DE 'TERRA INCOGNITA' VAN OFFICE 365

Transcriptie

1 DE 'TERRA INCOGNITA' VAN OFFICE 365 Als assistent zit je er nu al middenin of krijg je het morgen voor je kiezen: Office 365. Van de eenmanszaak tot de multinational, Office 365 is aan een gestage groei bezig. Het zijn de bekende Office applicaties maar dan gecombineerd met The Cloud. In die Microsoft Cloud hebben de jongens in Redmond de touwtjes in handen. Dat betekent continu verbeteringen en nieuwe speeltjes die social collaboration moeten faciliteren. Het gaat zo hard en er zit zoveel fijns in verstopt dat je snel het spoor bijster bent. Daarom maar even een update. Geen technisch verhaal maar een kijkje in enkele kamers van dit kantoor in de wolken. Updaten die hap Ja, je kunt ook veilig blijven wachten tot de grote verplichte updates uitkomen. Maar nu Microsoft eindelijk luistert naar de gebruiker en in razend tempo functionaliteiten toevoegt ga je toch niet wachten om het nieuwe speelgoed te gebruiken? Daarom, installeer de laatste Office versie vanuit de Office 365 portal. Velen hebben de licentie voor 5 pc`s. Dus log even thuis in op je eigen pc en installeer meteen ook daar de recente versie. Vervolgens check je regelmatig of je versie up tot date is. Ga naar een willekeurig Office pakket en klik via Bestand >> Account >> Updates bijwerken. Als het mogelijk is, vraag dan ook aan bij ICT om first release toe te passen op jouw account. Je krijgt dan de updates voor de goegemeente ook maar van iets weet. Je wilt toch voorop lopen als assistent? Leuk is dat je op dezelfde plaats ook kunt lezen wat er precies is gewijzigd in dat bepaalde Office pakket. Check de Roadmap En als we het dan toch hebben over bijblijven: kijk nu en dan eens wat er op dit moment wordt uitgerold of wat er de komende tijd gaat komen. Doe dit op Erg leuk om je alvast te verlekkeren, om mee te kunnen praten en om de jongens van ICT een stapje voor te zijn

2 bijlagen meteen opslaan Bijlagen worden nog massaal opgeslagen in mappen. Vaak zijn deze niet voor anderen toegankelijk. En verder horen ze simpelweg niet verstopt te zitten in een e- mailbericht. Al langer kun je een bijlage via webmail meteen toevoegen aan OneDrive. Nu is dit ook beschikbaar gemaakt vanuit de Outlook Client. Sterker nog, wie al met Office 365 Groups werkt kan ze ook daar opslaan. Je hebt nog niet de keuze in welke map. Bijlagen worden standaard in de map bijlagen opgeslagen. Maar dit soort dingen schrijven is altijd gevaarlijk want het kan zomaar worden veranderd Office 365 Groups In een eerder artikel heb ik deze plek van samenwerken reeds behandeld. Voor de diepgravers wil ik nog even enkele aandachtspuntjes aanstippen. Als je in een Groupsagenda een afspraak zet weet je zeker dat alle leden meteen een uitnodiging in de postbus hebben. Dat gaat vanzelf. Dat is ook de reden dat de knop opslaan hier niet bestaat; wel verzenden. Je hoeft geen adressen in te voegen want de leden zijn bekend. En als je een verzend vanuit deze group dan staan de leden standaard in de distributielijst. Het bericht komt echter niet standaard in de postbus van de leden maar in de postbus van de Group. Wil je toch alle leden persoonlijk mailen, dan vouw je de distributielijst uit. Weet ook dat je altijd niet-leden kunt toevoegen aan een bericht. En besef ook dat een bericht vanuit een Group in je eigen Verzonden Items staat. Meerdere postbussen open Voor wie niet in de Outlook Client werkt is de webmail vaak wat te eenvoudig voor het zwaardere secretaressewerk. Zo kan in de webmail niet de hele lijst met gedelegeerde postbussen worden gezet. Wil je dat alsnog doen, doe dit dan in een tweede tabblad. Klik met de rechtermuis op het huidige tabblad en kies voor dupliceren. In dit nieuwe tabblad open je vervolgens een andere postbus. Doe dit door op je eigen profielfoto, rechtsboven met rechtermuis te klikken. Kies vervolgens voor een ander postvak openen. 2/5

3 Meerdere Office 365 accounts openen Steeds vaker zal het voorkomen dat je niet alleen in je eigen Office 365 omgeving werkt, maar ook in die van een andere organisatie waarmee je samenwerkt. Office 365 is er immers op voorzien dat externen zonder problemen kunnen worden uitgenodigd om samen te werken in dezelfde omgeving. Het probleem is echter dat je in een en dezelfde browser niet tegelijkertijd in twee Office 365 omgevingen kunt werken. In dat geval kun je uitbreiden door een Inprivate sessie te starten (In Internet Explorer is dat met Ctrl+Shift+P). Maar in die sessie worden wachtwoorden niet onthouden. De tweede sessie openen in Edge, de nieuwe browser van Microsoft biedt ook een oplossing. En je kunt het ook via Chrome en Firefox doen. Daarbij hebben deze browsers allemaal ook weer een InPrivate mogelijkheid. Dat betekent dat je in bovenstaande opsomming dus acht Office 365 omgevingen tegelijkertijd kunt openen. Zo, dat heet dan een spin in het web. Je vindt de poort niet meer? Het maakt niet meer uit op welk toestel of waar je bent, overal waar je een browser hebt die connectie heeft met het Internet is je Office 365 omgeving beschikbaar. Probleem is dat de meesten hun toegang via een favoriet of een snelkoppeling op het bureaublad hebben neergezet. Dat doe je om er snel heen te kunnen. Maar die favoriet heb je niet ter beschikking op de leenlaptop in vergaderzaal Huppeldepup in Amsterdam, toch? Doe maar lekker simpel: typ in het invul vak van de browser gewoon in Inloggen in Office 365. In het zoekresultaat staat er meerdere toegangsdeuren op de eerste 5 plaatsen. Ik heb wel gemerkt dat als je het te vriendelijk vraagt (met alsjeblieft er bij) dan krijg je geen goede resultaten. Office 365 is niet voor mietjes 3/5

4 Snuffelen via Delve Microsoft wil niet meer dat we zoeken maar vinden. Delve is de snuffelaar die continu de bewegingen in de gaten houdt van documenten binnen de organisatie. Wie werkt er aan? Wanneer? En ook zoekt Delve uit wat jij relevant vindt. Dat weet Delve op basis van wie je mailt, met wie je afspraken maakt, met wie je in samenwerkingsgroepen zit en welk soort documenten je zelf maakt. Dit heet Machine Learning. Delve is een lerend mechanisme dat uitzoekt wie en wat voor jou interessant kan zijn. Hoe langer je met Office 365 werkt, hoe beter Delve jou leert kennen. Voor een assistent met de bekende eigenschappen van nieuwsgierigheid en controle uitoefenen, is Delve een waanzinnig hulpmiddel. Kijk dagelijks eens wat er op je bordje wordt gelegd. Vaak is het ontdekken van documenten waaraan wordt gewerkt weer een aanleiding om proactief stappen te ondernemen voor vervolg of bijsturing van processen. 4/5

5 Samenwerken en chatten in hetzelfde document Je hoort er vaak over maar heb je het al eens gedaan? Als een document eenmaal in Office 365 staat kun je er met tientallen tegelijkertijd aan werken. Niet dat dat altijd hoeft maar het kan je zomaar gebeuren dat je samen met een collega op hetzelfde moment bedenkt verder te werken aan een document. Je ziet dan de naam van die collega automatisch verschijnen. Omdat je wel eens wilt weten dat die daar allemaal uitspookt open je meteen het chatvenster en kun je verhaal halen. Erg leuk en superhandig! 5/5