Handleiding HiAnt. Dimona. Making HR Processes Flow

Transcriptie

1 Handleiding HiAnt Dimona Making HR Processes Flow

2 Inhoudsopgave 1 Voorwoord 2 Algemeen 2.1 AANGIFTE VAN INDIENSTTREDING 2.2 AANGIFTE VAN UITDIENSTTREDING 2.3 WIJZIGING VAN EEN AANGIFTE 2.4 ANNULATIE VAN EEN AANGIFTE 3 Conceptueel 3.1 Dimona statussen 4 Concreet 4.1 DIMONA MAAK BESTAND AAN Gedetailleerde dimona aangifte procedure Voorkomende fouten Zoek contract mbv prestid Verzendprocedure 4.2 DIMONA HAAL ONTVANGSTBEWIJZEN OP & LEES ONTVANGSTBEWIJZEN 5 Speciale Acties 5.1 Handmatige ingave dimonanummer 5.2 Blokkeren van een contract 5.3 Annuleren van een contract Verwijder annulatie 5.4 Wijzigen van een contract 6 Laattijdige aangifte 7 Laattijdige annulatie 8 Dimonafouten 8.1 Voorbeelden 9 Dimona in de Bouw 10 Suggesties Opvolgingen 11/02/2016 1

3 1 Voorwoord Prato behoudt zich het recht om ten allen tijde veranderingen in deze publicatie uit te voeren. Eventuele wijzigingen dienen niet als verplichtingen van de zijde van Prato te worden beschouwd. Prato neemt geen verantwoording voor eventuele fouten of gebreken in deze publicatie. De in deze publicatie beschreven software wordt onder licentie geleverd en mag uitsluitend volgens de bijgevoegde licentievoorwaarden worden gebruikt en gekopieerd. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Prato. 2 Algemeen Dimona (Déclaration IMmédiate ONmiddellijke Aangifte) is een elektronisch bericht waarmee de werkgever de RSZ op de hoogte brengt van het begin en het einde van een arbeidsrelatie. Het heeft tot doel enerzijds de administratieve verplichtingen van de werkgevers te vereenvoudigen (o.m. via het wegvallen van het personeelsregister op papier, ) en anderzijds een effectievere controle op zwartwerk toe te laten. Sinds 1 januari 2003 is dimona verplicht voor alle werkgevers. Via dimona moet de in en uitdiensttreding gebeuren voor alle werknemers, ongeacht hun onderwerping aan de RSZ. Via dimona kunnen vier soorten aangiftes worden gedaan: 1. Aangifte van indiensttreding 2. Aangifte van uitdiensttreding 3. Wijziging van een aangifte 4. Annulatie van een aangifte Opvolgingen 11/02/2016 2

4 2.1 AANGIFTE VAN INDIENSTTREDING De aangifte van indiensttreding moet worden verricht uiterlijk op het moment waarop de werknemer begint te werken. Pas na de ontvangstbevestiging (zie verder) mag de werknemer aan de slag. Indien een werkgever iemand tewerkstelt voor wie geen dimona is gebeurd, kan dit beschouwd worden als zwartwerk. Indien een werkgever een aangifte van indiensttreding doet voor een werknemer is aangeworven met een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur, dan mag hij tegelijkertijd ook de datum uit dienst melden. Indien de aangifte betrekking heeft op een studentenovereenkomst, dan moet de datum uit dienst verplicht gemeld worden bij de indiensttreding. 2.2 AANGIFTE VAN UITDIENSTTREDING De aangifte van uitdiensttreding moet worden verricht ten laatste op de eerste werkdag die volgt op de datum waarop de arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer wordt verbroken. Indien de werknemer wordt ontslagen of ontslag neemt zonder dat er een opzeggingstermijn in acht wordt genomen, dient de uitdiensttreding te worden gemeld ten laatste op de werkdag na de dag waarop de arbeidsovereenkomst wordt verbroken. Indien een werknemer nog in dienst blijft gedurende de opzeggingstermijn, dan gebeurt de dimona op het einde van deze opzeggingstermijn. De aangifte van uitdiensttreding moet ook gebeuren voor werknemers die nooit via dimona in dienst werden gemeld, omdat ze reeds in dienst waren op het moment waarop voor de werkgever de verplichting in werking trad. 2.3 WIJZIGING VAN EEN AANGIFTE Een wijziging van een aangifte kan slechts in twee gevallen. A) de door de werkgever opgegeven datum van indiensttreding is niet correct; de werkelijke datum ligt vroeger in de tijd In dit geval moet de wijziging van aangifte gebeuren ten laatste op het ogenblik waarop de werknemer in dienst treedt. B) de door de werkgever opgegeven datum van uitdiensttreding is niet correct; de werkelijke datum ligt vroeger in de tijd In dit geval moet de wijziging van aangifte gebeuren ten laatste op de eerste werkdag die volgt op de datum waarop de arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer wordt verbroken. Opvolgingen 11/02/2016 3

5 2.4 ANNULATIE VAN EEN AANGIFTE Indien een werknemer niet aan de slag gaat op de door de werkgever gemelde datum, moet de eerder gedane aangifte van indiensttreding worden geannuleerd, ten laatste op de dag van de eerder (foutief) medegedeelde datum. Opmerking: wanneer de werkelijke datum uit dienst later valt dan de aangegeven datum van uitdiensttreding, mag de werkgever de aangifte niet wijzigen of annuleren. Hij moet dan een nieuwe aangifte van indiensttreding doen, met als datum de eerste dag die volgt op de eerder (foutief) gemelde datum van uitdiensttreding. 3 Conceptueel In HiAnt kan een dimona aangifte beheerd worden in het contracten overzichtscherm (F4). Dimona aangifte volgt in Hi Ant een volledig automatisch traject, op voorwaarde dat je de volgorde van de stappen in dit traject respecteert. De stappen van het automatische traject zijn: In het contracten overzichtscherm kan je de weergave van de lijst wijzigen van origineel naar dimona, via de menukeuze [Overzicht >Dimona]. Hierin kan je de statussen van dimona aangifte opvolgen. Opvolgingen 11/02/2016 4

6 Vooraleer de dimona procedure uit de doeken gedaan wordt, lichten we hier kort de verschillende velden toe die je terugvindt in het overzichtscherm. 3.1 Dimona statussen Status Het veld status geeft de toestand aan waarin het contract zich bevindt. Mogelijke statustoestanden zijn: Leeg : Er is nog niets met het contract gebeurd, wat betreft dimona. SEND : Het contract is verstuurd naar het hoofdkantoor, en dus waarschijnlijk ook naar de RSZ. BLOCKED : De gebruiker heeft aangegeven dat dit contract niet naar de RSZ mag verstuurd worden. OK : Het contract is verstuurd naar de RSZ en we hebben een dimonanummer terug ontvangen. MARKED : Het contract is aangeduid om verwijderd (geannuleerd) te worden, maar er is nog geen annulatie dimona vertrokken. Opvolgingen 11/02/2016 5

7 Te verzenden Dimonanummer Volgnummer Datum Getekend CSEND : Staat voor CANCEL SEND en betekent dat de annulatie doorgegeven is aan het hoofdkantoor / RSZ. CANCEL : Annulatie nummer terug ontvangen van de RSZ, maar het contract wordt niet verwijderd omdat de uitzendkracht het contract getekend heeft. MODIFIED : Het contract is gewijzigd, maar er is nog geen wijzigingsdimona vertrokken. MSEND : Staat voor MODIFICATION SEND en betekent dat de wijzigingsdimona doorgegeven is aan het hoofdkantoor / RSZ. ENDCONT: Indien de einddatum bij een mastercontract is ingevuld, maar het contract is nog niet doorgestuurd naar dimona In dit veld kan de waarde 0 of 1 voorkomen. 0 = dimona aangifte is reeds verzonden 1 = dimona aangifte is nog niet verzonden Dit is het nummer dat door de RSZ toegekend wordt aan een contract. Dit is een nummer dat toegekend wordt aan een verzameling van contracten die samen doorgestuurd worden. Dit is de datum waarop een contract verzonden is naar de RSZ. Hier kan 0 of 1 ingevuld zijn. Di is voor 4 Concreet In HiAnt kan de dimona procedure als volgt visueel voorgesteld worden: Opvolgingen 11/02/2016 6

8 Je kan een volledig nieuw contract, een reeds aangegeven contract maar ondertussen gewijzigd of een reeds aangegeven contract maar ondertussen geannuleerd, aangeven aan de RSZ. De status van het nieuwe contract is leeg, die van het gewijzigde contract wordt MODIFIED en die van het geannuleerde contract wordt MARKED. 4.1 DIMONA MAAK BESTAND AAN Deze drie types van contracten dienen aangegeven te worden aan de RSZ. Een aangifte gebeurt via de menukeuze [ Dimona > Maak bestand aan]. Een dimona aangifte gebeurt voor contracten van de huidige dag, maar kan ook gebeuren voor contracten waarvan de begindatum pas morgen of enkele dagen later is. HiAnt zal vragen welke contracten meegestuurd mogen worden. Je kan een cijfer van 0 tot 7 ingeven. Nul betekent alle contracten die vandaag starten. Twee betekent bijvoorbeeld alle contracten die vandaag, morgen en overmorgen van start gaan. Het systeem stelt op alle dagen en op vrijdag vóór 12u de keuze 0 standaard voor. Na vrijdagmiddag wordt 3 standaard voorgesteld. Hi Ant veronderstelt namelijk dat je vrijdagnamiddag eveneens de contracten die zaterdag, zondag en maandag starten, wenst aan te geven. Na het beantwoorden van deze vraag, vraagt het systeem nog naar de week. Geef steeds de huidige week in, ookal ligt er een weekend tussen. Vervolgens maakt het systeem de noodzakelijke bestanden aan en worden er een aantal controles uitgevoerd. de begin en einddatum dus in verschillende maanden liggen, niet worden doorgestuurd. Indien alle controles gebeurd zijn, worden de contracten automatisch naar het hoofdkantoor / RSZ gestuurd Gedetailleerde dimona aangifte procedure Na het opstarten van de dimona procedure maakt het systeem eerst een tussenbestand aan met alle gegevens van de contracten die nog naar de RSZ moeten verstuurd worden en die aan de opgegeven voorwaarden voldoen. Gebruik makend van het tussenbestand wordt de dimona aangifte aangemaakt. Automatisch wordt dan het vormcontrole programma opgestart, dat een foutenboodschap file (in code) aanmaakt. Opvolgingen 11/02/2016 7

9 Als je geen signaal terug krijgt wanneer het foutenrapport klaar is, wacht je automatisch 5 seconden. (Deze 5 seconden verschijnen ook op het scherm.) Automatisch wordt dan de foutenboodschap file gecontroleerd. Als het bestand fout is, wordt er een foutenrapport getoond. En gebeurt er voor de rest niets. Als er één blokkerende fout in het bestand aanwezig is, zal er geen enkel contract aangegeven worden Voorkomende fouten Er bestaan 2 soorten fouten: blokkerende en procentuele fouten. Blokkerende fouten hebben een definitievere inpakt dan procentuele fouten. Als er één blokkerende fout optreedt, wordt het volledige bestand afgekeurd. Je mag daarentegen een aantal procentuele fouten hebben zonder dat het bestand afgekeurd wordt. Voorbeelden van procentuele fouten zijn: initialen van tweede voornaam, landcode origine. De meest voorkomende blokkerende fout is een foutief ingegeven RSZ nummer. Voor de RSZ dient dit nummer 12 cijfers lang te zijn. Controleer daarom altijd eerst bij het optreden van een blokkerende fout de RSZ nummers van de nieuwe klanten of van bedrijven die vroeger klant waren en nu terug een bestelling hebben geplaatst Zoek contract mbv prestid Als er een fout is wordt notepad/kladblok opgestart met het foutenrapport. In het foutenrapport kan je zoeken naar blokkerende fouten die weergegeven worden door de code (B). In notepad kan je makkelijk zoeken door in de menubalk zoeken en vervolgens zoeken te selecteren. Vul dan (B) in en druk op de ENTER toets. In het foutenrapport bij commentaar contract op de volgende regel vind je het identificatienummer van het contract Verzendprocedure Als er geen fouten in de dimona aangifte aanwezig zijn, wordt automatisch de verzendprocedure gestart. Er zijn 3 mogelijke verzendprocedures: Naar FTP server. Naar communicatie server via router. Naar communicatie server via modem. De snelste en tevens standaard methode is naar de FTP server. Als het systeem hier een probleem ontdekt, zal de verzendprocedure afgebroken worden. Indien je dan opnieuw probeert zal het systeem automatisch methode twee gebruiken. Let wel, als je Hi Ant echter afsluit en terug opstart, zal het systeem terug naar de FTP server willen verzenden. De status van de aangegeven contracten is gewijzigd naar SEND voor het nieuwe contract, naar MSEND voor het gewijzigde contract en naar CSEND voor het geannuleerde contract. Opvolgingen 11/02/2016 8

10 4.2 DIMONA HAAL ONTVANGSTBEWIJZEN OP & LEES ONTVANGSTBEWIJZEN Telkens je een aangifte doet, zal Hi Ant controleren of er ontvangstbewijzen klaar staan en ze zelfs ophalen. Het systeem zal ook telkens als je het overzichtscherm contracten verlaat, controleren of er ontvangstbewijzen klaar staan om ingelezen te worden. Zo ja, vraagt Hi Ant of de ontvangstbewijzen ingelezen mogen worden. Je kan het ophalen en inlezen zelf starten via de menukeuze [ Dimona > haal ontvangstbewijzen op & lees ontvangstbewijzen ]. Na het ophalen en inlezen is de status van de aangegeven contracten gewijzigd naar OK voor het nieuw aangegeven contract en voor het gewijzigde contract en naar CANCEL voor het geannuleerde contract (als de uitzendkracht het contract getekend had). 5 Speciale Acties Binnen de dimona procedure kan je nog enkele acties uitvoeren. Denk maar aan het blokkeren van een contract, het verwijderen van een aangegeven contract, een laattijdige aangifte, een laattijdige annulatie. 5.1 Handmatige ingave dimonanummer Het kan voorkomen dat een uitzendkracht buiten HiAnt om aangegeven wordt (een klant had dringend buiten de kantooruren een uitzendkracht nodig). De dimonanummers van de contracten die buiten Hi Ant worden doorgegeven (via callcenter, via internet), kunnen in Hi Ant ingegeven worden via [ Dimona > Speciale acties > Handmatige ingave dimonanummer ]. Denk eraan dat als je contracten aanmaakt die via het callcenter aangegeven zijn, je onmiddellijk het dimonanummer in Hi Ant invult of het contract blokkeert. Zoniet, zou het kunnen gebeuren dat dit contract dubbel aangegeven wordt bij de RSZ: éénmaal via het callcenter èn éénmaal via Hi Ant. 5.2 Blokkeren van een contract Normaal gezien zal HiAnt alle contracten die in aanmerking komen doorsturen naar de RSZ. Zelf kan je een contract tegenhouden door het de status BLOCKED toe te kennen. Je kan dit via de menukeuze [ Dimona > Speciale acties > Verstuur contract niet/wel naar RSZ] of eenvoudigweg door CTRL+B in te drukken. Je kan de BLOCKED status terug verwijderen via dezelfde actie. Opvolgingen 11/02/2016 9

11 HiAnt controleert zo steeds of er dubbele contracten aanwezig zijn. Een ervan dient op status BLOCKED geplaatst te worden. Dit contract zal dan niet aangegeven worden. Bijvoorbeeld: An werkt bij firma X van 10/2 tot 10/2 aan een bedrag van 10 euro. An werkt eveneens op 10/2, maar in de namiddag bij firma X aan 12 euro. Aangezien bedrage niet meegaan naar de RSZ, dient één van deze twee contracten op BLOCKED geplaatst te worden, anders worden er twee identieke contracten doorgestuurd naar de RSZ. 5.3 Annuleren van een contract Contracten die reeds doorgestuurd zijn naar de RSZ kunnen niet zonder meer verwijderd worden maar moeten eerst geannuleerd worden bij de RSZ. Afhankelijk van het feit of die uitzendkracht het contract ondertekend heeft, beslist het systeem automatisch of het contract definitief verwijderd wordt (in geval dat de uitzendkracht zijn contract nog niet ondertekend heeft) of dat het contract aanwezig blijft met de status CANCELED (in geval dat de uitzendkracht zijn contract wel ondertekend heeft). Indien een contract al werd aangegeven aan de RSZ en je nadien het contract wenst te annuleren, moet je eerst kijken of er al een dimonanummer voor dat contract ontvangen werd. Indien dit niet het geval is, moet je eerst de acties Haal ontvangstbewijzen op en Lees ontvangstbewijzen uitvoeren (let op: het ontvangen van een antwoord van de RSZ kan tot ongeveer 2u duren). Vervolgens zal dit contract de dimonastatus OK ontvangen en zal je bij het annuleren van het contract de status MARKED bemerken. Als er in de kolom Te verzenden de waarde 1 voorkomt, betekent dit dat de annulatie nog dient verzonden te worden naar de RSZ. Indien je nu de actie Maak bestand aan uitvoert, zal de status op CSEND komen te staan. Enkel nadat je dan opnieuw de ontvangstbewijzen hebt opgehaald en ingelezen (via de knoppen Haal ontvangstbewijzen op en Lees ontvangstbewijzen bij het menu Dimona ) zal de dimonastatus uiteindelijk de status CANCELED bekomen. Een contract kan enkel maar geannuleerd worden ten laatste op de begindatum van het contract Verwijder annulatie Bij annulaties wordt automatisch aangenomen dat het contract uitgeprint is. Stel je verwijdert de annulatie, dan moet de printdatum ook terug verwijderd worden, aangezien het terug uitgeprint moet worden. 5.4 Wijzigen van een contract Als een contract naar de RSZ is gestuurd kan enkel de einddatum gewijzigd worden. Een einddatum mag nooit verlengd worden. Deze mag enkel gewijzigd worden naar de datum van vandaag of gisteren. De klant, de uitzendkracht en de begindatum kunnen dan niet meer gewijzigd worden. Het uurloon, het rooster, de funktie, kunnen natuurlijk wel gewijzigd worden, omdat deze gegevens niet aan de RSZ worden meegedeeld. Opvolgingen 11/02/

12 6 Laattijdige aangifte Het is mogelijk om in HiAnt laattijdige aangiftes te doen, mits de nodige voorzichtigheid!! Dit kan door een nieuw contract aan te maken, via de menukeuze [ Dimona > Laattijdige aangifte ] de aangifte te laten vertrekken. Het systeem vraagt naar een controlecijfer dat je als volgt kan laten berekenen: [Acties > Bereken controlecijfer ]. 7 Laattijdige annulatie De gebruiker heeft de mogelijkheid zelf contracten laattijdig te annuleren. De toestemming hiervoor wordt gegeven door het instellen van de noodzakelijke parameters. Je kan het aantal dagen instellen dat de gewone gebruiker te laat mag zijn met het annuleren van een contract. Hierbij wordt steeds rekening gehouden met de begindatum van het contract. Central office medewerkers en programmeurs kunnen altijd laattijdig annuleren. Bij een laattijdige annulatie wordt er naar een reden gevraagd en deze wordt bewaard in de log tabel. 8 Dimonafouten Indien er fouten werden gevonden in de dimona aangiftes die verzonden zijn naar de RSZ, kan je hiervan een overzicht opvragen. Via het menu item Dimona fouten krijg je dan onderstaande lijst te zien: Opvolgingen 11/02/

13 Indien je bepaalde fouten niet meer in de lijst wenst te zien, kan je deze aanduiden door in de kolom afgehandeld het vakje aan te vinken. Deze fouten zullen dan de volgende keer als de lijst geopend wordt, niet meer getoond worden. Indien je foutmeldingen krijgt ivm dimona s, kan je deze lijst best exporteren naar Excel en ze dan vervolgens doormailen naar Ook indien je het contracten overzichtscherm afsluit, zullen de eventuele dimona fouten getoond worden. Je krijgt dan eerst de melding: Indien je Ja selecteert, zal opnieuw bovenstaand overzicht getoond worden. 8.1 Voorbeelden Hieronder vind je nog een aantal voorbeelden van RSZ foutmeldingen: Ongeldig UsingEmployerCompanyID: Opvolgingen 11/02/

14 Dit betekent dat het ondernemingsnummer van de klant ongeldig is. Deze fout kan voorkomen indien het ondernemingsnummer 0 of 00 is ofwel indien er punten in het ondernemingsnummer werden gebruikt. Je kan deze fout oplossen door het ondernemingsnummer van de klant aan te passen. Indien het ondernemingsnummer niet gekend is, dien je het veld in de klantenfiche leeg te laten, dan worden naam en adres van de klant doorgestuurd. Ongeldig CompanyID Dit betekent dat het ondernemingsnummer van het uitzendbedrijf ongeldig is. Deze fout kan voorkomen indien het ondernemingsnummer 0 of 00 is ofwel indien er punten in het ondernemingsnummer werden gebruikt. Je kan deze fout oplossen door het ondernemingsnummer van het uitzendbedrijf aan te passen. Indien je het ondernemingsnummer niet gekend is, dien je het veld in de bedrijfsfiche leeg te laten, dan worden naam en adres van het uitzendbedrijf doorgestuurd. Dubbele Dimonaperiode: DimonaIn: In dit geval heb je een dimonaperiode aangegeven die reeds bestaat bij de RSZ. Dit kan je nakijken op de website van de RSZ. Overlappende Dimonaperiode: DimonaIn: In dit geval is er een overlappende periode van de nieuwe aangifte met een reeds bestaande periode die bij de RSZ bekend is. Dit kan je nakijken op de website van de RSZ. Reeds geannuleerde Dimonaperiode: DimonaPeriodId: de periode van de te annuleren periode staat bij de RSZ reeds als geannuleerd 9 Dimona in de Bouw Om dimona aangiftes voor de bouw uit te kunnen voeren, zijn de gegevens nodig van het attest C32A. Deze gegevens worden in het attesten scherm ingegeven met bijbehorend documentnummer wat aan de RSZ wordt doorgegeven en een begindatum die noodzakelijk is om te bepalen van welke maand het attest is. Voor de dimona in de bouw moet er bij een indiensttreding de nummer van de C32A van de lopende en de volgende maand worden opgegeven. Indien je een C32A wenst in te geven, moet het documentnummer en de begindatum ingevuld worden. De begindatum bepaalt de maand waarvoor de kaart geldig is. Het documentnummer wordt gecontroleerd het bevat namelijk een controle getal. Bij het aanmaken van de recordset wordt er gecontroleerd bij een tewerkstelling van een klant in de bouw (pc 124) of er zowel een C32A voor de huidige maand als voor de volgende maand aanwezig is. Er mag er maar 1 per maand en per persoon aanwezig zijn. Indien dit niet het geval is, wordt dit opgenomen in een opmerkingsbestand, maar de gebruiker mag verder gaan en neemt dan best het recentste nummer. Opvolgingen 11/02/

15 10 Suggesties N.a.v. de invoering van het nieuwe systeem van de Dimona, dat vanaf 1 oktober 2010 in voegen is gegaan, willen we in dit hoofdstuk enkele suggesties geven wat je moet doen in een aantal situaties: Opvolgingen 11/02/

16 Opvolgingen 11/02/