Gedragscode Stichting pensioenfonds SC Johnson. I Toelichting op de Gedragscode

Transcriptie

1 Stichting pensioenfonds SC Johnson Gedragscode 2015 I Toelichting op de Gedragscode De verbonden personen (bestuursleden, leden VO, ambtelijk secretaris en de interne administrateur) dienen jaarlijks een verklaring van naleving van de gedragscode te ondertekenen (zie bijlage). De compliance officer van het fonds ziet toe op onder meer de naleving van de gedragscode. Hij rapporteert in ieder geval jaarlijks schriftelijk zijn bevindingen rechtstreeks aan de voorzitter van het bestuur. Hierna volgt enige toelichting bij de uitvoeringskant van de verscheidene onderdelen van de gedragscode te weten: - uitbesteding - nevenfuncties; - relaties met leveranciers en zakelijke dienstverleners; Gedragscode en uitbesteding De gedragscode van het fonds is gebaseerd op de modelgedragscode zoals opgesteld door de pensioenkoepels. Deze modelgedragscode kent een ruime reikwijdte kent en ziet op situaties die bij het pensioenfonds in mindere mate of niet aan de orde (kunnen) zijn gezien de volledige herverzekering en de uitbesteding van het vermogensbeheer. In geval van uitbesteding is het volgens de koepels in ieder geval zaak om na te gaan of in de Service Level Agreements met de externe vermogensbeheerder en externe pensioenadministrateurs afspraken zijn gemaakt over: - de aanwezigheid en verschaffing van een gedragscode; - de aanlevering van een periodieke rapportage van externe partijen over naleving van die gedragscode; - de aanlevering van een periodiek rapport van een auditor waaruit blijkt dat het bestuur van een externe partij effectief stuurt op de gedragscode (bijvoorbeeld een SAS 70 type II verklaring). Nevenfuncties Nevenfuncties die worden vervuld bij bedrijven en instellingen waarmee het fonds zakelijke contacten onderhoudt (bijvoorbeeld een van de herverzekeraars, externe adviseurs en dergelijke) of in de toekomst gaat houden (voor zover te voorzien) zouden de schijn kunnen hebben of kunnen opwekken van een conflicterend belang. Een dergelijke situatie is niet ondenkbaar. Van belang is dan ook om hier zorgvuldigheid bij te betrachten en bij elke voorkomende nevenfunctie te toetsen of deze verenigbaar is met de bestuursfunctie. Uitvoering: - aanvaarding en continuering van nevenfuncties ter instemming voorleggen aan de compliance officer, waarbij als leidraad geldt dat een nevenfunctie die de schijn heeft of kan opwekken van een conflicterend belang niet wordt aanvaard; - nevenfuncties, ook waarvoor geen toestemming is verleend schriftelijk melden aan compliance officer zodat hij deze kan vastleggen. Het doen van een opgave van nevenfuncties kan meegenomen worden in de jaarlijkse verklaring van naleving van de gedragcode. Relaties met leveranciers en zakelijke dienstverleners Het aangaan van relaties met leveranciers en zakelijke dienstverleners van het fonds is onder bepaalde voorwaarden toegestaan. Kernpunt is dat de zakelijke relatie er niet toe mag leiden dat de

2 verbonden persoon in privé voordelen verkrijgt die niet openstaan voor andere verbonden personen. Te denken valt aan een hypotheek tegen voordelige, niet marktconforme condities. Uitvoering - verbonden personen mogen geen privé transacties aangaan of privé gebruik maken van diensten van leveranciers en zakelijke dienstverleners, waarmee het fonds direct of indirect zakelijke contacten onderhoudt, tenzij dit algemeen gebruikelijk is, de diensten tegen marktconforme voorwaarden worden uitgevoerd en financieel privé- voordeel is uitgesloten.

3 II Reglement Gedragscode Algemeen Artikel 1. Deze Gedragscode is gebaseerd op de Model Gedragscode Pensioenfonds van de OPF en inhoudelijk toegespitst op de Stichting Pensioenfonds SC Johnson. Deze Gedragscode wordt vastgesteld en gewijzigd door het Bestuur van het Pensioenfonds. Doel van de Gedragscode Artikel 2. Het doel van de Gedragscode is het waarborgen en handhaven van het vertrouwen in het Pensioenfonds door belanghebbenden, alsmede het voorkomen van integriteitrisico s, dat wil zeggen de aantasting van de reputatie en/of een (toekomstige) bedreiging van het vermogen of financieel resultaat van het Pensioenfonds. Artikel 3. De Gedragscode voorziet in algemene gedragsregels, waaraan alle bij of voor het Pensioenfonds werkzame personen zich dienen te houden. De Gedragscode bevordert de transparantie rond deze gedragsregels en maakt aan alle betrokkenen duidelijk wat wel en wat niet is geoorloofd. Artikel 4. De Gedragscode draagt mede bij aan het integer functioneren van het Pensioenfonds ten behoeve van alle belanghebbenden en aan het waarborgen van de goede naam en reputatie van het Pensioenfonds. Reikwijdte van de Gedragscode Artikel 5. De Gedragscode is van toepassing op de bestuursleden van de Stichting Pensioenfonds SC Johnson, op de leden van het Verantwoordingsorgaan, op de ambtelijk secretaris (namens de organisatie het Project ) en op personen, in dienst van SC Johnson, die voor het Pensioenfonds werkzaamheden verrichten. Artikel 6. Het Bestuur van het Pensioenfonds ziet toe op het naleven van de verplichtingen die voortvloeien uit enige wettelijke bepaling of uit de Gedragscode. Artikel 7. Het Bestuur van het Pensioenfonds heeft tevens de verantwoordelijkheid zich ervan te vergewissen dat organisaties waaraan het Pensioenfonds werkzaamheden heeft uitbesteed beschikken over een Gedragscode, die ten minste gelijkwaardig is aan die van het Pensioenfonds. Normen Artikel 8. Van elk van de in artikel 5 bedoelde personen wordt verwacht dat hij/zij zich onder alle omstandigheden zal gedragen volgens de hoogste normen van de bedrijfsethiek: - ter voorkoming van verstrengeling van belangen van het Pensioenfonds en zijn/haar privébelangen; - ter voorkoming van het gebruik, misbruik en oneigenlijk gebruik van bij het Pensioenfonds voorhanden zijnde vertrouwelijke (markt)informatie;

4 - - ter voorkoming van koersmanipulatie en andere misleidende handelingen; ter voorkoming van het feit, dan wel de schijn, dat zijn/haar privébelangen in conflict komen c.q. verstrengeld raken met de belangen van het Pensioenfonds. Artikel 9. Alle in artikel 5 bedoelde personen mogen geen informatie over zaken inclusief individuele pensioengegevens en beleggingen- van het Pensioenfonds, waarvan hij/zij weet of redelijkerwijs behoort te weten dat die informatie vertrouwelijk is, aan derden bekend maken of ten eigen voordele of ten behoeve van anderen dan het Pensioenfonds gebruiken. Artikel 10. Alle in artikel 5 bedoelde personen dienen terughoudend en transparant om te gaan met de aanvaarding van relatiegeschenken of uitnodigingen van een zakelijke relatie of aspirant- relatie, teneinde te voorkomen dat zij in een situatie geraken waarin het accepteren daarvan hun beslissingen kan beïnvloeden. In geval van twijfel melden zij dit vooraf aan de compliance- officer, bedoeld in artikel 16. Het Pensioenfonds onthoudt zich van het geven van relatiegeschenken. Artikel 11. Behoudens goedkeuring vooraf van het Bestuur, is het alle in artikel 5 bedoelde personen niet toegestaan: - een nevenfunctie bij bedrijven of instellingen, waarmee het Pensioenfonds zakelijke contacten onderhoudt, te aanvaarden of te continueren; - een aanmerkelijk financieel belang te nemen of te houden in een bedrijf of instelling, waarmee het Pensioenfonds zakelijke contacten onderhoudt; - privétransacties aan te gaan met of privégebruik te maken van diensten van bedrijven en instellingen, waarmee het Pensioenfonds zakelijke contacten onderhoudt (behalve als dit algemeen gebruikelijk is, de diensten tegen marktconforme voorwaarden worden uitgevoerd en geldelijk privévoordeel is uitgesloten); - eigendommen van het Pensioenfonds, dan wel zaken waarop het intellectuele eigendomsrecht van het Pensioenfonds rust, voor privédoeleinden te gebruiken, dan wel aan anderen ter beschikking te stellen of openbaar te maken. Artikel 12. Van alle nevenfuncties, zakelijke belangen, privétransacties privégebruik en openbaarmaking, waarvoor in het kader van artikel van artikel 11 door het Bestuur goedkeuring is verleend, wordt aantekening gehouden door de compliance- officer. Artikel 13. Alle in artikel 5 bedoelde personen zijn verplicht elk (potentieel) belangenconflict en elke poging van een (aspirant- )relatie tot beïnvloeding te melden aan de compliance- officer. Artikel 14. Alle in artikel 5 bedoelde personen zullen zich onthouden van het gebruik voor privédoeleinden van voorwetenschap, verkregen in het kader van hun functie bij of werk voor het Pensioenfonds. Compliance Artikel 15. Deze Gedragscode verstaat onder compliance het toezien op de naleving van wettelijke regels en de (deugdelijkheid en effectiviteit van de) eigen regels die het Pensioenfonds, al dan niet in deze Gedragscode, heeft vastgelegd, met het oogmerk reputatieschade te voorkomen.

5 Artikel 16. Het Bestuur wijst compliance- officer aan, die, naast het toezicht, bedoeld in artikel 15 van deze Gedragscode. Zie onder III een opgave van taken en bevoegdheden. Artikel 17. Alle in artikel 5 bedoelde personen zijn desgevraagd gehouden om alle in het kader van de naleving van deze Gedragscode relevante informatie aan de compliance- officer te verschaffen en in geval van twijfel over de toepasselijkheid van deze Gedragscode- verplicht om ter zake advies te vragen aan de compliance- officer. Verantwoording Artikel 18. Over deze Gedragscode, de toepassing daarvan, en de op grond van die toepassing genomen verdere beslissingen wordt jaarlijks, onder verantwoordelijkheid van de compliance- officer, verantwoording afgelegd in het Jaarverslag van de Stichting Pensioenfonds SC Johnson. Artikel 19. Ter voorbereiding van de verantwoording, bedoeld in artikel 18, leggen alle in artikel 5 bedoelde personen jaarlijks, dan wel bij beëindiging van hun werkzaamheden in het kader van het Pensioenfonds, een schriftelijke, ondertekende verklaring af over de juiste naleving van de Gedragscode in het kalenderjaar, waarop het Jaarverslag van toepassing is. Artikel 20. Bij inwerkingtreding van deze Gedragscode, dan wel bij hun aantreden, verbinden alle in artikel 5 bedoelde personen zich via een schriftelijke overeenkomst met het Pensioenfonds tot strikte naleving van deze Gedragscode. Deze overeenkomst is geldig tot zes maanden nadat betrokkene zijn/haar verbondenheid aan het Pensioenfonds (anders dan als deelnemer) beëindigd heeft. Sancties Artikel 21. Het handelen door de in artikel 5 bedoelde personen in strijd met deze Gedragscode wordt beschouwd als een ernstige inbreuk op het vertrouwen dat het Pensioenfonds in hen moet kunnen stellen. Een dergelijk handelen kan reden zijn tot het opleggen van een sanctie. Artikel 22. Als sancties, bedoeld in artikel 21, zijn aan te merken: - een (mondelinge) waarschuwing of (schriftelijke) berisping; - schorsing of ontslag (al dan niet op staande voet) uit de voor het Pensioenfonds uitgeoefende functie; - het ongedaan maken van het door de betrokkene gehaalde (privé- ) voordeel; - een vordering, namens het Pensioenfonds, tot schadevergoeding; - aangifte bij de justitiële autoriteiten. Slotbepalingen Artikel 23. Over kwesties waarin de Gedragscode niet voorziet, beslist het Bestuur van het Pensioenfonds, gehoord de compliance- officer.

6 Artikel 24. Deze Gedragscode treedt in werking op 1 januari Akkoord

7 III Taken en bevoegdheden compliance officer Algemene taak van de compliance officer is: - toezien op naleving van relevante wet- en regelgeving; - toezien op naleving van de gedragscode. Om deze taak te kunnen uitvoeren zal de compliance officer in ieder geval voorzien moeten worden van meldingen van betrokkenen met betrekking tot aanvaarding van relatiegeschenken en uitnodigingen, lijst van organisaties waarmee het fonds een zakelijke relatie onderhoudt of van plan is zaken te gaan doen en de verklaringen van de verbonden personen inzake de naleving van de gedragcode. Taken 1. Registreren van meldingen van betrokkenen met betrekking tot het aanvaarden van relatiegeschenken en uitnodigingen, evenals van pogingen van relaties tot oneigenlijke beïnvloeding; 2. Bijhouden van een lijst van ondernemingen en instellingen waarmee het fonds zakelijke betrekkingen onderhoudt; 3. Bijhouden van een lijst van nevenfuncties; 4. Beoordelen van en adviseren over door betrokkenen gemelde potentiële belangenconflicten, alsmede de toepasselijkheid of de uitleg van de gedragscode; 5. Informeren van de voorzitter van het bestuur over mogelijke overtredingen van de gedragscode; 6. Op verzoek van de voorzitter van het bestuur adviseren over de toepassing van de gedragscode; 7. Documenteren van zijn werkmethoden en werkzaamheden en administreren en archiveren van alle informatie die hem door betrokkenen of derden is verstrekt in het kader van deze gedragscode; 8. Bewaren van afschriften van alle jaarlijkse verklaringen die betrokkenen hem moeten verstrekken (waarin zij verklaren zich aan de gedragscode te zullen houden); 9. Administreren en archiveren alle door hem verleende autorisaties, verrichte controles en onderzoeken en de genomen acties, alsmede overige van belang zijnde informatie, memoranda en correspondentie; 10. Na elk onderzoek rapporteren aan de voorzitter van het bestuur; 11. Jaarlijks schriftelijk rapporteren aan het bestuur. Bevoegdheden 1. adviseren (gevraagd en ongevraagd) over compliance- vraagstukken; 2. namens het bestuur uitvoeren van een monitoringsprogramma; 3. opvragen, zo nodig vorderen, van alle informatie voor het uitvoeren van een monitoringsprogramma; 4. voeren van interviews met betrokkenen; 5. zo nodig overleg voeren met de externe accountant van het pensioenfonds; 6. schriftelijk rapporteren aan de (voorzitter van) het bestuur.