Aan de leden van Provinciale Staten

Transcriptie

1 Aan de leden van Provinciale Staten Datum : 18 december 2007 Briefnummer : /51/A.19, CW Zaaknummer : Behandeld door : Dommelen R. van Telefoonnummer : (050) Antwoord op : Bijlage : Onderwerp : Het Hoogeland - Evaluatie plan van aanpak, rapportagestukken, begroting 2008 Geachte dames en heren, Met deze brief informeren wij u over de laatste ontwikkelingen rondom de financiële situatie van het Openluchtmuseum Het Hoogeland (OMHH) naar aanleiding van de rapportages t/m het 3 e kwartaal, de evaluatie van het Plan van Aanpak (PvA) en de begroting Eerder hebben wij u geïnformeerd over de financiële positie van het museum in onze brieven van 18 juli 2005 ( ), 16 november 2006 ( ) en 30 mei 2007 ( ). Inleiding Op basis van het Rapport Professionalisering Subsidierelaties is het OMHH geclassificeerd met vijf sterren. Er is een toezichthouder aangesteld. In oktober 2006 heeft het college besloten om in te stemmen met het door het museum aangeleverde PvA. Als voorwaarden hebben wij gesteld dat het plan halverwege 2007 diende te worden geëvalueerd. Deze evaluatie hebben wij begin oktober 2007 ontvangen, evenals de kwartaalrapportages en de begroting 2008 excl. meerjarenraming en risicoparagraaf. Daarnaast ontvangen wij maandelijks een korte financiële rapportage van het museum inclusief een korte toelichting. De toezichthouder beoordeelt de rapportages van het OMHH en heeft frequent overleg met het museum. De uitvoering van het PvA door het museum en de intensieve begeleiding hierop beginnen haar vruchten af te werpen. Het OMHH heeft een aantal concrete maatregelen doorgevoerd om de financiële financiële situatie te verbeteren. Tevens is het museum voornemens om ter aanvulling van het PvA een actieplan te gaan uitwerken in het voorjaar van 2008 om de financiële positie verder te verbeteren. Dit actieplan betreft een intern document dat uiteindelijk wordt opgenomen in het nieuwe beleidsplan van het museum. Hierna gaan wij in op de volgende onderwerpen: 1. Rapportage t/m 3 e kwartaal 2007 incl. verkoop pand te Uithuizermeeden 2. Voortgang en evaluatie Plan van Aanpak 3. Begroting 2008.

2 1. Rapportage t/m 3 e kwartaal 2007 incl. verkoop pand te Uithuizermeeden Het resultaat t/m september bedraagt negatief Dit blijft achter op het begrote resultaat van positief en dus ruim slechter dan begroot. Het museum heeft het bezoekersaantal in haar begroting 2007 gebaseerd op het tienjarig gemiddelde van bezoekers. Het bezoekersaantal t/m september van valt fors tegen, ruim minder dan begroot. De aan het bezoekersaantal gerelateerde inkomsten (entree-, café- en boekenverkoop) zijn t/m september 2007 ook lager dan begroot, de overige inkomsten lager. Deze forse tegenvaller van in totaal kan het museum gedeeltelijk opvangen doordat de inkomsten uit het PvA hoger zijn dan begroot (zie punt 2). Dit is inclusief de niet begrote inkomsten van de incidentele gemeentelijke subsidie. Ook zijn de kosten t/m september lager dan begroot. Dit wordt vooral veroorzaakt door lagere personeels-, collectieen presentatiekosten. Het OMHH verwacht het jaar te kunnen afsluiten met een tekort van ca , dit is lager dan begroot over In dit resultaat is echter nog geen rekening gehouden met de verkoop van het pand ter Uithuizermeeden! Dit pand is verkocht voor De overdracht heeft op 7 december 2007 plaatsgevonden. De verkoop gaat gepaard met een boekwinst van De verkoop heeft een positief effect op het verwachte resultaat 2007, deze laatste wordt ingeschat op ongeveer De liquiditeit en solvabiliteit van het OMHH zal aanzienlijk worden verbeterd indien de opbrengst wordt aangewend om de schuld op de rekeningcourant bij de bank af te lossen. Ook zullen de toekomstige financieringlasten lager zijn omdat het museum minder rente hoeft te betalen. Wij zijn van mening dat de incidentele opbrengst van de verkoop moet worden ingezet ter verlaging van de schuld aan de bank. De effecten van de verkoop worden dus al zichtbaar in de jaarrekening Voor een toekomstige gezonde exploitatie (een sluitende begroting) van het museum is men echter nog vooral afhankelijk van inkomsten gerelateerd aan het bezoekersaantal. 2. Voortgang en evaluatie Plan van Aanpak Het PvA (oktober 2006) markeert de start van een nieuwe koers van het museum. Naast sanering van de financiën en een verbeterde planning en control, heeft het plan inmiddels mede geleid tot vernieuwing van het museumbestuur en de bestuurlijke structuur van het museum. Deze vernieuwingen leiden op zijn beurt weer tot een heroriëntatie op de aard van het museum en zijn maatschappelijk functioneren. De uitvoering en evaluatie van het PvA hebben er tevens toe geleid om te komen tot een nieuw actieplan op hoofdlijnen, waarin o.a. een marketingstrategie zal worden opgenomen. Dit actieplan zal in het voorjaar 2008 nader worden uitgewerkt door het museum. Wij gaan hier in op m.n. de voortgang en evaluatie van de belangrijkste pijlers van het PvA: 2.1. Genereren van extra inkomsten door: a. Verhoging van de gemeentelijke subsidie b. Benadering van vermogende particulieren c. Gebouwen-adoptieprogramma Realiseren van een bezoekersaantal van per jaar Beheersen van de kosten.

3 Ad 2.1 Genereren van extra inkomsten 2.1a. Verhoging gemeentelijke subsidie De gemeentelijke subsidie bedraagt t/m 2006 structureel exclusief indexering (de provinciale bijdrage bedraagt in incl. indexering). De gemeente heeft besloten om de subsidie vanaf 2006 structureel te verhogen met per jaar (totaal ). Vanaf 2008 wordt dit bedrag jaarlijks geïndexeerd. Tevens heeft de gemeente besloten om incidenteel de subsidie te verhogen met per jaar voor 2007 en b. Benadering vermogende particulieren In 2006 is het OMHH gestart met het benaderen van vermogende particulieren met het verzoek om een ruimhartige bijdrage te schenken. Tot en met september 2007 is inmiddels ontvangen, iets minder ( 550) dan begroot. Het is een tijdrovend proces gebleken, dat gebaseerd is op een vertrouwensband tussen schenker en museum. Het OMHH is voornemens om te onderzoeken op welke wijze men de benadering van particulieren beter kan structureren. In het nog uit te werken actieplan ter ondersteuning van het beleidsplan wordt deze vorm van fondsenwerving gestructureerder opgezet. Voorlopig is onduidelijk of deze maatregel structureel kan bijdragen aan het rekeningresultaat van het museum. Het is derhalve zinvol om deze maatregel in het actieplan verder uit te werken. 2.1c. Gebouwen adoptieprogramma Bedrijven kunnen sinds 2006 het OMHH ondersteunen door adoptie van één van de gebouwen. De verwachting is dat bedrijven meerjarig een relatie met het museum willen aangaan. Uiteindelijk verwacht men per jaar aan extra inkomsten te realiseren. In de aanloopperiode 2006 en 2007 is men uitgegaan van per jaar. Tot en met september 2007 heeft het museum een aantal donateurs, die gezamenlijk hebben toegezegd. Hiervan is daadwerkelijk gerealiseerd. Er resteren nog panden die kunnen worden geadopteerd, waarmee de totaalinkomsten uit het adoptieprogramma op kunnen komen. Het nieuwe bestuur heeft zich laten inspireren door een sponsorwerver van de Rijksuniversiteit Groningen. In het nieuwe actieplan en beleidsplan zal het gebouwenadoptieprogramma verder worden ontwikkeld, evenals andere sponsorprogramma's. Hoewel de realisatie lager is dan het PvA lijkt het adoptieprogramma een succes. Het is goed dat in het actieplan wordt onderzocht of er nog meer sponsorprogramma's te ontwikkelen zijn. Ad 2.2 Realiseren van een bezoekersaantal van per jaar Belangrijkst uitgangspunt van het PvA betreft het realiseren van een bezoekersaantal van bezoekers per jaar. De hiermee gepaarde inkomsten (de bruto marge) zouden 6 procent per jaar moeten groeien. In de evaluatie van het PvA geeft het OMHH aan dat het bezoekersaantal, met name vanwege de excentrische ligging van het museum, een moeilijk te beïnvloeden factor is. Om het bezoekersaantal van te kunnen realiseren gaat het museum onderstaande punten verder uitwerken in het actieplan: a. Ontwikkelen van publiciteitsbeleid/marketingstrategie voor het museum b. Ontwikkelen van toeristisch beleid c. Uitvoeren van een bezoekersonderzoek d. Ontwikkelen nieuwe visie op identiteit van het museum e. Behouden en uitbouwen van de attractiewaarde van het museum.

4 Gelet op het effect van de radiocampagne in september en oktober 2007 op het bezoekersaantal is het OMHH van mening dat de promotie van het museum de hoogste prioriteit moet krijgen. In de vijf weken dat het reclamespotje is uitgezonden, brachten mensen een bezoek aan het museum. In dezelfde periode in 2006, waren dit bezoekers. Een gerichte en samenhangende aanpak moet leiden tot structureel hogere bezoekersaantallen. Het museumbestuur verwacht aan een dergelijk beleid in het voorjaar 2008 invulling te kunnen geven. Geconcludeerd kan worden dat het museum er nog niet in geslaagd is om het begrote bezoekersaantal en de hierbij horende inkomsten te realiseren. Wij blijven dus van mening dat een bezoekersaantal van en een jaarlijkse stijging van 6 procent van de bruto marge zeer ambitieuze aannames zijn. Zeker gezien de ontwikkeling van het bezoekersaantal over de afgelopen vijf jaren. De bruto marge t/m september is ten opzichte van de begroting 2007 bijna 26 procent lager. Zoals eerder is aangegeven wordt dit veroorzaakt doordat het bezoekersaantal fors lager is dan begroot. Het is goed dat het museum in het nog uit te voeren actieplan ter onderbouwing van het beleidsprogramma gaat onderzoeken op welke wijze men meer bezoekers en inkomsten kan gaan genereren. Zoals eerder in de vergadering van de Statencommissie besproken is, zijn wij in principe bereid om eenmalig bij te dragen aan het opstellen van een sterke marketingstrategie. Ad 2.3 Beheersen van de kosten Wat betreft de kosten kan worden geconcludeerd dat t/m september 2007 het niveau van de kosten zich lijken te ontwikkelen conform PvA. Doordat het museum meer aandacht besteed aan de Planning & Controlcyclus worden de kosten beter beheerst. Het nieuwe bestuur neemt haar taak om de financiën te verbeteren serieus op. Wij delen de mening van het museum dat het PvA een positieve bijdrage levert aan een verbetering van de financiële exploitatie van het museum. Het gebouwen adoptieprogramma en het benaderen van vermogende particulieren leveren extra inkomsten op. Ook heeft de gemeente haar bijdrage structureel en incidenteel verhoogd en geïndexeerd. Het lijkt er op dat het museum redelijk grip heeft op de kostenontwikkeling. Het OMHH is echter voor haar inkomsten zeer afhankelijk van het bezoekersaantal, waarbij het streefgetal van voorlopig niet wordt gehaald. 3. Begroting 2008 en meerjarenbegroting Het museum verwacht een positief resultaat van Dit verwacht resultaat sluit redelijk aan op de meerjarenbegroting aangeleverd bij het PvA. De inkomsten uit entreegelden, horeca en boekwinkel zijn wederom gebaseerd op een bezoekersaantal bezoekers, vooral te realiseren met behulp van het nog uit te werken actieplan. De entreegelden worden verhoogd met gemiddeld 7 procent ten opzichte van Het verwachte kostenniveau 2008 is nagenoeg gelijk aan de meerjarenbegroting van het PvA, met uitzondering van de financieringslasten. Als gevolg van de verkoop van het pand te Uithuizermeeden zijn deze ruim lager dan begroot. Ons inziens zijn de inkomsten gerelateerd aan bezoekersaantallen (nog steeds) te optimistisch begroot. Het museum werkt wel een actieplan uit mede om een bezoekersaantal van bezoekers per jaar te gaan realiseren. In de

5 meerjarenbegroting wordt er vanuit gegaan dat de provinciale subsidie vanaf 2009 structureel wordt verhoogd met Voor de nieuwe cultuurnotaperiode zetten wij in op een continuering van de huidige kaders. Er zal daarbij worden gestreefd naar een evenwichtige balans tussen gemeentelijke en provinciale subsidies. Het lijkt er op dat de kosten worden beheerst. Het OMHH verwacht een resultaat van , eventuele tegenvallers kan men dus opvangen binnen de begroting Conclusie mag zijn dat er door veel inzet van het museum concrete resultaten zijn geboekt. Met name de verkoop van het pand zal een positief effect hebben op de jaarrekening Naar het museum toe zullen wij te kennen geven dat de opbrengst moet worden gebruikt om de schulden te verlagen. Tevens zullen wij aangeven dat wij de conclusies van de evaluatie van het PvA delen. Wij onderstrepen het belang van het op te stellen actieplan ter ondersteuning van het beleidsplan Hierbij dient met name veel aandacht te worden besteed aan het verbeteren van het aantal bezoekers. Het toezicht op het museum wordt voorlopig gehandhaafd. Het OMHH dient ons te blijven informeren aan de hand van de afgesproken rapportages. Op basis van de jaarrekening 2007 zullen wij een nieuwe overweging maken met betrekking tot de toedeling van het aantal sterren. Verder dient het museum ter toelichting op de begroting 2008 een nieuwe meerjarenbegroting en geactualiseerde risicoparagraaf aan te leveren voor 15 februari Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Groningen:, voorzitter., secretaris.