Schr jfwijzer. Versie: 1.0 // Datum: 8 oktober Praktische Richtlijnen voor brochures

Transcriptie

1 Schr jfwijzer Versie: 1.0 // Datum: 8 oktober 2012 Praktische Richtlijnen voor brochures

2 1. Inleiding 3 2. Brochures 3 3. Controlevragen vooraf 3 4. Aanpak van wervend brochures Toonzetting Interesse wekken Overtuigen Aanzetten tot actie 4 5. Naamgeving 5 6. Contactinformatie op brochures 5 7. brochurenummer 5-2 -

3 1. Inleiding Houd je je bezig met de redactie van brochures? Dan zijn deze Praktische Richtlijnen voor jou bedoeld. In dit document lees je hoe je content voor brochures schrijft en toepast. Zo vind je hierin meer informatie over taalniveau, taalgebruik, toonzetting en klantgericht communiceren. 2. Brochures Brochures zijn een belangrijk communicatiemiddel. Met heldere en overzichtelijke brochures kun je: - onnodig vragen van klanten aan de telefoon voorkomen; - meer klanten de website laten gebruiken; - zorgen voor meer klanten en dus meer omzet. Brochures zijn er in twee varianten: - Brochures staan in onze folderrekken in de Verzekeringswinkels. Op verzoek sturen we een exemplaar naar onze klanten. Dit is de gedrukte variant. - Brochures vind je ook op onze website. Dit is de PDF-variant die de klant kan downloaden. 3. Controlevragen vooraf In een brochure behandel je het gehele klantproces van bijvoorbeeld: ik wil klant worden. Je beantwoordt dan de volgende vragen: - Wat is het doel van deze brochure? - Geef een toelichting op het klantproces en wat VGZ daarin kan betekenen. - Wat is de dienstverlening van VGZ? - Wat zijn de mogelijkheden en onmogelijkheden en de voorwaarden. - Hoe kan een klant die dienstverlening van VGZ ontvangen? - Wat moet de klant doen, via welke weg én wat kan hij van VGZ verwachten. - Wat gebeurt er als de dienstverlening is aangevraagd? - Wat zijn de stappen in het gehele proces vanuit het perspectief van de klant. - Waar is aanvullende informatie te krijgen? - Voorkeur is VGZ.nl gevolgd door de juiste contactinformatie voor de doelgroep. 4. Aanpak wervende brochures 4.1 Toonzetting Brochures die bijvoorbeeld gaan over plastische chirurgie en klachten moeten informatief en begrijpelijk zijn. Als je een product of dienst moet verkopen is een wervende tekst nodig. Belangrijk is dan om in je brochure de klant centraal te laten staan. De klant is het middelpunt en niet onze manier van werken of alleen VGZ en haar producten. In dit onderdeel van de Praktische Richtlijnen voor brochures lees je hoe je in drie stappen wervende teksten kunt schrijven Interesse wekken Koopmotieven zijn menselijke basisbehoeften. Die spelen een rol bij de aanschaf van een product of dienst. Leef je in: waarom zou een klant een product of dienst van jou willen afnemen? Houd rekening met koopmotieven bij het schrijven van je brochuretekst. Een pakkende kop Wat is het eerste wat je lezer ziet? De kop en de lead (intro). De kop heeft drie functies: - nieuwsverkondiger - interessewekker - aandachttrekker De lead Je lead is de eerste alinea van je brochuretekst. Die geeft vaak het thema aan en zorgt voor de toonzetting. De lead kan vet gedrukt zijn of in een andere lettergrootte, maar het blijft de eerste alinea. In de VGZ Huisstijlgids vind je de exacte regels. Laat je deze alinea weg, dan valt je hele brochuretekst verder in duigen

4 De lead heeft drie functies: - nieuwssamenvatter - onderwerpaankondiger - interessewekker Voorbeelden - Kop: Met het VGZ GemeentePakket bent u voordeliger uit Lead: Uw gezondheid is erg belangrijk. Daarvoor wilt u dan ook goed verzekerd zijn en er niet te veel voor betalen. Dan zit u goed bij het VGZ GemeentePakket! - Kop: Van harte gefeliciteerd met uw zwangerschap! Lead: Nu begint een bijzondere tijd waarin veel gebeurt. In deze brochure leest u over de zwangerschap, bevalling en kraamzorg. U krijgt informatie over wat u de komende tijd moet regelen en hoe wij u hierbij kunnen helpen Overtuigen Wil je de klant vervolgens overtuigen? Dan is het heel belangrijk om je tekst overzichtelijk te presenteren. Belangrijk is daarbij: - De lay-out van je tekst. Hoe gebruik je witregels, alinea s en accenten? - Hoe beschrijf je de voordelen van je product of dienst? Hoe presenteer je die voor je lezer zodat hij ze ervaart als argumenten om te kopen? In plaats van ons belang om iets te verkopen. Waarom een alinea-indeling/witregels? - Witregels maken de scheiding altijd duidelijk. Ook bij lange pagina s. - Witregels maken een brochuretekst overzichtelijk. - Wit is een adempauze voor de lezer. Accenten Zorg voor een nette lay-out. Daarbij zijn accenten als vet, onderstrepen en schuin handig. Maar pas op voor overdaad. Combineer je niet te veel accenten met elkaar? Dat staat schreeuwerig en zorgt voor een onrustig beeld. Maak voornamelijk gebruik van vette kopjes. Tekstkopjes Hoe lees je de krant? Juist, je scant de koppen en gaat daarna pas verder lezen. Mensen lezen niet woord voor woord, maar lezen een tekst vaak in vogelvlucht. Tekstkopjes helpen de lezer hierbij. Een tekstkopje is niet te lang (niet meer dan vijf woorden) en dekt de lading. Ook hier geldt: prikkel je lezer als dat mogelijk is. Basisuitspraken Met basisuitspraken bouw je alinea s en zet je vaak de toon van de tekst. Een basisuitspraak is een uitspraak die je daarna toelicht. Van verkopen naar kopen Wil je de lezer overtuigen van je product? Dan vertaal je onze argumenten om onze producten en diensten te verkopen naar de belangen voor de klant om te kiezen voor VGZ. Waarom zou hij of zij geïnteresseerd moeten zijn? Waarom kiest hij voor een verzekering van VGZ? Bewijs Met het koopmotief en de argumenten om te kopen heb je de aandacht van je lezer te pakken. Maar dat is niet genoeg. Je kunt wel zeggen dat je product kwaliteit heeft, maar kun je dat ook bewijzen? Denk bij bewijsvoering bijvoorbeeld aan het vermelden van: - Onderzoeksgegevens - Voorbeelden - Krantenknipsels - Referentielijst Aanzetten tot actie Maak het je klant zo makkelijk mogelijk: - Verwoord de voorwaarden altijd positief. - Geef duidelijk aan wat de actie is. - Houd de inspanning voor de klant minimaal

5 - Houd het eerste stapje klein. - Zet wat druk op de ketel. Voorbeelden Dus niet: Deze actie loopt tot 1 februari Maar: Maak voor 1 februari gebruik van ons aanbod en profiteer! Dus niet: Maar: Het aanvragen van een aanvullende verzekering kunt u ook via onze website doen. Een aanvullende verzekering vraagt u makkelijk aan via onze website. Werkgevers Internet: Verwijs naar de website. Of verwijs zo specifiek mogelijk naar een relevante pagina op de website. Staat de informatie op een webpagina met een lange URL? Gebruik dan een redirect zoals voorwaarden. Dat is een doorverwijzing naar een specifieke pagina met een korte URL. Je kunt zo n redirect aanvragen via $K&K Kennismanagement. Telefoon: Bedrijven of ledenorganisaties met meer dan 250 medewerkers of leden kunnen bellen naar Bedrijven met minder dan 250 werknemers kunnen bellen naar Naamgeving Geef een brochure een titel die over het klantproces of het product gaat. Uitgangspunt daarbij is het perspectief van de klant. Zorg er daarom voor dat je titel aansluit op de woorden die we op onze website gebruiken. Daarmee maak je de vindbaarheid en het zoeken op onze websites makkelijker voor de klant. 7. Brochurenummer Je brochure krijgt een drukwerknummer van het Grafisch Dienstencentrum. En elke versie heeft een versienummer. Hierin is ook de publicatiedatum opgenomen (maand-jaar: 10-11). 6. Contactinformatie op brochures: Consumenten Internet: Verwijs naar de website. Of verwijs zo specifiek mogelijk naar een relevante pagina op de website. Staat de informatie op een webpagina met een lange URL? Gebruik dan een redirect zoals voorwaarden. Dat is een doorverwijzing naar een specifieke pagina met een korte URL. Je kunt zo n redirect aanvragen via $K&K Kennismanagement. Telefoon: (lokaal tarief)