Notulen Buitengewone Algemene Ledenvergadering d.d. 12 april 2017

Transcriptie

1 Agenda + notulen Buitengewone Algemene Ledenvergadering EHV Aan: Leden en ouders van jeugdleden van EHV Datum: woensdag 12 april Tijd: uur Plaats: EHV, Clubhuis Geessinkweg 148 Enschede Agenda 2. Bestuur en wijzigingen 3. Toelichting en investering in nieuwe velden 4. Begroting Wijzigingen statuten 6. Rondvraag 7. Sluiting Notulen Buitengewone Algemene Ledenvergadering d.d. 12 april 2017 Erik Klooster, penningmeester, opent de Buitengewone Algemene Ledenvergadering van EHV en heet alle aanwezige leden van harte welkom. Erik bedankt de aanwezigen voor hun komst. Bestuursleden: Erik Klooster, Marleen Zoetman, Martijn Wildeboer, Frits Eijkelenkamp, Edwin Heurman, Rob Jansen en Robert ten Hagen Het Bestuur heeft een afmelding ontvangen van: Marc Rijckenberg Aanwezigen: totaal 71 mensen (zie presentielijsten), 2. Bestuur & organisatie Het Bestuur vraagt instemming voor intrede van de volgende Bestuursleden: 1. Martijn Wildeboer (hockeytechniek) Enkele Bestuursleden worden bedankt voor hun inzet, zij zijn geen Bestuurslid meer. Het betreft: Martijn Wendrich (hockeytechniek) Mark Krakers (bestuurslid en nu lid accommodatie cie) Marc Rijckenberg (bestuurslid en nu bar cie) Raymond Janssen (voorzitter en nu adviseur)

2 Voor: iedereen Tegen: nul 3. Toelichting en investering in nieuwe velden lid vraag antwoord Bestuur Timmermans Mark Krakers Timmers Als extra risico meenemen: Wijziging in regelgeving rondom btw teruggave, waarbij ook een overgangsregeling zou komen Waarom geld uit middelen en acties wel verrekenen? Zit er garantie op de velden? Gaan we zelf onderhoud doen aan de nieuwe velden? bij de huidige velden is geen onderhoudsafspraak gemaakt met de leverancier SWS geeft waarborg van 10 jaren, is met de financiering hier rekening mee gehouden, komen we met 13 jaren wel weg? Er zal navraag gedaan worden omtrent deze wijziging in btw-regelgeving en eventuele effecten voor EHV mbt de aanleg van de velden. Daarbij zal ook worden gekeken wie wat hiervoor zou moeten doen. Dit geld wordt uitgeruild tegen de subsidie van de gemeente Ja, deze is 8 jaren bij uren speeluren, wij spelen nu ca uren per jaar en dus lagere slijtage, wij zijn uitgegaan van 13 jaar voor afschrijving en lening Er is destijds wel een regeling gemaakt inzake onderhoud. Nog niet over onderhoud gehad met de leverancier en of we dit wel/ niet bij leverancier gaan afnemen. Er is wel rekening gehouden met onderhoudskosten in de begroting. 8 jaar garantie, in resterende 2 jaren afschrijven zou betekenen dat de velden na 10 jaar volledig afgeschreven zijn. Dat lijkt met 8 jaar garantie wel heel snel. We gaan het voorstel indienen met 13, met onderbouwing. Bij telefonisch contact heeft SWS hier niets over gemeld Jasper Schoo Hoe zit het met de rente? Wordt in de begroting toegelicht, is daar opgenomen conform aflossingsschema 4. Begroting lid vraag antwoord Bestuur Timmers Pim van Ulzen baromzet over 4 maanden Wat houden we over vs HockeyCafé? Borgstelling garant van de gemeente, stelt de gemeente tegen voorwaarden? De omzet van de bar is bewust lager aangehouden dan de omzet van HockeyCafé 40% hiervan is kostprijs inkoop Voor eerste periode liggen we op schema Afgezien van de financiële verplichtingen en periodieke rapportage, worden er geen aanvullende voorwaarden gesteld, ; Eventuele schulden verspreid over de Nee de SWS en de gemeente staan immers leden? garant. Erik Winters Wat doen we na de 12 jaar aflossen, Nee, na 12 jaren waarschijnlijk velden

3 Han Punte zit er een restwaarde in? Er zit nu een goede onderlaag welke waarschijnlijk niet meer behoeft te worden vervangen, bij nieuwe velden over 12 jaren dus aanzienlijk lagere investeringen. afgeschreven en weer investeren. Eventuele extra inkomsten meevallers kan versneld worden afgelost. Jasper Schoo Ynze Weustink Mark Krakers Timmers Wat zijn de consequenties indien we de lening niet kunnen aflossen Zit de inkomsten uit zaalhockey in de begroting aangezien we geen zaal meer hebben Zit duurzame investering zoals LED in de begroting? Onderlaag: mogelijkheid van 30 jaren en dus meerdere matten. De borgstelling wordt ingesteld en indien we er niet aan voldoen dan kan EHV failliet gaan. De gemeente en SWS betalen dan de rekening. Er loopt een onderzoek naar alternatieve zalen. Voorlopig lijken het alternatieve hallen te worden en niet een blaashal. Daar is wel met gemeente over gesproken, maar niet verder uitgewerkt, gemeente zoekt eerst naar alternatieven. Nee, er zullen via het traject Rabo Versterkt met NOC*NSF businesscases worden uitgewerkt op diverse energiethema s zoals ledverlichting e.d.. Op basis van deze businesscases wordt gekeken welke investeringen een zodanige terugverdientijd hebben in combinatie met mogelijkheden voor financiering dat we dergelijke investeringen onderbouwd aan gaan, met financiering en subsidies uitgewerkt. We gaan nu dus niet investeren in LED verlichting, de huidige verlichting blijft behouden. Dit is in de begroting niet meegenomen. Zal bij de leverancier onder de aandacht worden gebracht. Jasper Schoo Is er nagedacht over fasering? Dit is voor als nog (veel) duurder inclusief elke keer weer borgstelling aanvragen met alle consequenties van (NO) GO via SWS en gemeente. Indien niet gelijk, zal leiden tot een zwaardere belasting en dus snellere slijtage en hogere onkosten. Een verspreid gebruik is veel beter voor de levensduur. Mark Krakers Wil de gemeente de velden niet aanleggen en de eigendom overnemen? De gemeente heeft hier waarschijnlijk helemaal geen geld voor. Zal wel bij de argumentatie worden gebruikt voor de bespreking met de gemeente. 5. Wijzigingen statuten EHV Geen vragen over de statuten, waarna gestemd wordt voor akkoord met de nieuwe statuten:

4 Voor: iedereen Tegen: nul 6. Rondvraag Ingrid Witz over contributie: Maurice Brands over status VOG Martin Bevers over acties Contributie per maand wordt onderzocht VOG verklaring loopt, proces is herzien, streven is >90% einde seizoen binnen te halen biedt aan te helpen met acties Voorstel: om éénmalige bijdrage te leveren 7. Sluiting Dank U! Op woensdag 19 april is de volgende ALV gepland om dan definitief in te stemmen met de begroting en de investeringsplannen voor nieuwe velden, met voor EHV een daarbij behorende huurverhoging vanuit de stichting Kunstgras.

5 Agenda + notulen Buitengewone Algemene Ledenvergadering EHV Aan: Leden en ouders van jeugdleden van EHV Datum: woensdag 19 april Tijd: uur Plaats: EHV, Clubhuis Geessinkweg 148 Enschede Agenda 2. Vragen investering velden en begroting Instemming nieuwe velden 4. Instemming begroting Rondvraag 6. Sluiting Notulen Buitengewone Algemene Ledenvergadering Martijn Wildeboer, lid hockeytechniek, opent de Algemene Ledenvergadering van EHV en heet alle aanwezige leden van harte welkom. Martijn bedankt de aanwezigen voor hun komst. Bestuursleden: Erik Klooster (afwezig), Marleen Zoetman, Martijn Wildeboer, Frits Eijkelenkamp, Edwin Heurman, Rob Jansen en Robert ten Hagen. Het Bestuur heeft afmeldingen ontvangen van Joost Eitink, Aletta Oost en Ynze Weustink. Aanwezigen: totaal 71 mensen (zie presentielijsten) Via de hebben 3 mensen aangegeven voor te stemmen nl. Joost Eitink, Ynze Weustink en Petra de Jonge. Daarnaast nog enkele mensen die aangegeven hebben per schriftelijke bevestiging dat ze voor stemmen. Deze lijst bevatte onder meer de dames van dames 1, en daarnaast nog enkele andere mensen. 2. Vragen over investering velden en begroting Vragen over de vorige notulen van 12 april? Er zijn geen vragen binnen gekomen obv de notulen van 12 april.

6 Van een divers aantal leden zijn de vragen gebundeld aangezien zij over hetzelfde onderwerp gaan nl. de realisatie van 4 velden met het budget van 680 keuro. lid vraag antwoord Bestuur M. Brands, P. van Ulzen, A. Wind Is er met de aanleg van de aantal velden rekening gehouden met de groei van de club? Per 250 leden is er immers 1 veld nog en nu met een kleine 900 leden zal er dus behoefte zijn aan 4 velden. Er wordt gestemd voor een investering van EUR 680K. In eerste instantie is er uitgegaan van 3 nieuwe velden om de bestaande velden (1,3 en 4) compleet te vervangen. Daarnaast wordt in ogenschouw genomen om met de gelden vanuit de GCA actie een half veld aan te leggen voor zowel trainingen als ook de wedstrijden voor de allerkleinsten op zaterdag. Ook de aantallen jeugdleden leiden momenteel al tot problemen met de veldbezetting op de trainingsdagen en de zaterdagen. A. Sanders Leidt de investering tot een verhoging van de contributie? J. Schoo Is in het voortraject overleg geweest hoe andere clubs nieuwe velden hebben gefinancierd? M. Krakers Wat gebeurd met de opbrengst van de GCA actie? E. Nagel Is er rekening gehouden met de staat van het clubhuis? Het Bestuur zal zich hard maken om met de leverancier van de velden 4 velden te krijgen waarvan 3 nieuwe velden (1, 2 en 3) en het renoveren/behouden van veld 4. Of een andere variant welke met de leverancier zal worden besproken. Veld 4 kan waarschijnlijk nog 3-5 jaren mee. Nee in de contributie is vooralsnog uitgegaan van het handhaven van de huidige contributiegelden. Tenzij er onvoorziene omstandigheden zich voor zouden kunnen doen die ons ertoe nopen de contributie wel te verhogen, wat zou kunnen als de subsidiegelden niet worden toegekend en we daar niet op andere wijze (acties/ sponsoring) geld voor op kunnen halen. In het voortraject is overleg geweest met de KNHB en enkele clubs. Hun adviezen zijn in het traject dat EHV nu doorloopt meegenomen. De GCA actie heeft tot nu toe EUR 13K opgebracht. Dit geld is in principe bestemd voor een klein veldje. Dit is onderdeel van het huidige plan dat er ligt. In de begroting van EHV en ook de SKG is het budget voor onderhoud en verbetering van het clubhuis tov vorige jaren verhoogd. Daarnaast heeft de SKG nog een eigen vermogen waarop eventueel ingeteerd kan worden. Daarnaast loopt in het kader van het traject dat wij als EHV met de NOC/NSF en Rabobank zijn ingegaan een onderzoek in het verschiet naar verdere verduurzaming (lees energiebesparing en dus kostenbesparing) in het verschiet in de nabije toekomst.

7 3. Instemming investering velden door SKG Hierbij moet worden opgemerkt dat ingestemd wordt met het volgende: Er wordt een investering gedaan voor de aanleg van 3 nieuwe velden, waarmee een totaal maximum investeringsbedrag is gemoeid van EUR 680K. Het bestuur zal zich daarbij, naast het plan zoals gepresenteerd, hard maken voor een zodandige investering dat op het huidige natuurgrasveld, veld 2, een nieuw veld wordt aangelegd, waarmee we dan veld 4, het huidige zandveld, in stand houden. De ALV stemt daarmee gelijktijdig ook in met het aangaan van financiering voor de velden, voor een maximaal bedrag van EUR Het meerdere, benodigd voor aflossing oude lening en restant bedrag investering nieuwe velden, moet uit aanvullende middelen/ subsidie worden gefinancierd. Voor: 45 Tegen: 4 4. Instemming begroting met huurverhoging EHV Voor: allen Tegen: nul 5. Rondvraag Wie + vraag/opmerking Antwoord 6. Sluiting Dank U! De volgende ALV wordt gepland in september 2017.