Handleiding HiAnt. Jobstudenten. Making HR Processes Flow

Transcriptie

1 Handleiding HiAnt Jobstudenten Making HR Processes Flow

2 Inhoudsopgave 1 Voorwoord 2 Inleiding 3 Jobstudenten in HiAnt 3.1 GEKOZEN SEKTIES 3.2 NIEUW ATTEST JOBSTUDENT 3.3 OVERLAPPING VAN ATTEST JOBSTUDENT 3.4 MAAK UZK EN CONTROLE OP AANWEZIGHEID ATTEST JOBSTUDENT 3.5 ARBEIDSCONTRACT : EXTRA VELD AANTAL GEPLANDE DAGEN 3.6 ARBEIDSCONTRACT : CONTROLE OP 50 DAGEN 3.7 ARBEIDSCONTRACT : CONTROLE OP ATTEST INDIEN EEN ONDERBREKING 3.8 ARBEIDSCONTRACT : CONTROLE BIJ WERKSTUDENT 3.9 NIET BLOKKERENDE ANOMALIE (DIMONA) 3.10 MASTERCONTRACT 4 Parameters 4.1 SEKTIES 4.2 ATTEST JOBSTUDENT 4.3 OVERLAPPING ATTESTEN 4.4 MAAK UZK EN CONTROLE OP GEKOZEN JOBSTUDENTSEKTIE 4.5 MAAK UZK EN CONTROLE OP AANWEZIGHEID ATTEST JOBSTUDENT 4.6 CONTRACT: VELD AANTAL GEPLANDE DAGEN 4.7 ARBEIDSCONTRACT : ATTEST JOBSTUDENT VERPLICHT 4.8 CONTROLE OP ATTEST BIJ ONDERBREKING 4.9 CONTROLE BIJ WERKSTUDENT Jobstudenten 09/02/2016 1

3 1 Voorwoord Prato behoudt zich het recht om ten allen tijde veranderingen in deze publicatie uit te voeren. Eventuele wijzigingen dienen niet als verplichtingen van de zijde van Prato te worden beschouwd. Prato neemt geen verantwoording voor eventuele fouten of gebreken in deze publicatie. De in deze publicatie beschreven software wordt onder licentie geleverd en mag uitsluitend volgens de bijgevoegde licentievoorwaarden worden gebruikt en gekopieerd. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Prato. 2 Inleiding Voor het statuut jobstudent zijn er wijzigingen van toepassing vanaf 01/01/2012. De belangrijkste criteria zijn: geen onderscheid tussen zomer en schooljaar maximaal aantal dagen = 50 bij de dimona aangifte dient ook het aantal geplande dagen meegegeven te worden, zowel voor een jobstudent als voor een werkstudent 1 vast percentage gedurende deze 50 dagen : werkgever 5.42%, jobstudent 2.71% nieuwe dimona anomaliën De voornaamste wijzigingen in HiAnt doen zich voor op volgende niveau s: sekties attesten arbeidscontract bijkomende controles Onderaan vind je per niveau een gedetailleerde uitleg. Verschillende controles zijn parametriseerbaar, je kan deze bijvoorbeeld instellen als waarschuwende of blokkerende melding. Daarom is steeds de parameter en de mogelijke waarde mee vermeld. Indien je deze gewijzigd wilt hebben, en zelf niet in de mogelijkheid bent om deze zelf aan te passen, graag dan jouw aanvraag voor parametrisatie richten aan [email protected]. We veronderstellen voor deze handleiding wel dat de standaard werking van de HiAnt kantoor modules voldoende gekend zijn. Jobstudenten 09/02/2016 2

4 3 Jobstudenten in HiAnt 3.1 GEKOZEN SEKTIES Indien je een jobstudenten fiche wenst aan te maken, moet je de persoon, net zoals bij andere uitzendkrachten, ook eerst in HiAnt inschrijven als kandidaat. Vervolgens maak je de kandidaat werknemer en kies je de juiste sektie. Dit doe je door naar het overzichtscherm van uitzendkrachten en kandidaten te gaan (Shift F2) en de kandidaat te selecteren zodat de lijn blauw kleurt (enkel klikken op de lijn van de kandidaat). Vervolgens klik je op de knop beneden Maak UZK en kies je de juiste sektie. Het sektienummer is afhankelijk of de jobstudent als arbeider of als bediende gaat werken. Standaard zullen de sektienummers 500 (jobstudent arbeiders) en 5000 (jobstudent bedienden) zijn. De sektienummers zouden echter in jouw onderneming kunnen afwijken (100 voor jobstudent arbeiders en 1000 voor jobstudent bedienden). 3.2 NIEUW ATTEST JOBSTUDENT Voor de jobstudenten dien je in de werknemerfiche op het tabblad Attesten een attest Jobstudent aan te maken,. In dit attest geef je, op basis van raadpleging van het saldo op de site voor jobstudenten ( of op basis van het afgeleverde attest door de jobstudent het aantal reeds verbruikte dagen én de attestdatum in. In dit attest dien je volgende velden verplicht in te vullen: documentnummer : hier vul je de reeds verbruikte dagen in attestdatum : datum van het attest Onder andere op basis van deze gegevens zal HiAnt zijn 50 dagen berekenen (zie punt 4.7). Er zijn bijkomende controles voorzien op de aanwezigheid van dit attest (zie hiervoor punt 4.4 en 4.6). Jobstudenten 09/02/2016 3

5 3.3 OVERLAPPING VAN ATTEST JOBSTUDENT Indien er een onderbreking is geweest, indien de student bijvoorbeeld in tussentijd elders is gaan werken en nu terug bij jullie uitzendbedrijf opstart, zal je bij eenzelde persoon opnieuw een jobstudent moeten ingeven. Je dient dan het nieuwe attest aan te maken met in het veld documentnummer opnieuw het nieuwe saldo dat de student heeft geraadpleegd op de site studentatwork ( ) en met een nieuwe attestdatum. Het attest met de hoogste attestdatum geldt dan als basis voor de berekening van de 50 dagen. Je kan via een parameter (zie verder) instellen dat deze attesten elkaar niet mogen overlappen, zodat het voor HiAnt steeds duidelijk is welk attest geldig is. 3.4 MAAK UZK EN CONTROLE OP AANWEZIGHEID ATTEST JOBSTUDENT Indien je bij de aktie maak uzk een geldige jobstudentsektie kiest (= dat opgenomen is in de parameter vermeld in punt 5.1), is er een controle ingebouwd op het reeds aanwezig zijn van het attest jobstudent. De aanwezigheid van dit attest is belangrijk voor de berekening van de 50 dagen (omwille van documentnummer en attestdatum). Je kan instellen dat deze controle niet gebeurt een blokkerende melding geeft (indien geen aanwezigheid van dit attest) een waarschuwende melding (indien geen aanwezigheid van dit attest) 3.5 ARBEIDSCONTRACT : EXTRA VELD AANTAL GEPLANDE DAGEN Indien je een contract maakt met een werknemer met een jobstudent of studentsektie, zal in het contract detailscherm, een extra veld verschijnen: aantal geplande dagen. De waarde van dit veld gaat mee met de dimona aangifte. Let op: Dit veld komt enkel tevoorschijn indien: de gekozen jobstudentsekties vermeld in punt 1 werkstudenten De berekening gebeurt automatisch, en gebeurt op basis van de velden totaal uren in het werkrooster. Alle dagen waar bij totaal uren meer dan 0 uren zijn ingevuld, worden geteld. Voorbeeld : Een jobstudent of werkstudent heeft een contract van maandag tot zondag. Jobstudenten 09/02/2016 4

6 Het uurrrooster in het contract is van maandag tot vrijdag ingevuld (met een waarde groter dan 0). Aantal geplande dagen = 5 (automatisch berekend) Het veld aantal geplande dagen is standaard niet wijzigbaar. Je dit wel via een parameter (zie verder) wijzigbaar maken. Let op: Indien je dit veld niet ziet op het scherm van een jobstudentencontract, houdt dit in dat je een ongeldige jobstudentsektie hebt gekozen. Bij bewaren van dit arbeidscontract komt hiervoor een blokkerende melding. Deze melding is niet parametriseerbaar. 3.6 ARBEIDSCONTRACT : CONTROLE OP 50 DAGEN Er is een steeds een blokkerende melding indien de jobstudent zijn 50 dagen overschreden heeft (zowel bij bewaren als bij overhevelen). De telling van de 50 dagen gebeurt op basis van : attest: documentnummer (=reeds verbruikte dagen) attest : attestdatum de contracten geldig vanaf deze datum contract: veld aantal geplande dagen (contracten VANAF de attestdatum) Het attest met de hoogste attestdatum wordt in aanmerking genomen De som van documentnummer (van het attest met de hoogste attestdatum) EN de som van het veld aantal geplande dagen (voor contracten vanaf de attestdatum) mag maximum 50 zijn. 3.7 ARBEIDSCONTRACT : CONTROLE OP ATTEST INDIEN EEN ONDERBREKING Je kan instellen dat bij een onderbreking (een periode tussen 2 contracten), je bij aanmaak van het tweede contract een melding krijgt : is het attest van jobstudenten up to date? ja/nee HiAnt verwittigt je dan dat er een onderbreking is geweest, en dat je het saldo opnieuw dient te raadplegen en in te voeren bij de attesten (nieuw attest ingeven). Indien je op ja klikt, wordt dit gelogd en kan je verder gaan. Indien je op nee klikt, wordt de aktie afgesloten. Vanaf hoeveel dagen als een onderbreking wordt beschouwd, kan je zelf instellen via een parameter (zie verder). Jobstudenten 09/02/2016 5

7 3.8 ARBEIDSCONTRACT : CONTROLE BIJ WERKSTUDENT Deze parameter is van toepassing bij werkstudenten. Iemand krijgt het statuut van werkstudent indien hij al 50 dagen in dat jaar als jobstudent heeft gewerkt. Er wordt vanuit gegaan dat eerst de 50 dagen van de jobstudent opgebruikt worden, alvorens je een contract van werkstudent aanmaakt. Indien je toch eerder een werkstudentcontract aanmaakt, kan je een melding laten instellen waarbij Hiant verwittigt dat deze 50 dagen (jobstudent) nog niet opgebruikt zijn (zie verder). Let op : Voor een werkstudent wordt het aantal geplande dagen ook verstuurd naar dimona, en heeft invloed op het saldo van de jobstudent. 3.9 NIET BLOKKERENDE ANOMALIE (DIMONA) Vanaf het moment dat 50 dagen overschreden zijn, komt er een NIET blokkerende anomalie. Hou er rekening mee dat het veld aantal dagen verstuurd wordt voor zowel: jobstudenten (sekties in punt 1) werkstudenten Uitleg adhv voorbeelden: Voorbeeld 1 Dag 1 tem dag 50 : Jobstudentstatuut Vanaf dag 51 : jobstudentstatuut Het saldo van 50 wordt overschreden. Niettegenstaande er voor de 51ste dag geen jobstudentcontract mag aangemaakt worden, komt er een waarschuwende melding (en geen blokkerende). Doch dient men dit contract recht te zetten om een sanctie te voorkomen. Voorbeeld 2 Dag 1 tem dag 50 : Jobstudentstatuut Vanaf dag 51 : werkstudentstatuut Het saldo van 50 wordt overschreden. Niettegenstaande er voor de 51ste dag geen jobstudentcontract is aangemaakt, komt er een waarschuwende melding (en geen blokkerende). Reden : voor werkstudenten wordt het veld aantal gepland dagen ook verstuurd naar dimona, en heeft invloed op de teller van de jobstudent. Doch dient men dit contract NIET recht te zetten. Jobstudenten 09/02/2016 6

8 3.10 MASTERCONTRACT Momenteel is het niet mogelijk om een mastercontract aan te maken voor : jobstudenten werkstudenten. 4 Parameters 4.1 SEKTIES Initialisatie Jobstudent2012 sekties Deze parameter bepaalt met welke sekties van jobstudenten men wenst verder te gaan vanaf 01/01/2012. Deze is verplicht vanaf 01/01/2012. Zolang deze niet is aangevuld, krijgt men bij opstart van Hiant een niet blokkerende melding hiervan. Hier vult men het sektienummer in, bijvoorbeeld 100 van jobstudent arbeider tijdens zomer. Let op : men geeft hier minstens 2 sekties in om een onderscheid te maken tussen arbeider en bediende. Default worden hier alle sekties ingevuld die aangemaakt zijn voor jobstudenten buiten zomer. Indien u een nieuwe sektie aanmaakt, zijn de voorwaarden: dient als wswncode één van volgende waarden te hebben : 840/841/842/843 de nieuwe sektie dient opgenomen te worden in de parameter 4.2 ATTEST JOBSTUDENT Codeboekcode Attest Jobstudent2012 <id van attest> Het volgnummer van het attest Jobstudent dient bij de waarde in deze parameter te staan. Jobstudenten 09/02/2016 7

9 4.3 OVERLAPPING ATTESTEN Via onderstaande parameter kan men aangeven of de periode van/tot niet overlappend mag zijn voor het betreffende attest (aangezien de student bij een onderbreking meerdere attesten kan hebben op een jaar): Attest Controleer Overlapping <id van attest> Bij de waarde van de parameter geef je dan het nummer van het attest in. 4.4 MAAK UZK EN CONTROLE OP GEKOZEN JOBSTUDENTSEKTIE In punt 5.1 werd bepaald met welke jobstudentensekties er gewerkt wordt in jullie HiAnt. Hierop is een controle voorzien bij de aktie maak uzk. Het systeem geeft een melding indien je een andere jobstudentsektie kiest dan opgenomen in punt 5.1. Controle Jobstudent2012 ControleSektieMaak 2 UZK 1 : blokkerende melding 2 : waarschuwende melding (standaardinstelling) 4.5 MAAK UZK EN CONTROLE OP AANWEZIGHEID ATTEST JOBSTUDENT Indien je bij de aktie maak uzk een geldige jobstudentsektie kiest (= dat opgenomen is in de parameter vermeld in punt 5.1), is er een controle ingebouwd op het reeds aanwezig zijn van het attest jobstudent. De aanwezigheid van dit attest is belangrijk voor de berekening van de 50 dagen (omwille van documentnummer en attestdatum). Je kan instellen dat deze controle niet gebeurt een blokkerende melding geeft (indien geen aanwezigheid van dit attest) een waarschuwende melding (indien geen aanwezigheid van dit attest) Jobstudenten 09/02/2016 8

10 Controle Jobstudent2012 ControleAttestAanw 2 ezig 0 = uit 1 = blokkerende melding 2 = waarschuwende melding (= standaard) 4.6 CONTRACT: VELD AANTAL GEPLANDE DAGEN Via onderstaande parameter kan je instellen dat het veld aantal geplande dagen wijzigbaar is (dit raden wij echter wel af). Indien dit veld wijzigbaar is, en het aantal in dit veld is groter dan de periode (van/tot), komt er een blokkerende melding. Initialisatie Jobstudent2012 LaatManueelAantalDagen Toe Indien men waarde 1 invult in deze parameter, is deze wijzigbaar. Standaard is dit veld dus niet wijzigbaar. 4.7 ARBEIDSCONTRACT : ATTEST JOBSTUDENT VERPLICHT Bij de aanmaak van een arbeidscontract voor jobstudenten wordt er gecontroleerd of er een attest jobstudent aanwezig is (voor de jobstudentsekties gekozen in punt 5.1). Dit omdat HiAnt de attestgegevens zoals reeds hoger besproken, gebruikt worden voor de berekening van 50 dagen, op basis van het documentnummer en attestdatum. Indien er geen attest aanwezig is, komt er standaard een blokkerende melding. Aangeraden wordt dat een attest van het type jobstudent steeds bestaat, en met de meest recente gegevens. Je kan ook verkiezen dat je voor de jobstudenten geen attesten dient in te geven. Een reden kan zijn : men heeft in week 52 zeer veel jobstudenten die men wil verlengen naar week 1. Om niet voor iedere jobstudent een attest te moeten ingeven, kan je dan deze controle uitschakelen Let op : indien je geen attest ingeeft, gaat HiAnt ervan uit dat er GEEN reeds verbruikte dagen zijn (= 0). In Hiant kan men dan tot 50 dagen contracten aanmaken. zie punt 4.4 : deze parameter dient dan uit te staan, of waarschuwend Jobstudenten 09/02/2016 9

11 Controle Jobstudenten AttestAantalDagenVerpl 1 icht Aan te raden is om deze aan te laten staan. 4.8 CONTROLE OP ATTEST BIJ ONDERBREKING Activeren om een melding te geven indien er volgende vraag wordt gesteld nadat je na een onderbreking een tweede contract aanmaakt: Is het attest van jobstudenten up to date? : Controle Jobstudent2012 HerinneringNaOnderbre 0 king 0 = uit (standaard) 1 = aan Controle Jobstudent2012 OnderbrekingVanafAantalD 0 agen Bij waarde geef je het aantal dagen in die als een periode van onderbreking beschouwd moet worden 10 = tien dagen tss contract a en contact b 20 = twintig dagen tss contract a en contact b Het aantal is vrij te kiezen. 4.9 CONTROLE BIJ WERKSTUDENT Controle Werkstudent VerbruikEerstStudentdagen 0 0 = uit (standaard) 1 = blokkerende melding 2 = waarschuwende melding Jobstudenten 09/02/