Openbaar advies voor beslissing B en W

Transcriptie

1 Openbaar advies voor beslissing B en W Sector Middelen Afdeling Alg. financieel beleid registratienummer: Naam: Sonja van Heinsberg, toestelnummer: 773 paraaf chef/hoofd sector paraaf sectorcontroller medeparaaf: -- Portefeuillehouder: L.D. Wesenhagen - - Raadscommissie: Commissie Financien c.a. - - Maassluis: 6 december 2001 Eerder over dit onderwerp uitgebrachte rapportages Met dit advies worden de volgende poststukken behandeld: , en Inhoud van dit voorstel De gemeente Maassluis ontvangt jaarlijks een exemplaar van het Overzicht specifieke uitkeringen van de ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en van Financiën. Met de jaarlijkse uitgave van het Overzicht specifieke uitkeringen wordt voldaan aan het voorschrift van artikel 20 van de Financiële-Verhoudingswet, waarin is bepaald dat de ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en van Financiën jaarlijks gezamenlijk een overzicht publiceren van specifieke uitkeringen, die in dat jaar zijn voorzien in de Rijksbegroting. Naar aanleiding van de ontvangst van het Overzicht specifieke uitkeringen 2000 is een onderzoek ingesteld naar de specifieke uitkeringen bij de gemeente Maassluis. Doel onderzoek 1. Meer inzicht krijgen in specifieke uitkeringen a. op welke specifieke uitkeringen doen we een beroep? 2. Worden uitkeringen juist verwerkt? a. wordt de raming in de begroting opgenomen? b. wat is de raming? c. komt raming overeen met ontvangen uitkering? 3. Worden mogelijkheden specifieke uitkeringen maximaal benut? Resultaten van het onderzoek 1. Inzicht in specifieke uitkering in Maassluis. Van welke specifieke uitkeringen maakt men in de gemeente Maassluis gebruik? In het overzicht specifieke uitkeringen 2000 bedraagt het aantal specifieke uitkeringen 131. Van deze 131 specifieke uitkeringen zijn vijf specifieke uitkeringen bestemd voor de G4, drie specifieke uitkeringen voor de G25 en één specifieke uitkering voor de G-nieuw. In het onderzoek is vastgesteld dat vijfentwintig specifieke uitkeringen een inkomstenbron vormen voor de gemeente Maassluis. Advies B en W 320 Specifieke uitkeringen gemeente Maassluis.doc

2 In de onderstaande tabel treft u een totaal overzicht van het aantal specifieke uitkeringen in 2000 per ministerie en het aantal specifieke uitkeringen in 2000 dat een inkomstenbron vormt voor de gemeente Maassluis (voor een overzicht van de verantwoording van deze specifieke uitkeringen per hoofdfunctie zie de bijlagen). Aantal specifieke uitkeringen per ministerie totaal inkomstenbron gem. Maassluis Algemene Zaken 0 0 Buitenlandse Zaken 0 0 Justitie 4 1 Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 11 1 Onderwijs, Cultuur en Wetenschap 29 7 Financiën 1 1 Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieuhygiëne 30 3 Verkeer en Waterstaat, incl. Infrastructuurfonds 13 0 Economische Zaken 9 0 Landbouw, Natuurbeheer en Visserij 11 0 Sociale Zaken en Werkgelegenheid 15 9 Volksgezondheid, Welzijn en Sport Worden uitkeringen juist verwerkt? 2 a. Wordt de raming in de begroting opgenomen? Wij kunnen u melden dat één specifieke uitkering niet verantwoord wordt in de begroting 2000 van de gemeente Maassluis. Het betreft de specifieke uitkering Uitvoeringskosten vangnetregeling. In de begroting 2002 is dit inmiddels gecorrigeerd. 2 b. Wat is de raming? In de onderstaande tabel treft u het resultaat van de inventarisatie van de ontvangsten per ministerie en via andere zelfstandige bestuursorganen in 2000: Geschat bedrag specifieke uitkeringen per ministerie inkomsten gemeente Maassluis (in guldens) Algemene Zaken - Buitenlandse Zaken - Justitie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Financiën Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieuhygiëne Verkeer en Waterstaat, incl. Infrastructuurfonds - Economische Zaken - Landbouw, Natuurbeheer en Visserij - Sociale Zaken en Werkgelegenheid Volksgezondheid, Welzijn en Sport Subtotaal bedrag specifieke uitkeringen in 2000 (via ministeries) Bedrag specifieke uitkeringen via andere zelfstandige bestuursorganen: Provincie Zuid-Holland Stadsregio Rotterdam Hoogheemraadschap v. Delfland Totaal geschat bedrag aan specifieke uitkeringen in Advies B en W 320 Specifieke uitkeringen gemeente Maassluis 2

3 2 c. Komt raming overeen met ontvangen uitkering? Uit het onderzoek blijkt dat de ramingen van de uitkeringen in de begroting niet altijd overeenkomen met de beschikkingen van de specifieke uitkeringen. De ramingen in de begroting worden gebaseerd op prognoses voor de komende periode van het ministerie of een ander zelfstandig bestuursorgaan. Tijdens het begrotingsjaar dienen de ramingen aangepast te worden op basis van de beschikkingen van het ministerie of een ander zelfstandig bestuursorgaan. Het blijkt voortsdat dat de ramingen niet in alle gevallen aangepast worden op basis van recente beschikkingen. 3. Worden mogelijkheden specifieke uitkeringen maximaal benut? De specifieke uitkeringen en de algemene uitkering Gemeentefonds omvatten landelijk gezien samen 84% van de inkomsten van de gemeenten. De specifieke uitkeringen vormen daarbij de meest omvangrijke inkomstenbron voor de gemeenten, omvangrijker nog dan de algemene uitkering uit het Gemeentefonds. De totale inkomsten van de gemeente Maassluis bedragen in 2000 ƒ ,-. Het geschatte bedrag van de specifieke uitkeringen ad ƒ ,- omvat 35% van de inkomsten van de gemeente. De algemene uitkering Gemeentefonds omvat 36% van de inkomsten van de gemeente. De specifieke uitkeringen en algemene uitkering Gemeentefonds tezamen vormen 71% van de inkomstenbron voor de gemeente. De geschatte afwijking van het landelijk gemiddelde bedraagt 13%. Een verklaring hiervoor is niet te geven omdat gemeenten geen totaal beeld kunnen krijgen van de specifieke uitkeringen, waarvoor zij eventueel in aanmerking komen. De financiële verhouding tussen Rijk en gemeenten levert een ondoorzichtig en ingewikkeld samenstel van regelingen op. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wil in de komende jaren tot een overzicht komen van de geldstromen bij de gemeenten: hoeveel is beschikbaar, waar komt dat vandaan en waar wordt het aan besteed. Desalniettemin is het van belang dat bij een aantal specifieke uitkeringen onderzocht wordt of de gemeente Maassluis in aanmerking komt voor de desbetreffende specifieke uitkering. In de bijlagen is aangegeven bij welke specifieke uitkeringen onderzoek wenselijk is. Aan de sectoren is verzocht dit ter hand te nemen. Over enkele maanden wordt hierover gerapporteerd. Conclusie: Of de gemeente optimaal gebruik maakt van de specifieke uitkeringen is op dit moment niet te bepalen. De oorzaak hiervan ligt bij de informatie verstrekking over de specifieke uitkeringen vanuit het Rijk. Op het moment dat de informatie verbeterd is gaan wij er van uit dat wel bepaald zal kunnen worden of de gemeente optimaal gebruik maakt van de specifieke uitkeringen. Samenvatting Samenvattend concluderen wij dat de resultaten van het onderzoek gezien kunnen worden als een eerste aanzet om beter inzicht te verkrijgen in de inkomsten uit de specifieke uitkeringen. Voorts is nu een helder zicht gekregen op de huidige wijze van verwerken van de specifieke uitkering door de organisatie. Deze wijze van werken is voor verbetering vatbaar. Hiervoor kunnen een aantal aanbevelingen worden gedaan. Advies B en W 320 Specifieke uitkeringen gemeente Maassluis 3

4 Aanbevelingen Op basis van de conclusies van het onderzoek doen wij, in overleg met het controllersoverleg, de volgende aanbevelingen: De inkomsten uit specifieke uitkeringen dienen verantwoord te worden in de begroting van de gemeente Maassluis (grootboekrek.nr , Overdrachten van het Rijk, inclusief vermelding naam specifieke uitkering en uitkeringsnummer); De ramingen in de begroting van de gemeente Maassluis dienen regelmatig geactualiseerd te worden op basis van de beschikkingen van het ministerie of een ander zelfstandig bestuursorgaan (door middel van een comptabiliteitsbesluit / MARAP); De procedures met betrekking tot de specifieke uitkeringen dienen beschreven te worden. Bij de procedurebeschrijving dient rekening gehouden te worden met het volgende: - waar komt de beschikking van de specifieke uitkering binnen? - waar komt het uitkeringsbedrag binnen? - waar vindt de controle plaats? Het verdient aanbeveling om de beschikkingen van de specifieke uitkeringen bij de afdeling Post- en Archiefzaken binnen te laten komen en te registeren. De originele beschikkingen van de specifieke uitkering worden vervolgens ontvangen door de desbetreffende sector. Elke ontvangen beschikking dient tijdig verwerkt te worden in het financiële pakket (door de desbetreffende sector). Om de controle op de beschikkingen van de specifieke uitkeringen te verbeteren, dient er voor gezorgd te worden dat het debiteurenbestand juist, volledig en actueel is. Het verdient aanbeveling tevens een kopie van de originele beschikking te laten binnen komen bij de sector Middelen, zodat binnen de sector Middelen de controlefunctie vervult kan worden. De inkomsten uit de specifieke uitkeringen dienen periodiek geï nventariseerd te worden zodat het totaal overzicht van de inkomsten uit specifieke uitkeringen voor de gemeente Maassluis beschikbaar blijft; De informatie van het ministerie van Binnenlandse Zaken over het Plan van aanpak Transparantie (PLAVAT) in Financiële Verhouding Rijk-Gemeenten dient de komende jaren nauwgezet gevolgd te worden. Ambtelijk advies aan B en W: Registratienummer: Het college besluit: (ambtelijk advies) a. de overzichten specifieke uitkeringen voor de jaren 1999, 2000 en 2001 van de ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en van Financiën voor kennisgeving aan te nemen; b. in te stemmen met de resultaten van dit onderzoek; c. in te stemmen met de aanbevelingen van dit onderzoek; d. het nader onderzoek van de sectoren af te wachten. BESLUIT burgemeester en wethouders d.d. 8 januari 2002 Conform het ambtelijk advies Bestuurssamenvatting Registratienummer: De gemeente Maassluis ontvangt jaarlijks een exemplaar van het Overzicht specifieke uitkeringen van de ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en van Financiën. Naar aanleiding van de ontvangst van het Overzicht specifieke uitkeringen 2000 is een onderzoek ingesteld naar de specifieke uitkeringen bij de gemeente Maassluis. In dit advies en de verschillende bijlagen liggen de resultaten van het onderzoek naar de specifieke uitkeringen. Uit het onderzoek blijkt dat vijfentwintig specifieke uitkeringen een inkomstenbron vormen voor de gemeente Maassluis. Uit diverse publicaties blijkt dat het Overzicht specifieke Advies B en W 320 Specifieke uitkeringen gemeente Maassluis 4

5 uitkeringen niet compleet is en geen duidelijke definities bevat. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft aan de Tweede Kamer toegezegd een overzicht te geven van de geldstromen die de gemeenten van het Rijk ontvangen. Met een overzicht van de geldstromen zal waarschijnlijk beter bepaald kunnen worden welke inkomsten uit specifieke uitkeringen bij de gemeente binnenkomen. Tot dit overzicht beschikbaar is zullen de inkomsten uit specifieke uitkeringen alleen bepaald kunnen worden door inventarisatie van de inkomsten uit specifieke uitkeringen in de administratie van de gemeente. Verdere planning besluitvorming: op t.k. lijst commissie Financiën c.a. d.d. 7 februari In raadsvergadering d.d. door middel van --: =================================================================== == Advies commissie -- d.d. : Advies commissie -- d.d. : Besluit gemeenteraad d.d. : Advies B en W 320 Specifieke uitkeringen gemeente Maassluis 5