JAARVERGADERING. 28 maart 2008 CLUBGEBOUW SWIFT ATLETIEK ROERMOND. Correspondentie-adres: Postbus 1190, 6040 KD. Rabobank:

Transcriptie

1 JAARVERGADERING SWIFT ATLETIEK 28 maart 2008 CLUBGEBOUW SWIFT ATLETIEK ROERMOND Correspondentie-adres: Postbus 1190, 6040 KD Rabobank:

2 Roermond, 1 maart 2008 Beste leden en ouders, De jaarlijkse Algemene Ledenvergadering van Swift Atletiek wordt dit jaar gehouden op vrijdag 28 maart 2008 in het clubgebouw van Swift. Ik nodig u allen, leden en ouders van jeugdleden, uit deze vergadering bij te wonen. De vergadering begint om uur. De uitnodiging geldt voor alle leden van Swift Atletiek van 14 jaar en ouder en voor de ouders/verzorgers van leden die jonger zijn dan 16 jaar. Alle leden die in de loop van jaar worden hebben het recht tijdens deze vergadering hun stem uit te brengen. Aanwezigheid en inbreng van ouders en/of verzorgers tijdens deze vergadering wordt door het bestuur zeer op prijs gesteld. Agenda en agendastukken treft u bijgaand aan. Het bestuur hoopt op een constructieve vergadering waarin met name de sportieve zaken de nodige aandacht kunnen krijgen. Wij rekenen op uw komst op 28 maart a.s. Namens het bestuur Johan Koumans voorzitter

3 Agenda Algemene Ledenvergadering vrijdag 28 maart Opening door de voorzitter 2 Ingekomen stukken 3 Vaststellen verslag Algemene Ledenvergadering van 31 maart Bevindingen kascontrole Resultatenrekening Bestuursverkiezingen. Raymond Lampe, Marcel Vaessen, Pascal Hommelberg stellen zich niet meer beschikbaar voor het bestuur. Peter Willemse, Thé Lenders en Nico Ritchi treden af en stellen zich herkiesbaar. 7 Instellen kascontrolecommissie Begroting 2008 / contributie 2008 PAUZE 9. Vooruitzichten 2008 door verschillende commissieleden 10. Uitroepen Swift-man / Swift-vrouw 11. Huldiging Swift-kampioenen 12. Rondvraag 13. Sluiting Toelichting punt 6. Het bestuur heeft Martin Hasebos, Camiel Koumans en Frank Bouts bereid gevonden in het bestuur zitting te nemen. Toelichting punt 12. Wilt u de vragen voor de rondvraag schriftelijk in de pauze indienen

4 Verslag Algemene Ledenvergadering d.d. 30 maart 2007 Aanwezig: 51 leden Afwezig met kennisgeving: Jan Verduyn, Karin Knelissen, Jos Jentjes, Agnes Wiermans, Eline Dusch, Ronald Hommelberg, Geert Wiermans, Tina Hutting, Marcel Vaessen, Silvy Stevens. 1. Opening: De voorzitter opent om uur de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Het voorwoord staat in het teken van de op handen zijnde werkzaamheden aan en op de baan. Zoals kasten voor de hoogspringmatten en een nieuwe verspringbak. Tevens ligt het in de verwachting dat medio 2009 de baan zal worden gerenoveerd, waarbij het onverharde sectorgedeelte ook voorzien zal worden van kunststof ter uitbreiding van het werp- en hoogspringgedeelte. 2. Ingekomen stukken: Vraag binnengekomen van Jeroen Hommelberg betreffende het zoeken naar een trainer die doelgericht, eventueel wedstrijdgericht trainingen zal gaan verzorgen. Deze vraag zal tijdens de rondvraag behandeld worden. 3. Vaststellen verslag Algemene Ledenvergadering van 31 maart 2006 Jan van de Winkel: Het is verwarrend dat er af en toe geen achternamen in het verslag vermeld staan. Bestuur: We proberen er in de volgende verslagen rekening mee te houden. Hans Sampers: Er staat niets vermeld over het sponsorplan in de agenda, terwijl hier het vorig jaar wel over gesproken is. Bestuur: Na de pauze zal Camiel meer hierover vertellen tijdens agendapunt 9, vooruitzichten 2007 door de verschillende commissies. Verder heeft de vergadering geen op- of aanmerkingen over het verslag van de ledenvergadering van Bevindingen kascontrole 2006 Niels van der Aar doet verslag van de bijeenkomst bij de penningmeester, Raymond Lampe, betreffende de kascontrole. Resultaat is dat de kascommissie volledige decharge verleent aan de penningmeester

5 5. Resultaten rekening 2006 Vergadering: Waarom zijn de subsidies hoger dan geraamd? Penningmeester: Dit heeft te maken met de bijdrage van de ING Running Business en subsidies van cursussen. Jacqueline Dierx: Waarom is de opbrengst van de kleding negatief? Penningmeester: De kleding die over is, dient als verlies te worden beschouwd over Verder zijn er trainingspakken aan de trainers gegeven. Monique Hendrikx: Wat gebeurt er met de opbrengst van het jubileum? Voorzitter: Dit geld is besteed binnen de vereniging en wel aan aanschaf van trainingsmateriaal. Verder kan er gemeld worden dat geld dat binnenkomt aan subsidies of uit opbrengsten binnen de vereniging wordt besteed. Jan van de Winkel: Wat wordt er bedoeld met algemene kosten en waarom zijn die zo hoog? Penningmeester: Dit zijn onder andere briefpapier en enveloppen. Er is een grote voorraad ingekocht en de prijzen zijn ook gestegen. Hans Sampers: Wat houden de hoge bedragen van de technische commissie in? Penningmeester: Hierin zitten kosten/opbrengsten van de JAL-cursus, herziening vergoedingen trainers en opleidingskosten van de trainers. 6. Bestuursverkiezingen Raymond Lampe, Nico Ritchi, Pascal Hommelberg en Johan Koumans treden af en stellen zich herkiesbaar. De vergadering toont vertrouwen en herkiezen bovengenoemde bestuursleden in hun functie. Jac Dings: Is het wel verstandig om een nagenoeg volledig dagelijks bestuur af te laten treden? Is de regeling wel correct? Bestuur: De regeling is correct. Alleen kan er naar gekeken worden om de huidige procedure onder de loep te nemen om in het vervolg niet meer de kans te lopenn dat er meerdere bestuursleden tegelijkertijd af kunnen treden. Het bestuur neemt dit mee naar de volgende bestuursvergadering. 7. Instellen kascontrole 2007 De vergadering stemt in met de aanstelling van Niels van der Aar en Marleen van Melick. Lex Hoefnagels wordt reserve

6 8. Begroting 2007/ contributie 2008 Raymond geeft toelichting. Vanuit de vergadering de volgende vragen/opmerkingen. Camiel Koumans: Waarom is de technische commissie zo hoog begroot? Penningmeester: Hierin zit de JAL cursus voor de trainers. Verder is de beloning voor de trainingen verhoogd van 3,00 naar 4,50. En het aantal trainers is groter geworden. Niels van der Aar: Het ligt ook in de bedoeling dat er een plan komt om een kostenbegroting over aanschaf van materialen te maken, zodat het voor de TC inzichtelijker wordt. Het bestuur heeft al enige jaren het plan om de contributie van de recreanten en de senioren/masters gelijk te trekken. Tijdens deze vergadering wordt vanuit het bestuur het voorstel gedaan om dit ook per in te voeren. In het beleidsplan is verder terug te vinden wat er verwacht kan worden aan trrainingen en aan faciliteiten. Nadat dit door het bestuur aangekondigd is, komt er een hevige discussie op gang. Monique Hendrikx: Wat is een atleet en wat een recreant qua contributie? Peter Willemse: Een atleet betaalt alleen extra aan de KNAU voor een startlicentie. Maar dit staat los van de contributie bij Swift. Atleten en recreanten hebben dezelfde mogelijkheid tot meerdere trainingsavonden en hebben dezelfde faciliteiten. De discussie wordt heviger met betrekking tot de trainingsmogelijkheden ten opzichte van de contributie. Niels van der Aar: Bij de start van het ING project is aangegeven dat er voor 1 jaar geen trainer zou zijn op de dinsdag. Deze periode is overschreden. Dus mag er terecht geconcludeerd worden dat dit niet volgens afspraak is. Het verzoek of er uit eigen gelederen iemand bereid was deze warming-up / buitenbegeleiding op zich te nemen, is niet gehonoreerd. Dus de dinsdaggroep zit nog zonder trainer. Dit is niet de enige stap geweest die de trainercoördinator heeft ondernomen om trainers te werven. Maar in de praktijk blijkt het gewoon moeilijk te zijn om trainers te vinden. En wanneer er een trainer is gevonden is deze zeer duur in verhouding met de vergoedingen die de trainers van Swift krijgen. Het bestuur heeft wel te kennen gegeven dat wanneer er uit eigen gelederen iemand is deze groep te trainen, Swift de kosten dekt van een opleiding. Uit alles blijkt wel dat het geen trainer moet worden die zelf ook wil trainen op die dag

7 René Vaessen geeft ook al aan dat er in de regio zeer moeilijk een trainer te vinden is en dat niet alleen Swift met deze problematiek kampt. Jacqueline Dierx oppert een idee om de trainers op andere dagen te laten trainen dan ze les geven. Vanuit het trainerskorps komt de opmerking dat dit niet mogelijk blijkt te zijn in verband met andere bezigheden en/of verpichtingen.daarbij is niet iedereen geschikt om alle trainingen te kunnen verzorgen. Peter Willemse reageert op de vraag vanuit de vergadering om te rouleren met andere verenigingen met betrekking tot de trainingslocaties. Enkele jaren geleden is een soortgelijk project opgestart. In het begin gaat dat goed maar op een gegeven moment bloedt dit dood, o.a. door langere reistijden, onkostenvergoedingen, beschikbaarheid en chauffeurs die afhaken. Ruud Babic stelt de vraag hoeveel looptrainingen er aangeboden moeten worden en wanneer. Misschien dat er trainingen samengevoegd of anders opgezet kunnen worden. Zeker wanneer er gekeken wordt naar prestatiegericht niveau van de lopers, lees wedstrijdatleten op competitieniveau. Lex Hoefnagels oppert het idee om studenten eens te benaderen of die voor hun opleiding trainingen willen verzorgen. De trainerscoördinator neemt dit mee in overweging. Niels van der Aar sluit de discussie af met een voorstel om vanuit alle loopgroepen een groep samen te stellen die samen ideeën gaan uitwerken om op zoek te gaan naar een trainer, Jeroen Hommelberg, Niels van der Aar en Ruud Babic nemen al deel in deze werkgroep. Het is jammer dat er vanuit de recreantengroep geen vertegenwoordiger is, ondanks dat het voornamelijk deze groep is die naarstig op zoek is naar een trainer. Het voorstel tot gelijktrekking van de contributie op wordt aangenomen mits Swift een trainer heeft kunnen aantrekken of in ieder geval kan aantonen dat het wel degelijk op zoek is geweest maar niemand heeft kunnen vinden. Pauze 9. Vooruitzichten 2007door de verschillende commissies. Niels van der Aar: trainers Middels een powerpointpresentatie laat hij zien wat de trainers doen en wat hun speerpunten zijn voor de komende tijd. Jacqueline Dierx; Slechte organisatie indoor wedstrijd te Sittard. Antwoord Niels van der Aar: Dit klopt er is al reactie afgegeven vanuit Swift richting de organisatie. Hans Sampers vult aan met de mededeling dat er een grotere groep was opgekomen dan was verwacht, hierdoor ontstonden er lange wachttijden, wat resulteerde in een kleine chaos bij de andere onderdelen. De trainers zullen tijdens de volgende trainingen de jeugd en ouders/verzorgers duidelijk maken dat het wedstrijdverloop als incident beschouwd moet worden

8 EHBO speelt ook een steeds belangrijkere rol binnen een vereniging. Daarom wil Swift ook bij elke training een gediplomeerde trainer/ehbo er hebben rondlopen. EHBO cursus wordt verzorgd door de Gemeente Roermond. Het bestuur houdt dit in de gaten en zal t.z.t. bekend maken wanneer men zich kan opgeven voor deze cursus. Nico Ritchi: JC Speerpunten zijn het continueren van de activiteiten en laten uitbreiden tot goed bezochte jaarlijkse happenings. Verder een stabiele bezetting van de commissie die de jeugd goed begeleidt en opvangt. Marleen van Melick: clubblad De distributie van het clubblad verloopt stroef. Er wordt gekeken om een andere manier te bedenken. Er blijven teveel blaadjes liggen en niet iedereen ontvangt op tijd het clubblad. Jacqueline Dierx: Is het wat om een zogenaamd estafettestokje ook bij de pupillen te maken? Marleen: Pupillen worden al betrokken bij het schrijven van stukjes na wedstrijden en activiteiten. René vult aan dat de trainers al actief vragen om stukjes te schrijven voor het clubblad. Remco Koumans; Hoe is het distributieprobleem nu opgelost, dit naar aanleiding van de enquête? Thé Lenders: Er wordt een lijst bijgehouden met diegene die het boekje niet ophalen. Blijkt dat er tweemaal niet wordt opgehaald, komt de volgende keer geen boekje meer voor die persoon. Camiel Koumans: Is de enquête wel representatief geweest? Thé Lenders: Ja, dit is wel het geval. Presentatie beleidsplan Pascal Hommelberg laat aan de hand van een presentatie het beleidsplan van Swift zien. Zo komt de structuur van Swift voorbij van bestuur tot alle commissies. Verder behandelt hij per commissie het uitgestippelde beleid voor de komende 5 jaar van Swift Camiel Koumans doet verslag van het Sponsorplan: Vorig jaar is er gezegd dat er een sponsorplan wordt opgezet. Dit is in concept klaar. Het plan is ook om dit te gaan uitvoeren. Alleen is de vraag wie? De huidige commissie is niet in staat om in deze bezetting het plan tot uitvoering te brengen. De commissie vraagt dan ook of er leden zijn die dit willen oppakken. Jacqueline Dierx; Welke sponsoren bedoelen we dan? Camiel Koumans: Het algemene sponsoren van Swift atletiek Conclusie; er moet wel iemand van buiten het bestuur aangetrokken worden om dit tot uitvoer te brengen. Tevens is deze persoon het aanspreekpunt van en voor het sponsoren

9 10. Uitroepen Swift-man / Swift vrouw Peter Willemse geeft eerst aan dat er voor het eerst in 10 jaar geen kampioenen zijn binnen Swift, maar wel diverse tweede en derde plaatsen op Limburgse kampioenschappen. Vervolgens maakt Peter bekend wie de Swift-man / Swift-vrouw 2006 wordt: Jeroen Hommelberg. Jeroen, gefeliciteerd namens bestuur en alle leden. 11. Rondvraag Rondvraag: Aangezien de ingezonden brief van Jeroen Hommelberg al deels is beantwoord tijdens vorige agenda punten wordt deze tijdens deze rondvraag niet meer behandeld. Het bestuur neemt de brief wel mee naar de volgende bestuursvergadering en zal bekijken hoe deze correct af te handelen. Jeroen Hommelberg zal vervolgens op de hoogte worden gesteld door de betreffende verantwoordlijken die de brief afhandelen. Jan van de Winkel; Neemt Swift nog deel aan de Masters competitie? Peter Willemse: Indien er een ploeg op het been gebracht kan worden schrijft Swift zich zeker in! Jan van de Winkel neemt hierin het initiatief en zal proberen een ploeg samen te stellen. Leonie Paulis: Wat gebeurt er met de inkomsten van de ING Running Business uurtjes? Voorzitter: Dit geld valt in de algemene middelen van Swift en zal besteed worden in het algemeen belang van de vereniging. Dat is afhankelijk van wat er op een gegeven moment noodzakelijk is. Als laatste neemt Ruud Babic nog het woord; Hij memoreert de jaarvergaderingen van weleer. Heftige discussies tussen bestuur en leden; dat waren nog eens vergaderingen. Afgelopen jaren waren ze maar gezapig. Tot dit jaar; Door bestuur zijn er, volgens hem, valse beschuldigingen gedaan in de richting van hem met betrekking tot het vernielen van Swift eigendommen. Hij maakt proces verbaal op en komt tot de conclusie dat niet hij maar een ander de vernielingen heeft veroorzaakt. Om toch op goede voet te blijven staan met het bestuur overhandigd hij: Een nieuwe bezemsteel. De voorzitter bedankt iedereen voor zijn/haar aanwezigheid en inbreng en sluit de vergadering. Sluiting: uur - 7 -

10 TOELICHTING RESULTATENREKENING 2007 Het afgelopen jaar is afgesloten met een positief saldo van 5.779,= * De kontributie inkomsten zijn hoger dan begroot Het ledenbestand / is in de loop van het jaar gestegen van 252 naar 277 leden = * Hogere donaties en overige opbrengsten * Lagere kantine opbrengsten 631- * Kleding 45- * Vrienden van Swift De totale inkomsten, t.o.v. begroot, zijn gestegen met 1,976,= ca. 6% De gemaakte kosten zijn t.o.v. de begroting 3.507,= nadeliger. ca. -14% Onderverdeeld: begroot werkelijk Huisvestingskosten 7.625, ,00-13,8% Extra onderhoud Accommodatie baan Afschrijvingen 1.250, ,00 Aanschaf ET + overkapping hoogspr.mat Overige algemene kosten 3.925, ,00 19,2% Géén bijzonderheden Techn.comm/-materialen 8.000, ,00 6,8% Incl. JAL cursus Overige comm. (WOC,JC,SC, CB) 2.000, ,00 12,3% Méér kosten clubbl.ivm drukwerk Overige commissies minder kosten Toevoeging aan Voorziening 4.000,00 Onttrokken uit resultaat ** Financiële lasten 2.340, ,00 7,9% Bet. Hyp.rente + ontvangen bankrente , ,00-13,9% ** De voorziening zal gereserveerd worden voor de toekomstige "jurytoren" i.v.m. de ET. Iedereen van harte bedankt die aan dit resultaat hebben meegewerkt. De contributie SWIFT zal niet verhoogd worden in Zie onderstaande tabel. De KNAU bijdrage/licentie is conform opgaven van de KNAU, evenals de administratiekosten. Aan de leden die nog niet via automatische incasso betalen, doen wij nogmaals het verzoek hierop over te gaan. Het bespaart de club en u zelf kosten. Per jaar 4 x 3,50. De contributie bedragen zijn alsvolgt vastgesteld m.i.v. het 2e kw KNAU Licentie Contributie SWIFT TOTAAL Minipupillen 12,25 75,00 75,00 87,25 pupillen 18,85 75,00 75,00 93,85 Junioren 24,75 77,00 77,00 101,75 Senioren 32,90 107,00 107,00 139,90 Masters 32,90 107,00 107,00 139,90 Recreanten 14,00 104,00 107,00 121,00 Niet-aktief 24,00 Wandelgroep 50,00 KNAU administratiekosten nieuw leden 5,70-8 -

11 PROGNOSE WERKELIJK PROGNOSE INKOMSTEN CONTRIBUTIES , , ,00 SUBSIDIES 2.850, , ,00 DONATIES/SPONSORING 3.500, , ,00 OVERIGE OPBENGSTEN 1.000, , ,00 OPBRENGST KANTINE (-/-INKOOP) 4.500, , ,00 OPBRENGST KLEDING (-/-INKOOP) 45,55- ACTIES - VRIENDEN VAN SWIFT 1.000,00 829,99 500, , , ,00 UITGAVEN HUUR BAAN 5.000, , ,00 ONDERHOUD ACCOMMODATIE 900, , ,00 GAS, ELEKTRA, WATER 700,00 644,66 700,00 OPSTAL- INBOEDELVERZ ,00 991, ,00 AFSCHRIJVING INVENTARIS 1.250, , ,00 KNAU / NKS / OVERIGE VERZ. 125,00-125,00 REIS- / VERGADERKOSTEN 250,00 210,22 250,00 ABONNEMENTEN / CURSUSSEN 250,00 221,35 250,00 ALGEMENE KOSTEN 1.250, , ,00 PORTI EN TELEFOON 550,00 613,77 600,00 PR & COMM. / REPRESENTATIE 1.500,00 845, ,00 TECHNISCHE COMMISSIE 6.500, , ,00 AANSCHAF MATERIALEN 1.500,00 143, ,00 WEDSTRIJD ORG COMMISSIE 300,00 71,25-300,00 JEUGD COMMISSIE 1.000,00 786, ,00 JUN. A/B's & SENIOREN COMMISSIE 200,00-200,00 CLUBBLAD 500, ,63 900,00 VOORZIENINGEN 4.000,00 HYPOTHEEKRENTE 2.340, , ,00 OVERIGE BANKRENTE + KOSTEN 185,23- RESULTAAT BOEKJAAR 7.310, , , , , ,00 EUR. EUR. ACTIVA GEBOUWEN , ,00 INVENTARIS 2.272, ,00 VOORRAAD 550, ,00 OVERIGE VORDERINGEN 814, ,74 TE ONTVANGEN CONTRIBUTIES 119,75 355,66 LIQUIDE MIDDELEN , , , ,18 PASSIVA VERMOGEN , ,35 SCHULDEN LANGE TERMIJN (HYP.) , ,00 SCHULDEN OVERIGE 6.564, ,83 BORG KLEDING 1.980,00 VOORZIENINGEN 6.000, , , ,18-9 -