Openbare Aanbesteding Roadshow over duurzame vis

Transcriptie

1 BESTEK Openbare Aanbesteding Roadshow over duurzame vis Aanbestedende Dienst: te Rijswijk (Nederland) d.d. 11 april 2012 p. 1

2 1 Inleiding Dit bestek bevat informatie die geïnteresseerde ondernemingen nodig hebben om zich een beeld te kunnen vormen van de aanbesteding voor een opdracht aangaande het project "Roadshow over duurzame vis" in opdracht van het. Naar aanleiding hiervan kan door ondernemingen worden besloten om al dan niet een Inschrijving in te dienen. Daarnaast bevat het bestek de benodigde informatie met betrekking tot de selectie- en gunningscriteria en worden geïnteresseerde ondernemingen door middel van dit bestek nader geïnformeerd over de procedure die de Aanbestedende Dienst () zal volgen om tot een overeenkomst te komen met een onderneming die de uitvoering van de Opdracht op zich zal nemen. U wordt uitgenodigd om op basis van de Aankondiging van een opdracht d.d. 11 april 2012, de Eigen Verklaring en dit bestek een Inschrijving te doen toekomen voor 22 mei 2012 om 07:00 uur conform de eisen en wensen die hierin zijn vastgelegd ten aanzien van de Inschrijving, contractvoorwaarden en een aantal andere aspecten ten aanzien van de uitvoering van de werkzaamheden. Deze aanbesteding wordt gecoördineerd door het, afdeling Nederlands Visbureau. p. 2

3 2 Organisatie en aan te besteden opdracht 2.1 / afdeling Nederlands Visbureau De afdeling Nederlands Visbureau van het is de marketing- en communicatieorganisatie voor en namens de Nederlandse vissector. Met gerichte campagnes in binnen- en buitenland wordt het imago van vis, schaal- en schelpdieren versterkt en de consumptie bevorderd. 2.2 Contactpersoon Nederlands Visbureau Het contact tussen de Inschrijver en het verloopt via onderstaande gegevens: Afdeling Nederlands Visbureau Bezoekadres: Treubstraat 17 Postadres: Postbus 72 (2280 AB) te RIJSWIJK Contactpersoon: Lisette Wassenaar de Otter T: F: E: aanbesteding-evf@pvis.nl Alle communicatie met betrekking tot de onderhavige aanbesteding dient per te verlopen via e- mailadres: aanbesteding-evf@pvis.nl. Alle vragen en/of opmerkingen zullen binnen een week na indienen behandeld worden. 2.3 Definities Aanbestedende dienst De Aanbestedende dienst is het, afdeling Nederlands Visbureau te Rijswijk. Hierna te noemen. Aanbestedingsdocumentatie De documenten die ten behoeve van de Aanbestedingsprocedure zijn opgesteld door of namens het, waaronder de Aankondiging van een opdracht, Eigen Verklaring en dit bestek. Aankondiging De aankondiging van de aanbestedingsprocedure op Bestek Een beschrijving van de op te dragen werkzaamheden, de daarbij behorende gegevens, technische specificaties en de door de Aanbestedende dienst te hanteren voorwaarden waar de Inschrijver gedurende uitvoering van de opdracht aan moet voldoen. Contactpersoon Door de Aanbestedende dienst aangewezen persoon die correspondentie en uitvoering van het project rondom de Aanbesteding op zich neemt. p. 3

4 Contractant De ondernemer met wie de overeenkomst wordt gesloten. Derden Natuurlijke personen of rechtspersonen waarop een marktpartij zich kan beroepen om te kunnen voldoen aan de eisen van de financiële en economische en de technische bekwaamheid, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die derden. Eigen Verklaring De verklaring die aangeeft dat Inschrijver voldoet aan de minimaal noodzakelijke voorwaarden voor het verkrijgen van de opdracht. Gunningcriteria De criteria die van toepassing zijn bij het vaststellen van de economisch meest voordelige Inschrijving. Inschrijver Een ondernemer die een inschrijving heeft ingediend. Inschrijving Een door Inschrijver ingediende aanbieding op het door de Aanbestedende dienst toegezonden bestek. Overeenkomst De overeenkomst die wordt gesloten met de onderneming aan wie opdracht wordt gegund conform de aanbestedingsprocedure. Uitsluitingscriteria De algemene gronden voor uitsluiting van deelneming zoals genoemd in artikel 45 van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Stb. 2005/408) en vermeld in de Eigen Verklaring. Selectie-/kwalificatiecriteria De criteria op basis waarvan de geschiktheid van de Inschrijvers wordt getoetst. 3 Informatie over de opdracht 3.1 Projectbeschrijving Het project betreft het ontwikkelen en uitvoeren van een Roadshow over duurzame vis, welke mede mogelijk is gemaakt dankzij een subsidie uit het Europees Visserij Fonds. Verzocht wordt om een concept te presenteren waarmee de mannen van de zee een jaar lang de boer op kunnen om de consument kennis te laten maken met duurzame vis. Geef hierbij een locatievoorstel, kostenbegroting en planning. Achtergrond campagne mannen van de zee In 2012 start de afdeling Nederlands Visbureau van het met een campagne over duurzame vis, mede mogelijk gemaakt dankzij een subsidie van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Deze subsidie is deels gefinancierd uit het Europees Visserij Fonds (EVF). p. 4

5 De campagne moet een verlengde worden van de huidige campagne De Mannen van de Zee, waarin de mannen van de zee ieder op hun eigen wijze vertellen over hoe vis gevangen, verwerkt, verhandeld of geïmporteerd wordt. Dat wordt gedaan via de vis van de maand. Elke maand een andere vis, elke maand een ander verhaal. Authenticiteit is het sleutelwoord. De Mannen van de Zee stralen passie voor het vak uit en roepen emotie, stoerheid en sympathie op. Zo vertelt een scholvisser wat hij allemaal doet om de schol zo vers en mooi mogelijk bij de consument te krijgen, laat een makreelroker zien hoe het roken van makreel in zijn werk gaat en is een tonijnimporteur aan het woord over de overbevissing op tonijn. In de nieuwe duurzame viscampagne vertellen de mannen van de zee ook hun verhaal, maar dan loopt het thema duurzaamheid als een rode draad door het verhaal. De EVF campagne is een massamediale campagne, waarin niet zozeer over vissoorten gesproken wordt, maar over het centrale thema duurzame vis. Duurzaamheid is een groeiend maatschappelijk onderwerp. Regelmatig laten pers, politiek en NGO s zich kritisch uit over duurzaamheid in de visserijsector. Maar de vissector is innovatief bezig. Jarenlang is geïnvesteerd in onderzoek naar nieuwe visserijtechnieken en verwerkingsmethoden. Steeds meer visserijen hebben het MSC (Marine Stewardship Council) certificaat, een label voor duurzame visserij, ontvangen. Dat begint nu zijn vruchten af te werpen, dus het wordt hoog tijd erover te communiceren. De Doelstelling van het duurzaamheidsproject is als volgt geformuleerd: a. de kennis ten aanzien van de verduurzaming in de visserijsector en haar producten bij de consument vergroten en de voorkeur voor duurzame vis creeëren. b. Verdergaande kwaliteitsborging en ketenvorming van de vissector stimuleren en traceerbaarheid van visproducten vergroten. Binnen de communicatiecampagne zullen wij ons alleen richten op doelstelling a. 3.2 Kernboodschap De Mannen van de Zee brengen u duurzame vis. In de campagne komen zaken aan bod als bestandsbeheer, nieuwe duurzame vistechnieken en kwalitatieve en duurzame verwerking, producten en vistechnieken die voorlopen op het gebied van duurzaamheid worden als voorbeeld gehanteerd om de verduurzaming te verbeelden. Voor de EVF campagne worden de volgende middelen ingezet: - Mediacampagne in print en online - Audiovisual over duurzame vis, in te zetten op internet, tijdens evenementen en de roadshow, mogelijk gecombineerd met een tv programma. - Brochure / magazine: met de mannen van de zee en duurzame vis in de hoofdrol. Magazine wordt gratis verspreid onder visverkooppunten, meegestuurd met magazines en uitgedeeld tijdens evenementen. - Roadshow: vispromotie door het land waarbij duurzame vissoorten worden gepromoot en tevens aandacht is voor de duurzame manier waarop de vis is gevangen. Dit gebeurt via informatie in beeld en in tekst, maar ook door het proeven van vis (sampling). 3.3 Doelgroep Voor de promotie van vis, schaal- en schelpdieren zijn een groot aantal doelgroepen te definiëren. Bij de bepaling van doelgroepen is het belangrijk vooral keuzes te maken en het aantal en de grootte van de doelgroepen te beperken. Daarbij is de curve van Rogers één van de leidraden. p. 5

6 Communicatiedoelgroep van de campagne zijn consumenten die zich in de Roger s curve bevinden bij de early adaptors / early majority. Deze aanjagers vervullen een belangrijke rol als het gaat om inspireren van het grote publiek. Het zijn matige viseters (gemiddeld eens per 2 weken) en hebben interesse in food en koken. Gezond eten is belangrijk. Deze consument haalt zijn inspiratie uit magazines, internetsites, tv programma s, op events en in winkels. Hij/zij wil meer informatie over vis krijgen, vraagt zich regelmatig af welke vissoort hij nu wel of niet kan eten en ziet de bomen door het bos niet meer als het gaat om informatievoorziening over duurzame vis. Vis moet wel verantwoord gevangen en verwerkt zijn en de seizoenen zijn belangrijk in de keuze voor een bepaalde vissoort. Men deinst niet terug voor een hele vis op het bord en staat open voor het proberen van andere vissoorten. Visaankopen worden het liefst gedaan bij de viswinkel of op de markt, maar gemaksproducten (bv. mosselen, zalm, diepvriesvis) worden ook bij de supermarkt gekocht. Mediadoelgroep: Boodschappers, jaar, AB1, man / vrouw (nadruk op vrouw), interesse in koken, sociaal-maatschappelijke onderwerpen als milieu en duurzaamheid en gezond leven. Marktonderzoeksbureau GfK heeft een ander model ontwikkeld om doelgroepen te segmenteren naar life style elementen (Roper Consumer Styles). Ook het mediagedrag is bekend van deze groepen. Aan dit model kunnen vervolgens de kwantitatieve consumptiecijfers vis gekoppeld worden, waardoor het consumptiegedrag van de (consumenten) doelgroep nauwkeurig gevolgd kan worden. Het volgende model geeft de indeling van consumenten weer en de waarden waaraan zij hechten. Op het materiele gericht materialisme, prijs-waarde georienteerd, status Dromers Huiselijken 4.6% 16.7% Gesettelden Avontuur en non-confomisme Hedonisme, plezier, risico s Toekomstgericht, grote aspiraties Spanningszoekers 5.0% Passievol leven, avontuur 15.2% Duurzaamheid en intellectuele verrijking Verlangen naar zekerheid en status Sociale verantwoordelijkheid Realisten 10.7% Hard werken, respect voor omgeving en natuur 14.7% 23.6% Rust en harmonie 9.5% Wereldburgers Maatschappelijk betrokkenen Plichtsgetrouwen Veeleisend, sterk plichtsbesef Traditioneel en harmonie Veiligheid en zekerheid Op het intellectuele gericht Post-materialisme, kwaliteit georienteerd, authenticiteit p. 6

7 De grootste viseters bevinden zich in dit model binnen de wereldburgers (index 107), de maatschappelijk betrokkenen (111), plichtsgetrouwen (105) en de gesettelden (103). Dit zijn ook de consumenten die het meest gevoelig zullen zijn voor de centrale vis-boodschap. Als bijlage is een overzicht van het media-gebruik van de diverse groepen opgenomen. Voegen we elementen van het Rogers model en het Roper model samen, dan ontstaat een duidelijke omschrijving van de vis-consument zoals hierboven omschreven. 3.4 Eisen en wensen concept Het is vooral belangrijk de consument te voorzien van informatie (we hebben immers veel te vertellen), sampling is van ondergeschikt belang. Het concept moet minimaal de volgende elementen bevatten: 1. Kookdemonstratie met duurzame vissoorten Onderdeel van de roadshow is een kookdemonstratie. Consumenten moeten duurzame vis kunnen proeven en zien hoe de bereiding in zijn werk gaat. De demonstratie zal zowel uit koude als warme bereidingen bestaan. De kookunit die wordt gebruikt moet mobiel zijn en tijdens verschillende evenementen makkelijk inzetbaar zijn, zonder inzet van professionele (stand) bouwers. Ook derden (sectorgenoten) moeten de kookunit makkelijk kunnen gebruiken voor hun eigen promotiedoeleinden. 2. Informatievoorziening consumenten omtrent duurzaamheid In het concept moet het onderwerp duurzame vis op een makkelijke en eenvoudige manier gecommuniceerd worden. Dat gebeurt in ieder geval middels een brochure en korte filmpjes, maar daarnaast zijn wij op zoek naar een geschikte methode om de consument met dit onderwerp aan te spreken. Look and Feel Het concept moet qua uitstraling aansluiten bij de huidige mannen van de zee campagne. De sfeer is heel belangrijk: authenticiteit, vakmanschap, stoerheid en puurheid moet er vanaf stralen. Het concept moet een open en uitnodigend karakter hebben waarbij de bezoekers worden aangetrokken door de beelden (foto s en film). Op is meer informatie te vinden over de campagne mannen van de zee. Van onze vorige vis on tour actie zijn er nog 4 lichtblauwe koelkasten en 2 flatscreens beschikbaar, die weer gebruikt zouden kunnen worden. Personeel Het promotiebureau zet personeel in. In een aantal gevallen (bv. beurzen) komt er een sectorgenoot meer over duurzaamheid vertellen in de stand. Locaties Het is de bedoeling zoveel mogelijk consumenten uit de doelgroep te bereiken. Qua lokaties wordt gedacht aan beurzen (bijvoorbeeld Libelle zomerweek, Margriet Winterfair), culinaire evenementen, biologische streekmarkten, visserijdagen etc. Maar ook demonstraties rondom winkelcentra of in samenwerking met bepaalde retailers zijn denkbaar. De Inschrijver zorgt voor de benodigde vergunningen. Duurzame producten Omdat duurzame vis wordt gepromoot, is het van belang ook in de standbouw gebruik te maken van duurzame materialen. p. 7

8 3.5 Budget, looptijd en beschrijving aan te besteden opdracht Het doel van de aanbesteding is het afsluiten van één Overeenkomst met één Contractant voor de uitvoering van de opdracht Roadshow ten behoeve van de duurzame viscampagne in Nederland voor het. Het totale campagnebudget is euro. Voor de opdracht zoals in dit bestek omschreven is euro begroot. Het totaalbudget is als volgt verdeeld: Concept, ontwikkeling en productiekosten ,00 Plaatsingskosten media ,00 Productie en exploitatie duurzame vis tour ,00 Webpagina duurzame vis Totaal De reclamecampagne wordt ontwikkeld door een nog te selecteren reclamebureau. Daarnaast zal de afdeling Nederlands Visbureau van het een deel van de activiteiten zelf uitvoeren. De subsidie is toegekend per 1 oktober 2011 en loopt door tot en met 30 juni De looptijd van de ontwikkeling en uitvoering van de Roadshow is van 18 juni 2012 tot en met 31 mei Aanbestedingsprocedure Het hanteert een openbare aanbestedingsprocedure. De aanbesteding geschiedt op basis van de richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 31 maart 2004 betreffende coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, die in Nederland is geïmplementeerd via het besluit van 16 juli 2005, houdende regels betreffende procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (Bao). 4.1 Doel Het doel van de aanbesteding is het afsluiten van één Overeenkomst met één Contractant voor de uitvoering en ontwikkeling van een Roadshow ten behoeve van de duurzame viscampagne in Nederland voor het. Na beoordeling van de Inschrijvingen zal de Overeenkomst worden gesloten met de Inschrijver die de economische meest voordeling Inschrijving heeft gedaan. De Overeenkomst heeft betrekking op de roadshow voor duurzame vis. De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van 11,5 maanden. De looptijd start op het moment van ondertekening van de overeenkomst (naar verwachting op 18 juni 2012). Een van de voorwaarden voor de ondertekening van de overeenkomst is dat de uitvoering van de Roadshow over duurzame vis op 1 augustus 2012 dient te starten. 4.2 Planning van de aanbestedingsprocedure De beoogde planning van de aanbestedingsprocedure is als volgt. Aan de genoemde data kunnen geen rechten worden ontleend. p. 8

9 Nr. Actiepunten procedure Beoogde deadline 1. Publicatie aankondiging opdracht op 11 april Sluitingsdatum Inschrijving 22 mei 2012 om 07:00 uur 3. Beoordeling Inschrijvingen (gereed) 30 mei Gunning- en afwijzingsbrieven 30 mei Einde bezwaartermijn 15 dagen 14 juni Definitieve gunning en contractsluiting 18 juni Start Roadshow 1 augustus Aanbestedingsvoorwaarden Voorwaarden a. Instemming Het indienen van de Inschrijving houdt in dat de Inschrijvers met de voorwaarden van de Aanbestedingsprocedure instemmen. b. Rangorde Aanbestedingsdocumentatie Bij strijdigheid tussen de inhoud van de verschillende Aanbestedingsdocumenten geldt de volgende rangorde: - Overeenkomst; - Eventuele bijlagen Overeenkomst; - Aankondiging van de opdracht; - Bestek. c. Mondelinge informatie Inschrijvers kunnen geen rechten ontlenen aan mondelinge uitspraken, toezeggingen en suggesties van medewerkers en/of adviseurs van het, gedaan in het kader van de Aanbestedingsprocedure en/of de Aanbestedingsdocumentatie. Inschrijvers kunnen zich slechts beroepen op schriftelijke informatie verstrekt door of namens. d. Taal Inschrijvingen dienen gesteld te zijn in de Nederlandse en Engelse taal. Inschrijvingen in andere talen dan de Nederlandse of Engelse taal worden van deelname uitgesloten. e. Eenmaal aanmelden Een onderneming kan zich slechts eenmaal aanmelden als Inschrijver, hetzij als zelfstandige, hetzij als hoofdaannemer, hetzij als onderaannemer, hetzij als deelnemer in een combinatie. Van ondernemingen die behoren tot hetzelfde concern kan slechts een onderneming op de aanbesteding inschrijven, tenzij de ondernemingen binnen het concern aantonen dat geen afhankelijkheidsverhouding tussen hen bestaat en/of dat geen invloed op een ander wordt uitgeoefend. Indien onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid tussen de ondernemingen binnen een concern gewaarborgd is, mogen meer ondernemingen binnen een concern op de opdracht inschrijven. De ondernemingen die het aangaat, tonen hun onafhankelijkheid ten opzichte van elkaar en de vertrouwelijke behandeling van hun Inschrijving ten genoegen van aan met alle middelen die zij daartoe dienstig achten. Ondernemingen die behoren tot hetzelfde concern kunnen in ieder geval wel gezamenlijk als een Inschrijver meedoen (als hoofd-/onderaanneming of in combinatie). p. 9

10 f. Onderaanneming Een samenwerking in de vorm van hoofd- en onderaanneming kan zich aanmelden als één Inschrijver. De hoofdaannemer blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de uit te voeren werkzaamheden. De hoofdaannemer is voor de gehele uitvoering van de opdracht, inclusief hetgeen door de onderaannemer wordt verricht, aansprakelijk. De Inschrijver kan zich beroepen op de financiële en economische draagkracht en/of technische bekwaamheid van een onderaannemer. In dat geval dient de Inschrijver naast de door hem in te dienen stukken, de bescheiden van de betreffende Onderaannemer(s) in te dienen, die onder i zijn genoemd ten aanzien van de Derde. dient de door de Contractant tijdens de uitvoering van de werkzaamheden in te schakelen onderaannemer(s), schriftelijk goed te keuren, alvorens de onderaannemer werkzaamheden uitvoert. g. Combinatie Een combinatie van bedrijven kan gezamenlijk als één Inschrijver inschrijven. Bij de Inschrijving overlegt de combinatie een door alle deelnemers in de combinatie ondertekende verklaring waaruit blijkt (a) dat alle deelnemers in de combinatie gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de volledige en juiste uitvoering van de overeenkomst in al zijn onderdelen en (b) de naam van de deelnemer in de combinatie die tijdens de uitvoering van de overeenkomst als vertegenwoordiger namens de combinatie optreedt en bevoegd is de combinatie te binden. Voor de invulling van de gegevens en het tekenen voor de verantwoordelijkheid wordt u verwezen naar de Eigen Verklaring. h. Concernverklaring Indien de Inschrijver een dochter- of werkmaatschappij is, dient er een ondertekende verklaring van de holding/concernmaatschappij bijgevoegd te worden waarin zij verklaart dat zij bij eventuele gunning van de opdracht aan de Inschrijver, zich volledig garant stelt voor de nakoming van de uit de opdracht voortvloeiende contractuele verplichtingen. Dit geldt alleen indien en voor zover de moedermaatschappij feitelijke werkzaamheden verricht. Indien de holding/concernmaatschappij bijvoorbeeld uitsluitend holdingactiviteiten uitvoert, zoals het houden van de aandelen en het voorzien in de pensioenvoorziening van de directeur, is de concernverklaring niet vereist. i. Beroep op middelen Derden De Inschrijver kan zich beroepen op de financiële en economische draagkracht en/of technische bekwaamheid van Derden. In dat geval dient de Inschrijver naast de door hem in te dienen stukken, de volgende bescheiden van de betreffende Derde(n) in te dienen: 1. Een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel; 2. Een verklaring van de Derde waaruit blijkt dat de Inschrijver daadwerkelijk kan beschikken over de middelen van de Derde waarop hij zich beroept; 3. De door de Derde ingevulde Eigen Verklaring: 4. De stukken die in de plaats komen van hetgeen de Inschrijver moet indienen. Indien de Inschrijver zich bijvoorbeeld beroept op het referentieproject van een Derde, dient het referentieproject van die derde te worden opgegeven. Indien de Inschrijver zich bijvoorbeeld beroept op de omzet van een Derde, dienen de gevraagde bescheiden ter zake van de financiële en economische draagkracht van die Derde te worden ingediend. j. Voorbehouden 1. kan beslissen om de Opdracht niet te gunnen dan wel niet over te gaan tot het sluiten van een Overeenkomst. 2. behoudt zich het recht voor om de gehele Aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen. p. 10

11 3. behoudt zich het recht voor te allen tijde de door Inschrijver verstrekte gegevens en verklaringen aan een nader onderzoek te onderwerpen en op juistheid te controleren, evenals de opgegeven referenties te benaderen. k. Geheimhouding en vertrouwelijkheid De Inschrijvers zullen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen ter zake van alle vertrouwelijke informatie welke hen bekend is of wordt van. De informatie welke hem ter beschikking staat, zal hij niet aan derden ter beschikking stellen en aan zijn personeel slechts bekend maken voor zover dit nodig is voor het doen van de Inschrijving. Uitzondering hierop vormt de verstrekking van gegevens en resultaten door het, zonder de toestemming van de Contractant, aan ondernemers dan wel instanties die door of namens de overheid of instellingen van de Europese Unie zijn belast met onder meer het toezicht, de opsporing of handhaving ter zake van wettelijke voorschriften. l. Terugtrekking door Inschrijver Een Inschrijver kan zich totdat hij een Inschrijving indient, als zodanig terugtrekken. Een Inschrijver die een Inschrijving heeft ingediend, kan deze niet meer terugtrekken. De Inschrijving is gedurende de gestanddoeningstermijn onherroepelijk. m. Gestanddoeningstermijn De Inschrijving wordt gestand gedaan tot maandag 18 juni 2012, zoals genoemd in de Aankondiging van een opdracht. Indien tegen de voorgenomen gunningsbeslissing een kort geding aanhangig wordt gemaakt, wordt de gestanddoeningstermijn automatisch verlengd met een termijn van 30 dagen na de dag van de uitspraak van de Voorzieningenrechter. n. Voorwaardelijke Inschrijving Eventueel door de Inschrijver op zijn Inschrijving van toepassing verklaarde algemene (leverings/inkoop)voorwaarden leidt tot een voorwaardelijke Inschrijving, welke voorwaarden door het worden uitgesloten van verdere deelname aan de Aanbestedingsprocedure. o. Inschrijving onder voorbehoud of tegenstrijdige Inschrijving Een Inschrijving die onder voorbehoud is gedaan en/of die een of meer innerlijke tegenstrijdigheden bevat wordt aangemerkt als een ongeldige Inschrijving, die uitsluit van verdere deelname aan de Aanbestedingsprocedure. p. Sluiten van een Overeenkomst In de te sluiten overeenkomst tussen het en de Inschrijver zullen onder andere bepalingen worden opgenomen, dat de Inschrijver verantwoordelijk is voor het verkrijgen van eventuele locatievergunningen ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst. Verder zal worden bepaald dat het de intellectuele eigendomsrechten van de resultaten voortvloeiend uit de uitvoering van de overeenkomst verkrijgt. Het is gerechtigd om bij toepassing van zijn taken en bevoegdheden kosteloos gebruik te maken van de op basis van de Overeenkomst ontwikkelde resultaten. Ook zal worden bepaald dat de Inschrijver voor het verantwoordelijk is voor de eventuele afkoop van (portret)rechten en zorg dient te dragen voor quitclaims, indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht Geschillen Op deze Aanbestedingsprocedure is Nederlands recht van toepassing. De Voorzieningenrechter van de Rechtbank te s - Gravenhage is bij uitsluiting bevoegd om geschillen te beslechten die verband houden met de onderhavige Aanbestedingsprocedure. p. 11

12 Inschrijvers dienen hun bezwaren tegen (onderdelen van) de Aanbestedingsprocedure, tegen (onderdelen van) de verstrekte informatie of tegen andere aspecten die verband houden met de Aanbestedingsprocedure, op de kortst mogelijke termijn ter kennis te brengen van de contactpersoon van het. De termijn waarbinnen in rechte moet worden opgekomen tegen de gunning van de opdracht bedraagt vijftien (15) kalenderdagen, te rekenen vanaf de dagtekening van de bekendmaking van de gunning. Binnen deze termijn dient een dagvaarding betekend te worden aan het adres van. Indien deze termijn wordt overschreden zonder dat een juridische procedure is aangevangen door middel van het doen betekenen van een dagvaarding middels een kort geding, vervalt ieder recht daartoe. 4.4 Communicatie / vragen De Aanbestedingsdocumentatie is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid opgesteld. Uiterlijk tot 15 mei 2012 om 07:00 uur kunnen vragen over de Aanbestedingsprocedure en/of het Bestek worden gesteld. Dat geldt ook voor eventueel gesignaleerde onduidelijkheden, dubbelzinnigheden en tegenstrijdigheden en dergelijke. Omwille van een vlotte en gerichte beantwoording kunnen vragen uitsluitend schriftelijk worden ingediend via . Alle vragen en/of opmerkingen zullen binnen een week na indienen behandeld worden. De vragen kunnen worden gericht aan het volgende adres: Afdeling Nederlands Visbureau T.a.v. mevrouw L. Wassenaar de Otter aanbesteding-evf@pvis.nl 4.5 Inschrijvingen Uiterlijk op 22 mei 2012 om 07:00 uur dient de Inschrijving ingediend te zijn. De Inschrijving wordt in enkelvoud naar adres: aanbesteding-evf@pvis.nl ingediend, waarbij de originele stukken per post nagezonden kunnen worden op onderstaand adres: (Afdeling Nederlands Visbureau) T.a.v. mevrouw L. Wassenaar de Otter Postbus AB RIJSWIJK Te laat ontvangen Inschrijvingen worden niet in behandeling genomen en daarmee van deelname uitgesloten. Inschrijvers blijven te allen tijde verantwoordelijk voor het op tijd en op juiste wijze indienen van hun Inschrijving. De eventueel door Inschrijver gemaakte kosten voor het opstellen en het aanbieden van de aanmelding/inschrijving zijn voor eigen rekening en worden door het niet vergoed. De Inschrijvingen worden eerst getoetst op tijdige indiening en vervolgens op compleetheid. Het ontbreken van antwoorden of gegevens kan tot uitsluiting leiden. Als - om welke reden dan ook - een vraag niet beantwoord kan worden, dan wel de gevraagde gegevens niet (compleet) overgelegd kunnen worden, dient dit te zijn voorzien van een reden daarvoor en bij de Inschrijving uitdrukkelijk te worden vermeld. zal afhankelijk van de aard van het gebrek beoordelen of de Inschrijving ongeldig is en in dat geval ter zijde zal worden gelegd, of dat deze voor herstel vatbaar is. p. 12

13 Om in aanmerking te komen voor beoordeling van de Inschrijving dienen de volgende stukken volledig en juist ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te worden ingediend: Eigen Verklaring en de vereiste bijlagen bij deze verklaring; Uittreksel(s) beroeps- (en) of handelsregister; Voorstel Project Roadshow over duurzame vis; Lokatieplanning; Prijzen en tarieven. Tijdsplanning van het project 5 Beoordelingsprocedure In de Aankondiging van een opdracht van 11 april 2012 zijn de minimumeisen geformuleerd, waaraan een Inschrijver in ieder geval moet voldoen een Inschrijving in te dienen. Indien niet voldaan wordt aan één of meer van de minimumeisen dan leidt dat onherroepelijk tot uitsluiting van verdere deelname aan de Aanbestedingsprocedure. 5.1 Beoordelingsprocedure De beoordelingsprocedure verloopt als volgt: Vaststellen tijdige indiening van de Inschrijving; Beoordelen of de ontvangen Inschrijving volledig en conform het Bestek is ingediend; Beoordelen of op de Inschrijver een uitsluitingsgrond niet van toepassing is; Beoordelen of de Inschrijver voldoet aan de geschiktheidseisen; Beoordeling volgens gunningcriteria De beoordeling of de Inschrijver moet worden uitgesloten en of de Inschrijver voldoet aan de minimumeisen, wordt in eerste instantie gebaseerd op de antwoorden in de Eigen Verklaring. Er wordt met klem op gewezen dat Inschrijvingen, die (al dan niet na verificatie) onjuistheden blijken te bevatten of toezeggingen die niet (kunnen) worden waargemaakt, uitgesloten worden van de Aanbestedingsprocedure. Inschrijvers dienen de Inschrijvingen dan ook zeer zorgvuldig en naar waarheid in te vullen. 5.2 Toets op uitsluitingscriteria De Inschrijver op wie de uitsluitingsgronden als bedoeld in artikel 45 lid 1 en artikel 45 lid 3 Bao van toepassing zijn, wordt van deelneming aan deze Aanbestedingsprocedure uitgesloten. Indien de Inschrijver een Combinatie is en een van deze uitsluitingsgronden van toepassing is op een van de deelnemers in die Combinatie, zal de Combinatie als geheel worden uitgesloten. Indien de Inschrijver zich aanmeldt met een of meer onderaannemers en een van deze uitsluitingsgronden van toepassing is op de Inschrijver of een of meer van de onderaannemers, zal de Inschrijver worden uitgesloten. Ten bewijze dat deze uitsluitingsgronden op hem niet van toepassing zijn, volstaat in eerste instantie de Eigen Verklaring van de Inschrijver. Door elke deelnemer in de Combinatie en door elke Derde c.q. onderaannemer op wiens middelen de Inschrijver zich beroept dient deze verklaring verstrekt te worden. Op verzoek van Productschap vis levert de Inschrijver binnen de in het verzoek genoemde termijn, de bewijsstukken. De bedoelde bewijsstukken mogen niet ouder zijn dan zes maanden, te rekenen vanaf de datum van indiening van de Inschrijving en dienen in ieder geval de recente stand van zaken weer te geven. p. 13

14 Inschrijvers worden erop gewezen dat het verkrijgen van sommige bewijsstukken enkele weken kan duren. Inschrijvers wordt geadviseerd de bewijsstukken dan ook in een zo vroeg mogelijk stadium aan te vragen. 5.3 Toets op geschiktheidseisen De Inschrijver dient te beschikken over voldoende beroepsbekwaamheid, financiële en economische draagkracht en technische bekwaamheid om in aanmerking te komen voor het indienen van een Inschrijving. Het stelt daaraan de eisen zoals vermeld in de Aankondiging van een opdracht d.d. 11 april 2012 aangaande de 5.4 Beoordelingsystematiek gunningcriteria Ten aanzien van de gunning is een aantal gunningscriteria opgesteld. Deze worden uitgebreid behandeld in hoofdstuk Behandeling Inschrijvingen Op grond van alle beschikbare informatie zal een totaaloordeel opgesteld worden en een eerste keuze gemaakt worden van een Inschrijver op basis van het hoogste eindtotaal. Indien gegevens daar aanleiding toe geven, kunnen deze geverifieerd worden. Inschrijver geeft daar door Inschrijving toestemming voor. Deze aanbieder kan eventueel worden uitgenodigd voor een gesprek over zijn offerte, verificatie van gegevens en bespreking van het eventueel te sluiten contract. Blijkt tijdens de beoordeling van de Inschrijvingen dat in de offerte onjuiste informatie is verstrekt of dat op andere punten onoverkomelijke bezwaren bestaan, dan zal de betrokken Inschrijver alsnog afvallen. Ook kan blijken dat geen overeenstemming kan worden bereikt over het te sluiten contract. In gevallen als deze zal in de regel besloten worden een bespreking met de als tweede geëindigde aanbieder te beleggen, dan wel de gehele procedure opnieuw te starten. 5.6 Gunning Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningbeslissing aan degenen met wie het voornemen bestaat een overeenkomst af te sluiten, zullen de afgewezen Inschrijvers van die beslissing in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een brief met een korte motivering van de reden van afwijzing. Door ieder belanghebbende kan voorts nadere informatie ingewonnen bij de contactpersonen voor deze aanbesteding. Iedere Inschrijver die het niet met de voorgenomen gunningsbeslissing eens is, dient binnen vijftien (15) kalenderdagen na bekendmaking van het resultaat van de beoordeling, een civiel kort geding aanhangig te maken bij de voorzieningenrechter van het arrondissement 's-gravenhage. De Aanbestedende dienst dient hiervan gelijktijdig in kennis te worden gesteld door toezending van een kopie van de dagvaarding. Indien niet binnen vijftien (15) kalenderdagen na verzending van de gunningsbeslissing een kort geding aanhangig is gemaakt, kunnen de gepasseerde Inschrijvers geen bezwaren meer maken naar aanleiding van de beslissing en hebben zij hun rechten ter zake verwerkt. Aanbestedende dienst is in dat geval dan ook vrij om gevolg te geven aan de geuite beslissing. Zolang niet op alle punten volledige overeenstemming is bereikt en nog geen schriftelijke en door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is geen sprake van enige gebondenheid van de Aanbestedende dienst. Gunning van de opdracht zal schriftelijk kenbaar worden gemaakt. Er is pas sprake van gunning van de opdracht op het moment dat door de betreffende leverancier dit schrijven is ontvangen en het contract is getekend. Mondelinge toezeggingen hebben geen rechtskracht. p. 14

15 6 Eisen en wensen ten aanzien van de gunning Na de beoordeling van de (geschiktheids) eisen en wensen ten aanzien van de selectie worden de (overgebleven) aanbiedingen beoordeeld op de feitelijke inhoud van de Inschrijvingen. In deze fase zullen de Inschrijvingen onderling worden beoordeeld aan de hand van de eisen en wensen ten aanzien van de opdracht. 6.1 Gunningcriteria De gunning geschiedt op basis van de door de Aanbestedende dienst economisch meest voordelige Inschrijving. Hierbij wordt gekeken naar de meest optimale verhouding tussen de kwaliteit van de Inschrijving (voorstel) en de tarieven. In onderstaande tabel zijn de gunningcriteria opgenomen. a) Gunningcriteria Concept Maximale score 650 punten Kwaliteit en uitvoering Pro-activiteit Creativiteit Effectiviteit Prijs/prestatie (100 punten) (50 punten) (200 punten) (100 punten) (100 punten) Functionaliteit/uitstraling (100 punten) b) Levertijd en tijdsplanning 100 punten c) Aansluiting referenties 250 punten Referenties Duurzaamheidscampagnes (50 punten) Doelgroep Foodcampagnes (100 punten) (100 punten) Bovenstaande punten zullen worden beoordeeld aan de hand van het voorstel wat de Inschrijver bij de Inschrijving zal voegen Voorstel Het voorstel dient een volledige beschrijving te geven van de aangeboden dienstverlening waarbij de volgende onderwerpen (duidelijk zichtbaar) zijn opgenomen: concept, levertijd en tijdsplanning en aansluiting referenties. p. 15

16 Het door de inschrijver geformuleerde voorstel wordt per aspect beoordeeld op basis van de mate waarin het voorstel aansluit bij de gevraagde dienstverlening (volledigheid en praktische uitvoerbaarheid). De volgende aspecten zijn van belang binnen het voorstel: Uw inhoudelijke aanbieding is zo nauwkeurig mogelijk en vertoont samenhang met de begroting. Het effect binnen de doelgroep is maximaal. a. Uitwerking concept Kwaliteit en uitvoering concept (in hoeverre strookt het plan met de in hoofdstuk 3 omschreven opdracht, doelgroep en middelen?) Pro-activiteit van de Inschrijver (heeft de Inschrijver nog extra mogelijkheden aangedragen?) Creativiteit in het concept (in hoeverre is het onderscheidend?) Effectiviteit van de campagne (hoeveel consumenten worden kwalitatief en kwantitatief bereikt en zijn de locaties goed gekozen?) Prijs/prestatieverhouding (is de prijs gunstig ten opzichte van de geboden prestaties?) Functionaliteit en uitstraling (is het concept makkelijk vervoerbaar en flexibel in te zetten? Is het ontwerp aantrekkelijk qua vormgeving) b. Levertijd en tijdsplanning Mate waarin detailplanning met de aanbestedingsplanning aansluit c. Aansluiting referenties Twee referentiewerken worden beoordeeld om de ervaring met het ontwikkelen en realiseren van Roadshows te toetsen. Referentiewerken die vergelijkbaar zijn met de onderhavige opdracht verdienen de voorkeur. De referentiewerken mogen dezelfde zijn als de bij de eigen verklaring genoemde referenties. De twee referentiewerken zullen op de een aantal criteria worden beoordeeld. Als één of meer referentiewerken voldoen aan onderstaande criteria wordt het genoemde aantal punten toegekend. De puntenaantallen zijn de maximale scores die de Inschrijver voor deze criteria kan ontvangen. Dat betekent dat indien twee referentiewerken voldoen aan één criterium, evenveel punten worden toegekend als wanneer één referentiewerk voldoet aan dat criterium. 6.2 Prijzen en tarieven De Inschrijver dient de totale vergoeding per onderdeel van het concept als genoemd te verantwoorden. Prijs geldt voor het onderdeel zoals uitgewerkt en gespecificeerd in uw voorstel. De te offreren prijzen dienen all-in prijzen in Euro s te zijn exclusief BTW. p. 16