Meer vraag, minder output

Transcriptie

1 Door: Michel Harren (KPN/Getronics) & Albert Ponsteen (GLOW Management) Meer vraag, minder output Hoe KPN zakelijke markt glasvezel dit horror scenario in een best Practice veranderde. BPUG Seminar 2010 Benefit from Best Practices Systemische Organisatie verbetering in Productie en Multi project omgevingen Eigen wetenschappelijk bureau, ondersteund door ministerie van Economische zaken Partner Goldratt Implementation Group Speerpunten: Skill based resource management Overhead reductie Management by exception Zelfsturende organisatie 2

2 Agenda Probleem KPN in 2008 FLOW Management aanpak start Q Resultaat in Zakelijk Glas in meters km km graven 560 km km buis In Juni 2008 heeft Draka een 2e productie lijn voor KPN in gebruik genomen. Gemiddelde afname per week is nu meter tube & geleide buis. Glasvezels is booming!! 4

3 Meer Input, minder output Aantal projecten per week UITGELEVERD Aantal projecten per week AANGENOMEN * De verhouding tussen de cijfers berusten op een waar gebeurde case, de absolute aantallen zijn om privacy redenen aangepast. 5 Er wordt meer verkocht dan geproduceerd reguliere werk blijft liggen Mensen zitten in de stress, hebben het gevoel dat er niets uit hun handen komt Sales verkoopt met vaste doorlooptijden Werkvoorraad neemt toe van honderden naar duizenden projecten in 3 maanden tijd Capaciteit gaat verloren aan escalatie management Er is zelfs een manager van de escalatie managers Klagende klanten Customer satisfaction behaalt all time low! Deadlines worden overschreden Levertijd verdubbelt 6

4 Levertijd 35 wk 31 wk 27 wk 23 wk 19 wk 2008-Q Q Q Q2 15 wk 7 Leverbetrouwbaarheid 100% 80% 60% 40% 20% 2008 Q Q Q Q2 0% 8

5 FLOW Management aanpak Stap 1: Commitment Stap 2: Verlaag het onderhanden werk Stap 3: Ga keten denken Stap 4: Sturen op resources 9 Stap 1 Commitment 10

6 Commitment Stel kernteam samen dat hele keten vertegenwoordigd Top management geeft mandaat Train de trainer Kernteam maakt en verdedigt zelf implementatieplan Go! 11 Stap 2 Verlaag onderhanden werk 12

7 Verlaag onderhanden werk sales intake sales prio board kraan leverstraat 13 Sales Prio Board Sales stelt prioriteiten voor de kraan: Alle sales partijen zijn vertegenwoordigd in het sales prio board. Sales bepaalt welke als eerste de leverstraat in gaan. Operations bepaalt prioriteiten op werkvloer. Als er capaciteit is (project gefinished), wordt bovenste project van Sales Prio lijst in de leverstraat vrijgegeven. Resultaat Gevecht over prioriteiten vindt voor de poort van de fabriek plaats. Geen gevecht om resources, telefoontjes van sales op de werkvloer. Geen herplanning, escalatie meetings met sales nodig op de werkvloer. 14

8 Stap 3 Keten denken 15 Simpele weergave Glasvezel proces De kleuren vertegenwoordigen de afdelingen met hun resources.

9 KPI s per afdeling OK Sturen op Milestones: leverbetrouwbaarheid per afdeling: 90%! Alle seinen staan op groen, toch komt geen project op tijd de deur uit Quote KPN sales manager klant

10 Leverbetrouwbaarheid keten: 90% X 90% X... X 90% = een ramp <50% klant Weg met de interne milestones en de verkeerde KPI s!

11 Plaats de buffer aan het einde Geef prioriteit aan project dat nog het meeste werk in de kortste tijd moet verzetten. (zie FLOW MPM Basic video op Prioriteit 22

12 PRINCE Waarschuwing: Pas op met Milestones! Alles wat in hokjes geplaatst wordt kost extra capaciteit! 23 Stap 4 Sturen op resources 24

13 50% Buffer 25% Buffer

14 Exploiteer de bottleneck Zorg voor een gezonde werkvoorraad middels de kraan. Train skills van mensen zodat ze andere afdelingen mee kunnen helpen % Buffer 25% Buffer

15 50% Buffer 25% Buffer??% Buffer 25% Buffer??% Buffer

16 Resultaten KPN Zakelijke markt 31 Onderhanden werk 08 Q3 08 Q4 09 Q1 09 Q2 09 Q3 09 Q4 32

17 Levertijd 35 wk 31 wk 27 wk 23 wk 19 wk 08 Q3 08 Q4 09 Q1 09 Q2 09 Q3 09 Q4 15 wk 33 Levertijden Sales Type project 2009 Q Q1 Graafwerk zonder vergunning Graafwerk <250 m Graafwerk > 250 m per case bepaald 21 In 2009 Q2 was 20 weken onhaalbaar (20%) En is 10 tot 15 weken nu haalbaar... 34

18 Leverbetrouwbaarheid Strenge vorst 100% 80% 60% 40% 20% 08 Q3 08 Q4 09 Q1 09 Q2 09 Q3 09 Q4 10 Q1 0% 35 Bijkomende voordelen Rode orders van 300 naar enkelen. Escalaties drastisch verminderd Aantal FTE -21% Sales constant op de hoogte van doorlooptijden. Rode orders worden geanalyseerd en problemen worden structureel aangepakt 36

19 En de medewerkers.. Krijgen heldere prioriteiten lijsten. Hebben zelf inzicht in status van orders. Handelen veel pro-actiever. Rode orders worden nu direct opgepakt. 37 Kortom de renovatie is klaar en we staan klaar voor de klanten! 38

20 Over de sprekers Michel Harren (KPN/ Getronics) Michel Harren is een van de initiators van het "Go with the FLOW" verbeter traject. In zijn rol als manager van de KPN Supply chain afdeling heeft hij alle partijen op een lijn gebracht zodat deze gezamenlijk deze aansprekende resultaten konden behalen. Albert Ponsteen (GLOW Management) Albert Ponsteen is partner van Goldratt Implementation Group, expert op het gebied van Multiproject Management en mede ontwikkelaar van GLOW s revolutionaire resourcemanagement aanpak. [email protected] 39