Notulen van de algemene ledenvergadering gehouden op 6 oktober 2010

Transcriptie

1 Notulen van de algemene ledenvergadering gehouden op 6 oktober Opening De voorzitter, Hans Burghard, opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De voorzitter schetst kort de historie van de uitplaatsing. De secretaris van het bestuur, Bas Leenders, deelt mede dat er een ingekomen mededeling is ontvangen van Jaap Sikkink. De heer Sikkink heeft zich afgemeld voor deze vergadering omdat de notulen van de vorige algemene ledenvergadering niet in deze vergadering worden vastgesteld, terwijl dit volgens het huishoudelijk reglement wel zou moeten. De heer Sikkink heeft gelijk dat in het huishoudelijk reglement staat vermeld dat de notulen in de eerstvolgende algemene ledenvergadering vastgesteld zouden moet worden. Echter, in de aankondiging van deze vergadering is medegedeeld dat deze vergadering uitsluitend zal gaan over de uitplaatsing. Het bestuur heeft hiertoe besloten vanwege het te behandelen onderwerp. Het vaststellen van de notulen van de algemene ledenvergadering zal geagendeerd worden voor de reguliere ledenvergadering die op 25 november aanstaande zal worden gehouden. Alvorens het tweede agendapunt wordt behandeld krijgen de aanwezigen de gelegenheid om vragen te stellen of commentaar te geven. Van die gelegenheid wordt geen gebruik gemaakt. 2. Verzoek om goedkeuring als bedoeld in artikel 16 lid 5 van de statuten tot het maken van aanloopkosten voor de uitplaatsing, welke aanloopkosten het bedrag van ,50 (kwart van de begroting) te boven kunnen gaan. Jaap Wijnker, bestuurslid Uitplaatsing, licht het voorstel door middel van een presentatie toe. AANLEIDING LEDENVERGADERING De eerste aanleiding voor deze algemene ledenvergadering is de toezegging van het bestuur aan de leden om de uitplaatsing aan de leden uit te leggen. Deze verplichting werd aangegaan op de algemene ledenvergadering van 27 mei De tweede aanleiding betreft het feit dat de kans van slagen van een uitplaatsing steeds groter wordt. De gemeente is in toenemend mate enthousiast om samen met de hockeyclub te komen tot een multifunctioneel clubhuis. En het feit dat er voor de uitplaatsing geld is gereserveerd in de meerjarenbegroting maakt dat de gemeente ook uiting kan geven aan haar enthousiasme. 1

2 Voor de hockeyclub is dan ook nu de tijd rijp om door te pakken. In de komende periode zal de gemeente, net als overal in het land, steeds meer moeten gaan bezuinigen. Hierdoor zal het in de toekomst alleen maar moeilijker worden om bij de gemeente voor geld aan te kloppen. OPDRACHT BOUWCOMMISSIE/PROJECTTEAM Al sinds twee jaar is er binnen de club een bouwcommissie die werkt aan de uitplaatsing. Door het bestuur is aan de bouwcommissie de volgende opdracht gegeven: Voer een analyse uit op basis waarvan leden en bestuur inzicht krijgen in de mate waarin uitplaatsing van de hockeyclub en realisatie van een multifunctioneel clubhuis kunnen plaatsvinden zonder een verhoging van de contributie en met behoud van de ambitie om de kwaliteit van de voorzieningen te verbeteren. Deze opdracht is door de bouwcommissie vertaalt naar een project. De eerste fase van dit project moet de leden en het bestuur in staat stellen om een go / nogo besluit te nemen. In dit project zijn circa 20 vrijwilligers actief; zowel leden van de club als geïnteresseerden van buiten. Het project is verdeeld in zes deelprojecten met elk een projectleider. Dit zijn: Henk Faber Paul van Asselt Vacature Jan Mol Bas Leenders Ron Verheyen Jaap Wijnker Projectmanager Multifunctioneel clubhuis Kunstgras en systemen Investering en exploitatie Stichting Een leven bewegen Vergunningprocedure Samenwerkingsovereenkomst MULTFUNCTIONEEL CLUBHUIS Van dit clubhuis gaan de sportverenigingen (hockey, honkbal, handbal, atletiek en skeeler), de NSO, de fysiotherapie en huiswerkbegeleiding gebruik maken. Daarnaast wordt gesproken met organisaties voor gehandicapten en 55+ ers. Zoals al gezegd staat er voor de hockeyclub geld op de meerjarenbegroting van de gemeente. Voor honkbal en handbal geldt dat zij gefinancierd gaan worden uit de baten van de ontwikkeling van De Stenen Poort. Voor de overige sporten geldt dat er op korte termijn geen geld beschikbaar komt. Wel wordt op de Meerpaal-Zuid grond gereserveerd voor de toekomst. De fysiotherapie, de NSO en huiswerkbegeleiding gaan gelijk met de hockey in september 2012 mee naar de Meerpaal;-Zuid. 2

3 Er komt één clubhuis, geen verzameling van bijeengelegen gebouwen. Ook de kleedkamers gaan deel uitmaken van het gebouw. Het clubhuis wordt eigendom van de stichting Een leven bewegen. Hiervoor wordt de al bestaande stichting De Stenen Poort gebruikt. KUNSTGRAS EN SYSTEMEN Op De Stenen Poort zijn de kunstgrasvelden aangelegd door de gemeente. Zij plegen ook het onderhoud. Of dat in de toekomst ook zo zal zijn is maar de vraag. Het is mogelijk dat de stichting straks de velden aanlegt, exploiteert en beheert. Hierover zijn we in gesprek met de gemeente. De verlichting zal een kwestie blijven van de club. De ambitie van de hockeyclub en ook het projectteam is twee waterveld en drie zandvelden op de korte termijn en een vierde zandveld in De vraag is echter of deze ambitie past in het budget van de gemeente en of de exploitatie van de velden gevolgen heeft voor de contributie van de leden. Ook over dit punt wordt momenteel gesprekken gevoerd met de gemeente. INVESTERING EN EXPLOITATIE Het deelproject Investering en exploitatie is het hoofdproject. Uitgezocht wordt immers wat er geïnvesteerd wordt en hoe het gefinancierd en geëxploiteerd zal worden. Op basis van dit onderzoek zal de vraag beantwoord worden of de uitplaatsing consequenties heeft door de hoogte van de contributie. In de toekomstige situatie zal aan elke vereniging eenzelfde bijdrage per lid worden gevraagd. Er wordt dus niet gekeken naar herkomst of gebruik. Deze wijze van exploiteren heeft tot gevolg dat een aantal sportverenigingen aan kostengewenning zal moeten doen. Dit kan mogelijk met subsidie van de gemeente. Ook hierover vinden gesprekken met de gemeente plaats. STICHTING EEN LEVEN BEWEGEN De exploitatie van het clubgebouw zal geschieden vanuit de stichting Een leven bewegen. Door het hanteren van een stichting kan straks de betaalde btw afgetrokken worden. Eén en ander heeft tot gevolg dat de stichting haar gebruikers met btw zal moeten factureren. Echter, voor de sportverenigingen is dit niet het 19 procenttarief maar het 6 procenttarief. Aan de zeggenschap binnen de stichting wordt nog gewerkt. Vaststaat dat als gevolg van de btw constructie het bestuur onafhankelijk van de gebruikers moet zijn. Mogelijk komt er een aparte gebruikersraad waarin alle sportverenigingen zijn vertegenwoordigd. 3

4 VERGUNNINGPROCEDURE Per 1 oktober 2010 is er een nieuwe wet (afgekort) de WABO in werking getreden. Door deze wet is het mogelijk om de bestemming van een gebied te wijzigen, zonder dat het bestemmingsplan daarvoor hoeft te worden gewijzigd. Door gebruik te maken van deze nieuwe wet kunnen de R.O.-procedures voor de hockeyclub enorm worden versneld. Voor de Wabo-procedure is een voorontwerp van het clubgebouw nodig. Na de selectie van een architect wordt van start gegaan met dit voorontwerp. Verder worden samen met de gemeente potentiële bezwaarmakers in kaart gebracht. Met hen zal het gesprek worden aangegaan. Voor een snelle ontwikkeling heeft de gemeente het consortium dat werkt aan Houten-Zuid in de gelegenheid gesteld om ook werkzaamheden te verrichten op de Meerpaal-Zuid. Hierdoor worden langdurige aanbestedingstrajecten voorkomen. SAMENWERKINGSOVEREENKOMST Op dit moment wordt er door alle partners gewerkt aan een samenwerkingsovereenkomst. Een eerste versie al gereed. Zodra de gemeente uitsluitsel kan geven over de te volgen procedures en de te hanteren financiële instrumenten zal een overeenkomst worden aangegaan. Streven is om 1 november 2011 de samenwerkingsovereenkomst getekend is door alle partijen. INFORMATIEAVOND Een belangrijk onderwerp is het clubhuis en de wijze waarop leden en andere partijen bij het ontwerp worden betrokken. Over het ontwerp zal in overleg met de architect een informatieavond worden gehouden. Een voorlopig ontwerp zal dan worden gepresenteerd. Idee is om dit op een zaterdag of een zondag te doen. Suggesties van leden zullen mogelijk door het projectteam met de architect worden besproken. De gebruikers van het clubgebouw zullen ook bij het plan van eisen en het voorontwerp worden betrokken. RISICO S Het project bergt een aantal risico s in zich. De risico s zijn dat er te weinig capaciteit is bij de hockeyclub en de gemeente, samenwerkende partners afhaken, er geen rendement op de aanloopkosten is, bezwaar wordt gemaakt tegen de vergunningaanvraag en nadien beroep wordt aangetekend en er onvoldoende inkomsten bij aanvang. Verder is er een politiek risico bij een versnelde voorbelasting. De risico s worden beperkt en uitgesloten door een oproep aan de leden van de hockeyclub, het betaald uitbesteden van werkzaamheden aan derden, overleg te blijven voeren met de gemeente en de samenwerkende partners, het sluiten van de samenwerkingsovereenkomst, een mogelijke bijdrage (geheel of gedeeltelijk) van de gemeente in de 4

5 aanloopkosten, een heldere exploitatie, het gesprek aan te gaan met potentiële bezwaarmakers en door een ingroeisubsidie van de gemeente. Opgemerkt wordt dat er nog een mogelijk ander risico is: namelijk er nemen twee bestuursleden deel in het projectteam. De vraag is het bestuur nog wel voldoende tijd heeft om de hockeyclub te besturen, met name als besloten wordt tot de uitplaatsing. De inbreng van het bestuur is beperkt tot Jaap Wijnker en Bas Leenders die ook nog ondersteund worden. De rest van het bestuur is volledig beschikbaar voor het besturen van de hockeyclub. COMMUNICATIE OVER DE UITPLAATSING Het tekenen van de overeenkomst zal in het groentje worden geplaatst. Verder zullen de leden via het Houtwerk op de hoogte worden gehouden. AANLOOPKOSTEN Voor het project dienen aanloopkosten gemaakt te worden. Deze zullen echter pas gemaakt worden als de samenwerkingsovereenkomst getekend is. In de samenwerkingsovereenkomst zal worden opgenomen dat de aanloopkosten voor rekening zijn van de gemeente, ook als er besloten zou worden dat de uitplaatsing niet door kan gaan. Het merendeel van de aanloopkosten ( ,00) is gereserveerd voor het ontwerp van het clubgebouw. Het bedrag is voor het gehele ontwerp; de architect zal in fases opdracht worden gegeven. De aanloopkosten zullen waarschijnlijk via de stichting Een leven bewegen moeten worden gemaakt en betaald om het btw voordeel te kunnen genieten. Hetzelfde geldt voor de garantie van de gemeente op het (deels) betalen van die aanloopkosten. VOORSTEL De aanwezige leden vinden er een grens aan de aanloopkosten moet worden gesteld. Deze is ,00 exclusief btw. Met deze aanpassing wordt het voorstel in stemming gebracht en met algemene stemmen aangenomen. Vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 25 november