Boxtel 2010: slagvaardig werken aan een goed resultaat.

Transcriptie

1 Boxtel 2010: slagvaardig werken aan een goed resultaat. Inleiding In de programmabegroting wordt een notitie aangekondigd waarin aangegeven wordt, of voortvarend gestart kan worden met uitvoering van het beleidsprogramma : Samen leven, ruimte geven. Of zoals het in de eerste bestuursrapportage staat: Het beleidsprogramma is ambitieus. Omdat de formatie door uw raad is bevroren op het niveau van 1 januari 2005, is formatie-uitbreiding in principe niet mogelijk. Er doen zich evenwel concrete knelpunten voor ten aanzien van onder andere de brandweer, recreatie, toerisme en evenementen, integraal wijkbeheer, jeugdbeleid en jeugdzorg, verkeer en vervoer, secretariaat portefeuille ruimtelijke zaken en ruimtelijke plannen. In de komende maanden bekijken we zeer nauwgezet, op welke wijze uw ambities gerealiseerd kunnen worden binnen de kaders die u gesteld heeft. Willen we deze operatie kans van slagen geven, dan zullen we moeten investeren in de effectiviteit en efficiëncy van de ambtelijke organisatie.. Zo n beleidsprogramma komt natuurlijk niet uit de lucht vallen, dus op veel fronten wordt al hard gewerkt, om de doelstellingen waar te maken. En niet alles hoeft in 2007 gerealiseerd te worden: ook 2008 en 2009 zijn beschikbaar om doelen te realiseren. Willen we aan het eind van de beleidsperiode tevreden terugblikken op de resultaten, dan zullen we nu de bakens moeten verzetten, zullen we nieuwe accenten moeten leggen. Complicerende factor daarbij is, dat de raad heeft uitgesproken, dat uitgegaan moet worden van de huidige formatie, tenzij. Tenzij voor extra taken, extra middelen beschikbaar komen. In deze notitie wordt aangegeven, hoe accenten verlegd worden en hoe we een en ander aanpakken met respect voor de uitgangspunten van de raad. De raad heeft het college voor 2006 en volgende jaren een extra bedrag meegegeven van structureel ,- om te komen tot realisering van het beleidsprogramma in brede zin. Beoogd effect: Een groene woon- en werk gemeente met een adequaat voorzieningenniveau, in concreto een uitgevoerd beleidsprogramma Samen leven, ruimte geven en een gerealiseerde strategische visie Boxtel boeit: samen op weg naar Intergemeentelijke samenwerking: brede oriëntatie loont. Belangrijk thema in de strategische visie Boxtel boeit: samen op weg naar 2010 is de intergemeentelijke samenwerking en het daarmee samenhangende profiel van de gemeente. Willen we een gemeente zijn die naar binnen gekeerd is en zich volledig fixeert op de eigen taakstelling? Of willen we een gemeente zijn die om zich heen kijkt en zich mede verantwoordelijk voelt voor de wereld om zich heen? Zowel uit de strategische visie, als het beleidsprogramma menen we te mogen concluderen, dat Boxtel kiest voor het laatste. We zijn overigens ook van mening, dat een brede oriëntatie loont: bestuurders en ambtenaren die veelvuldig buiten de gemeente actief zijn, laten zich niet verrassen door nieuwe ontwikkelingen, behartigen de belangen van de gemeente in regio, provincie en daarbuiten, bouwen een netwerk op en zijn bovendien ambassadeur van de gemeente. Dat profiel past ook bij de ontwikkeling van de organisatie: met hart en ziel werken aan een goed resultaat is het één van de uitgangspunten van de gemeentelijke organisatie. Dat heeft natuurlijk wel consequenties voor de keuzes die gemaakt worden. Pagina 1

2 Ontwikkeling van de organisatie: optimaliseren in In de afgelopen maanden is door college en management kritisch gekeken naar bestaande taken, naar de organisatie en de bemensing. Geconcludeerd kan worden, dat er meer tijd nodig is om de organisatie tot volle wasdom te laten komen. We zullen ons in het komende jaar samen met het management richten op optimalisering van de organisatie, uitgaande van belangrijke kernkwaliteiten: platte organisatie, korte lijnen, integraal management, stabiliteit, verantwoordelijkheid diep in de organisatie, goede werksfeer, arbeidsvreugde en resultaatgerichtheid. Aandachtspunten zijn van buiten naar binnen denken, beheersbaarheid van het totale werkpakket, de kwaliteit van de uitvoering en het benutten van nieuwe kansen. Concreet volgen we de volgende lijnen: Externe oriëntatie: responsiviteit verder vergroten; relatie met de burger verbeteren via beginspraak en interactieve beleidsvorming; samenwerking met partners binnen ketens verbeteren; intergemeentelijke samenwerking verder uitbouwen (moet voordeel bieden en geen extra geld kosten); communicatie verbeteren zodat positieve uitstraling ontstaat bij burgers binnen en buiten de gemeente; Structuur: plat, afdelingshoofden integraal verantwoordelijk, verantwoordelijkheid laag in de organisatie: kernkwaliteiten handhaven, maar wel blijven nadenken over de structuur; mogelijkheden verkennen om groeiende druk op de leiding oplossen door versterking matrixorganisatie met ontwikkeling van coördinatoren en zelfwerkende teams; bijzondere aandacht voor samenwerking binnen en tussen de ruimtelijke afdelingen; Werkwijze: sturen op betrokkenheid, persoonlijke ontwikkeling samen laten vallen met realisering gemeentelijke doelen (competentiemanagement), werken met hart en ziel, ; keerzijde: beheersing totale werkpakket, nauwkeurigheid en efficiëncy, en dus: verdere verbetering projectmatig werken; Bemensing: nu flinke stap verder zetten in de richting van verjonging van de organisatie, geen generieke maatregel maar maatwerk, medewerkers die goed functioneren zijn van harte uitgenodigd om te blijven; zij die willen vertrekken krijgen daartoe de mogelijkheid; van de blijvers wordt verwacht dat zij zich blijven ontwikkelen en passen bij de realisering van de doelstellingen; Automatisering: invoering van document management systeem; samenwerking met omliggende gemeenten uitbouwen op basis van eigen kracht en eigen keuzes; Bedrijfsfilosofie: op basis van bijlage 1; Slagvaardige overheid: goede afbakening van verantwoordelijkheid van overheid en burger op basis van bestuurlijke discussie; snoeien in wet- en regelgeving op basis van de principes beter sneller en goedkoper ; Intussen zetten we de lijn voort, die via de notitie Personeelsontwikkeling in gang is gezet. Alle vacatures worden kritisch bekeken en indien nodig op een doordachte wijze ingevuld. Voor deeltijd FPU geldt voorts het principe: invullen waar nodig, parkeren waar mogelijk. Zo bereiken we dat de formatie (exclusief intensiveringen) een dalende trend vertoont en dat de organisatie en de medewerkers bij de tijd blijven. Knelpunten en oplossingen bij uitvoering beleidsprogramma Meer toegespitst op het beleidsprogramma hebben we een aantal knelpunten onderkend en deze hebben we van een oplossing voorzien. Uit het overleg dat in de afgelopen maanden gevoerd is door burgemeester en Pagina 2

3 secretaris met afdelingshoofden en wethouders, kan geconcludeerd worden dat het beleidsprogramma kan worden uitgevoerd, maar dat het wel noodzakelijk is om een aantal maatregelen te nemen. Deze zijn per thema gerangschikt. Brandweer: Op het terrein van de brandweer groeit de intergemeentelijke samenwerking. De nieuwe Wet op de Veiligheidsregio is gericht op regionalisering: al het betaalde personeel zou in dienst moeten komen van de regio, om te beginnen de commandanten. De brandweer gaat uit van het principe regionale samenwerking met een sterke lokale inbedding. Het Boxtelse korps is er op gericht om in de komende jaren de bedrijfsvoering te verbeteren, hetgeen onder andere moet resulteren in gunstiger aanrijtijden. In relatie tot het beleidsprogramma dat door de raad is vastgesteld wordt voorgesteld: a. om een formatieplaats toe te voegen in de sfeer van administratie en bedrijfsvoering (1 fte); deze formatieplaats past in het door de raad vastgestelde lokale beleidsplan, was tot op heden niet gedekt en komt nu ten laste van de ,- b. om de ruimte die daardoor onder andere bij de commandant ontstaat, te benutten om de aanvalsplannen door hemzelf te laten maken, waardoor tegelijkertijd een netwerk wordt opgebouwd met eigenaren en beheerders van de betreffende accommodaties; c. en om de daardoor vrijvallende drie maal , - te besparen. Burgerzaken en Welzijn: Op het terrein van Welzijn is de invoering van de nieuwe Wet maatschappelijke ondersteuning dominant aanwezig. Deze heeft betrekking op nagenoeg het gehele werkgebied van Welzijn en heeft als doel meedoen of om het in termen van de jaren 70 en 80 te stellen: bevordering van de participatie van de burger. In de raad is uitgesproken, dat maximaal 15% van het budget voor de Wmo voor de uitvoering beschikbaar is; daar blijven we met alle voorstellen binnen. Wel zien wij de uitvoering van de Wmo als een extra taak met extra budget; een taak die er voor zorgt dat de formatie extra stijgt. In relatie tot het beleidsprogramma wordt voorgesteld : a. om uit het budget ten behoeve van de Wet maatschappelijke ondersteuning een formatieplaats toe te voegen ten behoeve van het Meldpunt Jeugdzorg, RMC en leerplicht; het meldpunt is een belangrijk instrument dat er voor zorgt dat (kwetsbare) jeugd kan blijven meedoen en een steuntje in de rug krijgt op weg naar maatschappelijke en economische zelfstandigheid (1 fte); b. om invulling te geven aan interactief bestuur en om uitvoering te geven aan dorps- en wijkontwikkelingsplannen en het speelruimteplan willen we de betreffende budgetten natuurlijk benutten, maar is het ook noodzakelijk om gedurende de komende drie jaar een halve formatieplaats toe te voegen; de kosten komen ten laste van het budget van drie maal ,- dat de brandweer heeft vrijgemaakt (0,5 fte voor drie jaar); c. om een impuls te geven aan recreatie en toerisme, aan de verdere ontwikkeling van het Groene woud en aan de profilering van Boxtel, stellen we voor: om een evenementencoördinator aan te stellen die er voor zorgt dat het hart van Boxtel gaat bruisen en die er tevens voor zorgt, dat daarbij een verbinding gelegd wordt met het Groene Woud; deze formatieplaats wordt ondergebracht bij het onder- Pagina 3

4 deel Voorlichting en Communicatie en wordt gedekt vanuit de bestaande formatie van de afdeling Centrale Ondersteuning (1 fte); om een projectmedewerker Plattelandsontwikkeling aan te stellen die er voor zorgt, dat een grote hoeveelheid projecten die samenhangen met de ontwikkeling van het Groene Woud, natuur en landschap, recreatie en toerisme en verbrede landbouw daadwerkelijk uitgevoerd worden; deze formatieplaats wordt deels gefinancierd vanuit de budgetten die voor reconstructie beschikbaar zijn en deels vanuit subsidie en geldt vooralsnog voor een periode van drie jaar ( fte)); daardoor ontstaat op Welzijn binnen het pakket Plattelandsontwikkeling, ruimte voor toeristisch-recreatief beleid. Sociale Zaken: Op het terrein van Sociale Zaken is de samenwerking met de gemeente Haaren een belangrijk gegeven. Alles wat op de afdeling gedaan wordt, heeft als horizon 1 januari In 2008 dient bepaald te worden of de afdelingen Sociale zaken van de gemeenten Haaren en Boxtel definitief samengaan. Tot die tijd functioneren beide afdelingen als eenheid met een back-office in Boxtel en front-offices in Haaren en Boxtel. De eerste ervaringen zijn prima: de kwaliteit is verbeterd, de kwetsbaarheid is verminderd en van het geheel gaat kracht uit. Over de gehele linie wordt gewerkt met tijdelijke aanstellingen en detacheringen. Eind 2008 wordt de marsroute en daarmee de formatie definitief bepaald. Dat maakt de inhoudelijke uitdagingen niet eenvoudiger. Het streven naar vermindering van het aantal uitkeringsgerechtigden, de uitbouw van de samenwerking met werkgevers en onderwijs, de teruglopende budgetten voor het inkomensdeel, de blijvende druk op de schuldhulpverlening en niet te vergeten: de invoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning per 1 januari 2007 (smalle deel). De afdeling Sociale Zaken kan al die uitdagingen aan, waarbij we dan wel voorstellen: a. om de fundamentele voorwaarden voor meedoen voor mensen met schulden, te vervullen door het op peil brengen van de formatie voor de schuldhulpverlening met één formatieplaats van , - ten laste van het Wmo-budget; daarmee wordt het wegvallen van Europese subsidie opgevangen en kunnen we de werkvoorraad wegwerken (1 fte ten laste van de Wmo); b. om personeel aan te trekken die de Wmo-aanvragen moeten afhandelen, waarbij als indicatie geldt, dat het aantal Wmo-aanvragen ongeveer gelijk zal zijn aan het aantal Wvgaanvragen; vooralsnog wordt uitgegaan van twee consulenten en één medewerker financiële administratie die ten laste komen van het Wmo-budget; (3 fte ten laste van de Wmo); c. om de samenwerking met de gemeenten Schijndel, St.-Michielsgestel en Veghel op het terrein van het applicatiebeheer ten behoeve van de loketten Wegwijs gestalte te geven wordt de formatie met één uitgebreid voor de periode ; de kosten worden gedragen door de drie gemeenten (1 fte, ten laste van de drie gemeenten); d. en om voor het geheel van Sociale Zaken in 2008 een evaluatie te maken, waarin de samenwerking tussen Haaren en Boxtel tegen het licht wordt gehouden en de formatie definitief bepaald wordt. Pagina 4

5 Ruimtelijke ontwikkeling: De druk op de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling is onverminderd groot en vermindert niet met de vaststelling van het nieuwe beleidsprogramma. Knelpunten liggen met name in de sfeer van ruimtelijke plannen en verkeer, zowel in de beleidsmatige sfeer, als in de sfeer van technische voorbereiding. Maar er liggen ook kansen: de wet- en regelgeving verandert met invoering van de nieuwe Wet ruimtelijke ordening die tegen de achtergrond van de nota Ruimte veel meer armslag geeft en kortere procedures. Vooralsnog wordt er van uitgegaan dat de knelpunten binnen de afdeling kunnen worden opgevangen door het doorvoeren van organisatorische en personele maatregelen. Dat betekent wel dat binnen het werkpakket van de afdeling prioriteiten moeten worden gesteld. Het afdelingshoofd ontwikkelt daartoe een voorstel. Wellicht kan op projectmatige basis vanuit het Grondbedrijf ruimte gevonden worden om rendabele projecten versneld aan te pakken. En wellicht kan (nog) meer werk worden uitbesteed. Daarnaast zal de afdeling de mogelijkheden verkennen voor intergemeentelijke samenwerking op het terrein van de vastgoedinformatie: nu de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen begin 2007 wordt ingevoerd is het van nog groter belang dat de vastgoed-informatie op orde is. Eventuele uitbreiding van formatie dient bekostigd te worden uit de voordelen die samenwerking met zich mee brengt. Openbare Werken: Ook de afdeling Openbare Werken ontwikkelt zich. Het aantal verzorgingsgebieden is verminderd van zes naar twee. Met de toevoeging van de uitvoering van infrastructurele werken, gaat er veel om op de afdeling en is de druk op de leiding verder vergroot. Daarnaast heeft de afdeling te maken met een vergrijzend personeelsbestand in de buitendienst, hetgeen zich onder andere uit in verminderde inzetbaarheid. Om de kwaliteit van de dagelijkse leefomgeving ook in de toekomst te kunnen garanderen, is het van belang, dat de afdeling verder gerevitaliseerd wordt. Daarom wordt voorgesteld, om binnen de kaders te bezien of een verjongingsslag kan worden gemaakt. We hebben het afdelingshoofd gevraagd om met nadere voorstellen te komen. Wonen en milieu. De afdeling Wonen en Milieu kan de uitdagingen in het kader van het beleidsprogramma aan. In de komende jaren worden maatregelen genomen om de bedrijfsvoering verder te verbeteren en de continuïteit van het werk te garanderen. Centrale ondersteuning. De afdeling Centrale Ondersteuning stelt alles in het werk om de voorwaarden te scheppen die nodig zijn om de doelen te bereiken. In de komende jaren verwachten we met name vanuit wijzigende wet- en regelgeving belangrijke ontwikkelingen, die de druk op de gemeentelijke organisatie zullen vergroten. De invoering van nieuwe basisadministraties, nieuwe wet- en regelgevi ng, elektronische handtekening en elektronisch betalen zullen moeten worden opgevangen. In de sfeer van informatievoorziening en automatisering, alsmede in de sfeer van communicatie zal met name bezien worden, op welke wijze een bijdrage kan worden geleverd aan de uitvoering van het beleidsprogramma. Conclusie. Vraag: kan het beleidsprogramma worden uitgevoerd? Antwoord: ja. Vraag: kan het beleidsprogramma worden uitgevoerd binnen de bestaande budgetten? Antwoord: ja, mits er niet allerlei extra werk op de kar wordt gelegd. Pagina 5

6 Vraag: kan het beleidsprogramma worden uitgevoerd binnen de vastgestelde formatie? Antwoord: nee, tenzij voor extra taken, extra middelen worden opgenomen. Zo hebben we hebben onder de noemer ruimte voor extra taken, extra middelen nodig voor alles wat samenhangt met de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning. En daarnaast hebben we extra formatieruimte nodig om de intergemeentelijke samenwerking goed vormt te geven. Gaat de raad daarmee akkoord, dan kunnen we het beleidsprogramma wèl uitvoeren. Houdt de raad vast aan de vastgestelde formatie, dan moeten we onze ambities alsnog bijstellen. Resumerend kan worden opgemerkt dat van de toegestane formatie van 208,17 per 1 januari ,58 is ingevuld. De voorstellen die in deze notitie gedaan worden, kunnen met inbegrip van de budgetten voor de Wet maatschappelijke ondersteuning gerealiseerd worden binnen de bestaande budgetten; het bedrag van ,- dat structureel is toegevoegd, wordt ten dele benut (voor de dekking van de administratieve ondersteuning van de brandweer) en wordt voor het overige gereserveerd voor de discussie die in 2007 plaats zal vinden. Een afzonderlijke begrotingswijziging is derhalve niet noodzakelijk. Met de voorstellen blijven we met tijdelijke en structurele toevoegingen binnen de toegestane formatie (zie onderstaande tabel). Met de voorstellen ten aanzien van de Wmo stijgt de formatie met vijf fte, maar blijven we binnen de marge van maximaal 15% uitvoeringskosten die door de raad is vastgesteld. En de voorstellen ten aanzien van intergemeentelijke samenwerking voegen eveneens formatie toe, maar deze wordt bekostigd door de samenwerkende gemeenten. Structureel: Brandweer: administratieve ondersteuning CO: evenementencoördinator Tijdelijk BW: buurt- en wijkwerk BW: projectmedewerker plattelandsvernieuwing RO: capaciteit ten laste van Grondbedrijf rendabele projecten 0,5 fte PM Extra taken, extra geld Wet maatschappelijke ondersteuning BW: jeugdzorg, RMC, leerplicht SZ: schuldhulpverlening SZ: consulenten SZ: medewerker financiële administratie 2,0 fte Intergemeentelijke samenwerking SZ: extra applicatiebeheerder (budgettair neutraal) RO: vastgoedinformatie 1,fte PM Pagina 6

7 Voorstel. In te stemmen met bijgevoegde notitie, zodat het college voluit uitvoering kan geven aan het beleidsprogramma Samen leven, ruimte geven. Boxtel, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BOXTEL de secretaris, de burgemeester, drs. J.K. Fraanje F.H.J.M van Beers Pagina 7

8 Besluit / Advies commissie Pagina 8

9 Collegevoorstel Reg. nr : Afdeling : SECR Datum : Onderwerp Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Samenvatting Voorstel akkoord bespreken naam datum Burg. & Weth. Burg. Comm BZ vergadering op Weth. A Dorpsraad agenda nr. Weth. O OR portef. houder Weth. E Overige 1 P/C stuk Weth. W Overige 2 Openbaar Secr. Raad

10 Collegevoorstel Ag. nr : Reg. nr : Afdeling : SECR Datum : Financiële consequenties Voorzien in begroting : Voorzien in investeringsprogramma : Begrotingswijziging : Akkoord afdelingscontroller? : Functie nr : Kostenpl. : Wijz. nr : Ondertekening Steller :Jan Fraanje Datum : Afdeling : Paraaf afdelingshoofd : Bij voorbereiding betrokken functionarissen / afdelingen: Pagina 1

11 Collegebesluit Ag. nr : Reg. nr : Afdeling : SECR Datum : Onderwerp Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Besluit Pagina 1