in het gebouw zich asbest bevindt. Toch komt het vaak voor dat er ook asbest zit op plaatsen die niet onderzocht konden worden of op onverwachte plaatsen. Houd er daarom altijd van tevoren rekening mee dat er asbest aanwezig is en reserveer een budget voor het verwijderen ervan. Bespreek van tevoren welke inspanning en investering van het schoolbestuur wordt verwacht In de renovatieregeling wordt er van uit gegaan dat het schoolbestuur ook een bijdrage verricht. Een schoolbestuur mag niet investeren in het schoolgebouw, maar is wel verantwoordelijk voor het onderhoud ervan. Door op een slimme manier onderhoudsbudgetten in te zetten voor de renovatie van een schoolgebouw, kan het budget dat door de gemeente beschikbaar wordt gesteld, worden verhoogd. Het is verstandig dit aan het begin van het project met elkaar te bespreken en concreet afspraken te maken over wat de bijdrage van het schoolbestuur gaat zijn. Dit moet dan uiteraard wel ruimschoots bekend zijn bij het schoolbestuur. In de wetenschap dat een school voor nieuwbouw in aanmerking komt zal er anders met het onderhoud van het gebouw omgegaan worden in de laatste 4 a 5 jaar. Houd op tijd rekening met tijdelijke huisvesting Bij de meeste verbouwingen is tijdelijke huisvesting nodig. In de renovatieregeling is bepaald dat de kosten voor tijdelijke huisvesting deel uitmaken van het totaalbudget. Het is lastig dit bij voorbaat te zeggen. De kosten voor tijdelijke huisvesting kunnen erg uiteen lopen. Soms kunnen scholen terecht in leegstand bij andere scholen; in dat geval zijn de kosten zeer beperkt. Soms kan een kant en klaar leegstaand gebouw gehuurd worden; de kosten worden dan al wat hoger. Soms is het nodig units te huren; er is dan een stuk grond nodig en de units moeten worden besteld. Dit is een dure, maar soms is het de enige optie. Voor zover mogelijk is het verstandig al in een vroeg p 10 van 20

11 stadium de mogelijkheden en kosten voor tijdelijke huisvesting met elkaar door te nemen. Verhuiskosten en tijdelijke huisvesting zouden daarom niet deel moeten uitmaken van het vaste totaalbudget. 5.2 Het vervolg Met de renovatie van de Springplank is voor het eerst ervaring opgedaan met de renovatieregeling. Met het uiteindelijke resultaat is iedereen tevreden. In het proces kunnen verbeteringen worden aangebracht. Bovendien hebben we nu meer inzicht in wat een renovatie kost, wil je voldoen aan de eisen die we met elkaar hebben gesteld in de renovatieregeling. Dit zijn belangrijke punten voor een volgend project. We stellen daarom voor om bij het opstellen van het Integraal Huisvestingsplan (medio 2017) de renovatieregeling op enkele punten te wijzigen. Voor de nabije toekomst verwachten we geen renovaties. De Achtbaan, locatie Beukenrode wordt in 2017 bij wijze van uitzondering gerenoveerd. In 2020 vindt nieuwbouw van de Kinderburg plaats. Hier is niet gekozen voor renovatie omdat het gebouw geen groot nieuw gedeelte kent en nieuwbouw in dit geval beter is dan renovatie. Toch wordt voorgesteld de renovatieregeling in stand te houden en te actualiseren, zodat er in ieder geval een regeling is mocht renovatie aan de orde komen. p 11 van 20

12 Goedgekeurd door het college van burgemeester en wethouders in vergadering van 8 november 2016 p 12 van 20