Releasenotes Aangifte Verhuizing en Emigratie

Transcriptie

1 KING Releasenotes Aangifte Verhuizing en Emigratie Versie mei 2017 Randy S.Eichhorn

2 Inhoud 1. Waarom een landelijke online verhuisvoorziening? 3 2. Wat is de landelijke online verhuisvoorziening? 3 3. Onderdelen voorziening Implementatie voorziening Formulier conform e-formulieren specificatie versie (x.x) datum (y.y), opgenomen in bijlage Inrichting van het online formulier Optionele keuzevragen Koppelingen Portaal 6 4. Hoe kan een gemeente gebruik maken van deze dienst? Aansluitpakket: Wat houdt dat in? Wat kost het? 8 5. Algemene zaken Informatiebeveiliging & privacy Toegankelijkheid 9 6. Doorontwikkeling Opleveren koppelvlak Product Aanvragen Beheerafspraken Known issues Vormgeving/Testen Planning Vragen en antwoorden Aangifte Verhuizing en Emigratie Bijlage: stappen online formulier verhuizen binnen Nederland Bijlage: stappen online formulier emigratie 32 1

3 Wie Wanneer Hoofdstuknummer Wijzigingen GH

4 1. WAAROM EEN LANDELIJKE ONLINE VERHUISVOORZIENING? De landelijke online verhuisvoorziening is één van de speerpunten in de visie Overheidsbrede dienstverlening 2020 van de Vereniging Directeuren Publieksdiensten (VDP). De uitvoering is in samenwerking met meerdere gemeenten en uitvoeringsorganisaties. Het landelijke online formulier Aangifte Verhuizing en Emigratie is ingericht op basis van bestaande formulieren. De kosten liggen bij het gemeentefonds, waardoor deelname voor gemeente kosteloos is. Gemeenten hebben geen omkijken naar het beheer, de verantwoordelijkheid daarvoor ligt namelijk bij KING. Verder hebben gemeenten in het formulier de ruimte om lokaal beleid te integreren door een aantal optionele keuzes in het formulier. Inwoners van uw gemeente kunnen met de digitale aangifte 24/7 tijd- en plaatsonafhankelijk hun verhuizing doorgeven. Met behulp van het online verhuisformulier hoeven inwoners geen bezoek te brengen aan het gemeentehuis. Het aantal baliebezoeken wordt daarmee aanzienlijk verminderd. Daarnaast is het voor de inwoner eenvoudig om via een mobiele telefoon een verhuizing door te geven en bijvoorbeeld een foto van een contract toe te voegen. 2. WAT IS DE LANDELIJKE ONLINE VERHUISVOORZIENING? In Nederland is iedere burger wettelijk verplicht zijn/haar woonadres door te geven aan de gemeente. Binnen vier weken vóór of uiterlijk vijf dagen na verhuizing dient de adreswijziging bij de gemeente zijn gemeld. In samenwerking met meerdere gemeenten en uitvoeringsorganisaties heeft KING een landelijke (digitale) verhuisvoorziening Aangifte Verhuizing en Emigratie ontwikkeld. Dit is een dienst, waarmee burgers aangifte kunnen doen van hun verhuizing binnen een gemeente of naar een andere gemeente, maar ook bij emigratie zonder een bezoek te brengen aan het gemeentehuis. Deze dienst is toegankelijk via de website van mijn.overheid.nl en kan ook worden ontsloten via de eigen gemeentelijke website. Het inloggen met DigiD is vereist om gebruik te maken van de landelijke online verhuisvoorziening. Vervolgens maakt mijn.overheid.nl verbinding met de Basisregistratie Personen (BRP) voor verificatie van persoonsgegevens, ook van eventuele meeverhuizende gerelateerden, en de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG) voor adresgegevens. Als het aangifteproces succesvol is doorlopen, kan de burger een bevestiging van de aangifte direct downloaden aan het einde van formulier. Tevens ontvangt de burger een bevestiging van de aangifte in zijn Berichtenbox op mijn.overheid.nl voor burgers, indien de burger heeft aangegeven digitaal post te willen ontvangen van overheidsinstanties. Wat betreft het ontvangen van verhuisaangiften heeft de gemeente een tweetal opties. De transactievoorziening kan de gegevens van de aangifte doorgeven aan de betreffende gemeente via een speciaal ontwikkeld portaal, waarna medewerkers de aangiften kunnen ophalen voor verwerking. Of gemeenten kunnen bij hun leverancier een koppelvlak aanvragen, waarmee medewerkers de verhuis- of emigratieaangifte rechtstreeks kunnen ophalen en verwerken in het eigen zaaksysteem. 3

5 3. ONDERDELEN VOORZIENING 3.1 Implementatie voorziening Aangifte Verhuizing en Emigratie is altijd beschikbaar via mijn.overheid.nl. Na inlog met DigiD komt de burger op het formulier door rechtsboven in de oranje balk op Verhuizing doorgeven te klikken. Zie afbeelding 1 hieronder. Afbeelding 1. De gemeente kan daarnaast op de eigen website en/of app de landelijke voorziening voor Aangifte Verhuizing en Emigratie ontsluiten. De gemeente linkt dan door naar hetzelfde online formulier als dop mijn.overheid.nl staat. 4

6 3.1.1 Formulier conform e-formulieren specificatie versie (x.x) datum (y.y), opgenomen in bijlage Inrichting van het online formulier Bij de Aangifte Verhuizing en Emigratie zijn standaard de volgende zaken van toepassing: Het formulier wordt ontsloten via mijn.overheid.nl en kan door de gemeente op de lokale site worden aangeboden. Door in te loggen met DigiD wordt gecheckt dat de persoon: o Minimaal 16 jaar is o Niet onder curatele staat; o Woonachtig in Nederland is; o In leven is. Tijdens het proces wordt een BAG-verificatie gedaan op het verhuisadres. Op basis van regelgeving en advies van de Nederlandse Vereniging van Burgerzaken kan een aangifte van verhuizing of emigratie ook worden ingediend als het adres niet bekend is of bekend staat als adres zonder woonbestemming. In de laatste twee gevallen verschijnt een waarschuwing met deze mededeling. Indien de aangever van verhuizing minimaal 18 jaar is dan worden vanuit de koppeling GBA-V eerstegraads huisgenoten getoond met de mogelijkheid hen aan te vinken als zij mee e verhuizen. Bij emigratie wordt, met een controlevraag, verondersteld dat alle eerstegraads huisgenoten meeverhuisd dienen te worden. Een verhuisdatum kan uiterlijk 28 dagen in de toekomst liggen en 5 dagen in het verleden. Als de verhuizing pas na vijf dagen wordt doorgegeven dan geldt de aangiftedatum als verhuisdatum. Check op emigratiedatum maximaal 5 dagen in de toekomst en waarschuwing voor correctie verhuisdatum, indien gekozen wordt voor een verhuisdatum in het verleden. Na afronding van het aangifteproces kan de indiener de ontvangstbevestiging direct downloaden. Als de indiener toestemming heeft gegeven voor het digitaal ontvangen van berichten afkomstig van overheidsinstanties krijgt de burger ook een ontvangstbevestiging van de aangifte in zijn berichtenbox. o Hetzelfde is mogelijk indien het formulier wordt ingevuld via de link vanaf de website van de gemeente Optionele keuzevragen Gemeenten hebben afzonderlijk de keuze om vragen over de volgende onderwerpen te stellen: o bewijs van hoofdbewoning o bewijs van inwoning o aantal bewoners op het oude adres o aantal bewoners op het nieuwe adres o feedback vragen over het formulier 5

7 Bewijs van inwoning kan worden aangetoond door de hoofdbewoner te laten inloggen met DigiD of door een verklaring te uploaden. 3.2 Koppelingen Bij deelname worden de volgende koppelingen voor de gemeente door KING gerealiseerd: BAG-LV 2.1 voor het invullen van adressen o.b.v. postcode, huisnummer, huisletter GBA-V via PL-webservice inclusief prefill eformulieren 1.02 Berichtenbox voor burgers voor het ontvangen van een bevestiging Toegang tot het formulier via mijn.overheid.nl (eventueel kunnen gemeenten deze link ook op de eigen website plaatsen) DigiD inlog (niveau laag) eherkenning niveau 2 1 voor portaal obv Afsprakenstelsel eherkenning - Koppelvlak Dienstverlener eherkenningsmakelaar, minimaal versie 1.7 o Indien de medewerker reeds eherkenning niveau 2 heeft dan is alleen een machtiging nodig. 3.3 Portaal Het portaal is voor gemeenten toegankelijk via eherkenning niveau 2. De gemeente vindt hier alle binnengekomen e-formulieren Aangifte Verhuizing of Emigratie per type met download-optie voor medewerkers voor het downloaden van ontvangen verhuismeldingen. In het portaal kunnen medewerkers van de gemeente hun voorkeurinstellingen ingeven, bijvoorbeeld: Mogelijkheid voor reminder per adres om geattendeerd te worden op binnengekomen verhuismeldingen. De medewerkers kunnen kiezen om bij elke aangifte die binnenkomt een bericht te ontvangen of aan het einde van de dag. Statistieken met betrekking tot verhuizen en emigratie, vb: aantal aangiften en tijd dat medewerkers de aangiften ophalen. Zie afbeelding Hoe verwerkt de gemeente de gegevens uit de online verhuisvoorziening? In het portaal komen alle aangiftes en eventuele bewijsstukken binnen. Na inlog met eherkenning kan een ambtenaar alle relevante informatie verkrijgen door deze te downloaden. Daarna kan de medewerker de gegevens Handmatig overnemen. Desgewenst kan de gemeente een koppelvlak aanvragen, zodat de aangiftes direct in het eigen systeem belanden. o Momenteel zijn wij nog in gesprek met de diverse leveranciers over de aanvragen van koppelvlakken. Het koppervlak van Procura zal naar verwachting voor de zomer gereed zijn. Idee om een overzicht op te nemen van leveranciers die het koppelvlak al wel beschikbaar hebben in de toolkit. Als deze informatie ook in de Softwarecatalogus komt dan kunnen we hiernaar verwijzen. 1 Voor meer informatie over eherkenning en niveaus: 6

8 7

9 4. HOE KAN EEN GEMEENTE GEBRUIK MAKEN VAN DEZE DIENST? Aanmelden is mogelijk via het aanmeldformulier Aangifte Verhuizing en Emigratie. Het ingevulde aanmeldformulier komt bij KING binnen en een medewerker neemt contact op. 4.1 Aansluitpakket: Wat houdt dat in? Ondertekening door tekenbevoegde van de aansluitovereenkomst met KING en deelnemende gemeente. Gemeente verstuurt een digitale en papieren versie aan de Rijksdienst van Identiteitsgegevens (RvIG) ten name van Laura Klooker. Daarmee wordt een tweede aansluiting voor de GBA-V aangevraagd door de gemeente bij de RvIG. Hierna wordt een login met wachtwoord voor de tweede tabel aangemaakt en per post doorgestuurd aan de gemeente. De gemeente dient zo snel mogelijk deze informatie te delen met leverancier Decos. Dit kan gedaan worden middels een met een versleutelde attachment naar onze contactpersoon René Wanders. Let op: wachttijd RvIG is zes weken. Ondertekening van de bewerkersovereenkomst tussen Decos en KING door tekenbevoegde. Eventueel eherkenningsmiddel niveau 2 aanvragen voor de medewerkers die het portaal gaan beheren dan wel koppelvlak implementeren. o Team implementatieondersteuning heeft documentatie beschikbaar indien gemeenten ondersteuning nodig hebben bij het aanvragen van eherkenning. Verder dient de gemeente ook nog enkele keuzes te maken over: Aanschaf en ontwikkeling van een koppelvlak naar het zaaksysteem van de gemeente. Verwijzing naar het online verhuisformulier op de eigen website, mijn.overheid.nl of een app. Optionele vragen op het verhuisformulier Afspraken maken over het interne proces na indienen van aangiften 4.2 Wat kost het? Deelname aan de verhuisservice is kosteloos voor gemeenten. Optionele kosten: o Afname koppelvlak Voorziening : bedrag zz.zz o Aanschaf eherkenning niveau 2 door gemeente: ± 35 euro per jaar 8

10 5. ALGEMENE ZAKEN 5.1 Informatiebeveiliging & privacy De leverancier en KING hebben voor de applicatie een informatiebeveiligingsplan gemaakt, waarin duidelijk wordt gemaakt hoe met de beveiliging van het systeem wordt omgegaan. In dat plan komen de minimaal volgende punten aan bod: De eisen met betrekking tot de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid. Continue aandacht voor beveiliging en de verbetering ervan. Het aanvaardbaar gebruik van informatie en bedrijfsmiddelen die verband houden met de ICT-voorzieningen van de dienstverlener. De rollen en verantwoordelijkheden van de medewerkers. Hoe omgegaan wordt met: a. Beveiligingsincidenten en meldplicht datalekken b. Bewustwording c. Logging d. Sleutelbeheer e. Zonering f. Anti-malware g. Intrusion detectie h. Continuïteit i. Auditing j. Testen 5.2 Toegankelijkheid De applicatie voldoet aan de webrichtlijnen versie 2 op AA-niveau. Daarnaast is de applicatie getest door de diverse gemeenten, een burgerpanel en enkele usability-experts om de toegankelijkheid zo goed mogelijk te borgen. 6. DOORONTWIKKELING 6.1 Opleveren koppelvlak Product Aanvragen 1.1 Verwachte planning 2 maanden na opleveren voorziening. +/- 1 augustus. 6.2 Beheerafspraken Hoe wordt het beheer ingeregeld? Met wie kunnen gemeenten contact opnemen als: o de voorziening niet beschikbaar is? o wijzigingen wenselijk zijn? o wie neemt contact op met de gemeenten wanneer onderhoud ingepland is? 6.3 Known issues Op dit moment zijn er geen known-issues. 9

11 6.4 Vormgeving/Testen De werking van de voorziening is standaard getest op onderstaande devices: Device Browser Versie Besturingssysteem Desktop Chrome Nieuwste (45.x) Windows 7 Desktop Firefox Nieuwste (40.x) Windows 7 Desktop Internet Explorer IE11 Windows 7 Ipad air Safari 8.3 IOS 8.3 Iphone 5 Safari 8.3 IOS 8.3 Samsung Galaxy Chrome Android 5.0 (lollipop) tab4 Samsung Galaxy S5 Chrome Android (kitkat) Steekproefsgewijs wordt ook onderstaande getest: Device Browser Versie Besturingssysteem Nokia lumnia 930 Internet Explorer IE11 Windows 8.1 HTC Desire 516 Chrome Nieuwste (45.x) Android (jellybean) MacBook Pro Safari Nieuwste (10.x) OS X El Capitain 10

12 7. PLANNING Datum Verantwoordelijk Onderdeel 1 juni 2017 Start eerste pilots 1 augustus 2017 Verzendend deel koppelvlak 1 augustus 2017 NHR koppeling 1 september 2017 Optioneel: Idensys 1 oktober 2017 Optioneel berichtenbox bedrijven 11

13 8. VRAGEN EN ANTWOORDEN AANGIFTE VERHUIZING EN EMIGRATIE Een verhuizing brengt al genoeg stress en geregel met zich mee. Met de landelijke online verhuisvoorziening is het straks voor alle inwoners van deelnemende gemeenten mogelijk een verhuizing door te geven zonder een bezoek te brengen aan het gemeentehuis. In andere woorden: de landelijke online verhuisvoorziening is een uniform online formulier voor de aangiften van verhuizing en emigratie, waarmee de aangifte altijd op uniforme wijze wordt gemeld aan gemeenten. Voor de gemeenten is de werkwijze van het online formulier toepasbaar op vergelijkbare processen. 1. Onze gemeente heeft interesse in de Aangifte Verhuizing en Emigratie, maar heeft nog enkele vragen met betrekking tot de landelijke verhuisvoorziening. Waar kunnen wij met onze vragen terecht? Ons team Landelijke voorzieningen staat u graag persoonlijk te woord om alle informatie over de Aangifte Verhuizing en Emigratie te verhelderen. U kunt contact opnemen met onze collega s via of telefoon. Bij algemene vragen kunt u contact opnemen met met technische vragen over bijvoorbeeld het koppelvlak bij inhoudelijke vragen [ Noem personen en gegevens/specialiteit met foto s] Uiteraard zijn wij ook bereid een afspraak met u in te plannen. 2. Kunnen wij een voorbeeld formulier Aangifte Verhuizing en Emigratie inzien? Binnenkort komt een demoversie zonder DigiD en eherkenning beschikbaar. Iedere ambtenaar kan een formulier starten. De specificaties zijn vrij downloadbaar via de website van KING. 3. Wat zijn de voordelen van de landelijke online verhuisvoorziening? De landelijke online verhuisvoorziening is één van de speerpunten in de visie Overheidsbrede dienstverlening 2020 van de Vereniging Directeuren Publieksdiensten (VDP). De uitvoering is in samenwerking met meerdere gemeenten en uitvoeringsorganisaties. Het landelijke online formulier Aangifte Verhuizing en Emigratie is ingericht op basis van bestaande formulieren. De kosten liggen bij het gemeentefonds, waardoor deelname voor gemeente kosteloos is. Gemeenten hebben geen omkijken naar het beheer, de verantwoordelijkheid daarvoor ligt namelijk bij KING. Verder hebben gemeenten in het formulier de ruimte om lokaal beleid te integreren door een aantal optionele keuzes in het formulier (met betrekking tot vragen over bijvoorbeeld de vorm en hoeveelheid bewijslast voor bijvoorbeeld bewijs van inwoning of hoofdbewoning). Inwoners van uw gemeente kunnen met de digitale aangifte 24/7 tijd- en plaatsonafhankelijk hun verhuizing doorgeven. Met behulp van het online verhuisformulier hoeven inwoners geen bezoek te brengen aan het gemeentehuis. Het aantal baliebezoeken wordt daarmee aanzienlijk verminderd. Daarnaast is het voor de inwoner eenvoudig om via een mobiele telefoon een verhuizing door te geven en bijvoorbeeld een foto van een contract toe te voegen. 12

14 4. Onze gemeente wil graag gebruikmaken van de Aangifte Verhuizing en Emigratie. Waar kunnen wij ons aanmelden? Gemeenten kunnen zich aanmelden via het digitale aanmeldformulier Aangifte Verhuizing en Emigratie. Na verzending neemt één van onze collega s contact met u op over het vervolgproces. 5. Hoe ziet het vervolgproces eruit na aanmelding? Eén van onze collega s zal een afspraak met u maken om alles in gang te zetten. Bij de samenwerking hoort een ondertekening van de aansluitovereenkomst tussen de deelnemende gemeente en KING, en een bewerkersovereenkomst tussen... De gemeente zorgt voor ondertekening van dit laatste document door tekenbevoegde en dient een digitale en papieren versie aan de Rijksdienst van Identiteitsgegevens (RvIG) te verzenden ten name van Laura Klooker. Daarmee wordt een tweede aansluiting voor de GBA-V aangevraagd door de gemeenten bij de RvIG. Hierna wordt een login met wachtwoord voor de tweede tabel aangemaakt en per post doorgestuurd aan de gemeente. De gemeente dient zo snel mogelijk deze informatie te delen met leverancier Decos. Dit kan gedaan worden middels een met een versleutelde attachment naar onze contactpersoon René Wanders. Verder dient de gemeente ook nog enkele keuzes te maken over: Aanschaf en ontwikkeling van een koppelvlak naar het zaaksysteem van de gemeente. Verwijzen naar het online formulier op MijnOverheid, eigen website of app. Optionele vragen op het verhuisformulier Afspraken maken over het interne proces na indienen van aangiften 6. Wat is standaard van toepassing op het formulier? Inloggen met DigiD; daarmee wordt gecheckt of de persoon 16 jaar of ouder is, niet onder curatele staat, woonachtig in Nederland is en in leven is. Indien de aangever 18 jaar of ouder is dan worden vanuit de koppeling GBA-V automatisch eerstegraads huisgenoten weergeven met de mogelijkheid deze personen aan te vinken als zij mee verhuizen. Bij emigratie wordt met een controlevraag verondersteld dat alle eerstegraads huisgenoten mee verhuizen. Bij invoeren van het verhuisadres wordt een BAG-verificatie gedaan. Indien het adres niet bekend is of geen woonbestemming heeft verschijnt een waarschuwing in beeld. Let op: de aangifte kan alsnog worden voltooid in verband me t de regelgeving van de Nederlandse Vereniging van Burgerzaken. Een verhuisdatum kan uiterlijk 28 dagen in de toekomst liggen en 5 dagen in het verleden. Als de indiener een verhuisdatum invoert, die langer dan vijf dagen in het verleden ligt, verschijnt een waarschuwing in beeld met de mededeling dat de gemeente de verhuisdatum aanpast naar de datum 13

15 van aangifte. Een verhuisdatum, die meer dan 28 dagen in de toekomst ligt, kan niet worden ingevoerd. Na afronding van het aangifteproces kan de indiener de ontvangstbevestiging direct downloaden. Mits de indiener toestemming heeft gegeven voor het digitaal ontvangen van overheidsinstantiesberichten krijgt hij ook een ontvangstbevestiging van de aangifte in zijn berichtenbox. 7. Waar kan de gemeente nog invloed uitoefenen bij de inrichting van het formulier? Bovengenoemde punten zijn standaard verwerkt in het formulier Aangifte Verhuizing en Emigratie. Daarnaast kunnen gemeenten optioneel vragen stellen over de volgende onderwerpen: Bewijs van hoofdbewoning; Bewijs van inwoning; o Bewijs van inwoning kan worden aangetoond door de hoofdbewoner te laten inloggen met DigiD, of door een ingescande verklaring te uploaden. Aantal bewoners op het oude adres; Aantal bewoners op het nieuwe adres; Feedback vragen over het formulier; 8. Waar zijn gemeenten zelf verantwoordelijk voor? Gemeenten dienen zelf interne werkafspraken te maken over de behandeling van de aangiftes die via het portaal binnenkomen. Daarnaast kunnen zij eherkenning niveau 2 aanvragen voor medewerkers, die het portaal gaan beheren of een koppelvlak gaan implementeren. Eventueel kunnen zij een link naar het formulier Aangifte Verhuizing en Emigratie plaatsen op de website of doorlinken naar MijnOverheid. 9. Waar komen alle aangiften van verhuizing of emigratie binnen? De aangiften van verhuizing of emigratie komen binnen op een speciaal ontwikkeld portaal. De aangiften staan daar in pdf-formaat. De verantwoordelijke gemeentemedewerker kan de aangiften ophalen uit het portaal op een moment dat voor de medewerker uitkomt. Desgewenst kan deze de aangiften uitprinten. Er wordt gewerkt aan een gestandaardiseerd koppelvlak, zodat digitaal ontvangen aangiften direct in de gemeentelijke systemen worden verwerkt. 10. Wat hebben de gemeenten en KING bereikt op het gebied van de landelijke verhuisvoorziening? Vanaf februari 2017 is de landelijke online verhuisvoorziening gereed om te gebruiken voor de koplopergemeente. Sinds april 2017 kunnen alle gemeenten in Nederland zich aanmelden. De Aangifte Verhuizing en Emigratie wordt geleverd met een gemeentelijk administratie portaal waarin aangiften kunnen worden opgehaald en statistieken kunnen worden bekeken. Medio 2017 is het koppelvlak met de gemeentelijke systemen gereed. Dan kunt u de aangifte koppelen met uw backofficesystemen. 14

16 11. Hoe wordt de Aangifte Verhuizing en Emigratie ontsloten via MijnOverheid en de gemeentelijke website? De online verhuisvoorziening kan op meerdere manieren ontsloten worden, zoals achter MijnOverheid.nl en de gemeentelijke website. De voorziening maakt gebruik van de DigiD voor identificatie en authenticatie. Verder maakt de online verhuisvoorziening gebruik van de GBA-V (BRP; Basisregistratie Personen) voor het voorinvullen van persoonsgegevens. Bovendien wordt de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) gebruikt voor het voorinvullen van adresgegevens van de nieuwe woning en een check of het opgegeven verhuisadres bestaat. 12. Wat is het verband tussen de landelijke verhuisvoorziening en Digitale Agenda 2020? De online verhuisvoorziening past in de gedachte van collectivisering van gemeentelijke dienstverlening. Gemeenten kunnen juist op dit soort terreinen steeds sterker samen optrekken en in gezamenlijkheid formulieren en diensten ontwikkelen. Naast de Aangifte Verhuizing en Emigratie is ook de Digitale Aangifte Overlijden beschikbaar en zullen in 2017 nog een 20-tal diensten ontwikkeld worden. 13. Welke andere diensten worden op korte termijn verwacht? Ten alle tijden werken wij aan het optimaliseren van het gebruik van de online voorzieningen voor verhuizing en overlijden. Parallel daaraan werken wij op het moment aan uittreksels en contact met gemeenten. 14. Sluit de online verhuisvoorziening aan op de Basisregistratie Personen? Ja, de Digitale Verhuisservice sluit aan op de GBA-V. 15. Worden de wijzigingen direct in de Basisregistratie Personen gewijzigd? Nee, er vindt geen directe mutatie in de Basisregistratie personen plaats. 16. Wat is de verhouding tussen de online verhuisvoorziening en adres op orde? Nog te formuleren antwoord Adres op orde is een 3 de partij die profielen toepast op verhuizingen om te bepalen of er mogelijk iets mis is met een specifieke verhuizing. 17. Welke controles zijn er in de online verhuisvoorziening ingebouwd? De voorziening maakt gebruik van de DigiD voor identificatie en authenticatie. De Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) wordt als controle gebruikt of opgegeven adres bekend is. Gemeenten kunnen extra checks inbouwen door controlevragen te stellen, zoals hoeveel bewoners verhuizen mee? of hoeveel bewoners blijven achter?. 15

17 18. Werkt de VHS ook op een mobiele device? De werking van de voorziening is standaard getest op onderstaande devices: Device Browser Versie Besturingssysteem Desktop Chrome Nieuwste (45.x) Windows 7 Desktop Firefox Nieuwste (40.x) Windows 7 Desktop Internet Explorer IE11 Windows 7 Ipad air Safari 8.3 IOS 8.3 Iphone 5 Safari 8.3 IOS 8.3 Samsung Galaxy Chrome Android 5.0 (lollipop) tab4 Samsung Galaxy S5 Chrome Android (kitkat) Steekproefsgewijs wordt ook onderstaande getest: Device Browser Versie Besturingssysteem Nokia lumnia 930 Internet Explorer IE11 Windows 8.1 HTC Desire 516 Chrome Nieuwste (45.x) Android (jellybean) MacBook Pro Safari Nieuwste (10.x) OS X El Capitain 19. Is directe verwerking in backoffice mogelijk? De aangiften van verhuizing en emigratie komen binnen in een speciaal ontwikkeld portaal. Verantwoordelijke medewerkers kunnen de uniforme aangiften ophalen en intern verwerken. Indien wenselijk kunnen gemeenten een koppelvlak aanvragen, zodat de aangiften in het eigen systeem binnenkomen. 20. Hoe vraagt een gemeente een koppelvlak aan en wat zijn de kosten? Momenteel zijn wij in gesprek met leveranciers voor de ontwikkeling van een koppelvlak tussen het online verhuisformulier (Decos) en de backoffice-systemen. Het koppelvlak met Procura zal vanaf de zomer beschikbaar zijn. 21. Moet ik aansluiten of mag ik aansluiten? Iedere Nederlandse gemeente mag zich aanmelden voor het online verhuisformulier Aangifte Verhuizen en Emigratie. 22. Wat zijn de kosten bij deelname? 16

18 De kosten voor de landelijke voorzieningen worden verhaald op het Gemeentefonds, waardoor deelname gratis is. Voor de aanschaf van een koppelvlak zijn wel kosten verbonden. 23. Onze gebruikers hebben vragen over het formulier. Hoe kunnen gemeenten hen te woord staan? Indien behoefte is aan standaard communicatieteksten voor gebruikers dan kunnen deze ontwikkeld worden. Momenteel wordt een communicatieplan ontwikkeld. 17

19 9. BIJLAGE: STAPPEN ONLINE FORMULIER VERHUIZEN BINNEN NEDERLAND 1. In het formulier dient allereerst aangegeven te worden of de verhuizing naar een Nederlandse gemeente is of naar het buitenland. 2. Indien het een verhuizing binnen Nederland betreft, dan wordt op de volgende pagina gevraagd waar de burger naartoe gaat verhuizen. 18

20 b. Op het online verhuisformulier kunnen enkel verhuisaangiften doorgegeven worden naar gemeenten die zich hebben aangemeld voor deze landelijke voorziening. Indien de burger een gemeente wil invoeren, die niet meedoet, verschijnt de volgende waarschuwing: 3. Indien de gemeente staat aangemeld voor de landelijke verhuisvoorziening wordt de burger gevraagd in te loggen met DigiD door op de oranje button Inloggen met DigiD te klikken. 19

21 4. Op het volgende scherm wordt de burger geacht zijn DigiD gegevens in te voeren en op Inloggen te klikken. 20

22 5. Burgerservicenummer, naam, geboortedatum, (oude) adres en adres staan automatisch ingevuld. De burger dient een verhuisdatum en adresgegevens van het nieuwe adres in te voeren. a. Indien een datum wordt aangeklikt van vijf dagen of meer in het verleden dan verschijnt in rode letters een tekst waarin staat dat de gemeente de datum zal aanpassen naar de datum van ontvangst van de verhuisaangifte. Indien een adres wordt ingevoerd, dat nog niet bekend is bij de gemeente, wordt dit in een gele balk gemeld, waarin de burger verzocht wordt nog eens goed te controleren of het adres klopt. In beide gevallen kan op Ga verder geklikt worden. 21

23 22

24 b. Een datum, verder dan 28 dagen in de toekomst, kan niet aangeklikt worden. c. Indien op de ingevoerde locatie meerdere adressen bekend zijn dan dient de burger één van de adressen te kiezen, voordat op Ga verder geklikt kan worden. 23

25 6. Op de volgende pagina dient de burger aan te geven of eerstegraads gezinsleden meeverhuizen: a. Wanneer ja wordt ingevuld, verschijnen alle eerstegraads gezinsleden en dient de burger aan te vinken welke leden meeverhuizen. 24

26 7. Daarna wordt gevraagd of er al mensen wonen op het verhuisadres en dient een van de drie opties aangeklikt te worden. a. Bij nee dient een koop- / huurcontract / gebruikersovereenkomst toegevoegd te worden, voordat het formulier verder ingevuld kan worden. 25

27 b. Bij inwoning bij een ander persoon of instelling en het huren van kamer verschijnen weer drie opties, waarvan één optie volledig gekozen moet worden om te bewijzen dat de huidige inwoner de inwoning bevestigt. o o o Bij de optie inloggen met DigiD verschijnt een nieuw tabblad, waar de huiseigenaar verzocht wordt in te loggen. Bij de optie verklaring van de eigenaar wordt naast een bijlage ook het identiteitsbewijsnummer gevraagd van deze persoon. Bij de optie huurcontract toevoegen wordt enkel een bijlage van het document gevraagd. 26

28 27

29 8. Op de volgende pagina wordt gevraagd hoeveel bewoners achterblijven op het oude adres en/of hoeveel bewoners meeverhuizen naar het nieuwe adres. a. Bij achterblijvers kan gekozen worden uit: 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 of meer dan 9. b. Bij het nieuwe adres staan dezelfde keuzes plus de optie onbekend. 28

30 9. De laatste vraag betreft feedback op het formulier, maar mag overgeslagen worden door op Ga verder te klikken. 10. Daarna verschijnt een samenvatting van alle ingevoerde gegevens in het formulier. Via de grijze button Terug kunnen nog gegevens gewijzigd worden op het formulier. Indien alles klopt, dient onderaan nog aangevinkt te worden dat de burger akkoord gaat met alle ingevulde gegevens. Wanneer de burger dit vergeet aan te vinken dan komt een melding in rode letters met de mededeling dat U dient akkoord te gaan met alle ingevulde gegevens. Na aanvinken, kiest de burger op Ga verder. 29

31 30

32 11. Tot slot verschijnt een bevestiging van de aangifte met een registratienummer. Ook kan onderaan de aangifte gedownload worden. Indien de burger op mijn.overheid.nl voor burgers heeft aangegeven dat hij berichten wil ontvangen van overheidsinstanties, dan zal daar dezelfde bevestiging naar verstuurd worden. 31

33 10. BIJLAGE: STAPPEN ONLINE FORMULIER EMIGRATIE 12. In het formulier dient allereerst aangegeven te worden of de verhuizing naar een Nederlandse gemeente is of naar het buitenland. Klik op Ik verhuis naar het buitenland. 13. Indien het een verhuizing naar het buitenland betreft, dan wordt op de volgende pagina gevraagd in welke plaats de burger op het moment woont. Ook op dit formulier geldt dat de gemeente moet staan aangemeld voor deze landelijke voorziening. 32

34 14. Daarna komt de burger automatisch terecht op een pagina om in te loggen met DigiD. Klik op de oranje button met Start nu. 15. Vervolgens wordt de burger gevraagd in te loggen met DigiD door op de oranje button te klikken met Inloggen met DigiD. 33

35 16. Daarna kan de burger zijn DigiD gegevens invoeren. 34

36 35

37 17. Burgerservicenummer, naam, geboortedatum, (oude) adres en adres staan automatisch ingevuld. Verder wordt de burger op deze pagina gevraagd of mensen achterblijven op het adres in Nederland. a. Indien er mensen achterblijven dan verschijnt de mededeling dat U kunt niet verder. Neem contact op met de gemeente. 36

38 b. Bij ja kan de burger op Ga verder geklikt worden. 18. Vervolgens wordt gevraagd naar een verhuisdatum, die net als bij verhuizing binnen Nederland, vijf dagen in het verleden kan liggen of uiterlijk 28 dagen in de toekomst. a. Bij een invoer van een datum meer dan vijf dagen in het verleden verschijnt in rode letters U bent al verhuisd naar het buitenland. De gemeente zal uw verhuisdatum aanpassen naar de datum van ontvangst van deze aangifte. Een datum later dan 28 dagen in de toekomst kan niet aangeklikt worden. b. Ook wordt gevraagd naar de nieuwe adresgegevens. Daarbij is het invullen van een adres niet verplicht, maar het land waar de burger gaat wonen wel. 37

39 c. Onderaan staan de eerstegraads gezinsleden genoteerd met de vraag of het klopt dat zij allen meeverhuizen. Indien niet alle genoteerde gezinsleden meeverhuizen verschijnt een mededeling dat contact opgenomen moet worden met de gemeente en kan het formulier niet verder ingevuld worden. 38

40 Indien het klopt dat alle gezinsleden meeverhuizen dan verschijnt onderaan de pagina de oranje button met Ga verder. 39

41 19. Bij de laatste vraag wordt feedback gevraagd op het formulier. De burger kan desgewenst een mening geven over het formulier, maar is dit niet verplicht. Zonder feedback te leveren kan op Ga verder geklikt worden. 40

42 20. Dan komt de burger op een pagina terecht waar alle ingevoerde gegevens onder elkaar staan vermeld. Indien niet alle gegevens kloppen, kan de burger via de grijze button Terug onderaan de pagina zijn/haar gegevens nog wijzigen. Wanneer alles klopt, dan dient onderaan een akkoord aangevinkt te worden en op Nu verzenden te klikken. 41

43 21. Tot slot verschijnt een bevestiging van de aangifte met een registratienummer. Ook kan onderaan de aangifte gedownload worden. Indien de burger op mijn.overheid.nl voor burgers 42

44 heeft aangegeven dat hij berichten wil ontvangen van overheidsinstanties, dan zal daar dezelfde bevestiging naar verstuurd worden. 43