Nota van inlichtingen t.b.v. Roadshow duurzame Vis d.d

Transcriptie

1 Nota van inlichtingen t.b.v. Roadshow duurzame Vis d.d Als er ingeschreven wordt op het onderdeel campagne/concept, mag men dan ook inschrijven op andere onderdelen van de campagne? Het gaat hier om de aanbesteding voor de roadshow. Conceptontwikkeling voor de campagne wordt via een tweede aanbesteding geregeld, die op 3 mei openbaar is gemaakt op aanbestedingskalender.nl. U kunt dus op beide aanbestedingen inschrijven of alleen op de roadshow of alleen de voorlichtingscampagne. Schrijft u in, dan moet er een volledig projectplan ingediend worden. Dus: een complete roadshow of een complete voorlichtingscampagne. Dit staat omschreven in 3.5 van het bestek. 2. Als concept, ontwikkeling en productiekosten aan een inschrijver wordt gegund, mag deze daarnaast ook als onderaannemer (van derden) fungeren in de andere onderdelen van de campagne? Ja, dat kan. 3. Wordt de winnende inschrijving (kostenbegroting en het concept van de inschrijver (3.1 bestek) gedeeld met het nog te selecteren reclamebureau? Nee, het gaat om twee aparte aanbestedingen. 4. Voor de opdracht is euro begroot. In de opsomming staat begroot. Welk bedrag is juist? We houden euro aan. Dan hebben we een kleine onvoorzien van 2000 euro. 5. Zijn de budgetten in- of exclusief BTW? Excl. BTW 6. Moet de inschrijving in Engelse en Nederlandse taal geschieden of in Engelse of Nederlandse taal? Het mag Nederlands of Engels zijn. Voor ons is Nederlands natuurlijk het makkelijkst, maar we moeten internationale ondernemingen ook de kans geven in te schrijven, vandaar dat Engels ook zou kunnen. 7. In welke documentsvormen moeten de inschrijvingen ingediend worden? In welke mate mag visuele ondersteuning onderdeel uitmaken van dit document? Alle windows programma s volstaan, ook adobe acrobat. Het is aan de inschrijver om al dan niet visuals aan te leveren. Het schept natuurlijk wel een duidelijker beeld. 8. Hoe is het proces en het projectteam na gunning aan de kant van de opdrachtgever georganiseerd? Na gunning heeft u te maken met een marketingcommunicatie manager en een projectmanager die de ontwikkeling van de roadshow coördineren en aansturen. De praktische uitvoering is in handen van de partij die de roadshow uitvoert. 9. Wat is de samenstelling van de beoordelingscommissie? Deze bestaat uit 2 marketingcommunicatiemanagers en 1 projectmanager van het Productschap Vis, afdeling Nederlands Visbureau.

2 10. Wat zijn de learnings van de vorige vistour? Zie bijlage evaluatie Vis on tour. 11. Wanneer wordt gesproken over duurzame vis? Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is inmiddels top of mind binnen de Nederlandse vissector. Diverse campagnes van maatschappelijke organisaties in binnen- en buitenland wijzen steeds vaker op het belang van een duurzame vis en visserij. Deze ontwikkelingen vormen de voornaamste drijfveer voor supermarktketens en detaillisten om van hun toeleveranciers te verlangen dat de geleverde vis, schaal-, week- en schelpdieren uit duurzaam beheerde bronnen afkomstig zijn. Dat laatste betekent dat bestanden niet overbevist worden en dat de visserij of kweek geen negatieve impact op de omgeving heeft. De vissector wil graag invulling geven aan de vangst, kweek, verwerking, handel en verkoop van een verantwoord product. Hierbij staan twee zaken centraal: luisteren en samenwerken. Als sector hebben we een open oor voor kritische vragen vanuit de maatschappij. In de oplossing van de problemen zoeken we de samenwerking met anderen, zoals de wetenschap, overheid en maatschappelijke organisaties. Ook geven we openheid van zaken over onze activiteiten met een rapportage maatschappelijk verantwoord ondernemen. Als voorbeeld van die samenwerking heeft de vissector samen met Stichting de Noordzee, het Wereld Natuur Fonds en de minister van EL&I een convenant getekend over belangrijke thema's en daar concrete afspraken over gemaakt. Bijvoorbeeld over certificering van de vis of over de instelling van beschermde gebieden op de Noordzee. 12. Wat zijn de specificaties, merk en formaat van de koelkasten en flatscreens? De koelkasten zijn van SMEG (zie evaluatie voor afbeelding) 60 x 75 cm, helaas zijn er van de flatscreens geen formaten, maar deze zijn ook in de evaluatie te zien. De apparaten zijn eigendom van het Nederlands Visbureau, dus vrij te gebruiken. 13. Zijn er al brochures en korte filmpjes beschikbaar? Ja, er is al genoeg materiaal. Kijk op of op de beeldbank via Het is de bedoeling dat de roadshow en de reclamecampagne ook in deze stijl worden uitgevoerd. 14. Op welke wijze worden de twee gevraagde referenties beoordeeld op de genoemde criteria duurzaamheid, doelgroep, foodcampagnes? Inhoudelijk worden de referentiewerken niet gedetailleerd beoordeeld. Het gaat erom dat de Inschrijver ervaring heeft met duurzaamheid, de doelgroep en foodcampagnes. Indien er aan deze eisen wordt voldaan, krijgt de inschrijver het maximale puntenaantal. 15. Is er een aparte bijlage beschikbaar voor de referentiewerken? Er zit bij de eigen verklaring een formulier voor het opgeven van referentiewerken (bijlage 1) 16. Kunnen wij extra informatie van onze referenties meesturen bij de inschrijving? Graag, alle extra info met betrekking tot uw ervaringen zijn welkom. 17. Wilt u tijdens en na het project inzicht in de behaalde resultaten. Maakt dit deel uit van de opdracht? Waarschijnlijk wel. Misschien kunnen we de uitvoering nog wat bijsturen naar aanleiding van onderzoeksgegevens. 18. Gaat uw voorkeur uit naar huur of aanschaf van materialen?

3 Aangezien de roadshow slechts voor een jaar ingezet gaat worden, en onzeker is wat er na die periode gaat gebeuren geven wij de voorkeur aan huur. 19. Op welke wijze vindt de projectevaluatie plaats? We hebben graag tussentijds inzicht in de werking van de roadshow en mondeling overleg met de uitvoerende partij. Natuurlijk wensen we ook tussentijdse evaluaties per evenement. 20. Wanneer is de roadshow voor u succesvol? Als wij voldoende consumenten uit de doelgroep hebben bereikt met de boodschap. Het is lastig hier kwalitatieve gegevens aan te hangen, omdat de roadshow niet puur uit sampling bestaat. Daarom moet er misschien een direct respons actie aan de roadshow gekoppeld worden. 21. Wat is de primaire doelgroep van uw campagne? Zie bestek 3.3. De doelgroepomschrijving is m.i. heel duidelijk en gedetailleerd. 22. Hoeveel mensen uit de doelgroep wilt u bereiken? Daar hangen wij geen bereiksdoelstellingen aan. 23. Aan welk aantal te bezoeken lokaties denkt u? Hangt af van de kosten, dus het is eerder de vraag hoeveel roadshows er voor het budget gedaan kunnen worden. 24. Er wordt geacht dat het effect binnen de doelgroep maximaal is. Wat is uw beoogde effect? Het is belangrijk we zoveel mogelijk consumenten binnen de doelgroep bereiken. Het maximale bereik is dus te halen door op evenementen te gaan staan waar de doelgroep sterk vertegenwoordigd is. Zoals reeds genoemd onder vraag 20 willen wij geen kwantitatieve bereiksdoelstellingen vaststellen. Het gaat hierbij om de kwaliteit. 25. Hoe ziet u de synergie tussen de nog uit te zetten reclamecampagne en andere genoemde campagneonderdelen en de roadshow? Het is belangrijk dat de voorlichtingscampagne en de roadshow qua look en feel op elkaar aansluiten. Verder wordt er binnen de voorlichtingscampagne foldermateriaal en een audiovisual ontwikkeld om tijdens de roadshow te vertonen. 26. Welke onderdelen van de door u genoemde middelen (3.2) ziet u als onderdeel van deze aanbesteding? Maakt de mediacampagne, audiovisual en het magazine deel uit van deze opdracht? Print, online en de audiovisual en het magazine komen in de aanbesteding van de voorlichtingscampagne duurzame vis aan bod. 27. Hoe is de verhouding van aandacht en budget tussen sampling en informatieverstrekking? Valt het bouwen en inrichten van de stand binnen de aanbesteding? Ja, de complete uitvoering van de roadshow (dus ook de productie van de stand en de praktische uitvoering) valt onder deze aanbesteding. 29. Wilt u dat de inschrijver zorgt voor standbemensing? Ja, zie vraag 28.

4 30. Hoe wilt u dat de inschrijver om gaat met werving en opleiding van de standbemanning? Dat is tevens in handen van de Inschrijver 31. Moet de inschrijver de kosten voor vis en ingrediënten op zich nemen? Kosten van vis en ingrediënten vallen onder het budget van de Inschrijver. Het Productschap Vis zal slechts een visleverancier adviseren. Kosten voor ingrediënten zijn lastig in te schatten. Bij de vorige roadshow lag dit rond de 400 euro per dag. 32. Welke onderneming heeft vorige keer vis on tour georganiseerd? Promodukties uit Amsterdam 33. Waarom is niet opnieuw gekozen voor dezelfde partij? Omdat wij een nieuwe aanbesteding moesten utschrijven voor deze opdracht. 34. Hoeveel locaties heeft de vorige keer vis on tour aangedaan; hoe vaak is het bij deze roadshow de bedoeling? De vorige keer hebben wij in twee jaar tijd rond de 65 lokaties bezocht. De hoeveelheid is nu afhankelijk van wat er na de kosten voor de bouw overblijft om lokaties aan te doen. 35. Zijn gekke locaties bespreekbaar? bijvoorbeeld op het Mediapark, bij de Hofvijver, op Schiphol, op redacties van kranten, tv zenders etc. Is altijd bespreekbaar, mits goed onderbouwd. 36. Is het tevens mogelijk om niet (alleen) met een stand aan de roadshow deel te nemen, maar (ook) met bijvoorbeeld buikbakken of andere afwijkende presentatievormen? Ja, mits de boodschap goed overkomt en doelstellingen worden behaald. 37. Dienen referenties betrekking te hebben op roadshows rondom food of kan e.e.a. breder worden gezien? Referenties rondom food en duurzaamheid hebben een pre, zoals u kunt zien in de gunningscriteria. 38. Neemt het productschap het voortouw m.b.t. bepaalde events die perse moeten worden aangedaan tijdens de roadshow? Wij willen in ieder geval de Libelle Zomerweek 2013 en Margriet Winter Fair 2012 bezoeken. En vanaf augustus al een aantal visserijdagen. De overige lokaties willen we in overleg met het promobureau afstemmen. 39. In hoeverre is creatief conceptontwikkeling/ creatief eigendom geborgd? Hiermee bedoelen wij: In hoeverre blijft het conceptidee ons eigendom en in hoeverre wordt het beschikbaar gesteld aan derden? Wij dragen concepten nooit aan derden over, die blijven intern. In principe sluiten we na gunning een overeenkomst af waarbij de rechten voor eigendom van de roadshow etc overgedragen worden aan het Productschap Vis. 40. Dienen recepten met de vis van de maand al helemaal te zijn uitgeschreven of gebruiken we recepten van de website visrecepten.nl? Wij ontwikkelen zelf recepturen of we gebruiken die van visrecepten.nl

5 41. Dient de kok in de stand enkel de recepten van de vis van de maand te bereiden of ook nog zelf recepten uit te schrijven? Nee 42. Is het gecombineerd gebruiken van een kok-acteur een bespreekbare optie? Ja, dat zou kunnen. De kok moet de duurzaamheidsboodschap natuurlijk ook kunnen uitdragen. 43. Dienen de kosten voor inhuur standruimte, bij bijvoorbeeld de Libelle zomerweek, ook in de begroting opgenomen te zijn? Ja, wij ontvangen graag een totaalbegroting euro is het totaalbudget.