Digitale Infrastructuur edepot: Uitkomsten Reviews op Organisatie en Infrastructuur

Transcriptie

1 Digitale Infrastructuur edepot: Uitkomsten Reviews op Organisatie en Infrastructuur Versie 1.0 Datum 3 september 2014 Status Definitief

2 Colofon Contactpersoon Auteur Versie Bijlage(n) R.P. Yap T F ruud.yap@nationaalarchief.nl Postbus LM Den Haag B. Hoomans Hoomans InformatieAdvies T brigit@hoomansinformatieadvies.nl Definitief Geen Pagina 2 van 14

3 Inleiding In 2013 is het Nationaal Archief (NA) gestart met het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR). Doel van het programma is om bij NA een stevige basis te leggen voor het borgen van ons cultureel erfgoed en de democratische rechtsstaat in het digitale tijdperk. Het programma is geslaagd als de gemeenschappelijke infrastructuur van NA en RHC s op 1 januari 2016 in staat is gedigitaliseerd rijksarchief en digital born rijksarchief in te nemen, te beheren en ontsluiten; als er duidelijkheid is over de duurzaamheidseisen en richtlijnen voor informatiebeheer voor de Rijksdienst en als een eerste tranche van gedigitaliseerde (centrale en decentrale) rijksarchieven via een open toegang voor publiek vindbaar en toegankelijk voor (her)gebruik is. Om de digitale collectie te kunnen opslaan, beheren en onderhouden is een digitale infrastructuur nodig. Onder digitale infrastructuur wordt verstaan: het geheel van mensen en middelen dat nodig is om de (digitale) collecties te kunnen innemen (ingest), betrouwbaar opslaan (storage), beheren (data management), duurzaam toegankelijk houden (preservation), onderhouden (administration) en beschikbaar stellen (access). De infrastructuur bestaat onder andere uit hardware en software en andere ICT-voorzieningen. Deze infrastructuur is noodzakelijk voor de ondersteuning van de digitale collectie en de papieren collectie. In 2006 heeft het kabinet besloten een edepot te ontwikkelen voor het centrale deel van de rijkscollectie, dat voor permanente bewaring aan het NA overgedragen wordt. De e-depotapplicatie maakt het mogelijk om digitaal archiefmateriaal op te slaan, te bewaren, beheren en beschikbaar te stellen. Het e-depot neemt een bijzondere positie in binnen de digitale infrastructuur. In het vierde kwartaal van 2013 heeft NA geconstateerd dat de bestaande onderdelen van de infrastructuur opgeschaald en doorontwikkeld moesten worden om goed aan te kunnen blijven sluiten op de ontwikkelingen rond de duurzame toegankelijkheid van zowel de centrale als de decentrale (rijks)collecties. Een voorbeeld van deze ontwikkelingen is de door de Werkgroep Voorbereiding implementatie edepot (WVI) ontworpen producten 1, die nu de basis vormen voor het aansluiten van de RHC s op het edepot. Om helderheid te krijgen over de capaciteit, de schaalbaarheid en de noodzakelijke doorontwikkeling van zijn edepot heeft NA daarom recentelijk twee reviews uit laten voeren, een functioneel-organisatorische en een ICT-technische. De conclusies en aanbevelingen uit deze beide reviews zijn in dit document samengevat. Doel van dit document De technische infrastructuur van het edepot kent straks meerdere gebruikers vanuit de archiefsector, zowel Nationaal Archief als RHC s en mogelijk ook andere organisaties. In het kader van het DTR-programma ontwikkelt NA daarom services voor verschillende gebruikersgroepen, waaronder RHC s. Voor de uitvoering van deze dienstverlening wordt onder meer de bestaande serviceorganisatie uitgebouwd. RHC s die hun digitale dienstverlening inrichten op basis van een edepot tenant maken een vergelijkbare organisatieontwikkeling door. Ook zij bereiden zich voor op nieuwe, digitale services aan diverse gebruikersgroepen. 1 De producten die WVI heeft opgeleverd zijn: Handboek Werkprocessen RHC s; Enterprise Architectuur RHC s; Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden; Handboek Rollen, Taken, Verantwoordelijkheden, Competenties edepot; en Opleidingsplan edepot. Pagina 3 van 14

4 Vanwege deze vergelijkbare ontwikkelingen deelt NA de conclusies uit de reviews daarom actief met belanghebbenden, met de verwachting dat deze kennisdeling hen helpt bij de inrichting van hun eigen serviceorganisatie. NA wil de (toekomstige) gebruikers van de edepot infrastructuur tegelijkertijd uitnodigen ook zelf te evalueren in hoeverre hun eigen ICT-infrastructuur en organisatie klaar zijn voor digitale dienstverlening via een edepot tenant. Toelichting op de reviews Bij de opdrachtverstrekking van de functioneel-organisatorische review heeft NA de eis geformuleerd dat hij zou worden uitgevoerd op basis van het Toetsingskader Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3, 2012) met criteria die zijn geformuleerd rond: Organisatie, Beleid en Procedures Beheer Digitale Archiefbescheiden Technologie, Technische Infrastructuur en Beveiliging. Bij de ICT-technische review zijn diverse tests uitgevoerd op zowel de infrastructuur van NA als die van pilotpartners Noord-Hollands Archief (NHA) en Het Utrechts Archief (HUA). De tests zijn uitgevoerd op basis van vooraf geformuleerde parameters met betrekking tot: Infrastructuur: opslagcapaciteit, verwerkingscapaciteit, interoperabiliteit, netwerk bandbreedte, prestatie, schaalbaarheid en serverruimte Beheer: ketenmonitoring, quotamanagement, uitwijk en recovery, security Technologische gereedheid van het edepot van zowel NA zelf als de beide pilotpartners. Korte leeswijzer De resultaten van de twee reviews zijn hieronder uitgewerkt, eerst die van de functioneelorganisatorische review en vervolgens die van de technische review. In twee samenvattende tabellen worden de geconstateerde verbeterpunten en geformuleerde tegenmaatregelen kort gepresenteerd. De belangrijkste pluspunten, verbeterpunten en tegenmaatregelen zijn verder uitgewerkt in de begeleidende teksten volgend op de tabellen. Pagina 4 van 14

5 Bevindingen functioneel-organisatorische review In deze review zijn organisatie- en functionele aspecten rond de inrichting van het edepot getoetst door middel van interviews met interne stakeholders en analyse van aanwezige documentatie. De bevindingen zijn op basis van het Toetsingskader ED3 uitgewerkt en kwalitatief geanalyseerd. Deze analyse maakt duidelijk op welke onderdelen NA voldoet aan de gestelde criteria en ook welke verbeterpunten er zijn: Aandachtsgebieden review Organisatie, Beleid, Procedures Verbeterpunt Maatregel Continuïteit Beheerorganisatie Bepalen van een opvolgingsplan en exitstrategie dienstverlening Onderdeel van werkpakket 2: ten behoeve van de serviceorganisatie is een servicebureau ingericht. Dit bureau is verantwoordelijk voor het inrichten van calamiteitenservice in Hiervoor is reeds een incidentmanager benoemd. Organisatiestructuur en Formatie Actieve monitoring op voortgang werving De realisatie van een Uitwijklocatie en tapebewaarplaats is opgenomen als project binnen DTR WP1 met als geplande einddatum Q Het programma DTR geeft de mogelijkheid om op formatie te werven. Daar waar vacatures niet snel genoeg of adequaat kunnen worden vervuld, wordt overgegaan op inhuur op formatie. Beleid en Procedures Monitoring gebruikersgroepen Binnen de reorganisatie van het Nationaal Archief is accountmanagement als functie binnen de Directie Digitale Infrastructuur en Advies benoemd. Onder regie van WP2 wordt accountmanagement versneld ingevoerd. Hier wordt ook voorzien in uitbreiding van de capaciteit. Contracten; vergunningen; licenties Ontwerpen en vaststellen contracten. Tarifering opnemen in Producten- en Dienstencatalogus (PDC). Opgenomen als resultaat binnen DTR WP2: eerste contract Q Serviceorganisatie. Pagina 5 van 14

6 Aandachtsgebieden review Beheer Digitale Archiefbescheiden Verbeterpunt Maatregel Bewaarstrategie. De criteria Opname: het Aangeboden Digitaal Archief (ADA); Opname: creatie Opgenomen Digitale Archiefstuk (ODA) en Opslag/beheer ODA zijn aandachtspunten binnen de preserveringsstrategie. Ze zijn daarom in deze tabel samengevoegd met het criterium Bewaarstrategie Vaststellen preserveringsstrategie Naar aanleiding van de review wordt de vaststelling van de eerste versie van de preserveringsstrategie versneld. Dit is een lijnactiviteit binnen het Nationaal Archief met ondersteuning en sturing vanuit het programma DTR en het programma Archief 2020 (Kennis en Productieplatform). Informatiemanagement Monitoring gebruikersgroepen Binnen de reorganisatie van het Nationaal Archief is accountmanagement als functie binnen de Directie Digitale Infrastructuur en Advies benoemd. Onder regie van WP2 wordt accountmanagement versneld ingevoerd. Hier wordt ook voorzien in uitbreiding van de capaciteit. Toegangsbeheer Rollen en autorisaties zijn gedefinieerd. Geen aanvullende maatregelen gedefinieerd Technologie, Technische Infrastructuur en Beveiliging De bevindingen van het onderdeel Technologie, Technische Infrastructuur en Beveiliging zijn hier niet verder uitgewerkt. De bevindingen in de functioneel-organisatorische review sluiten aan bij de bevindingen in de technische review. Bovendien is in de technische review dieper ingegaan op dezelfde aspecten. Bij de beoordeling is steeds gekeken in welke mate NA beschikt over vastgesteld beleid en vastgestelde procedures. Bij het onderdeel Beheer Digitale Archiefbescheiden is bovendien gelet op de mate van praktijkervaring die NA-medewerkers hebben met de edepotapplicatie in de productieomgeving. Ontbreken van vastgestelde kaders of geringe praktijkervaring hebben geleid tot een score voldoet gedeeltelijk ; geheel ontbrekende kaders of geen praktijkervaring hebben geleid tot de score voldoet niet. Pagina 6 van 14

7 Pluspunten NA heeft duidelijk geleerd van de eerdere projecten rond de inrichting van een edepot. Waar deze eerdere pogingen werden aangestuurd met een te beperkt technisch perspectief en vanuit een losstaande projectorganisatie, kenmerkt de huidige opzet zich door de inrichting van een in de organisatie geïntegreerde serviceorganisatie voor de uitvoering van de digitale taken (rijk) vanuit een klantgerichter perspectief. Samenwerking met RHC s is het uitgangspunt, zoals blijkt uit bijvoorbeeld de programma s DTR en Archief2020, waar op alle organisatieniveaus actief kennis wordt gedeeld in stuurgroepen, projectoverleggen en werkgroepen. De opbouw van de serviceorganisatie is goed voorbereid. Begin dit jaar heeft NA een reorganisatie doorgevoerd om de serviceorganisatie edepot goed te positioneren en te implementeren. Belangrijkste verbeterpunten en tegenmaatregelen Organisatie, Beleid en Procedures Contracten, PDC en Tarifering Om zijn dienstverlening professioneel te kunnen leveren dient NA duidelijke afspraken te maken over de aangeboden producten en diensten. Hiervoor is een Producten- en Dienstencatalogus (PDC) een voorwaarde, inclusief tarifering van het aanbod. Taken, rollen en verantwoordelijkheden van zowel NA als de afnemers dienen te zijn vastgelegd In dienstverleningsovereenkomsten (SLA, DVO) plus het bijbehorend dossier afspraken en procedures (DAP). De overeenkomsten creëren ook duidelijkheid over vormen van hergebruik en eventuele aansprakelijkheden. Het uitwerken van de benodigde modelcontracten is opgepakt in het werkpakket Serviceorganisatie (werkpakket 2) van het DTR-programma. De eerste versie van PDC is begin mei vastgesteld in de stuurgroep van dit werkpakket, en is daarmee tijdig beschikbaar om de dienstverlening in 2015 te starten. Voor de tarifering van de te leveren aanvullende services, zoals bijvoorbeeld de uitplaatsing van archieven, is een kostenmodel en verrekenmodel in ontwikkeling. Als eerste stap worden hiervoor procesbeschrijvingen opgesteld, die de onderbouwing vormen voor de tarifering. Voor de verdere opbouw van de serviceorganisatie is inmiddels een kwartiermaker aangetrokken, die onder meer verantwoordelijk is voor de implementatie van de aan te bieden producten en diensten op basis van SLA s. Monitoring van gebruikersgroepen Met het inrichten van edepot als dienstverlening aan RHC s is het voor NA van groot belang de wensen en eisen van ook deze gebruikersgroep te definiëren. In het digitale domein is het kennen van de wensen en eisen van gebruikers ook een belangrijk instrument voor de preserveringsstrategie en de preserveringsplanning. Daarom heeft NA bij de reorganisatie die eind 2013 is afgerond accountmanagement als Pagina 7 van 14

8 functie aan zijn functiehuis toegevoegd. Er wordt momenteel geworven om zo snel mogelijk te kunnen beschikken over de gewenste capaciteit. Bepalen opvolgingsplan en exitstrategie dienstverlening NA heeft geen opvolgingsplan voor dienstverlening buiten zijn wettelijke taak. De services die NA aanbiedt zijn nauw verweven met de wettelijke taak, maar zijn breder vanwege het voornemen de infrastructuur en services op termijn ook in te zetten voor digitale archiefbescheiden van lagere overheden, en voor beheer van alle informatie bij de zorgdragers direct na creatie. Vanuit het perspectief van de afnemers van deze services is een opvolgingsplan daarom wel aan de orde, in het geval dat NA op enig moment zou stoppen met deze vormen van dienstverlening met het edepot. Vanuit het perspectief van NA is in dit opzicht een exitstrategie relevant. Het opstellen van deze documenten is als aanbeveling overgedragen aan de eerder genoemde kwartiermaker Serviceorganisatie. Beheer digitale archiefbescheiden Preserveringsstrategie Een vastgestelde preserveringsstrategie is randvoorwaardelijk voor de preserveringsservices die NA zijn afnemers als dienst aanbiedt. Het doel ervan is tweeledig. Enerzijds vormt hij het normatieve kader voor de verantwoording en de verankering van de uit te voeren preserveringsacties. Anderzijds is het de basis voor keuzes omtrent de inrichting van het preserveringsproces, door het vaststellen van risico s op het gebied van digitaal beheer en digitale toegankelijkheid, en het identificeren van tegenmaatregelen (actieplannen, preservation planning). Onderdelen zijn de preserveringsbeleidsplannen en -richtlijnen, en de preservation planning waarmee preserveringhandelingen daadwerkelijk worden uitgevoerd. Naar aanleiding van de review wordt de eerste versie van de preserveringsstrategie versneld opgeleverd. De lijnactiviteit binnen het Nationaal Archief wordt daartoe ondersteund vanuit de programma s DTR en Archief 2020 (Kennis en Productieplatform). Het beleidsplan zelf wordt medio 2014 opgeleverd, de samenhangende inrichtingsprincipes volgen in de tweede helft van het jaar. Pagina 8 van 14

9 Bevindingen technische review In de technische review is de technische infrastructuur bij zowel NA als bij de pilotpartners NHA en HUA geanalyseerd op basis van interviews, analyse van beschikbare documentatie en de uitvoering van enkele tests. In onderstaande tabel zijn de bevindingen samengevat: Aandachtsgebieden review Documentatie Verbeterpunt Maatregel Architectuur Geen verbeterpunten geformuleerd N.v.t. Technische documentatie Geen verbeterpunten geformuleerd N.v.t. Infrastructuur Verbeterpunt Maatregel Capaciteit storage Geen verbeterpunten geformuleerd N.v.t. Capaciteit verwerking Geen verbeterpunten geformuleerd N.v.t. Interoperabiliteit Standaarden, protocollen, procedures t.b.v. uitwisselen van informatie Onderdeel van de preserveringsstrategie. Indien gewenst zal er via bestaande webservices geprogrammeerd kunnen worden op basis van de bestaande API s. Netwerk bandbreedte Prestatie Scheiding kantoornetwerk en edepot-omgeving Prestatie loopt terug als bij jobs die veel geheugencapaciteit vragen Onderdeel van DTR WP1: deze bevinding wordt meegenomen met de rationalisatie van het applicatielandschap van NA, waarbij ook de rationalisatie van de onderliggende infrastructuur is opgenomen. Hiertoe is reeds een beschrijving van de technische architectuur opgesteld conform een van de bevindingen van de Functioneel-Organisatorische review. Onderdeel van DTR WP1: het verbeteren van de rekenkracht is onderdeel van de ontwikkeling van de technische infrastructuur. Pagina 9 van 14

10 Aandachtsgebieden review Infrastructuur (vervolg) Verbeterpunt Maatregel Schaalbaarheid Serverruimte Toewijzen van dedicated dataverbindingen Dedicated serverruimte wordt Q opgeleverd Onderdeel van DTR WP1: project Datalijnen Rijksarchiefbewaarplaatsen. Dit project zal zich naast de ondersteuning van de opname van digitale bestanden ook richten op de beschikbaarstelling. Onderdeel van DTR WP1: de realisatie van een adequate serverruimte is onderdeel van DTR WP1: configuratie serverruimte. Oplevering en configuratie van de serverruimte staat gepland voor Q Parallel wordt te behoeve van de operationalisering van de dienstverlening een tweede route belopen. Dit tweede scenario betreft een actualisatie van de huidige serverruimte waarmee de dienstverlening tijdig kan starten. Oplevering staat gepland voor Q Beheer Verbeterpunt Maatregel Ketenmonitoring Quotamanagement Monitoring inrichten over de gehele edepot-keten Toewijzen van bandbreedte per tenant Voorafgaand aan de uitvoering van de review is versneld monitoring ingevoerd. Deze implementatie is gebruikt door de reviewende partij. Onderdeel van DTR WP1: onderdeel van het project Datalijnen is de implementatie van bandbreedte management (packet shaping). Daarnaast is quotamanagement noodzakelijk vanuit de behoefte tarieven vast te stellen en te verrekenen bij dienstverlening buiten de rijksarchieven. Pagina 10 van 14

11 Aandachtsgebieden review Beheer (vervolg) Verbeterpunt Maatregel Uitwijk en Recovery Fysieke scheiding van huidige mirrors Inrichten externe uitwijklocatie De realisatie van een Uitwijklocatie en tapebewaarplaats is opgenomen als project binnen DTR WP1 met als geplande einddatum Q Security Geen onderdeel van deze review Het informatiebeveiligingsplan is gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Rijk (BIR), een door het Rijk vastgestelde uitbreiding op de ISO Er wordt jaarlijks (Q2) een fit-gap analyse gemaakt, waarna verbeterpunten worden opgenomen in het ontwikkelplan voor het edepot. Gereedheid edepot bij NA en pilotpartners Om het edepot optimaal in te kunnen zetten, is niet alleen de technische infrastructuur van NA zelf van belang, maar ook de technische inrichting bij de tenants. RHC s dienen bijvoorbeeld zelf ook voldoende bandbreedte beschikbaar te hebben om een upload te doen. Op basis van de bevindingen in de technische review is duidelijk dat de specificaties van de RHC-netwerken en vervolgens het meten van het feitelijk gebruik ervan nog grotendeels in kaart gebracht moeten worden. Om de gereedheid van het edepot verder te testen, is uitbreiding van het aantal tenants gewenst. Testen met een grotere groep eindgebruikers kan het komend jaar resulteren in aanvullende of nieuwe bevindingen, en daarmee een robuuster edepot. Pluspunten De manier van inrichten van de huidige edepot-omgeving is goed. De servers en infrastructuur kunnen de belasting van alle geteste handelingen aan. Ook bij de maximaal geteste belasting bleef nog voldoende capaciteit over voor andere handelingen. Dit impliceert dat de gevirtualiseerde infrastructuur (middels VMWare-omgeving) correct werkt. Het productienetwerk heeft tijdens de testsessies dan ook weinig tot geen overlast gehad. Pagina 11 van 14

12 Belangrijkste verbeterpunten en tegenmaatregelen Infrastructuur Serverruimte De huidige inrichting van het NA datacenter voldoet niet meer aan de geldende technische eisen en normen. In de huidige omgeving is bijvoorbeeld de bovengrens bereikt wat betreft stroomvoorziening en koeling. De inmiddels gestarte verbouwing van de depotruimte is een belangrijke randvoorwaarde voor de noodzakelijke aanpassingen aan de serverruimte. Oplevering en de technische inrichting van een dedicated serverruimte staan gepland voor het vierde kwartaal Om de dienstverlening rond het edepot lopende 2015 te kunnen starten wordt parallel aan de verbouwing een actualisatie uitgevoerd op de huidige serverruimte, waardoor er meer apparatuur kan worden geplaatst. Hiermee wordt de rekenkracht en daarmee de performance vergroot, zodat de ingests bijvoorbeeld sneller kunnen verlopen. Omdat de bovengrens van de beschikbare capaciteit minder snel wordt bereikt en piekmomenten beter kunnen worden opgevangen, wordt de dienstverlening betrouwbaarder. Schaalbaarheid De verwachting is dat het dataverkeer de beschikbaarheid en de verwerkingssnelheid van de infrastructuur rond het edepot zwaar gaat belasten, door zowel het groeiende datavolume door digitalisering van de overheidsarchieven als een toenemend aantal tenants en subtenants. Belangrijkste verbeterpunt in de netwerkverbindingen tussen NA en de afnemers is dan ook het toewijzen van dedicated dataverbindingen en gebruiksvriendelijke transmissiemethoden van en naar het edepot. Hierin wordt voorzien in het DTR-deelproject Datalijnen Rijksarchiefbewaarplaatsen. Netwerk Firewalls zijn een belangrijke voorwaarde voor het uitwisselen van informatie in een beveiligde omgeving. De huidige configuratie van de firewalls is dusdanig dat bij een defect aan 1 van de firewalls de andere het naadloos overneemt. Omdat ze fysiek in dezelfde ruimte zijn geplaatst, is er echter kans op uitval als zich een calamiteit in de serverruimte voordoet. Om de firewalls optimaal in te zetten, worden ze daarom fysiek van elkaar gescheiden en in verschillende ruimtes geplaatst. De aanbevolen scheiding van het kantoornetwerk en de edepot-omgeving, wordt in 2014 uitgevoerd in het project Applicatierationalisatie. Rationalisatie van het onderliggende netwerk maakt daar onderdeel van uit. Prestatie In de huidige configuratie bestaat de kans dat dat de serveromgeving niet altijd de juiste performance kan geven, met name als er jobs moeten worden uitgevoerd die veel geheugen vragen zoals een ingest of zoekacties. Het aantal virtuele machines per fysieke server wordt daarom teruggebracht. Pagina 12 van 14

13 Beheer Ketenmonitoring Ketenmonitoring van opslag tot website houdt in dat op basis van vastgestelde parameters het gebruik van de gehele edepot-verwerkingsketen (centraal) wordt gemeten en gestuurd. Op basis van ketenmonitoring is het bijvoorbeeld mogelijk een goede inschatting te maken van de benodigde storagecapaciteit, zodat verstoring van de dienstverlening bij 1 of meer tenants wordt voorkomen. Ketenmonitoring heeft als voordeel voor de afnemers dat zij actief kunnen volgen wat de verwerkingssnelheid is van ingests in het edepot en de impact ervan op hun eigen werkprocessen. Monitoring is recent op kleine schaal gestart, zowel bij NA als bij de pilotpartners. Voor de uitvoering van de review zijn testscenario s opgesteld op basis van enkele must haves zoals monitoring op (beperking) van bestandsgrootte, bandbreedtegebruik en FTP-load. Het inrichten van integraal ketenmonitoring op alle belangrijke parameters is onderdeel van het DTR-programma en zal in het derde kwartaal van 2014 gereed zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan aantallen lopende processen, aantallen ingelogde gebruikers, geheugenbelasting of hoeveelheden in- en uitgaand dataverkeer. Een belangrijke aanbeveling is bovendien dat de technische inrichting bij zowel NA als de afnemende RHC s op orde moet zijn om ketenmonitoring goed in te kunnen richten. Daarom zullen de eisen aan de infrastructuur van RHC s en afspraken over verwacht gebruik deel gaan uitmaken van de af te sluiten SLA s. De uitwerking hiervan is onderdeel van het deelproject Datalijnen Rijksarchiefbewaarplaatsen. Quotamanagement Bovendien wordt quotamanagement ingevoerd, waarmee de beschikbare bandbreedte wordt toegewezen. Dit betekent dat er afspraken met de afnemers worden gemaakt over bijvoorbeeld tijdstip en maximale duur van een upload naar het edepot om pieken in de netwerkbelasting op te kunnen vangen. Vanuit dienstverleningsperspectief is quotamanagement bovendien van belang vanwege het verrekenmodel voor diensten buiten de rijksarchieven. Uitwijk & Recovery De edepot-storage zoals die nu is geconfigureerd voldoet aan de technische eisen. Er zijn twee verbeterpunten geconstateerd. Op dit moment wordt de omgeving gespiegeld. De twee mirrors bevinden zich fysiek in twee naast elkaar staande kasten. Om het risico op uitval te verkleinen als zich een calamiteit voordoet in de serverruimte, zullen de kasten fysiek worden gescheiden en in verschillende ruimten worden geplaatst. Daarnaast zal een uitwijklocatie als externe back up en tapebewaarplaats worden ingericht buiten Den Haag, zodat de kans op verlies van data bij een calamiteit verder wordt verkleind. Realisatie van deze verbeterpunten is onderdeel van bovengenoemde herinrichting van de serverruimte en zal volgens planning vierde kwartaal 2015 gerealiseerd zijn. Pagina 13 van 14

14 Conclusie NA heeft de twee reviews op zijn edepot uit laten voeren om te toetsen of organisatie en infrastructuur voldoende zijn toegerust om zijn dienstverlening met het edepot per januari 2015 te kunnen starten. Zowel de zelfevaluatie die NA eind 2013 heeft opgesteld als de beide reviews hebben geleid tot een verbeterd inzicht in wat dienstverlening met het edepot betekent voor de organisatie en de infrastructuur van het Nationaal Archief. Accentverschillen tussen de interne blik en de externe reviewers hebben bovendien geleid tot stevige interne discussie, heroverweging van prioriteiten en aanscherping van tegenmaatregelen en acties. NA nodigt de lezers dan ook van harte uit ook zelf een evaluatie uit te voeren op de gereedheid van hun organisatie voor dienstverlening via de edepot-structuur, en vervolgens ook een actieplan op te stellen voor de onderdelen waar verbetering mogelijk (of zelfs noodzakelijk) is. Dit levert RHC s niet alleen een scherper zicht op hun rol als gebruiker van het edepot, maar ook als dienstverlener aan hun eigen afnemers. Pagina 14 van 14