HANDLEIDING E-CATALOGUE

Transcriptie

1 HANDLEIDING E-CATALOGUE VOOR DE ROLLEN HOOFDAANKOPER EN AANKOPER

2 GEBRUIKSVOORWAARDEN Rechten De FOD Personeel en Organisatie behoudt alle rechten (waaronder auteursrechten, merkrechten en octrooien) met betrekking tot deze informatie (waaronder teksten, grafisch materiaal en logo s). Gebruik Behalve het downloaden en printen van de geboden informatie voor persoonlijk gebruik, is het niet toegestaan om de inhoud van deze handleidingen, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de FOD Personeel en Organisatie, over te nemen, te vermenigvuldigen of op welke wijze dan ook te distribueren of openbaar te maken. Commerciële doeleinden zijn in het geheel verboden. Aansprakelijkheid De samenstellers van de handleidingen voor e-catalogue zijn zich volledig bewust van hun taak zo betrouwbaar mogelijke informatie te verstrekken. De Federale Dienst e-procurement wil u met deze handleidingen de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in deze documenten vervatte informatie bedoeld kunnen worden als een advies. Bijgevolg geeft De Federale Dienst e-procurement geen garanties dat de informatie die deze handleidingen bevatten, foutloos is. De FOD Personeel & Organisatie is niet aansprakelijk voor om het even welke vorm van schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook betreffende het gebruik van deze handleidingen. Contactgegevens: FOD Personeel en Organisatie federale dienst e-procurement Wetstraat Brussel [email protected] / 62

3 INHOUDSTAFEL DEEL 1 : Registreren en Aanmelden Registreren en aanmelden... 7 DEEL 2 : Bestellingen Inleiding Overzicht Winkelmandjes Aanvragen en Bestelaanvragen beheren Artikelen goedkeuren of verwerpen Commentaar toevoegen Acties bevestigen Artikelen zoeken Artikelen zoeken via de zoekmotor Artikelen zoeken Het zoekresultaat verfijnen Gegevens van het zoekresultaat Artikelen vergelijken Artikelen zoeken via de lijst van catalogi Gestructureerde catalogus Niet gestructureerde catalogus Artikelgegevens Artikelen toevoegen aan het windelmandje / 62

4 5.1 Configuratie van een artikel Toevoegen aan winkelmandje Gestructureerde catalogus Niet-gestructureerde catalogus Het winkelmandje Een artikellijst voorbereiden Artikelen toevoegen aan catalogusmandje Een nieuwe artikellijst aanmaken Een artikellijst voorbereiden Algemeen Leveringsadressen Artikelen Het gebruik van het adresboek Beheer van het adresboek Een adres invoegen vanuit het adresboek Een nieuw adres toevoegen aan het adresboek Een adres wijzigen in het adresboek Artikellijsten beheren Artikelen toevoegen aan een bestaande artikellijst DEEL 3 : Dossiers en Catalogi Een dossier in e-catalogue Een dossier? Statussen van een dossier Inhoud van een dossier Beheersgegevens / 62

5 8.3.2 Aanvullende informatie Organisaties Leveranciers Catalogi Maskers definiëren Inleiding Enkele inleidende begrippen Overzicht van de toegangsrechten De principes Maskers definiëren Dossier delen met suborganisaties Maskerrechten beheren Toegangsrecht voor catalogi bepalen Toegangsrecht voor artikelen instellen Toegangsrechten voor opties instellen DEEL 4 : Nog vragen? Hoe ons contacteren? / 62

6 DEEL 1 : REGISTREREN EN AANMELDEN 6 / 62

7 1 Registreren en aanmelden Om gebruik te kunnen maken van e-catalogue, zal je je eerst moeten registreren op het e-procurement platform. Nadat je geregistreerd bent zal je je kunnen aanmelden op het e-procurement platform en toegang hebben tot de applicaties. Voor details over de registratie en het aanmelden, zie de handleiding die je kunt vinden via volgende link: 7 / 62

8 DEEL 2 : BESTELLINGEN 8 / 62

9 2 Inleiding 9 / 62

10 2.1 Overzicht Zoals bovenstaande figuur toont, zijn er in e-catalogue drie gebruikers (rollen) die een bestelling kunnen initiëren: de Aanvrager : zal artikelen zoeken in de catalogi en die toevoegen aan zijn winkelmandje. Vanuit zijn winkelmandje zal hij één of meerdere aanvragen creëren en indienen bij de (Hoofd)aankoper van zijn eigen organisatie. De (Hoofd)aankoper zal dan de artikelen moeten goedkeuren. de Hoofdaankoper en de Aankoper : door zelf rechtstreeks artikelen te zoeken en toe te voegen aan zijn winkelmandje. Vanuit zijn winkelmandje zal hij artikelen kunnen indienen voor bestelling. 10 / 62

11 2.2 Winkelmandjes Afbeelding 1: Winkelmandjes Afbeelding 2: Schematische voorstelling van het verloop van een bestelling Als (Hoofd)aankoper zal je op de pagina Winkelmandjes vier tabbladen zien: 1. Mijn Winkelmandje: Dit is je persoonlijke winkelmandje, waar je artikelen kan aan toevoegen via de zoekmotor. Het winkelmandje kan artikelen bevatten van verschillende catalogi en leveranciers. 2. Catalogusmandjes: Een catalogusmandje is verbonden aan één enkele catalogus, en verzamelt alle artikelen voor deze catalogus die je zelf hebt toegevoegd vanuit je winkelmandje, of die goedgekeurd werden in aanvragen. Vanuit het catalogusmandje kunnen bestellingen of bestelaanvragen aangemaakt worden. 3. Aanvragen: Dit tabblad bevat alle aanvragen die door gebruikers met de rol Aanvrager zijn ingediend. Een aanvraag bevat artikelen uit één enkele catalogus. Artikelen uit aanvragen kunnen besteld worden door ze goed te keuren. 4. Bestelaanvragen: Bevat alle bestelaanvragen die ingediend werden vanuit suborganisaties die het toegangsrecht bestelaanvraag hebben op catalogi. Bestelaanvragen worden op dezelfde manier afgehandeld als Aanvragen. 11 / 62

12 3 Aanvragen en Bestelaanvragen beheren 12 / 62

13 3.1 Artikelen goedkeuren of verwerpen Kies in het menu links de optie Winkelmandjes Open het tabblad Aanvragen of Bestelaanvragen Klik op de ID van de aanvraag die je wenst te openen Afbeelding 3: Aanvragen Om artikelen goed te keuren: Vink de artikelen aan die je wilt goedkeuren Klik op de knop Goedkeuren Het artikel krijgt de voorlopige status Goed te keuren Deze status kan nog gewijzigd worden. Om artikelen te verwerpen: Vink de artikelen aan die je wilt verwerpen Klik op de knop Verwerpen Geef een reden voor het verwerpen Klik op Opslaan Het artikel krijgt de voorlopige status Te verwerpen Deze status kan nog gewijzigd worden Afbeelding 4: inhoud aanvraag Het icoontje geeft aan dat een commentaar werd toegevoegd 13 / 62

14 3.2 Commentaar toevoegen Om een commentaar toe te voegen aan één artikel: Klik op het icoontje Geef het commentaar in Klik op Opslaan Het icoontje verandert naar Afbeelding 5: Inhoud aanvraag Om een commentaar toe te voegen voor meerdere artikelen Vink de artikelen aan waarvoor je een commentaar wenst in te geven Klik op de knop Commentaar toevoegen Geef het commentaar in Klik op Opslaan Dit commentaar wordt toegevoegd aan alle geselecteerde artikelen Dit commentaar overschrijft commentaar dat reeds ingegeven is bij artikelen Het commentaar icoontje bij de geselecteerde artikelen verandert naar Afbeelding 6: Commentaar toevoegen Om een algemeen commentaar toe te voegen Geef het commentaar in het tekstvak Commentaar aankoper bovenaan de aanvraag Klik op Opslaan 14 / 62

15 3.3 Acties bevestigen Nadat je alle artikelen hebt goedgekeurd of verworpen, moet je je acties bevestigen Klik op de knop Acties bevestigen De artikelen krijgen een definitieve status goed te keuren goedgekeurd te verwerpen verworpen Deze status kan niet meer gewijzigd worden De goedgekeurde artikelen worden gekopieerd naar de catalogusmandjes : elke catalogus heeft zijn eigen winkelmandje, waarin alle artikelen verzameld worden die uit de catalogus aangevraagd werden. Vanuit het catalogusmandje zullen bestellingen of artikellijsten kunnen aangemaakt worden voor de goedgekeurde artikelen Afbeelding 7: Acties bevestigen 15 / 62

16 4 Artikelen zoeken 16 / 62

17 4.1 Artikelen zoeken via de zoekmotor Artikelen zoeken Afbeelding 8: Zoekmotor Kies in het hoofdmenu de optie Artikelen zoeken Geef één of meerdere zoekcriteria (meerdere zoekcriteria combineren resulteert in een kleiner aantal zoekresultaten). Zoeken naar : geef hier een zoekterm in. Zoeken in : geef hier aan of je enkel in de details van de artikelen wilt zoeken, in de details van de artikelen en van hun accessoires, of enkel in de details van de accessoires. Leverancier : Klik op het icoontje om een lijst van in e-catalogue geregistreerde leveranciers te openen. Selecteer één of meerdere leveranciers. Producent : geef hier de naam van een producent. Categorie : selecteer een bepaalde categorie om enkel de artikelen van die categorie te zien. Inclusief artikelen van shopping list : selecteer Nee als je enkel artikelen uit de basislijsten van de contracten wilt zien. CPV : Klik op het icoontje om de zoekmotor voor CPV-codes te openen. Selecteer een CPV code. Klik op Zoeken om de opzoeking te starten 17 / 62

18 4.1.2 Het zoekresultaat verfijnen Klik op In resultaat zoeken Geef een zoekterm in Klik op Zoeken Het systeem zal nu niet in alle artikelen gaan zoeken, maar enkel in het zoekresultaat van de vorige zoekopdracht Afbeelding 9: Zoekcriteria Gegevens van het zoekresultaat Afbeelding 10: Zoekresultaat Houdt de cursor boven de afbeelding om een grotere afbeelding te tonen Klik op het artikelnummer om de details van een artikel te bekijken Volgende icoontjes geven meer informatie over het artikel : het artikel bevat opties (bv. kleuren, materialen, ) : dit is een shopping list -artikel en het behoort dus niet tot de basislijst van het contract. : dit artikel staat in promotie De prijs die in deze tabel getoond wordt is de prijs exclusief BTW en exclusief bijdragen (Recupel, Reprobel, Auvibel, Bebat). 18 / 62

19 4.1.4 Artikelen vergelijken Afbeelding 11: Vergelijken Vink twee tot vier artikelen aan in het zoekresultaat Klik op Vergelijken Een nieuw venster opent met de gegevens van de geselecteerde artikelen naast elkaar Sluit het venster om terug te keren naar het zoekresultaat Afbeelding 12: Vergelijking 19 / 62

20 4.2 Artikelen zoeken via de lijst van catalogi Kies in het hoofdmenu de optie Catalogi. Gebruik eventueel de filter Categorie om enkel de catalogi van een bepaalde categorie te zien. Klik op de naam van de gewenste catalogus om hem te openen. (niet voor rol Aanvrager ) Klik op het versienummer van de versie waarvan je de artikelen wilt bekijken. Afbeelding 13: Lijst van catalogi Gestructureerde catalogus Afbeelding 14: Artikelen Houdt de cursor boven de afbeelding om een grotere afbeelding te tonen Klik op het artikelnummer om de details van een artikel te bekijken Volgende icoontjes geven meer informatie over het artikel : het artikel bevat opties (bv. kleuren, materialen, ) : dit is een shopping list -artikel en het behoort dus niet tot de basislijst van het contract. : dit artikel staat in promotie 20 / 62

21 4.2.2 Niet gestructureerde catalogus Niet gestructureerde catalogi zijn catalogi die opgeladen worden onder de vorm van gewone bestanden, zoals PDF, Word, Excel, Dat heeft tot gevolg dat de gegevens van de artikelen van die catalogi niet op automatische manier kunnen geëxploiteerd worden door de applicatie. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om artikelen van niet-gestructureerde catalogi te vinden via de zoekmotor. Klik op de ID van een bestand om het te openen en de inhoud te bekijken. Afbeelding 15: Bestanden van niet-gestructureerde catalogus 21 / 62

22 4.3 Artikelgegevens Klik op het artikelnummer van een artikel om de gegevens te bekijken. De prijs bovenaan de pagina is de eenheidsprijs zonder BTW en zonder bijdragen (Recupel, Reprobel, Auvibel, Bebat). Artikelgegevens Sectie Basisinformatie Sectie Prijs : prijs zonder BTW of bijdragen Sectie BTW en bijdragen : informatie over BTW en bijdragen Sectie Opties : beschikbare opties. Voor elke optie moet een keuze gemaakt worden. Accessoires Informatie over accessoires: artikelen die geassocieerd zijn met het huidige artikel. Accessoires kunnen samen met een artikel besteld worden. Pakketten Informatie over pakketten: een pakket is een samenvoeging van verschillende artikelen, die samen verkocht worden. Pakketten kunnen ook als aparte artikelen in de catalogus gevonden worden. Afbeelding 16: Artikelgegevens 22 / 62

23 5 Artikelen toevoegen aan het windelmandje 23 / 62

24 5.1 Configuratie van een artikel A C B D Dit hoofdstuk toont hoe je artikelen kan toevoegen aan je winkelmandje. Een belangrijk aspect daarbij is wat in dit hoofdstuk de configuratie van een artikel genoemd wordt. Deze configuratie wordt bepaald door volgende elementen: o De gekozen opties voor het artikel o De geselecteerde accessoires o Het gekozen aantal voor de accessoires o De opties gekozen voor de accessoires Twee instanties van hetzelfde artikel hebben dus dezelfde configuratie als o Alle gekozen opties identiek zijn o Dezelfde accessoires gekozen zijn o Dezelfde aantallen gekozen zijn voor overeenkomstige accessoires o Dezelfde opties gekozen zijn voor overeenkomstige accessoires. Zie voorbeeld hiernaast o A en B hebben niet dezelfde configuratie, want de gekozen optie (kleur) voor het artikel is verschillend. o A en C hebben niet dezelfde configuratie, want het aantal bestelde legborden (= accessoire) is niet hetzelfde o A en D hebben niet dezelfde configuratie, want de optie (kleur) gekozen voor het legbord is niet dezelfde 24 / 62

25 Als een artikel wordt toegevoegd aan een winkelmandje, wordt het volgende gecontroleerd: o Zit dit artikel al in het winkelmandje? Deze controle gebeurt op basis van het artikelnummer Indien niet, dan wordt het artikel toegevoegd als nieuw artikel Indien wel, dan wordt de configuratie gecontroleerd o Heeft het toe te voegen artikel dezelfde configuratie als het bestaande artikel? Indien niet, dan wordt het artikel toegevoegd als nieuw artikel Indien ja, dan wordt het aantal van dit artikel verhoogd. 25 / 62

26 5.2 Toevoegen aan winkelmandje Gestructureerde catalogus Afbeelding 17: Artikelen Afbeelding 18: Artikel configureren Klik op het artikelnummer om de gegevens van een artikel te bekijken Maak een keuze voor de verschillende opties Klik op de knop In winkelmandje of Klik in de lijst met artikelen op de knop In winkelmandje In beide gevallen wordt nu een nieuw venster geopend dat je toelaat het artikel te configureren Reeds gekozen opties (zie boven) staan al correct ingevuld Geef het gewenste aantal voor het artikel Maak een keuze voor de verschillende opties, indien nodig. Indien het artikel accessoires heeft: Vink de accessoires aan die je wilt bestellen samen met het artikel Geef voor elk geselecteerd accessoire het gewenste aantal Maak voor elk gekozen accessoire een keuze voor de beschikbare opties. Klik op In winkelmandje Het artikel wordt toegevoegd aan je winkelmandje en je keert terug naar de lijst met artikelen. Indien het artikel een eenheidsprijs heeft die afhangt van het bestelde aantal, wordt automatisch ook de prijs herrekend, indien nodig. 26 / 62

27 5.2.2 Niet-gestructureerde catalogus De configuratie zoals hierboven beschreven is niet van toepassing op artikelen van niet-gestructureerde catalogi. Afbeelding 19: niet-gestructureerde catalogus Klik op Artikel toevoegen aan winkelmandje om een artikel toe te voegen aan je winkelmandje Vul de gegevens van het artikel in gegevens gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht de prijs is exclusief Recupel, Reprobel, Auvibel, Bebat en BTW indien Recupel, Reprobel, Auvibel of Bebat van toepassing zijn, vermeld je ze apart Klik op Opslaan Het artikel wordt toegevoegd aan je winkelmandje Herhaal de voorgaande stappen voor elk artikel dat je wilt toevoegen aan je winkelmandje Afbeelding 20: Niet gestructureerd artikel toevoegen aan winkelmandje 27 / 62

28 5.3 Het winkelmandje Kies in het hoofdmenu de optie Winkelmandjes Hier kan je de inhoud van je persoonlijke winkelmandje zien Een winkelmandje kan artikelen bevatten van verschillende catalogi Klik op het artikelnummer om de gegevens van een artikel te bekijken Om een artikel te verwijderen o Vink het artikel aan o Klik op de knop Verwijderen Afbeelding 21: Winkelmandje Afbeelding 22: Aantal wijzigen Om het aantal van een artikel aan te passen o Klik op het aantal Er wordt een nieuw venster geopend o Geef het nieuwe aantal op o Klik op Opslaan De aantallen van de gekozen accessoires worden automatisch mee aangepast. Houdt de cursor boven de prijs om in een tooltip de samenstelling van de prijs te bekijken (eenheidsprijs + meerprijzen voor gekozen opties + bijdragen)*aantal 28 / 62

29 6 Een artikellijst voorbereiden 29 / 62

30 6.1 Artikelen toevoegen aan catalogusmandje Kies in het hoofdmenu de optie Winkelmandjes Op het tabblad Mijn Winkelmandje zie je de inhoud van jouw persoonlijk winkelmandje Selecteer de artikelen die je wilt bestellen. Klik op Indienen voor bestelling De geselecteerde artikelen verdwijnen uit jouw winkelmandje en worden verplaatst naar één of meerdere catalogusmandjes. In tegenstelling tot een winkelmandje, bevat een catalogusmandje artikelen uit slechts één catalogus De catalogusmandjes kan je terugvinden op het tabblad Catalogusmandjes Afbeelding 23: Winkelmandje Een catalogusmandje zal ook de artikelen bevatten die werden goedgekeurd in aanvragen. 30 / 62

31 6.2 Een nieuwe artikellijst aanmaken Artikellijsten worden aangemaakt vanuit de catalogusmandjes, die gecreëerd werden bij het behandelen van aanvragen, of door het toevoegen van artikelen vanuit het persoonlijke winkelmandje van de (hoofd)aankoper. Een catalogusmandje bevat steeds artikelen van één bepaalde catalogus. Kies in het hoofdmenu de optie Winkelmandjes Afbeelding 24: Catalogusmandjes Afbeelding 25: Inhoud catalogusmandje Afbeelding 26: Bestemmelingen Open het tabblad Catalogusmandjes Klik op de ID van het catalogusmandje van waaruit je een artikellijst wilt aanmaken Selecteer de artikelen waarvoor je een artikellijst wilt aanmaken Klik op Nieuwe artikellijst aanmaken Een nieuw venster wordt geopend, met de lijst van geselecteerde artikelen, en per artikel de lijst van gebruikers die dit artikel hebben aangevraagd. Selecteer in deze lijst de artikelen die je wilt toevoegen aan de artikellijst Selecteer per artikel de bestemmelingen voor wie je het artikel op dit moment wenst te bestellen Klik op Artikellijst aanmaken Wanneer bestemmelingen een leveringsadres hebben toegevoegd aan hun aanvraag, kan je deze adressen importeren in de nieuwe artikellijst. Klik op OK om de leveringsadressen te importeren in de artikellijst Klik op Annuleren om de adressen niet te importeren 31 / 62

32 6.3 Een artikellijst voorbereiden Algemeen Het tabblad Algemeen bevat volgende gegevens Algemeen o Webservice ID: dit is een unieke code waarmee een extern systeem de artikellijst kan oproepen via webservice. o Taal bestelling: geef hier de taal van de leverancier Leverancier: deze gegevens worden automatisch ingevuld Aankoper: de gegevens van de persoon die de artikellijst aanmaakte Prijs: de totale prijs van deze artikellijst Om het adres van de Aankoper te wijzigen: Wijzig manueel gegevens in het adres of Klik op om een adres toe te voegen vanuit het adresboek Zie hoofdstuk 6.4 voor informatie over het gebruik van het adresboek Klik op Opslaan om elke wijziging op dit tabblad op te slaan Afbeelding 27: Artikellijst 32 / 62

33 6.3.2 Leveringsadressen Het ingeven van leveringsadressen is niet verplicht in een artikellijst Leveringsadres aanmaken Op het tabblad leveringsadressen kan je één of meerdere leveringsadressen voor deze artikellijst ingeven. Dit tabblad zal al leveringsadressen bevatten als je bij het aanmaken van de artikellijst aanvaard hebt om leveringsadressen van bestemmelingen in te voegen (zie hoofdstuk 6.2) Om een nieuwe leveringsadres toe te voegen: Afbeelding 28: Leveringsadressen Klik, indien nodig, op + om een adres toe te voegen Klik op de link Leveringsadres om de sectie te openen Vul de gegevens in. Gegevens met een asterisk (*) zijn verplicht of Klik op om een adres toe te voegen vanuit het adresboek Zie hoofdstuk 6.4 voor informatie over het gebruik van het adresboek De titel is een korte omschrijving of naam voor dit adres. Klik op Opslaan om de gegevens op te slaan Klik op + om nog een adres toe te voegen Klik op - om het bijhorende adres te verwijderen 33 / 62

34 Leveringsadres(sen) toewijzen Na het definiëren van leveringsadressen moet je natuurlijk ook nog aangeven welke artikelen op welk adres moeten geleverd worden. Wanneer leveringsadressen van aanvragers geïmporteerd werden (zie hoofdstuk 6.2), dan worden artikelen en adressen automatisch geassocieerd. Onderstaande stappen zijn enkel nodig voor manueel toegevoegde adressen. Klik op Leveringsadres toewijzen Afbeelding 29: Eén adres toekennen Eén leveringsadres Dit zal automatisch toegepast worden op alle aanvragers in de artikellijst Klik op OK om te bevestigen dat je het adres wil toepassen op alle aanvragers Meerdere leveringsadressen Je zal nu de leveringsadressen aan de verschillende aanvragers / artikelen moeten koppelen. Een nieuw venster wordt geopend. Kies een leveringsadres uit de keuzelijst bovenaan Selecteer de aanvragers en artikelen waarvoor dit leveringsadres van toepassing is Afbeelding 30: Meerdere adressen toekennen Het is mogelijk om per aanvrager verschillende leveringsadressen toe te kennen voor verschillende artikelen Klik op Leveringsadres toewijzen om het gekozen adres toe te kennen Herhaal de voorgaande stappen tot alle artikelen een leveringsadres hebben 34 / 62

35 6.3.3 Artikelen Op het tabblad Artikelen vind je het overzicht van de artikelen in de artikellijst. Selecteer één of meerdere artikelen en klik op Verwijderen om deze artikelen uit de artikellijst te verwijderen Afbeelding 31: Artikelen Klik op het aantal of op het icoon om een lijst met bestemmelingen te krijgen voor dit artikel o Per bestemmeling kan je het aantal voor dit artikel aanpassen o Per bestemmeling kan je het leveringsadres aanpassen Afbeelding 32: Bestemmelingen 35 / 62

36 6.4 Het gebruik van het adresboek Beheer van het adresboek Het adresboek wordt normaalgezien beheerd via het Gebruikersbeheer (toevoegen van adressen, wijzigen van adressen, verwijderen van adressen) In e-catalogue kan je je adresboek raadplegen via de optie Mijn Adresboek in het menu Aanmelden. In e-catalogue zijn een paar mogelijkheden voorzien om vanuit e- Catalogue wijzigingen aan te brengen in het adresboek Afbeelding 33: Functionaliteiten adresboek o o o : adres invoegen vanuit het adresboek : adresgegevens vanuit e-catalogue opslaan in het adresboek, als nieuw adres : adresgegevens vanuit e-catalogue opslaan in het adresboek, als wijziging van een bestaand adres 36 / 62

37 6.4.2 Een adres invoegen vanuit het adresboek Afbeelding 34: Adres zoeken Klik op het icoon Adres importeren uit adresboek Vink het adres aan dat je wilt importeren Klik op Selecteren De adresgegevens worden overgenomen uit het adresboek Een nieuw adres toevoegen aan het adresboek Klik op het icoon Adres toevoegen aan adresboek Geef een beschrijving (titel) voor het adres Vul eventueel overige gegevens aan Klik op Opslaan De adresgegevens worden opgeslagen in het adresboek Afbeelding 35: Adres aanmaken 37 / 62

38 6.4.4 Een adres wijzigen in het adresboek Uitgangspunt: je hebt een adres ingevoerd vanuit het adresboek en je merkt dat er een fout in zit. Je kan dit adres hier corrigeren, en de wijziging achteraf opslaan in het adresboek. Wijzig het adres Klik op Opslaan Afbeelding 36: Adres wijzigen Klik op het icoon Adres bijwerken in het adresboek Selecteer het adres dat je wilt bijwerken Wijzig eventueel nog andere gegevens Klik op Opslaan De adresgegevens worden opgeslagen in het adresboek 38 / 62

39 7 Artikellijsten beheren 39 / 62

40 7.1 Artikelen toevoegen aan een bestaande artikellijst Je kan steeds artikelen toevoegen aan een bestaande artikellijst. Je kan artikelen enkel toevoegen aan artikellijsten die al artikelen uit dezelfde catalogus bevatten. Ga als volgt te werk: Afbeelding 37: Catalogusmandje Afbeelding 38: Artikellijst selecteren Zoek de artikelen die je wilt toevoegen (via zoekmotor of catalogi) Voeg de gewenste artikelen toe aan je winkelmandje Open je winkelmandje, selecteer de artikelen en dien ze in voor bestelling Open het catalogusmandje van de overeenkomstige catalogus Selecteer de artikelen Klik op Aan bestaande artikellijst toevoegen Selecteer uit het lijstje bovenaan het nummer van de artikellijst waaraan je de artikelen wilt toevoegen Wijzig eventueel nog de selectie van artikelen en bestemmelingen Klik op Aan bestaande artikellijst toevoegen De geselecteerde artikelen (en bestemmelingen) worden toegevoegd aan de gekozen artikellijst. De artikellijst wordt automatisch geopend. 40 / 62

41 DEEL 3 : DOSSIERS EN CATALOGI 41 / 62

42 8 Een dossier in e-catalogue 42 / 62

43 8.1 Een dossier? Het gebruik van e-catalogue speelt zich af in de uitvoeringsfase van een overheidsopdracht, dit wil zeggen nadat de opdracht werd gegund en een contract tot stand is gekomen met een bepaalde dienstverlener. e-catalogue is dan het platform waarop de goederen en diensten, waar deze opdracht en het contract betrekking op hebben, aan de eindgebruikers aangeboden worden onder de vorm van catalogi. Het basisobject om dit alles te beheren in e-catalogue is het dossier. Een dossier in e-catalogue heeft volgende kenmerken: het dossier kan worden gecreëerd door gebruikers met de rol dossierbeheerder; het dossier is eigendom van de organisatie waartoe de gebruiker behoort die het creëerde. Dit wil zeggen dat alle gebruikers van deze organisatie met de rol dossierbeheerder toegang hebben tot het dossier; het dossier creëert een werkruimte waarin enerzijds de dossierbeheerder alle informatie over het dossier kan beheren, en waarin anderzijds de dienstverlener zijn catalogus kan opladen; een dossier kan gedeeld worden met andere organisaties. Gebruikers van deze organisaties krijgen op die manier toegang tot het dossier en de catalogi, al naar gelang hun rol het hen toestaat. via het beheer van het dossier kan de dossierbeheerder ook de zichtbaarheid en beschikbaarheid van de opgeladen catalogi beheren; Een dossier bevat volgende informatie: algemene informatie zoals contractnummer, naam ven het dossier, start- en einddatum, aanvullende informatie omtrent het contract die de dossierbeheerder wil delen met de gebruikers de organisaties die toegang krijgen tot het dossier de dienstverlener en zijn gebruikers die toegang hebben tot het dossier de catalogi 43 / 62

44 8.2 Statussen van een dossier Doorheen zijn levensloop kan een dossier verschillende statussen hebben, die aangeven wat de huidige stand is van het dossier, en die ook invloed hebben op de zichtbaarheid en beschikbaarheid van het dossier en de catalogi. Ongeacht de status van het dossier geldt altijd dat enkel dossierbeheerders van de organisatie die eigenaar is van het dossier, het dossier kunnen aanpassen. Onderstaande figuur geeft de levensloop van een dossier grafisch weer. 44 / 62

45 In onderstaande tabel wordt weergegeven wat de invloed is van de status op de zichtbaarheid van de dossiers en de bijhorende catalogi. Status Betekenis Dossier en catalogi toegankelijk voor In voorbereiding In afwachting van publicatie Gepubliceerd Verstreken Afgesloten Gearchiveerd Gedeactiveerd De dossierbeheerder is het dossier aan het voorbereiden Het dossier is geactiveerd, maar de startdatum van het dossier is nog niet bereikt. Het dossier is toegankelijk. De einddatum van het dossier is bereikt, of de dossierbeheerder heeft het dossier manueel afgesloten. Het dossier is verstreken, en er zijn geen openstaande bestellingen meer voor dit dossier. Idem als Afgesloten, maar het dossier staat niet meer in de lijst van beschikbare dossiers. Het dossier werd (tijdelijk) gedeactiveerd door de dossierbeheerder. Dossierbeheerders van eigen en geassocieerde organisaties. Nog geen catalogi beschikbaar. Dossierbeheerders en Aankopers van eigen en geassocieerde organisaties. Ondernemingen kunnen hun catalogus opladen. Artikelen niet beschikbaar via zoekmotor. Dossierbeheerders, Aankopers en Aanvragers (enkel catalogi) van eigen en geassocieerde organisaties, Ondernemingen. Artikelen ook te vinden via zoekmotor. Dossierbeheerders en Aankopers van eigen en geassocieerde organisaties, Ondernemingen. Artikelen niet beschikbaar via zoekmotor. Dossierbeheerders en Aankopers van eigen en geassocieerde organisaties, Ondernemingen. Artikelen niet beschikbaar via zoekmotor. Dossierbeheerders en Aankopers van eigen en geassocieerde organisaties, Ondernemingen. Artikelen niet beschikbaar via zoekmotor. Bestellen mogelijk? nee nee ja nee nee nee nee 45 / 62

46 8.3 Inhoud van een dossier Kies in het hoofdmenu de optie Dossiers Selecteer op de pagina Dossiers het tabblad Dossiers Klik op het contractnummer om het gewenste dossier te openen. Afbeelding 39: Hoofdmenu 46 / 62

47 8.3.1 Beheersgegevens Selecteer op de pagina Dossier het tabblad Beheersgegevens Afbeelding 40: tabblad Beheersgegevens Contractnummer : het contract waaraan dit dossier in e-catalogue verbonden is Verplichte talen : de talen waarin de catalogi beschikbaar moeten zijn. Dossiernaam : de naam van het dossier. Startdatum : op deze datum worden het dossier en de eraan verbonden catalogi zichtbaar voor alle gebruikers. Einddatum : vanaf deze datum zijn het dossier en de eraan verbonden catalogi niet langer zichtbaar. Categorie : de categorie waartoe de artikelen behoren die in dit contract aangeboden worden. Contactpersoon : de contactpersoon voor dit dossier. Leidend ambtenaar : de leidend ambtenaar voor dit dossier. Verhuur mogelijk : deze optie is van toepassing op dossiers waarbij verhuur of leasing van materiaal mogelijk is (bv. kopieerapparaten). Toegankelijk voor anonieme gebruikers : deze optie geeft aan of het dossier toegankelijk is voor anonieme, dit wil zeggen niet geregistreerde, gebruikers. Niet-gestructureerde catalogi toegelaten : deze optie geeft aan of de dienstverlener een niet gestructureerde catalogus kan opladen, d.w.z. catalogi onder de vorm van PDF-, Word-, Excel-, bestanden 47 / 62

48 8.3.2 Aanvullende informatie Op dit tabblad kan de dossierbeheerder aanvullende informatie ingeven waarvan hij denkt dat die nuttig zou kunnen zijn voor aankopers die gebruik willen maken van het contract. Dit kan onder de vorm van tekst en/of bestanden. Open het tabblad Aanvullende informatie Klik op een titel om de desbetreffende sectie te openen Klik op de link naast Documentnaam om een document te downloaden Afbeelding 41: aanvullende informatie 48 / 62

49 8.3.3 Organisaties Op dit tabblad kan je zien welke organisaties toegang hebben tot het dossier, en welke organisatie eigenaar is van het dossier. Open het tabblad Organisaties Klik op Deelnemende organisaties om de sectie open te klappen en de lijst van deelnemende organisaties te bekijken. Afbeelding 42: organisaties toevoegen Leveranciers Op dit tabblad kan je zien welke ondernemingen verbonden zijn met het dossier. Open het tabblad Leveranciers Klik op de naam van een onderneming om deze sectie open te klappen. Klik naast de naam van de onderneming op om de details van de onderneming te bekijken. Afbeelding 43: Leveranciers Klik naast de naam van een gebruiker op om de details van de gebruiker te bekijken. 49 / 62

50 8.3.5 Catalogi Op dit tabblad vindt je de catalogi die opgeladen werden in het dossier Afbeelding 44: Catalogi Open het tabblad Catalogi Klik op de naam van een catalogus om de pagina met catalogusversies te openen. Klik op een versienummer om de inhoud van een bepaalde versie te bekijken. Klik op een artikelnummer om de gedetailleerde gegevens van een artikel te bekijken. Afbeelding 45: Catalogusversies Afbeelding 46: Artikelen 50 / 62

51 9 Maskers definiëren 51 / 62

52 9.1 Inleiding In e-catalogue is het mogelijk om een dossier te delen met andere organisaties. Bovendien is het mogelijk te bepalen welke inhoud die organisaties te zien krijgen, door het definiëren van toegangsrechten. Toegangsrechten kunnen bepaald worden op het niveau van catalogi, artikelen en opties Enkele inleidende begrippen Eigenaar: de organisatie die het dossier in e-catalogue aangemaakt heeft Delen: andere organisaties toegang geven tot een dossier en de catalogi van dat dossier Deelnemende organisatie: organisatie die toegang gekregen heeft tot een dossier, maar er niet de eigenaar van is. Maskerrechten: als een organisatie maskerrechten heeft gekregen voor een dossier, dan kan zij o Het dossier zelf verder delen met haar eigen suborganisaties o Toegangsrechten instellen voor haar eigen gebruikers en voor haar suborganisaties. Toegangsrechten: door toegangsrechten te bepalen wordt de toegang tot catalogi, artikelen of opties van artikelen ingeperkt. Toegangsrechten kunnen ingesteld worden op niveau van catalogi, artikelen en opties. Zie de tabel onder punt Masker: een beperkte selectie van gegevens waartoe een organisatie toegang mag hebben, opgebouwd door het instellen van toegangsrechten op catalogi, artikelen en opties. Lijst van deelnemende organisaties: De lijst van alle organisaties die toegang hebben gekregen tot een dossier. Deze lijst kan je vinden onder de tab Organisaties van het dossier. 52 / 62

53 9.1.2 Overzicht van de toegangsrechten Niveau Type toegangsrecht Betekenis Catalogi Volledige rechten Alle artikelen krijgen standaard het toegangsrecht Bestellen. Alle opties met toegangsrecht Beschikbaar zijn standaard beschikbaar Artikelen kunnen toegangsrecht Bestellen, Alleen Lezen of Geen krijgen Bestelaanvraag Alle artikelen krijgen standaard het toegangsrecht Bestellen. Alle opties met toegangsrecht Beschikbaar zijn standaard beschikbaar Artikelen kunnen toegangsrecht Bestellen, Alleen Lezen of Geen krijgen Bestellingen kunnen niet doorgestuurd worden naar de leverancier, maar worden doorgestuurd als bestelaanvraag naar de moederorganisatie. Alleen lezen Alle artikelen krijgen standaard het toegangsrecht Alleen Lezen. Artikelen kunnen toegangsrecht Alleen Lezen of Geen krijgen Artikelen kunnen niet besteld worden. Geen rechten Artikelen krijgen standaard het toegangsrecht Geen Artikelen kunnen niet besteld worden en kunnen niet gevonden worden via de zoekmotor. Artikelen Bestellen Het artikel is zichtbaar en kan besteld worden Bekijken Het artikel is zichtbaar, maar kan niet kan besteld worden Geen toegang (Hoofd)aankoper: het artikel is wel zichtbaar via de inhoud van een catalogusversie, niet via de zoekmotor Aanvrager: het artikel is niet zichtbaar Opties Beschikbaar De optie kan gekozen worden bij het bestellen van een artikel Niet beschikbaar De optie kan niet gekozen worden 53 / 62

54 9.1.3 De principes Dossiers delen en maskerrechten instellen : Eigenaar van het dossier : Deelnemende organisatie die toegang gekregen heeft tot het dossier : Organisatie met maskerrechten : Organisatie waarvoor maskers werden gedefinieerd : Het toekennen van maskerrechten : Het definiëren van maskers De eigenaar van een dossier kan zijn dossier delen met andere organisaties. Deze organisaties o krijgen automatisch maskerrechten o hebben nu toegang tot het dossier en de catalogi Een deelnemende organisatie met maskerrechten kan, voor zijn eigen suborganisaties, Afbeelding 47: eigenaar nodigt uit Afbeelding 48: suborganisaties uitnodigen Afbeelding 49: maskerrechten toekennen o dossiers verder delen en maskerrechten toekennen; o toegangsrechten bepalen voor catalogi, artikelen en opties 54 / 62

55 Toegangsrechten beheren De eigenaar kan toegangsrechten instellen voor alle uitgenodigde organisaties, en voor alle eigen suborganisaties (alle niveaus) o Suborganisaties waarvoor toegnagsrechten gedefinieerd worden krijgen toegang tot het dossier en de catalogi (zoals bepaald door de toegangsrechten), maar kunnen zelf niet uitnodigen of maskers definiëren. Dit kan enkel als zij ook maskerrechten krijgen Afbeelding 50: eigenaar definieert maskers Afbeelding 51: maskers definiëren voor suborganisaties Een deelnemende organisatie die maskerrechten heeft gekregen, kan maskers bepalen voor de eigen suborganisaties (alle niveaus). o Suborganisaties waarvoor toegangsrechten gedefinieerd worden krijgen toegang tot het dossier en de catalogi (zoals bepaald door de maskers), maar kunnen zelf niet uitnodigen of maskers definiëren. Dit kan enkel als zij ook maskerrechten krijgen 55 / 62

56 9.2 Maskers definiëren Dossier delen met suborganisaties Afbeelding 52: Lijst van deelnemende organisaties Afbeelding 53: Zoek en selecteer suborganisaties Kies in het hoofdmenu de optie Dossiers Klik op het contractnummer van het dossier dat je wilt delen Open de tab Organisaties Klik op de titel Deelnemende organisaties om de lijst te openen Klik op Organisatie toevoegen Zoek jouw suborganisaties via de boomstructuur, of via het zoekcriterium Naam Selecteer de organisaties waarmee je het dossier wilt delen Klik op Selecteren Selecteer voor elke catalogus de rechten die je aan de gekozen organisaties wilt toekennen Klik op Opslaan De organisaties worden toegevoegd aan de lijst Zij hebben geen maskerrechten Afbeelding 54: Catalogusmaskers bepalen 56 / 62

57 9.2.2 Maskerrechten beheren Kies in het hoofdmenu de optie Dossiers Klik op het contractnummer van het dossier dat je wilt delen Open de tab Organisaties Klik op de titel Deelnemende organisaties om de lijst te openen Selecteer de organisatie(s) waarvoor je de maskerrechten wilt beheren Klik op Maskerrecht toekennen om toe te kennen Het icoontje verschijnt in de kolom Maskerrecht Deze organisaties kunnen vanaf nu het dossier delen met hun suborganisaties en maskers definiëren Klik op Maskerrecht intrekken om de maskerrechten in te trekken Afbeelding 55: Lijst van deelnemende organisaties Het icoontje verdwijnt uit de kolom Maskerrecht Deze organisaties kunnen vanaf nu het dossier niet langer delen o Organisaties waarmee reeds gedeeld werd blijven in de lijst staan Deze organisaties kunnen vanaf nu niet langer maskers definiëren o Reeds gedefinieerde maskers blijven actief 57 / 62

58 9.2.3 Toegangsrecht voor catalogi bepalen Afbeelding 56: Lijst van catalogi Afbeelding 57: Toegangsrechten voor catalogus Kies in het hoofdmenu de optie Dossiers Klik op het contractnummer van het dossier waarvoor je toegangsrechten wilt bepalen Open de tab Catalogi Klik naast een catalogus op het icoontje Selecteer voor elke organisatie in de lijst de gepaste rechten Als geen van de drie toegangsrechten geselecteerd is, heeft de organisatie geen toegang tot de catalogus Als een toegangsrecht geselecteerd wordt, wordt de organisatie toegevoegd aan de lijst van deelnemende organisaties, zonder maskerrechten. Wanneer toegangsrechten voor een catalogus worden ingesteld, worden automatisch ook toegangsrechten voor de artikelen ingesteld. Zie de tabel onder punt Anonieme toegang (de catalogus zichtbaar maken voor niet-geregistreerde gebruikers) kan enkel toegestaan worden indien de aanbestedende overheid dat heeft toegestaan in het dossier. Klik op Opslaan oom de keuzes te bevestigen Klik op Sluiten om het venster te sluiten 58 / 62

59 9.2.4 Toegangsrecht voor artikelen instellen Je kan enkel toegangsrechten voor artikelen instellen voor organisaties waarvoor eerst een catalogusmasker werd ingesteld. Afbeelding 58: Lijst van artikelen Kies in het hoofdmenu de optie Catalogi Klik op de naam van de catalogus waarvoor je toegangsrechten voor artikelen wilt bepalen Klik op de versie waarvan je de artikelen wilt bekijken Open het tabblad Toegangsrechten Klik naast het gewenste artikel op het icoontje Selecteer voor elke organisatie in de lijst de gepaste rechten Klik op Opslaan om de keuzes op te slaan Klik op Sluiten om het venster te sluiten Anonieme toegang (de catalogus zichtbaar maken voor niet-geregistreerde gebruikers) kan enkel toegestaan worden indien de aanbestedende overheid dat heeft toegestaan in het dossier. Om toegangsrechten voor meerdere artikelen tegelijkertijd in te stellen: Vink de gewenste artikelen aan Afbeelding 59: Toegangsrechten voor artikelen Klik bovenaan de lijst van artikelen op het icoontje Ga verder te werk zoals hierboven beschreven. 59 / 62

60 9.2.5 Toegangsrechten voor opties instellen Afbeelding 60: Opties Afbeelding 61: Beschikbaarheid van opties Kies in het hoofdmenu de optie Catalogi Klik op de naam van de catalogus waarvoor je toegangsrechten voor opties wilt bepalen Klik op de versie waarvan je de artikelen wilt bekijken Open het tabblad Toegangsrechten Klik op het Artikelnummer van het artikel waarvoor je toegangsrechten voor opties wilt bepalen Artikelen met opties worden gemarkeerd met het symbool De opties bevinden zich in de laatste sectie van de artikelgegevens, onderaan de pagina. Klik onder de keuzelijst van de optie waarvoor je de rechten wilt bepalen op het icoontje Selecteer voor elke organisatie in de lijst de gepaste opties. Vink de optie Toepassen op alle artikelen met deze opties aan om de hier gemaakte keuzes toe te passen op alle artikelen waarvoor deze optielijst beschikbaar is. Klik op Opslaan om de keuzes op te slaan Klik op Sluiten om het venster te sluiten 60 / 62

61 DEEL 4 : NOG VRAGEN? 61 / 62

62 10 Hoe ons contacteren? Federale Dienst e-procurement, FOD Personeel en Organisatie Wetstraat 51, 1040 Brussel 02/ Bezoek ons op Website e-catalogue: 62 / 62