INTERNE VOORBEREIDING OP DE WABO

Transcriptie

1 INTERNE VOORBEREIDING OP DE WABO Ministerie van VROM September

2 Waarom deze handreiking? De richtdatum voor invoering van de Wabo is 1 januari Betrokken organisaties en instanties zullen benodigde kennis moeten hebben om hiermee te kunnen werken. Het ministerie van VROM verzorgt daarom opleidingen voor gemeenten, provincies, het Rijk en wettelijke adviseurs of uitvoeringsorganisaties als waterschappen, milieu/omgevingsdiensten, brandweer en welstandscommissies. Betrokken organisaties en instanties zullen zelf ook het nodige moeten doen om voorbereid te zijn op de komst van de Wabo. Zo zullen zij zelf zorg moeten dragen dat alle betrokken medewerkers de benodigde kennis hebben. Deze handreiking dient daarbij ter ondersteuning voor u als opleidingscoördinator. Achtergrond Met de komst van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) gaat er het nodige veranderen voor met name gemeenten en provincies op het gebied van vergunningverlening en handhaving. Het wordt straks mogelijk om voor locatiegebonden activiteiten één vergunning aan te vragen. Zo worden o.a. de bouw-, sloop- en milieuvergunning gebundeld in één vergunning. Er verandert dan ook het nodige in de wet- en regelgeving. Om hier kennis van te nemen, is de Waboopleiding ontwikkeld. Hierin worden de nieuwe procedures en regels behandeld, wordt het principe van de wet uitgelegd en wordt geoefend met het werken met Omgevingsloket online (het instrument waarmee u met de komst van de Wabo digitaal vergunningaanvragen ontvangt en behandelt). Deze handreiking helpt bij het succesvol uitrollen van de Wabo-opleiding in de eigen organisatie. Hoe ziet de opleiding eruit? Per organisatie zullen verschillende medewerkers betrokken zijn bij de Wabo op allerlei niveaus en vanuit verschillende functies. Wanneer we dit aantal optellen komen we op een groep die te groot is om rechtstreeks op te leiden. Daarom heeft VROM ervoor gekozen om de opleidingen deels te laten verlopen via sleutelfiguren volgens het principe van train de trainer. De sleutelfiguren doen kennis op door het bijwonen van seminars en brengen deze kennis zelf verder in de eigen organisatie. Op deze manier kunnen organisaties zich tijdig voorbereiden op de invoering van de Wabo. De Wabo-opleiding bestaat uit de volgende onderdelen: * Instructietool Dit is een digitale oefenmethode, waarbij de gebruiker vast kennis kan maken met een aantal mogelijkheden van Omgevingsloket online. De instructietool is al sinds april 2009 beschikbaar en kan gebruikt worden via: * Juridisch handboek Wabo Dit handboek is beschikbaar voor iedereen die met de Wabo gaat werken. Hierin wordt de wet nader toegelicht. Het juridisch handboek zal gebruikt worden tijdens de seminars. Het is beschikbaar voor alle medewerkers die met de Wabo gaan werken en komt online beschikbaar op het Kennisplein Omgevingsvergunning vanaf begin oktober. De sleutelfiguren krijgen tijdens de seminars ook een papieren exemplaar uitgereikt. * E-learningtool Deze digitale lesmethode maakt inzichtelijk hoe een vergunningaanvraag het behandelproces doorloopt. Ook kan de eigen kennis worden getest door middel van korte kennistoetsen. Deze e- learningtool zal gebruikt worden tijdens de seminars. De e-learningtool is voor alle medewerkers toegankelijk en komt online beschikbaar op het Kennisplein Omgevingsvergunning vanaf begin oktober. 2

3 * Seminars In de seminars staan de 6 modules uit het behandelproces van de Wabo centraal. Ze worden behandeld in 4 opleidingsdagen die verspreid in tijd en regio zijn ingepland. Module 1: informatie (1 dagdeel op dag 1). Centraal staat: - hoe de Wabo op hoofdlijnen werkt en wat er onder valt (één loket, één procedure (regulier en uitgebreid), één beschikking, digitaal of op papier) - hoe je de klant hierover aan het loket/telefoon kunt informeren - hoe de vergunningcheck is opgebouwd, welke ingangen er zijn en hoe je de check kunt uitvoeren - hoe je met een aanvrager de vragenboom kan doorlopen, zodat de aanvrager een indruk heeft van welke vergunningen en toestemmingen nodig zijn - wat de vervolgstappen voor de aanvrager zijn Module 2: aanvraag (1 dagdeel op dag 1). Centraal staat: - wat er procedureel verandert bij het indienen van een Wabo-aanvraag en welke mogelijkheden er zijn (deel/integraal/gefaseerd aanvragen, aanhaken van toestemmingen, digitaal en op papier) - het beoordelen van wat de beste route is voor een aanvraag (deelaanvraag, gefaseerd, etc.) - hoe de klant een aanvraag kan indienen en bij wie - hoe je met behulp van Omgevingsloket online kunt tonen welke gegevens er bij de aanvraag moeten worden verstrekt en uitleg kunt geven over de te verstrekken gegevens (bijvoorbeeld uploaden van bestanden, tekeningenformaat) - hoe je met Omgevingsloket online vooroverleg kunt voeren Module 3: behandeling (1 hele dag op dag 2). Centraal staat: - wanneer een aanvraag is ingediend en hoe deze geregistreerd kan worden - hoe je een aanvraag naar een ander bevoegd gezag kunt doorsturen - welke procedures er binnen de Wabo zijn en hoe deze doorlopen moeten worden (regulier, gefaseerd, uitgebreid) - hoe je een ontvankelijkheidstoets uitvoert, aanvullende gegevens vraagt, etc. (digitaal en op papier) - wanneer je wat moet publiceren - hoe en wanneer je advies en een verklaring van geen bedenkingen kunt vragen - wanneer en hoe je stukken ter visie kunt leggen - hoe bezwaar en beroep werkt met de Wabo - hoe je een aanvraag met Omgevingsloket online behandelt Module 4: coördinatie (1 dagdeel op dag 3). Centraal staat: - zicht hebben op het verloop van het totale vergunningenproces en hoe dit werkt in Omgevingsloket online - welke functies in Omgevingsloket online specifiek zijn voor de coördinator (aanmaken/wijzigen van behandelaars, management informatie) - welke middelen er nog meer beschikbaar zijn Module 5: advies (1 dagdeel op dag 3). Centraal staat: - wat er procedureel verandert met de Wabo in de rol van adviseur - welke adviseurs de Wabo kent en wat hun rol is Module 6: toezicht/handhaving (1 hele dag op dag 4). Centraal staat: - wat er in het dagelijks werk van een toezichthouder/handhaver verandert door de komst van de Wabo. Onder andere wat het toetsingskader is (wettelijk kader, de te controleren regels en beschikkingen) en wat de uitgangspunten zijn (beleid, uitvoeringsprogramma en afstemming/coördinatie van toezicht). 3

4 - wat er door de Wabo verandert als er overtredingen worden geconstateerd en hoe men kan handelen - globaal weten wat het Omgevingsloket online is en hoe je op de juiste wijze hiernaar kunt doorverwijzen. De seminars zijn regionale bijeenkomsten. Alle 6 modules worden per regio 3 keer aangeboden in de maanden oktober, november en december De data hiervoor zijn vastgelegd (zie schema pagina 4). Van elke organisatie kunnen per module 2 personen (sleutelfiguren) deelnemen aan de seminars. Dit mogen per module verschillende sleutelfiguren zijn. De sleutelfiguren kunnen zich al sinds medio augustus 2009 via het Kennisplein Omgevingsvergunning inschrijven voor de betreffende module in Amsterdam, Eindhoven, Rotterdam of Zwolle. De sleutelfiguur schrijft zich alleen in voor de betreffende module waar hij/zij aanwezig is. Per georganiseerde module kunnen maximaal 100 personen aanwezig zijn. Tijdens de seminars worden de onderwerpen mondeling toegelicht, wordt gebruik gemaakt van het juridisch handboek en wordt geoefend met de e-learningtool. Met behulp van een powerpointpresentatie wordt kennis overdragen aan de sleutelfiguren. De sleutelfiguren dragen na afloop van de module hun opgedane kennis over aan hun collega s. Dit doen zij met behulp van de e- learningtool, het juridisch handboek en de powerpointpresentatie die zij bij de seminars hebben meegekregen. Daarnaast wordt tijdens de seminars ook aandacht besteed aan didactische vaardigheden en verschillende manieren om kennis over te dragen. 4

5 Data van de Seminars Zwolle Wo 7 okt Wo 4 nov Wo 2 dec Module 1 & 2 Di 13 okt Do 5 nov Do 3 dec Module 3 Do 15 okt Di 10 nov Wo 9 dec Module 4 & 5 Wo 28 okt Wo 11 nov Do 10 dec Module 6 Eindhoven Wo 7 okt Di 3 nov Wo 2 dec Module 1 & 2 Do 8 okt Do 5 nov Do 3 dec Module 3 Di 13 okt Di 10 nov Di 8 dec Module 4 & 5 Wo 14 okt Wo 11 nov Do 10 dec Module 6 Rotterdam Di 6 okt Di 10 nov Di 1 dec Module 1 & 2 Do 8 okt Wo 11 nov Wo 2 dec Module 3 Di 27 okt Di 17 nov Wo 9 dec Module 4 & 5 Do 29 okt Do 19 nov Di 15 dec Module 6 Amsterdam Di 6 okt Di 10 nov Di 1 dec Module 1 & 2 Wo 7 okt Do 12 nov Wo 2 dec Module 3 Di 13 okt Wo 25 nov Di 8 dec Module 4 & 5 Wo 14 okt Do 26 nov Wo 9 dec Module 6 Hoe ziet de voorbereiding op de Wabo eruit? De Wabo-opleiding is een belangrijk aspect van de voorbereiding op de komst van de Wabo. De Wabo-opleiding die aangeboden wordt door VROM biedt basiskennis omtrent de Wabo en de veranderingen in de wet- en regelgeving. Als opleidingscoördinator bent u degene die overzicht heeft van wie opgeleid dient te worden en hoe dit gaat verlopen. Het is uw taak om dit proces in goede banen te leiden. Om een idee te geven van hoe het proces van voorbereiding eruit zou kunnen zien, is in deze handreiking een aantal processtappen uiteen gezet. Hoeveel tijd hiermee gemoeid gaat is sterk afhankelijk van de organisatie. Wel kunt u er rekening mee houden dat de sleutelfiguren in ieder geval tijd moeten vrijmaken om de seminars bij te wonen en dat zowel sleutelfiguren als medewerkers vervolgens tijd moeten inplannen voor de kennisoverdracht. De tijdsplanning hierbij is afhankelijk van hoeveel kennis de medewerkers nodig hebben (sommigen hebben wellicht de kennis van enkele modules nodig, anderen wellicht van alle zes modules) en hoe u of de sleutelfiguren de kennisoverdracht vorm wilt/willen geven. U zult zelf na moeten gaan of er meer kennis nodig is voor het goed functioneren van uw organisatie, zoals meer specialistische kennis of meer kennis over het integraal werken. Het dient expliciete vermelding dat u hiervoor zelf zorg zult moeten dragen. Deze meer uitgebreide of specialistische onderwerpen vallen niet onder de VROM Wabo-opleiding. De VROM Wabo-opleiding biedt basiskennis over wat de Wabo inhoudt en wat er door de komst van de Wabo verandert. 5

6 Wat doet de opleidingscoördinator? Het aantal ambtenaren dat met de Wabo gaat werken is groot. Daarom is gekozen voor het principe van train de trainer ofwel training via sleutelfiguren. Hierbij gaan sleutelfiguren naar seminars die hun opgedane kennis daarna terugkoppelen naar collega s. Als opleidingscoördinator begeleidt u dit proces. U heeft een overzicht van welke medewerkers er met de Wabo werken of zullen gaan werken en wie dus opgeleid dient te worden. Ook heeft u een goed overzicht van verschillende rollen/taken om een juiste inschatting te kunnen maken wie er per module het meest geschikt is om als sleutelfiguur te fungeren. De opleidingscoördinator behelst geen hele functie maar een taak; namelijk het organiseren en begeleiden van de interne opleiding. U hoeft dus niet zelf de seminars te volgen. De taken die de opleidingscoördinator heeft zijn: - de personen identificeren die als sleutelfiguur zullen fungeren tijdens de seminars. Per organisatie zullen max. twee sleutelfiguren per module aanwezig kunnen zijn. Bij sommige organisaties zal wellicht één sleutelfiguur naar alle 6 seminars (modules) gaan. Bij de meeste organisaties zullen er meerdere sleutelfiguren fungeren. Dit is afhankelijk van de kennis van de sleutelfiguren en hun affiniteit met het onderwerp van de module. - afspraken maken met sleutelfiguren en met bestuur/management (bijvoorbeeld college van B&W en gemeenteraad) over de organisatie van de opleiding binnen de eigen organisatie. De opleiding kan voor bijvoorbeeld een kleine gemeente zo lopen dat als de sleutelfiguren zijn opgeleid, alle mensen zijn opgeleid. Als een gemeente moeite heeft de rol van train de trainer te vervullen kunnen zij ook overwegen om aan te sluiten bij een andere gemeente of de opleiding regionaal te organiseren. Door samen te werken met andere overheden, kan de Wabo-opleiding wellicht beter uitgerold worden. Wie nog meer inlichten? De eigen organisatie dient goed voorbereid te zijn. Dit betekent dat alle medewerkers binnen de eigen organisatie voorbereid zijn, maar wellicht ook extern ingehuurde adviseurs of betrokken instanties. Te denken valt aan welstandcommissies, lokale brandweer en/of commissie bezwaar en beroepschriften. Als opleidingscoördinator dient u zorg te dragen dat alle betrokken medewerkers en adviseurs deel kunnen nemen aan de Wabo-opleiding. Het is aan te bevelen om collega s die overzicht hebben van wie welke werkzaamheden onder zijn hoede heeft ook te betrekken bij het proces van de Wabo-opleiding. Te denken valt bijvoorbeeld aan een gemeentesecretaris of een portefeuillehouder P&O. 6

7 Processtappen voor de opleidingscoördinator De volgende processtappen kunnen worden genomen om de eigen organisatie voor te bereiden op de Wabo: 1. De opleidingscoördinator creëert overzicht van welke medewerkers en/of adviseurs gaan werken met de Wabo; totaalplaatje creëren van wie allemaal opgeleid dienen te worden. 2. De opleidingscoördinator maakt een overzicht van welke medewerkers en/of adviseurs welke modules nodig hebben. Groepering per module. Sommige medewerkers/adviseurs hebben wellicht slechts de informatie van één module nodig. Anderen wellicht van meerdere modules. 3. Informeren van het management over het Wabo-opleidingsplan en de werkwijze. Aandachtspunten hierbij zijn: tijd vrijmaken voor het volgen van de opleiding, aankondiging van de opleiding via bijvoorbeeld werkoverleg en bespreken van potentiële sleutelfiguren. 4. Per module benoemt de opleidingscoördinator (in overleg) de sleutelfiguren. Als tip kan genoemd worden: maak een logische clustering van bijvoorbeeld vergunningverleners en handhavers. Het kan ook handig zijn om niet teveel verschillende sleutelfiguren te benoemen. 5. Uitwerking van de planning; wie wordt wanneer opgeleid, locaties en precieze data. 6. Afstemming tussen opleidingscoördinator en sleutelfiguur wie de interne terugkoppeling gaat organiseren. Optie A. Dit kan de opleidingscoördinator zijn. Optie B. Dit kan de sleutelfiguur zijn. Hij/zij plant tijdstip en locatie en nodigt betrokken medewerkers uit (Opleidingscoördinator heeft bij stap 2 al overzicht gemaakt wie per module moet worden opgeleid). Hij/zij treft voorzieningen: Is het handboek aanwezig? Zijn er genoeg computers om te werken met de e-learningtool en/of met het Omgevingsloket online? De sleutelfiguur levert de inhoudelijke input door terugkoppeling uit de seminars. 7. Communicatie van de planning en organisatie via het management. 8. Opleidingscoördinator danwel sleutelfiguur is aanwezig bij en regelt laatste dingen voor interne opleidingsbijeenkomst. 9. Nazorg: communicatie tussen opleidingscoördinator en sleutelfiguren Als opleidingscoördinator bent u tijdens het hele proces van voorbereiding op de Wabo aanspreekpunt voor sleutelfiguren. Om u een idee te geven van hoe het proces zich ontvouwt voor de sleutelfiguren en welke zaken daarbij komen kijken, is op de volgende pagina informatie hierover opgenomen. Deze informatie kan ook nuttig zijn voor de sleutelfiguren zelf. 7

8 Wat doen de sleutelfiguren? De sleutelfiguren wonen de seminars bij en nemen de opgedane kennis mee terug naar de eigen organisatie. Daar houden zij presentatie(s) voor de andere medewerkers die met de Wabo gaan werken. Dit doen zij met behulp van de e-learningtool, het juridisch handboek en de powerpointpresentaties die zij mee hebben gekregen bij de seminars. De sleutelfiguur blijft tijdens het hele proces van voorbereiding op de Wabo inhoudelijk aanspreekpunt voor de modules die hij/zij heeft gevolgd. De sleutelfiguur is degene die voor de meeste mensen van zijn overheidsorganisatie het gezicht is van de Wabo-opleiding. Deze persoon verzorgt de presentatie en is aanspreekpunt. Hierbij is het met name van belang dat de sleutelfiguur communicatief vaardig is. De sleutelfiguur is vaardig genoeg om informatie helder over te brengen en op een duidelijke manier te presenteren. Hij/zij kan goed luisteren, signalen oppikken en enthousiasmeren. De sleutelfiguur kan zich de informatie van de betreffende module goed eigen maken. Hij/zij weet wat er verandert door de komst van de Wabo en wat dit betekent voor het werk van de medewerkers voor wie hij/zij de presentatie houdt. De sleutelfiguur heeft bij voorkeur al een bepaalde basiskennis van het onderwerp van de module. Hij heeft bijvoorbeeld al ervaring met het behandelen van vergunningen of heeft kennis van het proces van vergunningverlening. De sleutelfiguur zou bijvoorbeeld een teamleider vergunningverlening, een jurist, een coördinator handhaving of iemand van het klantcontactpunt kunnen zijn. Processtappen voor de sleutelfiguren 1. De sleutelfiguur is door de opleidingscoördinator benoemd en gaat nu tijd inplannen om één of meerdere modules van de seminars te volgen. 2. De sleutelfiguur schrijft zich in voor betreffende module(s) via het Kennisplein Omgevingsvergunning ( 3. De sleutelfiguur plant tijd in om kennis terug te koppelen aan collega s (ook overleg met collega s). 4. De sleutelfiguur kan tijd vrijmaken om vragen te inventariseren van collega s, die hij mee kan nemen naar de seminars. 5. Afstemming tussen opleidingscoördinator en sleutelfiguur wie de interne terugkoppeling gaat organiseren. Optie A. Dit kan de opleidingscoördinator zijn. Optie B. Dit kan sleutelfiguur zijn. Hij/zij plant tijdstip en locatie en nodigt betrokken medewerkers uit (Opleidingscoördinator heeft bij stap 2 al overzicht gemaakt wie per module moet worden opgeleid). Hij/zij treft voorzieningen: Is het handboek aanwezig? Zijn er genoeg computers om te werken met de e-learningtool en/of met het Omgevingsloket online? De sleutelfiguur levert de inhoudelijke input door terugkoppeling uit seminars. 6. Sleutelfiguur gaat naar seminar. 7. Sleutelfiguur verzorgt presentatie bij interne bijeenkomst met behulp van de cursusmap van het seminar (met o.a. de powerpointpresentatie), de e-learningtool en het juridisch handboek. 8. Nazorg: communicatie tussen sleutelfiguur en opleidingscoördinator, en tussen sleutelfiguren onderling. De sleutelfiguur is na afloop inhoudelijk aanspreekpunt voor vragen binnen de eigen organisatie. Hiervoor kan het nuttig zijn om een netwerk van sleutelfiguren te hebben, om informatie uit te wisselen. Voor extra informatie kan het juridisch handboek uitkomst bieden of kan gekeken worden op het Kennisplein Omgevingsvergunning onder het kopje veelgestelde vragen. Daarnaast is er ook de Helpdesk Omgevingsvergunning: of telefonisch: (ma t/m vr uur). 8