Notitie. Erik van der Kamp (inkoopcoördinator) Directieteam. Procesplan langlopende relaties. Datum: 8 december 2004

Transcriptie

1 Notitie Van: Erik van der Kamp (inkoopcoördinator) Aan: Directieteam Betreft: Procesplan langlopende relaties Datum: 8 december 2004 Middels deze notitie wil ik u op de hoogte brengen van de huidige stand van zaken m.b.t. de evaluatie van langlopende relaties. Conform eerder genomen DT besluiten zijn in 2004 al een aantal langlopende relaties geëvalueerd of zij evaluaties opgestart. Dit procesplan bevat een overzicht van uitgevoerde en lopende evaluaties. Daarnaast bevat deze notitie een planning voor De langlopende relaties zijn gegroepeerd per inkoopgroep waardoor tevens inzicht wordt verschaft in de onderlinge relaties van verschillende langlopende relaties. Inkoopgroep Energiemarkt en onderhoud openbare verlichting - Essent - Rendo - Van Gelder - Imtech Nettenbouw Sinds 1 juli 2004 is de energiemarkt in Nederland geliberaliseerd 1. Wij hebben van deze gelegenheid optimaal gebruik gemaakt door onze langlopende relaties met Essent en Rendo te evalueren. Dit heeft er toe geleid dat wij afscheid genomen hebben van Essent als leverancier. Met Rendo zijn nieuwe contracten afgesloten voor de levering van elektriciteit en gas. De overeenkomst voor de levering van gas door Rendo is ingegaan op 1 juli 2004 en loopt tot en met 31 december Begin 2005 zal vanuit de afdeling Middelen de mogelijkheden voor het verlengen van deze overeenkomst onderzocht worden. De overeenkomst voor de levering van elektriciteit door Rendo gaat in op 1 januari en loopt tot en met 31 december Begin 2006 zal vanuit inkoopcontrol een voorstel gedaan worden voor het afsluiten van een nieuw contract. Februari De liberalisering van de energiemarkt geldt alleen voor de levering van elektriciteit en gas en niet voor de netwerkkosten. 2 Dit betreft een gemeentebreed contract. Rendo is al leverancier van elektriciteit voor gemeentelijke aansluitingen binnen het netwerkgebied van de Rendo.

2 Vlak voor het zomerreces heeft de Eerste Kamer ingestemd met een aantal wijzigingen van de elektriciteitswet. Een aantal van deze wijzigingen zijn met name voor gemeenten, als exploitant van openbare verlichting (OV), verkeersregelinstallaties (VRI) en rioolgemalen, van belang. Zo is het sinds september 2004, onder voorwaarden, toegestaan om aansluitingen voor OV of rioolgemalen door een daartoe gekwalificeerd bedrijf te laten maken en/of onderhouden. De praktijk leert dat de tarieven voor het (laten) maken van een aansluiting door een particuliere aannemer aanmerkelijk lager liggen dan de tarieven van netbeheerders. Februari 2005 Vooralsnog worden op dit punt geen vanuit inkoopcontrol geen acties ondernomen maar wordt gewacht op de rapportage van de projectgroep die momenteel de mogelijkheden voor het eventueel verkopen van het bovengrondse deel van de OV onderzoekt. Het mag duidelijk zijn dat de liberalisering van de energiemarkt grote gevolgen heeft voor onze organisatie. Enerzijds kan een vrije energiemarkt leiden tot lagere prijzen, anderzijds zorgt de vrije energiemarkt voor meer werk (en dus hogere kosten). Om de hoeveelheid extra werk als gevolg van de vrije energiemarkt zoveel mogelijk te beperken dienen een aantal zaken (o.a. het bijhouden van gemeentelijke aansluitingen en het verbruik) beter geregeld te worden. Dit is een taak van de gemeentelijk energiecoördinator. Aan hem zal gevraagd worden een plan van aanpak op te stellen. Printers en kopieermachines - Océ - Danka - Nashuatec Februari 2005 De huidige contracten met Océ, Danka en Nasuatec zijn inmiddels allemaal opgezegd en er is een Europese aanbesteding voor een nieuw paperflowcontract opgestart. De planning van de aanbesteding is er op gericht het nieuwe contract op 1 april 2005 in te laten gaan. Dit contract zal een looptijd krijgen van drie jaar met de mogelijkheid om het contract twee keer met één jaar te verlengen. Hierdoor houden we de mogelijkheid open om op termijn aan te sluiten bij een gezamenlijke aanbesteding met het Raalte collectief. Groenvoorziening - NoordWestGroep - Roelofs Wegenbouw

3 Voor het onderhoud van openbaar groen binnen de gemeente hebben wij een contract afgesloten met de NoordWestGroep. Dit contract eindigt op 31 december Begin 2005 zal vanuit inkoopcontrol het initiatief genomen worden voor het, in samenwerking met de afdeling Openbare Werken, opstellen van een programma van eisen c.q. offerteaanvraag voor het afsluiten van een nieuw contract met de NoordWestGroep. Inhuur tijdelijk personeel - Randstad - BMC April 2005 Voor het inhuren van tijdelijk personeel onderhield de gemeente langdurige relaties met diverse bureaus. Middels een Europese aanbesteding is in 2003 een mantelcontract afgesloten met Randstad voor het inhuren van uitzendkrachten tot en met schaal 11. Begin 2005 zal, in samenwerking met de personeelsconsulenten, dit contract geëvalueerd worden. Hierbij zal niet alleen bekeken worden of gebruik gemaakt zal worden van de optie het contract te verlengen, maar ook zal onderzocht worden of het wenselijk is om naast de overeenkomst met Randstad met andere (gespecialiseerde) bureaus mantelcontracten af te sluiten. Voor het op interim basis inhuren van personeel vanaf functieschaal 11 hebben wij een mantelcontract afgesloten met BMC. Dit, op 1 juli 2003 afgesloten contract, heeft een looptijd van drie en eindigt derhalve op 30 juni Begin 2006 zal vanuit inkoopcontrol een plan van aanpak opgesteld worden. Adviesbureaus - Adviesbureau Witpaard - Adviesbureau Vijn Januari 2006 Uit de inkoopscan kwam o.a. naar voren dat er binnen onze organisatie geen algemene lijn is bij het inhuren van adviesbureaus. Daarnaast kwam uit het onderzoek naar voren dat adviesbureaus (te) vaak ingehuurd worden op basis van bestaande relaties en (te) weinig op basis van concurrentiestelling. Mede gezien het feit dat de tarieven op deze markt, als gevolg van de huidige recessie, sterk onder druk staan mag aangenomen worden dat hier besparingen gerealiseerd kunnen worden. Belangrijk is dat eerst een gemeentebrede strategie m.b.t. het inhuren van adviesbureaus wordt vastgesteld. Hierbij spelen o.a. de volgende factoren een rol: - de mate waarin wij ons willen binden aan één of meerdere voorkeursleveranciers; - de mogelijkheden van het clusteren van opdrachten; - de voorspelbaarheid van de vraag; Hiervoor zal begin 2005 vanuit inkoopcontrol in overleg met de meest betrokken April 2005

4 afdelinghoofden bekeken worden welke inkoopstrategie(ën) het meest past binnen de huidige marktsituatie(s). De te ondernemen vervolgstappen zijn in hoge mate afhankelijk van de uitkomsten van dit overleg. In hoofdlijnen zijn er de volgende opties: 1. het organiseren van één of meer (Europese) aanbestedingen voor het afsluiten van mantelcontracten of het selecteren van voorkeursleveranciers 2. elke afzonderlijke opdracht afzonderlijk aanbesteden door het aanvragen van minimaal drie offertes Arbo-diensten - Arbo Unie Arbo-diensten worden door de gemeente afgenomen bij de Arbo Unie. Ook hier is sprake van een langdurige relatie. Aangezien de markt voor Arbo-diensten tegenwoordig een vrije markt is, is ook op het inkopen van Arbo-diensten ons inkoopbeleid van toepassing. Voordat wij over gaan tot het aanbesteden van Arbo-diensten is het goed om eerst stil te staan bij de vraag welke Arbo-diensten wij allemaal in (willen) kopen. Vanuit inkoopcontrol zal contact hiervoor opgenomen worden met Casper Dollekamp. In overleg met Casper zal een plan van aanpak opgesteld worden. Mei 2005 Nadat de inventarisatie is uitgevoerd is het een kleine stap naar het opstellen van een programma van eisen en het organiseren van een (onderhandse) aanbesteding. Accountancy - Deloitte & Touche Op het gebied van accountancydiensten maken wij gebruik van de diensten van Deloitte & Touche. Gezien alle ontwikkelen op dit gebied, waaronder de nieuwe rechtmatigheidtoets door de accountant, hebben wij op dit moment belang bij een accountant die de organisatie kent en is het nu niet het juiste moment op accountancydiensten (Europees) te gaan aanbesteden. De vraag die nu eerst beantwoord moet worden is wat dan wel een geschikt moment is om accountancydiensten aan te besteden. Als gevolg van de dualisering is het tegenwoordig de raad die de accountant inhuurt. Aansluitend op eerder genomen DT besluiten zal gewacht worden met het aanbesteden van accountancy diensten tot na de volgende gemeenteraadsverkiezingen. Na het aantreden van de nieuwe raad in aan deze raad een voorgestel gedaan worden voor het Europees aanbesteden van accountancydiensten. Gezien de doorlooptijd van een dergelijke aanbesteding zal het nieuwe contract op 1 januari 2008 in kunnen gaan. Januari 2006

5 Telefonie - KPN Voor vaste telefonie maakt de gemeente al sinds jaren gebruik van de diensten van KPN. Voor mobiele telefonie is dit jaar een nieuw contract afgesloten. Hierbij is, mede in verband met de dekking in het buitengebied, opnieuw gekozen voor de KPN. Vanuit inkoopcontrol zal de inkoop van telefonieproducten (tellertikken, apparatuur en onderhoud) als totaalpakket benaderd worden. Hiervoor zullen begin volgend jaar de volgende acties uitgevoerd worden: 1. inventarisatie lopende contracten 2. inventarisatie behoefte 3. uitvoeren marktanalyse 4. onderzoeken van de mogelijkheden tot samenwerking met andere gemeenten Uiteindelijk zal dit resulteren in één of meer (Europese) aanbestedingen. Automatisering - Centric - Gemnet - Segment - AAC Cosmos p.m. Op het gebied van automatiseringsproducten verdient met name de relatie met Centric de nodige aandacht. In 2000 hebben de voormalige gemeenten Steenwijk, Brederwiede en IJsselham gezamenlijk een Europese aanbesteding voor de aanschaf van een aantal kernapplicaties uitgevoerd. Uit deze aanbesteding is Centric als winnaar naar voren gekomen. Mede gezien het feit dat je als organisatie niet zo maar even je kernapplicaties kunt vervangen, zijn wij gebonden aan Centric. Dit betekent dat Centric als een strategische partner benaderd dient te worden en dat constant gewerkt moet worden aan het verbeteren van de relatie met Centric. Dit laatste wordt bemoeilijkt doordat Centric, zich bewust van de afhankelijkheid van de gemeente, zich steeds meer als een monopolist gaat gedragen. Naast het werken aan de relatie met Centric is het daarom van belang om onze afhankelijkheid van Centric, en daarmee de machtspositie van Centric, zoveel mogelijk te verkleinen. Een andere manier waarop onze machtspositie ten opzichte van Centric verbeterd kan worden is door samen te werken met andere gemeenten. Op dit moment worden de mogelijkheden op dit gebied onderzocht. Schoonmaak

6 - Rein Gaal - Paraat - Asito - Hectas Voor het schoonmaken van gemeentelijk gebouwen maken wij veel gebruik van de diensten van een plaatselijk schoonmaakbedrijf. Op dit moment loopt er een Europese aanbesteding voor het afsluiten van een nieuw schoonmaakcontract voor het gemeentehuis en villa Rams Woerthe. Naast deze Europese aanbesteding loopt er momenteel een onderhandse aanbesteding voor het afsluiten van één schoonmaakcontract voor het schoonmaken van sportaccommodaties. Februari 2005 De ervaringen die we met deze aanbestedingen opdoen zal gebruikt worden om een plan van aanpak voor de schoonmaak van andere gemeentelijke gebouwen opgesteld worden. Hiervoor zal na afronding van de lopende aanbestedingen contact opgenomen worden met alle betrokkenen. Voorgaande opsomming is geen limitatieve opsomming maar is bedoeld om aan te geven dat er al diverse langlopende relaties geëvalueerd zijn of worden. Mede op basis van de resultaten van de inkoopscan zullen in 2005 verschillende initiatieven genomen worden voor het realiseren van inkoopbesparingen. Dit zal zoveel mogelijk gegroepeerd per inkooppakket gebeuren. Ook zal in 2005 verder gewerkt worden aan het opzetten van een goed contractregistratiesysteem. Vanuit inkoopcontrol wordt momenteel, in samenwerking met Walter Abeling en Harry Hiemstra, gewerkt aan een startnotitie over dit onderwerp.