ANIXTER INC. BELANGENVERMENGING BEDRIJFSBELEID NOVEMBER REIKWIJDTE Wereldwijd. 1. Doelstelling. RUBRIEK Juridisch en Compliance

Transcriptie

1 1. Doelstelling REIKWIJDTE Wereldwijd Dit Wereldwijde beleid inzake belangenvermenging biedt specifieke richtlijnen voor het voldoen aan de ethische verplichtingen en meldingsplicht ten aanzien van vormen van belangenvermenging en past in het kader van het Wereldwijde beleid inzake bedrijfsethiek en gedragsregels (hierna: Ethisch beleid ). 2. Definities In dit Wereldwijde beleid inzake belangenvermenging worden de onderstaande termen als volgt gedefinieerd: Belangenvermenging: Er is sprake van belangenvermenging als uw persoonlijke belangen of die van uw familieleden of liefdespartner van invloed zijn, of voor anderen van invloed lijken te zijn, op uw objectiviteit, oordelingsvermogen, integriteit of loyaliteit tijdens de uitoefening van uw verantwoordelijkheden jegens Anixter. Meldingsformulier belangenvermenging: Het Meldingsformulier Belangenvermenging is een formulier dat werknemers moeten invullen en indienen bij de Ethics & Compliance Office om toestemming aan te vragen voor de uitvoering van een activiteit die zou kunnen resulteren in belangenvermenging, of om de Ethics & Compliance Office op de hoogte te stellen van een bestaande vorm van belangenvermenging. Het Meldingsformulier Belangenvermenging is te vinden op en de intranetsite Ethics & Compliance van Anixter. Werknemer: De term werknemer verwijst naar een fulltime, parttime of tijdelijke medewerker van Anixter. Ethics & Compliance Office: De Ethics & Compliance Office van Anixter bestaat uit de Chief Compliance Officer en Regional Compliance Officers van Anixter en eventuele andere personen die door de Chief Compliance Officer zijn aangesteld. Familielid: Een familielid wordt gedefinieerd als iemand die familie is op basis van bloedverwantschap, adoptie of huwelijk door burgerlijk of religieus recht (bijv. echtgenoot/echtgenote, ouder, grootouder, kind, oom/tante, neef/nicht). Overheid: De term overheid verwijst naar de nationale overheid, staatsorganen, provinciale overheden en lokale overheidsinstellingen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot overheidsorganen, overheidsagentschappen en publieke overheidsinstellingen. Liefdespartner: Een liefdespartner is een persoon met wie een werknemer een romantische of seksuele relatie heeft. RUBRIEK Juridisch en Compliance BELEIDSNUMMER 2014-L&C-COI-0001 GEPUBLICEERD DOOR Ethics and Compliance Office PUBLICATIEDATUM November 2014 INGANGSDATUM Oktober 2014 VERVANGT PUBLICATIE D.D.: Pagina1 van 6

2 3. Beleid Zoals uiteengezet in het Ethisch beleid dient u altijd in het beste belang van Anixter en diens aandeelhouders te handelen en situaties te vermijden die u in de verleiding brengen om het tegenovergestelde te doen. Daarnaast wordt van u verwacht dat u zoveel mogelijk ter goeder trouw zult handelen met betrekking tot alle beslissingen, transacties en activiteiten die verband houden met Anixter en zijn bedrijfsmiddelen, eigendommen en medewerkers. Dit houdt in dat u activiteiten en situaties moet vermijden die u niet kan verenigen, of door anderen zouden kunnen worden geïnterpreteerd als onverenigbaar met uw vermogen om aan uw werkverplichtingen jegens Anixter te voldoen. Om vast te stellen of u al dan niet een activiteit zou moeten ontplooien die zou kunnen resulteren in belangenvermenging, dient u zichzelf de volgende drie vragen te stellen: V: Zou deze activiteit of investering van negatieve invloed kunnen zijn op uw vermogen om uw werk te doen, of schade kunnen toebrengen aan Anixter of diens bedrijfsimago? Als het antwoord bevestigend is, dan dient u zich volledig te onthouden van de desbetreffende activiteit of investering. V: Zou deze activiteit of investering Anixter in verlegenheid kunnen brengen indien deze de voorpagina van de krant zou halen? Als het antwoord bevestigend is, dan dient u zich volledig te onthouden van de desbetreffende activiteit of investering. V: Zou deze activiteit of investering voordelen kunnen opleveren voor een van uw familieleden of liefdespartner, of zouden anderen dit kunnen beschouwen als in het voordeel van een van uw familieleden of liefdespartner en ten koste van Anixter? Als het antwoord bevestigend is, kunt u ervoor kiezen om u volledig te onthouden van de activiteit of investering of de Ethics & Compliance Office om toestemming daarvoor te vragen op basis van de procedure die hieronder wordt uiteengezet. Het is belangrijk om te beseffen dat de schijn van belangenvermenging even schadelijk kan zijn als een werkelijke vorm van belangenvermenging en eveneens schadelijk kan zijn voor Anixter's reputatie van eerlijk zakendoen. Het volgende diagram toont een aantal veel voorkomende activiteiten die zouden kunnen resulteren in belangenvermenging en de overeenkomstige meldingsplicht en benodigde goedkeuringen voor deze activiteiten. Als u ervoor kiest om zich volledig van de activiteit te onthouden, is er geen sprake van een meldingsplicht. Pagina2 van 6

3 Potentiële belangenvermenging Externe dienstverbanden. Als u werkzaam bent bij, of adviezen uitbrengt aan een andere organisatie, zou dit een belangenvermenging kunnen inhouden die mogelijk van invloed is op uw vermogen om uw werktaken bij Anixter op objectieve wijze te vervullen. Meldingsplicht en vereiste goedkeuringen toestemming vooraf van de Ethics & Compliance office nodig als het dienstverband of de adviesdienst: 1. inhoudt dat u werkzaamheden uitvoert voor een klant, leverancier of concurrent van Anixter, 2. conflicteert met uw werkzaamheden voor, of werktijden bij Anixter, of 3. van u vereist dat u gebruikmaakt van de eigendommen, faciliteiten of vertrouwelijke informatie van Anixter. Bestuursfuncties. Het accepteren van een adviserende of bestuursfunctie bij een andere organisatie zou kunnen resulteren in belangenvermenging, in het bijzonder als de organisatie in kwestie een concurrent, klant of leverancier van Anixter is. Belangen of investeringen in klanten, leveranciers of concurrenten van Anixter. Belangen of investeringen in klanten, leveranciers of concurrenten zouden kunnen resulteren in belangenvermenging indien uw functie bij Anixter van invloed is, of lijkt te zijn, op het handelen van Anixter ten aanzien van de desbetreffende klant, leverancier of concurrent. Persoonlijke zakelijke activiteiten, investeringen of kansen. Het gebruik van informatie die u verkrijgt via uw functie bij Anixter om zakelijke of investeringskansen te benutten (op eigen titel dan wel namens anderen), kan resulteren in belangenvermenging indien dezelfde kansen eveneens voordelen zouden kunnen opleveren voor Anixter. en de CEO van Anixter als u een adviserende of bestuursfunctie wilt accepteren bij om het even welke organisatie met een winstoogmerk. De Ethics & Compliance Office zal dit verzoek beoordelen en de Chief Executive Officer (CEO) van Anixter daarvan op de hoogte stellen. als u plannen hebt om te investeren in een klant, leverancier of concurrent van Anixter, tenzij deze investering minder dan 2% van het aandelenkapitaal van een beursgenoteerd bedrijf bedraagt. als u een zakelijke of investeringskans wilt benutten of anderen daarmee wilt helpen en deze kansen ook voordelen zouden kunnen opleveren voor Anixter. Pagina3 van 6

4 Potentiële belangenvermenging Werkrelaties met een familielid of liefdespartner. Bepaalde werkrelaties kunnen resulteren in belangenvermenging Voorbeelden zijn onder meer: 1. Een familielid of liefdespartner die deel uitmaakt van uw departement, ook als de persoon in kwestie niet uw directe leidinggevende of ondergeschikte is; 2. Samenwerken met een familielid of liefdespartner aan projecten of werkgerelateerde zaken indien de persoon in kwestie de hoedanigheid heeft van interne dienstverlener of klant van u of uw afdeling; of 3. Het leveren of evalueren van feedback die betrekking heeft op een collega die een familielid of liefdespartner van u is. Zakelijke relaties met een familielid of liefdespartner. Als u namens Anixter zaken doet met een organisatie bij wie een familielid of liefdespartner van u werkzaam is of die geheel of gedeeltelijk het eigendom is van een familielid of liefdespartner, is er mogelijk sprake van belangenvermenging. Meldingsplicht en vereiste goedkeuringen U dient werkrelaties met een familielid of liefdespartner te melden bij uw directe leidinggevende en de Ethics & Compliance Office. Daarnaast hebt u schriftelijke Disclosure alvorens: 1. Anixter uw familielid of liefdespartner in dienst neemt of een functie binnen uw departement toekent (bijv. indien Anixter uw zus in dienst neemt en zij rapporteert aan iemand die weer aan u rapporteert); 2. uw familielid of liefdespartner de hoedanigheid zal hebben van interne dienstverlener aan, of klant van u of uw afdeling (bijv. uw moeder is kredietbeheerder en staat op het punt om toestemming te verlenen voor een krediet aan een klant die onder uw verantwoordelijkheid valt); of 3. u wordt gevraagd om feedback te leveren over uw familielid of liefdespartner (bijv. u wordt gevraagd om feedback te leveren over een werknemer binnen een andere afdeling maar die een tante van u is). indien: (a) Anixter een zakelijke relatie wenst aan te gaan met uw familielid of liefdespartner dan wel diens onderneming, al dan niet gedeeltelijk, of een onderneming waarin hij/zij werkzaam is en (b) u een functie bekleedt waarin u verantwoordelijk bent voor, of invloed kunt uitoefenen op beslissingen met betrekking tot de desbetreffende zakelijke relatie. U dient dit ook te melden als uw familielid of liefdespartner een stille vennoot/eigenaar is of een indirect belang heeft in de entiteit (bijv. indien men kantoor -/opslagruimte, werknemers of bedrijfsmiddelen deelt). Er is tevens sprake van een meldingsplicht indien (a) Anixter iets van de overheid probeert te verkrijgen (zoals een vergunning, een vrijstelling voor mogelijke boetes enzovoort) en (b) u, uw familielid of liefdespartner actief is in een functie waarin sprake is van verantwoordelijkheid voor, of de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op de beslissing van de overheid met betrekking tot Anixter. Pagina4 van 6

5 Cadeaus, leningen, entertainment of andere zaken die een waarde vertegenwoordigen. Het aanbieden, verstrekken, goedkeuren, aanvragen, ontvangen of accepteren van cadeaus, entertainment of andere zaken die een bepaalde waarde vertegenwoordigen aan/van klanten en leveranciers van Anixter kan resulteren in belangenvermenging. Het aanbieden, verstrekken, goedkeuren, aanvragen, ontvangen of accepteren van contant geld of vergelijkbare liquide middelen dan wel een persoonlijke lening aan/van klanten of leveranciers van Anixter kan resulteren in belangenvermenging. Zie het Wereldwijde beleid van Anixter inzake reizen en entertainment voor richtlijnen op dit gebied en de goedkeuringen die nodig zijn voor het verstrekken of ontvangen van cadeaus en entertainment. Zie het Wereldwijde anti-omkopingsbeleid van Anixter voor informatie over het voorkomen en detecteren van vormen van omkoping. Zie het Wereldwijde beleid inzake Amerikaanse overheidscontracten en het Wereldwijde anti-omkopingsbeleid van Anixter voor informatie over de omgang met overheidsklanten in de Verenigde Staten en andere landen. Het is niet mogelijk om een compleet overzicht te bieden van situaties waarin sprake is van belangenvermenging. Het is belangrijk om te onthouden dat als u overweegt om een bepaalde activiteit te ontplooien die hierboven niet wordt vermeld, maar wel voordelen kan opleveren voor een familielid of liefdespartner, of door anderen zouden kunnen worden gezien als in het voordeel van een familielid of liefdespartner dan wel uzelf en in het nadeel van Anixter, u vooraf toestemming voor deze activiteit dient aan te vragen bij de Ethics & Compliance Office. Als u er niet zeker van bent of een bepaalde situatie zou kunnen resulteren in belangenvermenging, dan dient u volgens de hieronder beschreven procedure contact op te nemen met de Ethics & Compliance office (via het Meldingsformulier Belangenverstrengeling) of met een Regional Compliance Officer. Als de activiteit reeds gaande is, hebt u krachtens dit beleid inzake belangenvermenging nog altijd de plicht om daar melding van te maken. Als uw familielid of liefdespartner bijvoorbeeld reeds deel uitmaakt van uw departement (direct dan wel indirect), dan dient u deze relatie onverwijld te melden bij uw leidinggevende en de Ethics & Compliance Office, zodat Anixter stappen kan ondernemen om deze potentiële belangenvermenging en perceptie van vriendjespolitiek aan te pakken. Als een bepaalde relatie in belangenvermenging resulteert, kan het nodig zijn om wijzigingen aan te brengen in de werkverhoudingen of de arbeidsovereenkomst met een van beide betrokkenen te beëindigen. Ten slotte is het belangrijk om te onthouden dat een bepaalde situatie al naar gelang de veranderende omstandigheden kan resulteren in belangenvermenging terwijl daarvan voorheen geen sprake was. In geval van twijfel dient u melding te maken van elke activiteit die als een vorm van belangenvermenging zou kunnen worden geïnterpreteerd en toestemming vooraf te vragen voor het ontplooien van de desbetreffende activiteit. NB.: De Ethics & Compliance Office zal de informatie in de Meldingsformulieren voor belangenvermenging alleen delen met personen voor wie sprake is van een strikte noodzaak tot kennisname. Pagina5 van 6

6 4. Meldingsprocedure belangenvermenging Om bij de Ethics & Compliance Office melding te maken van potentiële belangenvermenging dient u het Meldingsformulier Belangenvermenging in te vullen en in te dienen. Dit formulier is beschikbaar op de EthicsPoint-website. De EthicsPoint-website is te vinden op Deze website is toegankelijk voor elke computer met een internetverbinding. De Ethics & Compliance Office zal elk Meldingsformulier Belangenvermenging evalueren om vast te stellen of de betrokken partijen al dan niet toestemming dienen te krijgen voor het uitvoeren van de desbetreffende activiteit. Het uitvoeren van de activiteit is verboden totdat de Ethics & Compliance Office daar officieel schriftelijke toestemming voor verleent. 5. Jaarlijkse certificering Werknemers van Anixter worden jaarlijks gevraagd om te bevestigen dat zij op de hoogte zijn van de inhoud van dit Beleid inzake belangenvermenging en dienen melding te maken van persoonlijke of zakelijke relaties, activiteiten of investeringen die zouden kunnen resulteren in belangenvermenging, ook als zij hiervan reeds eerder melding hebben gemaakt. 6. Sancties en tuchtmaatregelen Anixter zal toepasselijke corrigerende maatregelen treffen ten aanzien van werknemers die dit Beleid inzake belangenvermenging niet naleven zoals onder meer training, herverdeling van verantwoordelijkheden, schorsing zonder behoud van loon of beëindiging van de arbeidsovereenkomst. 7. Represailles Anixter moedigt openheid aan en zal geen represailles nemen tegen personen die in het kader van dit Beleid inzake belangenvermenging openhartig en ter goeder trouw potentiële problemen aankaarten, evenmin als later blijkt dat deze zorgen onterecht waren. Als u van mening bent dat u nadelige gevolgen hebt ondervonden als gevolg van een melding van potentiële belangenvermenging, of het nu gaat om tuchtmaatregelen, intimidatie of een andere vorm van ongunstige behandeling, dan dient u uw manager, Regional Compliance Officer of Chief Compliance Officer dan wel de Business Integrity Line hiervan op de hoogte te stellen via Pagina6 van 6