Bijlage 2B Programma van Eisen perceel 2

Transcriptie

1 Bijlage B Programma van Eisen perceel Nr Omschrijving Opmerking Besluit. Algemene en Na gunning van de Opdracht draagt de Opdrachtnemer er zorg voor dat de abonnementen één op één worden overgenomen zonder verlies van tussentijdse uitgaven. Het abonnementenbestand wordt na afloop van het raamcontract kosteloos en met volledige medewerking van Opdrachtnemer overgedragen aan de eventueel nieuwe leverancier voor de invoer van abonnement gegevens in het bestel-/abonnementensysteem van de nieuwe leverancier. Alle correspondentie van en naar uitgevers en/of boekhandels wordt door de Opdrachtnemer verzorgd. Opdrachtnemer draagt zorg voor een inventarisatie en regelt continue het optimaliseren van het abonnementenbestand. Hij gaat kijken in hoeverre het bestand aansluit bij de wensen/behoeftes van de gemeente Venlo. De opdrachtnemer gaat abonnementen aan en zet abonnementen stop. De opdrachtnemer stelt kosteloos een bestel- /abonnementensysteem beschikbaar. Opdrachtnemer ontsluit alle door opdrachtgever gewenste abonnementen. Zie Bijlage B.a.. Bestelling/Levering De levering van analoge abonnementen vindt op één vaste dag per week plaats Dagbladen worden op de dag van verschijnen bezorgd bij de opdrachtgever op de door de opdrachtgever opgegeven locatie(s). Dagbladen: op de dag van uitgave voor ochtendbladen 's morgens voor 0.00 uur. Voor avondbladen voor.00 uur. Opdrachtnemer levert de boeken en tijdschriften aan met duidelijk zichtbare aanduiding voor wie het bedoeld is Opdrachtnemer draagt zorg voor een distributielijst wanneer er meerdere lezers zijn. Annuleringen van abonnementen worden direct na aanduiding van de gemeente Venlo verwerkt (doorgegeven aan de uitgever). In het beheerssysteem zijn mutaties snel zichtbaar (= binnen werkdagen). / mogelijkheid tot inloggen op systeem voor contactpersonen binnen de gemeente Venlo (Facility Desk). Opdrachtnemer draagt zorg voor het ontvangen en controleren van de facturen van de uitgevers en het verzorgen van de (gebundelde) facturering naar de opdrachtgever. Systeemonderhoud dient minimaal werkdagen van tevoren te worden aangegeven en enkel binnen 9 kantoortijden (.00 tot.00 uur) plaatsvinden indien opdrachtgever akkoord is. 0 Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de correcte

2 uitlevering van de bestellingen. Bestellingen worden verzonden naar postbusnummers/adressen die door de opdrachtgever wordt opgegeven. De leveringen (abonnementen en éénmalige bestellingen) worden onbeschadigd aangeleverd. Mocht er iets misgaan tijdens het transport, dan is de opdrachtnemer verantwoordelijk voor een snelle, kosteloze vervanging van de leveringen. Opdrachtnemer dient binnen werkdagen aan te kunnen geven wat de verwachtte levertijd van de incidentele bestelling (bijvoorbeeld boek) is. Abonnementen en boeken worden digitaal geleverd, tenzij nadrukkelijk anders door de opdrachtgever aangegeven. Het systeem dient door meerdere tegelijk benaderbaar te zijn Zichtzendingen zijn kosteloos. Bij retour van de zichtzending aan opdrachtnemer zijn slechts de verzendkosten voor de opdrachtgever.. Functionele specificaties beheersysteem In ieder geval dienen de volgende gegevens van ieder abonnement weergegeven te worden: Titel; Uitgeverij; Budgethouder; Afdeling/team; Soort abonnement (weektijdschrift, maandtijdschrift, losbladige uitgave etc.); Status van abonnement (lopend, opgezegd, uit roulatie gehaald, in bestelling); Bruto abonnementsprijs per jaar incl. BTW; Netto abonnementsprijs per jaar incl. BTW; * Beschikbaarheid digitaal of analoog; Kostenplaats; Datum laatste levering; Looptijd abonnement (en opzegtermijn) Eenvoudig te bedienen systeem. Er is een handleiding beschikbaar in het Nederlands. Bedienbaarheid toetsen via demo met Als er een opleiding nodig is, dient deze kosteloos te worden verzorgd door een vakinhoudelijke docent. Informatie moet overzichtelijk getoond worden, op het Toetsen via demo met scherm danwel in een rapportage De informatie in het systeem dient up to date te zijn. Het systeem moet beschikken over een makkelijke zoekfunctie, waardoor op een snelle manier inzicht wordt verkregen in o.a. de lopende abonnementen. Opdrachtnemer signaleert uiterlijk maanden voor het verstrijken van de opzegtermijn de aflopende of te verlengen abonnementen. Het systeem biedt de opdrachtgever inzicht in: lopende abonnementen o.a. en niet beperkt tot gehele organisatie, afdeling en teamniveau. Toetsen via demo met

3 9 Het systeem biedt de opdrachtgever de mogelijkheid om diverse rapportages uit te draaien. Toetsen via demo met. Reclameren Verkeerde leveringen van papieren abonnementen dienen kosteloos retour genomen te worden. Toegang tot niet afgenomen digitale abonnementen wordt niet in rekening gebracht. Opdrachtnemer is aanspreekpunt bij verkeerde leveringen. Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat gereclameerde abonnementen alsnog geleverd worden.. Mutaties Opdrachtnemer informeert opdrachtgever over wijzigingen en de consequenties daarvan. De opdrachtnemer dient de volgende mutaties minimaal in haar beheersvorm en haar administratie te kunnen verwerken: Aanmelding nieuw abonnement; Opzeggen abonnement per eerste verval datum; Verlengen abonnement na afloopdatum; Wijzigen abonnementsoort; Wijzigen variabelen abonnementsgebruiker bij opdrachtgever; Opdrachtnemer verwerkt alle bestellingen, mutaties en annuleringen binnen uur na bekend worden wijziging. Bij verandering van abonnement (nieuw of beëindiging), dan maakt opdrachtnemer afspraken met de leverancier over de datum waarop het abonnement analoog danwel digitaal via een portal geleverd/beëindigd wordt.. Communicatie en bereikbaarheid De Opdrachtnemer dient te beschikken over een helpdesk/klantenservice. Deze helpdesk/klantenservice dient op werkdagen gedurende kantoortijden ( uur) bereikbaar te zijn voor het beantwoorden van eventuele vragen. De helpdesk/klantenservice dient zowel telefonisch, schriftelijk als per bereikbaar te zijn. Alle correspondentie en communicatie, zowel schriftelijk als mondeling, verloopt in de Nederlandse taal. Opdrachtnemer is bereid om middels SLA afspraken te maken over responstijden e.d.. Facturering/prijsstelling De Opdrachtnemer dient éénmaal per maand (achteraf) te factureren. De factuur dient door middel van een afzonderlijke bijlage te worden gespecificeerd. Facturen worden digitaal (als PDF-bestand) aangeleverd bij het door opdrachtgever opgegeven adres o.v.m. nog nader aan te geven specificaties. Factuur wordt opgeplitst in een factuur voor de vaste abonnementen en een aparte factuur voor los bestelde vakliteratuur.

4 Op de factuur dienen minimaal de volgende gegevens te worden vermeld: Per factuur Naam, adres en contactpersoon van de opdrachtgever (aan te leveren door de opdrachtgever); Kostenplaats; Budgethouder; Subtotaalbedrag excl. BTW; Subtotaalbedrag/kostenplaats incl. diverse BTW percentages. Totaalbedrag incl. BTW; Totaal BTW bedrag gesplitst in diverse BTW percentages met daarbij het bedrag waarover het percentage berekend is. Per abonnement/boek: Abonneenummer Titel Tijdvak / (supplements)nummmer(s) Bruto bedrag excl. BTW (bedrag waarover de korting wordt berekend) Netto bedrag excl. BTW (bedrag minus de korting) Afdeling Soort abonnement (week, maand losbladig etc.) Uitgeverij Op creditfacturen wordt verwezen naar het originele factuurnummer. Creditfacturen worden separaat en direct verstuurd. Verkeerde bestellingen, misdrukken, niet gearriveerde bestellingen worden gecrediteerd in de eerstvolgende factuur.. Technische specificaties Indien het systeem of delen van het systeem wordt aangeboden als een Software as a Service (SaaS) oplossing dan dienen de en ook geborgd te zijn. Het systeem dient een werkende applicatie te zijn die reeds geïmplementeerd is bij organisaties (geen bouwtraject). Het systeem mag niet conflicteren met de standaardwerkplek (Microsoft / Microsoft Windows of hoger, Microsoft App-V Client, VMware View Agent, TrendMicro OfficeScan, Microsoft Office 00 of hoger, Adobe Acrobat Reader en Microsoft Internet Explorer en 9). desktopvirtualisatieplatform Vmware View. applicatievirtualisatieplatform Microsoft Application Virtualization App-V. of hoger. servervirtualisatieplatform Vmware vsphere of hoger. besturingssysteem van de werkplek (virtueel) en Microsoft Windows of hoger.

5 besturingssysteem van 9 de server Microsoft Windows Server 00 EE x R of Microsoft Windows Server 00 SE x R. Het systeem functioneert met de web browser Microsoft 0 Internet Explorer en Microsoft Internet Explorer 9. Alle contactpersonen van gemeente Venlo kunnen gelijktijdig van het systeem gebruik maken / de aan hun ter beschikking gestelde functies uitvoeren. Het systeem werkt op de volgende apparaten: Thin-client, ZERO-client en apparaten om virtuele applicatie op te starten. De mobiele apparaat toepassing van het systeem werkt op tablets die, gelijk of opvolgend aan, ios. of hoger, Android. of hoger en Windows Phone of hoger als besturingssysteem hanteren. Een koppeling/integratie dient gerealiseerd te worden met de directory service/authenticatie service Microsoft Active Directory. Het systeem is voorzien van logging. Indien nodig kan vanuit een audit trail de weg van mutaties worden herleid. Het systeem functioneert (indien gebruik wordt gemaakt van een databasemanagementsysteem buiten het systeem) met het databasemanagementsysteem Microsoft SQL Server 00R of Microsoft SQL Server 0 of Oracle Oracle g of PostgreSQL. De programmatuur moet zelf de consistentie van de gebruikte database waarborgen. Het uitvallen van een werkstation waarop een mutatie wordt uitgevoerd, mag bijvoorbeeld niet leiden tot onbetrouwbaarheid of anderszins onbruikbaarheid van de gegevens in een centrale database. Een storing in de programmatuur en/of de database mag niet leiden tot verlies van gegevens. De mobiele apparaat toepassing is te downloaden op de 9 meest gangbare online store. Dit zijn minimaal Google s Play Store en Apple s App store.