Digitale handtekening. Werkgroep digitale handtekening - Werkwijze stad Antwerpen 31 mei 2017

Transcriptie

1 Digitale handtekening Werkgroep digitale handtekening - Werkwijze stad Antwerpen 31 mei 2017

2 overzicht uitgangspunten chronologisch verloop: Startschot en analyse 3 fases: principes, uitrol, reguliere werking praktijkvoorbeelden openstaande vragen succesfactoren

3 uitgangspunten

4 startschot vraag stadssecretaris digitaal werken => digitaal tekenen wat kan / moet er juridisch? waar mogelijk: afschaffen

5 analyse vaststellingen vasthouden aan papier, vaak omwille van handtekening handtekening vaak niet nodig juridisch kader geen vormvereisten: functie handtekening staat centraal digitaal tekenen kan met een: gewone handtekening geavanceerde handtekening gekwalificeerde handtekening (gelijkstelling met manuele) weinig (overkoepelende en eenduidige) rechtspraak en rechtsleer

6 analyse Wettelijk kader Digitale handtekening = rechtsgeldig Wet van 9 juli 2001: juridisch kader voor het gebruik van de elektronische handtekening artikel 4 5: een elektronische handtekening kan geen rechtsgeldigheid worden ontzegd louter op grond van het feit dat de handtekening in elektronische vorm is gesteld Europese verordening 910/2014 van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie (eidas- verordening) - van toepassing vanaf 1/7/16 Wet van 21 juli 2016 betreffende de elektronische identificatie (ter vervanging van de wet van 2001) elektronische diensten en documenten dezelfde juridische waarde als hun fysieke tegenhangers

7 fase I: opstart + principes samenwerking nodig beslissingsmodel houvast nodig stadsbreed zelfde principes beslissingsmodel: afschaffen enkel tekenen indien juridisch vereist indien tekenen: digitaal

8 fase I: opstart + principes beslissingsmodel

9 fase I: opstart + principes technische oplossing stadsbreed zelfde technologie eid = principe gratis (kostenbewust) generiek ondertekenen van Word, , pdf,

10 fase II: uitrol implementatie infosessies, specifieke doelgroepen evt pilootprojecten nieuwsbrieven en evt sociale media voor bedrijf intranet beslissingsmodel met voorbeelden realisaties praktische en technische FAQs pc s tekenklaar maken

11 fase II: uitrol intranet stad Antwerpen

12 fase II: uitrol intranet stad Antwerpen

13 fase II: uitrol intranet stad Antwerpen

14 fase II: uitrol technisch: keuze tekenplatform SLA toepassing principes diensten toetsen zelf hun processen aan het beslissingsmodel rol projectteam: adviesverlening + focus bewaken eerst intern het goede voorbeeld geven, dan pas extern uittekenen digitale tekenflow

15 fase III: reguliere werking overdracht naar reguliere werking technische implementatie tekenflow

16 praktijkvoorbeelden Hoe begin ik eraan? opstart uitwerking toepassing voorbeelddocumenten geen handtekening gewone digitale handtekening gekwalificeerde digitale handtekening

17 Hoe begin ik eraan? opstart directie betrekken / overtuigen doel bepalen + planning opmaken uitwerking brieven oplijsten prioriteit bepalen gesprekken met afdelingen afwegen en overleggen toepassing realisaties oplijsten communicatie en overdragen naar reguliere werking

18 Hoe begin ik eraan? uitwerking = Excel document prioriteiten aangeven met kleuren indicatoren (afdeling, naam document, verzending, juridische grond, wie bewaart, enz.) toepassing = realisaties fysieke / digitale handtekening => geen handtekening fysiek handtekening => digitale handtekening

19 Voorbeelden: geen handtekening interne documenten aankondigingsbrieven facturen kennisgeving / begeleidende brieven informatieve brieven documenten waarvan het authentieke exemplaar bij de stad zit retributies en aanslagbiljetten

20 Voorbeelden: gewone digitale handtekening afrekeningsstaat dienstreis bestelbon na gunning aanvraag loopbaanonderbreking oproepingsbrief gemeenteraadsverkiezingen Uittreksel strafregister Momenteel nog wel: GAS-boetes

21 Voorbeelden: gekwalificeerde digitale handtekening collegiale brief contract gunningsbrief waarderingsverslag GAS-boete

22 voorbeeld: eid (MS Word)

23 voorbeeld: eid (MS Outlook)

24 openstaande vragen bulktekenen tekenen in pakket weerstand bij externe instanties/ knelpunten gescande handtekening (-) GAS-boetes: cfr vonnis politierechter Oostende en bezwaren bij de stad (+) uittreksels strafregister: ontwerp KB centraal strafregister dat afdrukken op papier verplicht cfr. collegiale brief aan minister Geens

25 succesfactoren draagvlak bij management aanjagen door voorbeelden functie van het document en van de handtekening staan centraal bestaande werking permanent in vraag stellen aankweken van reflex bij iedere medewerker

26 Inge Heirman