GEDRAGSCODE STICHTING PENSIOENFONDS DEUTSCHE BANK NEDERLAND

Transcriptie

1 GEDRAGSCODE STICHTING PENSIOENFONDS DEUTSCHE BANK NEDERLAND INLEIDING Deze gedragscode van Stichting Pensioenfonds Deutsche Bank Nederland is gebaseerd op de door de sectorbrede pensioenkoepels opgestelde Model Gedragscode Pensioenfondsen 2008 en geldt met ingang van 6 april Artikel 1 Definities 1.1 Verbonden Persoon of Verbonden Personen zijn: a. alle bestuursleden van het Pensioenfonds, onafhankelijk van de duur waarvoor of de juridische basis waarop zij werkzaam zijn; b. degenen die voor het Pensioenfonds werkzaamheden verrichten, maar niet bij het Pensioenfonds in dienst zijn; daartoe behoort in ieder geval de Compliance Officer van het Pensioenfonds; c. andere (categorieën) personen aangewezen door het Bestuur. 1.2 Privé-beleggingstransactie is: a. een transactie in een Financieel Instrument, door of in naam van een Verbonden Persoon, waarbij: 1. de Verbonden Persoon handelt anders dan in de normale uitoefening van zijn beroep of functie; 2. een transactie wordt verricht voor rekening van de Verbonden Persoon; 3. een transactie wordt verricht voor rekening van (een) Gelieerde Derde(n) van de Verbonden Persoon; dan wel b. een andersoortige (financiële) transactie, inclusief het anders dan in de uitoefening van zijn beroep of functie verrichten, doen verrichten of bewerkstelligen van enige handeling, ten voordele van de Verbonden Persoon. 1.3 Onder Financieel Instrument of Financiële Instrumenten wordt begrepen: a. effect; b. geldmarktinstrument; c. recht van deelneming in een beleggingsinstelling, niet zijnde effect; d. derivatencontract, waaronder begrepen maar daartoe niet beperkt een optie-, future-, swap-, valuta- en rentetermijncontract; e. overige financiële instrumenten in de zin van de Wet op het financieel toezicht, en voorts al hetgeen naar de opvattingen van in het maatschappelijk verkeer als zodanig wordt beschouwd. 1.4 Integriteitrisico is: het gevaar voor de aantasting van de reputatie, alsmede de bestaande en toekomstige bedreiging van het vermogen of resultaat van het Pensioenfonds.

2 1.5 Voorwetenschap is: de bekendheid met informatie die concreet is en die rechtstreeks of middellijk betrekking heeft op een uitgevende instelling, waarop de Financiële Instrumenten betrekking hebben, of omtrent de handel in deze Financiële Instrumenten, welke informatie niet openbaar is gemaakt en waarvan openbaarmaking significante invloed zou kunnen hebben op de koers van de Financiële Instrumenten of op de koers van de daarvan afgeleide instrumenten. 1.6 Compliance is: het toezien op de naleving van wettelijke regels en regels die het Pensioenfonds zelf heeft opgesteld met het oogmerk reputatieschade te voorkomen. 1.7 Bestuur: het bestuur van Stichting Pensioenfonds Deutsche Bank Nederland. 1.8 Pensioenfonds: Stichting Pensioenfonds Deutsche Bank Nederland. 1.9 Compliance Officer: een functionaris die de rol vervult van Compliance Officer en werknemer is van een Deutsche Bank Nederland entiteit Deutsche Bank Nederland entiteit: één van de navolgende financiële instellingen behorend tot Deutsche Bank Groep die actief is in Nederland, te weten: Deutsche Bank AG (Amsterdam Branch), Deutsche Bank Nederland N.V., Deutsche International Trust Company N.V. en IFN Finance B.V Gelieerde Derde of Gelieerde Derden: a. de echtgenoot, echtgenote of partner van de Verbonden Persoon; b. bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad van de Verbonden Persoon; c. andere personen die een gemeenschappelijke huishouding met de Verbonden Persoon voeren; d. lasthebbers voorzover handelend ten behoeve van de Verbonden Persoon; e. rechts- of natuurlijke personen met wie de Verbonden Persoon een relatie heeft welke van dien aard is dat de Verbonden Persoon een direct of indirect belang heeft bij het resultaat van een transactie in een Financieel Instrument. Artikel 2 Doel van de gedragscode 2.1 Het doel van de gedragscode van het Pensioenfonds is het waarborgen en handhaven van het vertrouwen in het Pensioenfonds door belanghebbenden, alsmede het voorkomen van integriteitrisico s. De gedragscode kent daartoe algemene gedragsregels voor Verbonden Personen. 2.2 De gedragscode bevordert de transparantie rondom gedragsregels en maakt duidelijk aan alle bij het Pensioenfonds betrokken personen ook voor de bescherming van hun eigen belangen wat wel en wat niet is geoorloofd. De gedragscode is tevens bedoeld ter bescherming van de bij het Pensioenfonds betrokken personen in hun contacten met zakelijk relaties. 2.3 De gedragscode draagt mede bij aan het integer functioneren van het Pensioenfonds ten behoeve van al diegenen die bij het Pensioenfonds belang hebben en het waarborgen van de goede naam en reputatie van het Pensioenfonds en de pensioensector in het algemeen.

3 Artikel 3 Normen 3.1 Van iedere Verbonden Persoon wordt verwacht dat hij of zij zich onder alle omstandigheden zal gedragen volgens de hoogste normen van bedrijfsethiek: a. ter voorkoming van verstrengeling van belangen van het Pensioenfonds en zijn privébelangen; b. ter vermijding van het gebruik van voorwetenschap of andere vertrouwelijke (markt)informatie c.q. van misbruik en oneigenlijk gebruik van het Pensioenfonds voorhanden zijnde vertrouwelijke informatie; c. ter voorkoming van koersmanipulatie en andere misleidende handelingen. Alle Verbonden Personen moeten voorkomen dat hun privé-belangen in conflict komen c.q. verstrengeld raken met de belangen van het Pensioenfonds, dan wel dat de schijn hiervan wordt opgewekt. 3.2 Het is niet toegestaan Gelieerde Derden te betrekken bij handelingen die in strijd zijn met de gedragscode. 3.3 De organisatie waaraan het Pensioenfonds werkzaamheden heeft uitbesteed, moet beschikken over een gedragscode, die tenminste gelijkwaardig is aan die van het Pensioenfonds. Het Bestuur moet zich daarvan vergewissen en voert een operationele due diligence uit op de naleving. 3.4 De hoogste leiding van het Pensioenfonds is verantwoordelijk voor het naleven van de verplichtingen die voortvloeien uit enige wettelijke bepaling of gedragscode. Artikel 4 Vertrouwelijkheid Verbonden Personen mogen geen informatie over zaken inclusief individuele pensioengegevens en beleggingen van het Pensioenfonds, waarvan hij of zij weet of redelijkerwijs behoort te weten dat die informatie vertrouwelijk is, aan derden bekend maken of ten eigen voordele ten behoeve van anderen dan het Pensioenfonds gebruiken. Artikel 5 Relatiegeschenken, nevenfuncties, financiële belangen in zakelijke relaties en pensioeneigendommen 5.1 Aanvaarden van relatiegeschenken, uitnodigingen e.d. Verbonden Personen dienen terughoudend en transparant om te gaan met de aanvaarding van een relatiegeschenk of uitnodiging van een zakelijke relatie of aspirant relatie, teneinde te voorkomen dat zij in een situatie geraken waarin het accepteren van een relatiegeschenk of uitnodiging hun beslissingen kan beïnvloeden. Pogingen van (aspirant-)relaties tot beïnvloeding dienen onmiddellijk te worden gemeld aan de Compliance Officer van het Pensioenfonds. Het in ontvangst nemen van relatiegeschenken dient beperkt te blijven tot attenties waarvan de commerciële waarde niet meer dan 140,- bedraagt. Het is niet toegestaan van derden een relatiegeschenk in de vorm van contant geld aan te nemen. Relatiegeschenken die de commerciële waarde van 140,- te boven gaan, moeten ter toetsing worden voorgelegd aan (a) de voorzitter van het Bestuur en (b) de Compliance Officer van het Pensioenfonds, alvorens deze definitief te accepteren..

4 Uitnodigingen voor reizen, seminars, bedrijfsbezoeken en andere bijeenkomsten in Nederland of het buitenland worden slechts aanvaard na goedkeuring door de voorzitter van het Bestuur. Voor reizen geldt bovendien dat het alleen om groepsreizen mag gaan. Meereizen van partners (anders dan op eigen kosten) is niet toegestaan, tenzij het doel van de reis dat vraagt en ook andere participanten partners kunnen meenemen. Teneinde de onafhankelijkheid ten opzichte van derden te waarborgen, zijn de reis- en verblijfskosten van de Verbonden Persoon (en diens partner) steeds voor rekening van het Pensioenfonds. Van de ontvangst van relatiegeschenken of uitnodigingen zoals hiervoor genoemd, dient schriftelijk melding te worden gedaan aan de Compliance Officer van het Pensioenfonds. In geval van twijfel omtrent aanvaarding of beïnvloeding dient advies te worden gevraagd aan de Compliance Officer van het Pensioenfonds. 5.2 Geven van relatiegeschenken Relatiegeschenken worden nimmer gegeven, behalve voor zover de commerciële waarde niet meer dan 140,- bedraagt. 5.3 Nevenfuncties Het aanvaarden of continueren van een nevenfunctie al dan niet bij bedrijven of instellingen waarmee het Pensioenfonds zakelijke contacten onderhoudt, is toegestaan mits vooraf toestemming is verleend door de voorzitter van het Bestuur. Alvorens toestemming te verlenen, zal de voorzitter van het Bestuur de Compliance Officer van het Pensioenfonds om advies vragen. Als leidraad geldt dat een nevenfunctie, welke de schijn heeft of kan opwekken van een conflicterend belang, niet wordt aanvaard. Nevenfuncties van Verbonden Personen worden vastgelegd in een register dat wordt bijgehouden door de voorzitter van het Bestuur. 5.4 Financiële belangen in zakelijke relaties Indien een Verbonden Persoon financiële belangen heeft in een bedrijf of instelling, waarmee het Pensioenfonds een zakelijke relatie onderhoudt, of mogelijk zaken zal gaan doen, kan sprake zijn van een (potentieel) belangenconflict. Deze financiële belangen van een Verbonden Persoon dienen onmiddellijk te worden gemeld bij de Compliance Officer van het Pensioenfonds. Dergelijke financiële belangen alsmede de genomen maatregelen worden in een register vastgelegd door de Compliance Officer van het Pensioenfonds en gemeld aan de voorzitter van het Bestuur. 5.5 Leveranciers en dienstverleners Het is Verbonden Personen niet toegestaan in privé transacties aan te gaan of privé-gebruik te maken van diensten van leveranciers en zakelijke dienstverleners, waarmee het Pensioenfonds direct of indirect zakelijke contacten onderhoudt, behoudens goedkeuring van de voorzitter van het Bestuur. Alvorens goedkeuring te verlenen, zal de voorzitter van het Bestuur de Compliance Officer van het Pensioenfonds om advies vragen. De voorzitter van het Bestuur zal uitsluitend goedkeuring verlenen indien geen alternatieven mogelijk zijn en de werkzaamheden tegen marktconforme condities worden verricht, ten bewijze waarvan aan de Compliance Officer van het Pensioenfonds een kopie van de offerte en de factuur dient te worden overlegd.

5 5.6 Eigendommen van het Pensioenfonds Zonder voorafgaande toestemming van de voorzitter van het Bestuur is gebruik van eigendommen van het Pensioenfonds voor privé-doeleinden niet toegestaan. Voor het intellectuele eigendom van specifieke, door het Pensioenfonds ontwikkelde en niet openbaar gemaakte beleggingsinstrumenten of analysemodellen geldt hetzelfde, inclusief het openbaar maken daarvan. Alvorens toestemming te verlenen, zal de voorzitter van het Bestuur de Compliance Officer van het Pensioenfonds om advies vragen. 5.7 Toestemming voorzitter van het bestuur In gevallen waarin de voorzitter van het Bestuur toestemming of goedkeuring nodig heeft, dan wordt die gevraagd aan de Compliance Officer van het Pensioenfonds. Artikel 6 Meldingsplicht 6.1 Iedere Verbonden Persoon is verplicht elk (potentieel) belangenconflict te melden aan de Compliance Officer van het Pensioenfonds. Pogingen van een (aspirant-)relatie tot beïnlvloeding dienen eveneens onmiddellijk te worden gemeld. Indien de Verbonden Persoon twijfelt omtrent de uitleg of de toepassing van de gedragscode is hij verplicht het advies van de Compliance Officer in te winnen. Artikel 7 Regeling voorwetenschap 7.1 Het is de Verbonden Persoon verboden om, beschikkende over voorwetenschap, een transactie te verrichten of te bewerkstelligen in Financiële Instrumenten. Het is de Verbonden Persoon die beschikt over voorwetenschap voorts verboden om, anders dan in de normale uitoefening van zijn functie die voorwetenschap aan een derde mede te delen of een derde aan te bevelen een transactie te verrichten of te bewerkstelligen in Financiële Instrumenten waarop de voorwetenschap betrekking heeft. De Verbonden Persoon onthoudt zich van misleidende handelingen, en van het creëren van een misleidende voorstelling van zaken met betrekking tot Financiële Instrumenten, de handel daarin of door het beïnvloeden van transacties in Financiële Instrumenten door derden, door middel van het verstrekken van misleidende informatie met betrekking tot: de prijs of de waarde van de desbetreffende Financiële Instrumenten; de verwachting omtrent de waarde-ontwikkeling van die Financiële Instrumenten; de uitgevende instelling van die Financiële Instrumenten; de financiële verplichtingen die uit het aangaan van de transacties in die Financiële Instrumenten kunnen voortvloeien; het verrichten van één of meer transacties in desbetreffende Financiële Instrumenten. 7.2 Het aanwenden van voorwetenschap bij transacties in Financiële Instrumenten tot persoonlijk gewin is in Nederland strafbaar. Artikel 8 Privé-beleggingstransacties voor Verbonden Personen die werknemer zijn van een Deutsche Bank Nederland entiteit 8.1 Voor Verbonden Personen die tevens werknemer zijn van een Deutsche Bank Nederland entiteit geldt voor privé-beleggingstransacties de regeling zoals de desbetreffende entiteit deze van toepassing heeft verklaard voor haar werknemers.

6 Artikel 9 Privé-beleggingstransacties van Verbonden Personen die geen werknemer zijn van een Deutsche Bank Nederland entiteit 9.1 Het is, behoudens goedkeuring van de Compliance Officer van het Pensioenfonds, niet toegestaan privé-beleggingstransacties te verrichten met of door tussenkomst van natuurlijke personen met wie het Pensioenfonds een zakelijke relatie onderhoudt. 9.2 Het is, behoudens goedkeuring van de Compliance Officer van het Pensioenfonds, niet toegestaan om privé-effectenrekeningen aan te houden bij kantoren van effectenbemiddelaars (met uitzondering van vrije-hand rekeningen tegen marktconforme tarieven onder toekenning van een inzage- en auditrecht aan het Pensioenfonds en met melding aan de Compliance Officer), c.q. privé-beleggingstransacties te verrichten met of door tussenkomst van kantoren van bedrijven en/of instellingen die voorkomen op of door het Pensioenfonds opgestelde, periodiek te actualiseren lijst. De Compliance Officer draagt er zorg voor dat aan de Verbonden Persoon steeds de meest actuele versie van deze lijst ter beschikking wordt gesteld. 9.3 De Verbonden Persoon mag niet privé handelen in Financiële Instrumenten wanneer hij daarin tijdens de uitoefening van zijn functie namens het Pensioenfonds heeft gehandeld of zal handelen, of wanneer hij op ervan op de hoogte is of redelijkerwijs van op de hoogte had moeten zijn dat dergelijke transacties hebben plaatsgevonden of zullen plaatsvinden, gedurende twee beursdagen en daarna (zogenaamd meelopen c.q. frontrunning ). 9.4 Het is de Verbonden Persoon verboden om binnen vierentwintig uur opdracht te geven tot zowel een aan- als verkooporder voor een transactie in hetzelfde Financieel Instrument van een en dezelfde uitgevende instelling, rechtspersoon of vennootschap. 9.5 De Verbonden Persoon is verplicht alle door hem direct of indirect verrichte privébeleggingstransacties binnen één week schriftelijk te melden aan de Compliance Officer van het Pensioenfonds onder overlegging van een kopie van de aan- of verkoopnota. 9.6 Van het toezicht op privé-beleggingstransacties van de Verbonden Persoon zijn vrijgesteld: transacties in overheidsobligaties van OESO-landen; transacties in beleggingsfondsen, ongeacht wel of geen beursnotering en het type (semi) open/closed ended; indexproducten, waaronder begrepen index warrants, index certificaten/notes, index trackers, index opties en index futures; valutaproducten waaronder begrepen valutawarrants, valutaopties en valutafutures. 9.7 Het in dit artikel gestelde is van toepassing, ongeacht of de Verbonden Persoon rechtstreeks of indirect handelt via deelnemingen, gevolmachtigden, beheerders of derden met uitzondering van vrije-hand-transacties (a) voor zichzelf dan wel namens derden, en (b) alleen of in samenwerking met derden. Artikel 10 Compliance Officer 10.1 De Compliance Officer van het Pensioenfonds is belast met het toezicht op de naleving van de op grond van deze gedragscode geldende bepalingen. Indien de Compliance Officer daartoe aanleiding heeft kan hij Verbonden Personen verplichten op eerste verzoek alle informatie te verstrekken omtrent enige door hen verrichte privé-beleggingstransactie. De Compliance Officer controleert of de privé-beleggingstransacties aan de toepasselijke regels, voorschriften en aanwijzingen voldoen.

7 10.2 De Compliance Officer van het Pensioenfonds en de voorzitter van het Bestuur waaraan hij rapporteert, zijn gehouden tot geheimhouding van informatie verstrekt door Verbonden Personen of derden. De geheimhouding kan worden doorbroken in het geval een goede uitoefening van zijn functie daartoe noodzaakt. Artikel 11 Verklaring en naleving 11.1 Ieder die in dienst treedt van het Pensioenfonds, of wordt benoemd tot lid van het Bestuur dan wel op andere wijze toetreedt tot de kring van direct bij het Pensioenfonds betrokkenen, dient een verklaring van naleving van de gedragscode te ondertekenen. Aan het einde van ieder kalenderjaar, of bij tussentijds vertrek als lid van het Bestuur c.q. bij het einde van het dienstverband, dient iedere Verbonden Persoon een verklaring te ondertekenen omtrent de juiste naleving van de voor hem geldende bepalingen in de gedragscode over het afgelopen jaar. Artikel 12 Sancties 12.1 Handelen door de Verbonden Persoon in strijd met deze gedragscode wordt beschouwd als een ernstige inbreuk op het vertrouwen dat het Pensioenfonds in de Verbonden Persoon moet kunnen stellen, en kan op grond daarvan leiden tot een sanctie van het Bestuur, afhankelijk van de ernst van de overtreding. Het voorgaande laat onverlet een vordering tot schadevergoeding en/of aangifte bij de justitiële autoriteiten. Artikel 13 Advies en bezwaar 13.1 Indien de Verbonden Persoon twijfelt over de uitleg van de op hem van toepassing zijnde gedragsregels, is hij verplicht om het advies van de Compliance Officer van het Pensioenfonds in te winnen. Tegen de uitspraak van de Compliance Officer kan de Verbonden Persoon bezwaar maken bij de voorzitter van het Bestuur of een aangewezen beroepsorgaan. Het maken van bezwaar heeft geen schorsende werking ten aanzien van de uitspraak van de Compliance Officer. Artikel 14 Onvoorziene omstandigheden 14.1 Voor kwesties waarin deze gedragscode niet voorziet, beslist de voorzitter van het Bestuur na overleg met de Compliance Officer van het Pensioenfonds. Artikel 15 Slotbepalingen 15.1 Het Pensioenfonds kan de gedragscode wijzigen De onderhavige gedragscode vervangt met ingang van 6 april 2011 alle vorige gedragscodes.