LCC en onderhoudsgegevens HOE MAAK JE EEN VALIDE INSCHATTING VAN ONDERHOUD OVER DE LEVENSDUUR VOOR WAARDEVOLLE LCC-ANALYSES?

Transcriptie

1 LCC en onderhoudsgegevens HOE MAAK JE EEN VALIDE INSCHATTING VAN ONDERHOUD OVER DE LEVENSDUUR VOOR WAARDEVOLLE LCC-ANALYSES?

2 INHOUD 1. Inleiding Nauwkeurigheid Waarom onderhoud? Onderhoud optimaliseren... 5 Wat is de optimale frequentie voor preventief onderhoud?... 5 Hoe beïnvloeden onderhoudskosten het vervangingsmoment? Onderhoudskosten in de tijd... 8 Gelijkblijvende onderhoudskosten... 8 Contraproductief onderhoud Onderhoud uitbesteden Typering van onderhoud De badkuipcurve Toenemend onderhoud Constant onderhoud Afnemend onderhoud Toenemend onderhoud Onderhoudsgegevens verzamelen Tenslotte...14

3 1. Inleiding Bij het verwerken van assetgegevens in Life Cycle Costing analyses op projectniveau, is het de kunst de juiste gegevens te vinden om een goede inschatting te maken voor kosten over de levensduur. Vervangingswaarden voor bestaande assets zijn vaak redelijk eenvoudig te bepalen, kostengegevens over energie- of brandstofverbruik, dan wel kosten voor bemensing of partiële vervangingen zijn nog wel te achterhalen. De te verwachten onderhoudskosten over de levensduur en de ontwikkeling daarvan zijn vaak wat minder gemakkelijk in te schatten. In dit document probeer ik hierover wat inzicht en duidelijkheid te verschaffen. Olga van Kampen Huissen, 2 april 2015

4 2. Nauwkeurigheid Allereerst iets over de vereiste nauwkeurigheid van de gegevens. Uiteraard geldt voor uitkomsten van geautomatiseerde analyses: garbage in, garbage out. Toch moeten we niet bang zijn met een inschatting teveel af te wijken van de toekomstige werkelijkheid: het blijft een inschatting. De andere optie: totaal geen rekening houden met de essentiële kostenpost die onderhoud vormt is natuurlijk een veel riskantere keuze. Gemiddeld 25% van de bedrijfskosten bestaan uit CAPEX kosten gerelateerd aan kapitaalinvesteringen over de levensduur - die weer voornamelijk bestaan uit onderhoudskosten! We hebben vaak méér gegevens dan we denken tot onze beschikking. In de volgende paragrafen ga ik eerst in op de ontwikkelingspatronen in onderhoudsactiviteiten die je kunt constateren als je het onderhoud van een asset over de levensduur volgt. Daarna geef ik richtlijnen hoe je het beste te werk kunt gaan als je op zoek gaat naar specifieke onderhoudsgegevens voor een bepaald asset.

5 3. Waarom onderhoud? Onderhoud wordt uitgevoerd om de volgende redenen: Vanwege veiligheid, beschikbaarheid, bedrijfszekerheid. Om storingen te vermijden. Om onnodige slijtage te vermijden. Om de levensduur te verlengen en daarmee vervangingskosten te verlagen. Omdat de leverancier het voorschrijft i.v.m. garantie. Om de performance te verbeteren. Om ecologische redenen. Omdat de wet het voorschrijft. 4. Onderhoud optimaliseren Bij asset management draait het vooral om het optimaliseren door middel van bewust in stand houden en vervangen van assets. Onderhoud speelt hierbij een cruciale rol: het beïnvloedt het vervangingsmoment, maar brengt natuurlijk ook kosten met zich mee. Vaak stijgen deze kosten naarmate assets ouder worden. Uiteraard spelen hier (productie)technische en bedrijfskundige aspecten zoals beschikbaarheid, betrouwbaarheid en veiligheid een rol, maar juist economische aspecten kunnen verhelderend werken. In het eerste eenvoudige voorbeeld lichten we toe hoe je met LCC de economisch optimale revisie-interval bepaalt. In het tweede zie je hoe stijgende onderhoudskosten het bedrijfsec0nomische vervangingsmoment beïnvloeden. Wat is de optimale frequentie voor preventief onderhoud? Voor een productielijn leidt preventief onderhoud tot een daling van de storingen tot een niveau van 200 per week. Daarna stijgingen de storingen wekelijks met 10% ten opzichte van de week ervóór. Het preventieve onderhoud zelf kost 800. Om de hoeveel weken moet deze revisie gedaan worden om de kostprijs van het product zo laag mogelijk te houden? We hebben te maken met een discontovoet van 4%

6 Antwoord: de optimale onderhoudsfrequentie is ruim 6 weken. Als je het eerder doet of als je langer wacht, worden de jaarlijkse kosten die met het onderhoud gemoeid zijn altijd hoger dan Hoe beïnvloeden onderhoudskosten het vervangingsmoment? We kijken naar het bedrijfseconomisch vervangingsmoment bij onderhoudskosten die stijgen met 2% per jaar en vervolgens naar een situatie waarin de kosten voor onderhoud stijgen met 5% per jaar. De vervangingswaarde van de investering is in beide gevallen De onderhoudskosten beginnen op een niveau van per jaar na een garantieperiode van 1 jaar. We werken met een discontopercentage van gemiddeld 4,5% per jaar.

7 Bij stijgende onderhoudskosten van 2% ga je tot einde technische levensduur (40 jaar) door, bij stijgende onderhoudskosten van 5% ga je toch nog 20 jaar door om het vervangingsoptimum te bereiken. Vaak worden stijgende onderhoudskosten op basis van een maximale budgetstijging bij de verantwoordelijke afdeling voor beheer en onderhoud beoordeeld, terwijl het veel meer kostenbewust zou zijn de onderhoudskosten te koppelen aan de vervangingsinvestering. Uiteraard moet je om dit te kunnen doen inzicht hebben in het ontwikkelen van kosten in de tijd. Onderhoudsregistratiegegevens die je binnen je organisatie hebt verzameld over soortgelijke assets zijn de beste bron om dit te doen. Hoe je hiervan zo goed mogelijk een inschatting maakt bij ontbrekende gegevens, bespreken we aan het einde van dit document. In de volgende hoofdstukken behandelen we eerst aan de hand van korte paragrafen de patronen en eigenschappen die je in de ontwikkeling van onderhoudskosten kunt tegenkomen.

8 5. Onderhoudskosten in de tijd Gelijkblijvende onderhoudskosten Indien onderhoudskosten na revisie of vervanging na verloop van tijd niet stijgen, dan is herhaling van de revisie of vervanging niet zinvol vanuit kosten-baten oogpunt. Relatie revisie en correctief onderhoud revisie en jaarlijks onderhoud Totale kosten details Egalisatierente Preventief onderh. Correctief onderh , , , , , , , , , ,00 -, twi Jaarlijks gemiddelde: (BEVM Vaste prod. Onbekend) Contraproductief onderhoud Indien het onderhoud na een revisie of vervanging hoger is dan ervóór, dan is het onderhoud of (gedeeltelijke) vervanging zelfs contraproductief. Er is dan sprake van zogenaamde maintenance induced failures. Als regulier onderhoud daalt in de tijd, dan is het zaak om niet te vervangen of de vervanging uit te stellen. Relatie revisie en correctief onderhoud revisie en jaarlijks onderhoud Totale kosten details Egalisatierente Preventief onderh. Correctief onderh , , , , , , , , , ,00 -, Jaarlijks gemiddelde: (BEVM Vaste prod. Onbekend)

9 6. Onderhoud uitbesteden In de aanbieding van opdrachtnemers wordt wel opgenomen welk soort onderhoud men zal uitvoeren en hoe vaak. Echter, vaak ontbreekt de kosten-baten argumentatie: waarom is men tot deze hoeveelheid onderhoud gekomen? Vaak komt dat, omdat bij de opdrachtnemer de kennis ontbreekt over optimaal onderhoud. De oorzaken hiervan zijn (vaak) de volgende: De opdrachtnemer heeft nooit onderhoud geregistreerd en daarom geen onderhoudsanalyses kunnen uitvoeren. De opdrachtnemer voert vaak onderhoud uit op basis van wat men gewend is, ook om risico s te mijden (dat betekent in dit kader te ruim/te veel onderhoud). Bij overmatig onderhoud kan men het optimale onderhoud niet goed berekenen. De opdrachtnemer heeft zakelijk belang bij méér onderhoudsactiviteiten in opdracht. Als de opdrachtnemer vervolgens gevraagd wordt om de kosten-baten van het onderhoudsconcept te verklaren, in het bijzonder met betrekking tot de dure delen (zoals hierboven is aangegeven), dan blijkt het volgende; Heeft de opdrachtnemer wel de kennis om dit te kunnen berekenen? Indien hij die niet heeft en de opdrachtgever besluit toch in zee te gaan met de opdrachtnemer, dan kan in het contract opgenomen worden dat, indien blijkt dat het beter kan, de voordelen naar de opdrachtgever gaan. Indien de opdrachtnemer wel de kennis heeft, zal de aanbieding wel optimaal zijn. Ook op basis hiervan kunnen de spelregels voor het vroegtijdig vervangen bepaald worden. De opdrachtnemer optimaliseert ook zijn winst. Deze zal de neiging hebben de opdrachtgever ervan te willen overtuigen te gaan vervangen zodra de kosten van onderhoud beginnen te stijgen. 7. Typering van onderhoud Je kunt de volgende typen onderhoud onderscheiden, heel vaak bestaan onderhoudsactiviteiten uit een combinatie van de hieronder genoemde typen: Inspectief onderhoud: dit wordt toegepast om duur correctief onderhoud te vermijden in een situatie dit niet voorspelbaar is. Preventief onderhoud: dit wordt toegepast om duur correctief onderhoud te vermijden in een situatie waarbij het correctief onderhoud wel voorspelbaar is Correctief onderhoud/break down onderhoud: dit wordt toegepast als het correctief onderhoud niet te voorspellen is en niet te vermijden is met preventief onderhoud. Tevens in het geval de kosten van correctief onderhoud en de gevolgkosten laag zijn. Toestandsafhankelijk onderhoud: dit wordt toegepast als men, meestal met behulp van apparatuur, kan meten hoe de toestand van het object is en hoe dit zich gaat ontwikkelen. Dit wordt alleen toegepast als de kosten van het onderhoud hoog zijn, want toestandsafhankelijk onderhoud is zelf (meestal) ook kostbaar.

10 8. De badkuipcurve De badkuipcurve is de klassieke onderhoudscurve voor veel assets. In de verouderingsfase is het zaak om te gaan kijken naar het optimale vervangingsmoment. Totals/Lifespan Totals $2.400,00 $2.200,00 $2.000,00 $1.800,00 $1.600,00 $1.400,00 $1.200,00 $1.000,00 $800,00 $600,00 $400,00 $200,00 $0,00 0 Begin life cycle 1 2 Startfase Random storingen 9 Average $1.632, Veroudering Inspective Corrective Einde life cycle Als je naar de bovenstaande badkuipgrafiek kijkt, stel je jezelf vast de volgende vraag: zouden de inspectieve/preventieve kosten/activiteiten mee moeten gaan met de correctieve kosten/activiteiten? Daar valt nu nog weinig over te zeggen, want er is nog niet vastgesteld welk onderhoudstype toegepast moet worden. Zou die correctief/break down zijn, dan is alle preventief/inspectief onderhoud zelfs onnodig. Wat wel duidelijk is, is dat een gemiddeld onderhoudsconcept foutief is. Voor opstartproblemen is een ander onderhoudsconcept nodig dan voor willekeurig optredende storingen en veroudering. Opstartproblemen: betere acceptatieprocedures, keuze leverancier, opleiding personeel, hoe nauw criteria vastgesteld worden, kwaliteit gereedschappen, et cetera. Random storingen: inspecties zijn belangrijk in deze fase. Veroudering: vaststellen moment van buitengebruikstelling, revisies, extra inspecties, verandering belasting, minder topproductie et cetera..

11 9. Toenemend onderhoud Equipment B/Lifespan Totals $1.500,00 $1.400,00 $1.300,00 $1.200,00 $1.100,00 $1.000,00 $900,00 $800,00 $700,00 $600,00 $500,00 $400,00 $300,00 $200,00 $100,00 $0,00 Inspective Corrective Average $533,20 Bij toenemend onderhoud is het van belang vast te stellen wanneer het bedrijfsmiddel buiten gebruik gesteld of vervangen wordt. Dit geldt ook voor het eerste voorbeeld. De belangrijkste beslissing is wel of niet investeren. Eenmaal geïnvesteerd, is het de vraag op welk moment je het beste kunt stoppen. In de eerste periode is er sprake van willekeurig optredende storingen, hier zijn dan inspecties aan de orde, bij de veroudering spelen revisies. Een beleid van om de vijf jaar revisies is hier niet adequaat.

12 10. Constant onderhoud Equipment C/Lifespan Totals $350,00 Inspective Corrective $300,00 $250,00 $200,00 $150,00 $100,00 $50,00 $0, Average $376,55 Constant onderhoud is meestal een indicatie voor teveel onderhoud. Stel, in dit voorbeeld geeft de kleur rood preventief onderhoud aan en geel correctief onderhoud. In dit geval gaat het om pompen. Hierbij zou je kunnen verwachten dat de onderhoudskosten stijgen naar mate de pompen ouder worden. Dit voorbeeld is afkomstig uit de chemie. De belangrijkste assets waren daar de generator, de compressor en de destillatiekolommen. Per object werd daar circa aan onderhoud per jaar gespendeerd. Er waren 600 pompen en men wilde geen problemen met pompen hebben. Pompen werden steeds als nieuw gereviseerd. In totaal waren er jaarlijks voor aan onderhoudskosten. Een beetje aandacht voor deze objecten levert al snel veel geld op. Aanpassing beleid: o.a. zeker in het begin minder preventief onderhoud, monitoring, analyse van kritische assets.

13 11. Afnemend onderhoud $1.600,00 Example JFK Equipment A Lifespan maintenance costs Inspective Corrective $1.500,00 $1.400,00 $1.300,00 $1.200,00 $1.100,00 $1.000,00 $900,00 $800,00 $700,00 $600,00 $500,00 $400,00 $300,00 $200,00 $100,00 $0,00 Average $553,09 In veel bedrijfstakken is er sprake van afnemend onderhoud bij veel objecten. De bedrijfsmiddelen zijn gewoon beter gaan functioneren als gevolg van reparaties. In de chemie bijvoorbeeld was sprake van dalend onderhoud en dalende storingen. Deze tendens is eveneens geconstateerd in de sector scheepvaart. Onderhoudsbeleid: niet vervangen, weinig preventief onderhoud. Monitoren om tijdig te kunnen ingrijpen als de curve weer substantieel gaat stijgen. 12. Toenemend onderhoud Component B/Lifespan Totals Periodical average maintenance costs Corrective $1.800,00 $1.600,00 $1.400,00 $1.200,00 $1.000,00 $800,00 $600,00 $400,00 $200,00 $0, Average $666,56 Bovenstaande grafiek geeft aan het onderhoud na het preventieve onderhoud. Het aantal storingen is laag in het begin en stijgt na een tijdje. Hier is het van belang vast te stellen wat het optimale revisiemoment is.

14 13. Onderhoudsgegevens verzamelen Om de bovenstaande ontwikkelingen te kunnen vaststellen of in ieder geval een indicatie, zijn kwantitatieve onderhoudsgegevens in de tijd nodig: informatie over kosten, aantallen interventies en eventueel de impact op beschikbaarheid, betrouwbaarheid en productiviteit. Bij het verzamelen van gegevens is het belangrijk om van binnen naar buiten te werken. 1. Onderhoudsscenario s zoeken. Voor de meeste assets geldt dat er een scenario is vastgelegd of bekend bij de verantwoordelijke afdeling. Hieraan kunnen vrij gemakkelijk kosten gekoppeld worden. 2. Inspectie- en storingsregistraties In het beste geval is er een officiële registratie. Als die ontbreekt, is het soms mogelijk eigen registraties van betrokken managers te achterhalen of aan de hand van facturen te bepalen in hoeverre er inspecties hebben plaatsgevonden en/of defecten verholpen zijn. 3. Medegebruikers Wellicht zijn er co(ncu)llegabedrijven die soortgelijke assets gebruiken en het onderhouds- en storingsgedrag in beeld hebben. 4. Leveranciers en servicebedrijven Via de leverancier of het servicebedrijf is vast informatie te achterhalen over het benodigde onderhoud en het storingsgedrag van het object. 5. Openbare bronnen Via (vak)literatuur of op internet is misschien relevante informatie te vinden. 14. Tenslotte Wellicht geef ik hiermee een beeld over hoe je onderhoudsgegevens die relevant zijn voor LCCanalyses kunt achterhalen. Het is belangrijk om je te realiseren dat wel een inschatting een betere optie is dan geen inschatting en dat je met enig inzicht en speurwerk vaak een redelijk goed beeld kunt schetsen. Ontbrekende gegevens zijn soms een aanzet tot een betere registratie van en een daaruit voortvloeiende betere informatievoorziening over onderhoud.