HANDLEIDING NEERPELT-APP VOOR VERENIGINGEN

Transcriptie

1 HANDLEIDING NEERPELT-APP VOOR VERENIGINGEN 1

2 Inleiding Bedankt voor je interesse in de NeerpeltApp! Met dit document bieden we je een leidraad voor de opmaak van je eigen app. Stap voor stap leggen we je uit hoe je de app kan inrichten, aanpassen en onderhouden. Daarenboven zijn in het platform voldoende help-filmpjes aanwezig die je ook op weg kunnen zetten. We hopen alvast dat je er veel plezier aan zal beleven. Veel succesl Inhoudstafel 1. Aanmaken van je vereniging in de NeerpeltApp p Instellingen p Postvak p Agenda p Nieuws & acties p Statische inhoud p Klantenkaart p Statistieken p Q&A p Hulp p. 27 2

3 1. Aanmaken van je vereniging in de NeerpeltApp Wil je graag je vereniging toevoegen in de NeerpeltApp? Dat kan! Stuur een mailtje met volgende gegevens naar - Naam vereniging - Adres - adres (dit adres zal gebruikt worden om in te loggen in de applicatie) - Telefoonnummer (dit nummer zal achter de knop Bellen verschijnen) - Uitzending types (dit zijn de soorten nieuws die je wil uitsturen, bv. nieuws, ledeninformatie, activiteiten, eetdagen, welpen, verslagen, 1 e ploeg, dames, ) Het is belangrijk om de Uitzending types vanaf het begin door te geven, aangezien deze instellingen NIET door jezelf kunnen aangepast worden. Zodra je vereniging is aangemaakt door de gemeente, zal je een ontvangen met daarin de link naar het Rogerthat-dashboard (waarmee je de app configureert) en het paswoord. 3

4 Surf naar en log in met de juiste gegevens. Wanneer je je paswoord vergeten bent, kan je altijd gebruik maken van de link" Forgot password?". Er is slechts 1 login per vereniging. 4

5 Eens ingelogd zie je het centrale dashboard van waaruit je de app kan beheren. ln het dashboard vind je volgende menu-items : - Postvak - Agenda - Uitzenden - Statische inhoud - Instellingen - Statistieken - Q&A Tevens verschijnen er ook een aantal coaching-sessies. Dat zijn filmpjes waarin een aantal topics worden toegelicht door de firma Mobicage, de maker van het (Roger That-)platform. We behandelen de verschillende menu-items verder in detail. 2. Instellingen De eerste stappen in de aanmaak van de app zijn het vastleggen van een aantal instellingen. Deze vind je terug onder het tabblad 'lnstellingen'. We tonen je eerst een schermafbeelding en leggen het dan verder uit. 5

6 Tabblad Algemeen 6

7 Dienst zichtbaar Met de knop Dienst zichtbaar kan je de app - al dan niet - laten verschijnen in de NeerpeltApp, onder verenigingen. Dienst onzichtbaar betekent dat je vereniging niet kan teruggevonden worden via de zoekfunctie bij verenigingen. Let wel, zodra gebruikers met je vereniging gekoppeld zijn, blijven deze gebruikers de app zien, ook al wordt nadien Dienst onzichtbaar geactiveerd. Tijdzone De tijdzone laat je staan best staan op Europe/Brussels. Avatar Om een Avatar toe te kennen, klik je op het icoontje. De avatar is het kleine, vierkante icoontje dat je zal zien naast de naam van je vereniging. Daarna krijg je een venster om een logo of foto up te loaden. Klik op Bestand kiezen om een foto te zoeken op je computer. Bij voorkeur heeft het logo een resolutie van 100 pixels x 100 pixels. Eventueel kan je nog een deel van de foto selecteren door het selectievenster aan te passen. Klik op Versturen om het logo toe te voegen. 7

8 Naam Dat is de naam die zichtbaar is in je eigen app. Telefoonnummer Het nummer dat gevormd wordt wanneer je op Bellen (in je eigen app) drukt. Facebook & Twitter Koppel de account eventueel met Facebook of Twitter. Beschrijving Deze informatie zal te zien onder de Info-knop van je eigen app. Openingsuren De informatie dit je hier invult, komt onder de knop Waar & wanneer. Search keywords Met behulp van de Search keywords kan je trefwoorden toevoegen zodat je vereniging gemakkelijker wordt teruggevonden wanneer mensen in de app zoeken naar een vereniging. Woorden moeten gescheiden worden met een spatie. Belangrijk! Om de wijzigingen door te voeren, dien je ALTIJD op de knop Publiceren te drukken. Deze vind je terug rechts bovenaan het scherm. Ter controle kan je in deze stap al op Publiceren klikken en je vereniging gaan opzoeken via de app. Let wel, het kan eventjes duren vooraleer wijzigingen effectief worden doorgevoerd. Dat geldt trouwens voor alle aanpassingen die je in de app wil doorvoeren. Op welke plaats je ook wijzigingen doorvoert, je dient altijd op de knop Publiceren te drukken alvorens de wijzigingen worden doorgevoerd in de app. Als je nu hebt gekozen voor Dienst zichtbaar, dan zal je vereniging verschijnen in de lijst. Ga hiervoor naar Verenigingen en klik op het vergrootglas. Alle NeerpeltApp gebruikers kunnen op deze manier zoeken naar een vereniging. 8

9 NeerpeltApp gebruikers kunnen nu connectie maken met jouw app. Om te volgen, klik je op de vereniging. Je krijgt dan een startpagina te zien met onderaan een knop Volgen. Druk hier om je te koppelen met de app. Eenmaal gekoppeld, zal je een vinkje zien verschijnen achter de naam van je vereniging. Als je op de vereniging klikt, krijg je de standaard lay-out te zien. Deze kan je zelf veranderen naar je eigen zin. Dat wordt uitgelegd in één van de volgende stappen. Tabblad Facturering Als vereniging is dit onderdeel van het menu niet van toepassing. Voor de volledigheid geven we toch de informatie mee. Wanneer je op download klikt, krijg je een factuur te zien. Voor verenigingen is de app gratis. Tabblad Huisstijl Hier kan je de lay-out van de app aanpassen naar eigen smaak en wensen. 9

10 Logo Klik op de afbeelding om een coverfoto toe te voegen. Dit werkt op dezelfde manier als het aanpassen van je avatar. Klik op het logo, kies een bestand en verstuur. Let wel, de optimale resolutie van dit logo is 640 x 240 pixels. Je kan uiteraard een foto gebruiken van een grotere resolutie. Je hebt de mogelijkheid om een selectie hiervan te maken door gebruik te maken van het venster met de stippellijnen. Naam zichtbaar Je kan met behulp van Naam zichtbaar de naam van je vereniging al dan niet laten verschijnen. Naam is het veld dat je hebt ingevuld onder het tabblad Algemeen (zie hoger). Avatar zichtbaar Net zoals de naam van de vereniging, kan je er ook voor kiezen om je avatar al dan niet te laten verschijnen. Kleur menu item Hier kan je de kleur van je knoppen aanpassen. Klik op kleine rechthoekje. Kies een kleur en druk op Bewaren om een voorbeeld te zien. Vergeet niet om op Publiceren te klikken om alle wijzigingen effectief door te sturen naar je app. Tabblad Postvak Wanneer mensen gekoppeld zijn met jouw app, kunnen ze via de knop Stel een vraag je vereniging een bericht sturen. Al deze berichten komen toe in het POSTVAK (zie menubalk bovenaan). Hoe het postvak werkt, zal je verderop lezen. In dit tabblad (Instellingen Postvak) kan je instellen hoe vragen die via de app gesteld worden ontvangen worden. 10

11 Je kan bijvoorbeeld berichten laten doorsturen naar het algemene adres van je vereniging. A. Postvakberichten doorsturen naar een app Hier heb je de mogelijkheid (geen verplichting!) om berichten ook door te sturen (als een push-bericht) naar eender welke gebruiker van je app. In de praktijk zijn dat natuurlijk enkel de verantwoordelijken binnen je vereniging. Concreet: als iemand de Stel een vraag -knop gebruikt, zal dit bericht automatisch verschijnen in het Postvak (onder het dashboard). Wanneer je in deze stap echter personen toevoegt, dan zullen deze personen datzelfde bericht ook binnen krijgen op hun smartphone Meer nog, ze kunnen er, vanuit hun eigen toestel, ook op antwoorden. De volledige historiek van de conversatie wordt ook opgeslagen in het Postvak (onder het dashboard). Iedereen die toegevoegd is in dit onderdeel, zal dus alle berichtjes kunnen meevolgen. Toevoegen van personen voor ontvangen van Postvakberichten: Klik op de blauwe knop Postvakberichten doorsturen naar een app. Er verschijnt nu een pop-up venster waar u een naam kan intikken van een gebruiker die je vereniging volgt. Zodra je de naam intikt, wordt al een voorstel gedaan. Kies hier uiteraard alleen mensen uit je vereniging die verantwoordelijk zijn voor het beantwoorden van deze berichten. 11

12 Zodra je iemand gekozen hebt, klik je op Toevoegen. Elke gebruiker die je toevoegt, zal je zien verschijnen in de lijst. Alle gebruikers die je toevoegt op deze manier worden voorafgegaan door een persoon-icoontje. Via de knop Verwijderen kan je personen ook terug uit deze lijst halen. OF Een andere mogelijkheid is om de personen die de berichtjes zullen beantwoorden de QR-code te laten scannen met de NeerpeltApp scanner. Op die manier worden de gebruiker automatisch toegevoegd en moet je de naam niet meer intypen. B. Postvakberichten doorsturen naar een adres Klik op de blauwe knop Postvakberichten doorsturen naar een adres om meldingen van berichten ook door te sturen naar adressen. Vul daarvoor een adres in en klik op Versturen. adressen worden uiteraard voorafgegaan door een mail-icoontje. Via de knop Verwijderen kan je de mailadressen weer uit de lijst halen. Vergeet niet op de knop Publiceren te klikken op wijzigingen door te voeren. C. herinneringen Wanneer een bericht onbeantwoord blijft, zal je hiervan op de hoogte gebracht worden indien de knop herinneringen is ingeschakeld. Dat gebeurt elke 24 uur, totdat het bericht beantwoord is. Je kan dit uiteraard ook uitschakelen. Tabblad Verlof Voor het ontvangen van berichten, kan je ook een Out of office instellen voor specifieke dagen of periodes. In het veld Out of office bericht typ je de tekst die de mensen moeten zien. 12

13 Via de knop Verlof toevoegen kan je specifieke data of periodes toevoegen. Klik op Bewaren om de data toe te voegen. Klik ook op Publiceren om de wijzigingen door te voeren. Tabblad Agenda Via het tabblad Agenda kan je eventueel verschillende kalenders maken voor je vereniging. De kalenders die je hier maakt, zullen verschijnen onder het icoon Agenda van je app. Vb. Dames, B- ploeg, Via de knop Agenda is ingeschakeld, kan je de complete agenda al dan niet zichtbaar maken in de app. 13

14 Om een nieuwe kalender aan te maken, klik je op Kalender aanmaken. Met het potloodje kan je de naam van de kalender wijzigen. Met het tandwiel kan je instellingen van de kalender aanpassen. Hier kan je een beheerder toevoegen door een adres toe te voegen of de persoon in kwestie de QR te laten scannen. Met vuilbakje verwijder je de kalender. Vergeet niet op Publiceren te klikken om de wijzigingen door te voeren naar de app. De standaard kalender (default) kan je nooit verwijderen. Wel van naam veranderen. Bij deze kalender vind je dan ook geen vuilbak icoontje. Tabblad Uitzenden Hier kan je de volgorde van je soorten berichten aanpassen. Een extra type uitzending kan je niet zelf aanpassen. Tabblad QR codes 14

15 De QR-code die je onder dit tabblad terugvindt, kan je gebruiken in bv. drukwerk. Mensen die nog geen NeerpeltApp hebben, worden - na het inscannen van deze code met een third party QR code scanner doorverwezen naar de locatie waar ze de NeerpeltApp kunnen downloaden. Mensen die deze code scannen met de NeerpeltApp scanner, worden rechtstreeks gekoppeld met je vereniging. Je kan de QR-code downloaden om ze ergens anders te gebruiken. Massa uitnodigen In dit tabblad kan je mensen via uitnodigen om te koppelen met de app van je verenging. Plaats hiervoor alle adressen in het daarvoor voorziene veld. Het systeem zal automatisch foutieve e- mailadressen eruit halen. Bepaal zelf het uitnodigingsbericht dat je wil meesturen. Onderaan zie je het overzicht van alle correcte mailadressen. Je kan eventueel nog adressen verwijderen door erop te klikken. Druk op Verstuur om je uitnodiging naar de leden te versturen. 15

16 3. Postvak Postvak is de plaats waar alle berichten toekomen die via de knop Stel een vraag werden doorgegeven. Het cijfer dat naast Postvak staat vermeld, geeft het aantal ongelezen berichten weer. Via Postvak kan je alle berichten beheren, beantwoorden, als gelezen markeren, verwijderen, Klik rechts op het tekstballonnetje om te beantwoorden. Ster: Markeer dit bericht (bv. als dit bericht speciale aandacht vereist). Dit bericht zal verplaatst worden naar het tabblad Met ster. Oog: Hiermee kan je een bericht als gelezen markeren. Het bericht zal dan verplaatst worden naar het tabblad Gelezen. Prullenbak: Hiermee kan je een bericht verwijderen. Berichten worden verplaatst naar het tabblad Prullenbak. Ze zijn nog niet definitief weg. Klik je nogmaals op de Prullenbak, dan verdwijnen ze definitief. Je kan ook de knop Alles verwijderen gebruiken. Zodra je hebt geantwoord, wordt het bericht verplaatst naar het tabblad Gelezen. Het antwoord komt bij de gebruiker toe als een push-bericht. Probeer het Postvak in leeg te houden. Dat betekent dat u op alle berichten hebt geantwoord. 16

17 4. Agenda Onder Agenda vind je alle kalenders terug die eerder aangemaakt werden via de menu Instellingen Agenda. Je hebt de mogelijkheid om evenementen aan te maken voor de specifieke kalenders. Die specifieke kalenders verschijnen als tabblad bovenaan. Om evenementen toe te voegen aan een kalender, kies je EERST de juiste kalender door op de respectievelijke tabbladen te drukken. Vervolgens druk je op de knop Evenement toevoegen. Vul de gegevens verder aan en klik op Bewaren om het evenement toe te voegen. 17

18 Het evenement zal verschijnen onder het tabblad. Vergeet niet op Publiceren te klikken om alles door te sturen naar de app. Je kan het evenement achteraf ook aanpassen of verwijderen door gebruik te maken te de icoontjes. Potlood: Pas het evenement terug aan Persoon: de knop geeft een overzicht van de mensen die effectief een keuze hebben gemaakt in het detailscherm van het evenement (zie verder). Vuilbakje: hiermee kan je het evenement verwijderen. Hoe worden evenementen getoond in je app? Wanneer je op het Agenda -icoon klikt, krijg je de lijst te zien van de evenementen. Let op, alleen de evenementen worden getoond van de kalenders waarop je bent geabonneerd. Een gebruiker kan dus zelf bepalen welke kalenders (met bijhorende evenementen) getoond moeten worden in de lijst. Hiervoor kan de gebruiker drukken op de knop Kalenders onderaan het scherm. Je kan de kalenders aan- of uitvinken. Vervolgens bevestigen met de knop rechts bovenaan. 18

19 Door gebruik te maken van de knoppen Aanwezig, Misschien of Afwezig kan een gebruiker laten weten of hij/zij al dan niet aanwezig zal zijn. In het dashboard kan je dit ook opvolgen (zie hoger). Tikt de gebruiker op de woorden Aanwezig, Misschien of Afwezig onderaan de cijfers, wordt een overzicht getoond van alle gebruikers die de knoppen hebben gebruikt. Zo kan je dus zien wie er wel, misschien of niet aanwezig is. Toevoegen aan kalender zorgt ervoor dat je een mailtje krijgt met daarin de details van het evenement. Herinner mij laat toe om je te waarschuwen op specifieke tijdstippen. 5. Nieuws & acties Om berichten uit te sturen naar de gebruikers die gekoppeld zijn met je app, gebruik je het tabblad Nieuws & acties. 19

20 Selecteer het nieuwstype. Vink Normaal aan voor een nieuwsbericht. Vink Coupon aan om een digitale kortingsbon aan te maken. (Deze knop wordt eerder gebruikt voor handelaars en niet van toepassing op verenigingen). Druk op volgende. Geef een titel aan je nieuwsbericht. De inhoudelijke tekst kan je ingeven in het tekstvak Bericht. Rechts wordt weergegeven hoe het bericht er zal uitzien op een smartphone. Druk op volgende. 20

21 In de volgende stap kan je eventueel een afbeelding aan je bericht toevoegen. Klik hiervoor op Bestand kiezen en vervolgens op Bewaren. Je kan ook de coverfoto van je app gebruiken. Druk op Volgende. Kies tot welke nieuwscategorie je bericht behoort. Standaard heb je de mogelijkheid tussen Nieuws en Evenementen. Klik op Volgende. Belangrijk! Wil je nog andere categorieën gebruiken, dan kan dit enkel aangepast worden door de gemeente. Een vereniging kan dit zelf dus niet. Je bespreekt dit best binnen de vereniging alvorens je de app lanceert. 21

22 In de volgende stap kan je een actieknop aan je bericht toevoegen, zoals een knop om een website te openen of een knop met een telefoonnummer achter, Het is ook mogelijk geen actieknop toe te voegen. Druk op Volgende. Je kan er voor kiezen om je nieuwsbericht meteen uit te sturen of later in te plannen. Vink Publiceer nieuwsberichten later aan en kies een datum en tijd om je bericht later te publiceren. Of publiceer je bericht later. Druk op Volgende. In de laatste stap selecteer je het doelpubliek. Standaard staat Neerpelt aangevinkt. Dit laat je best zo staan. Druk op Publiceren om je nieuwsbericht uit te sturen. 22

23 Het overzicht van geplande en verstuurde verzonden berichten vind je onder Nieuwsberichten. Hier kan je eventueel nog een nieuwsbericht aanpassen door op Wijzigen te klikken. 6. Statische inhoud Onder het tabblad statische inhoud kan je extra knoppen toevoegen in je app waarbij je onder elke knop specifieke informatie kwijt kan. Klik op de knop Nieuwe statisch inhoud toevoegen om een nieuwe knop te maken. Vervolgens krijg je de vraag of je aan deze knop een PDF-bestand wil hangen of zelf de inhoud wil toevoegen. 23

24 A. PDF Uploaden Klik op de knop PDF uploaden om het PDF-bestand toe te voegen. Er verschijnt een venster Statische inhoud toevoegen. Je kan nu een aantal zaken instellen. Zichtbaar: Vink dit aan en de knop verschijnt in de app. Positie: Dit geeft weer op welke plaats deze inhoud komt te staan in de app. Page = Pagina ; Row = Rij ; Col = Kolom. De positie die standaard weergegeven wordt, is de eerste vrije positie in de app. Label: Geef hier de naam van de knop zoals die moet verschijnen in de app. Let erop dat de naam niet té lang is. Icoon: Met behulp van de knop Icoon selecteren kan je een keuze maken uit de bibliotheek van iconen. PDF: Via de knop Bestand kiezen kan u het PDF bestand toevoegen. Klik op Bewaren om de statische inhoud toe te voegen. Vergeet niet te Publiceren. 24

25 A. Maak uw eigen inhoud Via Maak uw eigen inhoud kan u zelf teksten, foto s, tabellen, toevoegen onder een knop. Je volgt dezelfde werkwijze als een PDFupload voor wat betreft zichtbaarheid, positie, label en icoon. Kleuren van de tekst en achtergrondkleur van de pagina zijn instelbaar via Tekstkleur en Achtergrondkleur. In het Inhoud -veld kan je teksten, foto s, tabellen,.. toevoegen. Ook de opmaak kan je hier aanpassen. Daarvoor heb je allerlei functionaliteiten ter beschikking zoals die ook gekend zijn in een teksteditor. 25

26 Helemaal rechts krijg je een preview te zien van hoe de pagina er zal uitzien op een telefoon. Klik op Bewaren om de statische inhoud toe te voegen en. vergeet niet te Publiceren. 7. Klantenkaart Dit onderdeel is niet van toepassing voor verenigingen. 8. Statistieken Onder Statistieken zijn er 2 tabbladen. Op het eerste tabblad Gebruikers kan je volgen hoeveel gebruikers er gekoppeld zijn met je app en hoeveel gebruikers er de afgelopen 7 (of 30) dagen zijn bijgekomen of vertrokken. Het totaal aantal gebruikers wordt weergegeven in een grafiek. Met de knop Toon gebruiker kan je zien wie gekoppeld is met de app. Het tweede tabblad Gebruik geeft weer welke knoppen het meest gebruikt zijn, zowel in cijfers als grafieken. 26

27 9. Q&A Onder het menu Q&A (questions & answers) (vragen en antwoorden) vind je een heleboel vragen en antwoorden terug inzake mogelijke fouten, gewenste functionaliteiten, enz Je kan antwoorden zoeken, de meest recent gestelde vragen opzoeken, zélf een vraag stellen en het overzicht van je eigen vragen bekijken. Dit forum wordt beheerd door de firma OnzeStadApp, NIET door de gemeente. 10. Hulp Bovenaan het scherm vind je ook een Help-knop. Deze knop bevat een link naar een filmpje waarin meer uitleg gegeven wordt over het menu-item waarin je je bevindt. Kijk ook zeker daar wanneer je ergens niet uitgeraakt. Veel plezier met je app! 27