6. Mijn Vf Pooler declaraties op detailniveau

Transcriptie

1 A ekijken resultaten van pooler declaraties na de maandverwerking 1. Ga naar het onderdeel Declaraties 2. Selecteer Overzicht declaraties in het submenu 3. Selecteer een maand (in onderstaand voorbeeld is januari 2017 geselecteerd) of selecteer Integraal. De optie Integraal toont de actuele status van alle poolerdeclaraties vanaf verslagmaand januari Selecteer het gewenste tabblad Pooler declaraties en voer het AK of G-nummer in. 5. Klik op Laad pooler declaraties 6.2 Overzicht resultaten pooler declaraties en status van de vergoeding 3 4 3A A 1 2 Pagina 1 van 12

2 6.3 ekijken van de status van de ingediende pooler declaraties in de kolom Status 1 kolom Status correctie ingediend ingevuld verwerkt niet ingevuld vabo verwerkt vabo correctie vabo ingediend Toelichting Gecorrigeerde declaratie waarbij de inzetverantwoording handmatig heeft plaatsgevonden. oor de declaratie is inzetverantwoording ingediend. Na de eerstvolgende maandverwerking wordt de vergoeding uitbetaald. oor de declaratie is de inzetverantwoording wel al (gedeeltelijk) ingevuld maar nog niet ingediend. oor de declaratie is de inzetverantwoording handmatig ingediend en verwerkt. oor de betreffende declaratie heeft vergoeding plaatsgevonden. oor de declaratie is in de inzetverantwoording nog helemaal niets ingevuld oor de declaratie is de inzetverantwoording ingediend via AO (of een daarmee vergelijkbaar systeem) en verwerkt. oor de betreffende declaratie heeft vergoeding plaatsgevonden. Gecorrigeerde declaratie waarbij de inzetverantwoording via AO (of een daarmee vergelijkbaar systeem) heeft plaatsgevonden. oor de declaratie is inzetverantwoording ingediend via AO (of een daarmee vergelijkbaar systeem). Na de eerstvolgende maandverwerking wordt de vergoeding uitbetaald. 6.4 ekijken van de hoogte van de vergoeding voor ingediende declaraties in de kolom ergoeding 2 In deze kolom staan de bedragen die zijn vergoed en/of gecorrigeerd. A 6.5 Optie toon actueel Door het selecteren van de optie actueel worden in het scherm alle declaraties getoond met status verwerkt of niet ingediend. Pagina 2 van 12

3 6.6 Toelichting kolommen inzetpercentage in overzicht pooler declaraties P A I De gegevens in de volgende vier kolommen komen uit de inzetverantwoordingen die wij voor de pooler over de betreffende maand hebben ontvangen: Uren in pool Uren apo Uren Afw. Uren er. P A dit zijn het aantal uren en minuten dat de pooler in de betreffende maand was opgenomen in de vervangingspool. Dit aantal is vastgesteld op basis van de poolaanstelling in combinatie met het aantal werkbare dagen van die maand dit zijn het aantal uren en minuten APO dat door de pooler in de betreffende maand wordt opgebouwd. dit zijn het aantal uren en minuten eigen afwezigheid van de pooler in de betreffende maand wegens schoolvakanties, eigen ziekte of eigen schorsing. dit zijn het aantal uren en minuten vervanging van de pooler in de betreffende maand 6.7 erekening inzetpercentage: Het inzetpercentage in de kolom inzetperc. I wordt als volgt berekend: Uren vervanging ( Uren in pool Uren apo Uren Afwezigheid) P A X 100 = Inzetpercentage I Pagina 3 van 12

4 6.8 Exporteren naar Excel of csv en controleren Totaal bedrag na de maandverwerking 1. Klik op de maandtab en 1 het menu 2 2. Kies voor Export alle data als Excel of als csv 3. Zet de datafilter aan, in het Excelbestand dat opent. 4. Klik op het driehoekje naast de naam van de kolom Soort of de kolom Status (csv). (Excel) 5. ink in het schermpje dat opent, (vabo) verwerkt en (indien van toepassing) (vabo) correctie aan en klik op OK. Na het instellen van deze filters komt de som van het bedrag in de kolom Soort (Excel) of in de kolom Status (csv) overeen met het uitbetaalde bedrag aan pooler declaraties. Pagina 4 van 12

5 6.9 Integraal bekijk de actuele status van de pooler declaraties, van een specifieke pooler of van een tijdvak Wilt u inzage in de historie van een declaratie, inclusief correcties, dan kunt haalt u deze gegevens uit de afzonderlijke tijdvakken (maandtabs). Exporteer van iedere maandtab de gegevens en plak deze gegevens onder elkaar. Op deze manier bouwt u een eigen integraal totaaloverzicht op Actuele status: 1. Selecteer Integraal 2. oer een AK of G-nummer in en klik op Laad pooler declaratie 3. Klik op het menu 4. Kies voor Export alle data als Excel of als csv 5. Zet in Excel de datafilter aan. 6. Selecteer de gewenste persoon of periode via de filter bij de betreffende kolom. Pagina 5 van 12

6 De actuele status van een pooler declaratie in de kolom status bekijken: kolom Status verwerkt (nuv) ingediend ingevuld verwerkt niet ingevuld verwerkt_vabo verwerkt (nuv)_vabo wachtkamer Toelichting oor de reeds vergoede declaratie is een nul verantwoording ontvangen. Als wel vervanging heeft plaatsgevonden moet de inzetverantwoording nog worden ingevuld. oor de declaratie is inzetverantwoording ingediend. Na de eerstvolgende maandverwerking wordt de vergoeding uitbetaald. oor de declaratie is de inzetverantwoording wel al (gedeeltelijk) ingevuld maar nog niet ingediend. oor de declaratie is de inzetverantwoording handmatig ingediend en verwerkt. oor de betreffende declaratie heeft vergoeding plaatsgevonden. oor de declaratie is in de inzetverantwoording nog helemaal niets ingevuld oor de declaratie is de inzetverantwoording ingediend via AO (of een daarmee vergelijkbaar systeem) en verwerkt. oor de betreffende declaratie heeft vergoeding plaatsgevonden. oor de reeds vergoede declaratie is een nul verantwoording via AO (of een daarmee vergelijkbaar systeem) ontvangen. Als wel vervanging heeft plaatsgevonden moet de inzetverantwoording nog worden ingevuld. ij deze pooldeclaratie stemmen de gegevens ontvangen via de PSA-levering niet overeen met de gegevens ontvangen vanuit het softwarepakket voor pool inzetverantwoording Pagina 6 van 12

7 6.10 ekijken van de inzetverantwoording van ingediende pooler declaraties Klik met de linkermuisknop op de regel van een declaratie om de inzetverantwoording om de betreffende declaratie te bekijken. Het deelvenster Poolers opent. Hierin staan de totaalgegevens voor Uren apo, Uren Afw. en Uren er.. A A 6.11 Toelichting kleurgebruik welke vervanging is voor de betreffende dag in de verantwoording opgenomen (Afwezige en uren en minuten vervanging) welke vorm van verlof van de pooler is voor de betreffende dag in de verantwoording opgenomen gegevens over de betreffende ziektedag van de pooler zoals deze in verantwoording is opgenomen Pagina 7 van 12

8 6.12 Proces indienen inzetverantwoording pooler declaratie Ingediende pooler declaratie voor een bepaalde maand Maandverwerking Plaatsing van de betreffende maand in overzicht poolers en start indieningstermijn inzetverantwoording. Maximaal 3 maanden na plaatsing in overzicht poolers Inzetverantwoording handmatig ingediend of via een upload vanuit een vervangingsprogramma Indieningstermijn inzetverantwoording Geen inzetverantwoording ingediend eoordeling inzetverantwoording en na akkoord volgt uitbetaling Geen vergoeding 6.13 ekijken status ingediende pooler declaraties via het menu Interactief Klik in het menu op Interactief 2. Selecteer Poolers en selecteer vervolgens de pool in de lijst Het overzicht poolers dat wordt geopend toont de reeds ontvangen pooldeclaraties van al uw poolers. Staat een bepaalde pooldeclaratie niet in die lijst, dan is de betreffende declaratie door ons nog niet ontvangen of nog niet verwerkt Toelichting kolom Status in overzicht poolers: Kolom Status Niet Ingevuld Ingevuld Ingediend Definitief ingediend Toelichting U moet de inzetverantwoording voor de betreffende maand nog invullen en indienen U heeft de inzetverantwoording al ingevuld, maar moet hem nog indienen door op de groene knop indienen te klikken. U heeft de inzetverantwoording daadwerkelijk ingediend. Door deze status wordt de betreffende declaratie ook vergoed. U kunt overigens bij deze status nog wijzigingen aanbrengen in de inzetverantwoording. De correctie termijn van 3 maanden voor de poolverantwoording is verstreken. Pagina 8 van 12

9 6.15 Handmatig indienen van een inzetverantwoording 1. Klik in het Overzicht poolers, op de naam van de pooler, achter de maand die u wilt verantwoorden. In onderstaand voorbeeld wordt gekozen voor de maand oktober in U ziet het volgende scherm. G Pagina 9 van 12

10 6.16 Inzetverantwoording voor pooler zonder (declarabele) vervangingen en zonder eigen afwezigheid A. oer bij het aantal uren APO in, dat de betreffende pooler per maand opbouwt. Let op, dit is niet het aantal uren APO dat in die maand is opgenomen.. Wanneer er in de geselecteerde maand door de pooler geen (declarabele) vervangingen hebben plaatsgevonden en er was ook geen sprake van eigen afwezigheid dan klikt u op de groene knop Deze maand geen uren te verantwoorden. De verantwoording voor deze maand is klaar om in te dienen vanuit het Overzicht poolers. C. Klik in het Overzicht poolers op de groene knop Indienen om de inzetverantwoording voor de betreffende declaratiemaand te versturen Inzetverantwoording voor pooler met (declarabele) vervangingen of eigen afwezigheid door ziekte/verlof G I. oer bij het aantal uren APO in, dat de betreffende pooler per maand opbouwt. Let op, dit is niet het aantal uren APO dat in die maand is opgenomen. II. Klik in de kalender op de datum van de vervanging of de eigen afwezigheid. De betreffende datum kleurt dan rood. Tevens verschijnen onder het kalendertje nu de knoppen Pooler ziek, Pooler verlof en oeg verantwoording toe. Z T Z T 6.18 ij afwezigheid door ziekte Klik bij eigen ziekte van de pooler op de knop Z Pooler ziek. oer in het volgende venster het aantal uren en minuten in waarvoor de pooler op de betreffende dag als ziek geregistreerd stond. Klik daarna op de groene knop Toevoegen +. Pagina 10 van 12

11 6.19 ij afwezigheid door verlof Klik bij eigen verlof van de pooler op de knop Pooler verlof. Selecteer in het volgende venster eerst het type verlof en breng vervolgens het aantal uren en minuten in waarvoor de pooler op de betreffende dag verlof had. Klik daarna op de groene knop Toevoegen erantwoorden van een vervanging Klik op de knop oeg verantwoording toe. Selecteer, in het venster dat opent, de afwezige en voer het aantal uren en minuten in waarvoor de vervanging op de betreffende dag heeft plaatsgevonden. Klik vervolgens op de knop Toevoegen. T Pagina 11 van 12

12 6.21 Afronden indienen inzetverantwoording pooler 1) Ga naar het Overzicht poolers om het indienen van de inzetverantwoording af te ronden. 2) Klik op de groene knop Indienen om de inzetverantwoording voor de betreffende declaratiemaand te versturen. Na het versturen van de indiening, wordt de poolvergoeding na de eerstvolgende maandverwerking uitbetaald. Nadat de inzetverantwoording is ingediend kunt u deze nog steeds openen vanuit het Overzicht pooler en nog wijzigingen aanbrengen. Deze wijzigingen worden automatisch door het systeem verwerkt. De groene knop Indienen verschijnt niet opnieuw. Pagina 12 van 12