IMMA special. Rapportage en Verplichte KPI s. Bunnik, 8 december 2016

Transcriptie

1 IMMA special Rapportage en Verplichte KPI s Bunnik, 8 december 2016

2 Welkom Ron Peerenboom Projectleider IMMA Wilfred Vonk Volda Joost Beenker Maastricht Bereikbaar Ben Norg Goedopweg Stefan Bollars Innovactory

3 Programma 9:30 12:30 1. IMMA rapportage 2. Introductie IMMA Dashboard en koppelvlak Break 3. Cases beloningsrapportages MB en Midden NL 4. Aanpak uitwerking Lunch 3

4 Voorstelrondje Organisatie Namens opdrachtgever of dienstverlener? Betrokken bij lopende IMMA projecten? Ervaring met IMMA rapportages / KPI s? Waar loop je tegen aan? 4

5 Doel van deze special Toelichting op weg die hebben afgelegd om te komen tot scherpe definities en business rules voor dataverwerking i.r.t. KPI s en rapportages Definiëren van koppelvlak voor ontsluiting data verplichte KPI s Kennismaking Power BI 5

6 1. Intro IMMA rapportage

7 IMMA Rapportage eisen Kwaliteitsmanagement door Opdrachtnemer Accent van de eisen ligt op maatregelen tbv beheersing, borging en verbetering Rapportage van Afwijkingen door Opdrachtnemer Periodiek overleg en bespreekt ON met OG Beloningenrapportage Kwaliteitsrapportage Beheersing op afstand: Systeemgerichte Contractbeheersing Risicogericht toetsen door Opdrachtgever 7

8 IMMA Rapportage eisen Beloningenrapportage voor elk van de Werkdagen van afgelopen Beloningsperiode het actuele aantal Deelnemers per Doelgroep per ultimo Werkdag, alsmede het aantal gedurende die Werkdag nieuw gestarte en beëindigde Deelnameperiodes; per Doelgroep, per Deelnemer en gesaldeerd voor alle Deelnemers en Doelgroepen, het actuele niveau van het Beloningstegoed (materiele beloningen) over die afgelopen Beloningsperiode; per Doelgroep, per Deelnemer en gesaldeerd voor alle Deelnemers en Doelgroepen, de over de afgelopen Beloningsperiode verstrekte stimuli en incentives (immateriële beloningen); per Doelgroep, per Deelnemer en gesaldeerd voor alle Deelnemers en Doelgroepen, het gedurende afgelopen Beloningsperiode gerealiseerde aantal Spitsmijdingen; 8

9 IMMA Rapportage eisen Kwaliteitsrapportage Status KPIs uit Document Verplichte KPIs, bijlage bij Raamovereenkomst IMMA Veranderingen tov verificatie- of opleverrapport Klachtenlog Storingslog Overzicht afwijkingsrapporten 9

10 IMMA Verplichte KPIs Standaard Dashboard toont de relevante KPIs Relevante autoritten Gerealiseerde Spitsmijdingen Kosteneffectiviteit Project specifieke Watervallen (Enquêtes) (Ontsluiten van data) Dienstverlener ontsluit de data naar een gedefinieerd koppelvlak 10

11 2. IMMA Dashboard Introductie IMMA Dashboard en POWER BI

12 Introductie Power BI Volda = Power BI Partner

13 Power BI Begonnen als PowerPivot in Excel 2010 (Self Service BI oplossing) PowerView (Excel 2013). Introductie Power BI voor Office 365 (juli 2013) PowerPivot PowerQuery PowerView PowerMap Sharepoint online. Introductie (new) Power BI (preview december 2014, GA juli 2015) Power BI desktop app Power BI Online

14 Power BI componenten

15 Kosten Power BI

16 Componenten Power BI Gegevenssets Rapporten Dashboards

17 Gegevenssets Bevat de data uit het koppelvlak Bevat het model van het koppelvlak Is read-only Is de basis voor rapportages

18 Van ruwe data naar koppelvlak 1.0

19 Rapporten Een of meerdere pagina s met visualisaties Gebaseerd op 1 dataset Vanaf een rapport kan een visualisatie gepind worden op een dashboard

20 Dashboards Dashboards maak je zelf of worden gedeeld door een collega Kan data bevatten van meerdere datasets Kan visualisatie bevatten van meerdere rapporten

21 Inzet Power BI icm koppelvlak

22 Van ruwe data naar koppelvlak 1.0

23 Van ruwe data naar koppelvlak 1.0

24 Power BI in beweging

25 3. Cases Maastricht & Utrecht Gezamenlijke ontwikkeling van beloningenrapportage en detaillering KPI s

26 Over inbeweging Twee Projecten i.s.m. Innovactory IMMA basispakket Nulmeting, werven, volgen en belonen Nulmeting o.b.v. enquête Gewenst gedrag belonen Werkgeversaanpak Deelnameperiode 6 maanden + 6 maanden bestendigen (nameting) Beloning: spaarsysteem i.c.m. webshop TimesUpp 28

27 Utrecht in Beweging Fietsmaatregel 800 spitsmijdingen Max 175 euro E-bike maatregel 560 spitsmijdingen 600 euro (50% bijdrage Werkgever) utrecht.inbeweging.eu 29

28 Zuid Limburg in Beweging Doelgroepen: Werknemer, Maaskruisend Verkeer, Studenten Gewenst gedrag: Fiets, E-bike, OV en parkeren op afstanden Maximaal 240 euro Spitsmijdingen Maaskruisend Aangescherpte nulmeting middels ANPR voor Maaskruisend Verkeer zuid-limburg.inbeweging.eu 30

29 Proces totstandkoming beloningenrapportage Valide data Nadere interpretatie van begrippen Opstellen business rules voor juiste berekening van KPI s Doel Geen interpretatieverschillen Juiste weergave van de cijfers 31

30 Valide data Wat voor data wordt er eigenlijk allemaal verzameld? Hoe wordt deze data verwerkt en toegepast i.r.t. Project PvE en meer specifiek de KPI s en rapportage? Praten opdrachtgever en dienstverlener dezelfde taal? 32

31 Juiste interpretatie van begrippen Deelnameperiode In- of exclusief Vakantieperiode Werkdagen: ma-vr of ma-zo Doelgroepen concretiseer selectiecriteria doelgroepen en Doelgroepen Vooral belangrijk indien meerdere doelgroepen in één Project: Maastricht: Werknemers, Automobilisten MKV, Studenten Beloningsperiode Weekniveau of maandniveau? 33

32 Juiste interpretatie van begrippen Referentieprofiel Is de basis voor het berekening van je resultaat: spitsmijdingen Elementen: Tijd: vertrektijd, aankomsttijd of passagetijd? Herkomst en Bestemming Relatie met Knelpunten (traject, punt of gebied) Selectieniveau Selectieperiode: minimaal 1 week (basis), meer is beter Referentieniveau Mijdingen Het voor een potentiële Deelnemer gedurende de Selectieperiode vastgestelde aantal Werkdagen dat reeds het Gewenste Gedrag getoond en reeds buiten de Spits gebruik wordt gemaakt van de Auto voor een verplaatsing van de thuislocatie naar een Bestemmingslocatie(s) OF van de Bestemmingslocatie(s) naar de thuislocatie van de potentiele Deelnemer. 34

33 Juiste interpretatie van begrippen Mijdingen spitsmijdingen spitsmijdingen Aandachtspunten Doelgroepgebonden? hoe worden spitsmijdingen berekend? referentie: os, as, beide, dag, optellen, spiegelen, etc. Verschilt dus per regio: Utrecht: iedere autorit in de spits (os en as) die wordt vervangen door fietsrit telt als 1 spitsmijding selectieniveau is maximaal 10 Maastricht: iedere werkdag waarop gewenste gedrag wordt vertoond waar dat voorheen een autorit betrof in tenminste één van de mijdingsperiodes (os of as) telt als 1 spitsmijding selectieniveau is maximaal 5 verschillende type spitsmijdingen voorbeeld 35

34 Voorbeeld type spitsmijdingen Voorbeeld 01 Deelnemermijding = 1 Mijdingen = 2 Spitsmijdingen = 1 Voorbeeld 02 Deelnemermijding = 1 Mijding = 1 Spitsmijding = 0 36

35 Business rules Berekening van spitsmijdingen voorbeeld Utrecht Vindt plaats op werkweek niveau Deelnemer realiseert spitsmijdingen als hij tijdens zijn Deelnamperiode in een werkweek vaker met de Fiets naar de bestemming is gereisd dan in het Referentieprofiel. Detaillering Een Spitsmijding wordt alleen gerealiseerd als er in een Werkweek vaker Gewenst Gedrag wordt vertoond ten opzichte van het Referentieniveau Mijdingen. Indien dit het geval is, wordt het aantal Spitsmijdingen bepaalt door: Referentieniveau Mijdingen Aantal Gewenst Gedrag Mobiliteitsprofiel Het aantal Spitsmijdingen kan nooit hoger zijn dan het Selectieniveau. 37

36 Business rules Berekening van spitsmijdingen voorbeeld Utrecht Selectieniveau = 6 Referentieniveau Mijdingen = 4 GewenstGedrag = 10 Spitsmijdingen werkweek = 10 4 = 6 Spitsmijding per werkdag = 6/5 = 1,2 Selectieniveau = 2 Referentieniveau Mijdingen = 6 GewenstGedrag = 10 Spitsmijding werkweek = 10 6 = 4 = 2 (Spitsmijding > Selectieniveau) Spitsmijding per werkdag = 2/5 = 0,4 ALS (GewenstGedrag > RefMijd) then ALS ((GewenstGedrag-RefMijd) < SelNiveau) then (GewenstGedrag-RefMijd), else SelNiveau), else 0 38

37 Praktische uitwerking rapportagestructuur Utrecht en Maastricht Beloningenrapportage (cf PvE) digitaal Kwaliteitsrapportage (cf PvE, inclusief KPI rapportage cf Raamovereenkomst IMMA Document Verplichte KPIs v4.0) digitaal Managementrapportage (projectspecifieke samenvatting, analyse/prognose en bijsturingsmaatregelen) circa 5 A4 39

38 Lessons Learned Utrecht en Maastricht Steek effort in uitvoering c.q. operationaliseringsfase om te komen tot goede en gedragen rapportages. Voorkom discussie achteraf door aan de voorkant duidelijke afspraken te maken over interpretatie van begrippen en business rules i.r.t. PVE en meer specifiek de rapportages en KPI s. Niet alleen rapporteren, maar ook verantwoorden. Leg afspraken vast: notitie met nadere uitwerking PVE Addendum als het moet Rapportage digitaal aanbieden en beknopte periodieke samenvattende managementrapportage op papier voor sturing 40

39 4. Aanpak verder uitwerking vervolgstappen en procesafspraken 41

40 Ontwikkeling Koppelvlak Versie 1.0 koppelvlak verplichte KPI s is gereed Vervolgstappen Dec 2016: Koppelvlak valideren en verder uitwerken ism andere Dienstverlener Voorstel: koppelvlak zodanig definiëren dat je hiermee de KPI en beloningenrapportage voor 100% kunt vullen. Jan 2017: Uitwerking functioneel / technische handleiding koppelvlak Jan mrt 2017: Datalevering koppelvlak per Project operationaliseren in samenwerking met Volda en I&M 42

41 Overige vervolgstappen Nadere toelichting gebruik Power BI Regio s individueel en specifiek ondersteunen bij uitwerking rapportages: Verifiëren Ontwikkelen Extra werksessie inclusief opdrachtgevers over verder uitwerking: Gevorderd Beginners Regionale behoeftes? 43

42 Tot slot 44

43 ECOMM mei t/m 2 juni 2017 Georganiseerd door Maastricht Bereikbaar Opties voor IMMA marktpartijen en Regio s Stand op beurs Presentaties mbt onder IMMA aanbesteedde projecten uiterlijk 13 december samenvatting van half A4 indienen bij ellen.souren@maastricht-bereikbaar.nl 45

44